Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng

ra sở Trung tâm quan trắc Môi trường Phòng bản đồ - địa chính Phòng pháp chế Trung tâm thông tin TN - MT Trung tâm kỹ thuật TN - MT Trung tâm phát triển quỹ đất Văn phòng ĐK QSDĐ * Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban trong Sở Giám đốc Sở: Giám đốc Sở điều hành mọi hoạt động của cơ quan và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác và các đơn vị cụ thể như sau: Phụ trách lĩnh vực: Công tác tổ chức cán bộ; Tài chính, Quy hoạch - Kế hoạch; Cải cách hành chính. Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng Khoa học; Chủ tịch Hội đồng thẩm định… Phụ trách các phòng: Văn phòng Sở; Phòng quản lý tài nguyên đất; Phòng Bản đồ - Địa chính và các đơn vị sự nghiệp: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên – môi trường. Giám đốc Sở là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Sở; chịu trách nhiệm báo cáo công tác của ngành trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố và Bộ Tài nguyên và Môi trường khi được yêu cầu. Phó giám đốc Sở: Phó giám đốc Sở 1 : - Phụ trách lĩnh vực: Tài nguyên Khoáng sản - Nước – Khí tượng thuỷ văn; Môi trường; Công nghệ thông tin. Phó Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Phó Chủ tịch Hội đồng khoa học. Phụ trách các phòng: Quản lý môi trường; Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn và các đơn vị sự nghiệp; Trung tâm Quan trắc môi trường; Trung tâm thông tin Tài nguyên – Môi trường Phó giám đốc Sở 2 : Phụ trách lĩnh vực: Thanh tra; Tiếp công dân; Công tác bồi thường giải phóng mặt bằng. Phụ trách các phòng: Pháp chế; Thanh tra Sở và các đơn vị: Trung tâm Phát triển quỹ đất, Công ty xây dựng và tư vấn Tài nguyên – Môi trường. Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực được phân công. Ngoài nhiệm vụ được phân công trên các Phó Giám đốc được cử tham gia thành viên các Ban chỉ đạo, Hội đồng tư vấn của thành phố và các công trình trọng điểm thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; Được uỷ quyền giải quyết các công việc khác khi Giám đốc vắng mặt hoặc theo yêu cầu công tác. Văn phòng Sở: Chịu sự lãnh đạo, điều hành trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy và cán bộ; nhân sự và tiên lương; tổng hợp, thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; quản trị hành chính; tài chính – tài vụ; nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”. Phòng quản lý môi trường: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Phòng quản lý tài nguyên khoáng sản - nước và khí tượng thủy văn: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Phòng bản đồ - địa chính: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Phòng quản lý tài nguyên đất: Tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; lập hồ sơ giao đất; cho thuê đất; thu hồi đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất. Phòng pháp chế: Giúp Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường; Tổ chức thực hiện công tác xây dựng các văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật về tài nguyên và môi trường thuộc thẩm quyền của UBND thành phố; Thẩm định, rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật; Kiểm tra các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc Sở; Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về tài nguyên và môi trường đối với các tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố; Kiểm tra việc thực hiên pháp luật. Thanh tra Sở: Thực hiện chức năng thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật. Trung tâm quan trắc môi trường: Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường bao gồm: quan trắc, giám sát, phòng chống ô nhiễm, cải thiện chất lượng môi trường, ứng dụng công nghệ, điều tra, xây dựng cơ sở dữ liệu, đào tạo cán bộ kỹ thuật về bảo vệ môi trường, tuyên truyền, giáo dục pháp luật về bảo vệ môi trường. Thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ cho các tổ chức và công dân trong lĩnh vực quan trắc, phân tích môi trường và ứng dụng các biện pháp về bảo vệ môi trường. Trung tâm thông tin tài nguyên – môi trường: Giúp Giám đốc Sở thực hiện việc triển khai xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của thành phố Hải Phòng phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của ngành và đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu về tài nguyên và môi trường. Quản lý công trình xây dựng đo đạc hình thành trong quá trình quản lý nhà nước về địa chính trên địa bàn thành phố theo phạm vi quản lý và phân cấp của Bộ Tài nguyên và Môi trường. 