Khóa luận Nghiên cứu Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

chủ yếu là sinh viên sử dụng (98%), tài liệu Tiếng Anh là 70%, tài liệu Tiếng Pháp là 25%. Tài liệu nước ngoài được sử dụng chủ yếu trong các ngành học ngoại ngữ, tin học, bên cạnh đó nhu cầu sử dụng các loại báo, tạp chí, tạp chí chuyên ngành khoa học của cán bộ giảng dạy là 96%. Tài liệu được xuất bản dưới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên tài liệu truyền thống vẫn được người dùng tin sử dụng rất nhiều chiếm gần 100%. Các tài liệu điện tử như đĩa mềm, CD-ROM, và cơ sở dữ liệu cũng được người dùng tin quan tâm. Do vậy, nhu cầu cũng theo dạng tài liệu mà người dùng tin thường sử dụng. Do đặc thù là Trường Đại học đào tạo về kỹ thuật và công nghệ nên người dùng tin chủ yều đọc tài liệu về khoa học kỹ thuật ngoài các tài liệu đại cương. Muốn nắm bắt được những thông tin mới về khoa học và kỹ thuật thì giảng viên luôn luôn phải cập nhật kiến thức mới và sinh viên thì phải tìm tài liệu để bổ sung những kiến thức mà mình đã nhận được từ giảng viên. Do vậy ngoài giáo trình thì sinh viên được tìm hiểu và nghiên cứu rất nhiều và những thông tin tài liệu mới luôn được ưa chuộng và tìm kiếm nhiều. Vì vậy mà nhu cầu của người dùng tin cũng theo thời gian xuất bản của tài liệu. Như vậy, nhu cầu tin của người dùng tin tại Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội rất phong phú về nội dung và hình thức, nên việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin là vấn đề cấp thiết đòi hỏi sự cố gắng của tất cả cán bộ trong Thư viện. Tóm lại, các nhóm bạn đọc của Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội không đa dạng như hệ thống Thư viện công cộng. Nhưng yêu cầu mà họ đặt ra rất sâu rộng đòi hỏi Thư viện phải có những định hướng hoàn thiện vốn tài liệu thường xuyên, kịp thời và hợp lý để đáp ứng được nhu cầu thông tin khoa học công nghệ đang có xu hướng đi lên của cán bộ và sinh viên trong giai đoạn hiện nay. 1.2.7 Cơ sở vật chất - kỹ thuật của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội Thư viện và Mạng thông tin được xây dựng cao 10 tầng, diện tích sử dụng của Thư viện hiện nay là 37000m2, với vốn đầu tư là 200 tỷ. Hệ thống máy tính của Thư viện bao gồm 20 máy dành cho cán bộ, sử dụng các hãng máy tính hiện đại và hiện nay đang tích hợp phần mềm VTLS. Các máy tính được kết nối mạng Lan và mạng Internet. Ngoài những máy tính, Thư viện còn có máy in, máy photo, máy Scaner,1 cổng từ và 1 cổng RFID. Các thiết bị này không chỉ phục vụ cho các công tác của Thư viện mà còn phục vụ cho nhu cầu của các sinh viên trong Trường khi muốn in hay sao chụp tài liệu cần thiết. - Ghế ngồi cho bạn đọc : Phòng đọc nhỏ là 74 chỗ. Phòng đọc lớn là 150 chỗ. - Gía đựng tài liệu : Phòng đọc nhỏ là 28 khoang, phòng đọc lớn là 66 khoang. - Mỗi phòng đọc có 1-2 máy tính dùng cho bạn đọc tra cứu thông tin về Thư viện hay những tài liệu mà bạn đọc muốn tìm. - Hệ thống camera, chỉ từ, chíp PRID, mã vạch và máy quét mã vạch. Để đảm bảo và thoả mãn mọi nhu cầu tin cho mọi đối tượng người đọc và người dùng tin, Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội phải chú trọng đến công