Khóa luận Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing Online tại công ty TNHH Quảng Tin

ển: Công Ty Quảng Tin là loại hình Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn, hoạch toán độc lập. Được thành lập vào ngày ngày 15 tháng 11 năm 2008 và website www.quangtin.com cũng được xây dựng và hoàn thành vào khoản thời gian này. Trải qua bao nhiêu thăng trầm với những khó khăn, công sức của tất cả các nhân viên Quảng Tin, Công ty đã thực sự tự tin để đồng hành cùng Khách hàng với những thành tựu kỹ thuật của công nghệ thông tin. - Công ty có tên giao dịch: QuangtinComputer - Địa chỉ: 6D3, Đường số 8, Chu Văn An, P26, Quận Bình Thạnh. - Ngành nghề kinh doanh: Thương mại, dịch vụ, sản xuất, gia công phần mềm, tư vấn, lắp đặt, sữa chữa các thiết bị máy tính, máy mực in, …. Hình 2.1: Logo của công ty Quảng Tin Nguồn: Website công ty TNHH Quảng Tin. - Giám đốc: Bùi Ngọc Lộc - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 4102013272 - Mã số thuế: 0302821997 KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 22 - Số tài khoản: 5893069, tại ngân hàng: ngân hàng TMCP Á châu. - Số điện thoại: 3511 8466. Hotline: 097 3399 036. - Số fax: 35164413 - Tổng số vốn trong Công ty: 1.000.000.000 (1 tỷ đồng) - Hình thức sỡ hữu vốn: Tư nhân Được thành lập vào năm 2008, Quảng Tin computer đã không ngừng phát triển nhằm đáp ứng kịp với quy mô phát triển của Doanh Nghiệp cũng như việc hướng tới cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chuyên biệt và chuyên nghiệp cho khách hàng. Đó là lý do Quảng Tin được thành lập và ra đời. Với đội ngũ các nhà quản lý, các chuyên viên và kỹ sư phần mềm nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, tôn chỉ của Quảng Tin Computer là cung cấp các sản phẩm và giải pháp phù hợp nhất cho Doanh Nghiệp với độ tin cậy cao, dễ sử dụng, chi phí hợp lý. Ngoài ra, một yếu tố mà Quảng Tin luôn đặt lên hàng đầu là không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ. Quảng Tin mong muốn đem lại cho khách hàng những dịch vụ hậu mãi, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt nhất để khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ của Quảng Tin Computer. 2.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý: 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty: 2.2.1.1. Chức năng của Công ty: - Cung cấp những sản phẩm và thiết bị văn phòng: máy vi tính, máy in, photocopy, máy chiếu, tổng đài, hệ thống mạng, mực in chính hãng các loại ( HP, EPSON, CANON,…) của các hãng điện tử hàng đầu Thế Giới. - Thiết kế trang web theo yêu cầu của khách hàng. - Xúc tiến thương mại. - Dịch vụ gia tăng trên mạng Internet: truy cập dữ liệu và thông tin trên mạng, xử lý dữ liệu và thông tin trên mạng, trao đổi dữ liệu( không kinh doanh dịch vụ KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 23 truy cập-truy nhập Internet). - Sữa chữa, bảo hành, bảo trì, lắp đặt các loại máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in và thiết bị ngoại vi với loại hình bảo hành, bảo trì, sữa chữa tận nơi. - Cung cấp các phần mềm được gia công tại Công ty cho các Công ty khác có nhu cầu. Với đội ngũ kỹ thuật và kinh doanh của Quảng Tin luôn được lựa chọn kỹ càng trước khi trải qua quá trình huấn luyện và cập nhật thường xuyên những thành tựu mới nhất về dịch vụ khách hàng. Quảng Tin xem khả năng làm hài lòng khách hàng là thước đo của sự thành công của chính mình.Mong rằng trên trang Website:www.quangtin.com sẽ đáp ứng nhu cầu của Quý Khách hàng và những ý kiến đóng góp để đưa Quảng Tin ngày một