Khóa luận Một số giải pháp phát triển hoạt động gia công may mặc xuất khẩu ở công ty TNHH Doosol Việt Nam

g ở dạng phi văn bản (trao đổi qua điện thoại hay trao đổi trực tiếp) và dùng phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (biểu mẫu 03/1), phiếu này được đánh số để theo dõi. Còn trong trường hợp khách hàng gửi yêu cầu bằng văn bản (qua fax, email, telex) thì dùng chính văn bản đó như một phiếu ghi nhận yêu cầu khách hàng bằng cách đánh số thứ tự trên văn bản và lưu vào file. Mọi thông tin do lãnh đạo công ty hay lãnh đạo phòng thu nhận liên quan đến yêu cầu của khách hàng đều được thông tin lại cho cán bộ mặt hàng để ghi vào phiếu, hoặc chuyển yêu cầu khách hàng (dạng văn bản) cho cán bộ mặt hàng tiếp nhận và lưu vào file. Trong những trường hợp cần thiết trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chuyển bản sao của phiếu ghi nhận tới các đơn vị liên quan để tham gia xem xét. Cán bộ mặt hàng sẽ ký tên vào phiếu ghi nhận được lập và phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. * Xem xét, tính toán khả năng đáp ứng của công ty. Phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét các nội dung của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng theo các vấn đề khi xem xét như sau: - Xác định tên hàng, số lượng và chủng loại sản phẩm. - Đơn giá và trị giá sản phẩm. - Thị trường cung ứng, tiêu thụ. - Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, bản quyền nhãn mác hàng hóa (của bên đặt gia công) và thời hạn giao hàng. - Chứng từ giao nhận nguyên phụ liệu và hàng hóa gồm: B/L, P/L, INV, C/O (nếu có). - Sản xuất mẫu đối: + Khách giao tài liệu kỹ thuật và/hoặc mẫu sản xuất. + Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của nhà cung ứng (nếu có) và các điều kiện về kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật xác định và sản xuất mẫu đối. - Điều kiện và thời hạn thanh toán. - Vấn đề giải quyết tranh chấp: điều kiện phát sinh hướng giải quyết tranh chấp theo luật và hội đồng trọng tài cụ thể. - Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau và nêu rõ thời gian hiệu lực của hợp đồng. Sau khi phụ trách phòng xem xét xong các mục cần xem xét của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu: “xem xét hợp đồng”, hoặc biểu mẫu “xem xét phụ lục của hợp đồng” (biểu mẫu 03/3), trưởng phòng xuất nhập khẩu ký vào các loại phiếu này và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Với những khách hàng có yêu cầu báo giá thì phòng xuất nhập khẩu phải chuyển tiếp sang bước chào hàng- báo giá, ngược lại, công ty có thể thẳng đến bước soạn thảo và ký kết hợp đồng. * Bảng chào hàng, báo giá. Để chào hàng, báo giá cho khách hàng, cán bộ mặt hàng dùng phiếu chào hàng báo giá (biểu 03/7). Cơ sở để lập phiếu chào hàng báo giá là căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, khả năng đáp ứng của công ty, mức giá chung theo qui định hiện hành của công ty, mẫu hiện vật… sau đó phiếu được phụ trách phòng ký và chuyển tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi nhận được phiếu chào hàng báo giá, khách hàng có thể có hai loại quyết định: Chấp nhận báo giá: lúc này cán bộ mặt hàng chuyển sang bước soạn thảo hợp đồng. Chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: lúc này cán bộ mặt hàng và phụ trách phòng xuất nhập khẩu xem xét khả năng đáp ứng của công ty, lập lại phiếu chào hàng, báo giá hoặc báo cáo lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt hủy bỏ yêu cầu đặt hàng. * Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng. Việc soạn thảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được cán bộ mặt hàng soạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã được hai bên thống nhất. Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng thì cán bộ mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung những điều khoản mà hai bên đã thống nhất nếu không chấp nhận thì phải thỏa thuận lại với khách hàng và xem xét lại. Hợp đồng, phụ lục của hợp đồng sau khi đã được soạn thảo phải được phụ trách phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại ký tên và trình lên tổng giám đốc. Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng, trường hợp tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng không nhất trí với nội dung hợp đồng thì cán bộ mặt hàng xem lại khả năng đáp ứng của công ty và soạn thảo nội dung cho phù hợp cho đến khi tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng ra quyết định cuối cùng (ký kết hoặc hủy bỏ hợp đồng). * Theo dõi. Sau khi hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng được ký kết, cán bộ mặt hàng phải mở sổ theo dõi hợp đồng. Cán bộ mặt hàng lưu một bản gốc, một bản gốc khác gửi cho cán bộ làm thủ tục hải quan đồng thời sao gửi cho lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất. * Sửa đổi, bổ sung. Sau thời điểm hai bên ký kết hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, nếu bất kỳ từ phía nào có những yêu cầu phát sinh không phù hợp hoặc trái ngược với các nội dung đã ký thì xuất hiện nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, có hai trường hợp xảy ra: - Trường hợp chấp nhận: công ty có những yêu cầu sửa đổi bổ sung mà được bên đối tác chấp nhận thì người cán bộ mặt hàng phải thu thập ghi chép các yêu cầu đó (của công ty hoặc của khách hàng) vào phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng và phụ lục hợp đồng có chữ ký của phụ trách phòng xuất nhập khẩu trình lãnh đạo công ty duyệt. Sau khi hai bên thỏa thuận các yêu cầu đó thì cán bộ mặt hàng soạn thảo nội dung văn bản sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết. Sau đó vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất. - Trường hợp chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: cán bộ mặt hàng phải chuẩn bị lại nội dung phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng và phụ lục, trình lãnh đạo công ty ký và soạn thảo văn bản cho đến khi có quyết định cuối cùng (ký kết hay hủy bỏ). Nếu văn bản được ký kết thì cán bộ mặt hàng phải vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất. Trường hợp cán bộ mặt hàng sẽ không phải lập phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng và phụ lục nếu như yêu cầu của khách hàng ở dạng văn bản và nội dung văn bản không liên quan đến giá, tên hàng, đơn hàng, chủng loại hàng, cán bộ mặt hàng có thể sử dụng văn bản này thay thế cho phiếu. 2.2.5.2.4 Quá trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công. a. lập kế hoạch sản xuất. * Kế hoạch sản xuất gồm 3 loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, các loại kế hoạch sản xuất này do phòng xuất nhập khẩu lập và có ý nghĩa như sau: - Kế hoạch sản xuất năm là kế hoạch sản xuất có tính định hướng chung theo mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong vòng một năm. - Kế hoạch sản xuất quý, tháng là kế hoạch sản xuất có tính tác nghiệp trực tiếp, ngay lập tức trong thời gian ngắn và cụ thể. * Căn cứ chung để lập kế hoạch. - Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, công ty. - Khả năng ký kết hợp đồng với khách hàng và các hợp đồng đã được ký kết. - Khả năng hạn ngạch có thể trúng thầu (nếu sản phẩm vào thị trường có hạn ngạch). - Mức giá chung cho mỗi loại sản phẩm có khả năng được ký kết. - Xu hướng phát triển của thị trường, thị hiếu và sản phẩm. - Năng lực sản