Khóa luận Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán tài sản cố định tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai

: 0200585677 Số tài khoản: 102010000201669 tại ngân hàng Công thương Hải Phòng Vốn điều lệ của công ty: 22.072.600.000 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua các năm STT Các chỉ tiêu 2006 2007 2008 1 Tổng doanh thu-VAT 20.469.320.430 25.947.034.101 28.834.405.934 2 Tổng chi phí 16.374.428.734 21.456.030.000 24.309.420.000 3 Vốn cố định 70.000.000.000 94.400.000.000 150.900.000.000 4 Vốn lưu động 15.320.000.000 19.750.000.000 34.000.000.000 5 ổng số CBCNV 350 410 450 6 Tổng quỹ tiền lương 2.808.788.000 3.504.120.000 4.373.456.000 7 Lương bình quân 912.000 950.000 1.100.000 8 Lợi nhận 3.359.477.834 3.524.647.300 4.010.1490327 9 Thuế các loại nộp ngân sách 4.320.978.358 4.001.947.892 3.879.127.925 Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm (2006,2007,2008) ta có thể nhận thấy công ty cổ phần thương mại Minh Khai đã không ngừng lớn mạnh. Doanh thu của công ty đã không ngừng tăng lên qua các năm. Bên cạnh đó công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị hiện đại dẫn đến vốn cố định tăng lên thể hiện: Năm 2007 tăng lên so với năm 2006 là 24.400.000.000, năm 2008 tăng so với năm 2007 là 56.500.000.000 đồng. Qua đó lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng lên đáng kể qua các năm Số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty được tuyển chọn kỹ lưỡng cũng ngày một tăng. Thu nhập của họ cũng tăng cungf với nhịp điệu phát triển của công ty Hàng năm công ty đã đóng hàng tỷ đồng vào ngân sách Nhà nước. Công ty đã hoàn thành vượt mức việc đóng thuế cho Nhà nước đóng góp một phần trong sự nghiệp phát triển chung của toàn xã hội 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai gồm có 310 người trong đó bộ phận bán hàng có 254 người và bộ phận văn phòng quản lý có 56 người được phân thành các phòng ban như sau: Trụ sở chính gồm có 3 phòng chức + Phòng kế toán tài vụ + Phòng tổ chức hàng chính + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Mỗi phòng ban được phân hạn rõ chức năng quyền hạn của mình - Ngoài ra còn có các chi nhánh cửa hàng + Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh + Chi nhánh thành phố §à Nẵng + Chi nhánh trung tâm huyện Tiên Lãng + Cửa hàng, siêu thị + Cửa hàng Trần Quang Khải Các chi nhánh được phân rõ quyền hạn, chức năng của mình Để công ty hoạt động có hiệu quả theo những mục tiêu đã đề ra là dựa vào toàn bộ sự đóng góp của các thành viên trong công ty mà đặc biệt là bộ máy quản lý với những người có trình độ cao và say mê, trách nhiệm trong công việc. Giám đốc (kiêm chủ tịch hội đồng quản trị): là người nắm quyền hành cao nhất trong công ty, ra quyết định tổ chức và chỉ đạo công tác kinh doanh. Hai phó giám đốc : là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về phần việc được phân công phụ trách và giúp giám đốc trong việc quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh. Phòng kế toán tài vụ: chịu trách nhiệm giúp và tham mưu cho giám đốc mọi mặt kế quả kinh doanh của công ty. Theo dõi khả năng tài chính bảo toàn vốn của doanh nghiệp, theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí, tính toán các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. Tổ chức hệ thống kế toán và phương pháp hạch toán theo chế độ quy định. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ lập kế hoạch, mua hàng, nhận đại lý kế hoạch cung cấp cho các cửa hàng trực thuộc, theo dõi sự biến động của giá cả, thông báo kết quả tình hình và tiến độ kế hoạch, nghiên cứu nhu cầu thị trường, xác lập hình thức tổ chức kinh doanh và danh mục mặt hàng, xác lập cơ cấu vĩ mô mặt hàng và dự báo yêu cầu mua dự trữ. Phòng tổ chức hành chính: quản lý nhân sự, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và chế độ BHXH cho cán bộ công nhân viên, bảo vệ toàn bộ vật tư, tài sản, hàng hoá của doanh nghiệp. Cửa hàng trực thuộc là hệ thống siêu thị và các cửa hàng. Sô đồ bộ máy quản lý của công ty Đại hội đồng cổ đông Tổng giám đốc ( Chủ tịch H ĐQT) ) P.TGĐ hành chính P.TGĐ kinh doanh Phòng kế toán Phòng HC- TH Phòng KD_XNK Chi nhánh, cửa hàng Cửa hàng Khách sạn Quầy hàng Ban kiểm soát Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận được quy định theo quy chế của công ty như sau: 2.1.2.2 Tổ chức sản xuất của công ty Cổ phần thương mại Minh Khai và kết quả hoạt động Công ty thương mại Minh Khai hoạt động kinh doanh chính trong lĩnh vực thương mại dịch vụ với chức năng và nhiệm vụ chính được đề ra như sau: - Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt được mục tiêu và nội dung hoạt động. - Bảo toàn phát triển vốn của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Tổ chức khai thác hàng hoá, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn đến bán lẻ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, mở rộng các loại hình dịch vụ hơn nữa để đáp ứng nhu cầu và hiệu quả kinh tế cao. Trong nền kinh tế thị trường sôi động như hiện nay, Công ty Cổ phần thương mại Minh Khai đã không ngừng phát triển mở rộng quy mô. Công ty không chỉ hoạt động trong phạm vi nội thành Hải Phòng mà còn vươn ra các huyện lân cận khác như Tiên Lãng, Vĩnh Bảo…và một số tỉnh thành khác như Đà Nẵng, Hồ Chí Minh. Hoạt động của công ty gồm các hình thức bán buôn, bán lẻ. Năm 1996, Công ty chính là đơn vị đầu tiên của thành phố Hải Phòng áp dụng hình thức tiêu thụ tự chọn và bán buôn kèm theo dịch vụ hậu mãi. Công ty cũng luôn bảo đảm phương châm hàng hoá phải đến được tay người tiêu dùng một cách tôt nhất và nhanh nhất. Việc phát nguồn bán buôn hàng hoá với khối lượng lớn cũng đồng thời tạo cho doanh nghiệp một lợi thế, khắc phục căn bản tình trạng thiếu vốn kinh doanh, giảm đáng kể lãi vay ngân hàng. Hiện nay, Công ty Cổ phần thương mại chính là một bạn hàng uy tín của doanh nghiệp lớn và là tổng đại lý phân phối của nhiều nhà sản xuất nổi tiếng như: công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông, công ty cao su Sao Vàng, rượu Hà Nội, chè Kim Anh, gốm sứ Hải Dương…tạo cho công ty một nguồn hàng phong phú với số lượng lớn, uy tín, chất lượng. 