Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu của nhà máy Luyện Gang

và sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ hoạt động quản trị cung ứng NVL. Quy trình mua sắm NVL của nhà máy Luyện Gang Sơ đồ 11: Quy trình mua sắm NVL của nhà máy Nhu cầu NVL Ngiên cứu thị trường NVL Lựa chọn nhà cung ứng Tổ chức mua sắm NVL Vận chuyển Kho, bãi chứa NVL 2.1.3 Tổ chức thực hiện và quản lý việc thực hiện các chính sách Các chính sách mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu được thống nhất trong toàn bộ nhà máy, phổ biến từ trên xuống nên mọi cá nhân có trách nhiệm liên quan đều phải tuân thủ nghiêm ngặt. Với thực tiễn của nhà máy để quản lý việc thực hiện các chính sách này thì tất cả mọi chứng từ phát sinh trong quá trình mua sắm của nhà máy đều được kế toán vào sổ sau đó báo cáo cho phó giám đốc sản xuất để đối chiếu, tổng hợp, đánh giá rồi đưa ra kiến nghị trình lên giám đốc nhà máy. Qua các chứng từ liên quan (hoá đơn mua hàng, vận chuyển, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm nghiệm...) để kiểm tra thời gian, chi phí mua hàng, chi phí lưu kho, hao hụt NVL..., thực hiện khen thưởng cho những cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, tiết kiệm chi phí cho nhà máy và ngược lại sẽ kỷ luật những người cố tình vi phạm quy định, chính sách chung. Tóm lại chính sách mua sắm, vận chuyển và dự trữ NVL của nhà máy là tương đối phù hợp với tình hình sản xuất thực tế hiện nay. Lượng NVL đáp ứng đủ và kịp thời cho nhu cầu sản xuất. 2.2 Thực trạng công tác xác định cầu NVL của nhà máy 2.2.1 Kế hoạch theo quý Xác định cầu NVL là xác định chính xác về số lượng và chủng loại NVL cần đáp ứng cho hoạt động SXKD của nhà máy. Muốn vậy cần phải tổ chức xây dựng kế hoạch NVL. Hiện nay nhà máy đã tổ chức xây dựng kế hoạch NVL theo từng năm và từng quý. Để đảm bảo hoạt động SXKD phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh phải xác định lượng sản phẩm cần sản xuất cụ thể. Xác định được sản lượng cần phải cung cấp cho các đơn vị thành viên và sản lượng cung cấp cho thị trường bên ngoài và dựa tình hình tiêu thụ trong thời gian trước của nhà máy. Dựa trên số lượng và chủng loại sản phẩm cần sản xuất phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ xác định cụ thể số NVL, khối lượng NVL cần sử dụng là bao nhiêu Sơ đồ 12: Quy trình xây dựng kế hoạch NVL Thị trường P.Kế hoạch sản xuất kinh doanh Giám đốc Quy trình xây dựng kế hoạch NVL được tiến hành qua hai bước: Thứ nhất: Thông tin về nhu cầu sản phẩm trong quý tới Thứ hai: Kết quả dự báo nhu cầu sản phẩm được trình lên giám đốc phê duyệt Kế hoạch mua sắm NVL được xây dựng trên các căn cứ: Nhu cầu sản phẩm cần sản xuất Định mức tiêu hao NVL Lượng NVL tồn kho của quý trước Dự báo nhu cầu NVL của quý sau Kế hoạch về nhu cầu sản phẩm của nhà máy vào quý I năm 2009 như sau: Bảng 14: Nhu cầu sản phẩm của nhà máy quý I/2009 STT Tên sản phẩm Số lượng (tấn) 1 Gang lỏng GD 10.725.000 2 Gang lỏng GM 210.925.000 3 Gang lỏng GD lò 3 8.055.550 4 Gang lỏng GM lò 3 52.446.000 5 Gang thỏi GD lò 3 20.000 6 Gang thỏi GM lò 3 17.175.243 7 Gang thỏi GD 16.000 8 Gang thỏi GM 43.113.081 Tổng 342.475.874 (Nguồn: Phòng sản xuất kinh doanh) Từ đó, nhu cầu NVL của nhà máy được xác