xuất của công ty và các nguyên liệu sản xuất khác có thể huy động. * Bộ phận lập kế hoạch. - Kế hoạch sản xuất năm, quý là do cán bộ thống kê tổng hợp lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc và do tổng giám đốc phê duyệt. - Kế hoạch sản xuất tháng (Kế hoạch tác nghiệp) do trưởng phòng xuất nhập khẩu lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc điều hành và do giám đốc điều hành phê duyệt. * Tác dụng. - Kế hoạch sản xuất năm được hoạch định, là căn cứ mục tiêu sản xuất của công ty trong năm, được báo cáo trực tiếp cho cơ quan chủ quản (công ty dệt may Việt Nam, bộ công nghiệp) và các ban ngành có liên quan (tổng cục thống kê, cục thống kê Hà Nội…). - Kế hoạch sản xuất quý chủ yếu được lập để báo cáo công ty (để nắm hướng phát triển sản xuất trong thời gian trước mắt) và báo cáo ngân hàng (để làm căn cứ vay các khoản tiền tại ngân hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh). - Kế hoạch sản xuất tháng được coi là kế hoạch tác nghiệp, là căn cứ cho các đơn vị sản xuất tổ chức triển khai sản xuất thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng, kế hoạch được chuyển tới tất cả các phòng ban để cùng hợp tác, phối hợp thực hiện. * Điều chỉnh kế hoạch. - Điều chỉnh kế hoạch thường được sử dụng cho hai loại kế hoạch: Kế hoạch sản xuất năm và Kế hoạch sản xuất tháng. - Đối với kế hoạch sản xuất năm: do những nguyên nhân thuộc phần căn cứ chung để lập kế hoạch có sự thay đổi lớn làm đảo lộn toàn bộ các dự kiến ban đầu buộc công ty phải thay đổi chủ trương sản xuất, mặt hàng sản xuất, cơ cấu sản xuất, cơ cấu chủng loại sản phẩm… Trong trường hợp này, sau khi xem xét khắc phục mà khả năng không khắc phục được, công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế làm lại kế hoạch sản xuất và báo cáo cho giám đốc để đưa ra quyết định điều chỉnh. - Đối với kế hoạch sản xuất tháng: do những nguyên nhân, tình huống cụ thể (ví dụ như: Khách hàng thay đổi thời gian giao nhận hàng hóa, nguyên vật liệu, mẫu mã… hoặc có sự cố trong sản xuất như mất điện, ảnh hưởng của thời tiết của đơn vị cung ứng hải quan…) chủ quan hoặc khách quan công ty phải thay đổi kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất và giao hàng thì phòng xuất nhập khẩu phải thông báo và bàn bạc thỏa thuận với khách hàng về những vấn đề có liên quan làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch sản xuất tháng cho phù hợp, những vấn đề này phải được lãnh đạo công ty phê chuẩn. b. Chuẩn bị sản xuất. Chuẩn bị sản xuất là khâu quan trọng có tính quyết định của quá trình sản xuất, nó bảo đảm cho quá trình sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất. Tài liệu kỹ thuật: là bao gồm một hệ thống những yêu cầu của khách hàng trong đó nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, các thông số kích thước và tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá, hướng dẫn gắn mác, mẫu giấy, mẫu hiện vật… Hệ thống tài liệu kỹ thuật đòi hỏi công ty phải tuân thủ nghiêm túc những yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng, có như vậy mới đảm bảo thỏa mãn những thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng (hoặc phụ lục hợp đồng). Tài liệu kỹ thuật sẽ được khách hàng giao cho phòng xuất nhập khẩu và được phòng này chuyển đến từng phòng có liên quan đến các bộ phận có liên quan chủ yếu và trước tiên là phòng kỹ thuật- phòng chức năng và kỹ thuật sản xuất. * Lệnh sản xuất. Là văn bản cụ thể hóa của kế hoạch sản xuất tháng trong đó yêu cầu bộ phận sản xuất thực hiện nội dung sản xuất như sản xuất hàng gì (tên hàng), số lượng sản phẩm, định mức nguyên phụ liệu, ngày vào chuyền, thời gian giao hàng… Lệnh sản xuất