Khóa luận Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng

ng. - Ngành dầu khí hiện nay đang được sự quan tâm và khuyến khích phát triển của nhà nước. Gas giờ đây đã trở thành một trong những mặt hàng thiết yếu của đời sống các hộ gia đình và công nghiệp thay thế các chất đốt truyền thống trước đây. - Tình hình chính trị xã hội trong nước trong những năm gần đây luôn có sự ổn định, kinh tế phát triển vững chắc, môi trường pháp luật ngày càng hoàn thiện. - Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên công ty có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc. 7.2. Khó khăn - Nhận thức LPG là một thị trường tiềm năng, nên ngày càng có nhiều hãng trong và ngoài nước tham gia vào thị trường LPG. Mức độ cạnh tranh theo đó cũng ngày càng cao. Tuy vậy, do nhà nước chưa ban hành đầy đủ các chuẩn mực bắt buộc về LPG nên nhiều hãng do chạy theo lợi nhuận trước mắt đẫ rất tùy tiện trong việc kinh doanh bỏ qua các yêu cầu về an toàn tối thiểu. Vì vậy lợi ích của người tiêu dùng không được đảm bảo , môi trường cạnh tranh thiếu lành mạnh. - Giá bán ra của Shell Gas Hải Phòng luôn cao hơn các hãng khác. Cơ chế định giá bán cứng nhắc và cao đã hạn chế việc Shell Gas Hải Phòng thâm nhập thị trường tiềm năng. - Thị trường gas trong nước và quốc tế rất nhạy cảm và bấp bênh, khả năng chịu rủi ro cao. 7.3. Định hướng - Công ty tiếp tục đầu tư công nghệ cao đảm bảo sản xuất được sản phẩm khối lượng lớn, đạt chất lượng cao, tăng cường chất lượng dịch vụ. Qua đó duy trì và nâng cao lòng tin và thói quen sử dụng của người tiêu dùng đối với sản phẩm nhãn hiệu Shell Gas. - Mở rộng kinh doanh đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động nhằm đảm bảo quá trình sản xuất liên tục, đạt kết quả là hạ giá thành, tăng doanh thu, tăng thị phần, tăng lợi nhuận, qua đó tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. 8. Phương pháp nghiên cứu 8.1. Các phương pháp nghiên cứu chung Trong phạm vi đề tài này, chủ yếu sử dụng các phương pháp sau: - Thu thập số liệu: + Từ bảng kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, xuất – nhập kho NVL, bán thành phẩm. bảng thu chi tiền mặt. + Từ tài liệu sách báo có liên quan. - Phương pháp so sánh: Xác định ở mức độ thay đổi biến động ở mức tuyệt đối, tương đối cùng xu hướng các chỉ tiêu phân tích. - Phương pháp mô tả: Dùng các biểu bảng, đồ thị miêu tả chỉ tiêu cần thiết cho việc phân tích. Chương III. Thực trạng quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng qua 2 năm 2004 – 2005 1. Thực trạng quản trị vốn lưu động Trong những năm qua, công việc quản lý vốn lưu động của công ty do bộ phận kế toán công nợ kết hợp với nhân viên phòng dịch vụ khách hàng và phòng kinh doanh. Nhân viên đảm nhiệm công việc này rất thuận lợi do bộ phận dịch vụ khách hàng và phòng kinh doanh có trách nhiệm quản lý dự trữ nguyên liệu, lập kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, kế hoạch kinh doanh, cân đối nhu cầu tiêu thụ hàng hóa, quản lý vốn phù hợp với chuyên môn của họ. Nhưng việc quản lý vẫn còn bị một số hạn chế do quyền quyết định thuộc về ban giám đốc công ty. Sau hơn 10 năm hoạt động, công ty đã có thể đứng vững và phát triển trên thị trường phần lớn là do các nhà điều hành doanh nghiệp có khả năng về quản trị vốn tốt đặc biệt là quản lý hiệu quả vốn lưu động. Với đặc điểm là một công ty phân phối sản phẩm gas, quản lý vốn lưu động là một trong những vấn đề rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp như Shell Gas Hải Phòng. Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh là hệ quả của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ đơn thuần do quản trị vốn lưu động tồi. Nhưng cũng thấy rằng sự bất lực của một số công ty trong việc hoạch định và kiểm soát một cách chặt chẽ các loại tài sản lưu động và các tài khoản nợ ngắn hạn hầu như là một nguyên nhân dẫn tới sự thất bại cuối cùng của họ. Công ty TNHH Shell Gas Hải Phòng đã chứng minh được điều này qua thành tích hoạt động năm sau luôn cao hơn năm trước nên thực hiện tốt việc bảo tồn và phát triển nguồn vốn đồng thời công ty không ngừng tự bổ sung nguồn vốn, trang bị cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh và đảm bảo tình hình tài chính tương đối mạnh. Để đánh giá thực trạng quản trị vốn lưu động khái quát hơn cần dựa vào kết cấu vốn của công ty. Bảng 2. Kết cấu vốn của công ty Chỉ tiêu/ năm Đvt Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tuyệt đối % Vốn lưu động 1000đ 47,698,707 51,963,826 4,265,119 8.94 Vốn cố định 1000đ 198,314,360 201,083,351 2,768,991 1.40 Nợ phải trả 1000đ 200,171,464 214,671,123 14,499,659 7.24 Nguồn vốn (TTS) 1000đ 246,013,067 253,047,178 7,034,110 2.86 Vốn lưu động/nguồn vốn % 19.39 20.54 1.15 5.91 Vốn cố định / NV % 80.61 79.46 (1.15) -1.42 Tỉ số nợ / NV(tts) % 81 85 4 4.26 [Nguồn : trích bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Qua bảng trên, nguồn vốn của công ty tăng từ 246 tỷ (năm 2004) lên đến 253 tỷ (năm 2005), tăng hơn 7 tỷ tương đương 2.86%. Nguyên nhân do vốn cố định và vốn lưu động đều tăng, trong đó vốn cố định tăng 1.4%, đặc biệt vốn lưu động tăng trên 4 tỷ tương đương 8.94% so với năm 2004. Điều này cho thấy nguồn vốn của công ty được mở rộng với quy mô lớn hơn, tỷ trọng vốn lưu động ngày càng càng tăng trong nguồn vốn thể hiện qua năm 2004 vốn lưu động chỉ chiếm 19.39% đến năm 2005 chiếm 20.53%. Sự tăng lên này tuy chưa nhiều nhưng đó là biểu hiện tốt cho việc đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Nhận thấy tỷ trọng vốn cố định cao hơn tỷ trọng vốn lưu động, đây là một điều rất hợp lý đối với doanh nghiệp kinh doanh khí hóa lỏng (LPG) có yêu cầu rất cao về an toàn nên việc đầu tư tổng kho tồn trữ, nhà máy đóng bình và các trang thiết bị phân phối như : xe bồn chuyên dụng, bình gas, dụng cụ đóng bình, chi phí bảo hiểm đòi hỏi vốn đầu tư lớn. Tuy nhiên, cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp còn nhiều bất hợp lý. Tỷ lệ nợ trên nguồn vốn rất cao, thường trên ngưỡng 80% và có xu hướng tăng do vốn chủ sở hữu giảm. Nguyên nhân do: + Quan điểm kinh doanh của Shell Gas là tận dụng tối đa khả năng vay nợ chừng nào mức độ rủi ro tài chính còn được chấp nhận bởi các ngân hàng. Vay nợ cao sẽ là đòn bẩy tài chính để gia tăng tỷ lệ lãi trên vốn chủ và giảm tối thiểu chi phí vốn. Quan điểm này là đúng đắn. Nhưng thực tế sự gia tăng nhanh chóng của tỷ lệ vay nợ đặc biệt