định theo công thức sau: W = Q*M – TK + DT Trong đó: W - Lượng NVL cần sử dụng (tính theo tấn) Q - Lượng sản phẩm cần sản xuất (tính theo tấn) M - Định mức tiêu hao (tính theo tấn) TK - Lượng NVL tồn kho của quý trước (tính theo tấn) DT - Lượng dự trữ (tính theo tấn) Nhu cầu sản phẩm được xác định dựa trên những chỉ tiêu của tổng công ty giao xuống và một phần nhu cầu của thị trường bên ngoài Công ty. Định mức tiêu dùng NVL của nhà máy Bảng 15: Định mức tiêu dùng NVL của gang thỏi GD STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Định mức tiêu hao I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 1,965 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 1,875 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 0,130 2 Đá vôi 5X15 Tấn 0,083 3 Đá vôi 15X40 Tấn 0,075 4 Đá 5X25 XD m3 0,067 5 Gạch cao nhôm Tấn 0,0004 6 Gạch G1-G6 Kg 0,0003 7 Quặng Quắc Zit Tấn 0,02 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 0,9187 2 Than kôk vụn Tấn 0,0085 3 Than cám 5-KH Tấn 0,651 4 Bánh xe máy đúc Tấn 0,0006 5 Khuân lanh gô Tấn 0,0115 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 0,2 (Nguồn: Phòng kỹ thuật) Bảng16: Lượng NVL tồn kho của quý IV năm 2008 STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Khối lượng I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 26.020,125 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 6.428,099 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 450,000 2 Đá vôi 5X15 Tấn 229,750 3 Đá vôi 15X40 Tấn 140,070 4 Đá 5X25 XD m3 5 Gạch cao nhôm Tấn 6 Gạch G1-G6 Kg 20.997,800 7 Quặng Quắc Zit Tấn 150,000 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 20.965,639 2 Than kôk vụn Tấn 3 Than cám 5-KH Tấn 450,000 4 Bánh xe máy đúc Tấn 1,340 5 Khuân lanh gô Tấn 30,490 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 280,000 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanht) Lượng dự trữ NVL của nhà máy hiện nay chưa được xác định một cách cụ thể, lượng dự trữ phụ thuộc vào tiến độ sản xuất cũng như tình hình mua sắm NVL của nhà máy, và phụ thuộc vào từng thời kỳ trong năm. Dựa vào các thông tin này xác định nhu cầu NVL của nhà máy trong quý I năm 2009. Bảng 17: Nhu cầu NVL trong quý I năm 2009 của gang thỏi GD STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Khối lượng I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 33.587,568 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 33.578,572 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 3.586,248 2 Đá vôi 5X15 Tấn 6.854,725 3 Đá vôi 15X40 Tấn 3.487,257 4 Đá 5X25 XD m3 32,452 5 Gạch cao nhôm Tấn 13,576 6 Gạch G1-G6 Kg 5.486,587 7 Quặng Quắc Zit Tấn 450,000 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 43.572,682 2 Than kôk vụn Tấn 987,572 3 Than cám 5-KH Tấn 2.834,588 4 Bánh xe máy đúc Tấn 12,872 5 Khuân lanh gô Tấn 147,586 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 1,957 (Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh) Ngoài ra kế hoạch mua sắm NVL còn được xác định dựa vào nhu cầu NVL vào thời điểm cùng quý của năm trước. Những căn cứ về nhu cầu sản phẩm, cũng như thị trường cung ứng NVL trong thời gian đó biến động như thế nào cũng sẽ là một trong những căn cứ để nhà máy xác định số