Khóa luận Nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của công ty tnhh giao nhận vận tải Á Châu – (ATL) thành phố Hồ Chí Minh

USD. Còn đối với 2 tháng đầu năm 2011, lợi nhuận đạt được là 8,457.01 USD cao gấp 5 lần so với 2 tháng đầu năm 2010. Như vậy, nhìn vào ta dễ hiểu vì ở 2010 tổng chi phí (cost) và phụ phí (expenses) đi kèm đã chiếm hơn 24,000 USD trong tổng số doanh thu (reveneu), là do công ty đầu tư vào các thiết bị kém hiệu quả và thêm vào đó ban giám đốc quyết định nhận lương nên lợi nhuận 2 tháng đầu năm 2010 tăng không đáng kể. Sang đến 2 tháng đầu năm 2011 tình hình hoạt động của công ty có phần tốt hơn, doanh thu (reveneu) tăng hơn 5 lần, chi phí (cost) tăng gần 7 lần, lơi nhuận (net profit) cũng tăng hơn 5 lần so với 2010.. nhưng công ty vẫn đạt được kết quả kinh doanh khả quan. Nguyên nhân, ở đây có thể được đề cập đến: công ty đã tạo được mối quen biết rộng rãi nhờ vào chất lượng dịch vụ của mình và bán giá cước qua các tuyến vận tải đường dài như Châu Mỹ, Châu Âu và Châu Phi…. và ngược lại, làm tăng mạnh các hợp đồng nên mang doanh thu về nhiều hơn các tuyến vận tải châu Á. Ngoài ra, công ty có được đội ngũ nhân viên đặc biệt là nhân viên bộ phận sales làm việc chuyên nghiệp và có nhiều mối quan hệ khác nhau nhằm lôi kéo khách hàng đến với công ty. 2.2 Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty ATL Logistics. 2.2.1 Cơ sở pháp lý về hoạt động giao nhận tại Việt Nam. 2.2.1.1 Liên quan về buôn bán quốc tế. a. Luật buôn bán trong nước. (xem phụ lục ) Nghị định của chính phủ số 12/2006/NĐ – CP ngày 23 tháng 01 năm 2006 quy định chi tiết thi hành Luật Thương Mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Chính phủ: Căn cứ vào Luật tổ chức chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001 Căn cứ Luật thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005 Theo đề nghị của Bộ trưởng bộ thương mại. b. Luật buôn bán quốc tế. (xem phụ lục) Công ước của Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán quốc tế (công ước viên 1980). Các nước thành viên của công ước này: Các nước thành viên coi trọng. 2.2.1.2 Liên quan đến vận tải. Ngày 24/8/1980 một hội nghị của Liên hiệp quốc họp tại Geneva đã thông qua công ước của Liên hợp quốc về vận tải hàng hóa đa phương thức quốc tế (UN Convention on the International Multimodal Transport of Goods ,1980). Công ước đã định nghĩa vận tải đa phương thức là việc chuyên chở bằng ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau trên cơ sở một hợp đồng vận tải đa phương thức, theo đó hàng hóa được người vận tải đa phương thức nhận trách nhiệm để đưa từ một địa điểm đến giao ở một địa điểm thuộc một nước khác. Các vận tải đa phương thức như: Vận tải đường biển – vận tải đường hàng không, Vận tải ô tô – hàng không, Vận tải đường sắt – ô tô, Vận tải đường sắt – đường bộ - vận tải nội thủy – đường biển và Cầu lục địa. Công ước cũng định nghĩa người vận tải đa phương thức là “Một người tự mình hoặc thông qua một người khác thay mặt mình kí một hợp đồng vận tải đa phương thức và hoạt động như là một bên chính chứ không phải là một đại lí hay là người thay mặt người gửi hàng hay những người chuyên chở tham gia vận tải đa phương thức và chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng”. Có các loại người kinh doanh vận tải đa phương thức sau : 1. Người kinh doanh vận tải đa phương thức có tàu biển. 2. Người kinh doanh vận tải đa phương thức không có tàu biển. 3. Loại thứ ba là loại không có phương tiện vận tải nào, có thể là người giao nhận, người môi giới hải quan, đôi khi có người kinh doanh kho hay công ty bốc xếp. 4. Loại cuối cùng giống loại thứ ba nhưng không