tác xây dựng và phát triển Thư viện. Và một trong những công tác đó là xây dựng và hoàn thiện Bộ máy tra cứu thông tin trong Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội. Chương 2: Thực trạng Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội 2.1 Khái quát về Bộ máy tra cứu tin 2.1.1 Định nghĩa Bộ máy tra cứu tin Bộ máy tra cứu tin trong cơ quan thông tin Thư viện là tập hợp các công cụ, phương tiện cho phép truy cập đến tài liệu hoặc thông tin trong tài liệu của Thư viện. Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa người dùng tin và cán bộ thông tin với vốn tài liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp người dùng tin có thể tìm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng thuận lợi, chính xác, thoả mãn được nhu cầu tin của họ. 2.1.2 Vai trò, tác dụng và chức năng của Bộ máy tra cứu tin Hiện nay trong hoàn cảnh thế giới đang bùng nổ thông tin, số lượng thông tin ngày càng trở nên phong phú, kéo theo nó là số lượng tài liệu ngày càng tăng nhanh chóng. Nếu Bộ máy tra cứu thông tin không hoàn chỉnh thì không thể phát huy hết tác dụng của tài liệu và việc kiểm soát tài liệu của cán bộ cũng trở nên khó khăn hơn. Như chúng ta đã biết, tất cả những hoạt động của thư viện đều nhằm mục đích phục vụ bạn đọc. Xây dựng Bộ máy tra cứu cũng trong mục đích đó. Và vai trò chính của Bộ máy tra cứu tin được thể hiện: - Là phương tiện tìm kiếm tài liệu của bạn đọc vì Bộ máy tra cứu với các thành phần của nó là phản ánh tất cả tài liệu của thư viện cũng như ngoài thư viện như: hệ thống mục lục truyền thống, cơ sở dữ liệu tích hợp... đều phục vụ cho mục đích cuối cùng là phục vụ bạn đọc một cách có hiệu quả. - Là chìa khoá hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ tiếp cận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất từ đó bạn đọc có thể tra cứu được thông tin mà họ cần. - Đảm bảo thông tin cho người dùng tin một cách có hiệu quả và chính xác. Không chỉ có vai trò đối với bạn đọc mà đối với cán bộ thư viện, Bộ máy tra cứu tin cũng có vai trò rất to lớn. - Là cơ sở cho tất cả cho tất cả các hoạt động của thư viện: bổ sung tài liệu, xử lý thông tin, phục vụ bạn đọc... - Bộ máy tra cứu là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp công tác thư viện khoa học của cán bộ thư viện. Như vậy, Bộ máy tra cứu có vai trò rất quan trọng và to lớn không những có ảnh hưởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai trò đối với cả cán bộ thư viện. 2.2. Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin của Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội nói riêng và các cơ quan thông tin Thư viện nói chung đều tổ chức Bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại.Đây là hai bộ máy tra cứu tin không thể thiếu trong các thư viện nói chung và tại Thư viện và Mạng thông tin nói riêng. 