2.1.3 Những thuận lợi và khó khăn của Công ty 2.1.3.1 Khó khăn Là một Doanh nghiệp thương mại với đa dạng các loại hàng hoá, dịch vụ cung cấp hàng hoá cho đại bộ phận dân cư trong thành phố. Nhưng hiện nay có rát nhiêu các siêu thị mới mọc ra là vấn đề khó khăn lớn nhất. Điều này đòi hỏi công ty phải có kế hoạch thúc đẩy vệc tiêu thụ sản phẩm sản phẩm sản phẩm để cạnh tranh với các Doanh nghiệp khác 2.1.3.2 Thuận lợi Công ty với đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao làm việc hiệu quả tiết kiệm được nguồn nhân lực cho công ty Sản phẩm, hàng hoá của công ty ngày càng phong phú đảm bảo cho nhu cầu mua sắm của khách hàng Công ty nằm trong khu vực trung tâm của thành phố, nơi tập trung đông dân cư và các hoạt dộng thương mại nên việc tiêu thụ luôn diễn ra rất sôi nổi. Và là Doanh nghiệp có uy tín với khách hàng từ nhiều năm Công ty mới chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp Nhà nước sang cổ phần nên được hưởng một số ưu đãi về thuế 2.2 Tổ chức công tác kế toán. bộ máy kế toán của công ty cổ phần thương mại Minh Khai 2.2.1 Hình thức kế toán của Công ty Để phù hợp với tình hình thực tế hoạt động kinh doanh và thuận tiện cho công tác quản lý, công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ để hạch toán. Hình thức kế toán này kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Đồng thời kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Hình thức này gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan đã được kiểm tra, đối chiếu, kế toán tiến hành phân loại hoá đơn, chứng từ của các hình thức bán hàng như bán buôn, bán lẻ, bán đại lý... do các quầy hàng chuyển lên,....sau đó vào bảng kê bán lẻ hàng hoá, bảng kê thuế GTGT đầu ra, đầu vào... để làm căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ thẻ kế toán chi tiết. Đối chiếu số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ để vào sổ cái. Từ sổ thẻ kế toán định kỳ vào bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu của sổ cái, bảng kê, nhật ký chứng từ, bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái tài khoản. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê 2.2.2 Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty Công ty cổ phần thương mại Minh Khai là một đơn vị hạch toán độc lập. Tuy hoạt động trên địa bàn rộng song mọi hoạt động của công ty đều đặt dưới sự điều hành của ban giám đốc nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Kế toán trưởng KT chi nhánh Kế toán quỹ quầy Thủ quỹ KT tổng hợp và XNK KT công nợ và quầy hàng KT kho hàng và TSCĐ KT ngân hàng và chi phí  Bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần thương mại Minh Khai bao gồm 8 người được phân rõ chức năng và nhiệm vụ như sau: - Kế toán trưởng : là người trực tiếp quản lý và chỉ đạo chung mọi mặt của công tác quản lý tài chính – kế toán, hàng quý có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính. - Thủ quỹ: có chức năng chính là xuất tiền và nhận tiền theo phiếu thu và phiếu chi, có trách nhiệm báo cáo tình hình quỹ tiền mặt - Kế toán tổng hợp: là người giúp kế toán trưởng theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Kế toán công nợ bán: có nhiệm vụ thu thập các chứng từ có liên quan tới tiêu thụ để vào thẻ quầy, sổ chi tiết công nợ, xác định doanh thu tiêu thụ. - Kế toán công nợ mua và tổng hợp quầy: căn cứ giá trị hàng mua vào trong kỳ để vào sổ chi