có phương tiện vận tải nào chuyên làm vận tải đa phương thức, chuyên kí kết hợp đồng kết nối các phương tiện vận tải. 2.2.1.3 Liên quan đến thanh toán. Trong việc tổ chức thanh toán giữa các tổ chức tín dụng ở các quốc gia khác nhau để thực hiện các khoản thu chi liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị – xã hội đều diễn ra qua việc xử lý các giấy tờ thanh toán nhất định gọi là nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Tài khoản ghi nợ/tài khoản vãng lai Thanh toán bằng séc Trả tiền khi xuất trình chứng từ hay chứng từ giao khi thanh toán (C.A.D hoặc D/P). Chứng từ khi chấp nhận thanh toán (D/A) Tín dụng thư L/C :Ngân hàng của  người mua phát hành tín dụng thư và luôn luôn có nghĩa vụ phải thanh toán nếu như nhà xuất khẩu thỏa mãn tất cả các điều kiện của hợp đồng. Đối lập với phương thức thanh toán “nhờ thu”, tín dụng thư sẽ bị kiểm tra bởi cả  2 phía ngân hàng của người bán và người mua. Người bán hàng cũng có thể yêu cầu ngân hàng của mình xác nhận tín thư. Điều này có nghĩa là ngân hàng của người bán sẽ không tự động xác nhận tất cả các tín thư L/C, nhưng về cơ bản sẽ theo dõi chúng tùy từng  trường hợp. Thuận lợi/ không thuận lợi. Người xuất khẩu có được mức bảo đảm cao cho việc sẽ được thanh toán (nếu anh ta hài lòng với điều kiện chi trả, điều mà được qui định trong hợp đồng bán hàng) Ngân hàng người mua phải thanh toán (và điều này làm tăng thêm độ tin cậy của việc thanh toán) Tín dụng thư L/C được sử dụng khi người bán và người mua không quen biết lẫn nhau tới độ tin cậy, bởi vì loại thanh toán này cung cấp một mức độ an toàn cao cho việc thanh toán và giao nhận hàng hóa. Tín dụng thư là một kiểu mẫu thanh toán tương đối tốn kém. 2.2.2 Thực trạng giao nhận trong việc xử lý quy trình bộ chứng từ hàng xuất của công ty. 2.2.2.1 Khách hàng. Đối với các công ty vừa là hãng tàu vừa là giao nhận thì việc tìm kiếm hay khách hàng tìm đến là rất dễ dàng ( hãng tàu global link). Nhưng đối với các công ty Forwarder thì lại là khác, việc tìm kiếm khách hàng rất là khó khăn bởi vì quy mô công ty nhỏ, hoạt động kinh doanh chủ yếu là kiếm sự chênh lệch về giá cước giữa khách hàng và hãng tàu để thu lợi nhuận. Vì thế mục tiêu chung của các công ty này chính là chất lượng phục vụ và các dịch vụ đa dạng nhằm giúp khách hàng có sự lựa chọn, thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng tránh đi sự chèn ép hay làm khó dễ của các công ty giao nhận có hãng tàu hay các hãng tàu vận tải. Theo số liệu của công ty ATL từ bộ phận chứng từ thì có Khoảng 5% là khách hàng sẵn có của công ty. Tiếp theo là khoảng hơn 30% là khách hàng kiếm được từ bộ phận Sales lượng khách hàng này có được là nhờ bộ phận Sales họ có mối quan hệ rộng rãi với khách hàng và dẫn dắt khách hàng từ công ty cũ sang công ty mới Khoảng 10% là khách hàng thông qua trung gian hay còn gọi là (KB) loại khách hàng này chiếm khoảng 10% hoa hồng từ công ty sau khi kiếm hợp đồng cho công ty hay còn gọi là cộng tác viên… Chiếm chưa được 50% khách hàng trong ngành giao nhận. Điều này chứng tỏ lượng khách hàng tìm kiếm của công ty không nhiều, việc tìm kiếm khách hàng và giữ chân khách hàng thật sự gặp nhiều khó khăn nguyên nhân có thể là do: công ty mới ra đời uy tín kinh doanh, thương hiệu biết đến chưa nhiều; công ty không có hãng tàu hay là đại lý của các hãng tàu nên việc khách hàng tìm đến chưa nhiều… Cho nên, vấn đề gặp phải của công ty chính là tìm kiếm khách hàng rất khó hơn thế nữa lượng khách hàng chỉ gửi những hàng hóa ít tải trọng, nhẹ phí và đường ngắn…còn những lô hàng lớn tải trọng nặng thì được các công ty có hãng tàu uy tín thực hiện giao nhận. Hơn nữa, trong quá trình xử lý chứng từ cho lô hàng thì khách hàng không cung cấp đầy đủ chi tiết cũng như thông tin về lô hàng dẫn đến tình trạng hàng bị ngừng vận chuyển và thường bị các hãng tàu phạt tiền do cung cấp sai thông tin về lô hàng như sai số Seal, số container… 2.2.2.2 Bộ phận chứng từ và Sales. Hai bộ phận này chiếm vị trí rất quan trọng trong công ty. Tuy nhiên, vấn đề gặp phải ở hai bộ phận này với một số lượng lớn đơn hàng do các nhân viên Sales mang về, bộ phận chứng từ phải thực hiện làm chi tiết Bill để làm HB/L và gửi hãng tàu làm MB/L. Mỗi tháng bộ phận chứng từ phải nhận từ 25 – 30 đơn hàng từ phòng Sales. Như vậy, bộ phận chứng từ sẽ vừa phải làm 25 – 30 chi tiết MB/L trong một tháng để gửi hãng tàu. Trong khi đó, một số lô hàng có nhiều người nhận thì bộ phận chứng từ phải làm 2 – 3 HB/L cho một MB/L, nghĩa là bộ phận chứng từ phải thực hiện trung bình trên 40 HB/L một tháng.Theo KPI, bình quân một nhân viên chứng từ có thể làm được 10 bộ chứng từ trong một ngày trong khi đó bộ phận chứng từ của công ty ATL có 2 nhân viên phụ trách mà trung bình một ngày chỉ có thể giải quyết được 4 Bill. Điều đó chứng tỏ tốc độ xử lý chứng từ của công ty ATL còn chậm. Nguyên nhân chủ yếu là do: một người phải làm quá nhiều việc, quá nhiều khâu, chưa có sự chuyên môn hóa: làm chứng từ, chăm sóc khách hàng, tracking cargo… dẫn đến thiếu sự kiểm soát: mỗi người làm việc độc lập và tự quyết định, thiếu sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa bộ phận Operation lẫn bộ phận Sales. (KPI - Key Performance Indicators là các tiêu chí đánh giá hiệu năng hoạt động, dùng để đánh giá tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên.) 2.2.2.3 Người chuyên chở ( hãng tàu ). Việc tìm kiếm các hợp đồng của khách hàng đã gặp nhiều khó khăn thì việc tìm các hãng tàu vận chuyển hàng hóa lại càng gặp nhiều rắc rối. Đối với công ty ATL thì việc thuê tàu gặp phải nhiều khó khăn. Các hãng tàu thường đưa ra mức giá cước cao đến các nước nhận hàng dẫn đến mức hưởng chênh lệch của công ty không nhiều vì do những hàng tàu này có tuyến cố định đi qua những cảng chính của những châu lục hay các nước. Ngoài ra thời gian họ vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và đảm bảo cho khách hàng. Cho nên, việc các hãng tàu làm giá, tăng phí đi kèm dẫn đến công ty không có nhiều lợi nhuận. Đối với các hãng tàu khi thuê tàu của họ gửi hàng đến nước nhận vì số lượng hàng không nhiều, cước phí thấp và tuyến ngắn, nên việc họ trì hoãn giao hàng đến tay người nhận dẫn đến tình trạng hàng chậm đến và gây mất uy tín cho khách hàng. Việc các hãng tàu tính mức phí cho các công ty Forwarder cao hơn những khách hàng mà họ trực tiếp hợp đồng vận chuyển từ 1% -5%. Cho nên, các công ty Forwarder gặp khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa từ các hãng tàu này. Vì thế, tại sao chi phí của công ty tăng cao và lợi nhuận chiếm không cao. Công ty thường bị các hãng tàu giành giật khách hàng và sẵn sàng giảm giá cước vận chuyển cho các tuyến đường dài và với lượng hàng lớn. 2.2.2.4 Đặc điểm hàng hóa vận chuyển. Những hàng hóa nguy hiểm, hàng quá trọng và hàng quá khổ những mặt hàng này công ty thường hay gặp phải: khi thực hiện những lô hàng này thì gặp nhiều khó khăn như hãng tàu không chịu vận chuyển nói chính xác là mức giá cước của họ đưa ra không tốt cho lắm, dẫn đến hàng không được vận chuyển, người nhận không nhận được hàng, thời gian hàng đến chậm trễ và tất nhiên phát sinh phí CFS lưu kho cho hàng. Có thể đây là do lỗi của khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ về lô hàng dẫn đến việc thuê tàu hay người chuyên chở gặp khó khăn và lỗi một