là nợ ngắn hạn đã làm cho mục tiêu của vận dụng đòn bẩy tài chính chưa đạt hiệu quả như mong muốn. + Quan điểm của Shell là vay nợ sẽ tạo áp lực rất lớn đối với người lãnh đạo vì việc chi trả lãi vay sẽ là một phần thâm hụt dòng tiền đáng kể buộc người lãnh đạo phải kiểm soát tốt hơn chi phí, tài sản lưu động bao gồm: Tiền mặt, khoản phải thu khách hàng, hàng hóa tồn kho. Ngoài áp lực từ nội bộ công ty, sự giám sát chặt chẽ của các ngân hàng tài trợ cũng là một áp lực đáng kể đối với người lãnh đạo khi đưa ra các quyết định quản trị . Mặt khác tỷ lệ vay nợ tăng cao đặc biệt nợ ngắn hạn có thể sẽ khiến Shell Gas Hải Phòng gặp phải rủi ro kinh doanh và rủi ro tài chính cao. Rủi ro kinh doanh mang tính khách quan khó kiểm soát nên về lý thuyết các nhà quản trị Shell Gas Hải Phòng cần có những quyết định đúng đắn hạn chế tài trợ bằng vay nợ để giảm mức độ rủi ro xuống, đồng thời điều chỉnh dần tỷ lệ vay nợ của công ty ở mức an toàn. Bảng 3: Một số chỉ tiêu đánh giá vốn lưu động Chỉ tiêu/ năm ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Vòng quay VLĐ Vòng 5.47 6.02 0.55 Số ngày luân chuyển VLĐ ngày 65.78 59.82 (5.96) Tỷ số thanh toán hiện thời Lần 0.47 0.45 (0.02) Tỷ số thanh toán nhanh Lần 0.37 0.39 0.02 Nợ ngắn hạn 1000đ 102,499,259 116,043,281 13,544,021 Nợ ngắn hạn/TSLĐ % 215 223 8.43 [ Nguồn: lấy từ bảng cân đối kế toán và tính toán của tác giả] Vòng quay vốn lưu động tăng nhanh cho thấy khả năng thu hồi vốn của công ty là tốt, hiệu quả của công tác thu nợ và huy động vốn cao. Vốn quay vòng nhanh thì khả năng đầu tư cho tái sản xuất cao, qua đó tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô hoạt động và tăng số lần thu lãi từ đó tăng lợi nhuận trong kỳ hoạt động. Số ngày luân chuyển vốn lưu động giảm từ 65.78 ngày/1 vòng xuống còn 59.82 ngày /1 vòng, cho thấy tốc độ tiêu thụ sản phẩm nhanh qua đó hạn chế các chi phí cho việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và các chi phí trong việc bảo quản, lưu kho sản phẩm. Có được kết quả này một phần là do sự hoạt động có hiệu quả của bộ phận kế toán công nợ của công ty. Tỷ số thanh toán hiện thời cho biết hiệu quả luân chuyển tài sản lưu động. Giá trị của tỷ số này qua 2 năm không có sự biến động đáng kể (xu hướng giảm) mặt khác tỷ lệ nợ ngắn hạn trên TSLĐ rất cao chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp thấp. Tuy nhiên tỷ số này cũng chưa phản ánh đúng khả năng thanh toán của công ty vì còn phụ thuộc vào hàng tồn kho, nếu hàng tồn kho khó bán thì công ty khó biến chúng thành tiền để trả nợ. Vì vậy, để phản ánh đúng khả năng thanh toán của công ty ta kết hợp sử dụng tỷ số thanh toán nhanh. Tỷ số này được tính dựa trên các tài sản lưu động có thể chuyển đổi nhanh thành tiền để đáp ứng những yêu cầu thanh toán cần thiết, là tiêu chuẩn đánh giá khắt khe hơn về khả năng thanh toán. Nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khả năng thanh toán của công ty sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Bởi vì hàng tồn kho không phải là nguồn hàng tiền mặt tức thời đáp ứng ngay cho việc thanh toán. Tỷ số thanh toán nhanh cho thấy lượng tài sản lưu động nằm dưới dạng tồn kho của công ty là không