Khóa luận Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH một thành viên Tổng Công ty CNTT Nam Triệu

ử dụng xe được giao, hàng ngày phải vệ sinh sạch sẽ. - Làm thêm một số việc của văn phòng khi cần. * Nhân viên văn thư - Đưa khách lên các phòng họp, đưa khách đi gặp lãnh đạo Tổng công ty. - Phụ trách công tác văn thư - lưu trữ. - Chế bản vi tính, phô tô và phát hành tài liệu. * Chuyên viên văn phòng - Phụ trách quản lý bến bãi gửi xe như: hợp đồng, thanh quyết toán, cấp phát tem xe… - Làm thủ kho, chấm công cho CBNV. - Quản lý và cấp phát trang thiết bị cho Tổ xe con. - Làm thủ tục tạm ứng, thanh toán lương cho văn phòng. - Soạn thảo hợp đồng kinh tế và một số văn bản được phân công. - Trực tổng đài điện thoại. * Tổ tạp vụ - Làm công tác vệ sinh phòng làm việc, phòng họp, khu vệ sinh…, công tác tạp vụ tại sảnh, tưới cây cảnh. - Làm thủ tục thanh toán cho các phòng họp; thủ tục ứng và chi tiếp khách của Tổng công ty. * Chuyên viên kỹ thuật - Sửa chữa, lắp mới, khắc phục sự cố các thiết bị nội bộ. - Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời hệ thống trang thiết bị, máy móc theo yêu cầu công việc của các bộ phận và các phòng ban. - Đề xuất với Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến công việc được phân công. * Nhân viên phục vụ - Phụ trách âm thanh hội trường, phòng họp, quán bar; quay phim, chụp ảnh. - Phân phát báo cho các đơn vị. - Làm công tác khánh tiết. - Quản lý, lưu trữ phim ảnh của Tổng công ty. - Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần. * Tổ nước lọc - Làm công tác sản xuất nước uống tinh khiết, cung cấp nước uống cho các đơn vị. - Làm công tác vệ sinh tại nơi làm việc. - Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần. 2.5.2. Điều kiện làm việc của văn phòng 2.5.2.1. Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của các bộ phận trong cơ quan, tổ chức là một vấn đề hết sức phức tạp. Đó là sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan đến nhiều nghiệp vụ chuyên môn, tính chất công việc của các phòng ban. Văn phòng được coi là cửa ngõ, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Hơn nữa văn phòng lại luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại vì vậy phòng làm việc của bộ phận văn phòng phải được bố trí ở nơi thuận tiện cho việc giao lưu các mối quan hệ đó. Mặt khác, trong một cơ quan, tổ chức mà các phòng ban chức năng đuợc bố trí, sắp xếp nơi làm việc một cách khoa học và hợp lý sẽ là tiền đề cho sự phối hợp ăn ý trong thực thi công việc giữa các nhân viên cũng như giữa các phòng ban, bộ phận với nhau. Văn phòng Tổng công ty CNTT Nam Triệu được bố trí tại toà nhà một tầng ngay gần cổng chính Tổng công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, đơn vị trong Tổng công ty và khách đến liên hệ công tác. Với vị trí “cửa ngõ” của mình văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp khi có đối tác đến giao dịch với Tổng công ty. Mặt khác, bộ phận văn phòng còn phải thường xuyên tiến hành các hoạt động nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi. Chính vì đặc thù công việc như vậy nên cách bố trí văn phòng của Tổng công ty là hoàn toàn hợp lý và khoa học. Các phòng làm việc được bố trí như sau: - Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng 2 và 3 được bố trí phòng làm việc riêng. Việc bố trí này sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải tiếp những vị khách quan trọng. - Phó chánh văn phòng 1 được bố trí làm việc chung với các nhân viên tại dãy nhà 2 tầng. Mô hình phòng làm việc chung sẽ giúp Phó chánh văn phòng kiểm tra, đôn đốc nhân viên của mình, hạn chế được tình trạng mất tập trung trong khi làm việc của nhân viên. - Quầy văn thư được bố trí ngay tại cửa ra vào. - Phòng làm việc của nhân viên được thiết kế theo mô hình phòng làm việc chung. Cách bố trí này tạo hiệu quả làm việc theo nhóm của nhân viên, đặc biệt khi khối lượng công việc quá nhiều, cần có sự giúp đỡ để giải quyết nhanh chóng hơn. Đồng thời văn phòng Tổng công