Khóa luận Một số ý kiến đóng góp về công tác kế toán quản trị hàng tồn kho tại xí nghiệp kinh doanh tổng hợp - Công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng

n công nợ Kế toán tiền mặt Thủ quỹ * Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ 2. Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên - Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động của bộ phận kế toán, tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Định kỳ kế toán tổng hợp phải lập các báo cáo tài chính, tổng hợp thông tin phục vụ Giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của Xí nghiệp. - Kế toán công nợ: tập hợp các hóa đơn, chứng từ ghi vào sổ sách, theo dõi các khoản công nợ của Xí nghiệp. Định kỳ cung cấp thông tin cho kế toán trưởng. - Kế toán tiền mặt: theo dõi sự biến động về các luồng tiền trong Xí nghiệp, tập hợp chứng từ về việc tiêu thụ, ghi chép và báo cáo định kỳ. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của Xí nghiệp, thu ngân, kiểm tra lượng tiền vào ra của Xí nghiệp. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại Xí nghiệp - Niên độ kế toán: niên độ kế toán của xí nghiệp bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: Quý - Đơn vị tiền tệ: VNĐ Hình thức sổ kế toán áp dụng: Để phù hợp với quy trình tổ chức của Xí nghiệp cũng như biên chế của phòng kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ”. Với hình thức kế toán này kế toán dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. *Säø quyî Chæïng tæì ghi säø Säø caïi Bảng cân đối tài khoản Baïo caïo kãú toaïn Säø theí kãú toaïn chi tiãút Baíng täøng håüp chi tiãút Bảng kê chi tiết TK Chæïng tæì gäúc Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Xí nghiệp : *Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu * Trình tự luân chuyển chứng từ: Tại XN không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Hằng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc sau khi được lập và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ thì kế toán các phần hành lập các bảng kê chi tiết theo tháng. Vì do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế trong tháng, do đó đa số các chứng từ gốc không được định khoản trực tiếp vào chứng từ ghi sổ mà phải qua tờ khai trung gian là bảng kê chi tiết tài khoản. Đối với những tài khoản cần phải theo dõi chi tiết để phục vụ nhu cầu quản lý thì các chứng từ gốc khi phát sinh sẽ được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết, còn đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền cũng sẽ được ghi vào sổ quỹ. Cuối kỳ, các phần hành kế toán chuyển lên kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ gốc, các bảng kê chi tiết tài khoản, các sổ thẻ kế toán chi tiết, căn cứ vào đó, kế toán tổng hợp sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong sẽ kèm với chứng từ gốc ghi vào sổ cái. Kế toán tổng hợp sau đó sẽ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái rồi lập bảng cân đối tài khoản, báo