cao(~13%). Tuy nhiên giá trị lượng tài sản lưu động này là cao có thể chuyển có thể chuyển đổi thành tiền và đáp ứng nhu cầu thanh toán cần thiết. Theo đánh giá của ngân hàng tỷ số thanh toán nhanh lớn hơn 0.5 được đánh giá là tốt, tuy nhiên tỷ số này của công ty qua các năm đều ở mức ~0.4 nhỏ hơn 0.5 phản ánh tình hình thanh toán nhanh của công ty là chưa khả quan do đó công ty cần đánh giá lại kết cấu vốn. Cụ thể, qua công thức tỷ số thanh toán nhanh để tăng tỷ số này cần giảm hàng tồn kho và giảm nợ ngắn hạn. Ta thấy, hàng tồn kho qua 2 năm đã giảm 34.66% vì vậy vấn đề đặt ra là cần giảm nợ ngắn hạn. Hiện nay số nợ ngắn hạn của công ty đang tăng và ở mức rất cao. Sau khi đánh giá tổng quát về vốn, tôi tiếp tục đánh giá kết cấu của vốn lưu động bao gồm tỷ trọng của các thành phần tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác. Bảng 4: Kết cấu vốn lưu động Chỉ tiêu / Năm Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Tiền mặt 3,803,847 7.97 3,101,409 5.97 (702,438) -18.47 Khoản phải thu 32,434,045 68 39,543,930 76.10 7,109,886 21.92 Hàng tồn kho 10,201,694 21.39 6,665,396 12.83 (3,536,298) -34.66 TSLĐ khác 1,259,122 2.64 2,653,091 5.11 1,393,969 110.71 Tổng 47,698,707 100 51,963,826 100 4,265,119 8.94 [Nguồn: trích bảng cân đối kế toán ] Thành phần khoản phải thu chiếm tỷ trọng 76.1 % vốn lưu động do doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng gối đầu nên vốn đầu tư nhiều cho khách hàng. Vốn đầu tư vào hàng tồn kho cũng tương đối cao so với các thành phần còn lại và đây là nguyên nhân chủ yếu làm tính thanh toán các khoản nợ ngắn hạn chưa cao. Nhưng điều đáng quan tâm là lượng tiền mặt tồn cuối năm qua 2 năm đã giảm 18.47%. Để tìm ra nguyên nhân giải thích lượng tiền mặt tồn cuối năm qua 2 năm giảm và ảnh hưởng của nó đến quản trị vốn lưu động tôi sẽ đi vào phân tích thực trạng quản trị tiền mặt của công ty. 2. Thực trạng quản trị tiền mặt khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền mặt. Tiền mặt của công ty thường được giữ dưới hình thức tiền mặt tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng tiền đang chuyển. 2.1. Sự cần thiết quản trị tiền mặt đối với công ty Như các doanh nghiệp thương mại khác, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì các nhà quản lý phải quản trị tiền mặt thật tốt cũng như việc lưu giữ tiền mặt là một việc làm thiết yếu nhằm đáp ứng các mục đích sau: - Làm thông suốt quá trình tạo ra các giao dịch kinh doanh hay hoạt động kinh doanh như: tiền mua nguyên liệu cụ thể là gas, bình gas, van gasBên cạnh đó tiền sử dụng thanh toán các chi phí cần thiết cho công ty hoạt động bình thường như : trả lương cho nhân viên, bảo hiểm hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nước và nộp về tổng công ty. - Ngoài ra, tiền dùng vào mục đích dự phòng khi xảy ra tình huống bất lợi cho hoạt động của công ty. - Tiền có thể dùng vào mục đích đầu cơ do dự bào giá nguyên liệu cũng như tình hình biến động giá gas trên thị trường trong nước cũng như trên thế giới luôn biến động theo chiều hướng tăng lên. Việc đầu cơ này đôi khi cũng mang lại lợi nhuận tài chính hay bất thường trong tương lai mà các khoản thu nhập này hiện nay vẫn phát sinh đã bù lại cho chi phí trả lãi vay, kết quả là lợi nhuận tài chính mang giá trị dương. 