lượng, chủng loại NVL sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất và sự biến động của thị trường NVL. Trong công tác lập kế hoạch NVL cần chú trọng trong thời kỳ mà sản phẩm tiêu thụ được nhiều. Vì việc đảm bảo cung ứng tốt nguồn nguyên liệu sẽ đảm bảo cho khả năng sản xuất của nhà máy, tránh tình trạng làm gián đoạn sản xuất gây thiệt hại cho nhà máy. 2.2.2 Kế hoạch cả năm Từ những kết quả dự đoán nhu cầu NVL theo từng quý sẽ tổng hợp nên kết quả nhu cầu thực tế hàng năm của nhà máy. Dựa vào kết quả dự báo nhu cầu NVL trong quý I năm 2009 ta có kế hoạch NVL cả năm như sau: Bảng 18: Kế hoạch NVL năm 2009 của gang thỏi GD STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Khối lượng I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 174.655,354 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 174.608,574 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 18.648,490 2 Đá vôi 5X15 Tấn 35.644,570 3 Đá vôi 15X40 Tấn 18.133,736 4 Đá 5X25 XD m3 168,750 5 Gạch cao nhôm Tấn 70,595 6 Gạch G1-G6 Kg 28.530,252 7 Quặng Quắc Zit Tấn 2.340,000 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 226.577,946 2 Than kôk vụn Tấn 5.135,374 3 Than cám 5-KH Tấn 14.739,858 4 Bánh xe máy đúc Tấn 66,934 5 Khuân lanh gô Tấn 767,447 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 10,176 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh) Bảng 19: Kế hoạch NVL năm 2008 của gang thỏi GD STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Khối lượng I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 184.051,370 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 165.221,499 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 23.302,040 2 Đá vôi 5X15 Tấn 31.191,570 3 Đá vôi 15X40 Tấn 12.969,080 4 Đá 5X25 XD m3 144,000 5 Gạch cao nhôm Tấn 62,879 6 Gạch G1-G6 Kg 20.997,800 7 Quặng Quắc Zit Tấn 2.385,760 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 186.324,394 2 Than kôk vụn Tấn 4.359,940 3 Than cám 5-KH Tấn 14.158,970 4 Bánh xe máy đúc Tấn 59,200 5 Khuân lanh gô Tấn 643,850 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 11,760 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh) Thông qua số liệu về nhu cầu NVL của năm thực hiện (năm 2008) so với năm kế hoạch (năm 2009) ta thấy không có sự thay đổi nhiều. Do nhà máy không tăng sản lượng, lượng dự trữ thì ước tính theo nhu cầu sản xuất và dựa vào số liệu cùng kỳ của năm 2008. Như vậy công tác xây dựng kế hoạch nhu cầu NVL đã được xây dựng dựa trên những căn cứ về định mức tiêu dùng NVL, khối lượng sản phẩm cần sản xuất, lượng NVL tồn kho và lượng NVL dự trữ. Tuy nhiên chất lượng công tác xây dựng nhu cầu NVL còn rất nhiều hạn chế, chưa thực sự chính xác, cụ thể, đúng thời điểm... 2.2.3 Thực trạng xác định lượng đặt nguyên vật liệu của nhà máy Trong nhà máy Luyện Gang khối lượng các đơn đặt hàng dựa trên các căn cứ: Thứ nhất, là tình hình NVL cụ thể của nhà máy tại thời điểm mua hàng Thứ hai, là số lượng NVL còn thiếu hụt so với kế hoạch đặt ra Thứ ba, là các chính sách giá được hưởng khi mua các đơn hàng có khối lượng khác nhau Thứ tư, là xu hướng NVL trong thời gian tới Đây là những căn cứ cũng khá xác thực tuy nhiên việc xác định khối lượng đặt hàng dựa trên các yếu tố này