Khóa luận Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

g phương pháp ghi âm: Cơ học, quang học, từ tính, lade... Như đã nói ở trên, thành phần và nội dung của tài liệu ghi âm hiện đạng bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất phong phú với nội dung như tài liệu ghi âm tiếng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh; các kỳ Đại hội Đảng toàn quốc, Hội nghị chính trị; các hoạt động ngoại giao; hoạt động của Quốc hội...Cho nên để bảo quản loại tài liệu này cần đưa ra những biện pháp nhằm khắc phục sự hư hỏng của tài liệu ghi âm. Vì qua khảo sát tình trạng tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Trung tâm cũng đang và đã bị hư hỏng ở nhiều dạng như: - Xước băng; - Mốc băng; - Quăn, xoắn và rối băng; - Rè, méo tiếng; - Bong lớp bột từ... Có thể nói, qua khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cho thấy tình trạng vật lý của tài liệu nghe – nhìn đang trong tình trạng hư hỏng và xuống cấp. Dạng hư hỏng của tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh và ghi âm, mỗi loại tài liệu có dạng hư hỏng ở nhiều mức độ khác nhau. Do vậy, để có thể đưa ra những phương pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chúng ta còn phải tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Vấn đề này sẽ được trình bày ở phần tiếp theo. 1.5. Nguyên nhân gây hư hỏng, xuống cấp tài liệu nghe – nhìn: Như đã tìm hiểu, tài liệu nghe – nhìn khác tài liệu chữ viết ở cấu tạo bằng các vật liệu đặc biệt do đó dễ bị hư hỏng dưới tác dụng của nhiều yếu tố bên ngoài như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, từ trường, bụi khói, men, nấm... và cũng chính do bản thân tài liệu đó gây ra. Trước hết ta phải kể đến nguyên nhân do điều kiện thiên nhiên. Đây là nhóm nguyên nhân quan trọng gây hư hỏng tài liệu nghe – nhìn. Về nhiệt độ và độ ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm trung bình ở nước ta tương đối cao của môi trường chung quanh. Nhiệt độ cao, đặc biệt là độ ẩm làm giảm độ nhậy sáng. Độ ẩm cao có thể gây ra những tác hại khác đối với tài liệu nghe – nhìn: Bị bong lớp thuốc, mất màu, phim dính vào nhau, đối với phim màu làm mất màu lục của lớp chống phản xạ. Ví như: Trong việc bảo quản phim màu, nhiệt độ và độ ẩm cao ảnh hưởng lớn đến các lớp thuốc nhậy sáng, kết quả làm mất cân đối màu sắc của phim. Độ ẩm thấp làm phim khô, giòn, cong và dễ dẫn đến việc tạo diện tích. Đối với ảnh, phim điện ảnh được cấu tạo gồm nhiều lớp như lớp đế, lớp gêlatine (chứa các chất bắt sáng) và các chất chống phản quang, chống xước. Nếu phim ảnh màu thì còn có chất bắt màu. Trong thành phần hoá chất tạo ra lớp ảnh, còn có chất keo để kết dính các hạt bạc, nếu không khí quá ẩm, chất keo sẽ bị dãn nở ra và kết dính lại với nhau. Mặt khác, chất Giêatin còn là một môi trường tốt cho các loại vi sinh vật và nấm mốc có thể xâm nhập và phát triển gấy hư hỏng cho tài liệu lưu trữ. Nếu đế của vật liệu mang tin và âm thanh là từ tính thì dễ bị hư hỏng do tác động mạnh của từ trường dẫn đến sự phá huỷ hay làm sai lệch thông tin trên băng từ tính hoặc từ tính. Vì vậy, chống ẩm luôn là nội dung quan trọng trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Về ánh sáng: Đây là yếu tố làm cho tài liệu nghe – nhìn bị hư hỏng nhanh. Trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn, tuyệt đối không để ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu. Về bụi: Bụi bẩn là kẻ thù giấu mặt của tài liệu lưu trữ. Ngoài tác động bào mòn mà thường ít thấy rõ, bụi bẩn còn chứa các chất hoá học gây hư hỏng tài liệu và truyền các nấm mốc. Trong khi đó, các kho lưu trữ của nước ta thường bố trí ở các thành phố công nghiệp như: Hà Nội, Hải Phòng, Thái Nguyên...hoặc các vùng ven biển như: Thanh Hoá, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị...nên có rất nhiều cát và bụi bẩn. Nhiều cơn gió xoáy đem theo rất nhiều bụi bẩn lên không trung và sau đó tản mác vào khắp mọi nơi, trong đó có kho lưu trữ. Bụi bẩn có nhiều loại: Bụi cơ khí, bụi vi sinh vật...bụi cơ khí làm cho tài liệu bị xây xước. Bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm mốc, côn trùng vào tài liệu. Những bào tử nấm, mốc đó khi gặp điều kiện thuận lợi sẽ phát triển và phá hoại tài liệu. Về nấm mốc cũng là một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu nghe – nhìn. Nhiệt độ cao, hơi ẩm lớn và bụi nhiều đã tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển mạnh. Nấm mốc sống ký sinh trên phim, ảnh, băng ghi âm, tài liệu thường bị ố trắng lúc đầu, sau chuyển sang màu sẫm làm cho các loại băng ghi âm, ghi hình, phim bị mục giòn... Các loại côn trùng tuy không cắn phá đối với tài liệu nghe – nhìn nhưng chúng làm tổ trong các thiết bị bảo quản đối với tài liệu này. Đặc biệt, mối là loại côn trùng hay làm tổ và ăn thủng lỗ chỗ nhất là tài liệu ảnh. Cùng với