Khóa luận Nghiên cứu cơ sở khoa học xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 cho công ty cổ phần Kyvy, khu công nghiệp Tân Bình, quận Tân Phú thành phố Hồ Chí Minh

iện tốt chương trình đào tạo. Lưu hồ sơ Nhu cầu đào tạo. Chương trình đào tạo. Phiếu theo dõi và đánh giá hiệu lực của chương trình đào tạo. Phụ lục 3.8: Bảng chương trình đào tạo tại nhà máy công ty kyvy Trao đổi thông tin Lưu hồ sơ Xác định nội dung cần TT Phương thức TT Nhận dạng các đối tượng cần TT Hình 3.5. Lưu đồ trao đổi thông tin Mục đích của việc trao đổi thông tin: Nhà máy cần thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục cho việc thông tin liên lạc về KCMTĐK, HTQLMT, kết quả hoạt động môi trường… của nhà máy trong nội bộ và bên ngoài nhằm: Chứng minh cam kết và nỗ lực của nhà máy để nâng cao kết quả hoạt động môi trường và kết quả của nỗ lực đó. Tiếp nhận, xem xét và trả lời các câu hỏi, mối lo ngại liên quan đến môi trường của nhà máy. Thúc đẩy liên tục cải tiến kết quả hoạt động môi trường. Nhận dạng các đối tượng cần thông tin Đối tượng thông tin nội bộ: Ban lãnh đạo nhà máy. Trưởng các bộ phận, phòng ban, xưởng sản xuất. Công nhân viên toàn nhà máy. Đối tượng thông tin bên ngoài: Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho nhà máy. Nhà thầu bên ngoài. Khách hàng. Khu dân cư xung quanh. Các tổ chức, cơ quan chính quyền nhà nước. Xác định nội dung cần thông tin Đối với cả thông tin nội bộ hay cho các bên hữu quan, cần lưu ý: Thông tin phải dễ hiểu và được giải thích rõ ràng. Thông tin có thể kiểm chứng nguồn gốc. Trình bày dưới dạng văn bản. Tùy thuộc vào từng đối tượng mà chọn thông tin cũng như phương pháp thông tin phù hợp, thông thường thông tin sẽ bao gồm một số nội dung sau: Chính sách môi trường, HTQLMT của nhà máy. Các KCMTĐK của nhà máy. Tầm quan trọng của việc tuân thủ chính sách, mục tiêu và chỉ tiêu môi trường cũng như các thủ tục trong HTQLMT. Lợi ích môi trường và kết quả của hệ thống. Chiến lược để cải tiến kết quả hoạt động môi trường. Hậu quả tiềm ẩn do đi lệch các thủ tục. Phương thức thông tin Đối với các đối tượng thông tin nội bộ: Ban hành văn bản và gởi đến các bộ phận, phòng ban muốn thông tin. Thông tin qua các cuộc họp. Thông báo trên bản tin nội bộ, khẩu hiệu trong nhà máy. Các báo cáo định kỳ về tình hình quản lý môi trường của nhà máy. Xây dựng kênh thông tin khi có sự cố khẩn cấp (loa, còi báo động, điện thoại khẩn cấp...). Đối với các đối tượng thông tin bên ngoài: Thông cáo báo chí, quảng cáo… Tham gia các cuộc họp của cộng đồng liên quan đến môi trường. Các báo cáo giám sát môi trường định kỳ của nhà máy. Trang web, e-mail, fax, đường dây điện thoại liên lạc với bên ngoài. Lưu hồ sơ Phụ lục 3.9: Quy trình thông tin liên lạc tại nhà máy công ty kyvy.. Phụ lục 3.10: Chương trình thông tin liên lạc tại nhà máy công ty kyvy. Phụ lục 3.11: Phiếu theo dõi thông tin liên lạc Tài liệu Hệ thống văn bản, tài liệu của HTQLMT được xem như những tài liệu giải thích về hoạt động của HTQLMT. Các tài liệu này có thể được duy trì ở dạng điện tử hoặc giấy tờ, bao gồm: Sổ tay HTQLMT: Là tài liệu cung cấp thông tin về HTQLMT. Trong sổ tay môi trường của nhà máy phải bao gồm: Phạm vi của