Khóa luận Một số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động xuất khẩu mặt hàng Đá tại công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Thái Bảo

kế và thi công các công trình dân dụng và công nghiệp. 2.1.2.2 Cơ cấu, bộ máy tổ chức của công ty: Bộ máy tổ chức của công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo được tổ chức phân cấp theo mô hình trực tuyến chức năng, phù hợp với loại hình doanh nghiệp vừa và lớn. Mô hình này hỗ trợ cho việc phân cấp, phân quyền, giảm tình trạng tất cả các vấn đề đều tập trung vào ban giám đốc. Mỗi phòng ban đóng vai trò như một công ty con, tự giải quyết và tổ chức công việc nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ theo yêu cầu của ban giám đốc. Chức năng của mỗi phòng: Phòng Kế Toán: Có chức năng tham ưu cho giám đốc về việc lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính của các phòng kinh doanh, quản lý tài chính kế toán, bảo toàn và phát triển vốn của công ty, quyết toán các đơn hàng xuất nhập khẩu . Phòng nhân sự : có chức năng điều hành toàn bộ hoạt động chung của công ty, các hoạt động công đoàn và đoàn thể, quản lý về văn thư lưu trữ, điện thoại, fax, telex, văn phòng phẩm… Phòng Thiết Kế: tư vấn thiết kế, thực hiện thiết kế các mẫu đá, thiết kế nhà, trang trí nhà, văn phòng. Phòng Xuất Nhập Khẩu: là bộ phận năng động nhất của công ty, thực hiện việc kinh doanh các mặt hàng phục vụ xuất nhập khẩu. Tổ chức và thực hiện các hợp đồng liên quan đến xuất nhập khẩu. Phòng Kinh Doanh: thực hiện thi công các công trình, lắp đặt đá, hỗ trợ phòng xuất nhập khẩu. Sơ đồ tổ chức công ty TNHH SX – TM – DV Thái Bảo (đính kèm) Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo trong những năm gần đây: Hoạt động xuất khẩu có ý nghĩa rất quan trọng với công ty. Thực chất nó là hoạt động bán hàng của các công ty xuất nhập khẩu và lợi nhuận từ hoạt động này góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty. Lợi nhuận là nguồn bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh, các quỹ của công ty, lợi nhuận cao cho phép công ty đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, tăng nguồn vốn lưu động để thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, giúp công ty ngày càng mở rộng và phát triển. Kể từ khi thành lập năm 2001 đến nay, nhìn chung hoạt động của công ty đang diễn tiến theo chiều hướng thuận lợi và đang trên đà phát triển. Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Bảng 2.1: Tình hình kinh doanh của công ty: Đơn vị:triệu đồng;% Năm 2007 2008 2009 So sánh 2008/2007 So sánh 2009/2008 Chỉ tiêu Tương đối Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Doanh thu 18260.00 20086.00 23082.00 1826.00 10.00 2996.00 14.92 Chi phí 15936.20 17455.48 20974.76 1519.28 9.53 3519.28 20.16 Lợi nhuận 2322.80 2630.52 2107.24 307.72 13.25 -523.28 -19.89 ( Nguồn phòng kế toán công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo năm 2009) Biểu đồ 2.1: Biểu đồ tình hình kinh doanh của công ty: Qua bảng 2.1 ta thấy: + Về Doanh thu: tăng qua các năm chứng tỏ công ty đã có được một lượng khách hàng ổn định, công ty đã có những phương án kinh doanh hợp lý. Chiến lược Marketing được thực hiện tốt thu hút được