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị tiền mặt 2.2.1. Thực trạng tăng tốc độ thu hồi tiền mặt 2.2.1.1. Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn Tốc độ thu hồi tiền mặt phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ gas và cách thức bán hàng của công ty. Do vậy, tôi đánh giá sơ lược tình hình tiêu thụ này như sau: Công ty đã khai thác điểm mạnh của mình, trong đó một yếu tố quan trọng là “ nhãn hiệu Shell” là nhãn hiệu uy tín hàng đầu. Công ty đã tận dụng được thương hiệu của mình, tạo lòng tin trong khách hàng về chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Công tác phân phối đã có kết quả nhất định sau thời gian dài đầu tư và phát triển. Shell Gas Hải Phòng đã xây dựng một mạng lưới tiêu thụ rộng rãi với khoảng trên 100 đại lý chính thức bán các sản phẩm Shell Gas trên toàn miền Bắc, Đặc biệt là các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng. Các đại lý này được chia thành các khu vực chính và do một nhân viên về bán hàng phụ trách. Trong 2 năm qua, công ty chủ yếu sản xuất đáp ứng đơn đặt hàng từ các khách hàng gia dụng, các cửa hàng, các đại lý, các nhà hàng khách sạn và các khách hàng công nghiệp trong và ngoại tỉnh Sau khi nhận yêu cầu giao hàng công ty sẽ đảm nhận luôn khâu giao tận nơi tiêu thụ, tại thời gian gas xuất kho được xếp lên xe cũng là thời điểm kế toán viên xuất hóa đơn bàn hàng và tài xế là người có trách nhiệm gửi chúng đến khách hàng. Kết quả là khách hàng nhận được hàng và hóa đơn cùng một thời điểm. Chính việc kết hợp 2 công đoạn này đã rút ngắn thời gian từ khi xuất hàng đén khi hóa đơn bán hàng đến với khách hàng góp phần tăng tốc độ thu hồi tiền mặt. Để có thể rút ngắn được thời gian chuyển hóa đơn đến khách hàng công ty đẫ không ngừng tìm ra các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động bán hàng và công ty nhận được kết quả khá khả quan. Các năm trước đây, công ty còn gặp không ít khó khăn trong việc tiêu thụ gas, nguyên nhân thứ nhất do người tiêu dùng có thói quen sử dụng các nguồn nhiên liệu truyền thống: than, củi, dầu với giá rẻ và nguyên nhân kế tiếp là do nền kinh tế chưa phát triển cao nên thu nhập bình quân đầu người thấp nên nhu cầu về nguồn nhiên liệu sạch và kinh tế cũng như chất lượng chưa được quan tâm nhiều chủ yếu là tận dụng những thứ có sẵn.Vì thế để khắc phục những bất lợi này công ty đã thay đổi chính sách cơ cấu mặt hàng cho phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, chẳng hạn như sản xuất loại bình 11kg, 12kg cho khách hàng gia dụng, bình 45kg, gas bồn cho khách hàng thương mại và công nghiệp. Tiếp tục tăng cường các hoạt động marketting giúp người tiêu dùng dần dần thay đổi thói quen tiêu dùng cũ, chấp nhận sản phẩm gas với nhiều ưu điểm mới. Tại những năm công ty mới đi vào hoạt động thì thời gian từ khi xuất hàng đến gửi hóa đơn cho khách hàng lâu vì sau khi gas xuất kho phải trải qua giai đoạn chào hàng cho các đại lý, các nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình Số hàng tồn kho lớn phát sinh thêm chi phí bảo quản lớn. Công ty còn chịu các khoản chi trả đào