MỤC LỤC
TRANG
LỜI CẢM ƠN
CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
SƠ ĐỒ BẢNG, BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU . 1
CHưƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG . 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng . 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng . 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng . 5
1.1.3.Vai trò của văn phòng . 7
1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng . 8
1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng . 8
1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan . 8
1.2.1.2. Xây dựng quy chế . 9
1.2.1.3. Tổ chức hội họp. . 10
1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ . 11
1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị . 13
1.2.1.6. Công tác hậu cần . 15
1.3. Các yêu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng . 15
1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng . 17
1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng . 17
1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng . 17
Chương II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH
NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH
PHỐ HẢI PHÒNG . 20
2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển . 20
2.1.1. Quá trình hình thành và phát tri ển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng . 20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh . 24
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh . 26
2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm
2007-2009 . 29
2.2.1. Tình hình huy động vốn . 29
2.2.2. Dư nợ cho vay . 30
2.2.3. Dư nợ quá hạn . 32
2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng . 33
2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng. 33
2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng . 38
2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT . 40
Hải Phòng . 40
2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin . 40
2.4.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ . 45
2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thư . 45
2.4.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ . 54
2.4.3. Lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo . 56
2.4.4. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách . 57
2.4.5 Cung cấp các điều kiện vật chất cho thực thi . 58
2.4.6. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 59
2.5. Đánh giá tổng thể . 60
Tiểu kết chương . 61
Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH NHNO&PTNT HẢI PHÒNG . 62
3.1. Định hướng chung . 62
3.2. Các giải pháp cụ thể . 62
3.2.1. Giải pháp về nhân sự . 62
3.2.2. Giải pháp về điều kiện vật chất của văn phòng . 63
3.2.3. Hoàn thiện mô hình, công tác quản lý, thủ tục làm việc . 64
3.2.3. Giải pháp về kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản. 65
3.2.3.1. Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ . 65
3.2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp . 66
3.2.3.3. Nghiệp vụ lập chương trình kế hoạch, chuyến đi công tác cho lãnh đạo . 66
3.3. Điều kiện để thực hiện giải pháp . 67
KẾT LUẬN . 69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . 71
77 trang |
Chia sẻ: maiphuongdc | Lượt xem: 1569 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
36,32 25,43
Hộ kinh
doanh
1468 53,42 1808 55,81 23,16 2084 55,01 15,26
HTX 19 0,69 13 0,4 -31,5 19 0,5 46,1
Dư nợ theo
thời gian
Ngắn hạn 1545 56,22 2042 63,04 32,16 2186 57,70 7,05
Trung-Dài
hạn
1203 43,78 1197 36,96 -0,49 1115 29,43 -6,85
Dư nợ theo
loại tiền
Dư nợ nội tệ 2291 83,37 2790 86,13 21,78 3301 87,14 18,31
Dư nợ ngoại
tệ
457 16,63 449 13,87 -1,75 487 12,86 8,46
( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009)
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 31
Bên cạnh hoạt động huy động vốn phải kể đến hoạt động cho vay và đầu tư
của ngân hàng . Vào năm 2008 tổng dư nợ là 3308 tỷ tăng 491 tỷ so với năm 2007,
tốc độ tăng đạt 17,86% đạt 99% kế hoạch năm 2008 Nhà nước giao. Đến năm
2009 thì tổng dư nợ tiếp tục tăng 549 tỷ, tốc độ tăng 14,51% đạt 97,4% kế hoạch
năm 2009, chiếm 8,8% thị phần dư nợ trên địa bàn.