nhiều khách hàng. So với năm 2007 thì năm 2008 doanh thu tăng 1826tr đồng( tăng tương ứng là 10%) nguyên nhân là do Công ty đã có những cố gắng trong việc mở rộng thị trường và tăng thị phần ở các thị trường truyền thống. So với năm 2008 thì doanh thu năm 2009 cũng tăng 2996tr đồng (tăng tương ứng 14.92%) nguyên nhân tăng là do gia tăng thị phần, đa dạng hóa sản phẩm xuất khẩu cộng với dịch vụ khách hàng tốt nên lôi kéo được nhiều khách hàng và giữ được lượng khách hàng ổn định. + Về chi phí: So với năm 2007 thì năm 2008 chi phí tăng 1519.28tr đồng tương ứng tăng 9.53% nguyên nhân là do năm này công ty chi mua các hàng nhập khẩu như máy móc thiết bị phục vụ ngành Đá … chi phí mua nguyên vật liệu, chi phí nhân công làm tăng chi phí của công ty. Sở dĩ để chi phí tăng như vậy là do công ty muốn tạo nguồn hàng phong phú để giữ được chân khách hàng và thu hút khách hàng mới. Năm 2009 chi phí tăng hơn năm 2008 là 3519.28tr đồng, năm này chi phí tăng cao hơn nữa là do chi vào chi phí nhân viên công ty cố gắng nâng cao thu nhập nhân viên đúng bằng với năng lực của họ tạo cho họ sự hưng phấn trong công việc. Năm này mở rộng thêm hoạt động kinh doanh để phục vụ nhu cầu trong nước và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng ngoài nước. + Về lợi nhuận: So sánh năm 2007 và năm 2008 ta thấy lợi nhuận năm 2008 tăng 13.25% cụ thể tăng 307.72tr đồng là do doanh thu tăng cao hơn so với tốc độ cao hơn cả chi phí. Điều này cho thấy công ty đang phát triển thuận lợi, sau 4 năm thành lập công ty đã bắt đầu có lãi. Đây là dấu hiệu rất đáng mừng. Tuy nhiên năm 2009 thì lợi nhuận giảm 533.28tr đồng với tỷ lệ giảm tương ứng 19.89%. Nguyên nhân là do năm này tình hình kinh tế thế giới khủng hoảng ảnh hưởng đến các doanh nghiệp ở Việt Nam và công ty Thái Bảo cũng không tránh khỏi. Để vượt qua khó khăn, công ty phải chi nhiều hơn là thu vào để nâng cao thế mạnh của mình mà nguồn vốn công ty lại ít do vậy các chi phí cũng phát sinh nhiều hơn dẫn đến lợi nhuận năm này giảm. Mặt khác do nguồn hàng năm này không ổn định, lượng hàng bán ra giảm nên doanh thu giảm dẫn đến lợi nhuận giảm. Thực trạng tình hình XK Đá tại công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo: Kim nghạch xuất khẩu Đá: Bảng 2.2: Bảng kim ngạch xuất khẩu Đá trong những năm 2007-2008: Đơn vị:Nghìn USD;% Năm 2007 2008 2009 So sánh 2008/2007 So sánh 2009/2008 Chỉ tiêu Tương đối Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối KNXK 352.104 399.601 305.051 47.50 13.49 -94.55 -23.66 ( Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo năm 2009) Biểu đồ 2.2: Kim ngạch xuất khẩu 2007-2008: Nhận xét: Việt Nam gia nhập WTO đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu. Theo thống kê thì kim ngạch xuất khẩu Đá ốp lát toàn cầu tăng nhanh năm 2007. Đá ốp lát ở nước ta không chỉ lưu thông trên thị trường nội địa mà còn xuất khẩu ra nước ngoài được thế giới ưa chuộng và đã có mặt trên thị trường của 85 nước và vùng lãnh thổ. Nhờ vậy, công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo cũng được chú ý tới. Qua biểu đồ 1.1 thể hiện kim ngạch XK từ năm 2007- 2008 ta thấy: Năm 2007 KNXK của công ty là 352.104 nghìn USD tăng hơn so với các năm trước. So