tạo huấn luyện nhân viên về công tác an toàn phòng chống cháy nổ và hỗ trợ cho các đại lý độc quyền của Shell gas trong việc giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Khi khách hàng chấp nhận thì nhân viên bán hàng thông báo cho kế toán xuất hóa đơn gửi chúng cho khách hàng sớm. 2.2.1.2. Yêu cầu khách hàng thanh toán trước Một trong những cách thức mà Shell Gas Hải Phòng thu hút và marketting sản phẩm là sử dụng tín dụng khách hàng và đại lý. Đây là hình thức công ty cho các đại lý mua trước sản phẩm và thanh toán sau. Với hình thức này, các đại lý lấy hàng, bán hàng sau đó mới thanh toán với công ty theo một thời hạn nhất định thông qua việc chuyển tiền vào tài khoản riêng tại ngân hàng, do đó không phải chịu sức ép của việc phải có vốn kinh doanh lớn. Công ty có lượng vốn lưu động mang tính luân chuyển nghĩa là trong khi có một số khách hàng đang nợ thì một số khách hàng thanh toán với công ty. Nhờ tính quay vòng và gối vụ của các khoản nợ của khách hàng mà công ty không phải tồn đọng một lượng vốn lớn trong các hàng hóa bán chịu. Tín dụng còn được áp dụng đối với khách hàng lớn, khách hàng truyền thống và khách hàng công nghiệp. Đối với các thị trường mới, các địa phương mới, công ty có chính sách ưu đãi tín dụng thương mại và hoa hồng khuyến khích các đại lý trung thành với công ty đồng thời tích cực mở rộng địa bàn phân phối tăng doanh thu. Đại lý mới sẽ được kéo dài thời gian thanh toán. Đây là cơ sở để đánh giá sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty và đã tạo ra ưu thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.Tuy nhiên, công ty cũng tranh thủ áp dụng chính sách yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi giao hàng. Đó là những khách hàng ngoại tỉnh (trừ khách hàng ngoại tỉnh công nghiệp) và những khách hàng đặt mua với số lượng ít và không thường xuyên vì công ty hầu như không thực hiện công tác đánh giá với những khách hàng này với số lượng khách hàng lớn thường xuyên đặt mua hàng thì công ty không có đủ thời gian theo dõi đầy đủ sự phát sinh các khoản nợ nhỏ khó kiểm soát. Do vậy công ty yêu cầu khách hàng này phải trả tiền trước cho những lô hàng sẽ đặt. Chính công việc này có thể sẽ là nguyên nhân làm giảm khách hàng vì họ sẽ sang các doanh nghiệp khác đặt hàng. 2.2.1.3. Chính sách thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền sớm Cùng với việc đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn cho khách hàng các nhà quản trị kết hợp với chính sách chiết khấu cho khách hàng kích thích thích họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn. Cụ thể trong thời gian quan hệ kinh tế, nếu khách hàng thanh toán tiền hang trước thời hạn hoặc đúng hạn thì trong những lần mua hàng kế tiếp doanh nghiệp sẽ được ghi nợ thay vì phải thanh toán tiền măt. ở đây, các nhà quản trị không áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho khách hàng khi họ thanh toán tiền mặt hoặc trả trước thời hạn, điều này chính là điểm yếu mà nhà quản trị cần xem xét lại vì khi khách hàng không cảm thấy có lợi cho chính họ trong những lần thanh toán sớm và họ phản ứng ngược lại bằng cách kéo dài thời gian trả nợ thì vốn đầu tư vào các khoản