HTQLMT tại nhà máy. Tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2004 liên quan đến hoạt động môi trường tại nhà máy. Tài liệu về các thủ tục hoạt động tại các phòng ban, phân xưỏng: Bao gồm các thủ tục hoạt động môi trường của nhà máy, thủ tục kiểm soát nguyên vật liệu, các loại chất thải và quy trình phòng chống sự cố (PCCC, đổ tràn hóa chất, ngộ độc thực phẩm,…) cũng như tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc đã được giao phù hợp với CSMT, HTQLMT của nhà máy. Hồ sơ: Tập hợp tất cả các biểu mẫu, bảng ghi chép, hợp đồng, giấy chứng nhận…phục vụ cho các hoạt động môi trường của nhà máy. Kiểm soát tài liệu Không đồng ý, chỉnh sửa Xem xét tài liệu Chỉnh sửa, viết hoặc thay thế tài liệu Nhận dạng và phân loại tài liệu Lưu hồ sơ ĐDLĐ xem xét trình TGĐ Ban hành, phân phối và áp dụng Đồng ý Không đồng ý Hình 3.6. Lưu đồ kiểm soát tài liệu Kiểm soát tài liệu là một bước rất quan trọng để đảm bảo: Thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến HTQLMT. Phân loại tài liệu có liên quan đến các đối tượng liên quan khác nhau (các phòng, cá nhân, khách hàng….). Tài liệu được định kỳ xem xét, sửa đổi khi cần thiết và phải được ĐDLĐ, TGĐ phê duyệt trước khi được phát hành. Tài liệu phải rõ ràng, dễ nhận biết, được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, kí hiệu hoặc số thự tự. Các phiên bản hiện hành của tài liệu có liên quan phải có sẵn ở tất cả các nơi cần sử dụng. Các tài liệu lạc hậu phải được loại bỏ để tránh sử dụng nhằm lẫn, nếu chúng được giữ lại thì phải có dấu hiệu nhận biết thích hợp. Nhận dạng và phân loại tài liệu Các văn bản lưu trữ liên quan đến HTQLMT gồm 3 dạng: Tài liệu nội bộ: là tài liệu do nhà máy soạn thảo gồm sổ tay môi trường, kiểm soát môi trường, thủ tục vận hành … Tài liệu bên ngoài: là tài liệu được cung cấp từ bên ngoài gồm quy định của pháp luật, tiêu chuẩn,… liên quan đến môi trường hay các yêu cầu từ các bên hữu quan. Hồ sơ: văn bản ghi nhận lại các hoạt động liên quan đến HTQLMT của nhà máy. Xem xét tài liệu Ban ISO có nhiệm vụ xem xét tất cả các loại tài liệu có liên quan đến HTQLMT, nếu không phù hợp sẽ đưa cho ĐDLĐ xem xét, chỉnh sửa hoặc loại bỏ tài liệu. ĐDLĐ phê duyệt Sau khi ban ISO kiểm tra, sửa chữa tài liệu thích hợp, ĐDLĐ xem xét trình TGĐ: Nếu TGĐ đồng ý thì tài liệu sẽ được ban hành, phân phối và áp dụng cho các bên có liên quan (các phòng ban, phân xưởng,..). Nếu TGĐ không đồng ý (ghi rõ lý do), tài liệu sẽ được chuyển cho ban ISO để xem xét lại (chỉnh sửa hoặc loại bỏ). Lưu hồ sơ Thủ tục kiểm soát tài liệu. Tài liệu hướng dẫn ban hành, phân phối và hướng dẫn thực hiện. Các danh mục, bảng biểu, phiếu yêu cầu có liên quan. Sổ bàn giao, thu hồi tài liệu. Phụ lục 3.12: Biểu mẫu kiểm soát tài liệu, danh mục tài liệu Kiểm soát điều hành Nhà máy phải áp dụng các dạng kiểm soát điều hành nhằm đáp ứng được những cam kết về CSMT của mình, đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu cũng như tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và các yêu cầu khác. Quy trình kiểm soát điều hành HTQLMT tại nhà máy công ty kyvy.: Tốt Xem xét kết quả Xây dựng chương trình KSĐH Thực hiện kế hoạch KSĐH Xác định mục tiêu, yêu cầu cần