với năm 2007 thì năm 2008 tăng 47.497 nghìn USD tỷ lệ tăng tương ứng là 13.49%. Nguyên nhân tăng là do công ty luôn luôn coi trọng các dịch vụ sau bán hàng cho khách hàng và đảm bảo chất lượng hàng hoá, đa dạng hóa sản phẩm, luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giữ quan hệ làm ăn uy tín, lâu dài với thương nhân, doanh nghiệp nước ngoài. Xuất khẩu ngày nay luôn gắn liền với cạnh tranh vì vậy đòi hỏi công ty phải luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý sản xuất, kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm... sao cho phù hợp với tình hình thực tế để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao. KNXK năm 2009 giảm so với năm 2008, cụ thể giảm 94.55 nghìn USD ( tỷ lệ giảm tương ứng là 23.66% ). Nguyên nhân giảm là do công ty chưa đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng về giá cả, chất lượng hàng hoá. Ngoài ra, năm này nguồn hàng của Thái Bảo không ổn định, hàng không đủ để giao cho khách hàng và việc nghiên cứu thị trường không được chú trọng, khách hàng đến với công ty hầu hết là những khách hàng quen hầu như không có một khách hàng mới nào. Không những vậy chiến lược Marketing còn rất yếu: không quảng bá sản phẩm rộng rãi, trang web thì quá đơn giản, thông tin về sản phẩm quá ít không đủ thông tin cho khách hàng tham khảo, nên không tạo được niềm tin đối với những khách hàng mới. Ban lãnh đạo của công ty Thái Bảo cần kiểm tra lại để có những điều chỉnh phù hợp giúp công ty phát triển đi lên. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu: Bảng 2.3: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu Đơn vị tính: nghìn USD;% CHỈ TIÊU 2007 2008 2009 So sánh 2008/2007 So sánh 2009/2008 Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Basalt 60.371 25.112 65.630 25.169 59.871 22.980 5.26 8.71 -5.76 -8.77 Granite 55.638 23.143 59.141 22.680 70.123 26.915 3.50 6.30 10.98 18.57 Slate 28.056 11.670 32.950 12.636 33.621 12.905 4.89 17.44 0.67 2.04 Marble 20.447 8.505 26.443 10.141 18.930 7.266 6.00 29.32 -7.51 -28.41 Sỏi tự nhiên 13.762 5.724 16.627 6.376 12.670 4.863 2.87 20.82 -3.96 -23.80 Sản phẩm khác 62.134 25.845 59.970 22.998 65.321 25.072 -2.16 -3.48 5.35 8.92 Tổng KNXK 240.408 100 260.761 100 260.536 100 20.35 79.11 -0.22 -31.46 (Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo năm 2009) Biểu đồ 2.3: Cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu Xuất khẩu Đá luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty, những mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là: Basalt, Granite, Marble…nhìn chung hầu hết các mặt hàng đều tăng về giá trị. Qua biểu đồ 2.1, ta thấy mặt hàng Đá Basalt và Granite là ổn định nhất chiếm 64.70% trong tổng kim ngạch. Trong đó phải kể đến mặt hàng Granite, đây là mặt hàng có doanh thu tăng đều qua các năm. Năm 2007 giá trị xuất khẩu mặt hàng này đạt 55.638 nghìn USD, so với năm 2007 thì năm 2008 giá trị xuất khẩu tăng 3.50 nghìn USD(tỷ lệ tăng tương ứng là 6.30%). Thị trường nhập khẩu mặt hàng này chủ yếu là hai nước Đức và Pháp. Mặt hàng đá Basalt năm 2007 là 60.371 nghìn USD sang năm 2009 do giá đá Basalt bình quân tăng từ 1.59 USD/v lên 1.62USD/v, và do khách hàng hạn chế nhập khẩu