phần là do công ty không giải thích cặn kẽ cho khách hàng. Vì vậy, để thực hiện những lô hàng công ty cần nói rõ cho khách hàng về những trường hợp hàng quá trọng, hàng quá khổ để từ đó có cơ sở tính phí hợp lý cho khách hàng và thỏa thuận mức giá cước cho người chuyên chở hay các hãng tàu. 2.2.2.5 Địa điểm giao nhận và đại lý nước hàng đến. Khi vận chuyển hàng hóa xuất khẩu sang nước ngoài thì một điều công ty gặp phải chính là: hàng hóa khi đến địa điểm giao nhận của nước đó là chưa phải là điểm dừng cuối cùng vì cảng đó không nằm tại nơi đại lý nước hàng đến. Vì thế, khi vận chuyển hàng hóa đến cảng đó và bốc container xuống và đưa phương tiện vận tải vận chuyển đến đại lý nước hàng đến khi đó sẽ phát sinh ra một khoảng cước phí vận chuyển đến nơi đó mặc dù là khoảng phí đó được ước lượng trước. Tuy nhiên, tùy vào thời điểm mà mức cước có sự chênh lệch với nhau hoặc do chủ tàu đưa ra dẫn đến lợi nhuận thu về không được nhiều. Khi giao hàng tại nước hàng đến thì không chỉ là một đại lý mà có nhiều địa lý khác nhau của một công ty vì thế thực trạng gặp phải có nhiều công ty nước ngoài ủy thác nhập khẩu đẫn đến tình trạng 2, 3 đại lý nhận hàng và làm cho quá trình giao nhận hàng gặp nhiều khó khăn phải mất nhiều thời gian và đôi lúc xảy ra tình trạng mất hàng hoặc hàng bị móc, hư do không vận chuyển đúng thời hạn.. 2.2.2.6 Xử lý quy trình bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng “Expandable Polystyrene”. 2.2.2.6.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng. Tính năng đặc thù của ngành giao nhận vận tải là sử dụng các email để trao đổi thông tin và xác nhận tình hình giao nhận như chức năng của hợp đồng vận chuyển giữa các bên và là bằng chứng có hiệu lực khi giải quyết tranh chấp xảy ra. Vì lẽ đó, quy trình thực hiện thủ tục chứng từ càng đơn giản, hiệu quả và an toàn thì mức độ cạnh tranh của công ty Forwarder càng tăng. Hiện tại, công ty ATL đã xây dựng một quy trình thủ tục chứng từ hàng xuất để nhân viên thuận lợi trong việc thực hiện và theo dõi tiến trình nghiệp vụ. Bảng 2.2: Quy trình thủ tục chứng từ hàng xuất khẩu. Các bước Quy trình thực hiện Các bên liên quan 1 ATL nhận Booking Request từ khách hàng Khách hàng 2 ATL gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở 3 ATL gửi xác nhận Booking cho khách hàng Khách hàng 4 ATL yêu cầu các chứng từ vận tải từ khách hàng Khách hàng 5 ATL gửi thông tin vận tải cho Agent ở nước hàng đến Agent nước hàng đến 6 ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở. Người chuyên chở 7 ATL làm HB/L Bộ phận Operation 8 ATL gửi HB/L cho khách hàng Khách hàng 9 ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở 10 ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến Agent nước hàng đến 11 ATL theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi ATL website 12 ATL thông báo tình trạng lô hàng cho khách hàng Khách hàng 13 ATL liên hệ với Agent (xác nhận việc Agent nhận hàng) Agent nước hàng đến 14 ATL gửi email cho khách hàng (shipper) về việc nhận hàng ở cảng đến Khách hàng 15 Phòng chứng từ xuất Shipping Request cho bộ phận kế toán P. kế toán Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin được trình bày cụ thể và chi tiết quy trình thủ tục chứng từ cho lô hàng Expandable Polystyrene ( tạm dịch là hàng hạt nhựa) của công ty Polystyrene Việt Nam được booking vào ngày 30/03/2011, được công ty lưu trữ trong hồ sơ với tên là ASE1103029, số MB/L là KMTC SGN 0296457, số HB/L là ASE1103026. Bước 1: Khách hàng liên hệ ATL để yêu cầu dịch vụ giao nhận Sau khi tham khảo giá cước vận tải mà nhân viên Sales của công ty ATL đưa ra (giá 50 USD / container 40’ đi Laem