2.2.1 Cấu trúc Bộ máy tra cứu tin truyền thống Bộ máy tra cứu tin truyền thống là một công cụ tìm kiếm thông tin đặc biệt quan trọng không thể thiếu với thư viện ngày nay.Một Thư viện không thể thiếu Bộ máy tra cứu này. Bộ máy tra cứu tin truyền thống tại Thư viện Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội bao gồm: - Hệ thống mục lục thư viện. - Kho tài liệu tra cứu. - Các tài liệu có tính chất tra cứu. . Hệ thống mục lục thư viện Hệ thống mục lục là tập hợp các phiếu mô tả được sắp xếp theo một trật tự nhất định như : thứ tự chữ cái tên sách, thứ tự chữ cái tên tác giả, theo kí hiệu phân loại hoặc theo chủ đề (subject heading) của tên tài liệu. Hệ thống mục lục chia theo các ngôn ngữ sau: - Tiếng Anh, Pháp, Đức. - Tiếng Nga. - Tiếng Việt. Trong mỗi loại chia theo các loại mục lục: - Mục lục chữ cái. - Mục lục chủ đề. - Mục lục phân loại. - Mục lục công vụ. . Kho tài liệu tra cứu Kho tài liệu tra cứu là những tài liệu quý, có nội dung phong phú, bao gồm các loại tài liệu : - Các loại từ điển. - Bách khoa toàn thư. - Sổ tay tra cứu. - Tài liệu thư mục. Tài liệu có tính chất tra cứu như các tài liệu chính thức của Đảng. 2.2.2 Cấu trúc Bộ máy tra cứu hiện đại. Trên thế giới, cách mạng khoa học kĩ thuật đang phát triển một cách nhanh chóng và nó mang lại cho xã hội loài người những thành tựu to lớn. Máy tính chính là biểu tượng của phát minh khoa học công nghệ và hiện nay máy tính được áp dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Cùng với dòng chảy của máy tính vào các ngành kĩ thuật, Thư viện cũng sử dụng máy tính trong hoạt động của mình nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin một cách nhanh chóng và tạo điều kiện thuận tiện cho việc quản lý nguồn tin của cán bộ thư viện. Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội là một Thư viện phục vụ cho các ngành kĩ thuật. Ngoài ứng dụng vào Bộ máy tra cứu, tin học hoá còn ứng dụng rất nhiều vào các hoạt động của Thư viện như thu thập, xử lý thông tin.... Những yếu tố cấu thành nên Bộ máy tra cứu hiện đại tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội. + Các cơ sở dữ liệu của Thư viện. + Hệ thống đĩa mềm CD-ROM. + Mạng thông tin của Thư viện. 2.3. Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội 2.3.1 Tổ chức khai thác Bộ máy tra cứu tin truyền thống Hệ thống mục lục là bộ phận cấu thành quan trọng của Bộ máy tra cứu truyền thống, hệ thống mục lục thực hiện chức năng là công cụ tra tìm tài liệu và giới thiệu kho sách của Thư viện với người dùng tin sao cho kết quả tìm tin đạt hiêu quả nhất. Hệ thống mục lục giúp cán bộ thư viện biết được vị trí tài liệu trong kho, là công cụ quản lý vốn tài liệu trong Thư viện và tổ chức phục vụ bạn đọc. Từ đó cán bộ quản lý có cách đánh giá chính xác hiệu quả công tác cán bộ thư viện, xử lý tài liệu. Mặt khác, hệ thống mục lục còn là công cụ hỗ trợ cán bộ trong công tác xử lý tài liệu như : mô tả, định chủ đề và góp phần vạch kế hoạch bổ sung thêm tài liệu. Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của Bộ máy tra cứu tin. Mục lục Thư viện phản ánh tài liệu trong kho. Nhiệm vụ của nó là phản ánh tài liệu hiện có về loại hình tài liệu, giới hạn ngôn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và mức độ bao quát của đề tài. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Nói tới vai trò của hệ thống mục lục, G.E.Evans đã nói : “Mục lục-sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục-là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan thông tin thư viện dù chỉ có những trữ lượng tài liệu ở mức trung bình, mà lại thiếu hệ thống mục lục”. Thư viện và Mạng thông tin đã tổ chức hệ thống mục lục theo các ngôn ngữ: - Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Đức. - Tiếng Nga. - Tiếng Việt. Trong mỗi ngôn ngữ lại chia các loại mục lục: Mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục công vụ, mục lục chủ đề. a. Mục lục chữ cái Mục lục chữ cái sẽ trả lời “có” hay “không” giúp cho người dùng tin tìm thấy trong kho tài liệu của Thư viện khi biết tác giả, người hiệu đính hoặc nhan đề của tài liệu. Mục lục chữ cái phản ánh bộ sách hay tuyển tập các công trình nghiên cứu tài liệu, các bản báo cáo... Tại Thư viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục chữ cái được chia thành hai bộ phận: mục lục chữ cái, mục lục phân loại. Theo từ điển giải nghĩa thuật ngữ Thư viện học : Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phiếu mô tả tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái của họ tên tác giả, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm được gọi là mục lục chữ cái. Qua mục lục chữ cái có thể nhanh chóng xác định được một cuốn sách cụ thể, các cuốn sách cụ thể, các cuốn sách của một tác giả nhất định, các công trình của một cơ quan nào đó có ở Thư viện hay không, loại mục lục này phản ánh về hình thức và đặc trưng của nó, phán ánh theo thứ tự chữ cái và tiêu đề mô tả. Mục lục chữ cái có 2 phiếu mô tả : theo tên sách và theo tên tác giả. Số phiếu trong mục lục chữ cái bao gồm : phích mô tả chính, phích mô tả bổ sung cho nhan đề, các phích chỉ chỗ...Loại mục lục này dễ tổ chức và sử dụng, là phương tiện tra cứu tin thông dụng nhất, phù hợp với tâm lý, giúp cán bộ bổ sung trao đổi sách, những lời yêu cầu của người dùng tin. Mục lục chữ cái là bộ phận không thể thiếu trong bất kì thư viện nào. Đối với người dùng tin, mục lục chữ cái sử dụng đơn giản nhất, người dùng tin chỉ cần biết một số thông tin nào đó như : tên sách, tên tác giả, tên người dịch có thể tìm tài liệu cần thiết. Hình thức của phiếu mô tả có khổ thống nhất theo tiêu chuẩn quốc tế với chiều dài 12,5cm , rộng là 7,5cm. Trên phiếu có hay vạch kẻ dọc, vạch kẻ dọc thứ nhất cách mép trái phiếu 1cm, trên phiếu có kẻ từ 8-10 hàng ngang từ vạch dọc thứ nhất ghi khoảng mô tả của tài liệu, góc trên ghi kí hiệu kho và kí hiệu xếp giá, phía dưới ghi môn loại của tài liệu. Hệ thống mục lục chữ cái của Thư viện được chia hai loại chính : mục lục chữ cái tên sách và tên tác giả. - Mục lục tên sách Các phiếu được sắp xếp theo tiêu đề mô tả của nhan đề tài liệu. Nhan đề tài liệu, nhan đề mô tả được in hoặc viết đậm hơn. Phía dưới là thông tin mô tả như : tên tác giả, nơi xuất bản, số trang, nhà xuất bản, năm xuất bản... Góc bên trái trên cùng của phiếu là số đăng kí cá biệt và số kí hiệu xếp giá của tài liệu cũng được in đậm. Với mục lục chữ cái tên sách này khi mô tả thì viết từ gạch dọc thứ hai dòng thứ nhất. VD 517 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn GV396 Đình Trí, Tạ Văn Đình, Nguyễn Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000. Tập 3: Phép tính giải tích nhiều biến số .- 2000.