mặt hàng này nên giá trị xuất khẩu giảm mạnh chỉ đạt 59.871 nghìn USD giảm 5.760 nghìn USD với tỷ lệ giảm tương ứng là 8.77%. Đá Basalt cũng được coi là hàng xuất khẩu chủ lực của công ty năm 2008 giá trị xuất khẩu đạt 65.630 nghìnUSD cao nhất trong ba năm. So với mặt hàng Granite, Basalt thì mặt hàng Sỏi tự nhiên và Đá Slate chiếm một tỷ trọng nhỏ. Năm 2007 giá trị xuất khẩu đá Slate là 28.056 nghìn USD chiếm 11.67%; năm 2008 đạt 32.950 nghìn USD chiếm 12.636% so với năm 2007 thì năm 2008 tăng 4.89 nghìn USD(17.44%), năm 2009 đạt 33.621 nghìn USD chiếm 12.905% tăng 18.57% so với năm 2008. Sỏi năm 2007 đạt 13.762 chiếm 5.724%; năm 2008 so với năm 2007 thì tăng 2.87 nghìn USD chiếm 6.376% tỷ trọng; nhưng năm 2009 giảm xuống còn 12.670 nghìn USD tương tứng giảm 3.96 nghìn USD. So với năm 2008 với tỷ lệ giảm tương ứng là 23.80%. Thị trường nhập khẩu mặt hàng này chủ yếu vẫn là hai quốc gia Nhật và Trung Quốc. Tuy chiếm một tỷ trọng nhỏ nhưng đây cũng là mặt hàng được công ty chú trọng đẩy mạnh xuất khẩu trong thời gian tới. Bên cạnh những mặt hàng nói trên thì các sản phẩm xuất khẩu khác cũng là một trong những mục tiêu chính của công ty trong những năm tới như theo số liệu trên cho thấy : năm 2009 là 65.321 nghìn USD cao nhất trong ba năm và tăng so với năm 2008 là 5.35 nghìn USD ( với tỷ lệ tăng là 8.92% ); 2008 so với năm 2007 là giảm 2.16 nghìn USD (với tỷ lệ giảm tương ứng 3.48% ). Marble là mặt hàng xuất khẩu từ nhiều năm nay của công ty nhưng sản phẩm này chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch xuất khẩu. Thị trường tiêu thụ mặt hàng này là Nhật và Pháp năm 2007 giá trị xuất khẩu đạt 20.447 nghìn USD chiếm 8.505% tỷ trọng, năm 2008 đạt 26.443 nghìn USD chiếm 10.141%; năm 2009 là 18.930 nghìn USD giảm 7.51 nghìn USD. Sở dĩ năm 2009 cơ cấu các mặt hàng giảm mạnh là do năm 2009 này tình hình kinh tế khủng hoảng dẫn tới ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, công ty Thái Bảo cũng gặp không ít khó khăn trong giai đoạn này. Hơn nữa, công tác Marketing của công ty ít được quan tâm: không quãng cáo sản phẩm rộng rãi, không tham gia hội trợ triển lãm hàng Việt Nam chất lượng cao, những đơn hàng hầu hết là các khách hàng quen thuộc hầu như không có khách hàng mới. Không những vậy, nguồn hàng mà Công ty mua chưa được đảm bảo, chỉ khi nào khách hàng đặt hàng thì công ty mới thu mua về ít dự trữ ở kho, nhiều khi hàng thu mua giá đột ngột tăng, không những vậy công ty thu mua mua hàng ở nhiều nơi vì thế giá chênh lệch nhiều nên nhiều khi giá bán ra ngoài thị trường cao hơn so với các công ty khác làm hạn chế các đơn hàng xuất khẩu, đôi khi hàng bị thiếu không đủ số lượng để giao hàng phải giao hàng không đúng như thỏa thuận dẫn đến cơ cấu hàng xuất khẩu bị giảm mạnh. Cơ cấu thị trường xuất khẩu: Bảng 2.4: Cơ cấu thị trường xuất khẩu Đơn vị tính:nghìn USD;% CHỈ TIÊU 2007 2008 2009 2008/2007 2009/2008 Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Trị giá Tỷ trọng Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối 1.Nhật 45.697 12.98 49.63 12.42 90.85 29.78 3.93 8.61 41.22 83.05 2.Đài Loan 22.697 6.45 26.8 6.71 23.499 7.70 4.10 18.08 -3.30 -12.32 3. Đức 87.72 24.91 92.851 23.24 80.642 26.44 5.13 5.85 -12.21 -13.15 4. Pháp 100.36 28.50 112.68 28.20 110.06 36.08 12.32 12.28 -2.62 -2.33 5.Trung Quốc 95.63 27.16 117.64 29.44 22.01 23.02 -117.64 -100.00 Tổng KNXK 352.104 100 399.601 100 305.051 100 47.50 67.82 -94.55 -44.74 ( Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu Công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo năm 2009) Biểu đồ 2.4: Cơ Cấu thị trường xuất khẩu: Hiện nay, công ty đã có quan hệ mua bán hàng hoá với nhiều quốc gia trên thế giới. Những sản phẩm của công ty đã có mặt ở một số nước như : Đức, Pháp, Nhật, Đài Loan, Trung Quốc,… Có thể nhận thấy thị trường kinh doanh của công ty tương đối ổn định trong đó thị trường Đức, Pháp, Nhật chiếm tỷ trọng cao nhất 72.92% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. Năm 2007 đạt 233.777 nghìn USD (chiếm 66.40%) trong đó thị trường Đức đạt 87.720 nghìn USD (24.91% ); thị trường Pháp đạt 100.36 nghìn USD(28.50%); thị trường Nhật 45.697 nghìn USD (12.98% ). So với năm 2007 thì năm 2008 những thị trường này tăng đáng kể, cụ thể Nhật tăng 3.93 nghìn USD tỷ lệ tăng tương ứng là 8.61%, Đức tăng 5.13 nghìn USD với tỷ lệ tăng tương ứng là 5.85%, thị trường Pháp cũng tăng đáng kể là 12.32 nghìn USD. Nguyên nhân tăng là do công ty đảm bảo được chất lượng nguồn hàng, dịch vụ khách hàng tốt nên thu hút được nhiều khách hàng. So với năm 2008 thì năm 2009 có sự thay đổi rõ rệt, thị trường Nhật tăng mạnh 41.22 nghìn USD(tương ứng tăng 83.05%); thị trường Đức lại giảm 12.21 nghìn USD (tỷ lệ giảm tương ứng 13.15%); thị trường Pháp cũng giảm 2.62 nghìn USD. Qua những số liệu trên cho thấy thị trường Nhật là ổn định và tăng giá trị qua từng năm. Nguyên nhân năm 2009 giảm là do nguồn hàng thu vào chưa ổn định, công tác kiểm tra chất lượng nguồn hàng chưa được chú trọng, hàng xuất qua không đúng tiêu chuẩn không đáp ứng được nhu cầu khách hàng, nên lượng hàng xuất khẩu giảm đi nhiều. Bên cạnh đó phải kể đến thị trường Trung Quốc giá trị xuất khẩu của công ty ở thị trường này năm 2007 đạt 95.63 nghìn USD ( 27.16% tỷ trọng ) và năm 2008 là 117.647 nghìn USD (29.44% tỷ trọng ) tăng 47.50 nghìn USD, một lượng tăng đáng kể. Mặt hàng xuất khẩu của công ty sang thị trường này chủ yếu là Đá Granite. Thế nhưng năm 2009 thị trường này lại đứng hẳn. Nguyên nhân là giá sản phẩm này quá cao, khách hàng tìm được một nhà cung cấp tốt hơn, Công ty cần xem xét lại giá thành sản phẩm và cần tăng cường chiến lược Marketing. Thị trường Đài Loan chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty, chủ yếu là xuất khẩu Sỏi tự nhiên nhưng công ty xác định đây là một thị trường tiềm năng trong thời gian tới. Năm 2007 đạt giá trị 22.697 nghìn USD (chiếm 6.45% tỷ trọng), năm 2008 đạt 26.8 nghìn USD tăng 4.10 nghìn USD so với năm 2007. Năm 2009 thị trường này giảm 3.30 nghìn USD( tỷ lệ giảm tương ứng 12.32%). Giá trị xuất khẩu Sỏi tự nhiên vào thị trường này nhỏ do một số lý do mà công ty đang gặp khó khăn đó là: có rất nhiều doanh nghiệp xuất khẩu Đá tham gia vào thị trường này và trang thiết bị máy móc của công ty chưa hiện đại nên kích cỡ Sỏi làm ra thường không đúng tiêu chuẩn do đó công ty cần xem xét lại. Nguyên nhân năm 2009 thị trường XK giảm là do nhu cầu