ty sẽ đảm bảo tính chất liên hoàn hơn, làm việc sẽ hiệu quả và khoa học hơn. Nhưng cách bố trí văn phòng này cũng làm nhân viên bị phân tán khi có khách đến phòng, nhân viên có thể nói chuyện riêng trong khi làm việc. - Nơi lưu trữ tài liệu và nơi làm việc của nhân viên trực tổng đài chật hẹp, thiếu ánh sáng. Với đặc thù công việc là đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc được thông suốt trong Tổng công ty nên cách bố trí này đã có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả làm việc của nhân viên. 2.5.2.2. Trang thiết bị của văn phòng Văn phòng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các CBNV được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành tổ chức. Chính vì vậy việc trang bị thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố hỗ trợ cho việc giải quyết công việc được thuận lợi hơn. Máy móc, thiết bị hiện đại sẽ giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Các trang thiết bị của văn phòng Tổng công ty gồm ba loại sau: - Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy in, máy foto, máy fax, điện thoại… - Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loại file đựng hồ sơ…. - Các trang thiết bị phù hợp, đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng… Số lượng các trang thiết bị của văn phòng Tổng công ty được trang bị đầy đủ, đảm bảo chất lượng, phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc của CBNV Bảng 2.2: Thống kê các thiết bị văn phòng chính (Nguồn: Văn phòng Tổng công ty) STT Tên thiết bị Số lượng ĐVT 1 Máy tính 20 bộ 2 Máy foto 4 cái 3 Máy fax 1 cái 4 Tủ hồ sơ 20 cái 5 Máy in 7 cái 6 Bàn 30 cái 7 Ghế 45 cái 8 Máy điều hoà 10 cái 9 Máy điện thoại 8 cái 10 Máy tổng đài 2 cái 2.5.2.3. Môi trường làm việc Ban lãnh đạo Tổng công ty nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của Tổng công ty nên đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để CBCNV có thể làm việc đạt hiệu quả tốt cao, phát huy được năng lực của mỗi cá nhân: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc (phần mềm Napa cho việc thiết kế chỉnh trơn tuyến hình, phần mềm Cadmatic phục vụ cho việc thiết kế bố trí trang thiết bị tàu thuỷ…); thường xuyên cử CBNV đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nước phát triển; tạo điều kiện cho các kỹ sư, cử nhân kinh tế tham gia các khoá đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý… Bên cạnh đó Tổng công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống cho người lao động. Tổng công ty có hệ thống nhà ăn được trang bị sạch đẹp, đài thọ tiền ăn và bố trí xe ca đưa đón CBCNV, có chế độ ưu tiên với lao động nữ… Hàng năm, Tổng công ty tổ chức cho tất cả CBCNV đi du lịch với tổng chi phí từ 1.2 đến 2.2 tỷ/ năm; tổ chức tặng quà cho học sinh nghèo vượt khó là con em CBNV trong Tổng công ty… 2.5.3. Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty 2.5.3.1. Công tác tham mưu Tham mưu là một hoạt động xuất hiện từ rất sớm trong đời sống xã hội. Công tác tham mưu có mặt ở tất cả các lĩnh vực và nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý điều hành của các cấp quản trị. Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan. Bởi lẽ để đạt được hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vượt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi phương diện, đó là công tác tham mưu. Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả. Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng vấn đề có tính chuyên sâu. Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Tổng công ty. Trong quá trình hoạt động của mình văn phòng Tổng công ty đã làm tốt chức năng tham mưu trên các mặt sau: Thứ nhất là công tác hành chính. Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn, giấy tờ (công văn đến và đi) phục vụ cho công tác đối nội và đối ngoại; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Tổng công ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an; tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn Tổng công ty. Văn phòng còn tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác đón tiếp khách; trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của Tổng công ty. Thứ hai là công tác quản trị. Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc quản lý hệ thống cấp nước uống tinh khiết; quản lý các trang thiết bị văn phòng; quản lý cơ sở vật chất và tổ xe con của Tổng công ty. Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thông tin hữu ích theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Tổng công ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mình như công tác văn thư – lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng… Kết quả đạt được - Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đưa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đi vào nề nếp, phù hợp với quy định của Nhà nước và thống nhất trong toàn Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam. Cụ thể là Thông báo số 525/TB-VPGĐ ngày 27/4/2007 và Thông báo số 1157/TB-VPGĐ ngày 07/9/2007. - Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đổc trong việc tiếp đón các đoàn khách đến thăm và làm việc tại Tổng công ty (đoàn khách của Chính phủ; các Bộ, Ngành; đoàn khách của các địa phương; các đối tác đến ký kết hợp đồng…); tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Tổng công ty (cuộc họp giao ban của Tập đoàn, các khối doanh nghiệp Trung ương; các lớp tập huấn về nghiệp vụ công tác Đảng, công tác Đoàn và công tác quản lý…); công tác quản lý tài sản cố định (quản lý các phòng làm việc, phòng họp, hội trường, quán bar, căng tin, quản lý các phương tiện đi lại của Tổng công ty giao cho văn phòng sử dụng…); quản lý dây chuyền sản xuất nước lọc tinh khiết đảm bảo cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của CBNV toàn Tổng công ty. - Công tác tin học, mạng (mạng lan, internet), các nghiệp vụ viễn thông (tổng đài nội bộ, hệ thống camera giám sát…) dưới sự tham mưu của văn phòng Tổng công ty luôn được duy trì, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty, không ngừng nâng cao khả năng làm chủ công nghệ thông tin phục vụ cho các mặt hoạt động của Tổng công ty. - Văn phòng cũng đã tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc quản lý, cấp phát các máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban, bộ phận. - Công tác quản lý tổ xe con dưới sự tham mưu của văn phòng Tổng công ty luôn đảm bảo tính kịp thời, hiệu quả phục vụ lãnh đạo Tổng công ty và các phòng ban đi công tác khi cần. Hạn chế Hiện nay văn phòng Tổng công ty chỉ làm công tác tham mưu về lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng như các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ; tổ chức các loại hình hội nghị; quản lý các trang thiết bị văn phòng… Các mặt hoạt động khác của Tổng công ty do các bộ phận nghiệp vụ làm công tác tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty. Cách thức tham mưu này đã tiết kiệm được thời gian chuyển tải thông tin nhưng lại có nhược điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn trong việc hình thành những phương án điều hành tổng hợp. Nguyên nhân Tổng công ty có quy mô lớn, hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực bao gồm 21 đơn vị thành viên và 5 công ty cổ phần. Vì vậy văn phòng không thể làm công tác tham mưu trên tất cả các mặt hoạt động của Tổng công ty, mà chỉ có thể tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính quản trị văn phòng. Các lĩnh vực hoạt động khác của Tổng công ty như kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến độ thi công các dự án…là do các phòng ban chức năng tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo Tổng công ty mà không cần thông qua bộ phận văn phòng. Chẳng hạn: phòng Tổ chức - Tiền lương tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, phát triển và đãi ngộ nhân sự; phòng Kế hoạch thị trường chịu trách nhiệm tham mưu về kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác thị trường, sản