Chabang, Thái Lan), công ty Polystyrene liên hệ nhân viên Sales để xác nhận, thỏa thuận lại giá cả và gửi email booking cho lô hàng Expandable Polystyrene như sau: From: polystyrene vn [mailto:polystyrenevn@yahoo.com] Sent: Thursday, March 24, 2011 10:40 AM To: ATL Cc: dxlinh@baominh.com.vn Subject: Dear Mr./ Ms., Would you please send us booking as folows: Commodity: EXPANDABLE POLYSTYRENE Volume: 1x40’GP. POL/POD: HCM/ LAEM CHABANG Thanks & Best Regards. Sau khi nhận được email booking của khách hàng, công ty ATL xác nhận việc đã nhận email từ khách hàng và bắt đầu tiến hành làm thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất khẩu của công ty Polystyrene Việt Nam. Bước 2: ATL gửi yêu cầu booking cho người chuyên chở Sau khi có được thông tin lô hàng từ công ty Polystyrene Việt nam, công ty ATL tiến hành gửi email booking cho hãng tàu KMTC về các thông tin như: tuyến đường vận tải (từ Hồ Chí Minh đến Laem Chabang, Thái Lan), volume (trọng tải của lô hàng), số lượng container, tình trạng lô hàng, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là29/03/2011. From: Ngoc – ATL [mailto:kelly.phan@atltrans.com] Sent: Friday, March 25, 2011 5:07 PM To: '!KMTC HCM/ MS NHA'; 'banght@kmtc.com.vn' Cc:'ops@atltrans.com' Subject: RE: Request form ATL Dear Ms. Nha, Please kindly send us booking SGN - Laem Chabang as folows: ETD: 29-March Volume: 1x40’GP, Stuff: at warehouse. Appreciate your reply soonest. Thanks& best regards Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty ATL, hãng tàu KMTC gửi email phản hồi đính kèm số booking: KMTC11/045760 để thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãng tàu KMTC chấp nhận việc booking của công ty ATL cho 1 container 40’GP dự kiến xuất đi ngày 29/03/2011. Bước 3: ATL gửi xác nhận booking cho khách hàng Sau khi ATL gửi yêu cầu booking cho hãng tàu KMTC, hãng tàu KMTC sẽ gửi lại cho công ty ATL một email xác nhận booking có đính kèm theo một bản “Booking Note” hoặc “Booking Acceptance Note” (lệnh cấp container rỗng). Trong “Booking Note”, hãng tàu KMTC sẽ ghi rõ thông tin chi tiết về số booking để hãng tàu tiện trong việc quản lý vận chuyển lô hàng. Nhận được số booking từ hãng tàu, công ty ATL chuyển toàn bộ email đến công ty Polystyrene thông tin booking mà hãng tàu cung cấp. Công ty Polystyrene nhận được “Booking Note” từ công ty ATL sẽ đến hãng tàu KMTC để đổi lấy “lệnh lấy container rỗng” (Release Cargo Paper) để nhận container rỗng, Seal, Packing List. Quá trình giao nhận container rỗng, Seal và Packing List diễn ra tại nơi cấp container rỗng ghi trong “Booking Note” là cảng VICT vào ngày 25/03/2011. Sau khi đã lấy được container, Seal và Packing List, công ty Polystyrene cập nhật lại thông tin về số container và số Seal để hoàn tất thông tin chứng từ MB/L và HB/L sau này. Trong giai đoạn này, việc đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu là trách nhiệm của công ty Polystyrene Việt Nam nhưng bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty ATL sẽ tiến hành theo dõi công việc của Polystyrene để giải đáp những thắc mắc và những vấn đề mà Polystyrene gặp phải trong quá trình làm hàng. Bước 4: ATL yêu cầu khách hàng cung cấp các chứng từ vận tải Sau khi gửi “Booking Note” đến Polystyrene Việt Nam, bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty ATL liên hệ với công ty Polystyrene để nhắc nhở phía công ty Polystyrene về việc lấy container, đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) trước 2 ngày tàu chạy. Sau khi đã mang container rỗng về kho để đóng hàng, công ty Polystyrene tiến hành gửi các thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng của mình