thị trường đòi hỏi cao hơn, mở rộng thị trường cũng là vấn đề rất trở ngại đối với công ty. Đặc biệt trong tình hình kinh tế hiện nay, công ty rất bị động trong việc tìm kiếm khách hàng mới và nhu cầu thị trường đòi hỏi những sản phẩm có giá trị cao, các sản phẩm XK phải qua kiểm dịch khắt khe về chất lượng, áp lực từ các hình thức bảo hộ thương mại, các hàng rào thuế quan. Vì vậy, đòi hỏi công ty cần có đội ngũ nhân viên giỏi,cần nâng cao năng lực nhân viên, tuyển các nhân viên nghiên cứu thị trường giỏi để thu hút khách hàng mới, thị trường mới. Một số nghiệp vụ thực hiện trong quá trình xuất khẩu mặt hàng Đá: Thường thì công ty đàm phán ký kết hợp đồng qua thư từ, fax hoặc điện thoại chứ không gặp trực tiếp. Tùy từng mặt hàng từng đối tác và giá trị của hợp đồng mà công ty tiến hành các phương thức giao dịch cho phù hợp. Đa số khách hàng của Thái Bảo là các khách hàng quen sẽ tự liên lạc với công ty với những điều khoản đã được chấp nhận ở hợp đồng trước. Nếu có khách hàng mới đặt hàng. Để trả lời các thư hỏi hàng, công ty sẽ gửi thư chào hàng bằng email với đầy đủ các nội dung về tên hàng hóa, đơn giá, chất lượng. Nếu thấy phù hợp khách hàng đặt hàng gửi đến công ty đồng ý với các điều kiện trong chào hàng mà công ty đã đưa ra. Nếu khách hàng cảm thấy giá cả hoặc các điều kiện không phù hợp thì sẽ tiến hành hoàn giá. Công ty sẽ xem xét lại yêu cầu. Sau đó thông qua email hoặc fax hai bên sẽ tiến hành thảo luận các điều khoản, điều kiện thuận lợi cho cả hai bên. Trong hầu hết các hợp đồng của Thái Bảo, công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB, thanh toán bằng cả hai phương thức L/C ( Letter of credit ) và T/T (Telegraphic Transfer). Sau đây là các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo: Giục mở L/C và kiểm tra L/C: Trong hợp đồng nếu thanh toán bằng phương thức L/C thì trước khi chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, công ty phải nhắc nhở Bên mua mở L/C đúng hạn quy định trong hợp đồng. Có thể gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi email và fax. Qua việc nhắc nhở đối tác mở L/C, công ty có thể biết được thiện chí của khách hàng và khả năng thanh toán của họ tránh bị thiệt hại khi có rủi ro phát sinh từ phía người nhập khẩu. Sau khi nhận được thông báo về L/C do người mua mở, bộ phận chứng từ kết hợp với Ngân hàng kiểm tra kỹ lưỡng từng nội dung, chi tiết L/C có đúng như hợp đồng đã ký để sữa chữa kịp thời những sai xót xảy ra, nếu các sai xót đó gây khó khăn cho thanh toán thì công ty cương quyết đòi bên mua sữa chữa lại cho phù hợp với hợp đồng. Các nội dung cần kiểm tra kỹ trong L/C: - Số L/C: Nhằm đảm bảo tính chân thực của L/C. - Ngày phát hành L/C: Là ngày bắt đầu phát sinh cam kết trả tiền của ngân hàng mở và là mốc để tính thời gian thực hiện nhiệm vụ đầu tiên của Bên mua và cũng là điều kiện kiên quyết để thực hiện hợp đồng. - Ngày hết hạn: Được hiểu là ngày hết hạn xuất trình bộ chứng từ. Công ty cần xem xét ngày hết hạn xuất trình bộ chứng từ có phù hợp không để thực hiện tốt hợp đồng. Đối với Bên bán, ngày hết hạn nộp bộ chứng từ càng dài càng có lợi. - Số tiền, loại tiền, địa điểm giao nhận hàng, ngày giao hàng chậm nhất, mô tả hàng hóa