tiết công nợ mua. - Kế toán ngân hàng và chi phí: theo dõi các khoản phải thu, phải trả cho khách hàng qua ngân hàng, đồng thời phải tính toán các khoản chi phí bỏ ra, chi phí quản lý và chi phí tiêu thụ. - Kế toán kho hàng: có nhiệm vụ kiểm kê hàng hoá, nhập, xuất, tồn cuối tháng lên bảng cân đối hàng tồn kho. - Kế toán quỹ và kế toán quầy: có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động của quỹ tiền mặt, tiền gửi NH - Kế toán chi nhánh: hàng thánh gửi bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính về công ty để lên bảng tổng hợp và cân đối toàn công ty. 2.3.1 §Æc ®iÓm tµi s¶n cè ®Þnh t¹i c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai Trong nh÷ng n¨m qua, c«ng ty cæ phÇn th­¬ng mai Minh Khai ®· vµ ®ang kh«ng ngõng lín m¹nh, kh¼ng ®Þnh lµ mét ®¬n vÞ kinh tÕ ®ãng vai trß quan träng trong tæng thÓ nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. C¬ së vËt chÊt cña c«ng ty kh«ng ngõng ®æi míi vµ c¶i thiÖn. Trong sè ®ã sè l­îng TSC§ chiÕm tû träng t­¬ng ®èi lín, nã ®ãng vai trß quan träng trong viÖc phuc vô ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty §Ó ®¶m b¶o chÊt l­îng kÕ to¸n trong qu¸ tr×nh h×nh thµnh, sö dông vµ ®æi míi TSC§, c«ng ty lu«n chó träng c«ng t¸c qu¶n lý, ®¶m b¶o gi÷ g×n tµi s¶n Tµi s¶n cè ®Þnh lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng cã gi¸ trÞ lín (theo quyÕt ®Þnh sè 206/ 2003/ Q§- BTC ngµy 12/ 12/ 2003 cña Bé tr­ëng Bé tµi chÝnh) ph¶i cã gi¸ trÞ tõ 10 triÖu ®ång trë lªn vµ cã thêi h¹n sö dông trªn mét n¨m Víi ®Æc thï kinh doanh cña m×nh lµ ngµnh kinh doanh tæng hîp c¸c mÆt hµng trong vµ ngoµi n­íc nªn thiÕt bÞ quan träng ®ã lµ c¸c xe t¶i chë hµng, tñ l¹nh, thiÕt bÞ l­u tr÷, b¶o qu¶n hµng ho¸... phôc vô cho qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh. ChÝnh v× thÕ, TSC§ cña c«ng ty hiÖn nay chñ yÕu lµ TSC§ h÷u h×nh, nã bao gåm: v¨n phßng c¬ quan, kho b·i, cöa hµng, xe t¶i vµ c¸c kho chøa hµng Nguyªn t¾c ghi nhËn TSC§ h÷u h×nh cña c«ng ty lµ: Khi c¸c tµi s¶n tho¶ m·n ®iÒu kiÖn ghi nhËn lµ TSC§ h÷u h×nh theo chuÈn mùc 03 vÒ TSC§ h÷u h×nh, TSC§ ®­îc ph¶n ¸nh theo nguyªn t¾c gi¸ gèc. Nguyªn gi¸ TSC§ h÷u h×nh bao gåm: gi¸ mua, chi phÝ x©y dùng vµ c¸c chi phÝ liªn quan nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ l¾p ®Æt ch¹y thö, thuÕ nhËp khÈu vµ thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt (nÕu cã)... KhÊu hao TSC§ ®­îc tÝnh thei ph­¬ng ph¸p ®­êng th¼ng, c¨n cø trªn thêi gian sö dông ­íc tÝnh cña TSC§ phï hîp víi quyÕt ®Þnh 206/ 2003/ Q§- BTC ngµy 12/ 12/ 2003 cña Bé tr­ëng Bé tµi chÝnh), cô thÓ nh­ sau: Lo¹i TSC§ N¨m khÊu hao (n¨m) Nhµ cöa, vËt kiÕn tróc M¸y mãc thiÕt bÞ Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i ThiÕt bÞ, dông cô qu¶n lý 25 – 50 8 – 12 6 – 10 3 - 5 2.3.2 §¸nh gi¸ tµi s¶n cè ®Þnh - Để xác định chính xác giá ghi sổ chi TSCĐ, công ty tiến hành đánh giá TSCĐ ngay khi đưa vào sử dụng. Tuỳ theo từng loại TSCĐ mà công ty có cách đánh giá thích hợp. Việc tính giá TSCĐ tại công ty được thực hiện như sau: NG TSCĐ = Giá mua TSCĐ theo HĐ + Chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử + Thuế (nếu có) Việc tính giá TSCĐ tại công ty được thực hiện dựa trên