Nhận xét về cơ cấu tổng dư nợ cho vay:
Dư nợ theo thành phần kinh tế: dư nợ các doanh nghiệp nhà nước đã giảm
một cách đáng kể năm 2007 : 349 tỷ chiếm tỷ trọng 12,7% thì sang năm 2008 chỉ
còn 321 tỷ chiếm tỷ trọng 9,9% và giảm 8,02% so với năm 2007, năm 2009 còn
309 tỷ chiếm tỷ trọng 8,15% giảm 3,73% so với năm 2008. Dư nợ Doanh nghiệp
ngoài Quốc doanh năm 2007 là 912 tỷ, năm 2008 là 1097 tỷ tăng 20,28% so với
năm 2007,năm 2009 là 1376 tỷ tăng 25,43% so với năm 2008. Với vai trò là 1
NHNo nên cho vay hộ kinh doanh chiếm 1 tỷ trọng lớn trong dư nợ theo thành phần
kinh tế cụ thể: năm 2007 là 1468 tỷ, chiếm tỷ trọng 53,42% năm 2008 là 1808 tỷ
chiếm tỷ trọng 55,81% tăng 23,16% so với năm 2007, năm 2009 là 2084 chiếm
55,01% tăng 25,26% so với năm 2008. Dư nợ Hợp tác xã chiếm 1 phần rất nhỏ.
Dư nợ theo thời gian: Nhìn vào hình 2.3 ta thấy rằng dư nợ ngắn hạn chiếm
tỷ trọng lớn hơn so với dư nợ trung và dài hạn. Cụ thể năm 2007 cho vay ngắn hạn
1545 tỷ, cho vay dài hạn 1203 tỷ. Năm 2008 cho vay ngắn hạn 2042 tỷ, cho vay
trung và dài hạn 1197 tỷ. Năm 2009 cho vay ngắn hạn 2186, cho vay trung và dài
hạn 1115 tỷ.
Dư nợ theo loại tiền: Nhu cầu vay vốn bằng ngoại tệ được NHNo&PTNT
Hải Phòng đáp ứng chủ yếu để thanh toán tiền nhập khẩu hàng hóa dịch vụ phục
vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc để thực hiện các dự án đầu tư, phương án
sản xuất, kinh doanh hàng hóa xuất khẩu. Do vậy hoạt động xuất nhập khẩu có thể
lý giải cho tình hình dư nợ cho vay bằng ngoại tệ năm 2008 giảm 1,75% so với
năm 2007 nhưng vào năm 2009 lại tăng 8,46% so với năm 2008. Ngoài ra tỷ trọng
dư nợ nội tệ hay ngoại tệ của NH phụ thuộc rất nhiều vào dự báo của NH cũng như
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 32
của khách hàng về rủi ro lãi suất và rủi ro tỷ giá trong thời gian tới, cụ thể là trong
thời gian vay.
2.2.3. Dƣ nợ quá hạn
Hình 2.4:Dư nợ quá hạn
Đơn vị : Tỷ đồng
Chỉ tiêu
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Số
tiền
Tỷ
trọng
Số
tiền
Tỷ
trọng
%so với
2007
Số
tiền
Tỷ
trọng
%so
với
2008
Tổng dư nợ 2748 100 3239 100 17,86 3788 100 16,94
Nợ quá hạn 35 1,27 29 0,89 -17,14 23 0,6 -20,68
( Nguồn Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009)
Từ 2007 đến nay, cùng với sự phát triển hoạt động cho vay tiêu dùng
trong và ngoài nước, chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng đã đạt được một số kết
quả khá tốt. Điều này thể hiện qua tình hình dư nợ quá hạn. Năm 2008 đã giảm
17,14% so với năm 2007 và năm 2009 lại giảm 20,68 so với năm 2008.
2.2.4. Doanh số kinh doanh ngoại tệ
Hình 2.5:Doanh số kinh doanh ngoại tệ
Đơn vị: triệu USD
Chỉ tiêu hoạt
động kinh doanh
Năm
2007
Năm
2008
Năm
2009
So sánh08/07
Tăng,giảm(+,-)
So sánh 09/08
Tăng,giảm(+,-)
Số tiền % Số tiền %
D/s mua ngoại tệ 53,631 61,5 81,2 7,869 14,67 19,7 32,03
D/s bán ngoại tệ 53,655 60,435 81,2 6,78 12,63 20,765 34,35
( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009)
Nhìn vào doanh số kinh doanh ngoại tệ , cho thấy trong những năm qua hoạt
động kinh doanh ngoại tệ của Ngân hàng đã đật được những kết quả khả quan:
doanh số năm sau cao hơn năm trước.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 33
Hình 2.6: Kết quả HĐKD năm 2007-2009
Đơn vị : Tỷ đồng
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Tổng thu 405 517 625
Tổng chi 372 435 515
Chênh lệch thu/chi 33 82 110
( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007- 2009)
Trong 3 năm gần đây, kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh tăng
trưởng rõ rệt. Riêng trong năm 2008 lợi nhuận tăng 82 tỷ đồng so với năm 2007,
mặc dù năm 2009 tình hình kinh tế trong nước và quốc tế gặp khó khăn nhưng lợi
nhuận của chi nhánh vẫn tăng 110 tỷ đồng so với năm 2008.