phát triển và vững mạnh hơn. 2.2.1.2. Nhiệm vụ của Công ty: - Quảng Tin kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, kinh doanh theo đúng mục đích hoạt động. - Bảo đảm phát triển vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước. - Thực hiện đúng pháp lệnh kế toán, đảm bảo nộp thuế đúng thời hạn. - Đảm bảo quyền lợi cho người lao động như: chế độ lương bổng, bảo hiểm, các kỳ nghỉ. Quan tâm giúp đỡ cũng như lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân viên, chung tay góp sức xây dựng Quản Tin vững mạnh. - Chung tay góp sức chia sẻ cùng Cộng đồng, đóng góp và giúp đỡ các tổ chức từ thiện, góp phần đem lại hạnh phúc, niềm vui cho những người kém may mắn trong Xã hội. 2.2.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý: 2.2.2.1. Cơ cấu tổ chức: Tổ chức các Công ty là hệ thống các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 24 chịu sự quản lý của Hội đồng thành viên. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty. Nguồn: Công ty TNHH Quảng Tin. 2.2.2.2. Bộ máy quản lý:  Hội đồng thành viên: - Là cơ quan cao nhất về quyền quyết định các vấn đề trong Công ty. - Có tất cả các quyền và nghĩa vụ để phát triển và giải thể Công ty. - Có quyền bổ sung, sửa đổi điều lệ của Công ty. - Đề ra các phương hướng hoạt động của Công ty. - Tổ chức họp tối thiểu một năm một lần vào đầu hoặc cuối năm quyết toán. - Trong cuộc họp phải có đầy đủ các thành viên.  Giám đốc điều hành: - Là người chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu mọi trách nhiệm trước tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty. - Giám đốc có trách nhiệm hoạch định mọi chính sách, chiến lược phát triển Hội đồng thành viên Giám đốc điều hành Phòng sale- marketing Giám đốc tài chính Giám đốc kỹ thuật Phòng Kế toán Phòng Giải pháp Phòng Kỹ thuật Phòng Chuyên môn môn KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 25 của toàn Công ty có trách nhiệm truyền đạt mọi kế hoạch xuống cấp dưới và nhận tham mưu cố vấn cho các phòng ban bên dưới. - Ban hành quy chế nội bộ của Công ty. - Có nhiệm vụ đưa Công ty phát triển đi lên và thực hiện các nội quy của Công ty một cách gương mẫu cho tất cả các thành viên trong Công ty.  Giám đốc kỹ thuật: - Phụ trách mọi công tác, chuyên môn về vấn đề kỹ thuật. - Hỗ trợ các kỹ thuật viên trong công tác sữa chữa, bảo trì, bảo hành sản phẩm của Công ty. - Là người có quyết định cao nhất các vấn đề kỹ thuật trong Công ty.  Giám đốc tài chính: - Quản lý công tác tài chính của Quảng Tin. - Lên kế hoạch tài chính, cảnh báo các nguy cơ, đưa ra dự báo tin cậy. - Tham mưu cho Giám đốc về những hoạch định, chiến lược tài chính.  Phòng Sale – Marketing: Là bộ phận trực tiếp các vấn đề kinh doanh như: - Xây dựng các phương án kinh doanh, các chiến lược mang tính thiết yếu. - Tiếp cận thị trường từ đó chọn ra lĩnh vực mặt hàng kinh doanh phù hợp tiến hành tìm kiếm đối tác, khách hàng và lập bảng kế hoạch kinh doanh.  Phòng kỹ thuật: - Phụ tách công tác bảo trì, bảo hành sản phẩm cho khách hàn. - Hỗ trợ phòng giải pháp thực hiện các dự án.  Phòng giải pháp: - Xây dựng giảp pháp, triển khai sản phẩm cho khách hàng. - Khảo sát, lên phương án, lấy thông tin trong quá trình hoàn thiện sản phẩm. - Thiết kế, xây dựng, hoàn thiện sản phẩm theo nhu cầu khách hàng. KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 26  Phòng chuyên môn: - Tư vấn, giải đáp thắc mắc về nghiệp vụ kỹ thuật cho khách hàng. - Hướng dẫn sử dụng các phần mềm và các hỗ trợ về nhiệm vụ sản phẩm trong quá trình triển khai sản phẩm.  