cáo kế toán. Tại thời điểm em bắt đầu thực tập thì Xí nghiệp vẫn chưa áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán của mình. Tuy nhiên, một tháng sau đó, dưới sự chỉ đạo của công ty mẹ, Xí nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán Fast vào công tác kế toán. Và bước đầu áp dụng phần mềm kế toán vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, tuy nhiên có thể khái quát quy trình thực hiện như sau: Sổ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc - Báo cáo tài chính - Báo cáo Kế toán quản trị Phần mềm kế toán FAST Chứng từ kế toán Hằng ngày, từ các chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn bán hàng…) đã được kiểm tra tính hợp lệ, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Các chứng từ liên quan đến thu chi sẽ được nhập để theo dõi ở Sổ quỹ. Cuối tháng, quý (khi cần thiết) kế toán chỉ cần thực hiện thao tác khóa sổ, các Bảng tổng hợp, Sổ tổng hợp, Sổ cái, Bảng cân đối … đều được tính toán tự động, việc đối chiếu giữa các sổ cũng được tự động và đảm bảo chính xác. B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP- CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG. I. ĐẶC ĐIỂM VÀ YÊU CẦU QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP Xí nghiệp KDTH là một Xí nghiệp vừa hoạt động thương mại vừa sản xuất kinh doanh, nhưng trong đó hoạt động thương mại đóng vai trò chủ đạo. Mặt hàng mà Xí nghiệp kinh doanh là các loại hóa chất, sơn tàu biển, que hàn… Với đặc điểm kinh doanh như vậy, hàng tồn kho của Xí nghiệp có một số đặc điểm đặc trưng như sau: Đa dạng, nhiều chủng loại. Mặt hàng kinh doanh của công ty không chỉ là hóa chất các loại, đá mài, đá cắt, sơn,que hàn, dây hàn mà còn cung cấp các loại vật tư sửa chữa tàu biển. Trong hàng tồn kho có hóa chất, đây là mặt hàng cần đặt ra yêu cầu quản lý và bảo đảm an toàn khá cao. Quy mô hàng tồn kho lớn, được phân bố tại nhiều kho và cửa hàng. Từ những đặc điểm trên của hàng tồn kho, tại XN đã đặt ra những yêu cầu đối với kế toán trong công tác quản lý hàng tồn kho: - Theo dõi tình hình biến động hàng tồn kho về mặt giá trị, số lượng tại từng kho, theo từng mặt hàng. - Định kỳ phải luôn kiểm kê hàng tồn kho để xác định mức dự trữ trong kho về số lượng, giá trị để có những quyết định mua hàng, dự trữ hợp lý. - Phải lập kế hoạch về dự trữ hàng tồn kho trên cơ sở mức tồn kho bình quân cho phép để luôn có mức tồn kho hợp lý. - Cuối kỳ phải lập các báo cáo về tình hình biến động của hàng tồn kho. II. KẾ TOÁN CUNG CẤP THÔNG TIN CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP 1. Phân loại hàng tồn kho tại XN Tồn kho tại XN có thể chia làm các nhóm chính sau: Que hàn : có: + Que hàn Nam Triệu + Que hàn Hà Việt + Que hàn Kim Tín + Que hàn ngoài Dây hàn, có: + Dây hàn Nam Triệu + Dây hàn ngoài Thuốc hàn, có: + Thuốc hàn Nam Triệu + Thuốc hàn ngoài + Thuốc hàn Công ty Cổ phần Công nghiệp Bạch Đằng Đá mài, có: + Đá mài Công ty Cổ phần Công nghiệp Bạch Đằng + Đá mài Tân Liên