Từ những kết quả trên cho thấy, hoạt động kinh doanh của chi nhánh ngày
một tăng trưởng vững chắc. Đây là một điều kiện tốt để Ngân hàng có thể thiết lập
mạng lưới điểm phòng dịch, bàn tiết kiệm nhiều hơn tạo ra được kết quả kinh
doanh tốt trong thời gian tới.
2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng
2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng
Hình 2.7: Cơ cấu tổ chức phòng hành chính-nhân sự
Nguồn: Phòng HCNS
TRƯỞNG PHÒNG
N.V
VĂN
THƯ
LƯU
TRỮ
NHÂN
VIÊN
HÀNH
CHÍNH
N.V
TỔ
CHỨC
NHÂN
SỰ
N.V
THƯỜNG
TRỰC
BẢO VỆ
KTV
SỬA
CHỮA
ĐIỆN
NƯỚC
NHÂN
VIÊN
LÁI
XE
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 34
Với chức năng là bộ phận tham mưu giúp việc cho giám đốc, văn phòng đã
luôn thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó,
truyền đạt, truyền đạt những chủ trương chính xác của Đảng và Nhà nước theo
đúng chính sách nhiệm vụ được giao.
Bộ máy tổ chức hành chính của phòng hành chính nhân sự đã căn cứ vào
khối lượng và độ phức tạp của công việc cho nên cán bộ công nhân viên trong văn
phòng được định biên là 14 người.
a. Trưởng phòng: 01 người
Tổ chức đôn đốc, kiểm tra giám sát và quản lý các bộ phận cấp dưới, tham
gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp, xây dựng các đề án, kế
hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát
triển của Ngân hàng theo từng thời kỳ.
Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, hợp đồng
thuê mướn cải tạo, sửa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và
theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan.
Hàng năm thực hiện kiểm kê tài sản cố địnhcũng như tài sản trang bị cho cơ
quan làm việc.
Tổ chức cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ như: y tế, thống kê số liệu,
chế độ báo cáo…
Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý, lĩnh vực chuyên môn nghiệp
vụ do mình phụ trách với lãnh đạo Ngân hàng.
Viết báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ
chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức,
đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp các ý kiến của các đơn
vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức, lập kế hoạch xây dựng cơ
bản trình lãnh đạo duyệt.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 35
b. Cán sự văn thư: 02 người
Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ
quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;
Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp
thời, đúng nguyên tắc;
Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn Ngân hàng; hướng dẫn các cơ quan
đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ.
Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Ngân hàng, các loại giấy tờ khống chỉ,
giấy giới thiệu, giấy đi đường. Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua
sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;
Thông báo các cuộc họp của Ngân hàng, tiếp khách.
Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương
đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của
văn phòng.
Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này, Ngân hàng đã có những
quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi. Trong công tác chỉ đạo
nghiệp vụ, phòng thường xuyên có công văn hướng dẫn đến các đơn vị trực thuộc
thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác
công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và đánh máy chữ bằng máy
vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính
năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao.
Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để
đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời. Các tài liệu đánh máy, tài liệu
photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng
phẩm phục vụ cho công việc in ấn. Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh
máy photocopy đúng số lượng bản thảo được duyệt.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 36
Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy
photocopy được trang bị cho cơ quan.
c. Nhân viên bảo vệ, thường trực cơ quan: 04 người
Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ
quan được chính phủ qui định. Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại
trong cơ quan làm việc.
Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phường nơi đặt trụ sở của
cơ quan.
Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc,
rượu chè, gây rối trật tự trong khu vực cơ quan.
Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn
phòng cháy chữa cháy với công an thành phố.
d. Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nước: 02 người
Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nước thường xuyên,
sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc được giao.