KSĐH Lưu hồ sơ Hành động khắc phục phòng ngừa Không tốt Hình 3.7. Lưu đồ quy trình kiểm soát điều hành tại nhà máy công ty kyvy Xác định mục tiêu, yêu cầu cần kiểm soát Các mục tiêu, yêu cầu cần kiểm soát có thể là: Các KCMT có ý nghĩa. Đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà nhà máy cam kết tuân thủ. Đạt được các cam kết ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục. Tránh hoặc giảm thiểu rủi ro về môi trường. Kiểm soát hoạt động của nhà thầu. Các quy trình cần kiểm soát điều hành tại nhà máy ô tô Cửu Long: Quy trình kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào. Quy trình kiểm soát chất thải. Quy trình kiểm soát hóa chất. Quản lý việc sử dụng tài nguyên. Xây dựng chương trình KSĐH Tùy thuộc vào điều kiện của nhà máy cũng như tính phức tạp của các KCMTĐK mà có thể lựa chọn phương pháp kiểm soát khác nhau. Thông thường bao gồm: Các phương pháp kiểm soát có thể chấp nhận được: Kiểm soát bằng các hướng dẫn, quy định. Kiểm soát bằng thông báo, dán nhãn cảnh báo. Kiểm soát bằng đào tạo, thông tin. Kiểm soát bằng các kết quả đo lường, đánh giá. Thiết lập các thủ tục cần thiết dưới dạng kí hiệu, biểu mẫu, hình ảnh, … Đđể thực hiện kiểm soát. Thời gian thực hiện, người chịu trách nhiệm. Phụ lục 3.13: Chương trình kiểm soát điều hành tại nhà máy công ty kyvy Thực hiện kế hoạch KSĐH Sau khi xây dựng được chương trình KSĐH, ĐDLĐ sẽ xem xét và trình TGĐ phê duyệt, nếu đồng ý thì sẽ ban hành các quy trình, các hướng dẫn. Thực hiện đào tạo, thông tin đến các bộ phận có liên quan. Bảo đảm các thủ tục KSĐH phải được thông tin đầy đủ đến nhà thầu. Xem xét kết quả Định kỳ kiểm tra các kết quả đạt được: 2 lần/năm. So sánh kết quả với kế hoạch đề ra, nếu không phù hợp thì phải báo cáo cho ĐDLĐ, lập kế hoạch và tiến hành các biện pháp khắc phục chương trình KSĐH đã đề ra. Lưu hồ sơ Lưu tài liệu, hồ sơ liên quan đến KSĐH (thủ tục, hướng dẫn, phiếu đánh giá…). Bảng 3.1: Phân công trách nhiệm trong việc thực hiện KSĐH Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm thực hiện 1. Xác định mục tiêu, yêu cầu cần kiểm soát Trưởng các bộ phận, phòng ban, phân xưởng. 2. Xây dựng chương trình KSĐH Ban ISO, phòng tổng vụ,phòng sản xuất. 3.Thực hiện kế hoạch KSĐH Tất cả các bộ phận có liên quan. 4.Xem xét kết quả Ban ISO và các bộ phận có liên quan. 5.Lưu hồ sơ Ban ISO và các bộ phận có liên quan. Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp Nhà máy phải thiết lập, áp dụng và duy trì các thủ tục cụ thể để xác định các tình huống khẩn cấp, các sự cố tiềm ẩn có thể có tác động đến môi trường và các biện pháp để giảm nhẹ và hành động ứng cứu khi các tình huống đó xảy ra. Lập biên bản, kiểm tra Xác định các tình huống khẩn cấp và tiềm ẩn Có sự cố Lập kế hoạch sẵn sàng ứng cứu Ban hành, đào tạo và phổ biến Không có sự cố Duy trì Lưu hồ sơ Đáp ứng được Không đáp ứng được Khắc phục, phòng ngừa Hình 3.8. Lưu đồ sự chuẩn bị sẵn sàng ứng cứu với tình trạng khẩn cấp Xác định các tình huống khẩn cấp và tiềm ẩn Các bộ phận, phòng ban cùng với ban ISO xác định các tình huống khẩn cấp hoặc tiềm ẩn dựa trên cơ sở các KCMT và đưa ra các biện pháp để giảm nhẹ hoặc hành động ứng phó khi tình huống xảy ra. Các