phẩm… 2.5.3.2.Công tác tổng hợp Công tác thông tin, tổng hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộ hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là: - Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý. - Thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Ngoài các nhiệm vụ trên công tác tổng hợp của nhóm còn phải xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải bao quát được hết các lĩnh vực hoạt động của các bộ phận, phòng ban, đơn vị và của mọi thành viên trong tổ chức. Có như vậy quy chế mới đảm bảo được tính thống nhất, tính đồng bộ. Trong thời gian qua công tác tổng hợp của văn phòng Tổng công ty đã đạt được kết quả tốt trong việc tổng hợp tình hình, phân tích những thuận lợi, khó khăn và những kết quả đạt được trong lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng để đưa ra các giải pháp, phương án tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty. Chẳng hạn văn phòng đã tổng hợp tình hình hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ; tình hình hoạt động của hệ thống mạng nội bộ, tổng đài; các chứng từ thanh quyết toán; các thủ tục liên quan đến xe con như bảo hiểm, ứng, thanh quyết toán xăng dầu… Văn phòng không làm công tác tổng hợp trên các mặt hoạt động khác của Tổng công ty. Văn phòng mới chỉ xây dựng quy chế làm việc của riêng bộ phận văn phòng. Đây chính là mặt hạn chế của công tác tổng hợp. Nguyên nhân của hạn chế này là do các lĩnh vực hoạt động khác của Tổng công ty ngoài mảng hành chính quản trị văn phòng do các bộ phận chuyên môn tổng hợp để đưa ra các phương án tham mưu cho lãnh đạo. Chẳng hạn phòng Tổ chức - Tiền lương làm công tác tổng hợp tình hình sử dụng lao động của Tổng công ty; phòng Kế hoạch thị trường chịu trách nhiệm làm báo cáo tổng hợp về kế hoạch sản xuất kinh doanh, về công tác thị trường, sản phẩm…Quy chế hoạt động của Tổng công ty do phòng Tổ chức - Tiền lương chịu trách nhiệm xây dựng. 2.5.3.3. Công tác thông tin Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhu cầu về thông tin là rất lớn. Nhu cầu này rất đa dạng và luôn thay đổi. Nó được xác định tuỳ thuộc vào từng công việc hay từng loại công việc, vào phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác. Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động như: thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, truyền tin, khai thác và sử dụng thông tin. Một quá trình gồm các hoạt động đó nhằm đạt một mục đích nhất định thường được gọi chung là quá trình xử lý thông tin. Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo nắm bắt và xử lý được các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Mục tiêu phục vụ thông tin cho các cơ quan, tổ chức là nhằm tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức đó hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này được thực hiện thông qua hệ thống văn bản quản lý và các công nghệ hiện đại. Trước hết, thông qua hệ thống văn bản quản lý có rất nhiều thông tin cần thiết cho hoạt động của Tổng công ty. Các thông tin đó bao gồm: - Thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước có liên quan đến môi trường hoạt động, phương hướng phát triển lâu dài của Tổng công ty. - Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty và các bộ phận trong Tổng công ty. - Thông tin về phương hướng hoạt động, quan hệ hợp tác giữa Tổng công ty với các cơ quan, tổ chức bên ngoài. - Thông tin về những kết quả đạt được trong quá trình quản lý. Đối với Tổng công ty những thông tin đó rất quan trọng và cần thiết để hoạt động có hiệu quả. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học sẽ tạo khả năng đánh giá một cách khách quan trong công tác thực tiễn của Tổng công ty; giúp Tổng công ty có đủ những thông tin cần thiết để tiến hành các hoạt động của mình một cách nhanh chóng, khoa học và có hiệu quả. Văn phòng Tổng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo Tổng công ty điều hành công việc một cách có hiệu quả. Văn phòng Tổng công ty là đầu mối thu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu. Thông tin được thu thập bao gồm hai loại: - Thông tin có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với những thông số chung. Loại thông tin này tại Tổng công ty thường là các bản báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của quý, năm; báo cáo về tình hình lao động…Thông tin này được chuyển giao trong nội bộ Tổng công ty thông qua hoạt động của bộ phận văn thư. Các bản báo cáo sau khi trình và được lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt thì sẽ được chuyển xuống bộ phận văn thư để phát hành tới các bộ phận, đơn vị và phòng ban có liên quan; hoặc được chuyển tới các vị đại biểu trong trường hợp Tổng công ty có tổ chức đại hội, hội nghị tổng kết… - Thông tin không có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận không theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. Loại thông tin này chủ yếu dưới các hình thức văn bản. Đây là hình thức chủ yếu mà Tổng công ty sử dụng để truyền thông tin xuống cấp dưới vì nó làm chi tiết và cụ thể hoá các mệnh lệnh điều hành của cấp trên. Thông tin không có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: quyết định điều động, lệnh đi công tác, các bản kế hoạch sản xuất kinh doanh…và được phát hành tới các đơn vị, bộ phận trong Tổng công ty thông qua bộ phận văn thư. Tại Tổng công ty thông tin được thu thập qua các kênh sau: - Hệ thống các văn bản. Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng và các đơn vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tính chính xác và cụ thể hoá cao. Khi một thông tin chỉ đạo được gửi đi thì thì căn cứ vào mức độ cần thiết của thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Nói chung thời gian gửi văn bản đến các phòng ban trong Tổng công ty chỉ mất 10-15 phút để thực hiện các thủ tục như nhận thông tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản… Thông tin có thể được chuyển giao chậm hơn thậm chí có thể để đến cuối ngày làm việc. Thông thường thông tin được nhân viên văn thư thu nhận vào các buổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban và được chuyển ngay sau đó. - Tại Tổng công ty thông tin còn được thu thập qua hệ thống máy fax, đường bưu điện, chuyển phát nhanh. - Hệ thống máy tính nối mạng Internet và mạng nội bộ cũng góp phần không nhỏ trong việc cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Xử lý thông tin là bước quyết định tới việc sử dụng thông tin trong cơ quan, tổ chức. Các thông tin đưa tới Tổng công ty đều được phân loại, xem xét tính hợp pháp, hợp lý của thông tin, từ đó có hướng giải quyết phù hợp. Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công việc này. Ví dụ: loại thông tin mang tính chất “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc”, “mật” thì phải được chuyển ngay tới Tổng giám đốc để kịp thời xử lý, giải quyết. Kết quả đạt được - Tại công ty ngoài việc thu nhận thông tin qua hệ thống văn bản thì thông tin còn được thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet và đặc biệt là hệ thống mạng nội bộ. Việc triển khai hệ thống mạng nội bộ đã giúp công tác sử dụng thông tin trở nên hiệu quả hơn. Mỗi máy tính đều có một địa chỉ IP riêng. Khi nhân viên trong Tổng công ty muốn tìm tài liệu chỉ cần vào địa chỉ IP đó với điều kiện tài liệu này phải nằm trong ổ Shared. Mặt bằng diện tích của Tổng công ty là 130 ha bao gồm 34 phòng ban, 25 phân xưởng vì vậy việc áp dụng mạng nội bộ đã góp phần tiết kiệm thời gian chuyển giao văn bản, tài liệu trong nội bộ Tổng công ty, nâng cao hiệu quả làm việc. Để thuận tiện lợi cho quá trình tìm kiếm tài liệu và đảm bảo tính bảo mật, dữ liệu của Tổng công ty được chia làm 3 loại sau: + Dữ liệu phổ thông: tất cả nhân viên đều có thể truy cập hệ thống dữ liệu này và lấy các thông tin phục vụ hoạt động của mình. Đó là các file form mẫu biểu, bảng, form chứng từ…Tất cả các file này được lưu trữ và cập nhật trên một folder chia sẻ toàn Tổng công ty. + Dữ liệu cấp 1: là