Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng

n trị. Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của công ty. ª Tổng Giám đốc :Chức năng nhiệm vụ của tổng giám đốc là Là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc: Phụ trách kinh doanh Phụ trách khai thác Phụ trách Kỹ thuật Mỗi phó Giám đốc phụ trách một bộ phận để tránh tình trạng chồng chéo về chức năng và nhiệm vụ. Tất cả các phòng trên đều chịu sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. ª Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ là Quản lý hồ sơ lưu trữ tài liệu thường xuyên, nghiên cứu và tổ chức bộ máy cho phù hợp với Công ty ở mỗi thời kì, tham mưu cho Tổng Giám đốc về vấn đề tuyển dụng hay đề bạt cán bộ, tính toán tiền lương và xử lý các chế độ chính sách lao động của toàn Công ty. ª Phòng kế hoạch thị trường Triển khai các hoạt động tiêu thụ sản phẩm, quản lý các khu vực thị trường, tập hợp khách hàng, sản phẩm, giá cả, doanh số, phân phối, dịch vụ khách hàng…nhằm quản lý hệ thống phân phối, quản lý dữ trữ và hoàn thiện sản phẩm, quản lý lực lượng bán hàng, tổ chức bán hàng và cung cấp dịch vụ. ª Phòng Kỹ thuật công nghệ Có chức năng tham mưu Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật, chất lượng công trình, an toàn lao động và các hoạt động Kỹ thuật, có trương trình đổi mới và tiếp nhận các tiến bộ khoa học công nghệ, nghiên cứu , triển khai thử nghiệm, sản xuất thay thế hoặc cải tiến máy móc thiết bị và các phương tiện vật chất khác. ª Phòng Kế toán Tài chính: có chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau Lập báo cáo tài chính, xử lý các số liệu thu chi của Công ty, phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Tổng hợp số liệu và lập báo cáo kế hoạch theo định kì Thực hiện phân tích thông tin kế toán, đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo, giúp Công ty có đường lối phát triển đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý. ª Ban dự án: Chức năng nhiệm vụ của ban dự án là Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Công ty trong các công tác tiếp thị và đấu thầu các công trình, các dự án phát triển kinh tế xã hội của nhà nước và của địa phương. ª Ban thư kí ISO Chịu trách nhiệm về chính sách chất lượng của toàn Công ty, kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm hoàn thành. Khối sản xuất, gồm Xây lắp các công trình điện phục vụ sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, quốc phòng, giao thông vận tải, du lịch, điện chiếu sáng công cộng, điện dân dụng… ª Xí nghiệp bê tông và xây dựng Sản xuất các loại cột bê tông cốt thép, sản xuất ống thoát nước bê tông theo TCCS, kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng công nghiệp và dân dụng, giao thông thuỷ lợi, nhận dịch vụ và vận chuyển sản phẩm đến chân công trình. ª Xí nghiệp cơ điện Có chức năng mua bán, vận hành, sửa chữa các máy móc thiết bị để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kinh doanh dịch vụ Chuyên kinh doanh vật tư thiết bị công nghiệp và dân dụng, là nhà phân phối các sản phẩm cửa nhựa có lõi thép công nghệ Đức, cửa nhựa Đài Loan… Xí nghiệp tư vấn thiết kế Nhận liên doanh liên kết với mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước, tư vấn đầu tư, giám sát công trình. Xí nghiệp quản lý kinh doanh điện nông thôn Quản lý kinh doanh điện tại nhiều xã, các khu chung cư thuộc các huyện của thành phố Hải Phòng. TRUNG TÂM TIN HỌC HECICO ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Công ty con và công ty liên kết CHI NHÁNH CTY TT ỨNG DỤNG CN