Khóa luận Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam

ng tin, quản lý trang Web công ty,… - Các Xí nghiệp QTC I, QTC II, QTC III, QTC IV, QTC V: là các xí nghiệp trực thuộc có chức năng thực hiện các chỉ đạo của Tổng công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh. IV. Tổ chức bộ máy kế toán: 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán chi phí Thủ quỹ Kế toán các xí nghiệp Ghi chú: : quan hệ trực tuyến : quan hệ chức năng ( Sơ đồ 03 – Bộ máy kế toán ) 2. Nhiệm vụ: - Kế toán trưởng: là người thực hiện chức năng giúp Tổng giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công ty về kế toán, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế toàn công ty và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh với Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị. - Kế toán tổng hợp: là người có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi sự biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản công nợ. Đồng thời kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các kế toán viên, thực hiện việc tổng hợp ghi chép sổ sách kế toán, lập các báo cáo thống kê các chứng từ ghi sổ, tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính của công ty. - Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng, lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên. - Kế toán ngân hàng: theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay giữa công ty với ngân hàng, giám sát việc chấp hành thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. - Kế toán công nợ: theo dõi tình hình đối chiếu công nợ khách hàng, công nợ người bán, nợ nội bộ, ứng vốn thi công. - Kế toán chi phí: theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh chi phí, giám sát tình hình thực hiện chi phí ở công ty. - Kế toán các xí nghiệp: chịu trách nhiệm về quản lý vật tư, tiền lương của xí nghiệp mình, tổng hợp chứng từ hàng tháng mang về công ty để kế toán công ty tổng hợp số liệu và ghi chép sổ sách. - Thủ quỹ: theo dõi và thực hiện thu chi tiền mặt hàng ngày. Khi có quyết định của kế toán trưởng, giám đốc mới được thực hiện việc thu chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi tiền vào ngân hàng. Thông thường vào cuối ngày, thủ quỹ phải gửi một số tiền lớn vào tài khoản ngân hàng của công ty, chỉ chi bằng tiền mặt những khoản chi nhỏ mang tính chất thường xuyên. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ quỹ Sổ Đăng ký chứng từ gốc Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc ( Sơ đồ 04 - Hình thức kế toán ) Ghi chú: : ghi hàng ngày hoặc định kỳ : quan hệ đối chiếu : ghi cuối tháng Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại thành các loại chứng từ có cùng nội dung tính chất để lập chứng từ ghi sổ, sau đó được ghi vào Sổ Cái. Các sổ kế toán chi tiết được mở căn cứ vào các chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã được lập. Cuối tháng, kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp và lập bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản nhằm kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết. Cuối năm, căn cứ vào Sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối tài khoản, kế toán lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. B. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ BƯU ĐIỆN QUẢNG NAM I. Khái quát chung về công tác kiểm soát nội tại Công ty cổ phân xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam: Sau gần 6 năm thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh thì vấn đề kiểm soát luôn được lãnh đạo công ty quan tâm. Vì kiểm soát nội bộ là công cụ để nhà quản lý có thể theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, qua đó khống chế tối đa khả năng sai sót, gian lận,…có thể gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay công ty có Ban kiểm soát là bộ phận chuyên trách độc lập về kiểm soát để kiểm soát các công trình mà công ty trúng thầu thi công, còn mọi hoạt độmg kiểm soát tại công ty do nhà quản lý thực hiện và có sự kiểm soát nội bộ lẫn nhau giữa các phòng ban với nhau. - Để bảo vệ tài sản, công ty đã trang bị các nhà kho chứa nguyên vật liệu có độ an toàn cao, có sự kiểm soát chặt chẽ việc ra vào ở khu vực kho, nhân viên kho và nhân viên bảo vệ được trang bị đồ dùng,… nhằm hạn chế mất mát. Đồng thời ban hành các quy định về việc bảo trì và sữa chữa tài sản, đáp ứng nhu cầu sử dụng cần thiết. - Đối với tiền bạc, sổ sách kế toán: công ty đã trang bị két sắt an toàn để tránh rủi ro, mất mát, đưa ra quy định kiểm soát ra vào phòng thủ quỹ đối với nhân viên. Trang bị các tủ chứng từ để lưu trữ hồ sơ, sổ sách kế toán đề phòng trường hợp mất số liệu do sự cố máy tính. - Các chứng từ đều được đánh số thứ tự khi lưu trữ, có đầy đủ chữ ký các bên liên quan và được lập sau khi các nghiệp vụ phát sinh nhanh nhất có thể. II. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp và phát triển dịch vụ bưu điện Quảng Nam: Công ty hoạt động chủ yếu là nhận thầu và tổng thầu các công trình xây lắp thông qua đấu thầu. Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty tiến hành triển khai thi công, thành lập ban điều hành dự án, đưa vật tư, công nhân thi công công trình với sự giám sát, hướng dẫn của chủ đầu tư. Ban điều hành công trình và các đội thi công đảm nhận thi công công trình từ khâu bắt đầu đến giai đoạn kết thúc. Trong quý IV/ 2007, công ty đã triển khai thi công một số công trình như: - Công trình “XL bể cống Tam Giang” - Công trình “PT MC Khánh Vĩnh-Khánh Hoà” - Công trình “MSC Đà Nẵng” - Công trình “XD tuyến cáp quang Kbang-Đăkhlơ-Long Khương-Đăkpơ- tỉnh Gia Lai. Công tác tổ chức kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất trong xây lắp: Tại công ty bao gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. 1. Môi trường kiểm soát: 1.1. Cơ cấu tổ chức: Một trong những phương hướng phát triển sản xuất của công ty là tiếp tục đổi mới công tác tổ chức điều hành tại công ty, giữa công ty và các xí nghiệp một cách hợp lý, khoa học, đạt hiệu quả cao. Hiện nay bộ máy quản lý điều hành tại địa điểm thi công đều có sự tham gia của ban điều hành thi công, các đội trưởng, tổ trưởng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty. Mặt khác bộ phận này có mối quan hệ chức năng với các phòng ban trong công ty. Ban điều hành thi công gồm: chỉ huy trưởng công trình, chỉ huy phó phụ trách kỹ thuật, kế toán công trình, thủ kho, kỹ sư giám sát,… 1.2. Chính sách nhân sự: Do đặc điểm của ngành xây lắp là các công trình không cố định, phải di chuyển. Vì vậy hiện nay ngoài số nhân viên trong danh sách của công ty là những người được hưởng các chế độ, chính sách bảo hiểm, còn có lực lượng lao động thuê ngoài. Các công nhân khi tham gia xây lắp công trình đều được đảm bảo an toàn lao động, được cấp bảo hộ lao động. Công ty có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp những công nhân có tay nghề cao, có năng lực vào các vị trí phù hợp đáp ứng yêu cầu trước mắt và lâu dài. Là công ty cổ phần, mỗi nhân viên trong công ty được góp cổ phần, điều đó tạo điều kiện cho mỗi người, mỗi phòng ban tự kiểm tra, giám sát lẫn nhau, góp phần làm cho công ty ngày càng phát triển. 