các HĐ GTGT, các chứng từ liên quan đến nguyên nhân dẫn đến làm tăng nguyên giá TSCĐ. Để chứng minh rõ hơn về cách tính nguyên giá TSCĐ tại công ty cổ phần thương mại Minh Khai ta có ví dụ sau: VD: Do nhu cầu phòng kế toán cần mua một máy in hiệu Prin Genicom dựa theo HĐ GTGT ngày 17 tháng 12 năm 2008, trị giá theo HĐ GTGT (bao gồm thuế GTGT 10%) là 120.457.600 VNĐ. Kế toán xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình này như sau: NG TSCĐ máy in Prin Genicom = 120.457.600 - Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn dần tạo ra giá trị hao mòn. Do đó, trong quá trình quản lý và sử dụng TSCĐ bên cạnh việc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá, công ty còn xác định giá trị còn lại của TSCĐ. Để xác định giá trị còn lại của TSCĐ, công ty sử dụng công thức: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ - Giá trị hao mòn của TSCĐ VD: Ngày 26 tháng 12 năm 2008, căn cứ vào hoá đơn GTGT, sổ theo dõi tài sản và một số chứng từ cần thiết, kế toán xác định giá trị còn lại của tài sản cố định hữu hình là một máy tính có nguyên giá 14.350.000 VNĐ như sau: Giá trị còn lại của TSCĐ = 14.350.000 - 4.130.000 = 10.220.000 Như vậy tất cả các TSCĐ hiện có của công ty đều được theo dõi đầy đủ và chặt chẽ. Chính vì vậy, công tác hạch toán TSCĐ ở công ty luôn đảm bảo tính nhất quán, chính xác giữa các số liệu thực tế với số liệu ghi trên sổ sách, chứng từ 2.3.3 KÕ to¸n chi tiÕt TSC§ t¹i c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai 2.3.3.1 Chøng tõ kÕ to¸n sö dông Trong quá trình hoạt động, TSCĐ tại công ty luôn luôn biến động. Để phản ánh chặt chẽ mọi biến động của TSCĐ, trước hết phòng tổ chức sản xuất kiểm tra tình trạng kỹ thuật, năng lực hoạt động của tài sản, nghiệm thu và lập biên bản bàn giao TSCĐ, lập hồ sơ tăng giảm TSCĐ. Sau đó gửi hồ sơ TSCĐ cùng các chứng từ, hoá đơn liên quan về phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính căn cứ vào đó để hạch toán chi tiết và tổng hợp TSCĐ Quy trình mua sắm. thanh lý, nhượng bán TSCĐ Trách nhiệm Trình tự công việc Các đơn vị - Đề nghị mua , Giám đốc duyệt Phòng vật tư và các đơn vị có liên quan - Đơn vị mua làm đầy đủ thủ tục, có biên bản giao nhận TSCĐ Phòng tài chính- kế toán - Thanh toán theo thanh lý hợp đồng, vào thẻ TSCĐ Phòng tài chính ký thuật Thanh lý tài sản cố định Mua sắm tài sản cố định: - Đơn vị căn cứ vào kế hoạch công tác năm và nhu cầu sử dụng làm đề nghi trình Giám đốc duyệt - Thủ tục mua: Đơn vị mua ký hợp đồng với bên bán hàng gồm các nội dung sau: tên mặt hàng, chủng loại, xuất sứ, số lượng, chất lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức và ®iều kiện thanh toán Khi đơn vị nhận TSCĐ tiến hành các thủ tục: Biên bản giao nhận TSCĐ Hoá đơn giá trị gia tăng Biên bản nghiệm thu, bàn giao có các chữ ký xác nhận của các thành phần: Giám đốc, phòng kỹ thuật, đơn vị sử dụng TSCĐ, phòng tài chính kế toán Biên bản thanh lý hợp đồng với bên cung cấp Phòng tài chính kế toán lưu toàn bộ hồ sơ của TSCĐ đó vào thẻ tài sản 2.3.3.2 Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh cña c«ng ty ®­îc theo dâi trªn c¸c tµi kho¶n sau: - TK 211: Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh. TK nµy cã c¸c TK cÊp 2 sau + TK 2111: Nhµ cöa, vËt kiÕn tróc + TK 2112: M¸y mãc thiÕt bÞ + TK 2113: Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i - TK 214: Hao mßn TSC§. TK nµy cã c¸c TK cÊp 2 sau: + TK 2141: Hao mßn tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh - Vµ c¸c TK kh¸c cã liªn quan nh­ TK 133... 