tình huống khẩn cấp có thể là: Sự cố hỏa hoạn: chập điện, cháy,… Sự cố hóa chất: rò rỉ, tràn, đổ,… Sự cố tai nạn lao động: điện giật, tai nạn do vận hành máy móc,… Sự cố thiên tai: động đất, bão, sóng thần,… Nếu có sự thay đổi công nghệ, sản phẩm, dịch vụ thì phải tiến hành xác định lại các tình huống khẩn cấp. Lập kế hoạch sẵn sàng ứng cứu Sau khi đã xác định được các sự cố khẩn cấp tiềm ẩn tại nhà máy, ban ISO sẽ kết hợp cùng phòng tổng vụ và các phòng có liên quan để lập kế hoạch để chuẩn bị sẵn sàng ứng cứu khẩn cấp. Mỗi dạng sự cố sẽ có chương trình chuẩn bị riêng, bao gồm: Các hành động thực hiện khi có tình huống khẩn cấp xảy ra: Thông tin đến tổ chức, cá nhân có trách nhiệm, các đơn vị cứu hộ… Thông báo và sơ tán công nhân viên (còi, chuông báo động, ..) và trang thiết bị (nếu cần). Sơ cấp cứu nạn nhân (nếu có). Kiểm tra và khắc phụ sau sự cố. Lập kế hoạch đào tạo cho các bộ phận có liên quan (đội PCCC của nhà máy, quản lý kho,…) để ứng cứu sự cố khẩn cấp: 1 lần/năm. Xây dựng cơ sở hạ tầng nhằm phục vụ cho hoạt động ứng cứu sự cố khẩn cấp: Cháy: thiết bị báo cháy tự động, hồ nước, bơm, vòi cứu hỏa, nội quy PCCC, điện thoại,… Tràn đổ hóa chất: giẻ lau thấm hóa chất, dụng cụ bảo hộ lao động,… Tai nạn lao động: dụng cụ y tế, quy định về an toàn lao động tại nhà máy, bảng hướng dẫn sơ cấp cứu,… Ban hành phổ biến và đào tạo Sau khi lập ra kế hoạch sẵn sàng ứng cứu và được ĐDLĐ phê duyệt, phòng tổng vụ kết hợp với ban ISO cùng các phòng, phân xưởng sẽ ban hành phổ biến và tiến hành đào tạo. Diễn tập ứng cứu sự cố khẩn cấp cũng sẽ được thực hiện tại nhà máy 1 lần/năm. Các phòng ban, phân xưởng phối hợp kiểm tra thử nghiệm định kì các kế hoạch hành động để đánh giá mức độ phù hợp với thực tế. Lập biên bản và kiểm tra Nếu không có sự cố khẩn cấp xảy ra thì vẫn duy trì kế hoạch sẵn sàng ứng cứu sự cố khẩn cấp. Nếu có sự cố khẩn cấp xảy ra thì ban ISO phải lập biên bản trình lên ĐDLĐ, tìm hiểu nguyên nhân và tiến hành các hành động khắc phục, phòng ngừa: Chỉnh sửa thủ tục phòng ngừa, ứng cứu và thủ tục có liên quan. Thông báo cho toàn nhà máy nhằm ngăn ngừa sự cố tái diễn. Lưu hồ sơ Hồ sơ xác định các tình huống khẩn cấp và biện pháp khắc phục, phòng ngừa. Hồ sơ diễn tập, kế hoạch đào tạo ứng cứu sự cố khẩn cẩp,… Biên bản điều tra, tường trình khi có sự cố xảy ra,… Phụ lục 3.14: Kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng ứng cứu khắc phục và phòng ngừa sự cố khẩn cấp tại nhà máy công ty kyvy. Phụ lục 3.15: Thủ tục ứng cứu tai nạn lao động KIỂM TRA Giám sát và đo lường Nhà máy phải có phương pháp tiếp cận mang tính hệ thống để thường xuyên đo lường và giám sát kết quả hoạt động của nhà máy, nhằm: Tạo ra các thông tin để xác định các KCMT có ý nghĩa. Giám sát tình trạng phát thải, xả thải. Giám sát để đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu đã đề ra. Cung cấp dữ liệu để đánh giá kết quả hoạt động của HTQLMT. Nhận dạng các KCMT cần giám sát và đo Kiểm tra việc thực hiện Lưu hồ sơ Lập kế hoạch giám sát và đo Tiến hành giám sát và đo Không thay đổi đo Thay đổi Hình 3.9. Lưu đồ giám sát và đo lường Nhận dạng các KCMT cần giám sát và đo Xuất phát từ các KCMT có ý nghĩa, mục tiêu, chỉ tiêu và