mới chỉ xét đến nhu cầu NVL của nhà máy chứ chưa xét đến chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho. Do đó hiệu quả trong việc mua sắm NVL là chưa cao. Vì vậy muốn xây dựng nhu cầu NVL thực sự chuẩn xác, hạn chế được các chi phí lưu kho, bảo quản, chi phi đặt hàng... mà vẫn đảm bảo cung cấp NVL một cách kịp thời cho sản xuất thì nhà máy cần: Căn cứ vào tình hình của nhà máy (Định mức tiêu dùng, tình hình kho bãi, giá cả NVL...) Phối hợp giữa nhiều bộ phận quản trị khác nhau (bộ phận tiêu thụ, bộ phận sản xuất, bộ phận tài chính...) Bộ phận tiêu thụ cung cấp số liệu tiêu thụ, tình hình và khả năng tiêu thụ của từng loại mặt hàng để nhà máy dự báo nhu cầu sản phẩm được chính xác. Bộ phận sản xuất cho biết tình hình sản xuất (năng lực sản xuất, điều kiện sản xuất) Bộ phận tài chính sẽ cung cấp thông tin tình hình tài chính hiện tại của nhà máy. Bảng 20: Lượng mua và sử dụng của NVL quặng sắt 8-45 trong quý IV năm 2008. Ngày ĐVT Mua vào Xuất dùng Tồn kho 1/8 Tấn 28.758,923 22/8 Tấn 4.578,230 33.337,153 26/8 Tấn 2.546,000 35.883,153 30/8 Tấn 12.578,269 23.304,884 25/9 Tấn 5.248,971 28.553,855 25/9 Tấn 7.892,100 20.661,755 8/10 Tấn 3.589,255 24.251,010 20/10 Tấn 5.482,000 29.733,010 25/10 Tấn 8.675,233 21.057,777 28/10 Tấn 7.528,963 28.586,740 10/11 Tấn 13.897,255 14.689,485 21/11 Tấn 4.583,566 19.273,051 27/11 Tấn 3.583,266 22.856,317 1/12 Tấn 4.552,368 27.408,685 10/12 Tấn 4.589,273 31.997,958 27/12 Tấn 7.823,238 24.174,720 27/12 Tấn 1.845,405 26.020,125 Tổng Tấn 48.127,297 50.866,095 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất) Nhận xét: Từ bảng số liệu trên ta thấy lượng mua sắm NVL quặng sắt 8-45 trong quý IV của năm 2008 không sát với lượng sử dụng thực tế, tồn kho quá lớn với lượng trung bình là 25.914,624 (tấn) gấp đến 8,7 lần lượng NVL sử dụng trung bình trong tháng ( 2.992,123 tấn) kết hợp với lượng NVL mỗi lần mua sắm ta thấy rõ ràng đây là một tỷ lệ hoàn toàn không hợp lý bởi dự trữ lớn trong khi lượng mua thì nhỏ nhặt, liên tục nên chi phí dự trữ không thể giảm trong khi chi phí mua hàng cũng chắc chắn lớn bởi số lần mua hàng quá nhiều, số lượng ít. Đó là nguyên nhân làm tăng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Mặc dù nhà cung ứng NVL là nhà cung ứng truyền thống dễ dàng trong việc đặt hàng và mua hàng thì hình thức mua hàng của nhà máy như vậy là chưa hợp lý đòi hỏi những người chịu trách nhiệm phải tìm cách khắc phục. 2.3 Dự trữ nguyên vật liệu của nhà máy Dự trữ NVL là khâu cơ bản trong hoạt động quản trị cung ứng NVL. Nhiều doanh nghiệp rất quan tâm đến vấn đề này. Làm tốt công tác dự trữ NVL không nhưng đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh với chi phí thấp mà còn giảm được chi phi lưu kho, lưu kho có nghĩa là đầu tư vốn, giảm được hàng tồn kho là giảm sự đầu tư vốn và đó là lợi ích quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bảng 21: Tồn kho NVL năm 2007 của nhà máy STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Khối lượng I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 20.284,264 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 5.275,000 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 400,000 2 Đá vôi 5X15 Tấn 284,845 3 Đá vôi 15X40 Tấn 125,899 4 