1.3. Công tác kế hoạch: Lập kế hoạch hoạt động là chức năng đầu tiên của quản lý, là chức năng quan trọng hàng đầu. Hàng năm, công ty có lập kế hoạch về sản xuất, kế hoạch về cung ứng vật tư, kế hoạch về tài chính,… Đối với một công ty xây lắp, công tác lập kế hoạch dự toán cho một công trình có ý nghĩa rất lớn, là cơ sở để đưa ra giá bỏ thầu, là thước đo để có thể tiến hành thi công, là thủ tục để kiểm soát chi phí. Ngay khi tham gia đấu thầu, công ty đã phối hợp với các phòng ban làm hồ sơ dự thầu. Dựa trên bản thiết kế kỹ thuật do Ban Kỹ thuật-Thi công cung cấp sẽ kết hợp với Ban Kế hoạch-Kinh doanh lập các dự toán cho công trình. Khi công trình đó trúng thầu thì các đội thi công căn cứ vào hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt tiến hành thi công công trình. 2. Hệ thống kế toán: 2.1. Tổ chức công tác kế toán: Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức nữa tập trung nữa phân tán. Công tác hạch toán kế toán của công ty do Ban Tài chính-Kế toán đảm nhận, từ việc tổng hợp chứng từ, ghi sổ đến việc lập các báo cáo tài chính, kể cả phần hạch toán chi tiết và tổng hợp. Còn ở các đội không tổ chức kế toán riêng và các xí nghiệp thì mọi chi phí phát sinh được thống kê tập hợp và làm việc trực tiếp với Ban Tài chính-Kế toán công ty. 2.2. Chứng từ kế toán chi phí: Các chứng từ kế toán chi phí là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, các chứng từ phải đảm bảo hợp lệ và hợp pháp. Nội dung trên các chứng từ chi phí được phản ánh trên sổ sách kế toán chi phí, đảm bảo cho các thông tin về chi phí trên sổ sách kế toán là đầy đủ và trung thực. Ở công ty luôn chú trọng đến hệ thống chứng từ kế toán từ việc xét duyệt lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ. Các chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng, bảng tính lương,… và các giấy tờ liên quan đến chi phí là cơ sở để ghi sổ kế toán chi phí. 2.3. Hệ thống sổ sách kế toán: Ban Tài chính-Kế toán của công ty đã tập hợp chi phí cho mỗi công trình theo các khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. 2.4. Báo cáo kế toán: Các báo cáo kế toán chỉ cung cấp thông tin cho kế toán như: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 3. Thủ tục kiểm soát: 3.1. Thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Áp dụng nguyên tắc này công ty đã phân công trách nhiệm và công việc cụ thể cho từng bộ phận: - Đối với bộ phận mua vật tư: Vật tư được mua về công ty do nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh thực hiện. Vật tư được mua về theo số lượng vật tư của từng công trình thi công. - Đối với bộ phận sử dụng vật tư: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ công trình thì đội trưởng đội thi công công trình sẽ viết giấy đề nghị xuất vật tư, cũng có thể do chỉ huy trưởng công trình đề xuất với Ban giám đốc để được phê chuẩn. - Đối với bộ phận hạch toán: Mọi chi phí nguyên vật liệu đều được kế toán chi phí theo dõi chặt chẽ, cuối tháng mọi chứng từ đều được chuyển sang cho kế toán tổng hợp để tiến hành tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Tại công ty, Ban Kế hoạch-Kinh doanh là bộ phận đề xuất vật tư và phụ trách việc mua vật tư phục vụ cho từng công trình thi công. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, đội trưởng đội thi công hoặc chỉ huy trưởng công trình thuộc Ban Kỹ thuật-Thi công sẽ viết giấy đề nghị xuất kho vật tư. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được theo dõi tại Ban Tài chính-Kế toán do kế toán chi phí và kế toán tổng hợp thực hiện. Khi vật tư được mua về, khi xuất kho vật tư để phục vụ công trình và khi vật tư xuất kho sử dụng không hết nhập lại kho đều được theo dõi, giám sát bởi nhân viên thủ kho của công ty. c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Đối với những vấn đề liên quan đến chi phí mua nguyên vật liệu có giá trị trên 50 triệu đồng thì mọi chứng từ liên quan, ví dụ như Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán,…đều phải được giám đốc phê chuẩn trước khi thực hiện. Còn những chi phí nguyên vật liệu có giá trị dưới 50 triệu đồng thì kế toán trưởng có toàn quyền giải quyết và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Mọi nghiệp vụ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đều phải được ký xét duyệt của từng bộ phận liên quan, ví dụ: Giấy đề nghị mua vật tư phải được sự phê chuẩn của trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh, của giám đốc, của kế toán trưởng,… 3.2. Thủ tục kiểm soát đối với chi phí nhân công trực tiếp: a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: - Ban điều hành công trình: Chỉ huy trưởng công trình là người chịu trách nhiệm giám sát chung về toàn bộ tiến độ thi công công trình, đội trưởng đội thi công là người chịu trách nhiệm về việc giám sát, theo dõi giờ công và lập bảng chấm công. Kế toán đội sẽ lập bảng tính lương cho từng đội thi công. - Ban Tổ chức-Hành chính: đây là ban sẽ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp thông qua việc theo dõi công nhân thi công công trình trong danh sách và công nhân thuê ngoài. - Ban Tài chính-Kế toán: kế toán chi phí sẽ theo dõi tiền lương thanh toán cho công nhân vào chi phí nhân công trực tiếp. b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Tại công trình thi công, đội trưởng đội thi công sẽ theo dõi và chấm công cho công nhân đội mình, sau đó gửi Bảng chấm công cho kế toán đội tính lương. Ban Tài chính-Kế toán xem xét và thanh toán lương cho các đội thi công, đồng thời phản ánh vào chi phí nhân công trực tiếp. c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Bảng chấm công sau khi được lập sẽ được chỉ huy trưởng công trình xem xét và ký duyệt. Sau đó, kế toán đội tính lương và trình chỉ huy trưởng công trình xét duyệt. Chỉ huy trưởng công trình sẽ lập giấy đề nghị thanh toán lương gửi giám đốc công ty xét duyệt. Kế toán trưởng công ty sẽ ký duyệt vào bảng thanh toán lương và giấy đề nghị thanh toán lương. 3.3. Thủ tục kiểm soát đối với chi phí sản xuất chung: a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: - Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung, công ty giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên quản lý ở đội thi công và có sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên này. - Đội trưởng là người thực hiện đúng thẩm quyền và các công nhân thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Việc kiểm tra giám sát do Ban Kỹ thuật-Thi công phụ trách, còn các chứng từ được tập hợp ở Ban Tài chính-Kế toán. - Vấn đề khó kiểm soát nhất trong việc kiểm soát chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí khác. Đây là khoản chi phí rất nhạy cảm, dễ bị gian lận. Vì thế ban lãnh đạo yêu cầu các khoản chi phục vụ công trình phải có đầy đủ chứng từ và hợp lý, phải được xét duyệt của ban giám đốc, đội trưởng mới được chi. Riêng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho mục đích của đội thì phải được đội trưởng, các nhân viên quản lý khác theo dõi chặt chẽ và báo cáo tình hình, mục đích sử dụng cho đội trưởng. b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Ban điều hành công trình thực hiện chức năng thi công, giám sát chất lượng, tiến độ thi công của công trình. Ban Kỹ thuật-Thi công thực hiện chức năng xuất sử dụng máy móc thi công cho thi công công trình và theo dõi quá trình sử dụng máy. Ban Tài chính-Kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh, tổng hợp các chi phí phục vụ cho thi công công trình phát sinh tại các đội và tổng hợp để tính giá thành công trình xây lắp. c. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Mọi chi phí phát sinh liên quan đến quản lý công trình đều phải được sự thông qua của đội trưởng, chỉ huy trưởng công trình xét và ký duyệt. Những chi phí bằng tiền phát sinh như chi phí tiền tiếp khách, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,… đều phải được xét và ký duyệt bởi giám đốc hoặc kế toán trưởng của công ty. 4. Nội dung kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: a. Đặc điểm của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí liên quan đến việc sử dụng vật tư phục vụ cho thi công công trình như: Chi phí mua vật tư, chi phí vận chuyển,.. Chi phí nguyên vật liệu phát sinh khi Ban Kỹ thuật-Thi công đưa vật tư vào sử dụng phục vụ cho công trình thi công do công ty đảm nhận. Trong giá thành sản phẩm xây lắp, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng nhiều hơn cả và có mối quan hệ tỷ lệ thuận với khối lượng sản phẩm làm ra. Vì vậy, nếu nhà quản lý sơ hở trong quá trình kiểm soát chi phí sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí không hợp lý, giá thành công trình xây lắp tăng thêm, lợi nhuận mang lại cho công ty bị giảm xuống. Bên cạnh đó, chất lượng công trình xây lắp không đảm bảo, không an toàn cho việc sử dụng lâu dài. Chắc chắn công ty sẽ không đủ sức cạnh tranh với các công ty khác, không tạo được uy tín và niềm tin đối với các nhà đầu tư. b. Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: - Tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh không vượt quá dự toán - Đảm bảo hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu - Đảm bảo việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí - Chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho từng công trình phải đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. c. Trình tự kiểm soát: - Nội dung kiểm soát chung: Ban KH-KD lập đề nghị mua v.tư Bắt đầu Giám đốc xét duyệt việc mua vật tư Ban KH-KD mua vật tư 9 (1) (2) (3) (4) Kết thúc Ban TC-KT hạch toán CP NVL t.t Nhập kho vật tư và lập chứng từ (5) Xuất kho vật tư sử dụng (9) (6) (8) Bộ phận thi công sử dụng vật tư (7) ( Sơ đồ 05 - Nội dung ks chung về chi phí NVL trực tiếp ) (1): Sau khi trúng thầu, căn cứ vào dự toán đã được duyệt, Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ lập giấy đề nghị mua vật tư trình lên giám đốc công ty xét duyệt.(Xem phụ lục 01-Giấy đề nghị mua vật tư) (2): Giám đốc công ty sẽ xem xét giấy đề nghị mua vật tư và ký duyệt đồng ý vào giấy đề nghị mua vật tư. (3): Sau khi được xét duyệt, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ tiến hành mua vật tư. Vật tư sử dụng cho các công trình thường được nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh mua ở những nhà cung cấp “quen biết” và thường xuyên của công ty.(Xem phụ lục 03-Hóa đơn GTGT) (4): Vật tư sau khi mua về sẽ được kiểm tra trước khi nhập kho. Thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại và đối chiếu với Giấy đề nghị nhập kho vật tư. Căn cứ số lượng thực nhập thủ kho sẽ lập Phiếu nhập kho vật tư. (5): Vật tư sau khi được nhập kho các chứng từ liên quan sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán nhằm theo dõi chi phí nguyên vật liệu, các chứng từ liên quan gồm: Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị mua vật tư, Phiếu nhập kho, Giấy đề nghị thanh toán.