có khớp trong hợp đồng không. - Bộ chứng từ thanh toán: Bên bán xem xét bộ chứng từ mà Bên Mua yêu cầu có quá mức thực hiện của Bên bán không và có điểm gì chưa phù hợp. Nếu L/C đã lập xong và không gặp vấn đề gì thêm thì bộ phận chứng từ sẽ có thông báo cho Phòng xuất nhập khẩu thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên trong tâm lý chung của cán bộ công ty đặc biệt là các nhân viên trong phòng XNK thì không thích dùng phương thức L/C mặc dù thấy được ưu điểm của nó là đảm bảo chặt chẽ một cách tốt nhất việc thanh toán của khách hàng. Theo ý kiến chung cho rằng việc sử dụng phương pháp này còn khá rườm rà, tốn kém và mất nhiều thời gian hơn trong quá trình kiểm tra L/C vì các dịch vụ thông tin, dịch vụ ngân hàng còn đắt đỏ, chưa phát triển mạnh như ở một số nước khác tạo điều kiện cho quá trình thông báo, đàm phán trong khi mở, kiểm tra L/C… Chuẩn bị hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu: Chuẩn bị hàng được coi là một bước khởi đầu rất quan trọng, nó quyết định và ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đá, nó quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Công ty. Công ty bắt đầu tiến hành chuẩn bị hàng XK sau khi nhận được thông báo của khách hàng về L/C đã mở hoặc Ngân hàng Eximbank thông báo nhận được tiền ký quỹ từ khách hàng. Theo thời gian giao hàng đã được ấn định, công ty tiến hành chuẩn bị theo đúng tên hàng, số lượng, đảm bảo về chất lượng. Các công việc thực hiện trong khâu này là thu gom hàng, bao gói, kẻ ký mã hiệu hàng XK. Qua nhiều năm kinh doanh công ty đã tìm được một số nhà sản xuất uy tín. Các loại Đá được công ty thu mua hầu như là ở Bình Định: Công ty TNHH Trường Huy, Công ty CP SX Tân Long, mối quan hệ giữa công ty và cơ sở sản xuất thông qua hợp đồng nội hoặc đơn đặt hàng nhưng công ty sử dụng đơn đặt hàng là chủ yếu và thường giao dịch qua điện thoại. Việc đặt hàng được thực hiện theo mẫu của công ty với các yêu cầu cụ thể về loại Đá như: tên hàng, chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng. Có khi công ty tự thiết kế mẫu Đá rồi fax qua cho bên sản xuất thực hiện mẫu Đá. Công ty có Kho riêng nhưng ít khi dự trữ hàng sẵn thường là khi nào có đơn đặt hàng công ty mới thu mua về. Với thời gian giao hàng như đã ấn định trước trong hợp đồng, thì lô hàng XK được nhà sản xuất đảm bảo cung cấp cho công ty trước 10 ngày để giải quyết các vấn đề phát sinh có thể xảy ra với hàng hóa, đảm bảo hàng XK đúng như thỏa thuận nêu trong hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Khi XK để tránh mặt hàng Đá không bị hỏng hoặc vỡ, công ty thường thực hiện bao gói mặt hàng Đá bằng các thùng gỗ, tùy từng loại Đá để xác định bao gói sao cho phù hợp nhất, tiết kiệm được chi phí. Đôi khi việc đóng hàng phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng nhưng xu hướng chung vẫn là gọn nhẹ và tiết kiệm được chi phí. Phương châm kẻ ký mã hiệu của công ty nhằm đảm bảo cho phương pháp giao nhận, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá, tuy nhiên có những khách hàng yêu cầu bên xuất khẩu để trống bao bì để họ tự đánh dấu nhằm không muốn cho người mua cuối cùng hoặc tiếp theo biết được nguồn gốc, xuất xứ mua hàng và vấn đề này