được trưởng phòng xuất nhập khẩu ký trước khi gửi cho các bộ phận khác. Trong quá trình triển khai lệnh sản xuất, nếu không có gì thay đổi thì đó là biểu mẫu chính thức. Trong trường hợp có sự thay đổi một trong các yếu tố (đã nêu trên) trong lệnh thì phải phát lệnh mới, lệnh cũ được hủy bỏ và thu hồi, cán bộ mặt hàng sẽ lưu file lỗi. Thứ tự của lệnh ban đầu được đánh theo số tự nhiên: 1,2,3… và kèm chữ (A), thứ tự của lệnh mới thay thế lệnh cũ được giữ nguyên số tự nhiên và kèm theo lần lượt các chữ (B), (C),(D),… Trong trường hợp lệnh sản xuất chỉ thay đổi rất ít thì phòng xuất nhập khẩu có thể không thay đổi lệnh mà chỉ ra một thông báo kèm theo cho các đơn vị nhận lệnh. * Xem xét một số vấn đề thuộc tài liệu kỹ thuật. Sau khi có lệnh sản xuất được ban hành (đối với hàng gia công), thì cán bộ mặt hàng chuyển mẫu gốc cho phòng kỹ thuật xác định mức phụ liệu, khi vải về kho phòng kỹ thuật lập bảng màu và báo lại định mức nguyên phụ liệu để cán bộ mặt hàng tiến hành cân đối xác định số nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất (trường hợp thiếu và được sự thỏa thuận của khách, cán bộ mặt hàng sẽ xác định số lượng nguyên phụ liệu cần mua). Đối với hàng FOB, phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh tiếp thị phải xác định được mẫu giấy, thông số kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu và phòng kinh doanh tiếp thị phải lập phương án mua nguyên phụ liệu trước khi ký hợp đồng FOB. Sau khi hợp đồng FOB được ký kết, cán bộ phòng kinh doanh tiếp thị phải hoàn thành phương án mua nguyên phụ liệu theo nhu cầu, tuân thủ quy trình mua hàng. Khi vải về phòng kinh doanh tiếp thị, phòng kỹ thuật xác định được màu chỉ (nếu màu chỉ chưa được xác định ở phương án mua nguyên phụ liệu) và từ đó lên bảng phối màu. Xem xét một số vấn đề về định mức hợp đồng FOB, bảng phối màu, màu chỉ,… là trách nhiệm của phòng kỹ thuật (chính) và phòng xuất nhập khẩu (phối hợp) nếu là hợp đồng gia công, là trách nhiệm của phòng kỹ thuật (chính) và phòng kinh doanh tiếp thị (phối hợp) nếu là hợp đồng FOB. * Theo dõi tiến độ nhận nguyên phụ liệu. Trước cán bộ mặt hàng phài hoàn thành các thủ tục nhập khẩu phải sao các chứng từ cần thiết có liên quan đến hàng nhập như: P/L, INV (nếu có), bảng phối màu (nếu có) cho phòng phục vụ sản xuất (hoặc thủ kho), thông báo thời gian giao hàng về để phục vụ sản xuất bố trí phương tiện và tiếp nhận. Khi hàng nhập về, thủ kho tiến hành nhận hàng đối chiếu với P/L, bảng phối màu với số lượng chất lượng thực nhập. Thủ kho làm các thủ tục nhập cần thiết như lập biên bản nhận hàng và có thể yêu cầu giám định (của VINACONTROL) nếu có ghi hàng nhập thiếu nhiều, đồng thời thủ kho báo cáo với cán bộ mặt hàng theo dõi lô hàng để thông báo kịp thời với khách hàng hoặc đại diện của khách hàng bằng điện thoại, fax (văn bản nếu cần), để có hướng điều chỉnh kịp thời (với hàng gia công) hoặc thông báo với nhà cung cấp để có hướng giải quyết (với hàng FOB). Khi nguyên phụ liệu đã nhập về, đủ hay thiếu, cán bộ mặt hàng vẫn phải cân đối nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất. * Cân đối nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất. Cân đối nguyên phụ liệu là quá trình cân đối liên tục từ khi chuẩn bị nguyên phụ liệu đến khi kết thúc quá trình sản xuất, đảm bảo được yêu cầu của khách hàng. Khi hàng về kho, cán bộ mặt hàng lấy số liệu nguyên phụ liệu thực nhập kho để tiến hành cân đối giữa lượng nguyên phụ liệu thực nhập và nhu cầu sản xuất theo từng mã hàng, một mặt cán bộ mặt hàng lập bảng cân đối trình phụ trách phòng xem xét và duyệt đưa vào sản xuất, một mặt thông báo với khách hàng (nếu là hàng gia