như: Số container/ Số Seal: KMTU8206357/KC802433; Sales Contract (nếu khách hàng yêu cầu làm khai báo Hải Quan); Commercial Invoice; Packing List và Chứng từ L/C. Các chứng từ này thông thường phải hoàn tất trước 2 ngày tàu chạy, đồng thời công ty Polystyrene Việt Nam phải gửi kèm thông tin về số container và số Seal cho công ty ATL để tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải như MB/L, HB/L. Công ty Polystyrene phải tiến hành đóng hàng vào container, hoàn tất các thủ tục hải quan, vào sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container hàng ra cảng Cát Lái chờ xếp lên tàu để xuất đi trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Như vậy, ngày dự kiến tàu đi là 29/03/2011 nên closing time sẽ là ngày 28/03/2011. Bước 5: ATL gửi thông tin về lô hàng cho Agent ở bên nước hàng đến Công ty ATL ký hợp đồng với công ty PTG (Pilot Trans Global) đóng vai trò làm Agent của công ty ATL bên Thái Lan để phụ trách về lô hàng của công ty Polystyrene. Công ty ATL thông báo về ngày dự kiến lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polystyrene sẽ đến cảng Laem Chabang của Thái Lan là ngày 01/04/2011 cho công ty PTG ở Thái Lan biết để thông báo cho consignee ở Thái Lan đến nhận hàng. Trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polystyrene, do điều kiện thanh toán giữa công ty Polystyrene Việt Nam và công ty Polyfoam Thái Lan là thanh toán tín dụng chứng từ L/C nên consignee (người nhận hàng) lúc này sẽ là theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD ở Bankok (Thái Lan). Consignee thực sự ở Thái Lan (công ty Polyfoam) muốn nhận hàng phải đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán. Khi Polyfoam Thái Lan hoàn tất thủ tục thanh toán, ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD mới ký hậu HB/L cho công ty Polyfoam Thái Lan để nhận hàng. Bước 6: ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở Có thông tin về lô hàng Expandable Polystyrene từ công ty Polystyrene, công ty ATL tiến hành gửi email toàn bộ thông tin đó, có đính kèm chi tiết làm MB/L cho hãng tàu KMTC: Booking KMTC11/ 045760 Ngoc - ATL [kelly.phan@atltrans.com] Sent: 28/03/2011 4:35 CH To: '!KMTC HCM/ MS NHA'; Cc: ops@atltrans.com Dear Ms Nha, Please kindly find bill details as attached file, Pls draft bill and send to us for checking. Container no: IMTU 8206357/ KC802433 Vessel: KMTC KEELUNG 1104S Nội dung của MB/L sẽ bao gồm các thông tin về Shipper (công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu, Việt Nam), consignee (công ty Pilot Trans Global, Thái Lan), tên con tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số Seal… Bước 7: ATL tiến hành làm HB/L Có thông tin đầy đủ và những chứng từ có liên quan đến lô hàng Expandable Polystyrene như: Commercial Invoice, Packing List… thì công ty ATL sẽ tiến hành làm HB/L. Trên HB/L sẽ bao gồm các thông tin về shipper (công ty Polystyrene Việt Nam), consignee (theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank, Thái Lan) và bên thông báo (công ty Polyfoam Thái Lan). Tuy nhiên, công ty ATL sẽ làm HB/L nháp trước để gửi cho Polystyrene Việt Nam kiểm tra và tiến hành xuất HB/L gốc khi công ty Polystyrene hoàn tất việc kiểm tra. Bước 8: ATL gửi HB/L cho khách hàng Sau khi bộ phận chứng từ của ATL hoàn tất HB/L thì ATL sẽ liên hệ với shipper (công ty Polystyrene) để đến công ty ATL lấy HB/L. Sau khi có HB/L từ công ty ATL sẽ gửi bộ HB/L này cho consignee ở Thái Lan (ngân hàng Siam City Bank) để nhận hàng, phụ trách việc thanh toán tiền hàng với công ty Polyfoam Thái Lan. Khi công ty Polystyrene đến ATL để nhận HB/L thì công ty ATL sẽ gửi kèm một báo nợ cước (Debit Note) để thanh toán tiền cước vận tải gồm các chi phí như: cước tàu (Ocean freight), phí làm HB/L (Bill fee), phí Seal (Seal fee) và phí xếp dỡ (Terminal Handling Charge – THC). Bước 9: ATL kiểm tra lại MB/L Dựa trên chi tiết làm Bill mà ATL đã gửi ở bước 6, hãng tàu KMTC tiến hành hoàn tất MB/L và gửi cho ATL kiểm tra Bill nháp trước khi in ra Bill gốc (original). Khi MB/L đã hoàn tất, hãng tàu sẽ thông báo cho ATL đến lấy MB/L. Khi đến hãng tàu lấy MB/L thì ATL phải trả tất cả các phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu hộ KMTC phí seal và phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận tải được thể hiện trong hóa đơn của hãng tàu. Trong trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene, công ty Polystyrene đã cung cấp sai số container cho công ty ATL, từ KMTU 8206357 thành IMTU 8206357. Vì thế, công ty ATL đã gửi chi tiết làm MB/L sai số container cho hãng tàu KMTC. Sau khi hãng tàu thông báo sai thông tin số container, công ty ATL mới tiến hành liên hệ lại với công ty Polystyrene Việt Nam để xác nhận thông tin lại thông tin và chỉnh sửa HB/L. Sau khi đã chỉnh sửa HB/L, công ty ATL thông báo về việc sửa MB/L cho hãng tàu KMTC nhưng vì đã quá thời gian chỉnh sửa MB/L theo quy định của hãng tàu nên hãng tàu KMTC phạt công ty ATL 500,000 VNĐ phí chỉnh sửa Bill (Amendment fee). Bước 10: ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến Có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, commercial Invoice và Packing List thì ATL tiến hành gửi toàn bộ chứng từ hay (còn gọi là gửi pre-alert) trên cho Agent ở Thái Lan là công ty PTG vào ngày ETD ( dự kiến tàu đi). Việc gửi pre-alert cho Agent là công ty PTG ở Thái Lan nhằm giúp Agent nắm được thông tin lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu KMTC Thái Lan. Đồng thời công ty PTG liên hệ với consignee (ngân hàng Siam City Bank) để gửi thông báo hàng đến (Arrival Notive). Ngân hàng Siam City Bank thông báo lại cho consignee thực sự (công ty Polyfoam Thái Lan) đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice. Bước 11: ATL theo dõi hành trình của lô hàng sau khi rời cảng đi Hàng hóa sau khi thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”. Ngay sau khi hàng hóa được lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng của ATL sẽ tiến hành theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (còn gọi là tracking cargo). Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lô hàng đang ở vị trí nào, dự kiến ngày hàng đến cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của công ty ATL: www.atltrans.com chọn mục “Tracking Cargo”. Sau đó, ta chọn “containertracking” để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường biển, chọn link “KMTC line” để truy cập vào website của hãng tàu KMTC. Khi đã vào website hãng tàu KMTC, ta nhập số MB/L: KMTC SGN0296457 để kiểm tra tình trạng lô hàng. Hình 2.6:Thông tin cơ bản tracking cargo của lô hàng Expandable Polystyrene Bảng 2.3: Thông tin chi tiết về lộ trình của lô hàng Expandable Polystyrene Bước 12: Thông báo cho khách hàng biết về tình trạng hành trình của lô hàng Sau khi đã có thông tin mới nhất về tình trạng lô hàng thì bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với công ty Polystyrene (shipper) để thông báo. Điều này sẽ giúp cho shipper có đủ thông tin dự kiến hàng đến cho consignee ở Thái Lan biết để chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cần thiết nhận hàng khi hàng đến, tránh phát sinh rắc rối sau này. Đây được xem là chính sách hậu mãi, chăm sóc khách hàng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty ATL. Bước 13: Liên hệ với Ag