Khóa luận Nghệ thuật đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với các doanh nghiệp Nhật Bản

phán những hợp đồng có quy mô lớn, có nhiều điều khoản phức tạp… Tuy nhiên đây cũng là hình thức đàm phán phức tạp khó khăn, và tốn kém nhất. Nó đòi hỏi người đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, nhạy bén trong giao tiếp, có khả năng nắm bắt được ý đồ, sách lược của đối phương, có thể ứng phó trong những trường hợp cần thiết hay xảy ra trong hoạt động ngoại thương. Hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp sẽ được đề cập một cách cụ thể hơn trong phần sau của khóa luận này. 2.2. Các giai đoạn đàm phán trong giao dịch ngoại thương Khác với đàm phán theo hình thức qua thư tín hay qua điện thoại thì có thể tiến hành đơn giản nhanh chóng hơn, hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp được chia thành ba giai đoạn không thể thiếu đó là: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Giai đoạn đàm phán Giai đoạn sau đàm phán Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Trong ba giai đoạn đàm phán thì đây là giai đoạn có ảnh hưởng lớn đến kết quả của cuộc đàm phán vì vậy mà chúng ta cần phải chuẩn bị cẩn thận chu đáo về một số mặt chính sau: Thu thập thông tin: Chúng ta phải nắm bắt được những thông tin cơ bản như đối tác làm ăn với mình, thông tin về thị trường, thông tin có liên quan tới thương vụ… Chuẩn bị chiến lược: Trước khi bước vào cuộc đàm phán ta cần phải xác định được tư duy chủ đạo của mình là gì, tư duy chiến lược hay tư duy ứng phó Chuẩn bị kế hoạch: Chúng ta không thể tiến hành đàm phán khi mà chưa có kế hoạch rõ ràng cụ thể, chúng ta phải xác định được mục tiêu của cuộc đàm phán là gì, ta có thể nhượng bộ đối phương đến mức độ nào, cũng như ta sẽ đòi hỏi đối phương những gì… Giai đoạn đàm phán Sau khi ta đã chuẩn bị kỹ sẵn sàng bước vào cuộc đàm phán thì trong giai đoạn này ta tiến hành một cách linh hoạt theo kế hoạch đã vạch ra dựa trên những nguyên tắc căn bản của đàm phán như lễ phép, lịch sự, luôn giữ được hòa khí và thiện cảm, không xa rời mục tiêu, luôn giữ thế chủ động trong quá trình đàm phán…Cuối cuộc đàm phán là phải đưa ra được quyết định bằng văn bản. Giai đoạn sau đàm phán Sau đàm phán, cần phải tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên chúng ta cũng cần phải tỏ thái độ sẵn sàng xem xét lại một số thỏa thuận nào đó chứ không được có thái độ coi cuộc đàm phán như vậy là kết thúc hoàn toàn không cần phải quan tâm đến nữa. Không những vậy chúng ta còn phải thường xuyên theo dõi quá trình thực hiện, kiểm tra, đối chiếu xem các bên thực hiện kết quả đàm phán như thế nào. Mỗi một cuộc đàm phán dù là thành công hay thất bại thì cũng đều đem lại cho mỗi bên những bài học, những kinh nghiệm nhất định, do đó mà sau đàm không thể không có công tác đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp sau đó để nâng cao hiệu quả đàm phán. 3. Một số chiến lược đàm phán trong giao dịch ngoại thương Như chúng ta đã biết, trong cuộc sống chúng ta luôn gặp phải các tình huống cần dẫn tới đàm phán, nhất là trong kinh doanh thì càng không thể tránh khỏi. Dù các cuộc đàm phán xảy ra thường xuyên hàng ngày như vậy nhưng để có thể đạt được kết quả tốt thi quả thật không đơn giản. Trên thực tế người ta đã vạch ra rất nhiều chiến lược đàm phán trong giao dịch ngoại thương để nhằm đạt được kết quả như mong muốn nhưng tựu chung lại các chiến lược này cũng được dựa trên ba chiến lược cơ bản đó là : Chiến lược đàm phán kiểu cứng Chiến lược đàm phán kiểu mềm Chiến lược đàm phán có nguyên tắc 3.1. Chiến lược đàm phán kiểu cứng: Những người sử dụng chiến lược này thường coi bất kỳ tình huống nào cũng như một cuộc đọ sức mà ở đó kẻ mạnh sẽ chiến thắng bằng mọi cách. Họ muốn giành phần thắng nhưng điều mà họ thường nhận được cũng lại là một thái độ cứng rắn không kém của đối phương làm cho họ mệt mỏi và quan hệ giữa hai bên bị xấu đi. 3.2. Chiến lược đàm phán kiểu mềm: Những người theo chiến lược này thường lảng tránh xung đột cá nhân và chuẩn bị sẵn một số nhượng bộ để đạt được thỏa thuận. Họ mong muốn giải quyết vấn đề một cách hữu nghị, nhưng sẽ phải chấp nhận một kết quả thua thiệt vì bị lợi dụng. 3.3. Chiến lược đàm phán có nguyên tắc: Đây là chiến lược đàm phán có thể nói là sự kết hợp của cả hai chiến lược trên. Nó giúp các bên hài hòa được lợi ích chung và lợi ích đối kháng, các bên có thể đạt được kết quả mong đợi mà vẫn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp. Chiến lược này cứng rắn về giá trị còn mềm mỏng đối với con người Chiến lược này được xác lập dựa trên bốn điểm cơ bản sau: Con người: Tách con người ra khỏi vấn đề. Mỗi người đều có một cách nhìn nhận vấn đề khác nhau, có những quan điểm khác nhau. Vì vậy trước khi giải quyết vấn đề về nội dung thì vấn đề con người cần được tách ra và phải được xử lý độc lập nếu không thì rất dễ gây tranh cãi không cần thiết và sẽ dẫn tới bế tắc trong đàm phán. Lợi ích: Tập trung vào lợi ích, không tâp trung vào lập trường quan điểm. Trong quá trình đàm phán các bên thường hay cố gắng giữ lập trường của mình mà quên đi mục đích của cuộc đàm phán là thỏa thuận các lợi ích nằm sau các lâp trường đó. Các phương án: Đưa ra các phương án khác nhau trước khi quyết định. Trong khi đàm phán điều tối kỵ là chúng ta đưa ra quyết định một cách vội vàng không có các phương án được chuẩn bị trước, vì vậy dù trong trường hợp nào thì chúng ta cũng nên có sự chuẩn bị đề ra các giải pháp cho các tình huống khác nhau, có như vậy thì ta mới có thể đạt được kết quả khả quan. Tiêu chuẩn: Kết quả phải được dựa trên các tiêu chuẩn khách quan. Trong trường hợp lợi ích đối kháng nảy sinh thì cách tốt nhất là các bên dựa trên một tiêu chuẩn công bằng khách quan nào đó độc lập với ý chí chủ quan của các bên. Bằng cách đàm phán về các tiêu chuẩn này chứ không phải dựa vào điều các bên muốn hay không muốn thì sẽ không có bên nào phải chịu thua thiệt, các bên đều có thể thuận theo một giải pháp công bằng. Trên cơ sở đó ta có thể thấy sự khác biệt về một số điểm sau giữa ba chiến lược đã đề cập ở phần trên. Tiêu chí CLĐP kiểu mềm CLĐP kiểu cứng CLĐP theo nguyên tắc Người tham gia đàm phán Là bạn Là đối thủ Là những người giải quyết vấn đề Mục tiêu Thỏa thuận Chiến thắng Đạt được mục đích có hiệu quả Cách đàm phán Tin đối phương Không tin đối phương Giải quyết không tính đến lòng tin Dễ thay đổi lập trường Luôn giữ lập trường Tập trung vào lợi ích không vào lập trường Chấp nhận thiệt hại đơn phương để đạt được thoả thuận Đòi lợi ích đơn phương Tạo ra các phương án cùng có lợi Cố gắng đạt thỏa thuận Cố gắng giữ lập trường của mình áp dụng các tiêu chuẩn khách quan Lùi bước trước áp lực Gây áp lực Lập luận và lắng nghe lập luận II. Phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản 1. Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc Như chúng ta đã biết ở phần trên, xã hội Nhật Bản là một xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ. Điều này cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương. Người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm ôn hòa không làm mất lòng đối phương, nhưng phía sau cái biểu hiện đó lại ẩn náu phong cách đàm phán đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại” điển hình vô tình của người Nhật. 2. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại Đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh thắng bại, có thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu cứng tuy nhiên họ đưa ra yêu cầu là vừa phải đảm bảo thắng lợi nhưng cũng phải đảm bảo lễ nghi, lịch sự, mà chính lễ nghi này đã giúp họ thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề đó 3. Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp Hơn nữa người Nhật không thích tranh luận chính diện với đối thủ đàm phán. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động. 4. Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán Người Nhật trước khi bước vào đàm phán họ luôn luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ luôn quan niệm “ trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty mà họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn có thể điều tra về cả các bạn hàng của công ty này. Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh doanh như thế nào và ai đang kinh doanh với họ đều rất quan trọng. 5. Thao túng nhật trình của đối tác Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi. 6. Lợi dụng điểm yếu của đối thủ Một điểm quan trọng trong phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Nếu không biết được những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu, cần thì cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, do đó luôn làm giảm nhẹ điều kiện của phía mình đi. III. Quá trình đàm phán và các kỹ năng trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với các doanh nghiệp Nhật Bản 1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Bất kỳ một cuộc đàm phán nào cũng cần phải có sự chuẩn bị chu đáo trước khi chính thức bước cuộc và điều này càng có ý nghĩa quan trọng hơn khi đối tác lại là doanh nghiệp Nhật Bản. Như đã đề cập ở phần trên, giai đoạn này giúp các nhà đàm phán nắm được thông tin, vạch ra được chiến lược cũng như kế hoạch cho buổi đàm phán từ đó tạo ra thế chủ động góp phần mang lại kết quả tích cực cho cuộc đàm phán. 1.1. Thu thập thông tin * Thông tin liên quan đến doanh nghiệp: Đối với việc thu thập thông tin thì trước hết là phải thu thập đầy đủ chính xác các thông tin liên quan đến doanh nghiệp mình để nắm vững tình hình của doanh nghiệp mình, vì nếu không biết rõ tình hình của doanh nghiệp mình như thế nào thì sẽ không thể chủ động trong đàm phán được. * Thông tin liên quan đến đối tác: Sau khi nắm bắt được các thông tin về doanh nghiệp mình thì cần nắm vững các thông tin liên quan đến đối tác làm ăn với mình về lịch sử, quan hệ ngân hàng, tình hình kinh doanh, vị thế trên thị trường… của doanh nghiệp đó. Không những vậy khi giao dịch với doanh nghiệp Nhật Bản thì còn phải tìm hiểu cả những bạn hàng có liên quan đến nó, việc này cũng quan trọng không kém việc tìm hiểu chính bạn hàng mà mình đang quan tâm. Do các doanh nghiệp Nhật Bản rất quan tâm đến việc in ấn và phân phát cuốn Lịch sử Công ty, cuốn sách này giới thiệu chi tiết về lịch sử công ty, lĩnh vực kinh doanh, cơ sở vật chất…Ngoài ra còn có các cuốn catalogue chào hàng hướng dẫn các sản phẩm, các