2.3.3.3 Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông: T¹i c«ng ty, TSC§ sau khi ®­îc mua s¾m, ®Çu t­, x©y dùng c¬ b¶n hoµn thµnh... ®­îc bµn giao cho bé phËn sö dông. T¹i n¬i sö sông, b¶o qu¶n TSC§ cña c«ng ty, kÕ to¸n theo dâi TSC§ trªn “Sæ theo dâi tµi s¶n cè ®Þnh theo ®¬n vÞ sö dông” vµ thÎ tµi s¶n 2.3.4 KÕ to¸n tæng hîp t¨ng, gi¶m TSC§ t¹i c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai 2.3.4.1 Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông - Kế toán sử dụng TK 211 làm TK tổng hợp + TK 2112 – Nhà cửa, vật kiến trúc + TK 2113 – Máy mãc thiết bị + TK 2115 - Thiết bị, dụng cụ quản lý + TK 2118 – TSCĐ kh¸c - TK 214 - Khấu hao TSCĐ - Và một số TK khác có liªn quan TSC§ cã ®Æc thï riªng biÖt ®ã lµ thêi gian sö dông l©u dµi, cã gi¸ trÞ lín, ChÝnh v× thÕ, trong c¸c doanh nghiÖp sù biÕn ®éng cña TSC§ lµ kh«ng nhiÒu, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ chñ yÕu lµ t¨ng, gi¶m nguyªn gi¸; t¨ng, gi¶m khÊu hao TSC§ 2.3.4.2. Chøng tõ kÕ to¸n sö dông Kế toán sử dụng các hình thức sổ theo dõi, tổng hợp TSCĐ của Công ty: - Nhật ký chứng từ số 9 - Sổ cái tài khoản 211, 214... - Sổ chi tiết số 5 (sổ chi tiết TSCĐ) - Bảng tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Và các sổ sách tài khoản khác có liên quan 2.3.4.3 KÕ to¸n tæng hîp t¨ng TSC§ t¹i c«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai * §Ó ®¸p øng nhu cÇu ®æi míi trang thiÕt bÞ, ®­a kü thuËt tiªn tiÕn ¸p dông vµo s¶n xuÊt, c«ng ty kh«ng ngõng ®Çu t­ mua s¾m trang thiÕt bÞ ®­a vµo sö dông nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng ty tiÕn hµnh huy ®éng tõ nhiÒu nghiÖp vô kh¸c nhau nh­ vèn tù cã, vèn vay ng©n hµng... TSC§ cña c«ng ty t¨ng chñ yÕu tõ mua s¾m, ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n hoµn thµnh... Mäi tr­êng hîp t¨ng TSC§ c«ng ty ®Òu ph¶i lµm ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ ban ®Çu ®Ó lËp hå s¬ l­u tr÷ cho tõng TSC§ * Quy tr×nh h¹ch to¸n t¨ng TSC§ Sơ đồ quy trình hạch toán TSCĐ tại Công ty Các quyết định tăng, giảm TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan Nhật ký chứng từ số 9 Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê Căn cứ vào các chứng từ tăng TSCĐ như: Quyết định tăn TSCĐ, hoá đơn GTGT, biên bản giao nhận TSCĐ, nhượng bán TSCĐ... Kế toán TSCĐ tiến hành ghi sổ chi tiết, lập thẻ chi tiết TSCĐ cho từng đối tượng, lên nhật ký chứng từ số 9, tiến hành phân bổ khấu hao, cuối tháng ghi sổ cái TK 211, đối chiếu số liệu trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết * VÝ dô 1: Ngµy 19 th¸ng 12 n¨m 2008, c«ng ty mua mét bé m¸y vi tÝnh mµ h×nh tinh thÓ láng víi gi¸ mua 11.350.000 ®ång (thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng 5%), c«ng ty ®· tr¶ b»ng tiÒn mÆt Khi giÊy ®Ò nghÞ ®­îc ký duyÖt, c«ng ty tiÕn hµnh ký hîp ®ång kinh tÕ sè 1104 víi c«ng