các yêu cầu khác về môi trường, ban ISO sẽ nhận dạng các KCMT cần giám sát và đo. Lập kế hoạch giám sát và đo Ban ISO sẽ dựa trên việc nhận dạng các khía cạnh cần giám sát và đo, và dựa trên thực tế sản xuất để lập ra kế hoạch giám sát và đo. Kế hoạch phải xác định rõ: KCMT được giám sát và đo. Các thông số cần theo dõi (chất lượng môi trường không khí, nước,..) Người thực hiện giám sát và đo. Phương pháp và tần suất đo. Thời gian và vị trí lấy mẫu. Hiệu quả làm việc của các biện pháp, thiết bị xử lý môi trường: xử lý nước thải, tiếng ồn, khí thải.. Đối với đào tạo: số lượng được đào tạo về chương trình,.. Đối với khiếu kiện về môi trường: số lần khiếu kiện/năm. Tiến hành giám sát và đo Sau khi ĐDLĐ phê duyệt bản kế hoạch giám sát và đo, ban ISO sẽ phổ biến kế hoạch đến các bộ phận, phòng ban, phân xưởng có liên quan. Các bộ phận, phòng ban, phân xưởng sẽ thực hiện theo kế hoạch giám sát và đo ở khu vực mình phụ trách, ghi nhận kết quả và giao cho ban ISO. Liên hệ với các trung tâm quan trắc để tiến hành đo đạt theo định kỳ: 3 tháng/lần. Kiểm tra việc thực hiện Trưởng các bộ phận, phòng ban, phân xưởng có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện hoạt động tại khu vực mình phụ trách. Ban ISO phải tổng hợp, kiểm tra tính chính xác của các kết quả và trình lên cho ĐDLĐ xem xét trong kỳ họp xem xét của lãnh đạo. Nếu có sự thay đổi về đối tượng cần đo thì ban ISO sẽ nhận dạng lại các đối tượng cần giám sát và đo. Nếu không có sự thay đổi thì sẽ lưu hồ sơ. Lưu hồ sơ Thủ tục giám sát và đo lường (Phiếu đo kiểm môi trường, bảng kết quả đo kiểm môi trường,…). Kế hoạch giám sát và đo. Hướng dẫn công việc giám sát và đo lường. Danh mục thiết bị sử dụng để đo. Phụ lục 3.16: Kế hoạch giám sát và đo tại nhà máy sản xuất tả giấy thuộc công ty KYVY Đánh giá sự tuân thủ Nhà máy phải thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục đánh giá định kì sự phù hợp đối với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà nhà máy cam kết tuân thủ, các chương trình, kế hoạch, mục tiêu, chỉ tiêu môi trường mà nhà máy đã ban hành, đồng thời phải có hồ sơ ghi nhận các kết quả đánh giá này. Tiến hành kiểm tra đánh giá mức độ tuân thủ Ban ISO có nhiệm vụ đánh giá sự tuân thủ yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác đối với các KCMT có ý nghĩa, kết quả giám sát và đo, mục tiêu môi trường… Nếu kết quả kiểm tra không đáp ứng được yêu cầu thì phải lập hồ sơ báo cáo sự không phù hợp, phân tích nguyên nhân: Nếu là sự không phù hợp thì phải lập hồ sơ yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa. Nếu là KCMT mới thì phải tiến hành cập nhật, bổ sung vào danh mục các KCMT của nhà máy và tiến hành lại từ mục 4.3.2. Lập báo cáo định kỳ. Lưu tài liệu - hồ sơ Hồ sơ kết quả đánh giá mức độ tuân thủ. Hồ sơ báo cáo sự KPH, nguyên nhân và hành động phòng ngừa. Quy trình giám sát và đo. Hồ sơ báo cáo về kết quả hoạt động môi trường. Sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa Để HTQLMT hiệu quả, nhà máy cần có phương pháp xác định sự KPH thực tế và tiềm ẩn, tiến hành hành động KP&PN, ngăn ngừa các vấn đề trước khi chúng xảy ra. Đạt Kiểm tra việc thực hiện Phân tích nguyên nhân Đề xuất và thực