2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng * Lập và thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất - Lập quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất các cấp: Từ nhu cầu sử dụng đất cho phát triển đô thị và công nghiệp trong giai đoạn từ 2008 – 2010 và đến 2020 là rất lớn nên ngành đã chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố lập đề án điều chỉnh, kế hoạch sử dụng đất đến năm 2010 và quy hoạch sử dụng đất đến năm 2020 của thành phố. - Thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất (giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất): Năm 2008 Sở đã trình UBND thành phố ban hành thông báo chủ trương thu hồi đất 37 dự án, diện tích 272,6 ha. Thực hiện kế hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng - theo nghị quyết 36 ngày 28/12/2006 của Chính phủ, năm 2008 đã thực hiện thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất 64 dự án, diện tích 772,39 ha, đạt 103,9% kế hoạch năm 2008, trong đó: khu vực đô thị 30 dự án, diện tích 339,36 ha; khu vực nông thôn 34 dự án, diện tích 433,03 ha. * Đăng ký thống kê, kiểm kê đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Thực hiện chỉ thị số 31/CT-TTg ngày 14/12/2007 của TTCP về kiểm kê quỹ đất đang quản lý, sử dụng của các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất, UBND thành phố đã thành lập ban chỉ đạo do lãnh đạo UBND thành phố làm trưởng ban, giám đốc Sở TN&MT làm phó ban thường trực. Sở TN&MT với trách nhiệm cơ quan thường trực ban chỉ đạo đã xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện đúng theo tiến độ theo quy định của ban chỉ đạo Trung ương và Bộ TN&MT. Qua kiểm kê thấy phần lớn các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất có ý thức quản lý, sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai (xây dựng nhà xưởng sản xuất, văn phòng làm việc, cửa hàng, xây dựng tường bao để bảo vệ đất). Nhưng vẫn còn nhiều tổ chức sử dụng đất không có hiệu quả, lãng phí tài nguyên đất; có hiện tượng xin giao đất, thuê đất nhưng không sử dụng đất do hạn chế về năng lực tài chính và tự ý chuyển nhượng không đúng quy định. Năm 2008 là năm thứ ba tiếp tục thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân thành phố khóa 13, hoàn thành cấp giấy quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố. * Về hoạt động đo đạc bản đồ và xây dựng giá đất Thẩm định nguồn gốc đất phục vụ công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng 11 dự án công trình trọng điểm có vướng mắc phức tạp với diện tích 488,28 ha gồm 551 hộ gia đình, cá nhân và 15 tổ chức. Hoạt động đo đạc bản đồ có nhiều tiến bộ cả về phương tiện kỹ thuật và chất lượng, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên môi trường đã chủ động cải tiến công nghệ trang bị thêm máy móc hiện đại để đảm đương những công trình trọng điểm. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các quận, huyện đều được Sở phê duyệt đề án làm căn cứ pháp lý để hoạt động đo vẽ, lập trích lục, trích sao hồ sơ địa chính đáp ứng yêu cầu giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và bồi thường giải phóng mặt bằng. Công tác xây dựng giá đất là nhiệm vụ mới nhưng ngành chưa có cán bộ và kinh nghiệm, được sự hỗ trợ tích cực của ngành Tài chính với sự nỗ lực của các thành viên trong tổ công tác liên ngành Tài chính – Tài nguyên và Môi trường, sự phối kết hợp chặt chẽ với các ngành, đăch biệt là sự chủ động trong khảo sát, đề xuất của các quận, huyện và