Phòng kế toán: - Thống kê kế toán, hoạch toán kế toán.. - Lập sổ sách và các báo cáo tài chính. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình kinh doanh, tài chính của nội bộ và cho bên ngoài. - Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác tình hình vận động của tài sản và nguồn vốn của Công ty. - Thực hiện phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty. - Tham mưu cho Giám đốc các vấn đề về chế độ chính sách, các vấn đề liên quan đến tài chính mà người quản lý cần thiết. 2.3. Sản phẩm và Quy trình hoạt động của Côngt ty 2.3.1. Sản phẩm của Công ty:  Sản phẩm Doanh nghiệp:  Phần mềm Kế toán.  Phần mềm quản lý xuất nhập khẩu.  Phần mền quản lý nhân sự, chấm công, tiền lương.  Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng  Phần mềm quản lý kho.  Các danh mục sản phẩm:  Máy tính xách tay: cung cấp các dòng sản phẩm của các hãng nổi tiếng trên Thế Giới: HP, Dell, Apple, ….  Máy tính nguyên chiếc, Camera số và phụ kiện, Máy chủ - sever, Linh kiện KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 27 máy tính, USB flash, Máy nghe nhạc MP3. MP4, Thiết bị mạng, Phụ kiện máy tính, Case vỏ máy tính, Loa máy tính, Điện thoại, Thiết bị khác, Thiết bị cũ.  Hỗ trợ kỹ thuật qua ba kênh:  Hỗ trợ trực tiếp tại văn phòng của khách hàng.  Hỗ trợ qua điện qua điện thoại.  Kênh hỗ trợ trực tuyến: support.quangtin.com.vn  Tư vấn giải pháp: - Quảng tin cungg cấp dịch vụ tư vấn và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong các Doanh nghiệp đối với các ứng dụng cho cả hai hệ điều hành Linux (nguồn mở) và Window (nguồn đóng) theo các tiêu chí: + Giải pháp đơn giản và đáp ứng các nhu cầu Doanh nghiệp cần. + Tiết kiệm chi phí tối đa nhưng vẫn đảm bảo đủ tính năng. + Giải pháp có hướng mở: dễ dàng mở rộng tính năng hay phân hệ mới trong tương lai. KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 28 2.3.2. Quy trình cung ứng sản phẩm của Công ty Quảng Tin. Các gói phẩm cố định Marketing cho sản phẩm Khách hàng liên hệ, phản hồi về sản phẩm Giải đáp, sắp xếp cuộc hẹn với khách hàng Demo sản phẩm Ghi nhận các yêu cầu phát sinh Báo giá sản phẩm và thời gian đáp ứng Ký hợp đồng triển khai Bàn giao sản phẩm, hướng dẫn sử dụng Nghiệm thu, thanh lý hợp đồng Bảo hành sản phẩm Sơ đồ 2.2: Quy trình cung ứng sản phẩm của Quảng Tin Computer.  Phân tích quy trình cung ứng sản phẩm của Quảng Tin Computer: Bước 1: Các gói sản phẩm cố định. - Bao gồm tất cả các sản phẩm của Công ty: các sản phẩm phần mềm Doanh nghiệp, các sản phẩm cố định Bước 2: Marketing cho sản phẩm. - Các sản phẩm chủ yếu được quảng cáo qua mạng Internet, với những hình thức Marketing Online. - Sau khi các mẫu soạn thảo giới thiệu cho từng sản phẩm hoàn thành, công ty sẽ tiến hành quảng cáo với những hình thức như: Đăng tin trên các trang rao vặt, KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 29 các diễn đàn, email quảng cáo, đặt bnner quảng cáo, spam mail bằng các công cụ hỗ trợ, … - Đây là giai đoạn quan trọng, vì thông tin của sản phẩm, hình ảnh của Công ty có đến được với khách hàng hay không còn tùy thuộc vào sự thành công của công tác Marketing. Bước 3: Khách hàng liên hệ, phản hồi về sản phẩm. - Khi khách hàng biết thông tin về sản phẩm và có nhu cầu về sản phẩm sẽ liên hệ với Công ty. - Nhân viên phải biết được khách hàng đã biết đến sản phẩm của Công ty qua hình thức Marketing nào, từ đó phát huy hình thức hiệu quả nhất. Bước 4: Giải đáp các thắc mắc và sắp xếp cuộc hẹn. - Khi khách hàng liên hệ với Công ty, nhân viên của Công ty sẽ giải đáp