hiện hành động KPPN Nhận dạng sự không phù hợp Không đạt Lưu hồ sơ Hình 3.10. Lưu đồ sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa Nhận dạng sự không phù hợp Trong HTQLMT, ngoài phần đánh giá mức độ tuân thủ của hệ thống (4.5.2) và đánh giá nội bộ (4.5.5) là cách định kỳ đánh giá sự không phù hợp còn có thể xác định qua: Kết quả họp xem xét lãnh đạo. Chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu của chương trình môi trường. Khiếu nại và phản ảnh về các KCMT từ nội bộ và bên ngoài. Quá trình kiểm soát chất thải, tài liệu trong hệ thống. Kết quả đánh giá sự đáp ứng các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác. Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng các hệ thống, thiết bị xử lý môi trường. Kế hoạch chuẩn bị, ứng cứu các sự cố khẩn cấp. Khuyến khích nhân viên tham gia nhận dạng sự KPH và đề xuất HĐKPPN vì họ là những người trực tiếp tham gia sản xuất và có liên quan đến sự KPH. Các vấn đề không phù hợp sau khi được xác định sẽ được điền vào “Phiếu yêu cầu hành động KPPN” và chuyển cho ban ISO xem xét. Phân tích nguyên nhân Nguyên nhân điển hình dẫn đến sự KPH có thể là: Không xác định đúng các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường. Không đánh giá định kỳ được sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác. Không hiểu hoặc không tuân thủ các yêu cầu. Thông tin liên lạc với nội bộ và bên ngoài kém. Các thủ tục có nhiều sai sót hoặc thiếu các thủ tục. HĐKPPN trước đó không phù hợp. Sự cố thiết bị hoặc thiếu bảo dưỡng định kỳ dẫn đến sự cố thiết bị. Đề xuất và thực hiện hành động KPPN Sau khi đã xác định được nguyên nhân của sự KPH, ban ISO có nhiệm vụ đề ra các biện pháp để KPPN, bao gồm: Hành động để giảm nhẹ sự KPH. Những hành động để ngăn ngừa sự KPH tái diễn. Để các HĐKPPN được thực hiện đúng lúc và kịp thời thì nhà máy nên: Xác định rõ trách nhiệm, kế hoạch, thời gian thực hiện và kết thúc, định kỳ kiểm tra để xác định sự KPH của HĐKPPN. ĐDLĐ phải đảm bảo rằng các hành động KPPN đã được thực hiện để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLMT. Khi các hành động KPPN dẫn đến sự thay đổi trong HTQLMT thì phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, hồ sơ liên quan sẽ được cập nhật, phê duyệt lại và ban hành lại cho các đối tượng có liên quan. Kiểm tra việc thực hiện Trưởng các bộ phận, phòng ban, quản đốc phân xưởng có nhiệm vụ kiểm tra kết quả thực hiện HĐKP và ban ISO sẽ kiểm tra lại trước khi trình ĐDLĐ xem xét, nếu: Hành động KPPN không có hiệu quả thì phải thực hiện lại từ bước nhận dạng sự KPH. Thực hiện đúng theo kế hoạch KPPN thì sẽ lưu hồ sơ. Lưu hồ sơ Thủ tục xác định sự KPH, hành động KP&PN. Phiếu yêu cầu hành động KPPN. Sổ theo dõi hành động động KPPN. Phụ lục 3.17: Phiếu yêu cầu thực hiện hành động KPPN Phụ lục 3.18: Phiếu theo dõi thực hiện hành động KPPN Kiểm soát hồ sơ Hồ sơ cung cấp bằng chứng về công việc đang được tiến triển và kết quả hoạt động của HTQLMT tại nhà máy. Việc kiểm soát tốt hồ sơ sẽ giúp nhà máy: Chứng minh thực hiện HTQLMT đối với các bên hữu quan (khách hàng, cơ quan chức năng,..) Chứng minh sự tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác. Xem xét các hành động KPH và