Minh Đá cắt, có: + Đá cắt Công ty Cổ phần Công nghiệp Bạch Đằng + Đá cắt Tân Liên Minh Hóa chất công ty INCHEMCO Sơn Cửa hàng KDTH số 1 Vật tư làm tàu Chu Lai … Xí nghiệp sử dụng định mức để quản lý tồn kho tối thiểu. Vì tất cả hàng tồn kho đều mua trong nước nên vận chuyển, thủ tục tương đối dễ dàng nên thời gian đặt hàng ngắn, Xí nghiệp quy định khi lượng tồn kho còn khoảng 20-25% nhu cầu thì sẽ tiến hành đặt hàng. Đối với mức tồn kho tối đa thì Xí nghiệp không áp dụng, chỉ khi có đơn đặt hàng của khách hàng thì Xí nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng tại các nhà cung cấp và sẽ chuyển thẳng đến nơi yêu cầu của khách hàng.Việc này nhằm đảm bảo việc kinh doanh không bị ứ đọng vốn. 2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá hàng tồn kho 2.1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Tại Xí nghiệp kinh doanh mặt hàng với nhiều chủng loại, giá trị vừa. Hằng ngày, các nghiệp vụ xuất bán xảy ra thường xuyên, lúc này khó có thể xác định được giá trị của từng loại hàng để ghi sổ kế toán tại đúng thời điểm bán. Chính vì vậy mà XN đã áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. 2.2. Phương pháp tính giá hàng tồn kho Đối với hàng nhập kho: Gí trị hàng hoá, NVL nhập kho = Giá mua + Chi phí mua (chi phí vận chuyển bốc dỡ) Đối với hàng xuất kho: Tại Xí nghiệp giá trị hàng tồn kho được tính theo giá trung bình tháng (bình quân gia quyền). Tại XN áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, do vậy cuối kỳ bộ phận kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho và tính ra tổng số lượng hàng xuất bán trong kỳ: Số lượng xuất trong kỳ = Số lượng tồn ĐK + SL nhập trong kỳ - SL tồn CK Căn cứ vào các Phiếu nhập kho trong kỳ, kế toán tính tổng số lượng hàng nhập trong kỳ, đơn giá nhập trong kỳ được tính dựa trên các Hóa đơn bán hàng hoặc các Hợp đồng báo giá của các nhà cung cấp. Từ đó tính được đơn giá bình quân cho cả kỳ để làm cơ sở tính giá hàng xuất kho. Đơn giá thực tế bình quân vật tư, hàng hoá cả kỳ = Số lượng vật tư * Đơn giá hàng hóa tồn tồn ĐK đầu kỳ + Số lượng vật tư * Đơn giá hàng hóa nhập nhập trong kỳ trong kỳ Số lượng thực tế vật tư, hàng hoá tồn ĐK + Số lượng thực tế vật tư, hàng hoá nhập trong kỳ Giá trị thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ = Đơn giá thực tế bình quân vật tư, hàng hoá cả kỳ * Số lượng vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ Tiếp theo, căn cứ vào các Hóa đơn bán hàng, kế toán tính ra được tổng số lượng và giá trị hàng xuất bán thực tế trong kỳ, so sánh số liệu này với số liệu kiểm kê thực tế cuối kỳ tại kho.Nếu phát hiện chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp điều chỉnh. Tất cả hàng hoá mua về đều được xây dựng thành một danh mục hàng hoá. Mỗi loại hàng hóa đều được kí hiệu một mã hàng theo từng loại hàng và từng đợt nhập về. Trong bảng danh mục kèm theo đơn giá thực tế của từng mặt hàng lúc mua về. Bảng danh mục hàng hoá tại XN như sau: BẢNG DANH MỤC HÀNG HÓA STT