TĐH XÍ NGHIẾP QL KD ĐIỆN NT CHI NHÁNH CÔNG TY XN CƠ ĐIỆN CÔNG TY CP TMDV HECICO CHI NHÁNH CÔNG TY TẠI QUẢNG NINH CÔNG TY CP BÊ TÔNG & XD HP CHI NHÁNH CTY XÍ NGHIỆP TƯ VẤN THIẾT KẾ ĐỘI LẮP ĐẶT ĐIỆN TÀU XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 1 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 2 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 4 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 5 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 6 XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN 7 ĐỘI XÂY LẮP CAO THẾ ĐỘI ĐIỆN TÀU CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN 3D PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH THỊ TRƯỜNG PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH BAN THƯ KÝ ISO VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI HÀ NỘI VP VẬN HÀNH BẢO TRÌ CÔNG NGHIỆP – KHU CN & CHẾ XUẤT HP Sơ đồ số 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Nguồn: Phòng nhân sự - Phòng Tổ chức Hành chính) 4. Tình hình nhân sự của Công ty Năm 2004, sau khi Công ty chuyển đổi từ Công ty Nhà nước sang Công ty Cổ phần, Ban lãnh đạo Công ty cũng đưa ra những kế hoạch tối ưu trong việc sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động dư thừa. Tổng số lao động: Năm 2004 là 350 người Năm 2007: 320 người Năm 2009 qua nhiều đợt giảm biên chế (chủ yếu là khối phòng ban) và tuyển mới (chủ yếu là khối xây lắp) tổng số lao động của Công ty là: 300 người. Do đặc điểm loại hình kinh doanh, tính chất công việc cho nên ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng lao động chủ yếu là nam. Cụ thể năm 2009: Lao động nam: 268 người chiếm 90% Tổng số CBCNV Lao động nữ : 32 người chiếm 10% Tổng số CBCNV Trình độ chuyên môn: Trình độ chuyên môn của người lao động là một trong những yếu tố quyết định sự chiến thắng trong kinh doanh. Do đó để tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên làm việc tốt đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao trong công việc, ban lãnh đạo Cảng đã thường xuyên tạo điều kiện về mặt thời gian cũng như vật chất khuyến khích CBCNV đi học để nâng cao trình độ Theo thống kê hiện nay Công ty có: 01 người có trình độ trên đại học 50 người có trình độ đại học chiếm 16.7% 100 người có trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 33.3% Còn lại là công nhân kỹ thuật. Các hình thức lương, thưởng, phụ cấp được áp dụng tại Công ty. Để động viên, khuyến khích thúc đẩy đội ngũ CBCNV làm việc hăng say, nhiệt tình, phát huy năng lực của họ thì hàng năm Công ty thường có những khoản tiền thưởng dành cho CBCNV Thưởng động viên đột xuất cho cá nhân, tập thể có thành tích trong công tác hàng tháng, quí, năm. Thưởng hoàn thành công trình Thưởng danh hiệu thi đua. Chế độ phụ cấp Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp điện Hải Phòng áp dụng chế độ phụ cấp cho CBCNV dưới các hình thức sau: Phụ cấp làm đêm Phụ cấp trách nhiệm Các hình thức phụ cấp trên Công ty đã áp dụng để trả cho CBCNV để phần nào bù đắp về thể lực cũng như trí lực mà họ phải bỏ ra trong thời gian làm việc. Đây cũng là sự động viên, khuyến khích về mặt tinh thần đối với CBCNV để họ thấy được rằng sự đóng góp, cống hiến của mình là xứng đáng, có ích, qua đó mà họ sẽ hăng say, nhiệt tình phát huy năng lực của mình vào quá trình xây dựng mở rộng Công ty. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Một số sản phẩm chính của Công ty Xí nghiệp cơ điện Sản xuất lắp dựng cấu kiện thép, xà đường dây, xà dân trạm. Vỏ tủ, máng cáp phục vụ thi công các công trình điện Mạ kẽm, nhúng nóng các sản phẩm cơ khí Thi công lắp đặt các hệ thống điện động lực, điện điều khiển trong dân dụng và công nghiệp Sản xuất hòm công tơ, tủ điện, cột đèn chiếu sáng bằng vật liệu composite Xí nghiệp bê tông và xây dựng Sản xuất cột bêtông từ cột H6-A đến cột H10-C Sản xuất cột bêtông từ cột 6A đến cột 20D Kinh doanh vật liệu xây dựng: Cát, đá Xây dựng Công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng quyết tâm phấn đấu trở thành một doanh nghiệp được xã hội cần trong lĩnh vực xây lắp điện, hoạt động điện lực, xây dựng công trình cơ sở hạ tầng công nghiệp và dân dụng. Trong những năm gần đây Công ty đã có nhiều cố gắng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và đã có những kết quả đáng kể: Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Doanh thu SXKD > 76.6 tỷ > 77.2 tỷ > 98 tỷ Tỷ lệ thực thu so với doanh thu thực hiện 95% 95% 95% Lợi nhuận >1.2 tỷ > 1.2 tỷ > 1.4 tỷ Cổ tức 9 tỷ 9 tỷ 8 tỷ Thu nhập bình quân (ng/tháng) 1.400.000 đ 1.400.000 đ 1.500.000 đ Bảng số 14: Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty (Nguồn Phòng tổ chức hành chính) Qua bảng trên ta thấy được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có sự chênh lệch đáng kể giữa kết quả đạt được của năm 2008 với năm 2006. Nguyên nhân đem đến những thắng lợi trong năm 2008 là do: Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tháo gỡ khó khăn của nền kinh tế thị trường. Ban giám đốc đã có kế hoạch cụ thể kịp thời, chỉ đạo sát sao vào công tác trọng tâm, tiến hành đồng bộ các biện pháp kinh tế, kỹ thuật, tiếp thị, quản lý. Từng bước dùng nguồn vốn tích lũy được để đầu tư, thay thế các phương tiện, thiết bị lạc hậu xuống cấp và nâng cấp cơ sở hạ tầng để phù hợp với xu hướng phát triển kỹ thuật của các nước phát triển. 6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp Thuận lợi Sau nhiều năm hoạt động Công ty đã tạo được nhiều uy tín của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Có được nhiều bạn hàng lâu năm như: Nhà máy Dầu Nhờn Caltex Đình Vũ, Công ty Công nghiệp nặng Hàn-Việt, Công ty thép Vinapipe, nhà máy nhựa đường Caltex… Công ty có mạng lưới phân phối rộng, các xí nghiệp, chi nhánh hoạt động của nhiều tỉnh thành như Hải Phòng, Quảng Ninh Chuyển đổi sang mô hình Công ty cổ phần tạo điều kiện cho người lao động được làm chủ, thôi thúc họ làm việc tích cực hơn, cống hiến hết mình cho Công ty vì lợi ích của Công ty cũng chính là lợi ích của họ. Công ty có đội ngũ Công nhân viên nhiều kinh nghiệm, trình độ cao, luôn coi lợi ích của Công ty gắn liền với lợi ích của cá nhân. Tập thể của Công ty có truyền thống đoàn kết nhất trí, biết phát huy nội lực, sáng tạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Công ty có đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý điều hành sản xuất tích luỹ được nhiều kinh nghiệm quý báu từ việc thực hiện các công trình lớn kết hợp các đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, sáng tạo đã từng bước thích nghi với cơ chế thị trường. Có những công trình, dự án lớn được chuẩn bị từ những năm trước làm tiền đề vững chắc cho sự phát triển. Đời sống cán bộ Công nhân viên ổn định, được cải thiện, Công ty có chính sách tiền lương, thưởng hợp lý nên đã khuyến khích người lao động tích cực tham gia sản xuất, có quan hệ và phục vụ tốt tất cả khách hàng, thu hút khách hàng đối với Công ty, là cơ sở để đảm bảo cho Công ty đứng vững trong cơ chế thị trường đang có sự cạnh tranh thị trường mạnh mẽ. Khó khăn Nền kinh tế nước ta đã và đang hội nhập