nhóm hàng cung cấp, danh sách các khách mua hàng và các dự án họ đang làm. Nên chúng ta có thể thông qua đây để có thể tìm hiểu được một số khía cạnh về doanh nghiệp nào đó. Đồng thời chúng ta cũng có thể đề nghị các doanh nghiệp kê khai vào mẫu điều tra có sẵn, đây cũng là việc làm phổ biến đối với các doanh nghiệp Nhật nên họ có thể dễ dàng chấp nhận việc này. Bên cạnh đó chúng ta cũng có thể lấy các thông tin từ các tổ chức xúc tiến thương mại, Phòng thương mại, các sách hướng dẫn kinh doanh, thông tin trong báo chí trong tạp chí, các quảng cáo trong các tài liệu đăng ký quốc gia, các báo cáo của các nhà phân tích đầu tư, các hồ sơ của công ty chính phủ, các hướng dẫn về thị trường chứng khoán… * Thông tin liên quan đến cuộc đàm phán: Ngoài những thông tin về doanh nghiệp mình và doanh nghiệp đối tác thì những thông tin phục vụ cho cuộc đàm phán cũng hết sức quan trọng như thông tin về nhân sự tổ chức, thông tin về đàm phán thương mại… -Thông tin về nhân sự tổ chức: như chúng ta đã biết về ý thức coi trọng thứ bậc của người Nhật nên trước hết phải điều tra kỹ về đoàn đàm phán, đoàn gồm bao nhiêu người, tên tuổi chức vụ, thâm niên công tác của từng thành viên trong đoàn như thế nào vì nó sẽ cho chúng ta biết ai là người có vai trò quan trọng trong đoàn, ai sẽ là người đưa ra quyết định trong cuộc đàm phán. Để từ đó ta có thể thành lập đoàn đàm phán một các tương xứng. Ta cũng phải nắm thật rõ về hoạt động kinh doanh hiện tại của họ, nhu cầu tâm lý, cách nghĩ, cách phản ứng, chiến lược, sách lược và thủ tục đàm phán của họ. Các đoàn đàm phán Nhật Bản thường rất cẩn thận trong việc thông báo chi tiết nhân sự và bố trí thời gian địa điểm đàm phán nên công việc này không quá khó khăn nhất là khi ta gặp các đối tác cũ. -Thông tin về đàm phán thương mại: Thu thập thông tin về đàm phán thương mại quốc tế mang tính chất phức tạp và đa chiều vì nó đòi hỏi khả năng xử lý thông tin chính xác và khả năng tổng hợp tình hình tốt để có cách nhìn sự việc một cách khách quan và chính xác. Những thông tin này bao gồm các yếu tố tác động đến việc đàm phán như: tín dụng xuất khẩu, tỷ giá hối đoái của đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán, tình hình cạnh tranh của các hãng Nhật Bản, sự độc quyền, chính sách của nước xuất nhập khẩu, tình hình cung cầu thị trường… Sau khi thu thập thông tin chúng ta cần phải đánh giá xem những thông tin nào là cần thiết dựa trên việc xác định đúng trọng tâm các vấn đề cần giải quyết trong cuộc đàm phán. Tiếp đến là phân tích, kết hợp và hệ thống hóa các thông tin thành dạng có thể hiểu được một cách dễ dàng và chính xác nhất, đồng thời từ đó có thể suy luận ra những vấn đề có liên quan mang tính hệ trọng. Cuối cùng là làm bản nhận định chung đi đến kết luận nhận định tình hình và vấn đề đàm phán để xây dựng giả thuyết. Một giả thuyết là một ý kiến cần được khẳng định hoặc phủ định trong quá trình đàm phán để đạt được mục tiêu và kết quả tối ưu. Xác định được giả thuyết đàm phán giúp cho người đàm phán có tư thế chủ động, có một định hướng cơ bản trong tiến trình đàm phán để có thể áp dụng các kỹ năng đàm phán một cách có hiệu quả và nhằm đạt được mục đích cuối cùng. 1.2. Xác định hình thức và quy mô đàm phán Như đã đề cập ở phần trên, có ba hình thức đàm phán, đó là đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Trong phạm vi của khóa luận này chỉ xin được đề cập đến hình thức đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, đây