Khóa luận Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học

cần phục vụ hội nghị: Trong thời gian tiến hành hội nghị cần phân công người chuyên lo từng mặt: điện, nước, giải lao giữa giờ…đồng thời có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra, để đảm bảo không xảy ra sai sót. Đối với khách ở xa về dự hội nghị, bộ phận hậu cần đã phải chuẩn bị một số công việc như: lấy vé, đăng ký số đại biểu đi phương tiện gì hoặc đôn đốc việc thanh toán tiền ăn, ở với khách sạn, nhà nghỉ. Khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần có kế hoạch và phân công người làm việc tiếp với các đơn vị có liên quan (khách sạn, nhà ở…) để thanh toán giải quyết tất cả các công việc về tài chính, kinh phí cũng như các mối quan hệ sao cho ổn thoả, chu đáo. Một số việc cần làm sau hội nghị: Lập hồ sơ hội nghị: Hồ sơ hội nghị chính thức bao gồm: Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị. Giấy triệu tập hội nghị. Danh sách đại biểu tham dự hội nghị. Chương trình hội nghị. Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo. Báo cáo chính tại hội nghị. Các báo cáo bổ sung của các nhân tố mới, các cơ sở đang gặp khó khăn. Các tham luận của các đại biểu đại diện cho các Bộ, Ban, ngành đoàn thể, các đơn vị. Bài phát biểu của đại biểu cấp trên (nếu có) Biên bản hội nghị Nghị quyết (hoặc kết luận) hội nghị Lời bế mạc. Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị: Kết quả của hội nghị dù được thể hiện dưới hình thức nào thì văn phòng cũng cần giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp… đồng thời yêu cầu các cá nhân, đơn vị đó có kế hoạch thực hiện, để các kết quả của hội nghị được triển khai, mang lại kết quả thiết thực. Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị: Tuỳ vào tính chất, mức độ của hội nghị và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo mà văn phòng sẽ tiến hành biên soạn các báo cáo, các bài tham luận, các ý kiến chính phát biểu trong hội nghị thành một tập kỷ yếu của hội nghị. Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị: Một việc cần làm tiếp đó là văn phòng cần đề nghị lãnh đạo tổ chức họp rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị. Đồng chí lãnh đạo được phân công việc chuẩn bị tổ chức hội nghị cần chủ trì cuộc họp này. Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị về nội dung, về quản trị hậu cần và các bộ phận có liên quan sẽ kiểm điểm lại từng khâu, từng công việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót để từ đó tìm ra rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị khác Phương hướng nâng cao chất lượng tổ chức hội nghị Hiện nay ở trong nước và trên thế giới, số hội nghị được các cấp, các ngành tổ chức rất nhiều. Thế nhưng theo đánh giá thì có đến 50% các cuộc hội nghị đạt kết quả thấp. Vậy hội nghị được tổ chức như thế nào thì được coi là hội nghị có chất lượng, hiệu quả cao ?. Theo các nhà nghiên cứu thì hội nghị có chất lượng tốt phải thoả mãn các yêu cầu sau: Hội nghị có mục đích, yêu cầu, nội dung rõ ràng. Các thành viên tham dự hội nghị đều nhiệt tình, thẳng thắn, thoải mái đóng góp ý kiến. Những ý kiến đúng, hay được hoan nghênh, các ý kiến trái ngược được tranh luận nghiêm túc, khoa học và cuối cùng hội nghị đi tới quyết định đúng, đem lại lợi ích cho các cá nhân và cho cộng đồng xã hội, vừa thúc đẩy xã hội phát triển. Tuy nhiên cần lưu ý, việc tổ chức một hội nghị thành công là không dễ dàng. Đây vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật mà các nhà làm công tác lãnh đạo, quản lý, những người làm công tác văn phòng cần lưu tâm nhằm phát huy sức sáng tạo của mỗi người. Muốn nâng cao chất lượng hội nghị cần quan tâm giải quyết theo hướng: Về phía chủ thể tổ chức hội