các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu nghe – nhìn do thiên nhiên gây ra là các nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu chưa tốt. Đây là nguyên nhân do chính con người gây ra. Có những nguyên nhân do điều kiện kinh tế chưa đáp ứng được. Có những nguyên nhân do ý thức, có mục đích phá hoại rõ ràng. Đồng thời, cũng có những nguyên nhân do vô ý thức, do thiếu trách nhiệm gây ra. Ngoài ra, việc ban hành không kịp thời và chấp hành không nghiêm túc các quy chế, chế độ, quy định của nhà nước, của ngành, của cơ quan về công tác lưu trữ nói chung, công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng cũng là nguyên nhân làm hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu. Bên cạnh đó, tài liệu nghe - nhìn còn bị mất mát do chiến tranh liên miên tàn phá nhiều kho lưu trữ. Chính vì tài liệu nghe - nhìn quan trọng như vậy mà lại khó bảo quản trong điều kiện khí hậu nóng, ẩm mưa nhiều như ở nước ta, nên cần có chế độ bảo quản phù hợp tránh tác động gây nguy hiểm, hư hỏng tài liệu. 1.6. Nhận xét: Có thể nói, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang quản lý một khối lượng tài liệu nghe – nhìn khá lớn với sự đa dạng về thành phần, phong phú về thể loại, nội dung và đặc biệt là có giá trị cao trong nhiều lĩnh vực như chính trị, kinh tế, ngoại giao, lịch sử, văn hoá xã hội... Với sự phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức và cùng với tính chất đặc thù của thông tin như vậy, tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nguồn bổ sung và minh hoạ sống động cho nguồn tài liệu khác trong việc phản ánh tinh thần ý chí quật cường của nhân dân ta chống lại kẻ thù; những tấm ảnh, những bộ phim nói về tội ác của thực dân Pháp và bọn đế quốc Mỹ trong cuộc chiến tranh nhiều năm ở Việt Nam; phản ánh các chiến dịch lớn của quân và dân ta; phản ánh các sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước, trong quá trình hình thành và phát triển của đất nước; quá trình thực thi các chủ trương của Đảng và Nhà nước... Nhưng hiện nay, tình trạng tài liệu nghe – nhìn bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bị hư hỏng và xuống cấp với nhiều dạng khác nhau như: - Tài liệu bị phai màu, mất màu và mất hình; - Tài liệu bị loang ố, bong lớp thuốc; - Tài liệu bị ngót, bị chua; - Tài liệu bị mốc; - Tài liệu bị cong, giòn... Chính vì vậy, để quản lý và bảo quản tài liệu nghe - nhìn - loại hình tài liệu có vị trí quan trọng trong xã hội và là nguồn tài liệu quý giá, tin cậy bổ sung không thể thiếu cho thể loại tài liệu khác, chúng ta phải có những phương pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản, cùng với việc kéo dài tuổi thọ cho loại hình tài liệu quí giá này đối với các cơ quan có tài liệu nghe – nhìn nói chung và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU NGHE – NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Bảo quản tài liệu có vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ. Bảo quản tài liệu là một trong những yếu tố cơ bản đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của các loại hình tài liệu trong đó có tài liệu nghe – nhìn. Loại hình tài liệu này là tài liệu đặc biệt gồm có ảnh chụp, phim điện ảnh, băng đĩa, đĩa video và băng đĩa ghi âm. Cho nên, nếu không có phương tiện và chế độ bảo quản thích hợp thì trong thời gian ngắn loại tài liệu này sẽ bị hư hỏng và khó khôi phục lại được. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập vào năm 1995, với chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương…Từ chức năng đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản gần 6.000 mét giá tài liệu với nhiều loại hình tài liệu khác nhau trên chất liệu giấy và một khối lượng đáng kể tài liệu trên các vật mang tin khác như phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm và băng ghi hình…được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, một số nhân vật lịch sử và gia đình, dòng họ tiêu biểu, phản ánh đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá-xã hội của đất nước. Việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu đã được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất quan tâm. Dưới đây là một số văn bản quy định về công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn và tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau: 2.1. Các văn bản quy định về công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn: Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Do tính chất và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia được Nhà nước khẳng định như vậy, nên bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ quốc gia đã, đang và mãi mãi vẫn là một trong những nhiệm vụ cơ bản của ngành lưu trữ. Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước đã có những văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ. Cụ thể: - Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 Đảng ta đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là phải “Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia”. - Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cũng qui định: “Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia” và yêu cầu “Các cơ quan lưu trữ Nhà nước trong phạm vi được phân cấp quản lý phải thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia”; - Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 qui định tại Điều 9: “Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia”; Điều 17 quy định: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ”; - Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tại Điều 4 đã quy định kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ gồm: mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ; - Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia đến 2010. Văn bản này quy định lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đặc biệt quí, hiếm và đưa vào bảo quản theo “chế độ bảo hiểm” nhằm phòng ngừa các thảm hoạ do thiên nhiên hoặc con người gây ra. Trong đó, văn bản có quy định việc thử nghiệm lập phông bảo hiểm cho 3 loại tài liệu: ghi âm, tài liệu ảnh và phim điện ảnh. - Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc Tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới đã giao nhiệm vụ cho Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) kiểm tra toàn bộ công tác bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ trong toàn quốc để chỉ đạo về tu bổ, phục chế, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu theo yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật; - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã giao trách nhiệm cho Bộ Nội vụ chỉ đạo các cơ quan, tổ chức :"Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ"; - Và gần đây nhất Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng (năm 2006) đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”. Để thực hiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng tinh thần các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước như đã nói ở trên, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành một số văn bản quy định về công tác bảo quản tài liệu và một số văn bản liên quan đến việc chỉ đạo, hướng dẫn tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như: - Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ. Quy định này chỉ áp dụng đối với tài liệu giấy là chủ yếu; - Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện; - Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Văn bản này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu có vật mang tin bằng giấy còn tài liệu có vật mang tin khác thì chưa có quy định; - Đến văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ. Đây là văn bản ngoài quy định về chế độ bảo quản đối với tài liệu giấy còn quy định đối với tài liệu nghe – nhìn như: Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 160C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu ảnh màu: Nhiệt độ 50C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu Microfim: Nhiệt độ 20C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); Tài liệu ghi âm: Nhiệt độ 180C (± 20C), Độ ẩm 45% (± 5%)…; - Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm thuộc phạm vi Đề án chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu; - Văn bản số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng định mức. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã ban hành một số văn bản về bảo quản tài liệu và tài liệu nghe - nhìn như: - Quyết định số 470/QĐ-TCSDTL ngày 25/11/1997 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Phòng đọc; - Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc ban hành quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; - Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQ ngày 02/8/2003 về ban hành phương án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1, quy định về phòng cháy, chữa cháy; - Nội quy ra vào kho ngày 25/8/1996; - Văn bản số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc quy định cụ thể các yêu cầu nghiệp vụ khi gỡ băng ghi âm trên máy vi tính… Có thể nói, những văn bản quy định của Đảng, Nhà nước đã nêu ở trên là cơ sở pháp lý cho công tác bảo quản tài liệu nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng. Qua các văn bản đã giúp cho các cơ quan, đặc biệt là các Trung tâm Lưu trữ cả nước thực hiện thống nhất theo đúng quy định, nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả. Tuy nhiên, các văn bản qui định về bảo quản tài liệu chủ yếu đối với tài liệu giấy, còn tài liệu nghe – nhìn quy định chung chung. Chính vì vậy, chưa có văn bản quy định cụ thể đối với bảo quản tài liệu nghe – nhìn như: - Các