MÃ HÀNG TÊN HÀNG ĐƠN GIÁ MUA(đồng) Que hàn Nam Triệu 1 NT 5.0 Que hàn NT 6013 loại 5.0 11,689 2 NT 4.0 Que hàn NT 6013 loại 4.0 10,794 3 NA 70S 1.6 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.6 16,000 4 NA 70S 1.2 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.2 16,650 5 NA 70S 0.9 Dây hàn CO2 NA 70S loại 0.9 16,500 6 EH14 4.0 Dây hàn NA EH14 loại 4.0 18,700 7 EH14 3.2 Dây hàn NA EH14 loại 3.2 18,000 8 EH14 2.4 Dây hàn NA EH14 loại 2.4 18,300 9 H 400 Thuốc hàn H400 19,000 10 CA 502 Thuốc hàn CA 502 21,000 … … Que hàn Hà Việt 1 HV 421 3.2 Que hàn HV J421 loại 3.2 9,045.5 2 HV 421 4.0 Que hàn HV J421 loại 4.0 11,455 3 CR13-3.2 Que hàn CR 13 loại 3.2 16,864 4 C35 Cáp hàn loại 3.5 62,273 … … Công ty Tân Liên Minh 1 M1006 Đá mài 1006 HYLOY H/Quốc 4,000 2 C100 Đá cắt 100 HYLOY H/Quốc 3,636 … … CP CN Bạch Đằng 1 MA100 Đá mài A 100*6*16 3,500 2 CA100 Đá cắt A 100*2*16 4,400 3 MHD100 Đá mài HD 100*6*16 3,619 4 MHD180 Đá mài HD 180*6*22 10,285 5 SJ 301 Thuốc hàn SJ 301 8,637 6 F7-VA Thuốc hàn F7-VA 8,182 … … Cửa hàng KDTH số 1 1 T M100 Sơn trắng M 100 41,364 2 G M236 Sơn ghi M 236 36,637 3 DM Dung môi 23,364 … … Công ty hóa chất INCHEMCO 1 IC 01 ACC Chất tẩy sinh hàn gió AT 5400 SH 16,000 2 IC 03 DOL Chất tẩy dầu mỡ dạng lỏng AT 2000DL 16,000 3 IC 12 EMC Chất tẩy rửa động cơ AT 32000 CD 55,000 4 IC 13 RSR Hợp chất tẩy rỉ kim loại AT 607 RL 33,000 5 IC 35 ECL Chất tươi mát bôi trơn cắt gọn kim loại AT009 28,000 … … Vật tư làm tàu Chu Lai 1 ML Mỏ lết 40,000 2 T42 Ống thép loại 42 50,000 3 S20 Sắt loại 20 45,000 4 BI16 Bulon Inox 16x16 28,000 … … Hàng ngoài … … Đến cuối kỳ, tại từng kho, từng cửa hàng, cửa hàng trưởng cùng với thủ kho và một đại diện của bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm kê hàng hoá tồn cuối kỳ. Kết quả kiểm kê được lập thông qua “Biên bản kiểm kê hàng hóa”. Trong Biên bản kiểm kê hàng hóa thì : Số lượng sổ sách = Số lượng thực tế + Hàng gửi bán + Hàng chưa hóa đơn Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế sẽ được đối chiếu và giải thích ở cột ghi chú. CTY CP VẬN TẢI BIỂN ĐN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÍ NGHIỆP KDTH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----o0o---- BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA “V/v kiểm kê hàng tồn kho tháng 02/2008” Hôm nay, ngày 01/03 năm 2008 tại Cửa hàng Que hàn thuộc Xí nghiệp KDTH-Cty CP Vận tải biển Đà Nẵng, chúng tôi gồm có: Bà : Trần Thị Tú Vinh Chức vụ : Thủ kho Bà : Lê Thị Trà My Chức vụ: Kế toán Sau khi kiểm tra, chúng tôi là biên bản thống nhất về hàng tồn kho tại cửa hàng thuộc Xí nghiệp KDTH như sau: S TT CHỦNG LOẠI Đ V T SỐ LƯỢNG Ghi chú Sổ sách Thực tế Hàng gửi bán Hàng chưa hóa đơn CTY NAM TRIỆU 32,838 30,190 2,420 48 180 1 Que hàn NT 6013 loại 5.0 Kg 48 48 2 Que hàn NT 6013 loại 4.0 Kg 12,630 12,342 240 48 3 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.6 Kg 2,790 1,785 1,005 4 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.2 