được phản ánh trong hợp đồng xuất khẩu giữa hai bên thậm chí bên mua cũng có thể sắp xếp, đóng gói bao bì theo mục đích riêng của họ và thoả thuận bên xuất khẩu không cần phải đóng gói và kẻ mã hiệu. Hình ảnh 2.1: đóng gói mặt hàng Đá tại công ty TNHH SX-TM-DV Thái Bảo Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với mặt hàng Đá từ trước tới nay của công ty cũng được coi là khâu quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín và hiệu quả kinh doanh lâu dài. Theo quy định của nhà nước việc kiểm tra hàng xuất khẩu của công ty được thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đó kiểm tra ở cấp cơ sở vẫn là quyết định cho phép hàng được xuất đi hay không. Còn kiểm tra ở cấp cửa khẩu thì trở nên thông thoáng hơn do chính sách khuyến khích của Nhà Nước. Nội dung kiểm tra của mặt hàng Đá là Đá có đúng chất lượng hay không? có giấy kiểm định chất lượng chưa? Tại hải quan Cát Lái khi nhận đủ chứng từ cần thiết nhân viên hải quan sẽ xuống kiểm tra hàng hoá nếu thấy không có vấn đề gì thì tiến hành cho hàng hoá vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Đó là những hàng hoá mà công ty mang đến cảng khi đã khai báo nhân viên kiểm tra tại chỗ. Còn công ty thực hiện đóng hàng tại nơi thu mua thì trước đó công ty phải đến Hải quan khai báo, sau đó nhân viên Hải quan đến nơi thu mua hàng hoá cũng là nơi đóng gói để cùng cơ quan kiểm tra trọng lượng, chất lượng, xuất xứ. Tóm lại, nghiệp vụ này đã thể hiện một số ưu nhược điểm sau: Công ty đã kiểm soát được tiến trình sản xuất lô hàng, tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành các nghiệp vụ kế tiếp một cách chủ động. Qua nhiều lần xuất hàng rút được nhiều kinh nghiệm, công tác chuẩn bị nguồn hàng giờ đây của công ty Thái bảo rất được quan tâm thường hoàn thành trước thời gian quy định. Tuy nhiên điều còn hạn chế ở đây là Thái Bảo có Kho nhưng không dự trữ lượng hàng, không chủ động nguồn hàng và đã gặp phải một số trường hợp: nguồn hàng khan hiếm, đột ngột lên giá, có khi vận chuyển hàng trễ không đúng tiến độ làm ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng. Mặt khác, do công ty thường chỉ đặt hàng qua điện thoại và nhà sản xuất chở trực tiếp đến kho như đã thỏa thuận, không có bộ phận giám sát tại chỗ vì thế nên khi hàng xuất đi rồi thường bị phàn nàn chưa đúng tiêu chuẩn nhất là mặt hàng Sỏi đối với những khách hàng dễ tính có thể chấp nhận được, còn với những khách hàng khó tính yêu cầu trả hàng như thế làm mất rất nhiều chi phí. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng xuất khẩu: Căn cứ vào thực tế và điều kiện cơ sở giao hàng, khối lượng và đặc điểm hàng hóa và điều kiện vận tải để thuê phương tiện vận tải cho phù hợp, lựa chọn mua hay không mua bảo hiểm hàng hóa. Đa số các mặt hàng Đá của công ty được vận chuyển giao nhận bằng container đường biển. Với số lượng hàng hóa ký kết trong hợp đồng công ty tính toán để xác định container cần thiết cho việc đóng hàng, xác định số lượng hàng giao phù hợp. Trong trường hợp Bên mua không chỉ định hãng tàu, công ty sẽ liên hệ với các hãng tàu để tìm hãng tàu phù hợp với lịch trình và giá cước mà Bên mua có thể chấp nhận được. Công ty sẽ xem xét ngày giao hàng chậm