công), thông báo với nhà cung ứng (nếu là hàng FOB) để có căn cứ giải quyết ngay (nếu cần thiết) và sau này. Sau khi cân đối và thông báo cho khách hàng hoặc nhà cung ứng tùy tình hình mà trưởng phòng xuất nhập khẩu quyết định phát lệnh sản xuất chính thức (nếu đủ điều kiện) hoặc hủy lệnh sản xuất (nếu không đủ điều kiện), trường hợp này phải được lãnh đạo công ty phê duyệt và sự thỏa thuận của khách hàng. c. Triển khai lệnh sản xuất * Theo dõi tiến độ sản xuất. Cán bộ mặt hàng thường xuyên lấy số liệu vào chuyền may và ra chuyền may. Theo dõi bằng văn bản theo từng mã hàng. Nếu tiến độ sản xuất chậm phải tìm hiểu nguyên nhân và báo cáo kịp thời tình hình sản xuất cho trưởng phòng xuất nhập khẩu để có hướng giải quyết kịp thời. * Phối hợp với khách hàng. Cán bộ mặt hàng luôn luôn phải phối hợp với khách hàng để giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng. * Phối hợp với nội bộ (với các bộ phận liên quan). - Với phòng phục vụ sản xuất: khâu vận chuyển nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và cung ứng bao bì. Cán bộ mặt hàng phải cung cấp những thông tin về loại bao bì, in ấn cho phòng phục vụ sản xuất để phòng phục vụ sản xuất phối hợp thực hiện. - Với phòng kỹ thuật: về định mức, thông số kỹ thuật, mẫu mã,… - Với bộ phận sản xuất: chuyển các yêu cầu về đóng gói (vệ sinh công nghiệp) cùng chi tiết đóng gói thành phẩm (P/L). 2.2.5.2.5 Hoàn thành hợp đồng và giao hàng xuất khẩu. * Làm thủ tục xuất khẩu. Thực hiện các thủ tục hải quan như đăng ký định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, tờ khai xuất khẩu, P/L, chỉ định giao hàng (nếu có), nộp lệ phí hải quan, thủ tục kiểm hàng… Quan hệ với hãng vận tải (hàng không hoặc tàu biển) để định ngày giao hàng, phối hợp giao nhận container. Thực hiện những thủ tục chứng từ nhận hàng, chứng từ thanh toán như: E/l, C/O, B/L, INV,… và những giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của hợp đồng, của khách hàng, của qui định L/C, của ngân hàng thanh toán,… và các yêu cầu khác (nếu cần). * Giao hàng xuất khẩu. Căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng của khách hàng, cán bộ mặt hàng thống nhất với chuyên gia lập danh sách các đơn hàng gia trong tuần (hoặc trong tháng) và yêu cầu khách hàng gửi “hướng dẫn giao hàng- shipping in struction”. Cán bộ mặt hàng lập bản kê chi tiết (Packing list)- lệnh đóng gói sơ bộ cho các đơn hàng và chuyển lệnh này cho xí nghiệp đóng gói. Sau khi đóng gói xong cán bộ mặt hàng làm Packing list thực tế và chuyển cho chuyên gia để kiểm tra hàng. Trên cơ sở shipping in struction, cán bộ mặt hàng trao đổi (trực tiếp hoặc bằng tel hoặc fax) cho hãng tàu (hay đại lý vận tải) chi tiết các đơn hàng xuất: tên hàng, số lượng, số kiện, số khối, thời gian xuất và địa điểm dự kiến xuất hàng và yêu cầu hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) xác nhận bằng văn bản (Booking note- xác nhận đóng hàng). Trên cơ sở Booking note, cán bộ mặt hàng phải: - Hoàn thành bộ hồ sơ xuất hàng chuyển cho cán bộ làm thủ tục hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh mở tờ khai xuất hàng. Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm: - Đánh máy một bộ tờ khai hải quan (3 tờ). - Kèm bộ tờ khai hải quan gồm: phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất), 3 packing list, chỉ định giao hàng (shipping intruction), 1 bản định mức của đơn hàng cần xuất. Bộ hồ sơ trên được trình hải quan, được hải quan cho mở tờ khai xuất, cán bộ làm thủ tục hải quan (căn cứ vào yêu cầu của cán bộ mặt hàng) đăng ký ngày giờ kiểm và thông báo lại cho cán bộ mặt hàng. Cán bộ mặt hàng phải: - Lập invoice lô hàng xuất chuyển cho phòng phục vụ sản xuất (để làm hóa đơn khi xuất hàng). - Căn cứ vào khối lượng lô hàng xuất, mức độ phức tạp, điều kiện phương tiện vận tải và hợp đồng của lô hàng xuất được đăng ký tại đâu mà cán bộ mặt hàng có thể yêu cầu lấy container về đóng tại đơn vị hoặc đóng ngay tại cảng đó. - Fax booking note của hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) cho cán bộ mặt hàng tại cảng để liên lạc mượn vỏ container. - Thông báo cho phòng phục vụ sản xuất chuẩn bị phương tiện vận tải (nếu lô hàng nhỏ), bố trí lực lượng bốc hàng, và chuẩn bị giao hàng. - Viết vào sổ theo dõi hàng xuất chi tiết lô hàng xuất: tên hàng, số lượng, đơn giá, số kiện,… để theo dõi. - Khi có chỉ định giao hàng bằng máy bay của khách hàng, cán bộ mặt hàng liên hệ (điện thoại, fax) để đặt chỗ với đại lý hoặc hãng tàu và được đại lý hoặc hãng tàu xác nhận. - Fax packing list, chỉ định giao hàng cho chi nhánh cảng để mở tờ khai xuất và gửi về phòng xuất nhập khẩu công ty phong bì niêm phong tờ khai xuất của hải quan cảng. - Lập bộ chứng từ hàng xuất gửi theo hàng (E/L, C/O, P/L, INV….). - Thông báo cho phòng phục vụ sản xuất chuẩn bị phương tiện vận tải, lực lượng bốc hàng và chuẩn bị thủ tục giao hàng. - Viết vào sổ theo dõi hàng xuất chi tiết lô hàng xuất: tên hàng, số lượng, đơn giá, số kiện,… để theo dõi. Sau khi hàng đã lên tàu, cán bộ mặt hàng lập bộ chứng từ hàng xuất theo yêu cầu của khách hàng, thông thường bộ hồ sơ gồm có: - Giấy phép xuất khẩu (E/L – export licence) - Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – certificate of origin). - Vận đơn (B/L – bill of lading). - Hóa đơn thương mại (INV – commercial invoice). - Bản kê chi tiết đóng gói (P/L – packing list). Lưu chứng từ hàng xuất - cán bộ mặt hàng phải: - 01 Bộ gửi cho khách hàng. - Cán bộ mặt hàng lưu bộ copy. - 01 Bộ gốc gửi ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng). * Thực hiện quyết toán hợp đồng với khách hàng theo các điều khoản đã nêu trong hợp đồng. * Thực hiện quyết toán với hải quan. * Hậu bán hàng. Sau khi đã giao hàng cho khách phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng để nắm kết quả giao nhận, dựa vào các điều khoản đã ký (thời gian, số lượng, chất lượng…). Ghi nhận (nếu có) các ý kiến phản hồi từ phía khách hàng vào phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng và đề nghị tổng giám đốc xem xét. Tổng giám đốc xem xét ý kiến của khách hàng, nếu thấy ý kiến có cơ sở thì phân công cán bộ giải quyết. Khi cần thiết, tổng giám đốc có thể đề nghị đơn vị liên quan đến phối hợp để xem xét. Sau khi xem xét, cán bộ được phân công trả lời kiến nghị của khách hàng rồi trình tổng giám đốc. 2.3 Đánh giá thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty TNHH Doosol Việt Nam. 2.3.1 Những mặt đạt được từ hoạt động gia công xuất khẩu. Công ty TNHH Doosol Việt Nam hiện nay vẫn thực hiện may gia công xuất khẩu theo hai hình thức: gia công đơn thuần, mua đứt bán đoạn. Hiện công ty vẫn thực hiện phương thức gia công đơn thuần là chủ yếu. Còn phương thức gia công mua đứt bán đoạn chiếm tỷ lệ rất nhỏ nhưng đây là hướng đi mới mà công ty cần vươn tới. Doanh thu xuất khẩu luôn chiếm phần lớn trong tổng doanh thu công ty. Bảng 2.9: Doanh thu xuất khẩu trong tổng doanh thu của công ty. ĐVT: USD Doanh thu 2007 2008 2009 Doanh thu công nghiệp 63.154 57.067 61.117 Doanh thu xuất khẩu 61.051 54.081 59.140 Doanh thu bán nội địa 2.103 2.986 1.977 Nguồn: Báo cáo giá trị sản xuất công nghiệp may công ty TNHH Doosol Việt Nam từ phòng xuất nhập khẩu. Trong doanh thu xuất khẩu thì doanh thu từ hoạt động gia công chiếm tỷ lệ rất lớn, doanh thu từ hoạt động xuất khẩu trực tiếp không đáng kể. Hiện nay, các