Đá 5X25 XD m3 5 Gạch cao nhôm Tấn 6 Gạch G1-G6 Kg 18.985,259 7 Quặng Quắc Zit Tấn 145,000 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 18.984,566 2 Than kôk vụn Tấn 3 Than cám 5-KH Tấn 450,000 4 Bánh xe máy đúc Tấn 1,200 5 Khuân lanh gô Tấn 28,258 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 274,599 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh) Bảng 22: Tồn kho NVL năm 2008 của nhà máy STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Khối lượng I NVL chính 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 26.020,125 2 Quặng sắt 0-8 Tấn 6.428,099 II NVL phụ 1 Đô lô mít Tấn 450,000 2 Đá vôi 5X15 Tấn 229,750 3 Đá vôi 15X40 Tấn 140,070 4 Đá 5X25 XD m3 5 Gạch cao nhôm Tấn 6 Gạch G1-G6 Kg 20.997,800 7 Quặng Quắc Zit Tấn 150,000 III Vật tư khác 1 Than kôk luyện kim Tấn 20.965,639 2 Than kôk vụn Tấn 3 Than cám 5-KH Tấn 450,000 4 Bánh xe máy đúc Tấn 1,340 5 Khuân lanh gô Tấn 30,490 6 Trục bánh xe máy đúc Kg 280,000 (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh) Ta thấy lượng dự trữ NVL của năm 2008 có tăng so với năm 2007 ở hầu hết các NVL. Là do năm 2008 nhà máy đã tăng sản lượng ở hầu hết các sản phẩm. Dự trữ của nhà máy vẫn còn mang tính chủ quan, chưa có công cụ tính toán cụ thể chỉ dựa vào tình hình sản xuất và số liệu tồn kho của cùng kỳ năm trước vì vậy mà có sự sai lệch giữa nhu cầu thực tế và nhu cầu tính toán. 2.4 Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung ứng 2.4.1 Nghiên cứu thị trường NVL Công tác nghiên cứu thị trường NVL là hoạt động đầu tiên cần phải tiến hành. Thông tin về thị trường, chất lượng, giá cả NVL, nhà cung ứng sẽ là những nguồn thông tin quan trọng cho việc dự báo về tình hình NVL từ đó làm cơ sở cho việc tổ chức hoạt động mua sắm và dự trữ NVL. Các phương thức tiến hành nghiên cứu thị trường NVL của nhà máy Nghiên cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất nhà máy thường xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng truyền thống, duy trì một lượng đặt hàng nhất định hàng năm, qua đó có thể có những trao đổi thông tin định kỳ cần thiết. Tuỳ tính chất của các loại NVL hàng tháng hoặc quý sẽ có những thông tin cần thiết từ nhà cung ứng này thông qua các bảng báo giá, thư mời, thư ngỏ...Cán bộ vật tư thông qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành những thông tin đầy đủ để cung cấp cho người ra quyết định. Bảng 23: Một số nhà cung ứng truyền thống của nhà máy STT Tên nhà cung cấp Danh mục NVL 1 Mỏ sắt Ngườm Cháng Cao Bằng Quặng sắt 8-45 và quặng sắt 0-8 2 Mỏ sắt và cán thép Tuyên Quang Quặng sắt 8-45 và quặng sắt 0-8 3 Mỏ sắt Trại Cau Quặng sắt 8-45 và quặng sắt 0-8 4 Xí nghiệp vận chuyển đường sắt Quặng sắt 8-45 và quặng sắt 0-8 5 Nhà máy Cốc Hoá Than kôk luyện kim và Đô Lô Mít 6 Mỏ Quắc Zit Phú Thọ Quặng Quắc Zit 7 Trung Quốc Quặng sắt 8-45 và quặng sắt 0-8 và than kôk (Nguồn: Phòng kế hoạch sản xuấ kinh doanht) Tuy nhiên hiện nay hoạt động nghiên cứu thị trường NVL của nhà máy được thực hiện chủ yếu thông qua các mối quan hệ hoặc do các nhà cung ứng chủ động giới thiệu, việc chủ động tìm kiếm thông tin về nhà cung ứng mới là rất ít. Chính vì vậy nguồn NVL của nhà máy nhiều khi còn thiếu và chưa đảm bảo chất lượng. Công tác dự báo tình hình