ty TNHH ph¸t triÓn c«ng nghÖ tin häc D.M.P Sau khi nhËn ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng sè 0017200, c«ng ty tiÕn hµnh lËp ho¸ ®¬n bµn giao m¸y tÝnh cã ch÷ ký x¸c nhËn cña hai bªn Khi c¸c thñ tôc trªn hoµn thµnh, hai bªn cïng nhau lËp biªn b¶n thanh lý hîp ®ång Toµn bé c¸c chøng tõ gèc trªn ®­îc göi ®Õn phßng kÕ to¸n. C¨n cø trªn chøng tõ kÕ to¸n, kÕ to¸n lËp b¶ng kª, thÎ TSC§, sæ chi tiÕt TSC§, nhËt ký chøng tõ sè 2, tõ ®ã vµo sæ c¸i c¸c TK 211, 133 vµ sæ quü tiÒn mÆt Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Đơn vị: Phòng KT - TC Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hải phòng, ngày 15 tháng 12 năm 2008 GIẤY ĐỀ NGHỊ Kính gửi: - Bà chủ tịch - Tổng Giám đốc công ty Căn cứ kế hoạch mua sẵm thiết bị tin học năm 2008, phòng kế toán tài chính có 02 bộ máy vi tính đã quá cũ và hay hỏng hóc, đề nghị Chủ tịch - Tổng Giám đốc duyệt cho phòng kết toán tài chính được mua mới một bộ máy vi tính (máy màn hình mỏng) Rất mong được sự đồng ý của chủ tịch - Tổng giám đốc công ty Xin chân thành cảm ơn! Phòng kế toán – tài chính Tổng giám đốc công ty (ký duyệt) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ----------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ (V/v cung cấp thiết bị vi tính) Số 1104/ CN – HĐKT - Căn cứ bộ luật dân sự số 33/ 2005/ QH XI của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được quốc hội khoá XI kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005, có hiệu lực ngày 01 tháng 01 năm 2006 - Căn cứ vào nhu cầu của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai và khả năng của công ty TNHH phát triển công nghệ tin học D.M.P Hôm nay ngày 24 tháng 01 năm 2007, tại thành phố Hải phòng chúng tôi gồm Bên A: Công ty cổ phàn thương mại Minh Khai Đại diện: Bà Nguyễn Thị Bích Hoà Chức vụ: Tổng giám đốc Địa chỉ: 23 Minh Khai - Hồng Bàng - Hải Phòng Điện thoại: Bên B: Công ty TNHH phát triển công nghệ tin học D.M.P Đại diện: Ông Đỗ Minh Phương Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: 4S Trần Hưng Đạo - Hải Phòng Tài khoản: 00711.00.000 C tại VP Bank Hai Phòng Điện thoại: 739937 – 921000 Cùng ký kết hợp đồng cung cấp, nội dung cụ thể như sau: Điều I: Đối tượng hợp đồng Nội dung: Bên B cung cấp cho bên A một số thiết bị vi tính. Cụ thể như sau: STT Thông tin sản phẩm Số lượng Giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Máy tính P4 - CPU: Intel petium D925, DUalcore 3, OGHZ -VAG: Intel Media 950 128MB intel grated - Sound: 6 chanel & NIC: 10/110 Mbs 1 - RAM: 512 MB DD II PC 667 - HD: 80 MR 7200 rpm – ED:1,44 MB - CASE: ATX400W – Keyboard & mouse Optical - Monitor: 17’’ LCD Samsung 01 10.500.000 10.500.000 2 UPS 500 SANTAK 01 850.000 850.000 Tổng cộng 11.350.000 Bằng chữ: Mười một triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Điều II: Tiến độ và chất lượng Tiến độ: - Chậm nhất đến ngày hoàn thành bàn giao nghiệm thu: Sau 3 ngày kể từ ngày hợp đồng được ký kết Bảo hành: - Thiết bị mới 100%, bảo hành 12 tháng cho máy tính, máy in, UPS bảo hành theo phiếu bảo hành gốc Chất lượng: - Thiết bị mới 100% Điều III: Thanh toán - Thời hạn thanh toán: Bên A thanh toán một lần tổng giá trị số hàng cho