biện pháp an toàn cho tài liệu nghe - nhìn - Trang thiết bị bảo quản đối với tài nghe - nhìn; - Tổ chức tài liệu trong kho; - Thực hiện cụ thể các biện pháp, kỹ thuật bảo quản đối với tài liệu nghe – nhìn; - Xây dựng các quy trình nghiệp vụ đối với tài liệu nghe - nhìn… 2.2. Tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập vào năm 1995, Trung tâm chưa bố trí được kho tàng nên phần lớn khối tài liệu nghe - nhìn được bảo quản tại kho của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Đến tháng 9 năm 2002, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã khánh thành nhà kho lưu trữ 10 tầng để bảo quản các loại hình tài liệu trong đó có tài liệu nghe – nhìn. Toàn bộ khối tài liệu nghe – nhìn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Phòng Phim - Ảnh - Ghi âm quản lý và bảo quản tại tầng 1, nhà A1 của Trung tâm. Đây là khối tài liệu phim, ảnh khá lớn thuộc các phông lưu trữ của các Bộ, ngành chuyển giao sang và thu trong các dịp giải thể các Liên khu 3, 4 Tả Ngạn, các khu Tự trị Việt - Bắc, Tây - Bắc và tài liệu của các tỉnh miền Nam do cán bộ và chiến sĩ tập kết mang ra. Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế cho thấy tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau: Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Có thể nói, kho lưu trữ và các trang thiết bị được Nhà nước đầu tư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất phù hợp với điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta.. Kho Lưu trữ tại Trung tâm được thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quản tài liệu lưu nói chung và tài liệu phim, ảnh, ghi âm nói riêng. Kho được trang bị giá compak hiện đại, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn cùng với hệ thống điều hoà trung tâm, bên trong kho có những phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài liệu nghe – nhìn. Không khí đưa vào kho được qua hệ thống lọc, bảo đảm tinh khiết trong lành. Nhiệt độ trong kho luôn luôn dưới 200C Ngoài ra, kho có hệ thống hút ẩm độc lập với hệ thống điều hoà và hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động bằng khí CO2, hệ thống báo đột nhập được lắp đặt để bảo vệ an toàn trong kho và tài liệu. Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm các loại máy móc trang thiết bị như: - Máy in sao băng cối các loại băng từ tính; - Máy xử lý âm thanh tín hiệu; - Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu; - Đầu câm Mixer: - Máy ảnh, máy camera... Sắp tới Trung tâm sẽ đề nghị trang bị thêm các loại máy móc, trang thiết bị hiện đại như: Máy lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm, hệ thống máy ảnh hiện đại… Về hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Tài liệu ảnh ở Trung tâm đã được xác minh chú thích, lập mục lục, quét ảnh để phục chế các loại ảnh bị hư hỏng và xuống cấp. Tài liệu ảnh đều được bảo quản trong giấy hút ẩm. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều ảnh chưa được xác minh, chú thích. Vì có một số cơ quan, cá nhân khi nộp vào đã không chú thích nên gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi xác minh nội dung. Đối với hoạt động nghiệp vụ tài liệu phim điện ảnh chủ yếu được tiến hành là tua, đảo băng và lập mục lục thống kê cho tài liệu phim điện ảnh. Ngoài ra một số băng đã bị mốc và cũ, lại không có loại máy lau mốc phim điện ảnh nên Trung tâm đã ký Hợp đồng lau mốc với Viện phim Việt Nam nhằm khôi phục lại những băng quá cũ. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tiến hành đề án nâng cấp tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong đó tài liệu ghi âm được coi là một phần trọng điểm. Mục tiêu của đề án là ứng dụng công nghệ thông tin để chỉnh lý, lập cơ sở dữ liệu nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả loại hình tài liệu này. Nội dung của đề án gồm 2 bước sau: Bước 1: Xử lý tài liệu tiền máy bao gồm các công việc như phân loại và hệ thống hoá toàn bộ khối lượng băng; nghe băng, gỡ băng và biên mục phiếu tin; xử lý kỹ thuật, nâng cao chất lượng âm thanh, in sao băng sang băng bảo hiểm. Bước 2: Đưa tài liệu vào đĩa CD-ROM. Chính vì vậy, để thực hiện Đề án này Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành văn bản hướng dẫn quy trình xử lý tài liệu ghi âm. Kết quả, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được Hội đồng nghiệm thu sản phẩm của Cục Lưu trữ nhà nước công nhận đạt yêu cầu về chất lượng. Ngoài ra, Trung tâm còn tiến hành sao các băng ghi âm tài liệu quan trọng sang loại băng có chất lượng cao để đưa vào bảo hiểm cũng như bảo hiểm trên cả ổ cứng của máy tính. Công việc này đã đem lại hiệu quả rất cao trong việc sử dụng tài liệu ghi âm tại Trung tâm như: Độc giả hoàn toàn có thể tra tìm tự động tài liệu ghi âm; ngoài phần âm thanh, độc giả có thể nhìn thấy và sao in nội dung bài mà mình được nghe