thắc mắc cho khách hàng và sắp xếp cuộc hẹn khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm. Bước 5: Giới thiệu sản phẩm. - Nhân viên kinh doanh của Công ty đến gặp trực tiếp khách hàng, trao đổi với khách hàng về tính năng của sản phẩm. - Sau khi trao đổi thông tin và giới thiệu trực tiếp sản phẩm trên máy tính, nhân viên của Công ty sẽ khảo sát quy trình quản lý, nắm bắt các yêu cầu đặc thù của khách hàng và tư vấn việc ứng dụng sản phẩm vào hoạt động quản lý kinh doanh. Bước 6: Ghi nhận các yêu cầu phát sinh - Mỗi sản phẩm đều có những tính năng nhất định, do đó khi trao đổi với khách hàng, Công ty sẽ ghi nhận lại những yêu cầu phát sinh để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu phát sinh đó của khách hàng - Đây là một trong nhũng cách hữu hiệu giúp Công ty cải thiện và ngày hoàn thiện hơn sản phẩm. KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 30 Bước 7: Báo giá sản phẩm và thời gian đáp ứng. - Sau khi khách hàng đã đồng ý với mức giá mà Công ty đưa ra, hai bên sẽ thỏa thuận thời gian mà Công ty đáp ứng sản phẩm cho khách hàng. Bước 8: Ký kết hợp đồng. - Sau khi khách hàng đã đồng ý với giải pháp sản phẩm, hai bên cùng tiến hành thương thỏa nội dung hợp đồng. - Hai bên thống nhất với nhau về thời gian, địa điểm, lịch triển khai, khách hàng thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng. Bước 9: Bàn giao sản phẩm hoàn thiện và hướng dẫn sử dụng. - Cán bộ chuyển giao Công ty Quảng Tin khảo sát hệ thống máy tính của khách hàng. - Khi hệ thống máy tính đã đảm bảo đáp ứng yêu cầu, cán bộ chuyển giao sẽ cài đặt phần mềm lên các máy theo yêu cầu của khách hàng. - Sau khi phần mềm được cài đặt, nhân viên chuyển giao sẽ hướng dẫn người dùng khai thác các chức năng của sản phẩm trực tiếp trên máy tính. - Khách hàng chuẩn bị trước dữ liệu mẫu theo hướng dẫn của cán bộ chuyển giao để trong quá trình hướng dẫn người dùng sẽ nhập dữ liệu mẫu này. Bước 10: Nghiệm thu, thanh lý hợp đồng. - Khách hàng kiểm tra báo cáo trong chương trình đảm bảo chính xác so với dữ liệu mẫu đã nhập. - Hai bên cùng thống nhất ký biên bản nghiệm thu sản phẩm, khách hàng thanh toán 50% giá trị hợp đồng còn lại. Bước 11: Bảo hành sản phẩm - Công ty Quảng Tin bảo hành phần mềm miễn phí trong vòng 18 tháng trong các trường hợp sau: + Kết quả báo cáo không đúng. KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 31 + Máy tính hỏng cần cài đặt lại phần mềm. + Kết thúc thời gian bảo hành, hai bên ký hợp đồng bảo trì với mức 20% giá trị hợp đồng / năm - Đối với các sản phẩm không phải là phần mềm, tùy loại hình sản phẩm mà có thời gian bảo hành phù hợp. 2.4. Các hình thức Marketing online được sử dụng tại Công ty: 2.4.1. Đăng tin quảng cáo trên các trang rao vặt: Là hình thức đăng thông tin của Công ty và những sản phẩm đi kèm lên các danh bạ doanh nghiệp, bao gồm các bước: - Tập hợp danh sách những website, forum cho đăng thông tin giới thiệu doanh nghiệp - Soạn thảo mẫu giới thiệu chung về Quảng Tin. - Soạn mẫu giới thiệu chung về sản phẩm của Quảng Tin. - Sử dụng một mẫu nội dung và đăng trên các website. - Lưu vào nhật ký đăng thông tin. 2.4.2. Đăng ký thành viên và tham gia hoạt động trên các diễn đàn: Để trở thành thành viên của bất kỳ diễn đàn nào mà Công ty muốn tham gia như là một trong những cách thức chia sẻ thông tin, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Thì các thành viên của Quảng Tin cần phải đăng ký thông tin, tạo cho mình một tài khoản trên một trang web, forum nhất định và phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định mà forum hoặc diễn đàn đó đưa ra. 2.4.3. Gửi Email quảng cáo: Là một hình thức Marketing trực tiếp trong đó sử dụng thư điện tử như một phương diện giao tiếp với khách hàng. Đây được xem là một trong những cách marketing hiệu quả tại Quảng Tin computer. 