phải thu tăng và dễ dẫn đến thiếu hụt vốn lưu động và doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng xấu. Nguyên nhân nhà quản trị không sử dụng suất chiết khấu là do: mục đích của việc sử dụng chiết khấu thanh toán là tăng doanh thu và lợi nhuận hay nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ gas, với tình hình hiện nay số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng không ngừng gia tăng và bộ phận chuyên chở của kho Gia Lâm và kho Hải Phòng luôn hoạt động ở mức công suất cao ( Làm việc cả tuần). 2.2.1.4. Thời gian chuyển tiền từ khách hàng về công ty Trong những năm vừa qua, hệ thống chuyển tiền của doanh nghiêp có những bước tiến triển rõ rệt thể hiện qua việc bán hàng rất chạy nên xe vận chuyển hàng mỗi ngày đến các cửa hàng giao hàng. Nhận thấy được việc vận chuyển thường xuyên bộ phận kinh doanh đã tận dụng việc vận chuyển và kết hợp thu tiền rất hiệu quả bằng cách cử người thu tiền đi theo xe để trực tiếp đến nhận tiền của khách hàng làm giảm chi phí thu tiền đối với những khách hàng trung thành chấp nhận thanh toán đúng hạn. Đối với Shell Gas Hải Phòng việc thu tiền mặt trực tiếp là rất ít, công ty chủ yếu áp dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là các khách hàng có thể đi nộp tiền vào tài khoản của công ty tương ứng với lượng hàng hóa cần mua sau đó fax ủy nhiệm chi về công ty. Sau khi nhân viên phòng dịch vụ khách hàng kết hợp với bộ phận kế toán kiểm tra và xác nhận tiền đã nộp đủ thì đơn đặt hàng sẽ được giao. Việc này giúp thời gian luân chuyển tiền được giảm bớt và rất tiện lợi cho việc chuyển tiền hay rút tiền tại ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cần thiết của công ty khi được tổng giám đốc phê duyệt. Ngoài ra, việc chuyển tiền bằng hệ thống ngân hàng giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng thuận lợi cho việc vay vốn phát triển kinh doanh và công ty thu được một khoản lợi nhuận từ tiền gửi này. Tóm lại, thời gian chuyển tiền đã được rút ngắn hiện nay việc thanh toán tiền qua hệ thống ngân hàng rất phổ biến giúp hạn chế lượng tiền thừa quá nhiều tồn đọng tại quỹ tiền mặt của công ty, và phương thức này cũng được Shell Gas Hải Phòng sử dụng tốt, nhân viên cũng phản ứng nhanh nhạy thành thạo với áp dụng này. Do vậy các nhà quản trị nên cân nhắc tính toán đến lợi ích của nó mang lại trong thời gian tới. Nhìn chung trong 2 năm qua nhà điều hành đã quản lý tốt các khoản tiền mặt thông qua các chính sách đẩy nhanh việc thu hồi tiền về cho công ty nhưng vẫn còn những hạn chế cần có biện pháp khắc phục để quản lý tốt hơn nữa. Bên cạnh tăng tốc độ thu hồi tiền mặt doanh nghiệp cần có những biện pháp tối ưu để giảm lượng tiền chi ra và ta tiếp tục và ta tiếp tục đi vào phân tích thực trạng tốc độ chi tiền mặt qua 2 năm tại công ty. 2.2.2. Thực trạng giảm tốc độ chi tiền mặt Để có thể đóng bình đầy gas đem tiêu thụ thì công ty phải chi tiền mua nguyên liệu gas, vỏ bình, van gas và các chi phí khác. Do đó các nhà quản trị cần tính đến thời gian trả tiền hàng cho tương ứng với khoảng thời gian thu tiền từ bán hàng qua việc lạp dự toán thu chi tiền mặt và quan trọng hơn là họ đã biết tận dụng hết thời gian bán chịu của