- 499tr. 56368 -Mục lục tên tác giả. Các phiếu mô tả sắp xếp theo tên tác giả. Họ tên tác giả được in đậm đưa lên dòng đầu tiên của phiếu mô tả và khi mô tả sẽ viết tên tác giả bắt đầu từ vạch thứ nhất. Tại Thư viện và Mạng thông tin, việc mô tả tài liệu theo tên tác giả được mô tả theo phương pháp đảo tên lên trước, họ đệm sau. Tên tác giả có hai từ thì giữ nguyên không đảo. Đối với tác giả nước ngoài, tài liệu thường viết tên trước, họ sau thì khi mô tả không cần phải đảo mà mô tả lần lượt theo tên một trang sách. VD : Với tên tác giả người Việt: 571 Trí(Nguyễn Đình) GV396 Bài tập toán học cao cấp/ Nguyễn Đình Trí, Tại Văn Đình, Nguyễn Hồ Quỳnh.- H.: Giáo dục, 2000. Tập 3: phép tính giải tích nhiều biến số.- 2000.- 499tr. 56369 VD: Với tên tác giả nước ngoài: 541 Cottrell(T.L.) NV3889 Dynamic Aspect of Molecular Energy States/ T.L. Conttrell. London.: Oliver & Boyd, 1965.- 79tr. N5918 Nguyên tắc sắp xếp các phiếu mô tả theo mục lục chữ cái : theo tên sách và tên tác giả. Trong tủ mục lục thì chữ cái được sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả. Từng mục lục xếp theo vần chữ cái trong từ điển A-Z. - Mục lục chữ cái tiếng Việt xếp theo trật tự chữ cái tiếng Việt. - Mục lục chữ cái tiếng Nga xếp theo trật tự tiếng Xlavơ. - Mục lục chữ cái tiếng Anh, Pháp, Đức xếp theo trật tự tiếng Latinh. Vị trí của một phiếu trong mục lục chữ cái nằm ở đầu tuỳ thuộc vào chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả trên phiếu. Chữ cái đầu tiên giống nhau thì sắp xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu chữ cái ở vần thứ hai giống nhau thì sắp xếp theo vần chữ cái thứ ba và cứ như vậy. VD: Phương An Phương Anh Phương Ân Đối với Tiếng Việt trong trường hợp giống nhau ta phải căn cứ vào dấu để sắp xếp : không dấu, dấu huyền, dấu sắc, dấu hỏi, dấu ngã, dấu nặng. VD: Ban ruộng đất. Bạn nhà nông. Trong trường hợp sách của nhiều tác giả thì sắp xếp theo tên sách. VD : Hồ Chí Minh có những tác phẩm: Bản án chế độ Thực dân Pháp. Nhật kí trong tù. Tuyên Ngôn độc lập. Các tác phẩm của tác giả kinh điển thì xếp theo:toàn tập, tuyển tập, số tập. Nếu là tác phẩm riêng biệt thì xếp theo vần tên tác phẩm. VD : Lênin toàn tập. Lênin tuyển tập. Nếu tiêu đề gồm cả chữ số thì phải được đánh vần thành chữ rồi mới được sắp xếp theo thứ tự chữ cái. VD : 32 Truyện ngắn chọn lọc. 300 câu hỏi ôn tập Tiếng Anh. Nếu các lần xuất bản khác nhau của một tên sách giống nhau thì xếp phiếu mô tả thứ tự ngược thời gian. VD : Từ điển Tiếng Anh xuất bản năm 1999 xếp dưới từ điển Tiếng Anh xuất bản năm 2000. Nếu tên tác giả viết tắt thì được xếp trước tên tác giả viết đầy đủ. VD : N.M.C Nguyễn Công Hoan Trong mỗi ngăn phiếu của tủ mục lục thường có các loại sau: . Phiếu tiêu đề: Khi sử dụng mục lục đều phải sử dụng các phiếu tiêu đề, để phân chia giới hạn các phiếu tiêu đề với nhau theo các từ, cụm từ, mục lục càng lớn thì càng nhiều phiếu tiêu đề. Phiếu tiêu đề giúp người dùng tin biết được các chỗ tài liệu mình cần đang nằm ở khoang nào trong ô kéo, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu và tăng cường tính chính xác trong quá trình tìm tin. Có nhiều cấp phiếu tiêu đề: - Phiếu tiêu đề