bên B sau khi có biên bản nghiệm thu bàn giao kỹ thuật và hoá đơn tài chính - Hình thức thanh toán: tiền mặt, ngân phiếu hoặc chuyển khoản Điều IV: Trách nhiệm Trách nhiệm bên A: - Tổ chức nhận và nghiệm thu kỹ thuật các vật tư thiết bị cho bên B cung cấp làm cơ sở quyết toán - Thanh toán toàn bộ giá trj lô hàng theo đúng thời hạn thanh toán Trách nhiệm của bên B: - Tổ chức thực hiện cung cấp thiết bị đúng thời hạn, địa điểm quy định đảm bảo dúng chất lựợng kỹ thuật Điều V: Hiệu lực của hợp đồng - Những vấn đề khác có liên quan, thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành - Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký, hai bên cùng có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản đã thoả thuận. Trong quá trình thực hiện, nếu cần có sự bổ sung hoặc phát sinh những vấn đề khúc mắc, hai bên cùng bàn bạc, thương lượng để giải quyết, không bên nào được phép đơn phương thực hiện. Trường hợp có bất đồng, không giải quyết được thì dưa ra toà án kinh tế Hải Phòng để giải quyết Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, bên A giữ 01 bản, bên B giữ 01 bản./. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Đơn vị: Phòng KT - TC Hải Phòng ngày 19 tháng 12 năm 2008 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Được sự đồng ý của Tổng giám đốc Công ty về việc bàn giao tài sản, hôm nay ngày 19 tháng 12 năm 2008, chúng tôi ban giao nhận gồm có: Bà: Nguyễn Thị Căm Chức vụ: Kế toán trưởng Đại diện bên nhận Ông : Ông Đỗ Minh Vương Chức vụ: CB phòng CNTT Đại diện bên giao Địa điểm giao nhận: Phòng Kế toán Tài chính của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai Xác nhận việc giao nhận tài sản như sau: Phòng công nghệ thông tin giao cho phòng Kế toán tài chính đưa vào quản lý, sử dụng thiết bị sau: STT Tên thiết bị Số lượng Máy tính Asean Màn hình Sansung 17’’ 1 -CPU pentium D3.0 GHZ, ổ cứng 80 GB, RAM 512 MB - Ổ mềm1.44MB, chuột, bàn phím 01 bộ 2 Lưu điện SANT AK 500 VA 01 cái Thiết bị trên mới 100% và hoạt động bình thường PHÒNG TC- KT BÊN GIAO BÊN NHẬN ho¸ ®¬n MÉu sè: 01 GTKT3LL gi¸ trÞ gia t¨ng ML/ 2008B Liªn 2: ( Giao cho kh¸ch hµng ) 0017200 Ngµy19 th¸ng 12 n¨m 2008 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH phát triển công nghệ tin học D.M.P §Þa chØ: Sè 4S Trần Hưng Đạo Hải Phòng Sè tµi kho¶n:…00711.00.000 tại VP Bank §iÖn tho¹i…………………………....MST: 02.00383550 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn V¨n Hoµ Tªn ®¬n vÞ: C«ng ty cæ phÇn th­¬ng m¹i Minh Khai §Þa chØ: 23 Minh Khai – Hång Bµng – H¶i Phßng Sè tµi kho¶n:……………………………………………………………………. H×nh thøc thanh to¸n: TM MST: 02.0058566.7 stt Tªn hµng, ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2  1 Máy tính ĐNA (M 17’’ LCD) Bộ 1 10.000.000 Céng tiÒn hµng:………………… 10.000.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT:……………………… 500.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n:………………10.500.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mười triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ghi râ hä tªn)  (Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn)  ho¸ ®¬n MÉu sè: 01 GTKT3LL gi¸ trÞ gia t¨ng ML/ 2008B Liªn 2: ( Giao cho kh¸