Bên cạnh đó thì cần phải quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn được giao như:
hướng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con, đội xe của văn phòng thường xuyên để
đảm bảo cho hoạt động được thường xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui
trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức.
Hướng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những hư hỏng
thường xảy ra trên đường và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải.
Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nước và quản lý máy camera, video của cơ
quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của
cơ quan.
Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 37
e. Nhân viên lái xe: 03 người
Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô,
sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực
hiện công tác được giao.
Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như: Tăng cường kiểm tra theo dõi,
bảo dưỡng sửa chữa vật đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con được thường
xuyên liên tục. Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng
dầu, xăm lốp, phụ tùng.
Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe,
quyết toán xăng dầu hàng tháng.
Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của
lãnh đạo văn phòng.
f. Nhân viên hành chính: 01 người
Phụ trách công tác hành chính, quản lý và đề xuất công tác quản lý của cơ
quan. Bên cạnh đó, nhân viên hành chính còn phải chịu trách nhiệm về các vật
dụng văn phòng phẩm.
Ngoài việc duy trì theo dõi CBCNV thực hiện nội quy của Ngân hàng, theo
dõi thi đua khen thưởng. Nhân viên hành chính còn phải theo dõi tiến độ làm việc
của CBCNV để chấm công đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
g. Nhân viên tổ chức nhân sự: 01 người
Nhân viên nhân sự Ngân hàng có nhiệm vụ tham mưu để xây dựng các hoạt
động của Ngân hàng. Đồng thời, cũng phải tổ chức sắp xếp nhân sự cho Ngân hàng
sao cho phân công lao động được hợp lý, đúng chuyên môn, ngành nghề.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 38
Hình 2.8: Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng hành chính- nhân sự
Stt Chức danh, chức vụ
Số
lƣợng
Trình độ
Đại
học
Cao
đẳng
Trung
cấp
Sơ cấp & chƣa
qua đào tạo
1 Trưởng phòng 1 1
2 Nhân viên văn thư 2 2
3 Nhân viên hành chính 1 1
4 Tổ chức nhân sự 1 1
5 NV. sửa chữa điện nước 2 1 1
6 Lái xe 3 3
7 Bảo vệ 4 4
Tổng 14 5 1 1 7
( Nguồn: Phòng HCNS)
2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng
Điều kiện làm việc:
Phòng Hành chính- Nhân sự được sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung,
có vách ngăn cách, diện tích phòng làm việc được phân theo đặc điểm và tính chất
công việc của cán bộ nhân viên. Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chất sẵn
có nhưng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất của
Ngân hàng.
Văn phòng Ngân hàng được bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho
CBCNV làm việc có hiệu quả. Cách bố trí này có những thuận lợi:
+ Tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của Ngân hàng và trong đó sơ
đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng.
+ Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận
tiện hơn.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 39
+ Có một môi trường văn phòng tốt đặc biệt là về chiếu sáng và thông gió.
Các bàn làm việc của nhân viên được xếp gần nhau nên việc di chuyển, trao đổi
giữa nhân viên trong phòng được nhanh hơn. Các tủ tài liệu, hồ sơ được bố trí ngay sau
bàn làm việc của các nhân viên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, cất trữ tài liệu.
Tuy nhiên, cách bố trí sắp xếp của văn phòng Ngân hàng cũng còn tồn tại
một số nhược điểm:
+ Bố trí các bàn làm việc kê sát nhau nhưng không có vách ngăn cho nên
thiếu tập trung trong công việc, tính chuyên môn hoá thấp, an ninh kém.
Trang thiết bị làm việc trong văn phòng:
Máy móc, thiết bị hiện đại giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc
được tiến hành liên tục. Trang thiết bị làm việc là nhân tố chính hỗ trợ cho công
việc được hoàn thành nhanh chóng và có hiệu quả cao. Nhận thức được điều đó
trong những năm qua Ngân hàng đã đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại cho
văn phòng tương đối đầy đủ.
Các thiết bị văn phòng đã trang bị như: bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ
đựng hồ sơ tài liệu, các loại máy móc như máy vi tính, máy in, máy photo coppy...
Các phương tiện văn phòng phẩm: ghim, con dấu, hộp dấu.