cấp 1 : Có phần nhô lên ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của phiếu với các chữ cái đầu : A,B,C...của tiêu đề mô tả. P - Phiếu tiêu đề cấp 2 : Có phần nhô lên ở phía bên phải, phần nhô lên chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu. PH - Phiếu tiêu đề cấp 3 : Có phần nhô lên ở phía bên trái, phần nhô lên cũng chiếm 1/3 chiều rộng của phiếu. Pha Pho Tại Thư viện và Mạng thông tin các phiếu tiêu đề thường được phân ở 2 cấp chính và các phiếu này có màu khác với màu phiếu chính và sau đó phiếu mô tả của tài liệu trong mỗi cấp phiếu lại được xếp lần lượt theo thứ tự chữ cái. . Phiếu mô tả chính Là cơ sở để xây dựng hệ thống mục lục. Vị trí của phiếu căn cứ vào chữ cái đầu tiên trên phiếu mô tả, tất cả các phiếu mô tả có chung một chữ cái đầu được xếp trong cùng một hộp phiếu. Nếu vần chữ cái thứ nhất giống nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ hai, nếu vần chữ cái thứ hai giống nhau thì xếp theo vần chữ cái thứ ba và cứ tiếp tục như thế. Các phiếu được cố định bằng một thanh kim loại xuyên suốt từ đầu hộp phiếu đến cuối hộp phiếu qua một lỗ tròn dưới các phiếu. Bên ngoài hộp phiếu dán nhãn ghi các chữ cái của phiếu đầu tiên và chữ cái cuối cùng của phiếu trong hộp. Trong mỗi tủ mục lục này có đánh số thứ tự các hộp phiếu và xếp lần lượt theo các số đó. Mục lục chữ cái cần được tiến hành chỉnh lý thường xuyên như : rút phiếu cho những tài liệu đã thanh lý và lập phiếu cho những tài liệu mới bổ sung để phục vụ kịp thời cho bạn đọc. Hệ thống mục lục chữ cái sử dụng khá đơn giản và dễ sử dụng, điều này cũng tạo ra cho mục lục chữ cái có tính ưu việt hơn so với một số loại mục lục khác. Bạn đọc chỉ cần biết một số chi tiết như : tên tác giả, tên tài liệu hoặc ngôn ngữ của tài liệu đó là có thể tìm được tài liệu mình cần. Hệ thống mục lục giúp bạn đọc có thể tìm được những tác phẩm của cùng một tác giả trong cùng một lúc hoặc những tài liệu có tiêu đề giống nhau của nhiều tác giả. Tuy nhiên hệ thống mục lục cũng có những hạn chế là trong quá trình tìm tin theo từng chuyên ngành cụ thể, bởi một chuyên ngành sẽ có nhiều tài liệu với nhiều tiêu đề khác nhau. Vì vậy các tài liệu phản ánh về chuyên ngành đó sẽ bị phân tán mọi nơi. b. Mục lục phân loại Chức năng đầu tiên của mục lục phân loại là tra cứu thông tin, nó giới thiệu nội dung tài liệu và đảm bảo tìm được những tài liệu cần thiết. Nguyên tắc của mục lục phân loại là đi từ cái chung đến cái riêng, từ đơn giản đến phức tạp. Chức năng thứ hai là hướng dẫn bạn đọc, giúp người dùng tin nhanh chóng xác định được những tài liệu mà họ cần, đồng thời cũng cho họ những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời nhất về hệ thống tài liệu theo từng ngành tri thức. Mục lục phân loại góp phần hoàn thành nhiệm vụ của Thư viện và giúp cán bộ thông tin trong lựa chọn những tài liệu phù hợp nhất cho bạn đọc để nâng cao, khẳng định vai trò của mình đối với Thư viện, giúp cán bộ Thư viện trong công tác bổ sung, hướng dẫn, tuyên truyền, xử lý kỹ thuật... Mục lục phân loại của Thư viện hiện nay được xây dựng theo bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp do Thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội biên soạn. Hiện nay bảng phân loại được bổ sung thành 19 lớp. Bảng phân loại này được Thư viện và Mạng thông tin sử dụng trong suốt thời gian hoạt động của mình. Cấu trúc của mục lục phân loại bao gồm: - Các phiếu tiêu đề phản ánh các cấp phân chia của bảng phân loại - Các phiếu mô tả được sắp xếp theo quy định. + Phiếu tiêu đề: Đây là những phiếu cụ thể hoá nội dung các đề mục trong bảng phân loại mà Thư viện áp dụng. Hệ thống các phiếu tiêu đề được làm bằng bìa màu, có phần nhô cao hơn phiếu mô tả thư mục, chiều rộng của phần nhô của phiếu có kích thước khác nhau tương ứng với cấp phân chia trong bảng phân loại và tuỳ theo nội dung kho tài liệu, mục đích và đối tương phục vụ mà các phiếu có thể đơn giản hoặc chi tiết. . Phiếu tiêu đề cấp1 : Phản ánh cấu tạo mục lục phân loại tương đương với lớp chính của bảng phân loại, trên cùng ghi chỉ số phân loại của dãy chia cơ bản và trên mục chia tương ứng, ở dưới ghi các tiểu mục phụ thuộc. Phiếu tiêu đề có phần nhô lên ở giữa. 7 Nghệ thuật 71 nghệ thuật tạo hình 72 nghệ thuật kiến trúc 73 nghệ thuật điêu khắc . Phiếu tiêu đề cấp 2 : Phản ánh cấp chia nhỏ phụ thuộc dưới mục chia chính. Trên phiếu này ghi số và tên mục chia dưới tiêu đề cấp1, phía dưới liệt kê đầy đủ các mục chia phụ thuộc. 72 NT kiến trúc 72(V)NT kiến trúc Việt Nam 72(V)NT kiến trúc các TP ở VN . Phiếu tiêu đề cấp 3: Có phần nhô ở bên phải phiếu. Trên phần nhô của phiếu ghi mục chia phụ thuộc tiếp theo của phiếu tiêu đề cấp 3. 7.2.1 Kiến trúc nhà ở Trong trường hợp mở đến chi tiết tiêu đề cấp 3 mà vẫn còn quá nhiều thì các phiếu tiêu đề sẽ sử dụng phiếu tiêu đề chữ cái. + Phiếu mô tả. Các phiếu này được mô tả theo quy tắc ISBD. Phiếu mô tả có thể mô tả theo tên tác giả cá nhân, tập thể, tên sách. Trên cơ sở của các phiếu phân loại, các phiếu được sắp xếp theo đúng trật tự ký hiệu phân loại của bảng phân loại, sau mỗi dãy cơ bản với các tiêu đề môn loại trí thức, được sắp xếp theo vần A, B, C... của tiêu đề mô tả theo tên tác giả hoặc tên sách. VD: 6T03 Nguyễn Bính Điện tử công suất lớn: ƯD Tristo.- H.: Nxb ĐHTHCN, 1985 .- 237tr. Trong mỗi tủ mục phân loại, bên ngoài mỗi hộp phiếu đều dán nhãn ghi tên các môn loại tri thức để bạn đọc dễ tìm được thông tin mình cần. Ngoài ra, để giúp cho việc tìm thêm hiệu quả, mục lục phân loại còn được chia theo nhóm ngôn ngữ : Tiếng Việt, Tiếng Nga, Tiếng Anh... Mục lục phân loại trả lời những câu hỏi có hay không tài liệu gốc trong kho theo một đề tài hoặc một vấn đề nào đó. Trong công tác xử lý thông tin, hệ thống mục lục phân loại của thư viện sắp xếp theo khung phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc Gia biên soạn. Các phiếu mô tả được sắp xếp theo kí hiệu phân loại ghi ở góc trái của phiếu. Phương pháp tìm tin bằng hệ thống mục lục : khi người đọc có nhu cầu tìm một loại tài liệu về ngành khoa học nào đó, họ chỉ cần xác định tài liệu hay nội dung thuộc ngành nào, người đọc tự tìm đến ô phiếu ngành đó, tra tìm sẽ biết được tài liệu mình đang tìm có nằm trong thư viện hay không. Cũng như hệ thống mục lục chữ cái, hệ thống mục lục phân loại cho phép bạn đọc, người dùng tin và cán bộ thư