Kg 3,990 3,990 5 Dây hàn CO2 NA 70S loại 0.9 Kg 870 540 150 180đổi hàng 6 Dây hàn NA EH14 loại 4.0 Kg 1,100 1,100 7 Dây hàn NA EH14 loại 3.2 Kg 1,300 1,300 8 Dây hàn NA EH14 loại 2.4 Kg 375 375 9 Thuốc hàn H400 Kg 8,150 7,325 825 10 Thuốc hàn CA 502 Kg 20 20 CTY HÀ VIỆT 500 500 1 Que hàn HV J421 loại 4.0 Kg 500 500 CTY TÂN LIÊN MINH 146 146 1 Đá mài 125 HYLOY H/Quốc viên 15 15 2 Đá cắt 125 HYLOY H/Quốc viên 45 45 … … CP CN BẠC ĐẰNG 9,330 8,875 155 300 1 Đá mài A 100*6*16 viên 1,026 1,026 2 Đá cắt A 100*2*16 viên 30 19 11 3 Đá mài HD 100*6*16 viên 1,696 1,596 100 4 Đá mài HD 180*6*22 viên 200 100 100 5 Thuốc hàn SJ 301 kg - - 6 Thuốc hàn F7-VA kg 900 900 … … CỬA HÀNG KDTH SỐ 1 700 700 1 Sơn trắng M 100 Lít 80 80 2 Sơn ghi M 236 Lít 115 115 3 Dung môi Lít 10 10 … … CÔNG TY HÓA CHẤT INCHEMCO 936 936 1 Chất tẩy sinh hàn gió AT 5400 SH Lít 140 140 2 Chất tẩy dầu mỡ dạng lỏng AT2000DL Lít 200 200 3 Chất tẩy rửa động cơ AT 32000 CD Lít 100 100 4 Hợp chất tẩy rỉ kim loại AT607RL Lít 40 40 5 Chất tươi mát bôi trơn cắt gọn kim loại AT009 Lít 40 40 … … CÔNG TY KIM TÍN 124 124.46 1 Kẽm thỏi Kg 124.46 124.46 HÀNG NGOÀI 560 524 1 Que hàn NT 6013 loại 3.2 500 500 2 Búa gò rỉ 60 24 36 làm tàu … Biên bản này được làm 02 bản, lưu mỗi bộ phận một bản. Kế toán Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) Lê Thị Trà My Trần Thị Tú Vinh 3. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho 3.1. Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết Tuỳ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của Xí nghiệp để tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. Đối tượng cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho tại Xí nghiệp đó là theo dõi tồn kho tại từng kho hàng, từng mặt hàng, theo dõi cả số lượng , số tiền; trên cơ sở đó, Xí nghiệp thực hiện tổ chức chứng từ kế toán, sổ chi tiết để hạch toán chi tiết hàng tồn kho như sau: - Tổ chức chứng từ: Hệ thống các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho mà Xí nghiệp hiện sử dụng phần lớn là bộ chứng từ của kế toán tài chính, bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, hóa đơn GTGT... bên cạnh đó, còn có các chứng từ do Xí nghiệp tự thiết kế để phục vụ cho việc cung cấp thông tin như: Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, giấy tạm nhập… - Tổ chức vận dụng tài khoản: Các tài khoản hàng tồn kho tại Xí nghiệp được sử dụng theo như qui định của bộ tài chính, bao gồm: TK156-“hàng hoá”. TK152-“Nguyên vật liệu”. Một năm trước đây, Xí nghiệp có mở tài khoản chi tiết để theo dõi các mặt hàng trên các sổ chi tiết. Nhưng bây giờ, tài khoản này không được mở chi tiết mà hạch toán chung cho tất cả các mặt hàng.Tuy nhiên, cùng 1 loại hàng hóa ( có nhiều chủng loại. Ví dụ: Đá mài có : Đá mài Masuka A100, Đá mài masuka A125, A150…) sẽ được theo dõi riêng trên 1 sổ chi tiết, nhiều loại hàng hóa sẽ được theo dõi trên nhiều sổ chi tiết, nhưng cùng mang 1 tài khoản là TK156. Do Xí nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc, cuối kỳ phải chuyển tất cả số liệu lên công ty mẹ nên việc áp dụng này nhằm làm đơn giản, gọn nhẹ công tác kế toán tại đơn vị. Mã tài khoản Tên tài khoản 156 Hàng hoá 152 Nguyên vật liệu - Tổ chức sổ chi tiết: Vì đối tượng cần theo dõi chi tiết tồn kho tại Xí nghiệp là từng mặt hàng, do vậy, sổ chi tiết cũng được thiết kế theo từng loại hàng (nhưng nhiều chủng loại) với những thông tin về số lượng, đơn giá, và số tiền. SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Kho: 152 Lô 8 đường 2-9. Tên hàng: Đá mài Masuka A100. Đơn vị tính: Viên NT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu N/Tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền QUÝ I/2007 -SD ĐK 0 021404 06/3/07 Nhập hàng- PN 09B 3,500 400 1,400,000 - Cộng PS 400 1,400,000 - SDCK 400 1,400,000 QUÝ II/2007 -SD ĐK 400 1,400,000 021415 04/4/07 Nhập hàng- PN11B 331 3,500 500 1,750,000 048415 28/4/07 Công ty Sông Thu 131 3,500 650 2,275,000 2,925,000 021432 04/5/07 Nhập hàng- PN16B 331 3,500 400 1,400,000 … - Cộng PS 4,600 16,100,000 2,105 7,525,000 11,925,000 - SDCK 2,850 9,975,000 QUÝ III/2007 -SD ĐK 2,850 9,975,000 073819 30/7/07 Công ty Sông Thu 131 3,500 500 1,750,000 3,000,000 073836 31/8/07 Công ty Sông Thu 131 3,500 600 2,100,000 3,600,000 073843 31/8/07 Cty TNHH Cơ điện Thành Tân 131 3,500 75 262,500 337,500 29/9/07 Nhập hàng- Cty CPCN Bạch Đằng-HĐ 063941 331 3,500 8,000 2,800,000 … -Cộng PS 5,400 12,800,000 2,175 7,612,500 -SDCK 1,475 5,162,500 QUÝ IV/2007 -SD ĐK 1,475 5,162,500 PX02C 2/10/07 Xuất chào hàng theo Bảng kê 641 3,500 21 73,500 000435 31/10/07 Xuất bán cho khách hàng 632 3,500 02 7,000 024084 31/12/07 Bán lẻ 632 05 17,500 … -Cộng PS 225 787,500 -SDCK 1,027 3,594,500 SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Kho: 152 Lô 8 đường 2-9. Tên hàng: Cáp hàn 35. Đơn vị tính: mét NT chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu N/Tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền QUÝ I Tháng 02/2007 -SD ĐK 0 12/02/07 Nhập hàng- Cty Kim Tín 331 62,273 200 12,454,600 041322 28/02/07 Công ty Mai Việt 131 40 2,490,920 2,727,280 -Cộng PS 200 12,454,600 40 22,490,920 2,727,280 -SD CK 160 9,963,680 Tháng 3/2007 -SD ĐK 160 9,963,680 041343 27/03/07 Công ty CP KT Thủy sản 131 62,273 20 1,245,460 1,363,640 -Cộng PS 20 1,245,460 -Cộng PS lũy kế 200 12,454,600 60 3,736,380 -Số dư CK 140 8,718,220 QUÝ II -SD ĐK 140 8,718,220 073806 30/06/07 Công ty TNHH Hải Triều 131 62,273 50 3,133,650 3,409,100 -Cộng PS 50 3,133,650 3,409,100 -SDCK 90 5,604,570 QUÝ III -SD ĐK 90 5,604,570 Không PS -SDCK 90 5,604,570 QUÝ IV -SD ĐK 90 5,604,570 Xuất thi công tàu Chu Lai 621 90 5,604,570 -Cộng PS 90 5,604,570 -SDCK 0 Tổ chức hạch toán chi tiết - Tại kho: Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Thẻ kho tại Xí nghiệp được chi tiết theo từng kho cho từng mặt hàng. Đơn vị: Xí nghiệp KDTH- Công ty CP Vận tải biển ĐN Tên kho: 152 Lô 18- đường 2-9-TP ĐN THẺ KHO Tên, quy cách