Các phương tiện thông tin liên lạc: Điện thoại, máy fax...
Ngoài ra, báo chí là một phương tiện giải trí hữu ích và là nguồn cung cấp
thông tin rất hữu hiệu cho người lao động và nhà quản lý. Hiện nay, Ngân hàng
cũng đã đặt mua các loại báo chí để có thể đáp ứng các nhu cầu về thông tin cho
các phòng ban, đơn vị và cán bộ công nhân viên trong Ngân hàng.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 40
Các thiết bị dụng cụ được trang bị cho phòng HC-NS cụ thể như sau:
Hình 2.9: Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong phòng HC-NS
STT Tên các loại dụng cụ, thiết bị Số lƣợng Đơn vị
1 Máy vi tính 3 Bộ
2 Máy in 3 Bộ
3 Máy fax 2 Chiếc
4 Máy photo 2 Chiếc
5 Điều hoà nhiệt độ 2 Chiếc
6 Máy điện thoại bàn 4 Cái
7 Ô tô 4 Chiếc
8 Quạt các loại 4 Chiếc
9 Tủ đựng tài liệu hồ sơ 6 Chiếc
10 Bàn ghế làm việc 6 Bộ
11 Bàn ghế tiếp khách 1 Bộ
Nguồn: Phòng HC-NS
2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT
Hải Phòng
2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin
Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng có nhiều phòng ban đơn vị và các chi
nhánh, do vậy công tác thông tin là rất cần thiết. Thông tin được truyền tải, cập nhật
thường xuyên từ các phòng ban đơn vị đến lãnh đạo Ngân hàng qua các phương tiện
truyền thông như: điện thoại, fax, mạng thông tin nội bộ của Ngân hàng...
Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể được coi là nguồn duy
trì sự hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động của văn phòng sẽ
bị đình trệ. Văn phòng sẽ là trung gian thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để
trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo cơ
quan, tổ chức.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 41
Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành
chính nhà nước. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý ra những
quyết định đúng đắn, điều chỉnh các sai lệch kịp thời, làm cho chất lượng quản lý
ngày càng nâng cao. Ngược lại, thông tin thiếu chính xác, không kịp thời có thể
dẫn đến những quyết định sai lầm và gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn cơ
quan. Vì vậy, thu thập, cung cấp thông tin kịp thời, có chất lượng cao cho hoạt
động quản lý và cho đời sống xã hội là rất quan trọng.
b. Quy trình thu thập, sử dụng, tổ chức sử dụng thông tin trong Ngân hàng:
Hoạt động thông tin trong văn phòng Ngân hàng được thực hiện theo quy
trình sau:
Hình 2.10: Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng mà lãnh đạo Ngân hàng
yêu cầu bộ phận văn phòng phải cung cấp những thông tin gì để phục vụ công tác
điều hành và quản lý, giao cho ai, bộ phận nào có trách nhiệm thu thập, xử lý và
phân phối thông tin, ở đó người ta được trang bị bằng các phương tiện, hệ thống
thông tin như thế nào để đáp ứng được yêu cầu một các kịp thời trong những thời
điểm cần thiết và cứ thế quay vòng.
Xác định nhu cầu
thông tin
Xác định nguồn
thông tin
Chức năng, nhiệm
vụ của Ngân hàng
Xử lý và tổ chức
sử dụng thông tin
Thu thập thông tin
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 42
Xác định nhu cầu thông tin trong Ngân hàng:
Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Có
rất nhiều loại thông tin đến Ngân hàng, có những thông tin tích cực và có cả những
thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động của Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn
phòng sẽ căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng mà xác định
nhu cầu thông tin cho phù hợp. Số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa
dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đều có giá trị như nhau. Vì thế, cần
xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt lõi trong
quản lý thông tin, nó là cơ sở cho việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm
nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết
định trong tổ chức.
Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin:
Xuất phát từ nhu cầu thông tin mà bộ phận văn phòng sẽ xây dựng và tổ
chức nguồn thông tin. Đối với Ngân hàng, văn phòng chia ra thành 2 loại nguồn
thông tin, đó là: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài.
Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên ở từng bộ phận,
phòng ban, các cấp quản lý trong Ngân hàng, qua các bản báo cáo, các biên lai,
chứng từ, kết quả khảo sát trước đây... nguồn thông tin này giúp cho văn phòng
nắm rõ được tình hình thực tế của Ngân hàng về mọi mặt, từ đó tư vấn cho lãnh
đạo ra những quyết định đúng hướng và hoàn thành tốt công tác hậu cần trong
Ngân hàng.
Thông tin bên ngoài được thu thập từ các nguồn như khách hàng, người
cung cấp, đối thủ cạnh tranh, qua sách báo, tạp chí, văn bản hoặc các công trình
nghiên cứu của các nhà khoa học..., đặc biệt là qua mạng Internet.
Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật được tình hình bên ngoài
có tác động như thế nào đến hoạt động của Ngân hàng. Nhân viên văn thư sẽ chịu
trách nhiệm thu thập hai loại thông tin này để tổng hợp, xây dựng và tổ chức thông
tin một cách hiệu quả nhất.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 43
Thu thập thông tin:
Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin.
Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải quan văn phòng để
thu thập, xử lý, phối hợp. Các thông tin được văn phòng tiếp nhận qua các kênh
thông tin như: Thông tin từ trên xuống, thông tin nội bộ, các cuộc họp, nghiên
cứu..., dưới các hình thức như: văn bản, lời nói, thông tin ghi nhận qua dư luận,
thông tin dự đoán... Việc tiếp nhận thông tin sẽ được phòng Hành chính- Nhân sự
thu thập một cách có chọn lọc. Việc tiếp nhận thông tin phù hợp sẽ góp phần nâng
cao số lượng, chất lượng của hệ thống thông tin trong Ngân hàng.
Phân tích và xử lý thông tin:
Đây là công việc đòi hỏi nhân viên văn phòng của phòng HCNS ( chính là
nhân viên văn thư) phải vận dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá các
thông tin, tài liệu đã thu thận được để có được các thông tin đầu ra cung cấp cho
lãnh đạo. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh
đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ
thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những
thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thư khi làm công tác xử lý thông
tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ
hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở
khoa học.
Căn cứ vào quy định của Ngân hàng, văn phòng có trách nhiệm phân tích,
xử lý thông tin liên quan đến tình hình, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng, chính
sách phát triển của Nhà nước..., các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính, các
quy định, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước cũng như của Ngân hàng nhà
nước và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Văn phòng sẽ
kết hợp cùng các bộ phận chức năng chuyên môn cùng bàn bạc và đưa ra ý kiến, đề
xuất báo cáo với lãnh đạo Ngân hàng.
Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng
Sinh viên: Phạm Anh Dũng
Lớp: QT1001P 44
Cung cấp, phổ biến thông tin:
Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý và trình lãnh đạo phê
duyệt thì văn phòng sẽ cung cấp, phổ biến thông tin cho các đối tượng liên quan
thông qua các hình thức như: văn bản, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại,
trực tiếp...
Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các
phòng ban, phòng HCNS đã sử dụng tối đa công nghệ thông tin (hệ thống mạng
internet nội bộ, điện thoại nội bộ). Do đó, giảm bớt được thời gian và chi phí trong
quá trình chuyển phát thông tin.
Lưu trữ, bảo quản thông tin:
Thông tin trong doanh nghiệp được sử dụng không chỉ một lần hoặc một vài
lần mà cần được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài. Các nguồn thông tin trong
công ty được lưu trữ trên các file văn bản, các đĩa dữ liệu trong hệ thống máy tính
của văn phòng, trong phòng quản trị mạng của Ngân hàng... Hình thức này giúp
cho việc lưu trữ được gọn nhẹ, bảo mật, đảm bảo chất lượng thông tin và dễ dàng
tìm kiếm tra cứu.
Kết quả thực hiện: Thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền tải thông
tin của Ngân hàng đã được bộ phận văn phòng thực hiện theo đúng nguyên tắc, đúng
định hướng mục tiêu đề ra. Công tác thông tin đã đạt được những kết quả sau:
- Đảm bảo các thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực.
- Văn phòng đã giúp lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban,
đơn vị trong toàn Ngân hàng. Truyền tải thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận.
- Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP Hải Phòng.pdf