viện tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác khi họ biết được chủ đề hay lĩnh vực mà mình quan tâm. c. Mục lục công vụ Tại Thư viện và Mạng thông tin, hệ thống mục lục công vụ nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ thư viện. Hệ thống này được sắp xếp theo vần chữ cái của tiêu đề mô tả,tiêu đề mô tả chủ yếu là họ tên tác giả. Mục lục công vụ với chức năng và một công cụ làm việc của cán bộ thư viện. Mục lục công vụ được tạo bởi phiếu mô tả chính và phiếu tiêu đề. Mỗi tên sách có một phiếu mô tả chính, trong phiếu này còn cho biết thông tin về tổng số bản giống nhau, tài liệu vào sổ đăng kí cá bịêt nào. Asimae(isaae) Thế giới các bon/ Isaae Asimae.- H.: Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, 1986.- 176tr. Mặt sau ghi Q8856-57 nghĩa là tên sách có hai cuốn trong kho và được ghi vào sổ cá biệt Q. Phương pháp tra tìm hệ thống mục lục công vụ : khi bạn đọc muốn tra tìm tài liệu nào đó, mà ở hệ thống mục lục dành cho người dùng tin không có hoặc cán bộ thư viện muốn tra tìm xem loại tài liệu đó có nằm trong Thư viện hay không, họ sử dụng tủ mục lục chữ cái công vụ và kiểm tra. Phương pháp tra tìm cũng như hệ thống mục lục chữ cái : tìm tên và họ tác giả theo vần A-Z. Nhìn chung mục lục công vụ Thư viện và Mạng thông tin được tổ chức khá hoàn chỉnh với các tủ mục lục Tiếng Nga, Việt, Latinh, luận án, giáo trình. Phản ánh khá đầy đủ vốn tài liệu của Thư viện, phù hợp với chức năng nhiệm vụ, góp phần tích cực vào việc hoàn thiện Bộ máy tra cứu tin của Thư viện. - Kho tài liệu tra cứu : Đây là bộ phận cấu thành Bộ máy tra cứu tin, các tài liệu thường là những tài liệu quý, có nội dung tri thức phong phú, những khái niệm, nhiều hình thức giải thích nghĩa được coi là tiêu chuẩn và được công nhận ở nhiều phạm vi khác nhau về nguồn tư liệu tham khảo, tác phẩm kinh điển. Bản chất của kho này mang đến cho bạn đọc những chỉ dẫn, giải nghĩa, chỉ chỗ về những từ hay một lĩnh vực nào đó. Kho tài liệu tra cứu bao gồm : + Từ điển : . Từ điển ngôn ngữ như : Từ điển tiếng Việt, từ điển Anh-Việt hoặc từ điển Việt Anh, từ điển Pháp-Việt, từ điển Nhật-Việt, từ điển Hán nôm… giúp bạn đọc đối chiếu và giải nghĩa các từ ngữ, khái niệm hay nhiều ngôn ngữ. . Từ điển thuật ngữ (từ điển chuyên ngành) nội dung tổng hợp chuyên ngành như: Từ điển khoa học kĩ thuật tổng hợp Anh-Việt ( hơn 20 cuốn) , từ điển hoá học, từ điển tin học, từ điển chuyên ngành truyền thông, từ điển kinh doanh trên thế giới ... . Từ điển nhân vật : từ điển nhân vật lịch sử Việt Nam. + Bách khoa toàn thư : Là loại tài liệu bao trùm tất cả các ngành khoa học, Bách khoa toàn thư giúp cung cấp những kiến thức chính xác, cụ thể có hệ thống về bất cứ loại thông tin nào mà người dùng tin cần quan tâm, giúp bạn đọc tra cứu thuận lợi và mang lại hiệu quả cao. Thư viện hiện nay đang lưu trữ các bộ bách khoa toàn thư như : Bách khoa toàn thư Việt Nam, Larousse(8 tập), The Groier student of science.... + Các loại sổ tay tra cứu : Bao gồm sổ tay tra cứu về từng ngành khác nhau, mang nội dung tổng hợp về chuyên đề như : sổ tay kỹ thuật, tài liệu thống kê, sổ tay kỹ sư cơ khí... Bên cạnh đó còn có những tài li