biến động NVL của nhà máy được tiến hành không thường xuyên, định kỳ và kết quả chưa thực sự chuẩn xác. Công tác đánh giá thị trường NVL chủ yếu căn cứ vào các thông tin tại thời điểm cùng kỳ năm trước từ đó xác định thời điểm nào có khả năng cung ứng số lượng NVL lớn nhất, chủng loại số lượng NVL vào thời điểm đó và đánh giá qua các thông tin trên phương tiện truyền thông như báo, đài, truyền hình,...Mặc dù đây là nguồn thông tin quan trọng tuy nhiên thực tế tình hình NVL thường xuyên biến động. Do đó cần xác đinh cả những thông tin về tình hình NVL vào thời điểm hiện tại. Từ đó có những quyết định chuẩn xác nhất về hoạt động mua sắm NVL. Để từ đó có những quyết định về thời điểm mua, chủng loại và giá cả của NVL,... Như vậy thực hiện tốt công tác nghiên cứu thị trường sẽ giúp nhà máy đánh giá được tình hình thị trường NVL hiện tại. Từ đó có thể lựa chọn nhà cung ứng tốt và thời điểm mua NVL một các phù hợp nhất đảm bảo cung ứng đầy đủ và kịp thời NVL cho nhu cầu SXKD và tối thiểu hoá chi phí NVL. 2.4.2 Lựa chọn nhà cung ứng Với chủ trương là lựa chọn cả nhà cung ứng truyền thống và nhà cung ứng mới với số lượng lớn miễn là đảm bảo được các tiêu chí về giá cả, số lượng, chủng loại NVL thoả mãn tốt yêu cầu của nhà máy. Hiện nay nhà máy đã xây dựng cách thức lựa chọn nhà cung ứng thông qua các bước lựa chọn sau: 2.4.2.1 Các bước lựa chọn nhà cung ứng Từ những thông của hoạt động nghiên cứu thị trường sẽ đảm bảo cho nhà máy có những hiểu biết tổng quát về thị trường NVL. Sau khi có những thông tin cần thiết cán bộ NVL sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung ứng. Việc lựa chọn nhà cung ứng được tiến hành qua ba bước sau: Bước 1: Tìm hiểu thông tin về nhà cung ứng Cán bộ NVL sẽ thu thập thông tin về các nhà cung ứng, những thông tin về giá cả, số lượng, chất lượng NVL, thời gian vận chuyển, uy tín của nhà cung ứng. Việc thu thập thông tin chủ yếu được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp nhà cung ứng hoặc qua mối quen biết bạn bè hoặc các doanh nghiệp khác. Những thông tin thu thập này sẽ là những căn cứ để lựa chọn nhà cung ứng. Bước 2: Giai đoạn lựa chọn nhà cung ứng Từ những thông tin thu thập được về các nhà cung ứng, cán bộ NVL sẽ tiến hành xử lý các thông tin, đánh giá, so sánh các nhà cung ứng về ưu điểm, nhược điểm thông qua một vài tiêu chí như uy tín, thời gian hoạt động của các nhà cung ứng, giá cả chất lượng NVL của các nhà cung ứng, so sánh và lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất. Thông thường tiêu chí về giá cả, số lượng và chất lượng NVL được lựa chọn hơn cả. Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng nhà máy tiến hành đàm phán đi đến ký kết hợp đồng mua NVL. Bước 3: Giai đoạn đàm phán đi đến ký kết hợp đồng Đàm phán là quá trình thống nhất trao đổi giữa hai bên đi đến thống nhất về giá cả, chất lượng, cách thức giao nhận NVL. Nội dung trong quá trình đàm phán được thực hiện dựa trên yêu cầu của ban giám đốc về nguồn nguyên liệu cũng như khả năng thực tế của nhà cung ứng đó. Trong quá trình đàm phán nếu có sự thay đổi nào về yêu cầu NVL phải có sự đồng ý của ban giám đốc nhà máy sao cho những thay đổi về thời gian, số lượng, chủng loại cũng như chi phí NVL phải phù hợp với tình