(Xem phụ lục 02-Giấy đề nghị thanh toán và phụ lục04-Phiếu chi tiền mặt). (6): Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, chỉ huy trưởng công trình hoặc đội trưởng đội thi công sẽ lập Giấy đề nghị xuất kho vật tư trình giám đốc xét duyệt và thủ kho xuất kho vật tư. (7): Bộ phận thi công sử dụng vật tư phục vụ công trình, giám sát quá trình sử dụng vật tư tại công trình. (8): Khi xuất kho vật tư sử dụng công trình, 1 liên phiếu xuất kho và giấy đề nghị xuất kho vật tư được chuyển về Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi. (9): Tại Ban Tài chính-Kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi và tính giá thành công trình.(Xem phụlục 05-Sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp) - Nội dung kiểm soát chi tiết: + Khâu mua vật tư: Ban Kế hoạch-Kinh doanh Nhà cung cấp Nhận yêu cầu mua vật tư và giao kèm c.từ là HĐ GTGT cho ngườimua Bắt đầu (1) HĐ GTGT (2) Yêu cầu mua vật tư (2) (3) Nhận hàng và c.từ kèm theo HĐ GTGT (2) Kết thúc ( Sơ đồ 06 - Kiểm soát khâu mua vật tư ) (1): Sau khi Giấy đề nghị mua vật tư được trưởng Ban Kế hoạch-Kinh doanh ký duyệt, giám đốc xem xét và ký duyệt, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ tiến hành liên hệ và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để mua vật tư phục vụ cho thi công công trình. Nhà cung cấp vật tư cho công trình chủ yếu là những công ty “quen biết” và thường xuyên giao dịch với công ty nên tương đối tin tưởng vào chất lượng vật tư. (2), (3): Sau khi đã kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại vật tư, nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ nhận hàng và hóa đơn GTGT ( liên 2) làm chứng từ để thanh toán với Ban Tài chính-Kế toán của công ty và làm căn cứ để tính giá thành công trình. Ở khâu này, nếu nhân viên mua vật tư không năng động, nhạy bén thì rất có thể sẽ mua vật tư với giá cao, chi phí vận chuyển, bốc dỡ gia tăng không hợp lý. + Khâu nhập vật tư: Ban Kế hoạch-Kinh doanh Kho Ban Tài chính-Kế toán Nhận hàng và lập Phiếu nhập kho Nhận PNK và HĐ GTGT để ghi sổ Bắt đầu Giao hàng và chứng từ cho bộ phận kho (1 ) (2) HĐ GTGT (2) (1) (4) Phiếu nhập kho (3) (2) Phiếu nhập kho (3) (3) Nhận PNK Phiếu nhập kho (1) HĐ GTGT (2) Kết thúc ( Sơ đồ 07 - Kiểm soát khâu nhập vật tư ) (1): Sau khi nhân viên của Ban Kế hoạch-Kinh doanh mua hàng về sẽ lập Giấy yêu cầu nhập kho vật tư kèm theo Giấy đề nghị mua vật tư đã được giám đốc ký duyệt đồng ý. (2): Tại kho, thủ kho sẽ căn cứ vào Giấy đề nghị mua vật tư, căn cứ vào số lượng thực nhập sẽ nhận hàng và lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên, 1 liên (liên1) được thủ kho giữ lại để làm căn cứ đối chiếu, theo dõi vật tư về mặt số lượng, 1 liên nhân viên mua vật tư giữ và một liên được gửi cho Ban Tài chính-Kế toán để tính giá thành. Trên Phiếu nhập kho phải được ký xác nhận của thủ kho và người mua hàng, của kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty. (3): Nhân viên mua hàng sau khi đã bàn giao vật tư cho thủ kho sẽ nhận 1 liên ( liên 2) của Phiếu nhập kho để làm chứng từ đối chiếu khi có sai sót xảy ra. (4): Tại Ban Tài chính-Kế toán, sau khi nhận được Hóa đơn GTGT (liên 2), Phiếu nhập kho (liên 3) kế toán chi phí sẽ mở sổ chi tiết để theo dõi cho số vật tư này cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán chi phí sẽ chuyển toàn bộ chứng từ gốc cho kế toán tổng hợp để tổng hợp và tính giá thành công trình. + Khâu xuất kho vật tư: Bộ phận thi công GĐ xét duyệt Kho Ban TC-KT Xét duyệt Giấy đề nghị XK v.tư Bắt đầu Nhận PXK v.tư, ghi sổ Ktra c.từ,xuất kho v.tư, lập Phiếu XK (1) (2) (3) (5) Yêu cầu xuất vật tư Giấy đề nghị Giấy đề nghị xuất kho v.tư Phiếu XK v.tư (2) (3) (2) Giấy đề nghị xuất kho v.tư Phiếu XK v.tư (1) (4) Giấy đề nghị Phiếu XK v.tư (1) Nhận v.tư và 1 liên PXK Kết