là hình thức phổ biến nhất đồng thời cũng phức tạp nhất được các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất. Về quy mô đàm phán: Dựa vào những thông tin có được về đoàn đàm phán của đối tác mà ta phải xác định quy mô đàm phán để sao cho phù hợp với mục đích, quy trình và phạm vi đàm phán . Việc đàm phán được tiến hành theo các quy mô khác nhau như: Quy mô đàm phán giữa hai người: Được tiến hành giữa hai cá nhân đại diện cho hai bên xuất khẩu và nhập khẩu trong thời gian không quá dài. Quy mô nhỏ này thường được áp dụng cho các thương vụ nhỏ hoặc kinh doanh thường xuyên. Người Nhật nhiều khi coi đây là các buổi đàm phán ban đầu, chuẩn bị cho các buổi đàm phán ở cấp cao hơn giữa những nhà lãnh đạo của doanh nghiệp. Quy mô đàm phán giữa các nhóm: Đây là hình thức đàm phán điển hình trong thương mại quốc tế liên quan đến các hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu. Người Nhật rất coi trọng đến vấn đề địa vị của các thành viên trong nhóm, thâm niên làm việc. Những người có thâm niên hơn được coi là có kinh nghiệm và có nhiều cống hiến cho công ty do vậy mà họ luôn giữ vị trí quan trọng trên bàn đàm phán. Họ có thể có tiếng nói quyết định hay ít nhất thì họ cũng có ảnh hưởng lớn đối với các thành viên khác trong đoàn. Nhận biết được điều này sẽ giúp chúng ta xác định được đối tượng đàm phán chủ chốt của phía đối tác. Bên cạnh đó thì việc ra quyết định trong nhóm được thực hiện dựa trên chế độ quyết định Ringi. Người ra quyết định cuối cùng phụ thuộc vào tầm quan trọng của vấn đề. Chủ tịch sẽ ra quyết định cho những vấn đề tối quan trọng, giám đốc hoặc tổng trưởng phòng cho các vấn đề tương đối quan trọng, còn trưởng phòng cho các vấn đề liên quan đến sự vụ hàng ngày. Do vậy việc nắm bắt được quy luật này giúp phía Việt Nam thực hiện tốt các công việc chuẩn bị như xác định đúng quy mô đàm phán, sắp xếp nhân sự, xây dựng mục tiêu đàm phán cho phù hợp và tương xứng với đối tác. Quy mô đàm phán giữa hai tổ chức: Hình thức đàm phán này được tiến hành khi đàm phán nhóm không thể hoàn thành mục tiêu của mình, hay quy mô và mục tiêu đàm phán quá lớn, có tính chất chiến lược sống còn với hoạt động của doanh nghiệp, cũng như diễn biến của cuộc đàm phán quá phức tạp. Ví dụ như đàm phán về giải ngân nguồn vốn ODA của Nhật Bản cho dự án phát triển giáo dục giữa Quỹ Hợp tác Kinh tế Hải ngoại Nhật Bản và một bộ chủ quản của Việt Nam. 1.3. Xây dựng các mục tiêu đàm phán Đây là khâu quan trọng nhất quá trình chuẩn bị kế hoạch đàm phán. Việc xây dựng các mục tiêu đàm phán giúp ta có lợi thế chủ động trong đàm phán do ta đã ý thức rõ ràng và hệ thống các yêu cầu và mong muốn của mình. Từ đó sẽ giúp ta xác định được lập trường đàm phán tránh sự luống cuống và không nhất quán trong quá trình đàm phán mà có thể dẫn đến những thất bại không đáng có. Đặc biệt là khi đàm phán với đối tác Nhật Bản là những người luôn có những mục tiêu rõ ràng và tìm cách để thực hiện được mục tiêu đó thì việc xây dựng các mục tiêu đàm phán càng cần được coi trọng một cách chu đáo cẩn thận. Ngoài ra khi xác định được các mục tiêu cụ thể thì các bên có thể tiết kiệm được thời gian đàm phán và có thể thương lượng nhượng bộ, cùng đi tới một thỏa thuận trong một thời gian ngắn hơn do mục tiêu đã được trình bày rõ ràng và đã được nắm bắt trước đó. Ngoài những việc quan trọng luôn phải chuẩn bị trước mỗi cuộc đàm phán thì chúng ta cũng cần phải chú ý đến một số công việc chuẩn bị khác như: Thời