đưa ra các hành động KPPN… Còn hạn Lưu trữ Kiểm tra Nhận và lập danh mục hồ sơ Hủy bỏ Hết hạn Hình 3.11. Lưu đồ kiểm soát hồ sơ 4.5.4.1. Nhận và lập danh mục hồ sơ Các hồ sơ bao gồm: Thông tin về sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà nhà máy tán thành tuân thủ. Chi tiết về sự KPH và HĐKPPN. Kết quả các cuộc đánh giá HTQLMT tại nhà máy, các cuộc họp xem xét của ban lãnh đạo. Bằng chứng về việc đáp ứng các mục tiêu, chỉ tiêu. Thông tin về việc đào tạo. Các loại giấy phép, đăng ký,… Những kết quả của hoạt động kiểm tra, hiệu chuẩn… Các loại hồ sơ phải được phân loại rõ ràng, đơn giản. Chỉ định trách nhiệm, quyền hạn quản lý cho từng loại hồ sơ riêng biệt. Lưu trữ Hồ sơ được lưu trữ bằng điện tử hoặc văn bản, tùy theo từng phòng ban mà nó có được đánh mã số khác nhau. Sao lưu dự phòng các loại hồ sơ ra dạng văn bản để tránh thất lạc hoặc có sự cố máy tính. Trong thời gian lưu trữ, hồ sơ phải được bảo quản tránh hư hỏng. Xây dựng một thời hạn để lưu trữ hồ sơ. Kiểm tra Định kỳ 6 tháng/lần, nhân viên có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ sẽ kiểm tra tính hiệu lực của hồ sơ, nếu hồ sơ đã quá hạn hoặc lỗi thời thì sẽ bị hủy bỏ. Đánh giá nội bộ Kiểm tra, khắc phục Lưu hồ sơ Phù hợp Tiến hành đánh giá nội bộ Lập kế hoạch đánh giá nội bộ Hình 3.12. Lưu đồ đánh giá nội bộ Lập kế hoạch đánh giá nội bộ Kế hoạch đánh giá nội bộ bao gồm: Tần suất đánh giá nội bộ: 2 lần/năm Đánh giá viên: Phải có đủ năng lực, kiến thức trong việc đánh giá và phải khách quan, công bằng. Có khả năng phân tích, tính toán và biết quan sát thu thập thông tin, đáp ứng được mục tiêu của cuộc đánh giá cũng như cung cấp được các thông tin chính xác, đủ mức tin cậy để đưa vào kết quả. Có thể có thêm sự hỗ trợ từ các chuyên gia kỹ thuật (nội bộ hoặc bên ngoài). Nội dung đánh giá: Kiểm tra sự không phù hợp giữa thủ tục ISO 14001 với thực tế tại nhà máy. Xác định sự phù hợp của HTQLMT tại nhà máy với các yêu cầu của pháp luật và các yêu cầu khác. Việc kiểm soát các KCMT có ý nghĩa. Việc thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường tại nhà máy. Thông tin liên lạc trong nội bộ và với bên ngoài. Sự KPH, hành động KPPN trong lần đánh giá trước có hoàn thành hay không? Đánh giá mức độ tuân thủ. Phương pháp đánh giá: có thể đánh giá dựa trên việc quan sát, thu thập chứng cứ, phỏng vấn, lấy mẫu ngẫu nhiên… Ban ISO lập kế hoạch đánh giá nội bộ và trình ĐDLĐ phê duyệt. Tiến hành đánh giá nội bộ Việc đánh giá nội bộ sẽ được thực hiện trong toàn bộ phạm vi HTQLMT. Thông báo đến các khu vực có liên quan nhằm đảm bảo các tài liệu được chuẩn bị sẵn sàng cho việc đánh giá. Các đánh giá viên khi phát hiện được những điểm không phù hợp của hệ thống sẽ ghi nhận lại trong “Phiếu đánh giá”. Kiểm tra, khắc phục Sau khi thu thập phiếu ghi chép đánh giá, ban ISO và các bộ phận liên quan phải tiến hành phân tích nguyên nhân, đưa ra hành động khắc phục, phòng ngừa và khoảng thời gian hoàn thành các hoạt động đó. Ban ISO sẽ biên soạn và tóm tắt các báo cáo, lưu hồ sơ và đưa cho ĐDLĐ phê duyệt. Lưu hồ sơ Thủ tục đánh giá nội bộ. Kế hoạch đánh giá nội bộ Lịch đánh giá. Bảng câu hỏi đánh giá Phiếu đề xuất hành động khắc