nghị với vai trò quan trọng là cơ quan trực tiếp tiến hành tổ chức hội nghị,. Do đó khi tổ chức, mỗi cơ quan, đơn vị hay tổ chức cần phải chủ động đưa ra vấn đề và trả lời rõ các câu hỏi có liên quan như: Tại sao cần phải tổ chức hội nghị? Tổ chức hội nghị nhằm mục đích gì? Xác định rõ yêu cầu, nội dung của hội nghị cần tổ chức là gì? Cách tổ chức hội nghị ra sao? Thành phần tham dự hội nghị là những ai? Kết quả tổ chức hội nghị đạt được gì? Khi đã trả lời được các câu hỏi trên thì mới có thể tiến hành đi tới tổ chức hội nghị, lên kế hoạch sắp xếp chuẩn bị nội dung hội nghị và các công tác hậu cần phục vụ hội nghị. Nếu hội nghị được chuẩn bị chu đáo, nắm được thông tin từ nhiều nguồn, nhu cầu của các đối tượng liên quan tới hội nghị, tình hình thực tiễn… đồng thời xử lý tốt các thông tin đó thì khi tiến hành tổ chức hội nghị sẽ được đánh giá cao. Chính vì vậy cần thông báo, lôi cuốn những cá nhân, tổ chức được mời tham dự hội nghị. Thiết kế hội nghị hợp lý, cách sắp xếp chương trình, phương thức làm việc; vị trí hội trường, các tiện nghi sinh hoạt… đầy đủ chu đáo, tạo được sự thoải mái cho người tham dự. Hội nghị được tiến hành trong bầu không khí khoa học, thẳng thắn, văn minh. Đề cao các ý tưởng đúng, chấp nhận các ý kiến trái ngược nhau. Đảm bảo sự tham gia ý kiến rộng rãi của mọi người tham dự. Kết thúc hội nghị đúng lúc. Các văn bản, tài liệu của hội nghị trở thành tài liệu quý, cần thiết, giúp ích thiết thực cho những người có liên quan và có giá trị không chỉ trước mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài. Về phía khách thể tham gia hội nghị (các đại biểu tham dự hội nghị): Những đối tượng trực tiếp có liên quan tới nội dung hội nghị khi được mời cần chuẩn bị những gì?. Do đó cơ quan tổ chức hội nghị cần phải chuẩn bị những vấn đề để những đối tượng đó phát biểu làm cho hội nghị thêm phong phú và sát với yêu cầu thực tế của hội nghị . Thông thường khi tiến hành tổ chức hội nghị, thì lãnh đạo đơn vị tổ chức thường mời đại biểu cấp trên về dự và phát biểu ý kiến. Chính vì vậy mà lãnh đạo cấp trên phải nắm được các thông tin về hội nghị đó như: thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị; mục đích, nội dung, yêu cầu của hội nghị để từ đó có thể chuẩn bị bài phát biểu tham gia góp ý kiến, đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, nâng cao chất lượng hội nghị. Các cơ quan, đơn vị đồng cấp, cấp dưới, nội bộ cơ quan và cơ quan thông tấn báo chí. Khi được mời tham dự hội nghị cần phải nắm bắt những thông tin có liên quan tới hội nghị được mời dự và có thể chuẩn bị những câu hỏi để chủ động tham gia vào phần nội dung của hội nghị, nhất là các nội dung đó lại phù hợp, mang lại lợi ích cho chính họ hay cho cơ quan, đơn vị của họ. ứng dụng rộng rãi, có hiệu quả cntt trong quá trình tổ chức hội nghị: Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt của hoạt động kinh tế, xã hội. Đặc biệt CNTT với những thành tựu kỳ diệu của CNTT, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về cơ bản. Hầu hết các công việc trong văn phòng, đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin: máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều khi làm việc thủ công. Để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị thì các cơ quan, đơn vị nên ứng dụng những thành tựu của ngành CNTT vào tổ chức hội nghị Với sự phát triển của ngành công nghệ hiện đại này, mà các máy vi tính và qua việc nối mạng máy vi tính để xử lý thông tin đầu vào trong nội bộ (LAN – Local area network) và nối với mạng rộng bên ngoài (WAN – Wide area network) để xử lý thông tin đầu ra. Từ những thông tin được xử lý đó mỗi cơ quan có thể tổ chức các cuộc họp dưới hình thức trao đổi trực tiếp trên mạng máy tính nội bộ hay mạng rộng bên ngoài qua hình thức chatvoice, tổ chức hội nghị trực tuyến (Online-Conference) hay đàm thoại trực tiếp (Direct-Conversation) thông qua ứng dụng phần mềm dành cho việc tổ chức hội nghị hoặc tổ chức hội nghị từ xa (teleconference). Nếu tổ chức hội nghị dưới những hình thức này sẽ nâng cao chất lượng hội nghị, tiết kiệm chi phí tổ chức… Chương II Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Viện sử học I. khái quát về Viện sử học. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Viện sử học. [2] 50 năm trước, ngày 2-12-1953, tại chiến khu Việt Bắc, trong khói lửa của cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược, với tầm nhìn xa trông rộng về khả năng, triển vọng và tiền đồ văn hoá, khoa học nước nhà, Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ra Quyết định thành lập Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học trực thuộc Trung ương Đảng. Ngay khi hoà bình lập lại, ngày 4-9-1954, Trung ương Đảng và Chính phủ ra quyết định chuyển Ban nghiên cứu Văn – Sử - Địa sang trực thuộc Bộ Giáo dục. Kể từ thời gian đó, tổ lịch sử chuyển thành phòng lịch sử, theo quyết định của Bộ Giáo dục. Yêu cầu của cách mạng, của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn mới đòi hỏi phải có một tổ chức nghiên cứu khoa học, bao gồm cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội. Đáp ứng yêu cầu đó, ngày 4-3-1959, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ký Sắc lệnh thành lập Uỷ ban Khoa học Nhà nước trực thuộc Hội đồng Chính phủ. Phòng Lịch sử cùng với các bộ phận nghiên cứu về Văn học, Địa lý của Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa được chuyển từ Bộ Giáo dục sang Uỷ ban Khoa học Nhà nước và được Thủ tướng Chính phủ ra quyết định thành lập riêng. Viện sử học được thành lập theo Quyết định số 039/Ttg ngày 06/02/1960 của Thủ tướng Chính phủ và được khẳng định lại tại Nghị định số 30/2003/NĐ - CP ngày 01 tháng 4 năm 2003 của Chính phủ. Viện sử học có tên giao dịch quốc tế là: Institute of History of Vietnam. Trụ sở của Viện sử học đặt tại số nhà 38 phố Hàng Chuối, phường Phạm Đình Hổ, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Điện thoại: 049713200; Fax: 049717615 Viện sử học học là cơ quan nghiên cứu khoa học có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng. Viện sử học đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Viện Khoa học xã hội (KHXH) Việt Nam (tên tiếng Anh: Vietnamese Academy of Social Sciences), đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan chức năng khác của Nhà nước về các lĩnh vực công tác có liên quan đã được luật pháp quy định. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Viện sử học. [3] Chức năng: Viện sử học có chức năng: “Nghiên cứu cơ bản nhằm làm rõ sự thật lịch sử, làm rõ quá trình phát triển của xã hội trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, từ đó phát hiện các quy luật lịch sử, tìm ra những bài học bổ ích cho dân tộc, những di sản lịch sử cần kế thừa hoặc xoá bỏ, góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”. Nhiệm vụ: Viện Sử học có các nhiệm vụ chính sau đây: Nghiên cứu những vấn đề lý luận và phương pháp luận sử học, phê phán các quan điểm phi lịch sử hoặc bóp méo, xuyên tạc lịch sử. Nghiên cứu, biên soạn, giới thiệu lịch sử Việt Nam từ cổ đại đến hiện đại, nghiên cứu và giới thiệu lịch sử các nước trên thế giới. Sưu tầm, xử lý, giám định, lưu trữ và công bố các tư liệu lịch sử. Từ các kết quả nghiên cứu đề xuất những kiến nghị về việc vận dụng những quy luật lịch sử trong việc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, xã hội hiện tại và những dự án cho tương lai. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ sử học có trình độ thạc sĩ, tiến sĩ của Viện sử học và của ngành. Tham gia đào tạo sau đại học, giảng dạy bộ môn lịch sử tại các học viện và các trường đại học. Hướng dẫn các địa phương, các ngành tổ chức nghiên cứu và biên soạn lịch sử địa phương và chuyên ngành. Truyền bá các kiến thức lịch sử đến các tầng lớp nhân dân nhằm nâng cao tinh thần tự cường và niềm tự hào dân tộc. Mở rộng và phát triển hợp tác khoa học với các cơ quan nghiên cứu và giảng dạy ở trong và ngoài nước. Xây dựng hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và cơ sở vật chất của Viện sử học đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài của Viện. Quản lý đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản của Viện theo đúng các quy định. Tổ chức bộ máy của Viện sử học. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiên cứu và phòng nghiệp vụ tại Viện sử học: [4] Cơ cấu tổ chức bộ máy Viện sử học: Sơ đồ tổ chức bộ máy Viện sử học Phòng NCLS Cổ – Trung đại Phòng NCLS Cận đại Phòng NCLS Hiện đại Phòng NCLS Thế giới Phòng NCLS đ/phương chuyên ngành Phòng Tạp chí NCLS Phòng T/chức cán bộ và Đào tạo Phòng Hành chính, Tổng hợp Phòng Thông tin-Tư liệu Lãnh đạo Viện sử học Chi bộ Đảng Đoàn Thanh niên Công đoàn Tổ chức bộ máy Viện sử học gồm: Lãnh đạo Viện (có một Viện trưởng và một Viện phó); Các phòng nghiên cứu lịch sử (NCLS); Các phòng nghiệp vụ và một phòng Tạp chí NCLS. 4. Kết quả đạt được của Viện sử học. a. Về nghiên cứu khoa học: Viện sử học đã hoàn thành đề tài nghiên cứu cấp nhà nước: “Lịch sử Chính phủ Việt Nam 1955 –1976” và đã nộp kết quả nghiên cứu đề tài tới Ban chỉ đạo để tiến hành nghiệm thu. Viện sử học đã hoàn thành 4 tập Lịch sử Việt Nam (gồm: Tập 1: Lịch sử Việt Nam 1887 - 1919; Tập 2: Lịch sử Việt Nam 1945 1950; Tập 3: Lịch sử Việt Nam thế kỷ XV - XVII; Tập 4: Lịch sử Việt Nam thế kỷ XVII - 1896) và đang tiến hành nghiệm thu cấp cơ sở để tiến hành nghiệm thu chính thức. Viện sử học đã hoàn thành đề tài cấp Bộ: “Một số vấn đề sử học Việt Nam thế kỷ XX” đã nộp để nghiệm thu chính thức. Trong 25 đề tài cấp Viện thì có 5 đề tài đã hoàn thành xong và đã nghiệm thu, còn 20 đề tài sẽ cố gắng hoàn thành vào cuối năm 2005. b. Về hoạt động tổ chức các hội thảo khoa học: Viện sử học cùng với Viện khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo khoa học: Hội thảo quốc tế: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ” được tổ chức tại Hà Nội. Hội thảo quốc gia: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước” được tổ chức tại Điện Biên Phủ. Viện sử học cùng với Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức hội thảo quốc tế “Việt Nam học” lần thứ hai tại TP. Hồ Chí Minh. Viện sử học cùng với các địa phương Quảng Ngãi, Vĩnh Yên, ĐacLak tổ chức các hội thảo khoa học về Lịch sử địa phương. c. Về công tác tạp chí và xuất bản: Tạp chí NCLS vẫn ra các đầu báo đều đặn 1số/1tháng đảm bảo chất lượng tốt. Trong năm 2004, công tác xuất bản đã xuất bản được 4 công trình sách chuyên khảo. d. Về công tác đào tạo: Trong quá trình xây dựng và phát triển, Viện sử học luôn chú ý đào tạo đội ngũ cán bộ nghiên cứu lịch sử có trình độ cao, đào tạo tại chỗ, bồi dưỡng chuyên gia theo phương châm vừa học, vừa làm. Viện sử học được công nhận là cơ sở đào tạo trên đại học. Đến năm 2004, Viện sử học có 20 nghiên cứu sinh đang theo học. Viện sử học đã tuyển thêm 3 nghiên cứu sinh vào làm việc tại Viện. Đồng thời Viện sử học cũng đã tổ chức bảo vệ cấp nhà nước cho 3 nghiên cứu sinh, tổ chức bảo vệ cấp cơ sở cho 2 nghiên cứu sinh. e. Về cơ sở vật chất, kỹ thuật: Viện sử học luôn tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên được làm việc trong điều kiện tốt