thúc Phiếu XK v.tư (3) ( Sơ đồ 08 - Kiểm soát khâu kho xuất vật tư ) (1): Khi có nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ công trình, chỉ huy trưởng công trình hoặc đội trưởng đội thi công sẽ lập Giấy đề nghị xuất kho vật tư gửi giám đốc công ty xem xét và xét duyệt. (2): Giám đốc công ty sau khi xem xét sẽ ký xác nhận đồng ý cho xuất vật tư vào Giấy đề nghị xuất kho vật tư. (3): Thủ kho sau khi xem xét sẽ tiến hành cho xuất kho vật tư dựa trên số lượng được đồng ý trên Giấy đề nghị xuất kho vật tư và lập Phiếu xuất kho thành 3 liên. 1 liên được lưu tại kho để thủ kho theo dõi số lượng vật tư tại kho, 1 liên giao cho bộ phận thi công làm căn cứ đối chiếu, 1 liên giao cho Ban Tài chính-Kế toán để theo dõi và tính giá thành. Trên Phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho, người nhận vật tư, của kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty. (4): Bộ phận thi công sẽ nhận vật tư và một liên của Phiếu xuất kho ( liên 3 ) làm căn cứ để đối chiếu khi có sai sót xảy ra. (5): Ban Tài chính-Kế toán, kế toán chi phí nhận được một liên của Phiếu xuất kho ( liên 2) để theo dõi về mặt số lượng và giá trị xuất kho. Giá trị xuất kho được tính theo phương pháp nhập bình quân sau mỗi lần nhập. Cuối tháng mọi chứng từ phát sinh được chuyển cho kế toán tổng hợp để tổng hợp và tính giá thành. Ban KT-TC Bộ phận sử dụng +Khâu sử dụng vật tư: Ban TC-KT (3) (1) (2) Ban KH-KD ( Sơ đồ 09 - Kiểm soát khâu sử dụng vật tư ) (1): Tại địa điểm thi công vật tư sử dụng sẽ được giám sát bởi chỉ huy trưởng, các kỹ sư và đội trưởng đội thi công để theo dõi trong quá trình thi công công trình. (2): Ban Kế hoạch-Kinh doanh sẽ theo dõi tiến độ sử dụng vật tư vào thi công công trình và sẽ ghi nhận những ý kiến phản hồi của chỉ huy trưởng công trình trình lên Ban giám đốc xem xét và xử lý kịp thời. (3): Bên cạnh Ban Kế hoạch-Kinh doanh, Ban Tài chính-Kế toán sẽ phản ánh mọi phát sinh về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho kế toán trưởng và Ban giám đốc nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc kiểm soát và ra ý kiến chỉ đạo cho việc tính giá thành thi công công trình. Kết luận: Thực tế công tác kiểm soát nội bộ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thực hiện thông qua việc kiểm soát các bước, các thao tác sau: - Khâu mua vật tư: Dựa vào chứng từ là hóa đơn GTGT (liên 2) công ty đối chiếu với mức giá đã tham khảo trên thị trường khi lập dự toán cho từng công trình nhằm đánh giá sự chênh lệch về giá mua (nếu có), số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư mua về căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư. - Khâu nhập vật tư: thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư đối chiếu với với giấy đề nghị mua vật tư và hóa đơn GTGT để kiểm tra sự khớp đúng. Lập phiếu nhập kho vật tư thành 3 liên, gửi 1 liên cho ban Tài chính-Kế toán để theo dõi, phản ánh và tính giá nhập kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lân nhập. - Khâu xuất vật tư: thủ kho căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho vật tư có đầy đủ chữ ký của giám đốc, đội trưởng đội thi công và các bên có liên quan để cho xuất kho theo số lượng vật tư cần thiết. Thủ kho lập phiếu xuất kho vật tư thành 3 liên, 1liên gửi cho ban Tài chính-Kế toán để theo dõi, phản ánh và tính giá xuất kho vật tư theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập để tính giá thành công trình. - Khâu sử dụng vật tư: khi sử dụng vật tư phục vụ cho thi công công trình căn cứ vào bản thiết kế công trình để sử dụng hợp lý vật tư. Chỉ huy trưởng công trình cùng các kỹ sư giám sát và đội trưở