gian tổ chức cuộc đàm phán: Phải lựa chọn vào thời gian thích hợp cho các bên tham gia đàm phán, để mọi người có đủ thời gian cân nhắc tính toán hiệu quả kinh doanh. Nên tránh tổ chức vào khoảng thời gian ba ngày lễ chính và ngay trước những ngày nghỉ cuối tuần: Ngày cuối năm và ngày năm mới (27/12 – 4/1); Tuần lễ vàng (29/4 – 5/5); Hội Obon vào dịp Trung thu. Đây là những ngày lễ quan trọng của Nhật Bản vì vậy trong những ngày này người Nhật không tập trung vào công việc làm ăn nên nếu có tiến hành đàm phán vào dịp này thì cũng không đem lại hiệu quả cao. Địa điểm tổ chức cuộc đàm phán: Người Nhật Bản là những người rất coi trọng hình thức, thích sự ngăn nắp,gọn gàng, sạch sẽ vì vậy không gian đàm phán phải được bố trí sao cho tạo được cảm giác trang trọng lịch sự và thoải mái khi tiến hành đàm phán. Hơn nữa người Nhật thường đánh giá sơ bộ về tiềm năng của đối tác làm ăn thông qua việc quan sát quy mô trụ sở công ty, cách bài trí trong phòng đàm phán và cách phục vụ của nhân viên lễ tân, họ thường chú ý đến từng chi tiết nhỏ. Nhân sự tham gia đàm phán: Nhân sự cần có sự tương ứng về cấp bậc đối với các thành viên trong đoàn đàm phán của doanh nghiệp Nhật, như vậy sẽ thuận lợi cho quá trình đàm phán. Những người tham gia đàm phán phải thực sự khéo léo trong giao tiếp. Tránh sự phô trương lựa chọn nhân sự quá cồng kềnh không cần thiết. 2. Giai đoạn đàm phán 2.1. Giai đoạn tiếp xúc Đây là giai đoạn khởi đầu cho cuộc đàm phán, nó tạo điều kiện cho các bên làm quen và có những ấn tượng ban đầu về nhau. Trong giai đoạn này chúng ta cần phải chú ý tới một số điểm khi tiếp xúc với các doanh nghiệp Nhật Bản như thời gian, nghi thức chào hỏi, cách giao tiếp, hay cách trao danh thiếp... * Thời gian: Trước tiên là phải đúng giờ đã hẹn, vì người Nhật là người có tác phong công nghiệp luôn coi trọng giờ giấc. Tuy nhiên nếu đối tác mà đi muộn một chút thì ta nên lợi dụng điều đó ở mức tối đa nhằm giúp ta chiếm được ưu thế ban đầu. Chúng ta sẽ không nhắc đến chuyện họ tới muộn, trước khi họ có lời xin lỗi thì ta chuyển ngay sang chủ đề chính. Cho dù họ có đưa ra lời giải thích thì mình cũng tỏ ra không quan tâm và như vậy họ sẽ rơi vào trạng thái tâm lý bất an, không còn chủ động trong buổi đàm phán. * Bố trí chỗ ngồi: Khi bước vào đàm phán việc bố trí chỗ ngồi cũng hết sức quan trọng. Ta phải sắp xếp những người có địa vị cao ở những chỗ quan trọng, có thể bao quát toàn bộ và nên chú ý tới phong tục tập quán của người Nhật như phải tránh vị trí quay lưng ra phía ngoài cửa ra vào .. . * Xưng hô: Khi giao tiếp để tỏ ý tôn trọng người Nhật thường hay thêm từ san vào sau họ tên của người đó. Từ này tương đương với “Mr” (ông), hay “Mrs” (bà) trong tiếng Anh. Tuy nhiên khi mình xưng tên thì không được thêm từ này vào để tỏ sự khiêm nhường. Người Nhật thường gọi theo chức danh ví dụ Masuda shacho (ông giám đốc Masuda), nhưng nếu bạn có chức danh tương đương thì cũng có thể gọi theo chức danh hoặc dùng họ của người ấy cùng với từ san. Tên riêng chỉ dùng để gọi trong gia đình và giữa những người bạn bè thân thiết, không dùng trong công việc. * Danh thiếp: Việc đưa danh thiếp (tiếng Nhật là meishi) thực tế là sự nhìn nhận danh tính của mỗi người vì vậy danh thiếp là rất quan trọng. Danh thiếp nên được in hai mặt bằng hai thứ tiếng là tiếng Anh và tiếng Nhật. ở Nhật danh thiếp được đưa bằng hai tay và người nhận cũng nhận bằng hai tay tỏ ý tôn trọng. Khi đưa chú ý chữ trên danh thiếp phải thuận