sản phẩm của công ty đã xuất sang cho nhiều nước bạn hàng, các bạn hàng đến với công ty ngày càng nhiều và các bạn hàng cũ ngày càng được củng cố. Đó là do có sự chuẩn bị, nâng cấp đầu tư đúng hướng vào máy móc thiết bị, nhà xưởng… nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm tạo được lòng tin từ phía khách hàng. Một số khách hàng quen biết đã đặt niệm tin về chất lượng sản phẩm và phương thức kinh doanh vào công ty, họ đặt hàng gia công thường xuyên. Theo như bảng 2.8: Hình thức gia công hàng may mặc ở công ty TNHH Doosol Việt Nam. ĐVT: USD Hình thức gia công 2005 2006 2007 2008 2009 Gia công đơn thuần 3.487.596 3.808.541 4.532.304 3.315.989 3.597.323 FOB 7.560 285.659 506.934 480.653 Tổng 3.495.156 4.094.200 4.532.304 3.822.923 4.077.976 Tỷ trọng 99.78 93.02 86.74 88.21 Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Doosol Việt Nam. Phương thức gia công mua đứt, bán đoạn đã giúp công ty tăng được lợi nhuận và giúp công ty tích lũy được kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế là bước tạo đà cho công ty tiến tới xuất khẩu trực tiếp. Hiện nay các sản phẩm mà công ty sản xuất gia công chủ yếu là cho thị trường Mỹ, trong đó kim ngạch xuất khẩu sang thị trường này chiếm đạt tỷ trọng lớn nhất (thường chiếm trên dưới 30% trong tổng giá gia công của công ty). Bên cạnh đó, công ty cũng cần phải cố gắng mở rộng các thị trường khác như: Nhật, Hàn quốc, Đài loan,… hơn nữa. Trong những năm qua, với sự cố gắng không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty trong việc áp dụng quản lý chất lượng vào sản xuất, công ty đã đạt được chứng chỉ ISO 9001:2000 vào 3 tháng đầu năm 2002. Đây là vấn đề rất quan trọng giúp công ty mở rộng thâm nhập thị trường khó tính nhưng có nhiều triển vọng như: Nhật bản, EU, Bắc Mỹ… Trong những năm gần đây, công ty đã tập hợp được một đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, trong những năm tới cùng với xu hướng tinh giảm bộ máy quản lý của công ty cũng đang tiếp tục chiêu mộ những cán bộ quản lý có phẩm chất và năng lực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đạt được hiệu quả cao. Công ty cũng đã đào tạo được một đội ngũ công nhân viên có trình độ kỹ thuật khá về chuyên môn để thực hiện các đơn hàng đòi hỏi trình độ cao về chất lượng sản phẩm. 2.3.2 Những tồn tại trong hoạt động gia công xuất khẩu. Tuy mới được thành lập không lâu nhưng công ty TNHH Doosol Việt Nam đã không ngừng vươn lên, khẳng định chỗ đứng của mình ở cả thị trường trong nước và nước ngoài. Với một đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ, am hiểu thị trường đồng bộ và phối hợp chặt chẽ giữa khâu ở công đoạn từ giao dịch đàm phán với khách hàng đến ký kết các điều khoản trong hợp đồng, bảo đảm được chất lượng và tiến độ giao hàng gắn với thời gian nhập khẩu nguyên phụ liệu. Công ty lại có ưu thế về nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ qua đó tạo được thế ổn định trong kinh doanh. Công ty có uy tín nên việc ký kết hợp đồng dễ dàng. Công ty cũng nhận biết thế mạnh của từng đơn vị trực thuộc, các phòng ban, phân công nhiệm vụ cụ thể, nguồn hàng may mặc chất lượng cao, đảm bảo hợp lý về sản lượng và giá cả. Với những đóng góp của ngành may mặc trong thời gian qua đã chứng minh cho khả năng phát triển mạnh mẽ của ngành. Đến nay công ty đã khẳng định được vị thế của mình bằng việc phát triển với tốc độ nhanh, giải quyết công ăn việc làm cho hàng trăm ngàn công nhân lao động, tạo nguồn ngoại tệ cho đất nước, tham gia vào quá trình phân công và hợp tác quốc tế, nhanh chóng hội nhập vào quốc tế và khu vực, từng bước thiết lập nền công nghiệp chuyên ngành trên phạm vi toàn quốc. Nhữ