dữ liệu chỉ có một số người được uỷ quyền truy cập. Đây là hệ thống dữ liệu liên quan đến công việc, dự án mà Tổng công ty thực hiện. Người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm về tính bảo mật của những thông tin đó. + Dữ liệu cấp 2: là dữ liệu kinh doanh, sản phẩm, phần mềm của Tổng công ty. Dữ liệu này được lưu tại địa chỉ IP của người chịu trách nhiệm chính trong công việc đó. - Sử dụng thư điện tử trong thực hiện công việc. Thay vì việc phải đến tận các phòng ban, đơn vị để giải quyết công việc thì nhân viên văn phòng có thể chuyển giao tài liệu thông qua địa chỉ email. Nhờ đó thông tin được truyền đi nhanh chóng, hơn nữa còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc. Trong trường hợp phải đi công tác không có mặt trực tiếp để giải quyết công việc thì thông qua thư điện tử lãnh đạo vẫn có thể điều hành công việc từ xa. - Sử dụng điện thoại nội bộ. Nhân viên văn phòng có thể trực tiếp trao đổi thông tin công việc với các phòng ban, đơn vị và khách hàng thông qua hệ thống điện thoại nội bộ. Hiện nay Tổng công ty đã được trang bị 2 máy tổng đài với sức chứa 500 số, có 16 số trượt và 400 máy con để đảm bảo cho thông tin được thông suốt đặc biệt là trong trường hợp có nhiều số máy cùng gọi tới Tổng công ty. Mặt khác, việc dùng chung một số máy trong toàn Tổng công ty cũng giúp cho khách hàng cũng như các nhân viên không phải nhớ nhiều số điện thoại. - Việc thu nhận và xử lý thông tin luôn được Ban lãnh đạo và CBCNV Tổng công ty chú trọng vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống và tính kịp thời. - Văn phòng Tổng công ty thực hiện việc truyền phát thông tin từ lãnh đạo xuống người lao động, giữa Tổng công ty với các đơn vị thành viên và các cơ quan, tổ chức bên ngoài từng bước đảm bảo thông tin hai chiều. - Văn phòng Tổng công ty cũng quan tâm đến công tác củng cố thông tin nội bộ; tổ chức thông tin khá nhanh nhạy, có hiệu quả, thực hiện tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định của Tổng công ty bao hàm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng thông qua hệ thống văn bản. - Thông qua hệ thống thông tin giúp Ban lãnh đạo Tổng công ty nắm được tình hình thông tin về vật tư, lao động, những thay đổi về khoa học công nghệ, kỹ thuật qua đó có chủ trương, chính sách, phương pháp sản xuất cho phù hợp với từng thời kỳ. - Hình ảnh về Tổng công ty cũng như các sản phẩm của Tổng công ty đang ngày càng có vị thế trong thị trường trong nước và quốc tế. - Trang bị cho người lao động không chỉ thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về chuyên môn nghiệp vụ mà còn cung cấp cả những thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của CBCNV. Hạn chế - Một số bộ phận, phòng ban, đơn vị chưa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông tin của Tổng công ty. Thông tin gửi lên còn chậm. - Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác. Có những văn bản đã ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai còn chậm. - Mặc dù văn phòng được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc nhưng vẫn có tình trạng máy móc bị hỏng làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên. Hiện nay trừ một số phòng ban chức năng đã được trang bị máy foto, máy in màu, máy in khổ lớn (phòng Thiết kế công nghệ, văn phòng Công đoàn, phòng Thi đua-Văn thể…) thì phần lớn việc sao in tài liệu vẫn được thực hiện tại phòng foto chung của Tổng công ty. Phòng được trang bị 3 máy foto nhưng thường xuyên bị hỏng nên gây không ít khó khăn cho CBNV. Khi số lượng tài liệu cần in sao lớn phòng foto không đáp ứng kịp thời. Trong nhiều trường hợp CBNV phải đến các phòng ban khác để in nhờ hoặc ra ngoài in. - Còn một bộ phận CBNV chưa biết cách khai thác tối đa những ứng dụng của công nghệ thông tin, vì vậy hiệu quả công việc chưa cao. Nguyên nhân - Với quy mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nên không thể tránh khỏi việc Ban lãnh đạo Tổng công ty vẫn chưa thường xuyên đôn đốc các đơn vị