chiều với người đọc. Điều này rất đáng lưu ý nếu danh thiếp in sử dụng chữ Hán-chữ tượng hình được in theo chiều dọc từ phải sang trái. Khi nhận danh thiếp thì bạn nên đọc một cách cẩn thận và chậm dãi để biểu thị lòng kính trọng với người đưa. Khi đọc xong, nên đặt tấm danh thiếp lên trên bàn trước mặt để có thể xem được trong suốt buổi đàm phán. Không nên cất tấm danh thiếp vào ngay sau khi nhận. * Nghi thức chào: Người Nhật coi việc cúi chào là một nghệ thuật. Chúng ta nên chú ý thực hiện chính xác động tác này. Khi cúi chào, phải giữ hai tay buông thẳng dọc theo người, đầu và thân người cùng cúi, mắt luôn nhìn thẳng xuống đất. Không được cúi chào mà tay đút túi. Người ít tuổi hay địa vị thấp hơn bao giờ cũng chào trước và cúi thấp hơn. Nếu là người có cùng cấp bậc thì có thể cúi gập người cùng mức độ như người ấy mặc dù người đó có hơn tuổi, nhưng trong trường hợp này cũng có thể cúi thấp hơn. Nghi thức này rất khó đối với người nước ngoài vì vậy nếu như không thể thực hiện được đúng nghi thức thì có thể chỉ cần cúi nhẹ đầu và hai vai là đủ để tỏ lòng kính trọng một cách tương xứng. Đôi khi người Nhật cũng bắt tay sau khi cúi chào theo thị hiếu phương Tây., khi bắt tay thì chú ý không nên quá mạnh và không nên đánh giá họ qua cách họ nắm tay mình. Người phương Tây thường quan niệm khi bắt tay nhau thì phải dứt khoát và mạnh mẽ nhưng với người Nhật thì lại khác, họ coi hành động này chỉ là giao tiếp xã giao theo xu thế chung chứ không nói lên người đó là người thế nào qua cách bắt tay này. * Tư thế: Trong khi đàm phán tư thế nghiêm chỉnh là điều rất quan trọng với người Nhật, kể cả đối với nam cũng như nữ. Khi được mời ngồi, thì bạn cần ngồi sao cho cả hai bàn chân đặt trên sàn nhà, hai tay đặt trong lòng hoặc trên thành ghế. Theo truyền thống của Nhật, người ít tuổi (hay địa vị thấp hơn) thường ngồi hơi nghiêng đầu và vai ra phía trước, tay để trong lòng để tỏ ý tôn trọng người lớn tuổi (hay người có địa vị cao hơn). Người lớn tuổi hơn thường ngồi để hai tay lên thành ghế hoặc trên bàn. Chú ý không được đút tay vào túi quần khi đứng cũng như khi ngồi và không được ngồi bắt chéo chân vì đó là cử chỉ thể hiện thiếu lịch sự và không tôn trọng người khác. * Giao dịch với phụ nữ: Phần lớn người Nhật không quen giao dịch với phụ nữ trong kinh doanh, tuy ngày nay quan niêm này đã được thay đổi nhưng nói chung phụ nữ vẫn chưa được coi trọng. Người Nhật sẽ cảm thấy khó thích ứng trong mối quan hệ giao dịch với đối tác là phụ nữ, vì thế nên cố tránh những tình huống hay những mâu thuẫn có thể khiến đối tác khó xử. * Giao tiếp: Trong khi đàm phán nên tránh bộc lộ lời nói, thái độ hoặc cử chỉ một cách hấp tấp, cứng rắn hay kiểu cách. Người Nhật tỏ ra không thích thái độ hung hăng, ta có thể nhận thấy họ luôn nói năng và cư xử nhẹ nhàng đúng mực. Họ thường không bàn luận đến những chuyện riêng tư, cũng ít khi ngợi khen điều gì. Vì vậy chúng ta cũng nên tránh những lời đề cao quá thực tế. Chỉ nên hỏi tập trung vào vấn đề cần đàm phán còn nếu nói chuyện ngoài lề thì chỉ nên hỏi những câu chuyện mang tính chung chung như về con cái, thể thao, du lịch, văn hóa nghệ thuật…tránh nói quá nhiều về chính trị cũng như tôn giáo. * Tặng quà: Ngoài ra ta cũng có thể chuẩn bị quà tặng cho đoàn đàm phán, nó không thuần tuý mang ý nghĩa vật chất mà nó thể hiện tình cảm, sự quan tâm tới nhau, đây cũng là một thói quen của người Nhật. Quà dành cho các đối tượng khác nhau thì nên khác nhau và phải