2.4.4. Tạo và phát triển Blog cá nhân làm kênh gián tiếp: KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 32 Hầu hết mỗi nhân viên của Quảng Tin đều có blog cá nhân riêng, đây không phải là hình thức tiếp thị dành cho các nhân viên phòng sale & marketing, mà dành cho tất cả các nhân viên trong Quảng Tin thực sự tâm huyết với Công ty, thực sự muốn chung tay góp xây dựng một Quảng Tin thực sự vững mạnh. Ngoài ra Công ty cũng đã xây dựng một blog công ty riêng, nơi đăng mọi thông tin, hình ảnh của Công ty. Không những vậy, đây còn là nơi giao lưu, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau của các Doanh nghiệp với nhau. Link blog của Công ty: www.quangtin.com/blog. 2.4.5. Gửi thông tin qua các công cụ chat: Công tác này có sự liên kết với hình thức Marketing qua email. Khi đã có danh sách, các tên hiệu dùng để nói chuyện qua yahoomail hay gmail, các nhân viên sẽ lưu giữ các tên hiệu này vào danh sách các khách hàng của mình. Các loại công cụ chat được sử dụng tại Quảng Tin: Web-based chat, Instant messaging, Graphical Chat. 2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. 2.5.1. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây: KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 33 Đơn vị tính: đồng. Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Quý 1&2 năm 2011 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.500.000 20.000.000 28.350.689 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.500.000 20.000.000 28.350.689 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 18.500.000 20.000.000 28.350.689 Doanh thu về hoạt động tài chính 121.392 221.639 553.264 Chi phí quản lý Doanh nghiệp 43.682.449 101.785.568 32.652.125 12.123.515 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (43.682.449) (83.164.176) (12.430.486) 16.780.438 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (43.682.449) (83.164.176) (12.430.486) 16.780.438 Lợi nhuận sau thuế thu nhập Doanh nghiệp (32.761.837) (62.373.132) (9.322.865) 12.585.329 Bảng 2.1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Nguồn: Phòng Kế toán – công ty TNHH Quảng Tin Do công ty mới thành lập nên doanh thu thì chưa có trong khi chi phí lại quá cao. Các chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008 chưa có, năm 2009 cũng chỉ có 18.500.000đ. Và doanh thu từ hoạt động tài chính năm 2008 chưa có, năm 2009 cũng chỉ có 121.393đ. Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 tăng hơn năm 2008 là 58.103.119đ. Các chỉ tiêu: lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế, lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp cả hai năm đều lỗ. Do mới thành lập nên công ty cần nhiều chi phí để quản lý doanh nghiệp, đầu tư các trang thiết bị, cơ sở vật chất, … như chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2008 là: 43.682.449đ, năm 2009 lên tới 101.785.568đ. Nên kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn này lỗ. Năm 2008 lỗ 32.761.837đ, năm 2009 lỗ tới 62.373.132đ. Đến năm 2010, sau hơn một năm hoạt động thì số tiền lỗ đã giảm xuống đáng kể, giảm 23.438.972đ so với năm 2008, giảm 52.050.267đ so với năm 2009, và năm KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 34 2010 mức lỗ giảm xuống còn chỉ khoản 9.322.865đ. Và trong hai quý đầu năm 2011 công ty đã chú trọng nhiều đến sản phẩm, quản lý các chi phí nhằm ổn định tình hình kinh doanh, tăng doanh thu. Bằng chứng là năm 2011, công ty đã bắt đầu thu được lợi nhuận là 12.585.329đ, tuy là chưa nhiều nhưng cũng phần nào báo hiệu tình hình khả quan trong kinh doanh của công ty. Trong những năm tiếp theo, công ty cần chú trọng hơn nữa trong việc quản lý các chi phí nhằm giúp công ty có thể phát triển ổn định và bền vững trên thị trường. 