nhà cung cấp vì công ty thường mua hàng từ nhà máy Dinh Cố – Vũng Tàu. Theo quy định nợ có thể kéo dài từ 1 tháng đến 45 ngày, tức là công ty thanh toán tiền cho nhà cung cấp khi đặt hàng vào lần kế tiếp theo phương thức gối đầu, nếu đến hạn công ty không thanh toán dễ dẫn đến hạn mức tín dụng được cấp giảm xuống phát sinh thêm chi phí và số lượng hàng cung cấp giảm xuống phát sinh thêm chi phí do trễ hạn và có thể bị phạt tiền với mức cao hơn lãi xuất ngân hàng. Tuy nhiên hiệu quả từ hoạt động kinh doanh đã tạo cho Shell Gas uy tín và mối quan hệ tốt trong mua bán. Thời gian chi trả lương cho nhân viên cũng trở lên nhanh chóng do nhân viên đã quen với việc nhận lương qua hệ thống ngân hàng hay sử dụng thẻ tín dụng. 2.2.3. Dự báo tiền mặt Công ty có bộ phận kế toán dự báo tiền mặt cho từng ngày, từng tháng, từng năm. Việc này giúp tăng thêm tính chính xác cho dự toán. Dự báo này giúp nhà quản trị thấy được sự biến động của số dư về tiền bằng cách tổng kết các khoản thu chi đã xảy ra trong kỳ kế toán, xử lý các chi phí đã qua, đồng thời thể hiện tính thanh khoản của công ty trong việc ảnh hưởng đến số lượng và yếu tố thời gian của luồng tiền nhằm giúp nhà quản trị thích nghi với các điều kiện và cơ hội luôn thay đổi. Và dự báo tiền mặt được lập theo trình tự các bước sau: - Lập bảng thu dự tính - Lập bảng chi dự tính Việc này có thể dựa vào: + Nội bộ Từ các đại diện của phòng bán hàng dự báo cho kỳ sắp tới thông qua dự toán đặt hàng của các khách hàng, nhận định của nhân viên bán hàng. Sàng lọc và sắp xếp thành dự báo cho nhóm sản phẩm. Gộp các nhóm sản phẩm thành dự báo doanh thu cho doanh nghiệp. + Bên ngoài Dự báo nền kinh tế và xu hướng phát triển của ngành. Ước tính thị phần cho sản phẩm. Gộp nhóm sản phẩm thành doanh thu cho công ty. - Cân đối ngân quỹ dự tính - Xử lý để đạt được trạng thái tối ưu về tiền mặt (có thể mua hay bán các chứng khoán thanh khoản cao). Sau khi thực hiện theo trình tự trên, bộ phận kế toán tổng hợp thành bảng dự toán tiền mặt có dạng: Bảng 5: Dự toán ngân sách tiền mặt Chỉ tiêu Nguồn số liệu lấy từ Tháng Quý I 1 2 3 Số dư TM đầu kỳ Cộng thực thu gồm +Thu bán hàng +Thu dịch vụ Trừ các khoản phải chi gồm + Cp nguyên vật liệu +Cp nhân công +Cp sản xuất chung +Cp bán hàng, quản lý DN +Mua trang thiết bị +Nộp bảo hiểm, KPCĐ, các khoản nộp khác Cân đối thu chi Thừa chuyển về tài khoản công ty Thiếu lập kế hoạch vay ngắn hạn Qua đó, giúp cho doanh nghiệp hạn chế mọi thiếu sót của việc lập kế hoạch, các mối quan hệ hoặc các số dư dùng cho mục tiêu lâu dài của công ty sẽ nhanh chóng được xác định. Mặt khác giúp liên kết chính xác chi trả lãi vay với hoạt dộng của công ty, lập kế hoạch mới cho sản phẩm, mua sắm thêm máy móc, thiết bị chuyên dụng, tìm ra phương hướng giải quyết tình trạng thiếu tiến mặt. Lập dự toán tiền mặt chính là nhằm mục đích dự báo các khoản thu chi tiền mặt cho kỳ kế toán trong tương lai, xem xét công ty có thực sự căng thẳng về tiền, có ảnh hưởng xấu đến cơ cấu tài chính. Từ đó giúp nhà quản lý thụân lợi cho việc lâp kế hoạch đi vay hoặc giữu một lượng tiền, tránh tình trạng khan hiếm hoặc dư thừa tiền mặt. Mặt khác, khi lập dự toán tiền mặt sẽ giúp cho doanh