nhất. Chính vì vậy Viện thường xuyên có kế hoạch đầu tư nâng cấp và mua mới các trang thiết bị phục vụ công tác của mọi cán bộ nhân viên trong các phòng ban. Năm 2004 Viện sử học đã mua thêm 05 máy vi tính cho các phòng nghiên cứu, 01 máy chiếu, 01 máy scanner. g. Về công tác Đảng: Chi bộ Đảng Viện sử học có 25 Đảng viên trên tổng số 55 cán bộ và trong năm vừa qua đã kết nạp thêm 2 đảng viên mới. Chi bộ Đảng Viện sử học luôn là chi bộ trong sạch vững mạnh. h. Về công tác Đoàn: Đoàn thanh niên Viện sử học luôn chăm lo tới đời sống tinh thần của mỗi cán bộ đoàn viên . Hàng năm đều tổ chức cho cán bộ đều được đi dã ngoại, tham quan nghỉ mát và trong năm vừa qua đã tổ chức cho cán bộ nhân viên Viện đi tham quan nghỉ mát tại Đà Nẵng 5 ngày, tham quan khảo sát tại TP. Điện Biên Phủ, tỉnh Sơn La. f. Về công tác thi đua, khen thưởng: Công tác thi đua khen thưởng luôn được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc. Do đó Viện sử học đã đạt thành tích: 5 chiến sĩ thi đua cấp cơ sở, 100% cán bộ đạt lao động tiên tiến. II. Mô hình Tổ chức và hoạt động của phòng HC - TH Chức năng, nhiệm vụ của phòng HC – TH. Chức năng: Phòng HC - TH có chức năng chính là tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Viện sử học trong quản lý và điều hành về các mặt cụ thể sau: Giúp Viện trưởng về lĩnh vực hành chính pháp chế trong hoạt động của Viện. Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo Điều lệ Văn thư lưu trữ của nhà nước và Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Quản lý tài sản, phương tiện vật chất phục vụ làm việc sinh hoạt trong Viện. Tổ chức quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn Viện. Tổ chức các ngày lễ lớn, các hội nghị của Viện. Quan tâm tới điều kiện làm việc, tổ chức chỉ đạo công tác y tế đối với cán bộ nhân viên Viện. Giúp Viện trưởng trong lĩnh vực đối ngoại. Nhiệm vụ: Tiếp nhận công văn giấy tờ từ các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết, sau đó phân phối các công văn đó tới đối tượng cần nhận thông tin đó. Rà soát văn bản gửi đi về mặt hành chính, pháp chế trước khi trình lãnh đạo ký. Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi của lãnh đạo Viện và các phòng ban khác để đảm bảo tính thời gian và theo đúng thể thức quy định. Quản lý và sử dụng con dấu của Viện sử học theo đúng chế độ và Điều lệ Văn thư lưu trữ. Sắp xếp chương trình công tác, phương tiện đi lại phục vụ công tác của lãnh đạo và phòng chức năng khác. Bảo vệ tài sản của Viện sử học, phương tiện đi lại của cán bộ nhân viên trong Viện và khách đến làm việc với Viện. Mua sắm trang thiết bị làm việc của toàn Viện sử học. Quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng các phương tiện làm việc trong Viện. Phối hợp với Viện khoa học xã hội và các Viện khoa học khác để lập chương trình công tác tiếp đón các đoàn khách nước ngoài (nếu có). Phối hợp với các phòng trong Viện giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành các hội nghị. Làm các thủ tục hộ chiếu, visa cho cán bộ Viện sử học đi công tác và học tập tại nước ngoài. Quản lý và sử dụng tốt nguồn tài chính của Viện theo đúng chế độ và quy định. Quyền hạn: Trình Viện trưởng phê duyệt công văn đi, công văn đến. Ký sao y bản chính các văn bản theo quy định. Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ Viện đi công tác. Ký đề nghị Viện trưởng duyệt thanh toán chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác phí, mua sắm trang thiết bị văn phòng. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp: Phòng HC - TH hiện nay có số cán bộ nhân viên là 7 người thực hiện công tác văn phòng. Người đứng đầu quản lý mọi hoạt động của phòng là Trưởng phòng, ngoài ra còn có các bộ phận khác giúp đỡ trưởng phòng thực hiện các công tác văn phòng. Phòng HC - TH gồm có các bộ phận sau: Trưởng phòng HC - TH là người có vị trí cao nhất của phòng, phải nắm vững và thực hiện tốt chuyên môn nghiệp vụ của phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Viện trưởng về toàn bộ các hoạt động của phòng. Xây dựng các kế hoạch công tác trong phòng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ của phòng trên cơ sở kế hoạch chung của Viện. Quản lý lao động trong phòng, đề nghị Viện trưởng xem xét giải quyết về điều kiện làm việc, về biên chế của phòng, định kỳ nhận xét, đánh giá cán bộ của phòng. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:[4] Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp Trưởng phòng Bộ phận Quản trị Bộ phận Kế toán Bộ phận Văn thư Bộ phận Lái xe Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Tạp vụ Kết quả hoạt động của phòng HC - TH Trong thời gian qua phòng HC – TH đã hoàn thành khá tốt mọi nhiệm vụ được giao theo chức năng ngành dọc của mình, là đầu mối giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn phòng. Trong công tác văn thư lưu trữ đã quản lý và giải quyết tốt mọi công văn đến và đi của viện theo đúng điều lệ của công tác văn thư lưu trữ. Sử dụng và bảo quản con dấu tốt. Tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc cho toàn bộ viện an toàn và đảm bảo mọi hoạt động luôn thông suốt. Các phương tiện máy móc phục vụ công tác của cán bộ nhân viên đều được phòng HC - TH thường xuyên quan tâm và luôn thực hiện chế độ bảo dưỡng máy móc thường xuyên tạo điều kiện cho các cán bộ an tâm làm việc. Phòng HC - TH cùng với tổ chức Công đoàn luôn quan tâm tới đời sống của cán bộ nhân viên trong viện: tuân thủ đầy đủ các chế độ bảo hiểm cho cán bộ theo đúng quy định của nhà nước, luôn có chế độ thăm hỏi cán bộ nhân viên khi đau ốm và thường tổ chức các chuyến tham quan du lịch phục vụ cán bộ nhân viên. Bộ phận bảo vệ quản lý tài sản và phương tiện đi lại an toàn. Giúp đỡ lãnh đạo viện trong công tác đối ngoại. Phòng HC - TH đã luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là giúp đỡ lãnh đạo viện trong khâu tổ chức công tác hội nghị. Tổ chức tốt các hội nghị, cuộc họp đã được sắp xếp lịch trước cũng như các hội nghị đột xuất không có công tác chuẩn bị trước. Giúp đỡ lãnh đạo trong công tác đối ngoại, gửi giấy mời đến đúng đối tượng, liên hệ với các khách mời ở xa để chắc chắn rằng họ về dự hội nghị đúng thời gian, đúng địa điểm; quan tâm tới nơi ăn ở (khách sạn, nhà nghỉ), luôn có kế hoạch chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu ở xa về dự hội nghị. Bố trí sắp xếp hội trường tổ chức hội nghị , trang trí hội trường khoa học hợp lý theo đúng tính chất của từng hội nghị. Chuẩn bị chu đáo đầy đủ kinh phí tổ chức hội nghị Đặc biệt năm 2004, trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo thì Viện sử học kết hợp với Viện khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo: Hội thảo quốc tế; “50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ” được tổ chức tại Hà Nội và Hội thảo quốc gia: “50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước”. Viện cùng với Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức Hội thảo quốc tế “Việt Nam học” lần thứ 2 tại TP. Hồ Chí Minh…Những thành công của các hội nghị hội thảo đó có sự đóng góp của các cán bộ nhân viên phòng HC – TH, chủ yếu trong công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị. III. Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại phòng HC - TH Viện sử học Các loại hội nghị do phòng HC - TH tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc họp, hội nghị có một vai trò rất quan trọng. Viện sử học là một cơ quan hành chính nhà nước nên việc tổ chức hội nghị diễn ra thường xuyên dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, với nhiều thành phần tham dự cả trong và ngoài nước. Chính vì vậy phòng HC - TH cần thực hiện tốt các khâu tổ chức hội nghị sao cho khoa học, hợp lý để mang lại hiệu quả cao khi tiến hành. Hiện nay Viện sử học thường tổ chức các loại hội nghị sau: các cuộc họp giao ban vào các sáng thứ năm hàng tuần, các cuộc họp phổ biến triển khai nội dung, tư tưởng, quan điểm chính sách của cơ quan quản lý cấp trên (trực tiếp là Viện KHXH Việt Nam), hội nghị tổng kết cuối năm, các cuộc họp chi bộ Đảng. Ngoài ra còn có các cuộc hội nghị tập huấn cho CB – CNV, các cuộc họp với các khách nước ngoài…Đặc biệt Viện học sử thường tổ chức các hội nghị khoa học là ý thức được tầm quan trọng của hội nghị, hội họp nên phòng HC - TH luôn tự hoàn thiện kỹ năng, trình độ tổ chức để chất lượng hội nghị ngày càng nâng cao. Với đặc thù là một viện nghiên cứu về lịch sử nên Viện sử học thường xuyên tổ chức các cuộc hội nghị khoa học cấp ngành, các địa phương, hội thảo khoa học cấp quốc gia về chuyên ngành lịch sử. Năm 2004, Viện sử học cùng với Viện KHXH Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo khoa học: Hội thảo quốc tế: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ” được tổ chức tại Hà Nội. Hội thảo quốc gia: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước” được tổ chức tại Điện Biên Phủ. Viện sử học cùng với Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức hội thảo quốc tế “Việt Nam học” lần thứ hai tại TP. Hồ Chí Minh. Viện sử học cùng với các địa phương Quảng Ngãi, Vĩnh Yên, ĐacLak tổ chức các hội thảo khoa học về Lịch sử địa phương. Nhiệm vụ của phòng HC - TH trong việc tổ chức hội nghị. Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị: Để đánh giá một hội nghị có thành công hay không, có chất lượng tốt không thì việc chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị được coi là một khâu quan trọng nhất trong tổ chức hội nghị tại Viện sử học. Đối với các cuộc hội nghị, cuộc họp nhỏ có tính chất thường xuyên, sự vụ thì không cần thiết thành lập một ban để chuẩn bị nội dung. Phòng HC – TH có thể tự mình chuẩn bị tổ chức cuộc họp dựa trên số liệu tổng hợp từ các phòng ban và qua quá trình xử lý thông tin bằng các nghiệp vụ chuyên môn của mình. Tuy nhiên đối với các cuộc hội thảo khoa học thì phòng HC - TH cần có sự chỉ đạo của lãnh đạo viện và kết hợp với các phòng ban khác tiến hành chuẩn bị tổ chức hội nghị. Các hội nghị khoa học tại Viện sử học khi được tổ chức sẽ tiến hành thành lập Ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung của hội nghị. Nội dung chuẩn bị gồm có: Đề án của hội nghị. Hệ đề tài cho hội nghị. Đặt bài cho các tác giả. Đọc, duyệt, sửa chữa bài. In kỷ yếu hoặc sách trước khi hội nghị được tổ chức. Ban chuyên môn được thành lập tuỳ thuộc vào việc tổ chức hội nghị như thế nào. Thông thường đối với những hội nghị có tính chất cuộc họp nhỏ thì không cần thành lập ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung họp. Đối với các hội thảo khoa học, với tính chất là các hội nghị trao đổi thông tin nên đây là các hội nghị được coi là rất quan trọng đối với hoạt động của Viện sử học. Do đó khi tổ chức hội nghị khoa học cần thành lập ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung hội nghị. Nội dung của hội nghị là vấn đề cốt lõi, là linh hồn của hội thảo khoa học. Nếu hội nghị khoa học do Viện sử học kết hợp cùng với Viện KHXH Việt Nam hoặc đơn vị khác cùng tổ chức hội thảo thì ban chuyên môn sẽ được do hai cơ quan cử người cùng phối hợp hoạt động chuẩn bị tổ chức. Nếu hội thảo do Viện sử học tự tổ chức thì ban chuyên môn sẽ do lãnh đạo viện q