hình SXKD của nhà máy. Nhìn chung quá trình lựa chọn nhà cung ứng của nhà máy thực hiện qua 3 bước tuy nhiên đối với những nhà cung ứng khác nhau các quá trình lựa chọn có thể thay đổi linh hoạt sao cho giảm thiểu được thời gian lựa chọn mà vẫn đảm bảo việc lựa chọn được nhà cung ứng tố nhất Trong 3 giai đoạn kể trên giai đoạn 2 khi quyết định lựa chọn nhà cung ứng rất quan trọng vì vậy khi lựa chọn mọt nhà cung ứng phải chú trọng hơn đến giai đoạn này. 2.4.2.2 Quyết định lựa chọn nhà cung ứng Từ những thông tin thu thập đượctừ nhà cung ứng cán bộ NVL sẽ đánh giá các nhà cung ứng, điểm mạnh, điểm yếu của họ thông qua các chỉ tiêu về giá cả, chất lượng, chủng loại, hình thức, thời gian giao hàng, chiết khấu thương mại, phương thức vận chuyển, điều kiện thanh toán, các dịch vụ sau khi bán hàng như khuyến mại cũng như uy tín, thời gian hoạt động của các nhà cung ứng,...từ đó tổng kết đánh giá được ưu điểm, nhược điểm của các nhà cung ứng cũng như điều kiện hợp tác lâu dài và lợi ích thu được của nhà máy – đây là một yếu tố cần được quan tâm vì có rất nhiều trường hợp các nhà cung ứng có nhiều ưu điểm tuy nhiên phải mất nhiều chi phí để ký kết hợp đồng cũng như mức độ rủi ro cao. Nguyên nhân là do có thể hàng được chuyển đến nhưng chất lượng không đảm bảo phải đổi lại làm phát sinh thêm thời gian chuyên chở hàng hoá, hoặc phát sinh thêm chi phí cơ hội như mất đơn đạt hàng, phát sinh chi phí vận chuyển,...Do đó quyết định lựa chọn nhà cung ứng phải thực sự được tiến hành cẩn thận trước khi đi đến ký kết hợp đồng với một nhà cung ứng. Tuy nhiên quá trình đánh giá, lựa chọn các nhà cung ứng hiện nay của nhà máy còn mang tính chủ quan, chủ yếu được thực hiện bởi ban giám đốc và cán bộ NVL. Chưa có phòng chuyên trách thực hiện công tác đánh giá lựa chọn nhà cung ứng đồng thời chưa có một công cụ, một bảng tổng hợp cụ thể về cách thức đánh giá, mức độ quan trọng của các yếu tố để rút ra những ưu và nhược điểm cụ thể của từng nhà cung ứng vì vậy công tác lựa chọn nhà cung ứng đôi khi chưa thực sự chuẩn xác. Do đó muốn lựa chọn nhà cung ứng tốt nhà máy cần có cách thức lựa chọn khoa học và cụ thể hơn nữa. Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng nhà máy sẽ tiến hành tổ chức hoạt động mua sắm. 2.4.2.3 Tổ chức hoạt động mua sắm NVL Hoạt động mua sắm NVL của nhà máy Luyện Gang được tiến hành sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng và có phiếu yêu cầu mua vật tư từ phòng vật tư cùng những số liệu cụ thể về lượng sử dụng, dự trữ,...trong kỳ. Sơ đồ 13: Hoạt động mua NVL của nhà máy P.xưởng sản xuất Phòng kế hoạch sản xuất P.GĐ sản xuất Kho, bãi Quy trình mua NVL của nhà máy gồm các bước: Thứ nhất: Từ các phân xưởng sản xuất có các phiếu yêu cầu về NVL được gửi lên phòng kế hoạch sản xuất. Thứ hai: Phòng kế hoạch sản xuất có trách nhiệm tổng hợp lại các yêu cầu và gửi lên ban giám đốc của nhà máy Thứ ba: Ban giám đốc sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà cung ứng. Thứ tư: Sau khi ký kết hợp đồng với nhà cung ứng NVL sẽ được vận chuyển về kho bãi của nhà máy. 2.5 Tổ chức hoạt động vận chuyển NVL Đây là công đoạn cuối cùng sau khi đã lựa chọn nhà cung ứng và ký kết hợp đồng mua sắm NVL. Giai đoạn này cán bộ NVL phải cụ thể hoá các