nghiên cứu tham khảo mức giá đất của các tỉnh, thành phố liền kề và có cùng vị thế đã xây dựng bảng giá đất năm 2009 đảm bảo tiến độ báo cáo UBND thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố tại kỳ họp thứ 14 để ra nghị quyết thông qua ngày 10/12/2008. * Bồi thường giải phóng mặt bằng Trong năm 2008, tại 14 quận, huyện (trừ Bạch Long Vỹ) đã thực hiện bồi thường 212 dự án với diện tích 2091,69 ha; 17.049 hộ có đất bị thu hồi, trong đó có 4.740 hộ có đất thổ cư; 881 hộ phải bố trí tái định cư; tổng số tiền bồi thường, hỗ trợ: 4.040 triệu đồng, 7.389 hộ đã nhận tiền bồi thường, còn 1.535 hộ chưa nhận tiền bồi thường do nhiều nguyên nhân. Công tác bồi thường giải phóng đang gặp nhiều thách thức lớn do tâm lý chờ đợi giá đất thay đổi hàng năm; vấn đề chính sách giải quyết lao động và việc làm, bố trí tái định cư và những vấn đề xã hội khác. Thực tiễn công tác giải phóng mặt bằng trong năm qua đã chứng minh việc liên tục thể chế hoàn thiện cơ chế chính sách về bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đồng thời với việc phân cấp triệt để là hướng chỉ đạo đúng, hiệu quả. Thành phố chỉ tập trung việc hoạch định chính sách, kiểm tra, hướng dẫn và tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho cấp huyện và chủ đầu tư. * Đấu giá quyền sử dụng đất tạo vốn đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng Việc đấu giá quyền sử dụng đất đã đưa chính sách đất đai vào cuộc sống, việc đấu giá công khai, minh bạch là thể hiện công bằng xã hội, dân chủ, công khai, từng bước làm lành mạnh hóa thị trường bất động sản ở cả đô thị và nông thôn đã chứng minh hiệu quả về kinh tế, lượng đất sử dụng hàng năm cho nhu cầu ở tại khu vực nông thôn chỉ bằng 1/3 những năm trước đây nhưng số thu từ sử dụng đất lại đạt từ 1,5 đến 2 lần hàng năm tại các huyện. Việc đấu giá quyền sử dụng đất ở vừa thực hiện đúng luật đất đai vừa chấm dứt tình trạng giao đất trái thẩm quyền ở khu vực nông thôn từng diễn ra trong những năm trước đây. * Quản lý tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước Năm 2008 cấp giấy phép thăm dò khoáng sản cho 07 dự án với tổng diện tích 432,87 ha. Thành phố đã quyết định phê duyệt kết quả thăm dò đánh giá trữ lượng khoáng sản cát làm vật liệu san lấp 03 dự án với tổng diện tích 204,58 ha, trữ lượng 7.718.470 mét khối. Thành phố đã ký cấp giấy phép khai thác khoáng sản: 07 doanh nghiệp, diện tích 31,79 ha, trữ lượng 2.694.131 mét khối. Cấp giấy phép khai thác nước dưới đất và cấp giấy phép cho một số tổ chức. * Quản lý và bảo vệ môi trường Kiểm tra, thanh tra việc tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường và hiện trạng gây ô nhiễm môi trường của các doanh nghiệp trong địa bàn thành phố, kiểm soát hoạt động nhập khẩu phế liệu, báo cáo đánh giá môi trường… 2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn * Thuận lợi Sở Tài nguyên và Môi trường đã hoàn thành 06 chương trình, đề án thành phố giao trong năm 2008, đó là: Đề án thành lập Chi cục Bảo vệ môi trường, đề án thành lập Quỹ bảo vệ môi trường, đề án GPMB nhanh các dự án trọng điểm, đề án tăng cường quản lý đất đai và phát triển thị trường bất động sản, giai đoạn 2 dự án hỗ trợ năng lực thiết bị công nghệ thông tin, sắp xếp địa điểm làm việc các đơn vị sự nghiệp của Sở, quy hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng đến năm 2020. Bên cạnh đó, Sở Tài nguyên và Môi trường kịp thời tham mưu cho thành phố một số giải pháp thực hiện để giải phóng mặt bằng, giao đất các dự án trọng điểm: dự án Đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải Phòng, khu công nghiệp Đình Vũ, khu đô thị và sân golf Sông Giá, khu công nghiệp An Dương (Thâm Quyến) đảm bảo yêu cầu tiến độ của thành phố và nhà đầu tư. Không những vậy, Sở Tài nguyên và Môi trường thực hiện chủ đề tiếp tục CCHC và giải phóng mặt bằng hiệu qủa, nâng cao chất lượng cải cách thủ tục hành chính, kịp thời sửa đổi, bổ sung cơ chế chính sách về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, bồi thường GPMB, các khoản phí, lệ phí, giảm thời gian giải quyết, đưa công tác CCHC vào nề nếp đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính; thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong quá trình giải quyết thủ tục tại tất cả các phòng và văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, trung tâm quan trắc môi trường của Sở. Theo như thường lệ, Sở vẫn định kỳ hàng tháng tổ chức giao ban với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ và hướng dẫn, giải quyết những vướng mắc của địa phương, tổ chức toàn thể cán bộ công chức học tập, nghiên cứu chính sách pháp luật, thông tin khoa học, công nghệ và kỹ năng lãnh đạo quản lý, từng bước nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Sở, trong Ngành. Ngoài ra, Sở còn định kỳ 3 tháng một lần tổ chức giao lưu trực tuyến với các doanh nghiệp và công dân đúng yêu cầu của Bộ, đảm bảo chất lượng và nội dung trả lời, kịp thời gian; đối thoại với các doanh nghiệp có vướng mắc, bị chậm thời gian trong các lĩnh vực giao đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (QSDĐ), hoạt động khoáng sản, nhập khẩu phế liệu. Đặc biệt, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng luôn nhận được sự hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường về chuyên môn nghiệp vụ và kịp thời tháo gỡ những vướng mắc về cơ chế chính sách để và kịp thời giải quyết các nhu cầu bức thiết của tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố trong các lĩnh vực giao đất, hoạt động khoáng sản và bảo vệ môi trường. * Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi trên, trong quá trình hoạt động Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng cũng đã gặp phải không ít khó khăn, bất lợi, điển hình là: Nhiều việc giải quyết còn chậm, lúng túng trong việc đề xuất giải pháp tháo gỡ khó khăn, chưa kịp thời báo cáo xin ý kiến cấp trên để giải quyết các việc tồn đọng trong thời điểm nhạy cảm giữa chính sách cũ và chính sách mới nhất là về chế độ giao đất và bồi thường giải phóng mặt bằng, chưa hoàn thành 2 đề án (Đề án thực hành tiết kiệm trong sử dụng tài nguyên đất, khoáng sản, nước gắn liền với việc thanh tra, kiểm tra và thu hồi đất do vi phạm luật đất đai và Đề án quy hoạch khoanh vùng cấm hoạt động khoáng sản gắn với quy hoạch hoạt động khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường đến 2010 – 2020) phải chuyển sang năm 2009. Do chậm triển khai việc lập và trình duyệt quy hoạch khoanh vùng cấm hoạt động khoáng sản nên không lập được quy hoạch hoạt động khoáng sản dẫn đến việc phải tham vấn, xin ý kiến nhiều ngành, nhiều cấp kéo dài thời gian, nhất là việc giới thiệu trùng nhiều nhà đầu tư vào cùng một địa điểm, gây phức tạp kéo dài thời gian giải quyết công việc và bức xúc cho doanh nghiệp. Chưa kiểm soát được nguy cơ ô nhiễm môi trường nhất là kiểm tra việc chấp hành luật bảo vệ môi trường(BVMT) sau khi báo cáo được hội đồng thẩm định phê duyệt; tình hình ô nhiễm ngày càng gia tăng, việc nhập khẩu phế liệu làm nguyên vật liệu sản xuất không tuân thủ luật BVMT, không được làm sạch tại nơi xuất khẩu, đang diễn biến phức tạp, ô nhiễm môi trường các nguồn nước sinh hoạt của thành phố chưa được ngăn chặn kịp thời, tình trạng rác thải sinh hoạt, rác thải công nghiệp để bừa bãi tại nơi công cộng, dọc các trục đường giao thông và khá phổ biến chưa được chính quyền địa phương và các ngành tập trung xử lý. - Chưa luân chuyển được các vị trí công tác theo nghị định 158/2007/NĐ-CP ngày 27/10/2007 của Chính phủ, Chỉ thị 13/CT-CT ngày 17/04/2008 của Chủ tịch UBND thành phố và Quyết định 921/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng Bộ TN&MT. Sự kêu ca, phàn nàn của các tổ chức, doanh nghiệp tuy có giảm dần trong mấy năm qua nhưng chưa chấm dứt. 2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC) Trưởng phòng Sơ đồ cơ cấu Phó trưởng phòng Bộ phận lái xe Bộ phận tạp vụ Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ Bộ phận văn thư Bộ phận tổ chức cán bộ (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng TC- HC Stt Chức danh, chức vụ Số lượng Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp & chưa qua đào tạo 1 Trưởng phòng 1 1 2 Phó trưởng phòng 1 1 3 Tổ chức cán bộ 2 2 4 Văn thư 2 2 5 Y tế 1 1 6 Lái xe 3 3 7 Tạp vụ 1 1 8 Bảo vệ 3 3 Tổng 14 4 1 2 7 ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong phòng TC - HC * Trưởng phòng Trưởng phòng là người đứng đầu phòng TC –HC, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng TC – HC. Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên trách như tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc Sở ủy quyền cho trưởng phòng ký các bản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ cán bộ công nhân viên. Không những vậy, trưởng phòng còn tham mưu giúp việc cho Giám đốc Sở và hội đồng thi đua khen thưởng Sở trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức công việc, chỉ tiêu đề ra; đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng niên hạn, khen thưởng thường kỳ và khen thưởng đột xuất. * Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng là người giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng và có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trưởng phòng giao. Đồng thời, phó trưởng phòng cũng là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách như đối ngoại, phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của Sở… * Bộ phận văn thư Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư trong Sở là: - Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật Nhà nước. - Đảm bảo phát hành các văn bản đi – đến thông suốt và kịp thời trong và ngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật. - Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. - Quản lý sổ sách các thư từ và bưu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan. - Chuyển công văn, bưu phẩm đến các cá nhân, đơn vị, bộ phận. - Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự phân công của trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản, theo quy trình lưu trữ của cơ quan. - Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về tiến độ, chất lượng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc được phân công. - Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công. - Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực mình đang thực hiện. - Chủ động đề nghị, đánh giá nhận xét đề xuất xử lý các công việc liên quan. * Bộ phận lái xe Bộ phận lái xe có 3 lái xe và được phòng TC – HC giao cho điều khiển 3 chiếc xe ô tô như sau: + Một chiếc TOYOTA 16A.0889 – 12 chỗ ngồi + Một chiếc MITSUBISHI 16A.1457 – 7 chỗ ngồi + Một chiếc TOYOTA 16A.1367 – 4 chỗ ngồi Ba chiếc xe này do phòng TC – HC quản lý, khi lãnh đạo Sở cần dùng thì trưởng phòng sẽ bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo. * Bộ phận tạp vụ Phục vụ nước uống: - Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ. + Khu vực nấu nước, bể chứa dự trữ nước. + Nguồn nước, dụng cụ lấy nước. + Dụng cụ chứa nước tại văn phòng. - Đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ: các phòng ban gián tiếp trước giờ làm việc theo quy định. Quản lý chung về vệ sinh môi trường: - Hằng ngày quản lý nhà khách của Sở đảm bảo luôn ngăn nắp sạch sẽ. - Thường xuyên chăm sóc các khu vườn của nhà khách cũng như tại nơi làm việc của các phòng ban. - Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh công nghiệp toàn bộ mặt bằng và các hành lang được phân giao quản lý của Sở đảm bảo khang trang, sạch đẹp. - Quản lý sơ đồ mặt bằng và hệ thống thoát thải nước công nghiệp (nổi và ngầm) đảm bảo thông suốt, chống úng ngập. Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Sở. * Bộ phận y tế Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. Đồng thời bộ phận y tế còn lập kế hoạch khám sức khỏe định kỳ, khám sức khỏe cho người xin tuyển dụng vào Sở, quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khỏe của cán bộ công nhân viên, tư vấn với phòng tổ chức cán bộ về tình hình sức khỏe của cán bộ công nhân viên để bố trí công việc phù hợp. Bộ phận này luôn luôn bố trí nhân viên thường trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào. * Bộ phận bảo vệ Tổ nhân viên bảo vệ gồm có 03 người, một ngày làm việc chia thành 03 ca, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 01 ca. Bộ phận bảo vệ của cơ quan có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng, đó là: - Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan. - Tổ chức phối hợp cùng với chính quyền địa phương thực hiện các biện pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi phạm pháp, tệ nạn xã hội xảy ra trong khu vực cơ quan. - Phối hợp cùng các đơn vị khác trong cơ quan nhắc nhở mọi người đến cơ quan thực hiện các quy định nhằm giữ vững kỷ cương nề nếp. Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm đảm bảo trật tự trị an kỷ cương trong Sở. - Thường trực tại cổng chính 24/24 để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến Sở. - Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu khu vực trong phạm vi quản lý của Sở, ngăn chặn người ngoài vào Sở khi không có yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản của Sở ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ). - Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong cơ quan. Mở và đóng cửa phòng đúng qui định về giờ làm việc tại Sở. * Bộ phận tổ chức cán bộ Bộ phận tổ chức cán bộ của Sở chủ yếu quản lý và thực hiện các công việc như sau: - Quản lý dữ liệu nhân sự trong Sở: quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân sự của CBCC và lao động hợp đồng… - Tuyển dụng nhân sự - Thực hiện ký kết hợp đồng lao động. - Xét hoàn thành chế độ tập sự. - Chế độ chính sách liên quan đến người lao động: các chế độ thăm hỏi, hiếu hỉ, tang lễ, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm tai nạn con người… - Nâng, chuyển ngạch công chức, nâng bậc lương. 2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ * Vị trí và chức năng Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị thuộc Sở, có chức năng giúp giám đốc Sở quản lý, điều hành, chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức cán bộ, tài chính – kế toán và hành chính quản trị của ngành, cơ quan. * Lĩnh vực phụ trách Phòng Tổ chức – Hành chính phụ trách các lĩnh vực công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính, quản trị, tài vụ, tự vệ, trật tự và an toàn của Sở. * Nhiệm vụ - Công tác tổ chức cán bộ - nhân sự, tiền lương và đào tạo Giúp giám đốc Sở về công tác tổ chức bộ máy các phòng chuyên môn giúp việc, các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. Quản lý cán bộ, công chức và người lao động thuộc cơ quan Sở; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách xã hội đối với cán bộ, công chức, người lao động thuộc cơ quan Sở và toàn ngành. Xây dựng và phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện thực hiện kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cán bộ chuyên môn thuộc quận, huyện, thị xã theo tiêu chuẩn của Ngành. - Công tác tài chính – kế toán Lập kế hoạch thu chi tài chính thường xuyên hàng tháng, quý, năm, 5 năm và đột xuất; lập kế hoạch chi tiêu nội bộ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan Sở. Đảm bảo tiền lương, phụ cấp, các khoản được thanh toán đối với cán bộ, công chức và người lao động kịp thời, đúng quy định. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ tài chính kế toán theo các quy định hiện hành đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. Kết hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước trong Ngành định kỳ và đột xuất. - Công tác hành chính quản trị Tiếp nhận công văn đến, chuyển công văn đi và lưu trữ, nộp lưu trữ văn bản của Sở theo quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo mật. Trực tiếp chuyển giao các công văn khẩn của Sở tới các đơn vị trong và ngoài Ngành trên địa bàn thành phố đảm bảo thời gian để kịp thời triển khai gấp nhiệm vụ. Lập kế hoạch mua sắm, sử dụng vật tư, văn phòng phẩm; đảm bảo đủ điều kiện vật chất, hậu cần, kỹ thuật và phương tiện làm việc phục vụ hoạt độn