2.5.2. Kết quả hoạt động Marketing online theo các hình thức sử dụng tại Công ty: 2.5.2.1. Đăng tin quảng cáo trên các trang rao vặt: Nhân Viên Lượng tin được đăng Lượng tin đăng thành công Lượng tin bị lỗi Lương khách hàng truy cập/lượt Lượng khách hàng liên lạc với công ty Ghi chú 1 30 25 05 850 80 - Lưu lại đường link website. - Lưu ngày tạo mới tin. 2 28 22 06 560 75 3 35 28 07 620 60 4 34 29 05 980 88 5 36 31 04 835 91 Bảng 2.2: Nhật ký đăng tin tháng 08/2011 Nguồn: Phòng Sale – Marketing, công ty TNHH Quảng Tin. Cứ với mỗi sản phẩm, sẽ có 25 tin tới 30 tin được đăng tải trên các trang rao vặt. Và mỗi ngày các nhân viên phòng sale-marketing chịu trách nhiệm cập nhật, làm mới lại thông tin để thông tin luôn trong trạng thái mới và được cập nhật vào trang đầu tiên của website đăng thông tin. Hơn nữa theo dõi các tin bị lỗi, lý do bị lỗi để khắc phục, và chịu trách nhiệm thu thập thông tin khi khách hàng liên lạc hệ với công ty: khách hàng biết đến sản phẩm của công ty thông qua hình thức nào để tổng hợp và lựa chọn hình thức khách hàng yêu thích và mang lại hiệu quả cho công KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 35 ty. Về chi phí: tốn thời gian và nhân lực, đã được tính chung vào chi phí quản lý. 2.5.2.2. Đăng ký thành viên và tham gia hoạt động trên các diễn đàn: Danh sách các diễn đàn, forum mà Quảng Tin đang đăng ký tham gia hoạt động: - Diễn đàn khoa học kỹ thuật. - Forum Google news. - Forum Yahoo news. - Forum Zing news. - Diễn đàn trangnhat.net. - Diễn đàn kỹ năng quản lý thời gian. 2.5.2.3. Gửi email quảng cáo: Nhân viên Lượng mail gửi đi Lượng mail được mở Tỉ lệ mở(%) 1 1012 291 28.75 2 999 190 19.02 3 900 201 22.33 4 1002 312 31.14 5 890 189 21.24 Bảng 2.3: Bảng tóm tắt lượng mail gửi tháng 08/2011. Nguồn: Phòng Sale – Marketing, công ty TNHH Quảng Tin. Trung bình trong một tháng, một nhân viên sẽ gửi đi khoản 960.6 email, tuy nhiên lượng email được mở chỉ khoản 236.3 email, chiếm chưa tới 50% lượng email trung bình được gửi đi. Do đó việc cải thiện hình thức này nhằm tăng lượng email được mở là thật sự cần thiết. Về chi phí, hình thức này cũng giống như hình thức gửi thông tin qua công cụ chat, tốn thời gian và nhân lực, đã được tính vào chi phí quản lý. KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 36 Nhân viên Lượng email hỏng LinkClickLượng hỏng cứng Lượng hỏng mềm 1 120 609 150 2 50 759 90 3 79 620 145 4 90 590 165 5 150 740 95 Tổng cộng 489 3318 645 Bảng 2.4: Bảng kết quả lượng email hỏng và linkclick tháng 08/2011. Nguồn: Phòng Sale – Marketing, công ty TNHH Quảng Tin. Một trong những nguyên nhân làm cho lượng email được mở thấp là do lượng email bị hỏng khá nhiều. Trong đó lượng hỏng cứng trung bình là 97.8 email, là do lỗi của nhà cung cấp mạng hoặc đường truyền không tốt. Lượng hỏng mềm trung bình 663.6 email, đa số là do các địa chỉ email đó không tồn tại. Trong khi lượng email được mở trung bình là 236.3 email thì lượng linclick trung bình chỉ có 29 email. Nghĩa là lượng email được khách hàng mở để xem thì nhiều trong khi lượng khách hàng click vào đường link của công ty để tìm hiểu và liên hệ với công ty để mua sản phẩm là còn rất ít, 29 linclick cho mỗi nhân viên trong mội tháng. 