với khu vực và thế giới nên sức ép cạnh tranh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng tăng. Công ty không những phải cạnh tranh với các Công ty Điện lực, Xây lắp điện trong nước mà còn phải cạnh tranh với các Công ty nước ngoài kinh doanh trong ngành Một số máy móc chưa đồng bộ, một số thiết bị kém hiệu quả, đòi hỏi đổi mới trong thời gian ngắn là khá khó khăn Một số cán bộ Công nhân viên vẫn quen thói ỷ lại, làm việc cầm chừng khi đang còn là doanh nghiệp Nhà nước Khó khăn lớn nhất của Công ty vẫn là thiếu vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là vốn lưu động, tình trạng động vốn kéo dài với giá trị lớn từ nhưng năm trước đây khi Công ty là Doanh nghiệp Nhà nước đã ảnh hưởng lớn tới thực tại của Công ty. Vốn hoạt động của Công ty phần lớn là vốn vay ngân hàng với lãi suất cao, Công ty bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn trong khi giá vật tư nhiên liệu liên tục tăng làm chi phí đầu vào lớn, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trước những thuận lợi và khó khăn trên ban lãnh đạo Công ty và tập thể CBCNV cùng đoàn thể lao động đã nỗ lực phấn đấu, làm việc nhiệt tình, hăng say, đề ra chủ trương giải pháp về thu hút đầu tư, thu hồi vốn, điều chỉnh cơ chế quản lý, mở rộng thị trường, tiếp tục phát triển. Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới Đa dạng hóa sản phẩm trong lĩnh vực liên quan về kỹ thuật điện nhằm mở rộng thị trường, ưu tiên cho xây lắp điện, đẩy mạnh tiếp thị vào xây lắp công trình điện cao thế. Duy trì có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 Doanh thu SXKD đạt 95 tỷ đồng, tương ứng sản lượng 100 tỷ đồng. Lợi nhuận đạt: 1.68 tỷ trở lên Cổ tức đạt 11%/năm Doanh thu bán điện 38 tỷ đồng; Tổn thất điện năng < 8% với 16 xã giai đoạn 1 và 2 ; Tiến tới 8% với giai đoạn 3. Thu nhập bình quân 2.000.000đ/ng/tháng Làm tốt,có hiệu quả công tác an toàn lao động Thực hiện kiểm toán độc lập toàn bộ Công ty Đầu tư: Tiếp tục tìm nguồn vốn vay cho Dự án điện nông thôn, thực hiện hoàn thành tại 15 xã giai đoạn 3 trong quý II/2009 và bằng vốn tự có sẵn sàng tiếp nhận quản lý khi các xã giao: Từ 1 đến 3 xã. Đầu tư máy trộn bê tông tươi bán tự động 30m3/h tại Công ty con HCC Công tác mới: Xúc tiến hợp tác hội nhập Quốc tế hóa, trên các lĩnh vực: Đại lý thương mại; liên danh đấu thầu xây lắp; liên danh liên kết sản xuất công nghiệp. Tiếp tục hình thành, phát triển tổ hợp HECICO II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực, trong nhiều năm qua Công ty đã có những cố gắng không ngừng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, qua đó nâng cao doanh thu, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên và đóng góp nhiều hơn nữa cho đất nước và xã hội. Xuất phát từ những mục tiêu đó Ban lãnh đạo Công ty đã không ngừng chăm lo tới công tác văn phòng của cơ quan đặc biệt là công tác văn thư – lưu trữ, bởi đây chính là hai công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện nói riêng. Công tác văn thư – lưu trữ là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý và tổ chức lưu trữ, khai thác các văn bản, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty. Mục đích chính của công tác văn thư lưu trữ là đảm bảo thông tin cho quản lý, ghi chép, lưu trữ tài liệu về mọi mặt hoạt động của cơ quan có chuẩn mực pháp lý và hiệu quả. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản thuộc phòng TC- HC. Mọi hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ đều thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của phòng TC – HC. 1. Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây Lắp điện Hải Phòng Cơ cấu tổ chức của phòng TC – HC. Trưởng Phòng Bộ phận Tổ chức Bộ phận Hành chính Quản lý nhân sự Tổ chức sự kiện Tổ xe Tổ bảo vệ Cán bộ Văn thư Lưu trữ Hậu cần Nhân viên phục vụ Phó Phòng Sơ đồ số 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng TC – HC. STT Chức vụ Trình độ học vấn Số lượng 1 Phó tổng giám đốc công ty kiêm trưởng phòng tổ chức hành chính Đại học 01 2 Phó phòng TCHC kiêm nhân viên văn phòng, văn thư – lưu trữ Đại học 01 3 Nhân viên phòng TCHC (nhân sự) Cao Đẳng 01 4 Nhân viên phòng TCHC (văn phòng) Cử nhân 01 5 Nhân viên phục vụ (môi trường) Trung cấp 01 6 Nhân viên phục vụ (bếp ăn) Cử nhân 01 7 Nhân viên bảo vệ Chứng chỉ chuyên môn 10 8 Nhân viên lái xe Chứng chỉ chuyên môn 02 Bảng số 15: Đội ngũ nhân sự của văn phòng (Nguồn:Phòng TCHC) 1.2. Vị trí và cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại bộ phận văn thư – lưu trữ của Công ty Vị trí đặt phòng làm việc được xem như là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc Công ty đã chú ý đảm bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là đã dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, tính chất công việc của từng phòng để phân chia hợp lý. Hiện toàn bộ khu văn phòng làm việc của khối văn phòng là 2 dãy nhà gồm 1 dãy 3 tầng và 1 dãy 1 tầng với tổng số phòng làm việc là 12 phòng. Những phòng thường xuyên làm việc, giao dịch với khách hàng hay các cơ quan ngoài thì được bố trí ở tầng 1 nhưng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện phòng tổ chức hành chính được tách làm hai, một phòng là phòng tổ chức chuyên quản lý hồ sơ nhân sự được đặt trên tầng 2, phòng còn lại là phòng văn thư đảm nhiệm các nghiệp vụ hành chính văn phòng, văn thư – lưu trữ, hậu cần… Cách thức tổ chức bố trí phòng văn thư tại Công ty Sau khi đã chọn được vị trí đặt phòng làm việc thì bước tiếp theo là nghệ thuật bài trí, sắp xếp các phương tiện, trang thiết bị, dụng cụ trong phòng sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ, thuận tiện cho tiến hành công việc được liên tục dây chuyền giảm thiểu những di chuyển không cần thiết. Toàn bộ sơ đồ dưới đây là cách bố trí phòng làm việc của tổ văn thư của Công ty: Sơ đồ số 3: Sơ đồ bố trí phòng làm việc tại bộ phận văn thư lưu trữ (Nguồn: Tự nghiên cứu) Chú thích: 1: Cửa ra vào phòng văn thư. 2: Bàn làm việc của phó phòng tổ chức hành chính kiêm nhân viên văn thư – lưu trữ. Trên bàn được trang bị một máy điện thoại. 3: Tủ gỗ 3 ngăn: đựng sổ sách, con dấu, sổ bảo hiểm của CBCNV. 4: Bàn làm việc của nhân viên văn phòng. Trên bàn có 01 máy vi tính, 1 máy in. 5: Bàn để vi tính, nhưng đây là bàn trống không được sử dụng, làm mất diện tích của văn phòng. 6: Bàn tiếp khách 7: Cửa sổ. 8: Cửa ra vào thông sang các phòng ban khác. 2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp điện Hải Phòng 2.1.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến Những văn bản, giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Công ty gọi tắt là “văn bản đến”. Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Công ty gồm văn bản, thư từ, chỉ thị, quyết định, thông báo…do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký, vào sổ, quản lý thống nhất và được xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật (người không liên quan thì không được xem văn bản, giấy tờ, tài liệu…) Tất cả tài liệu đến Công ty đều được trình Ban lãnh đạo cho ý kiến trước khi phân phối cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ văn thư đã theo dõi, đôn đốc giải quyết kịp thời. Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa cán bộ văn thư với cá nhân đơn vị phòng ban trong Công ty đều được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của phòng văn thư. Theo thống kê thì số lượng văn bản, giấy tờ hàng năm mà phòng văn thư Công ty tiếp nhận là không nhiều. Trung bình mỗi tháng khoảng 1 văn bản, có tháng không có văn bản nào. Dưới đây là bảng thống kê số lượng văn bản đến Công ty trong 2 năm gần đây và 3 tháng đầu năm 2009: Năm Số lượng Ghi chú 2007 12 Văn bản 2008 10 Văn bản 3 tháng đầu năm 2009 1 Văn bản Bảng số 16: Thống kê số lượng văn bản đến Công ty trong 2 năm liên tiếp và 2 tháng đầu năm 2009 (Nguồn Phòng văn thư – Phòng TCHC) Ngày Số lượng 16/2/2009 1 17/2/2009 0 18/2/2009 0 19/2/2009 0 20/2/2009 0 21/2/2009 0 22/2/2009 0 23/2/2009 0 24/2/2009 0 Trung bình 0.3 Bảng số 17: Thống kê lượng văn bản đến 10 ngày của tháng 2 tại Công ty (Nguồn: Phòng văn thư – Phòng TCHC) Trên thực tế em quan sát được lượng văn bản đến Công ty rất nhiều nhưng hầu hết là giấy đòi nợ, giấy mời thầu, giấy chào hàng…còn những văn bản, giấy tờ quan trọng đến Công ty tương đối ít, điều này chứng tỏ Công ty chưa chú trọng mở rộng các mối quan hệ làm ăn với bên ngoài và Công ty cũng không quan hệ nhiều với các cơ quan Nhà nước. Các văn bản, tài liệu mà văn thư tiếp nhận: văn bản, quyết định, giấy mời…của Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng, các đơn vị thành viên, các xí nghiệp thành viên…gửi tới Công ty cụ thể là: + Giấy mời dự thầu của Công ty Cổ phần Bê tông Xây dựng Hải Phòng gói thầu số 3. + Văn bản của Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương về việc tổ chức khảo sát tuyến đường dây 100KV Ngọc Sơn – Gia Lộc – Hải Dương. + Quyết định của Công ty TNHH MV Điện lực Hải Phòng về việc chấp nhận tiêu chuẩn đánh giá gói thầu số 2 dự án đầu tư loạt cột điện bê tông cho khu dân cư thu nhập thấp. µ Qui trình xử lý văn bản đến ª Tiếp nhận và giải quyết “văn bản đến” Khi văn bản đến cán bộ văn thư tiến hành các bước sau: Kiểm tra sơ bộ bì văn bản: sẽ giúp cán bộ văn thư xác định chính xác văn bản, giấy tờ gửi cho Công ty mình. Trường hợp văn bản gửi nhầm địa chỉ cán bộ văn thư đã gửi trả lại người đưa thư. Mặt khác khi thấy bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì cán bộ văn thư lập biên bản trước người đưa thư. Phân loại văn bản: Cán bộ văn thư thực hiện việc phân loại văn bản nhằm xác định loại văn bản phải vào sổ, loại văn bản không phải vào sổ Loại văn bản phải vào sổ: gồm các văn bản, giấy tờ ghi tên Công ty và các lãnh đạo. Trường hợp những văn bản ngoài bì có dấu “khẩn”, “hỏa tốc”, “thư phát nhanh” gửi đến Công ty thì cán bộ văn thư ưu tiên bóc trước để đảm bảo về mặt thời gian. VD: Văn bản của Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương về việc tổ chức khảo sát tuyến đường dây 110KV Ngọc Sơn – Gia Lộc – Hải Dương. Loại văn bản không phải vào sổ: Gồm các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin, hóa đơn tiền điện, tiền nước, điện thoại, hóa đơn nộp thuế… Sau đó cán bộ văn thư tiếp tục phân loại văn bản thành: loại văn bản không được bóc bì và loại cán bộ văn thư được bóc bì: Loại không được bóc bì: : bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong Công ty và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, khi có văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì cá nhân nhận văn bản luôn chuyển cho cán bộ văn thư để đăng ký. Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật). Khi bóc bì cán bộ văn thư đã khéo léo, nhẹ nhàng dùng kéo cắt sát mép phải phong bì theo đường gân phía không có văn bản, khi lấy văn bản ra thì soát lại trong bì một lần nữa để tránh trường hợp bỏ sót văn bản. Tiếp theo cán bộ văn thư sẽ đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trên văn bản có khớp nhau hay không. Trường hợp có sai lệch thì cán bộ văn thư lập tức báo cáo cho người phụ trách đồng thời hỏi lại nơi gửi. Cán bộ văn thư cũng tiến hành đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi Đăng ký “Văn bản đến” Việc vào sổ đăng ký văn bản được cán bộ văn thư của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là khâu hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Vào sổ có tác dụng giúp cho lãnh đạo Công ty xác định được số lượng văn bản đến trong ngày, nội dung đề cập đến vấn đề gì. Trên cơ sở đó có hướng giải quyết hợp lý. Các loại sổ sách được quản lý tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng: 01 sổ đăng ký “Văn bản đến” chung của cả Công ty được lập bắt đầu từ số 01 ngày 01/01 hàng năm đến số cuối cùng vào 31/12 hàng năm. Sổ này được cán bộ văn thư lấy tên là “Sổ giao nhận công văn nội bộ”, nội dung quyển sổ này bao gồm nội dung của sổ đăng kí văn bản đến và sổ chuyển giao văn bản. 01 sổ đăng ký “Văn bản đi” được cán bộ văn thư lấy tên là “Sổ ghi công văn đi” 01 sổ cấp giấy giới thiệu, giấy công tác. Theo qui định của Công ty thì văn bản đến vào ngày nào cán bộ văn thư có nhiệm vụ vào sổ ngay ngày hôm đó và không để đến ngày hôm sau, ngoại trừ trường hợp đặc biệt. Đóng dấu đến: Đây là một trong những thủ tục không thể thiếu được không thể thiếu được trong quá trình xử lý văn bản đến. Tất cả mọi văn bản, giấy tờ khi đến Công ty đều được cán bộ văn thư đóng dấu “đến” lên văn bản, dấu “đến” thông thường được đóng về phía bên trái văn bản, sát lề dưới “số …/…/…” ngang hàng với chữ “kính gửi”. Công ty CP Đầu tư xây lắp điện HP ĐẾN Số đến:……………. Ngày đến:…………. Chuyển:…………… Bảng số 18: Mẫu dấu đến Dưới đây là mẫu bìa và nội dung sổ đăng kí văn bản đến tại Công ty CP ĐT XL điện HP Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN NỘI BỘ Năm 2008 Bảng số 19: Mẫu bìa sổ giao nhận văn bản nội bộ Ngày tháng Số đến Số VB đến CQ gửi đến Trích yếu ND Ký nhận 1 2 3 4 5 6 16/2/2009 01 811 Điện lực Hải Dương - CV Tổ chức khảo sát tuyến đường dây 110KV Ngọc Sơn-Gia Lộc-Hải Dương Ô.Quyết TGĐ Bảng số 20: Nội dung sổ giao nhận văn bản nội bộ (Nguồn: Phòng văn thư) Công ty đã gộp sổ đăng ký văn bản đến với sổ chuyển giao văn bản làm một và lấy tên là sổ chuyển giao công văn nội bộ. Việc gộp hai sổ làm một tuy là giúp cán bộ văn thư giảm bớt quản lý một quyển sổ nhưng đã làm mất đi ý nghĩa của cuốn sổ chuyển giao văn bản, vì thông qua sổ chuyển giao văn bản Ban lãnh đạo cơ quan có thể biết được các thông tin như: ngày giờ chuyển, cá nhân hay đơn vị nhận…các yếu tố này giúp cho việc quản lý quá trình chuyển giao văn bản được chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Theo qui định thì tất cả các cá nhân, đơn vị khi nhân văn bản đều phải ký tên vào cuốn sổ này. Sổ đăng ký văn bản đến sử dụng để ghi chép tất cả văn bản giấy tờ đến cơ quan. Qua cuốn sổ này giúp lãnh đạo cơ quan xác định được số lượng văn bản đến Công ty hàng ngày, hàng tuần, tháng và nội dung các văn bản đó và ai có trách nhiệm giải quyết. Chính vì vậy để đảm bảo tính thẩm mỹ, khoa học, chất lượng cho cuốn sổ cả về nội dung lẫn hình thức nên trong quá trình quản lý, ghi chép cán bộ văn thư cũng đã đảm bảo được các yêu cầu sau: Ghi chép rõ