vật liệu sản phẩm hàng hóa: Que hàng NT 6013 Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tháng 01/2008 SDĐK 12,438 5/1 03A/1 Cty TNHH Thuần Thư 48 Chưa HĐ 7/1 04A/1 Cty Sông Thu 1,008 8/1 05A/1 Nhà máy đóng tàu ĐN 2,016 8/1 06A/1 Nhà máy đóng tàu ĐN 2,016 10/1 01A Nguyễn Thị Hương 1,008 gửi 16/1 02A Cty CN VLH Nam Triệu 6000 17/1 13A/1 Nhà máy đóng tàu ĐN 1,008 18/1 14A/1 Nhà máy đóng tàu ĐN 1,008 30/1 06A Đinh Thị Hà 1,008 31/1 06B/1 Cty Sông Thu 1,008 gửi Cộng PS 8,016 8,112 SDCK 12,342 Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - Tại phòng Kế toán : Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán kiểm tra, đối chiếu các chứng từ. Sau đó, tiến hành ghi vào sổ kế toán chi tiết mở cho từng mặt hàng ở từng kho. + Cuối kỳ, kế toán cộng sổ kế toán chi tiết hàng hoá, tính ra tổng số nhập , xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá. + Số liệu này được đối chiếu với số liệu tồn kho trên thẻ kho do thủ kho giữ. + Sau đó, kế toán căn cứ sổ kế toán chi tiết hàng hoá để lập Báo cáo nhập xuất tồn tại kho của mình. CTY VẬN TẢI BIỂN ĐN BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN HÀNG HÓA (TK156) XÍ NGHIỆP KDTH THÁNG 01/2008 STT MÃ HÀNG TÊN HÀNG ĐVT TỒN ĐẦU KỲ NHẬP TRONG KỲ XUẤT TRONG KỲ TỒN CUỐI KỲ SL TT SL TT SL TT SL TT Cty Nam Triệu 32,466 493,676,926 24000 519,354,000 23,628 469,463,852 32,838 546,280,574 NT 5.0 Que hàn NT 6013 loại 5.0 kg 48 480,000 - - - - 48 48,000 NT 4.0 Que hàn NT 6013 loại 4.0 Kg 12,678 150,499,487 6,000 103,104,000 6,048 82,177,673 12,630 171,485,814 NA70S 1.6 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.6 kg 4,290 71,655,000 - - 1,500 25,054,196 2,790 46,600,804 NA70S 1.2 Dây hàn CO2 NA 70S loại 1.2 Kg 150 2,505,649 18,000 416,250,000 14,160 326,698,622 3,990 92,057,027 CA 502 Thuốc hàn CA 502 kg 20 420,000 - - - - 20 420,000 … … Que hàn Hà Việt 500 5,727,500 - - - - 500 5,727,500 HV421 3.2 Que hàn HV J421 loại 4.0 500 5,727,500 - - - - 500 5,727,500 Công ty Tân Liên Minh 146 1,212,290 - - - - 146 1,212,290 M1006 Đá mài 125 HYLOY H/Quốc viên 15 106,995 - - - - 15 106,995 C100 Đá cắt 150 HYLOY H/Quốc viên 50 409,050 - - - - 50 409,050 … … CP CN Bạch Đằng 8,773 63,465,717 1,300 11,685,900 793 7,317,992 9,280 67,833,696 MA100 Đá mài A 100*6*16 Viên 1,027 3,594,500 - - 1 3,500 1,026 3,591,000 CA100 Đá cắt A 100*2*16 Viên 30 132,000 - - - - 30 132,000 MHD100 Đá mài HD 100*6*16 Viên 1,696 6,137,824 - - - - 1,696 6,137,824 MHD180 Đá mài HD 180*6*22 Viên 300 3,085,500 - - 100 1,028,500 200 2,057,000 SJ 301 Thuốc hàn SJ 301 kg - - - - - - - - F7-VA Thuốc hàn F7-VA kg 900 7,363,800 - - - - 900 7,363,800 … … Cửa hàng KDTH số 1 730 30,504,795 40 1,215,020 70 2,615,940 700 29,103,875 T M100 Sơn trắng M 100 Lít 80 3,309,120 - - - - 80 3,309,120 G M236 Sơn ghi M 236 Lít 135 4,945,995 - - 20 732,740 115 4,213,255 DM Dung môi Lít - - 20 467,280 10 233,640 10 233,640 … … CTy hóa chất INCHEMCO 939 35,730,000 - - 3 36,000 936 35,694,000 IC 