công việc cần làm từ lựa chọn phương tiện vận chuyển để đảm bảo NVL về đúng kho bãi theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian giao nhận hàng. 2.5.1 Lựa chọn phương thức, phương tiện vận chuyển Đây là công đoạn cuối cùng sau kho đã lựa chọn nhà cung ứng và ký kết hợp đồng mua sắm NVL. Giai đoạn này cán bộ NVL phải cụ thể hoá các công việc cần làm, từ lựa chọn phương tiện vận chuyển để đảm bảo NVL về đúng kho bãi theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian giao nhận hàng. Lựa chọn phương thức vận chuyển: Có hai phương thức vận chuyển Với phương thức vận chuyển thuê ngoài nhà máy không mất nguồn lực phục vụ quá trình vận chuyển, doanh nghiệp thuê ngoài có sự chuyên môn hoá. Tuy nhiên nhà máy không chủ động được về thời gian, chi phí thường cao hơn so với tự vận chuyển. Với phương thức tự vận chuyển nhà máy chủ động về thời gian, chi phí thường thấp hơn so với thuê ngoài tuy nhiên có nhược điểm là thiếu tính chuyên môn hoá, tốn chi phí về nguồn lực. Dựa trên căn cứ tình hình thực tế của nhà máy (Phương tiện vận chuyển chủ yếu là xe tải). Do đặc trưng nguồn nguyên liệu tập trung phần lớn ở các tỉnh lân cận (Tuyên Quang, Cao Bằng…), tính chất nguyên liệu dễ bảo quản vì vậy nhà máy lựa chọn phương thức tự vận chuyển. Nhìn chung việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với tình hình chung của nhà máy về nhân lực, máy móc, thiết bị, cũng như tình hình tài chính. Về công tác lựa chọn phương tiện vận chuyển: Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phụ thuộc vào nhiều yếu tố đó là giá cả vận chuyển, thời gian vận chuyển, khả năng sai lệch về thời gian và mức độ rủi ro trong quá trình vận chuyển. Tuỳ trong từng trường hợp cụ thể mà nhà máy sẽ chọn chỉ tiêu ưu tiên khi lựa chọn phương tiện vận chuyển. Trong trường hợp kho nguyên liệu còn nhiều, quyết định lựa chọn phương tiện vận chuyển sẽ ưu tiên chỉ tiêu về giá cả vận chuyển nhằm tối thiểu hoá chi phí Ngược lại khi lượng vật liệu trong kho thấp quyết định lựa chọn phương tiện vận chuyển sẽ ưu tiên chỉ tiêu về thời gian vận chuyển và khả năng sai lệch thời gian có như vậy mới đảm bảo cung ứng kịp thời nguồn nguyên liệu cho hoạt động SXKD. Phương tiện vận chuyển chủ yếu là đường bộ hoặc tàu hoả. Trong đó phương tiện vận chuyển chính vẫn là đường bộ và chủ yếu sử dụng phương tiện vận tải của nhà máy Cùng với sự phát triển của hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng, hệ thống giao thông vận tải ngày càng được cải thiện giúp giảm thiểu thời gian vận chuyển NVL về kho bãi của nhà máy. 2.5.2 Lên kế hoạch vận chuyển Nội dung của kế hoạch vận chuyển là giải quyết được nhiệm vụ vận chuyển với chi phí kinh doanh nhỏ nhất, điều đó có nghĩa phải xác định lượng hàng trong môt lần vận chuyển, thời gian cụ thể sao cho đảm bảo lượng NVL cho hoạt động sản xuất cũng như công tác dự trữ NVL của nhà máy. Đối với từng đơn hàng NVL khác nhau kế hoạch vận chuyển cũng khác nhau. Chẳng hạn với những hàng có khố lượng lớn mà lượng dự trữ của nhà máy còn nhiều có thể vận chuyển làm nhiều lần vào những khoảng thời gian khác nhau để giảm thiểu chi phí lưu kho NVL, tuy nhiên cũng cần phải lưu ý khai thác hết công suất của phương tiện vận chuyển. Ngược lại nếu lượng NVL dự