Khóa luận Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ

ực từ việc chuẩn bị hồ sơ thành lập khu công nghiệp đến việc triển khai dự án, giải quyết các thủ tục đền bù giải phóng mặt bằng, làm đê biển, khai thác cát……. Các tổ chức kinh tế hoạt động trong khu phi thuế quan được xuất khẩu ra nước ngoài và nhập khẩu từ nước ngoài vào tất cả các hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện cấm không phải nộp thuế nhập khẩu, xuất khẩu. Đồng thời không hạn chế thời gian lưu trữ hàng hoá trong Khu phi thuế quan, tàu nước ngoài được trực tiếp vào khu cảng phi thuế quan nhận và giao hàng. Trong xu thế hội nhập các thành phố lớn đã và đang là điểm dừng chân có hiệu quả của các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trong đó Hải Phòng cũng không ngoại trừ. Do đó Công ty càng dễ dàng trong việc mời gọi đầu tư và mời gọi khách hàng đến thuê cơ sở. 3.2. Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi Công ty cũng gặp không ít khó khăn. Một khó khăn mà hầu như doanh nghiệp nào cũng gặp phải là cuộc cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, yêu cầu của khách hàng cũng ngày càng khắt khe. Đội ngũ công nhân viên của công ty còn rất trẻ, bên cạnh những ưu điểm năng động sáng tạo trong công việc thì họ lại thiếu kinh nghiệm thực tiễn. Suất đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật cao. Địa hình, địa chất nơi Công ty làm chủ đầu tư khá phức tạp, là khu vực thường xuyên bị bão lũ và sóng gió nên cần phải ưu tiên thi công hệ thống đê bao trong thời gian ngắn, điều đó có thể làm tăng chi phí đầu tư. Toàn bộ hệ thống đầu mối giao thông ngoài hàng rào Khu phụ thuộc rất lớn vào tiến độ của đường cao tốc Hà Nội - Hải phòng. III. Thực trạng về hoạt động văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ. Hệ thống văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ được hình thành cùng với sự ra đời của công ty. Văn phòng công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng do giám đốc phụ trách và chịu trách nhiệm trước công ty. Tuy nhiên mọi hoạt động về tham mưu, tổng hợp về nhiệm vụ hành chính hầu như tập trung tại phòng Tổ chức - Hành chính. Do vậy phần thực trạng luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính của công ty. Có thể nói phòng Tổ chức - Hành chính là đại diện cho hoạt động văn phòng của công ty. 1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức hành chính của công ty CPĐT Nam Đình Vũ Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ khoa học. Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổ chức sau: Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức TRƯỞNG PHÒNG BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố trung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bên trong và bên ngoài công ty. Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình vũ bao gồm: Trưởng phòng, bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ. Chức năng cụ thể của từng bộ phận trên như sau: Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính. Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài ra trưởng phòng còn có quyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng. Bộ phận văn thư lưu trữ. Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bị phát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,... Bộ phận bảo vệ. Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự về cả con người và tài sản của công ty. Nhân viên tạp vụ. Nhân viên tạp vụ chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi trường trong công ty, từ phòng tổng giám đốc, đến nơi làm việc của các phòng ban và tất cả các khu vệ sinh. 2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ. 2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp. Công tác tham mưu tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ do phòng Tổ chức - Hành chính đảm nhiệm. Phòng Tổ chức hành chính đã thực hiện các công việc cụ thể trong công tác này như sau: Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao. Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhất, chính xác nhất. Chương trình công tác đối với công ty là kế hoạch tác chiến giúp cho việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo được toàn diện, giúp công ty vừa đảm bảo nhiệm vụ trước mắt vừa giúp lãnh đạo nắm bắt được mọi công việc trong thời gian dài. Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ việc xây dựng chương trình công tác được thực hiện như sau: Đối với chương trình công tác năm: Dựa trên báo cáo chi tiết của từng cán bộ chuyên trách về những kết quả đã đạt được của năm trước và kế hoạch hành động năm tới, cán bộ văn phòng trình lãnh đạo bản dự thảo chương trình làm việc của công ty. Sau khi có sự tham gia, đóng góp bổ sung ý kiến của lãnh đạo công ty, cán bộ văn phòng lập bản kế hoạch hoạt động cho công ty rồi gửi lên Tổng giám đốc. Bản kế hoạch đó được giám đốc chính thức xét duyệt, được nhân bản và gửi tới các phòng ban để mọi người nắm được hướng hoạt động phát triển của công ty trong năm tới. Đối với chương trình công tác quý: Trong tháng cuối của quý, cán bộ công nhân viên tự đánh giá tình hình thực hiện chương trình hoạt động của mình trong quý đó. Nêu kết quả đã đạt được, những mặt còn hạn chế, khó khăn cũng như những thuận lợi đồng thời nghiên cứu, xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo. Dựa trên cơ sở những vấn đề được nêu trong chương trình công tác năm và những vấn đề mới phát sinh, các cán bộ đề nghị lãnh đạo điều chỉnh chương trình làm việc cho quý sau. Cán bộ văn phòng thu thập ý kiến của các cán bộ và lãnh đạo rồi tổng hợp, biên soạn chương trình công tác quý của toàn công ty rồi sau đó phân công thực hiện. Đối với chương trình công tác tháng: Vào ngày đầu tiên của tháng, Tồng giám đốc công ty tổ chức cuộc họp giao ban để xây dựng chương trình công tác cho tháng tiếp theo. Cán bộ phòng Tổ chức hành chính soạn thảo chương tình công tác trình lãnh đạo phê duyệt rồi phân phối cho các bộ phận thực hiện. Đối với chương trình công tác tuần: Văn phòng trực tiếp lập lịch công tác tuần trình lên giám đốc. Sau đó giám đốc xem xét văn bản, ký duyệt rồi chuyển xuống văn phòng. Tiếp đó văn phòng in ấn, phát hành cho các phòng ban để các phòng ban thực hiện. Ví dụ chương trình công tác cho công ty tuần 1 tháng 5 năm 2009 ( 02/5 - 07/5/2009) Trước tiên phòng tổ chức hành chính soạn thảo chương trình công tác có nội dung như sau: STT Nội dung Đơn vị chuẩn bị Thời gian thực hiện 1 Họp hội đồng quản trị Phòng tổ chức hành chính 2/5 2 Trình lãnh đạo kế hoạch thu hút đầu tư Phòng kinh doanh 4/5 3 Trình lãnh đạo bản quy hoạch khu công nghiệp Phòng kỹ thuật 5/7 4 Tống giám đốc đi công tác Bắc Ninh Phòng tổ chức hành chính 7/5 Sau khi soạn thảo xong bản dự thảo chương trình được gửi đến phòng kinh doanh, phòng kỹ thuât, phòng tổ chức hành chính, ban lãnh đạo để tham gia góp ý. Khi có ý kiến tham gia hoặc nhận xét của lãnh đạo, văn phòng điều chỉnh, bổ sung và hoàn thiện bản dự thảo. Tiếp đó văn phòng trình thủ trưởng ra quyết định ban hành. Cuối cùng văn phòng giám sát, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện chương trình của các phòng ban, đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ. Có thể thấy cán bộ phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề có liên quan đến công tác văn phòng mà còn có nhiệm vụ tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đã đề ra. Những kết quả đã đạt được. Công tác tham mưu tổng hợp tại công ty trong thời gian qua đã đạt được các kết quả như sau: Xây dựng chương trình công tác không trùng lặp chồng chéo lên nhau. Tham mưu cho lãnh đạo những ý kiến những đề xuất có ích. Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình đã đề ra. Những mặt còn hạn chế. Các cán bộ văn phòng vẫn chưa chủ động tham gia đề xuất ý kiến, nhiều khi có cũng không tự giác. Không phân công cụ thể nhiệm vụ giữa cán bộ văn thư và cán bộ văn phòng, nhiều khi công việc không rõ ràng. Nguyên nhân của những hạn chế. Do ý thức tự giác của nhân viên còn kém. Công ty chưa có những biện pháp nhằm kích thích khả năng sáng tạo và đề xuất ý kiến của cán bộ công nhân viên. 2.2. Công tác thông tin, báo cáo. Công tác thông tin. Trong hoạt động của các công ty, doanh nghiệp nhu cầu về thông tin là rất quan trọng. Nhu cầu này lại rất đa dạng và luôn luôn biến đổi, thông tin lúc này là có ích nhưng lúc khác lại là thừa. Nó được xác định tuỳ thuộc vào từng loại công việc, phạm vi hoạt động và các yếu tố khác. Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp là nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp được cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này có thể thực hiện thông qua việc quản lý văn bản, vào các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax... Cụ thể đối với công ty CPĐT Nam Đình Vũ công tác thông tin báo cáo được thực hiện theo các bước sau: Xây dựng và tổ chức nguồn tin. Thu thập thông tin từ các nguồn. Phân tích và xử lý thông tin. Cung cấp và phổ biến thông tin. Bảo quản và lưu trữ thông tin. Phòng Tổ chức hành chính xác định thông tin mà công ty cần để xây dựng và tổ chức các nguồn tin khác nhau. Là một công ty cổ phần trẻ trong xu thế tự do cạnh tranh, và nhà nước có nhiều chính sách cải cách mở cửa kêu gọi đầu tư nước ngoài thì ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực xây dựng kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp. Do đó công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh để trở thành chủ đầu tư chính thức của dự án lớn phía nam bán đảo Đình Vũ. Vấn đề đặt ra là công ty cần rất nhiều thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về khách hàng có xu thế đầu tư tại khu công nghiệp và thông tin về các nhà cung cấp. Có nhiều cách để thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau... Nhưng thông tin mà văn phòng công ty thu được rất nhiều, văn phòng đã phân tích, xử lý. Đây là cơ hội cho cán bộ văn phòng vận dụng sự sáng tạo để phân tích đánh giá nguồn tin để tài liệu số liệu thu thập được thực sự có ích và xác định các sự việc một cách cụ thể. Văn phòng đã báo cáo những thông tin có giá trị đã thu thập được. Từ đó là căn cứ để ban lãnh đạo công ty đưa ra các giải pháp, phương án thích hợp nhất cho chiến lược cạnh tranh cũng như chiến lược thu hút khách hàng của doanh nghiệp. Sau khi đã cung cấp đầy đủ những thông tin cho ban lãnh đạo thì văn phòng đã bảo quản và lưu trữ thông tin đã sử dụng đó. Mục đích nhằm kéo dài thời gian sử dụng các nguồn tin không những để phục vụ cho ban lãnh đạo ra quyết định mà còn để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác không phải chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy thông tin luôn được văn phòng bảo quản và lưu trữ cẩn thận theo các phương pháp khoa học như: lưu giữ các dữ liệu vào máy tính điện tử, phim ảnh hoặc có thể sắp xếp ngăn lắp vào hồ sơ, giá, tủ khi cần có thể tra cứu được ngay. Đối với công ty những thông tin đó rất quan trọng và cần thiết để hoạt động có hiệu quả. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học tạo khả năng đánh giá một cách khách quan công tác thực tiễn của công ty, giúp công ty có được những thông tin cần thiết để tiến hành vững chắc các hoạt động của mình, đưa ra các quyết định có căn cứ khoa học. Tuy nhiên hiện nay tại công ty hệ thống văn bản tổ chức chưa được khoa học nên đã không thể tạo môi trường thông tin tốt cho hoạt động quản lý của công ty. Ngoài việc thu thập thông tin qua hệ thống văn bản của công ty thì thông tin cũng được văn phòng thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax,... Về việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo cơ quan và nhân viên các phòng ban tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ rất được lãnh đạo công ty quan tâm. Giám đốc thường xuyên trực tiếp đến các phòng ban xem xét và trao đổi về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Người ta cho rằng trong thế giới thương mại công nghiệp và hiện đại này thì thông tin được coi là nguồn tài nguyên quan trọng nhất hiện có. Với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển kỹ thuật xử lý làm hoạt động văn phòng càng có vị trí quan trọng. Đánh giá được tầm quan trọng đó của thông tin, ban lãnh đạo công ty luôn coi trọng đến việc thu nhận và xử lý thông tin. Tuy nhiên do điều kiện mới đi vào hoạt động cần chi tiêu nhiều mà kinh phí lại có hạn nên công ty gặp không ít khó khăn và có nhiều bất cập cần thay đổi trong công tác thông tin của công ty. Công tác báo cáo. Như chúng ta đã biết công tác báo cáo là công tác bắt buộc trong quản lý nói chung và trong quản lý doanh nghiệp nói riêng. Tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ điều này được quy định cụ thể trong toàn bộ hệ thống công ty. Một bản báo cáo của một bộ phận trong công ty là những thông tin cần thiết để xây dựng báo cáo tổng hợp gửi lên giám đốc. Tại công ty công tác thông tin báo cáo được thực hiện như sau: Báo cáo tháng gửi cho giám đốc công ty với nội dung thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của các phòng ban trong công ty, tình hình thực hiện và kết quả thực hiện các quy chế , quy định trong công ty. Báo cáo quý đánh giá thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch tài chính của công ty, dự kiến nhiệm vụ công ty trong quý tiếp theo. Báo cáo năm có nội dụng tương tự như báo cáo quý nhưng xét trên thời hạn một năm được quy định hoàn chỉnh hơn, khái quát hơn. Có thể khẳng định công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của giám đốc công ty. Do đó thông tin báo cáo luôn được văn phòng công ty cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo nắm được thông tin, xử lý kịp thời các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Những kết quả đã đạt được từ hoạt động thông tin báo cáo của công ty. Văn phòng công ty đã giúp Tổng giám đốc công ty củng cố thông tin giữa các phòng ban trong công ty, từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện chế độ thông tin. Văn phòng công ty cũng rất quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin trong nội bộ đặc biệt là từ cấp dưới lên cấp trên. Công tác thông tin báo cáo tại công ty trong hơn một năm qua đã luôn đồng hành cùng những quyết định đúng đắn của lãnh đạo công ty. Kết quả mặc dù là công ty trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng đã trở thành chủ đầu tư dự án khu công nghiệp Nam Đình Vũ - dự án có quy mô và tổng mức đầu tư lớn. Bên cạnh đó, công tác thông tin báo cáo, xử lý thông tin tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ cũng bộc lộ nhiều thiếu sót cần khắc phục. Một số bộ phận phòng ban vẫn chưa chấp hành tốt các quy đinh về chế độ thông tin theo quy định của nhà nước và theo quy định của công ty, đôi khi thông tin còn chậm trễ, báo cáo chưa sát thực. Công tác xử lý thông tin chưa được tiến hành đồng bộ với các hoạt động khác của công ty. Một số quyết định thông báo của lãnh đạo công ty ban hành chưa được triển khai kịp thời và thực hiện một cách nghiêm túc. Ví dụ như: Giám đốc ra quyết định thay đổi giờ làm việc trước đây thành buổi sáng từ 7h - 11h30, buổi chiều từ 13h30 - 17h00 nhưng việc thực hiện quyết định này của mọi người trong công ty vẫn chưa đồng bộ, vẫn có CBCNV đi muộn về sớm hoặc nghỉ tự do. Do năng lực tài chính của công ty còn hạn chế điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật còn thiếu thốn nên việc thu nhận và xử lý thông tin qua các công nghệ hiện đại vẫn chưa hoàn thiện gây khó khăn và giảm tiến độ nhận và xử lý thông tin. Sở dĩ công tác thông tin báo cáo của công ty gặp những thiếu sót trên là do một số nguyên nhân sau. Ban lãnh đạo công ty vẫn chưa thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo, chưa bàn bạc với các đơn vị để cải tiến nâng cao chất lượng thông tin. Cán bộ quản lý có năng lực còn yếu kém không đủ sức đảm đương nhiệm vụ, không xử lý tốt những vấn đề mới nảy sinh, gặp nhiều vấp váp trong thực tiễn. Công tác thông tin báo cáo là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ, nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của Tổng giám đốc công ty. Thông tin báo cáo đôi khi chưa được cập nhật hàng ngày nên lãnh đạo không nắm bắt được thông tin kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Ban lãnh đạo cũng như các phòng ban chưa tổng kết rút ra kinh nghiệm, chưa áp dụng chính sách khen thưởng và kỷ luật đúng lúc. 2.3. Xây dựng chương trình làm việc Xây dựng chương trình làm việc của công ty là sự hình thành công việc của công ty, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định. Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của công ty được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi những nhiệm vụ trước mắt cũng như quán xuyến được công việc trong thời gian dài. Văn phòng công ty xây dựng chương trình làm việc đã thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị, phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác. Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty CPĐT Nam Đình Vũ được thực hiện theo trình tự sau đây: Chương trình công tác làm việc quý: trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận, phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của quý đó, kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến chương trình làm việc được gửi cho giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý. Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các bộ phận, đơn vị trong công ty căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chương trình làm việc tháng được gửi cho giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng. Văn phòng công ty CPĐT Nam Đình Vũ thường xuyên phối hợp với các trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng kinh doanh,.. để xây dựng chương trình làm việc của văn phòng nói riêng và của toàn công ty nói chung. Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng của công ty đã gửi báo cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên giám đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện. Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty đã đạt được những kết quả như sau Văn phòng của công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, xây dựng, thực hiện chương trình làm việc tháng, quý, năm của công ty. Các chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho hoạt động của công ty thông suốt và hiệu quả. Các chế độ hội họp, giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phòng ban được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn vị đã có trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, theo chương trình làm việc, theo kế hoạch đã đề ra. Công tác xây dựng chương trình làm việc còn một số hạn chế. Việc thực hiện công việc theo kế hoạch nhiều khi không đem lại hiệu quả cao, lãnh đạo công ty không giải quyết hết việc và bị động do không lường trước được những công việc đột xuất. Chương trình làm việc còn thiếu tính kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện. Xây dựng chương trình làm việc hợp lý đã khó, tổ chức thực hiện và tổng hợp kết quả đạt được lại còn khó hơn. Công tác này ở công ty CPĐT Nam Đình Vũ còn nhiều hạn chế: Một tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phòng ban của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất lượng lại không đạt yêu cầu. Việc xây dựng chương trình làm việc của công ty chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức. Xây dựng chương trình làm việc đôi khi chưa bám sát với thực tế, nhiều nội dung đưa vào không thực tiễn dẫn đến không thực hiện được. Nguyên nhân của những hạn chế trên là: Chưa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng của công ty với các phòng ban đơn vị khác. Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai, đề xuất. Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan đó thì còn một nguyên nhân khách quan như sau: Do những công việc ngoài chương trình phát sinh trong khi quỹ thời gian và tài chính lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chương trình làm việc. 2.4. Công tác văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ là nghiệp vụ chính trong hoạt động văn phòng của công ty CPĐT Nam Đình Vũ. Đây là đầu mối quan trọng trong các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong công ty. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ bao gồm các nội dung sau: 2.4.1. Công tác văn thư. Công tác văn thư tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm 3 nội dung chính như sau: Xây dựng và ban hành văn bản. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Quản lý và sử dụng con dấu. Xây dựng và ban hành văn bản. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản của công ty được tiến hành như sau: Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản. Sau đó văn bản được chuyển lên bộ phận văn thư của công ty để xem xét về thể thức văn bản. Tiếp đó cán bộ văn thư trình lên trưởng phòng Tổ chức hành chính, trưởng phòng xem xét về thủ tục văn bản và kiểm tra nội dung văn bản ( có thể ký nháy vào văn bản). Trưởng phòng Tổ chức hành chính trình văn bản lên Tổng giám đốc xem xét về nội dung văn bản và thẩm quyền để ký. Văn bản ký xong được chuyển về văn thư để làm thủ tục đăng ký văn bản đi và ban hành văn bản kịp thời. Có thể khái quát quy trình này như sau: Soạn thảo nội dung văn bản Trình ký In ấn và làm thủ tục ban hành văn bản Ký văn bản Mẫu văn bản của công ty CPĐT Nam Đình Vũ. CÔNG TY CPĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NAM ĐÌNH VŨ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:...../KH:.... TÊN VĂN BẢN V/v........................................ Nội dung văn bản Nơi nhận: Thẩm quyền ký - Thủ trưởng - Đã ký - Họ tên ( Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính) Công tác ban hành văn bản tại văn phòng Công ty đã đáp ứng được các yêu cầu sau: Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương hay thể loại văn nói. Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý Tổ chức và giải quyết văn bản Những công văn giấy tờ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương chính sách của công ty, để báo cáo liên hệ giữa các cấp, ngành bên trong cũng như bên ngoài cơ quan gọi chung là văn bản. Vì vậy nếu văn bản không được giải quyết một cách nghiêm túc, đúng quy trình, văn bản không đến đúng tay người nhận, bị thất lạc hoặc sửa đổi thì hậu quả khó có thể lường trước. Do đó khi thực hiện công tác này công ty CPĐT Nam Đình Vũ luôn tuân thủ các nguyên tắc: Nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc thời điểm hình thành. Nguyên tắc tính giá trị văn bản. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản tại công ty CPĐT Nam Đình Vũ bao gồm 2 công tác chính: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Tất cả những văn bản mà công ty Nam Đình Vũ nhận được từ bên ngoài gửi đến đều được gọi là văn bản đến. Số lượng văn bản đến của Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ trong năm qua tương đối nhiều, chủ yếu là: Quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo. Quy trình xử lý văn bản đến của công ty được mô tả như sau: Văn bản đến Phân loại Bóc bì Đóng dấu, ghi số, ngày đến Trình thủ trưởng Đăng ký vào sổ Chuyển giao và theo dõi Trước hết, nhân viên văn thư xem qua một lượt ngoài bì mục đích xem các công văn đến có đúng gửi cho công ty Nam Đình Vũ hay không. Nếu không đúng thì trả lại cho nhân viên bưu điện. Ngoài ra nhân viên văn thư còn xem các phong bì có còn nguyên vẹn không. Nếu thấy bì văn bản có hiện tượng bị bóc trước thì nhân viên văn thư lập biên bản trước người đưa văn bản. Thứ hai, nhân viên văn thư phân loại sơ bộ văn bản: Nhân viên văn thư công ty xem lướt rồi tiến hành phân loại văn bản đến, bao gồm văn bản phải đăng ký và văn bản không phải đăng ký. Công ty quy định như sau: Loại văn bản không phải đăng ký: bao gồm thư riêng, sách báo tạp chí, bản tin.... Loại văn bản phải đăng ký: bao gồm những văn bản ngoài phong bì đề tên công ty Nam Đình Vũ và tên các lãnh đạo công ty. Thứ ba, bóc bì và lấy văn bản ra: Tuy việc này tưởng trừng như đơn giản nhưng nhân viên văn thư của công ty lại rất chú ý, cẩn thận khi thực hiện công tác