01 ACC Chất tẩy sinh hàn gió AT5400 SH Lít 140 2,240,000 - - - - 140 2,240,000 IC 03 DOL Chất tẩy dầu mỡ dạng lỏng AT 2000DL Lít 200 3,200,000 - - - - 200 3,200,000 IC 12 EMC Chất tẩy rửa động cơ AT 32000 CD Lít 100 5,500,000 - - - - 100 5,500,000 IC 13 RSR Hợp chất tẩy rỉ kim loại AT 607 RL Lít 40 1,320,000 - - - - 40 1,320,000 IC 35 ECL Chất tươi mát bôi trơn cắt gọn kim loại AT009 Lít 40 1,120,000 - - - - 40 1,120,000 … … Hàng ngoài 1,006 10,840,000 2,016 37,699,200 2,516 42,699,200 560 5,840,000 NT 4.0 Que hàn NT 6013 loại 4.0 Kg - - 2,016 37,699,200 2,016 37,699,200 - - B Búa gò rỉ Cái 60 840,000 - - - - 60 840,000 … … Cộng hàng hóa 44,738 648,861,924 27,356 569,954,120 27,010 522,132,984 45,084 696,683,060 CP hàng mua pb cho hàng bánT1/08 - 3,435,508 - 18,514,286 - 18,439,886 - 3,509,908 CP HM pb cho hàng bán Nam Triệu 12/07 13,714,286 13,714,286 CP HM pb cho hàng bán Nam Triệu 01/08 4,800,000 4,725,600 Điều chỉnh giá vốn TỔNG CỘNG 44,738 652,297,432 27,356 588,468,406 27,010 540,572,870 45,084 700,192,968 Giám đốc Đà Nẵng, ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán III. LẬP DỰ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI XN Trong quản lý hàng tồn kho, Xí nghiệp chú trọng đến hai 2 vấn đề đó là: thiết lập, tính toán làm thế nào để có thể đảm bảo được quá trình cung cấp hàng hóa kịp thời cho khách hàng và đồng thời không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. 1. Kế hoạch dự trữ Dự trữ hợp lý là mục tiêu của XN trong quản lý hàng tồn kho vì dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, gia tăng chi phí bảo quản và dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp; ngược lại dự trữ quá ít sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp. Trước hết, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kỳ đến để dự trù nhu cầu hàng hoá, thường thì đối với những mặt hàng có mức tiêu thụ nhiều thì mức dự trữ của kỳ sau sẽ cao hơn mức tiêu thụ thực tế của kỳ trước từ 30-40%. Ví dụ mặt hàng Dây hàn CO2 là mặt hàng có mức tiêu thụ cao và tăng dần qua các năm, do vậy mức dự trữ năm sau của mặt hàng này luôn cao hơn năm trước từ 30-40%. Trong trường hợp có dự báo từ nhà cung cấp hàng sẽ tăng giá trong thời gian sắp đến thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành đặt mua hàng từ các nhà cung cấp để dự trữ và bán lại để kiếm lời lúc giá thị trường tăng lên . Đối với các mặt hàng có giá trị lớn và khó bảo quản hoặc yêu cầu kho bảo quản lớn thì mỗi lúc có đơn đặt hàng của khách hàng, Xí nghiệp mới bắt đầu gọi hàng từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên, mức gọi hàng này sẽ cao hơn mức đặt hàng của khách hàng từ 10-20% để đảm bảo dự trữ cung ứng cho việc bán lẻ và cho việc mua thêm của khách hàng nếu mức hàng mua ban đầu thiếu. Tại XN,việc lên các kế hoạch về hàng tồn kho do bộ phận kinh doanh đảm nhận. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch về dự trữ này chỉ mang tính chất ước chừng và suy đoán, kh