phục… XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO Kiểm tra việc thực hiện hành động khắc phục Đề xuất biện pháp khắc phục Tiến hành cuộc họp Chuẩn bị tổng hợp hồ sơ báo cáo Lập biên bản họp Lưu hồ sơ Hình 3.13. Lưu đồ xem xét của lãnh đạo Chuẩn bị tổng hợp hồ sơ báo cáo Xác định tần suất họp: Ban lãnh đạo sẽ họp để xem xét lại HTQLMT: 2 lần/năm. Nếu có trường hợp đột xuất thì có thể tăng số lần họp lên. Tài liệu cho cuộc họp bao gồm: Biên bản họp lần trước. Báo cáo về HTQLMT. Kết quả các lần đánh giá (đánh giá mức độ tuân thủ, đánh giá nội bộ,..) Những kết quả giám sát và đo kiểm môi trường. Trao đổi thông tin với các bên hữu quan. Báo cáo khắc phục phòng ngừa. Báo cáo tình hình thực hiện chính sách và mục tiêu môi trường Mức độ đạt được của các chỉ tiêu, mục tiêu tại nhà máy. Một số thay đổi trong nhà máy (nếu có): thay đổi sản phẩm, dịch vụ… Các kiến nghị cải tiến Tiến hành cuộc họp và đề xuất biện pháp khắc phục Thành phần tham dự cuộc họp tối thiểu phải có: Ban giám đốc của công ty. Ban giám đốc của nhà máy, ĐDLĐ. Ban ISO của nhà máy Nội dung của cuộc họp: Đề ra hoặc chỉnh sửa chính sách, mục tiêu của nhà máy. Xem xét các báo cáo của ĐDLĐ về toàn bộ HTQLMT. Xem xét việc thực hiện những biện pháp khắc phục của biên bản họp lần trước. Đề xuất những hành động khắc phục, cải tiến HTQLMT, đề ra các mục tiêu, chỉ tiêu mới. Lập biên bản cuộc họp: ban ISO lập biên bản cuộc họp Lưu hồ sơ Thủ tục xem xét của lãnh đạo Biên bản cuộc họp. KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN: Nhà máy sản xuất tả giấy của công ty KYVY đã có chứng nhận hàng Việt Nam chất lượng cao, đồng thời lãnh đạo công ty rất chú trọng đến vấn đề bảo vệ môi trường, điều này tạo điều kiện thuận lợi để nhà máy tiến hành xây dựng hệ thống ISO 14001:2004 với mục đích bảo vệ môi trường và nâng cao hình ảnh của Công ty trên thị trường trong và ngoài nước. Nhà máy sản xuất tả giấy công ty KYVY hiểu rõ những khó khăn trước mắt khi xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 nhưng cũng không thể phủ nhận những lợi ích mà tiêu chuẩn ISO 14001:2004 mang lại. Vì vậy trong tương lai, nhà máy sẽ tiến hành xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 . KIẾN NGHỊ: Ban lãnh đạo của nhà máy cần nỗ lực hơn nữa trong việc bổ sung các nguồn lực: Nguồn nhân lực: Nhà máy phải tuyển kỹ sư môi trường và thành lập ban ISO tại nhà máy, tăng cường các khóa huấn luyện cho công nhân trong việc bảo vệ môi trường, an toàn lao động,.. Nguồn vốn: cần chuẩn bị và bổ sung thêm nguồn kinh phí cho công tác bảo vê môi trường tại nhà máy. Cơ sở hạ tầng: cần nâng cấp và trang bị đầy đủ các thiết bị, cơ sở vật chất cho việc thực hiện HTQLMT. Trước mắt, nhà máy cần thực hiện các mục tiêu mang tính cấp thiết: Tiến hành hoàn thiện hệ thống thu gom và nâng cấp hệ thống xử lý nước thải sản xuất tại nhà máy. Xây dựng hệ thống xử lý khí thải tại nhà máy. TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài nguyên và Môi trường. Thông tư 12/2006/TT – BTNMT ngày 26/12/2006 về việc hướng dẫn điều kiện hành nghề và thủ tục lập hồ sơ, đăng kí cấp phép hành nghề, mã số quản lý chất thải nguy hại Bộ Tài nguyên và Môi trường. QCVN 24:2009/BTNMT – Quy chuẩn kỹ thuật quố