2.5.2.4. Tạo và phát triển blog cá nhân làm kênh gián tiếp: Vì đây là một hình thức quảng cáo mang tính cá nhân là nhiều, hiệu quả mà nó mang lại chưa thực sự cao, và hình thức này không quá phổ biến trong Quảng Tin computer. Hiện tại Quảng Tin gồm có xấp xỉ 40 nhân viên, hầu hết mỗi người đều sở hữu một trang blog cá nhân. Nhưng những blog có đăng thông tin về sản phẩm của công ty chỉ khoản 10 blog, hàng tháng khách hàng liên lạc với công ty cũng không quá 10 người. Công ty đang khuyến khích các nhân viên năng động hơn nữa trong việc quảng bá hình ảnh của công ty thông qua những trang blog cá nhân này. 2.5.2.5. Gửi thông tin qua các công cụ chat: Hình thức này có liên quan trực tiếp với hình thức gửi quảng cáo qua email. KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 37 Nhân viên Tổng lượng tin nhắn gửi Tin nhắn hình ảnh Tin nhắn thoại 1 1200 650 550 2 1115 583 532 3 989 530 459 4 1100 600 500 5 965 681 284 Bảng 2.5: Bảng kết quả gửi thông tin qua công cụ chat tháng 08/2011. Nguồn: Phòng Sale – Marketing, công ty TNHH Quảng Tin. Lượng tin nhắn hình ảnh trung bình trong một tháng đối với một nhân viên là 608.8 tin nhắn, cao hơn tin nhắn thoại 125.8 tin nhắn. Sở dĩ lượng tin nhắn hình ảnh cao hơn là do các bạn trẻ thích thú hơn với các hình ảnh của các sản phẩm mới được đính kèm trong tin nhắn, hơn là đọc một nội dung tin nhắn dài có thể gây ra sự nhàm chán. Về chi phí, công ty sẽ phải trả tiền cho nhà cung cấp dịch vụ điện thoại dựa trên tổng lượng tin nhắn gửi đi hàng tháng, tùy vào dung lượng của tin nhắn gửi đi nhiều hay ít, thông thường tin nhắn bằng hình ảnh có giá cao hơn tin nhắn thoại. Chi phí này cũng đã được tính vào chi phí quản lý. 2.6. Ảnh hưởng của môi trường vi mô đến hoạt động của Marketing online của Công ty: Một trong những mục tiêu cơ bản của Quảng Tin là thu lợi nhuận. Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống quản trị Marketing là đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm hấp đối với thị trường mục tiêu. Nhưng thành công của sự chỉ đạo Marketing còn phụ thuộc vào cả hoạt động của các phòng ban khác trong Công ty, và vào sự tác động của nhà cung ứng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. KLTN: Nâng cao hiệu quả, đẩy mạnh hoạt động Marketing online tại Công ty TNHH Quảng Tin 38 Sơ đồ 2.3: Các yếu tố cơ bản của môi trường vi mô. Nguồn: Giáo trình Marketing căn bản – TS Phan Thăng, TS Phan Đình Quyền( 2000) – Nhà xuất bản thống kê. Các lực lượng tác động trong môi trường vi mô của Quảng Tin được trình bày trên sơ đồ 2.3. Bộ phận quản trị Marketing của Công ty không thể tự giới hạn mình trong những nhu cầu của thị trường mục tiêu, mà phải chú ý đến tất cả những yếu tố của môi trường vi mô. 2.6.1. Công ty TNHH Quảng Tin: Khi soạn thảo kế hoạch Marketing, những người trong bộ phận Sale-Marketing của Quảng Tin còn chú ý đến lợi ích của các nhóm trong nội bộ bản thân Công ty, nhằm có sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Phòng tài chính-kế toán luôn quan tâm đến vấn đề nguồn vốn và việc sử dụng cần thiết để thực hiện các kế hoạch Marketing, theo dõi thu chi giúp cho bộ phận Marketing nắm được tình hình thực hiện những mục tiêu đã đề ra. Phòng giải pháp và phòng kỹ thuật thiết kế thử nghiệm và giải quyết những vấn đề kỹ thuật sao cho thiết kế sản phẩm đẹp, có chất lượng và nghiên cứu phương pháp đưa ra những sản phẩm có hiệ