và nghiên cứu. Khối lượng tài liệu nghe – nhìn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do phòng Phim - Ảnh - Ghi âm quản lý là lớn. Trong khi đó, Trung tâm chỉ bố trí một số cán bộ phụ trách, lại không được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực tài liệu nghe – nhìn. Do đó vấn đề cán bộ nghiệp vụ có đủ năng lực và trình độ để đảm đương các khâu nghiệp vụ đối với loại hình tài liệu này tại Trung tâm đang là một khó khăn lớn. Bởi lẽ, xã hội phát triển sẽ kèm theo những công nghệ kỹ thuật hiện đại. Khi đưa công nghệ kỹ thuật hiện đại vào chuyên môn đòi hỏi phải có những người có trình độ thực sự để đảm đương các khâu nghiệp vụ này, đồng thời tiếp cận những máy móc hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng. 2.3. Nhận xét về ưu nhược điểm trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Tài liệu nghe – nhìn là một trong số thành phần tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia. Nó có giá trị về nhiều mặt nên việc bảo quản an toàn và khai thác sử dụng một cách hiệu quả là nhiệm vụ hết sức quan trọng của ngành lưu trữ Việt Nam nói chung và của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng. Qua nghiên cứu, tìm hiểu tình hình bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chúng tôi rút ra một số nhận xét về những ưu nhược điểm trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm như sau: * Về ưu điểm: Trong những năm qua Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã rất quan tâm và chỉ đạo về công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn như: - Bảo quản tài liệu nghe - nhìn được Trung tâm thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước cũng như sự chỉ đạo và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; - Trung tâm đã ban hành một số văn bản về công tác bảo quản tài liệu như: Nội quy ra vào kho; quy định về phòng cháy, chữa cháy; quy định về xuất, nhập tài liệu và một số nghiệp vụ khác liên quan...; - Hệ thống kho tàng để bảo quản tài liệu nghe – nhìn luôn được nâng cấp, xây mới nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu; - Kho tàng luôn được vệ sinh theo định kỳ và có sự phân công cán bộ vệ sinh rõ ràng; - Các trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn luôn được đầu tư để phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu ngày càng tốt hơn. * Tuy nhiên trong bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn một số hạn chế sau: - Tài liệu nghe – nhìn ngày càng gia tăng về số lượng và chất lượng nhưng chưa được quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm lưu trữ không có khả năng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình đối với loại hình tài liệu này, vì cơ sở pháp lý chưa hoàn thiện và chưa có sự thống nhất về chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giữa các cơ quan. Mặc dù Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ban hành một số văn bản liên quan đến công tác bảo quản tài liệu, nhưng các quy định này chủ yếu chỉ áp dụng đối với tài liệu quản lý hành chính, còn tài liệu nghe – nhìn chưa có quy định cụ thể; - Những tài liệu đang bị hư hỏng và xuống cấp, Trung tâm cũng chưa có biện pháp kỹ thuật cụ thể để nhằm hạn chế những ảnh hưởng của các nguyên nhân gây hư hỏng cho tài liệu. Mặc dù, một số tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm đã được khắc phục nhưng các biện pháp áp dụng rất đơn giản như sao băng, lưu dữ liệu, đảo băng bằng một số máy móc được trang bị từ trước đã cũ và lạc hậu hoặc làm thủ công lau khăn mềm khi băng có hiện tượng mốc...; - Hiện nay, các loại tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật... được bảo quản ở phòng, kho lưu trữ tại Trung tâm còn toàn bộ tài liệu nghe – nhìn do phòng Phim - Ảnh – Ghi âm bảo quản riêng. Do đó gây khó khăn cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu; - Trình độ cán bộ chuyên môn còn thấp và hạn chế; - Trang thiết bị bảo quản chưa đủ và chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng do vậy phần lớn tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm còn trong tình trạng vật lý không được tốt. CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU NGHE – NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Hiện nay, mặc dù Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng, song cùng với thời gian, tài liệu vẫn đang hàng ngày, hàng giờ bị tác động của yếu tố môi trường làm hư hỏng và xuống cấp. Nhiều tài liệu nghe - nhìn rất quý đã bị mất màu, bong lớp thuốc, khô, giòn, loang ố, mối, mọt, bốc mùi chua của dấm... Thấy rõ được tình hình đó, việc đề ra các phương pháp bảo quản tài liệu tại các trung tâm lưu trữ cũng như đưa ra những phương pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là rất quan trọng và cần thiết. Sau đây, chúng tôi xin đi sâu và phân tích các phương pháp bảo quản tà