Khóa luận Phân tích quy trình xử lý bộ chứng từ giao nhận hàng đường biển bằng container

g tàu đã chọn lựa. - Nhận hàng. - Sắp xếp việc lưu kho (warehousing) hàng hóa (nếu cần). - Vận chuyển hàng vào cảng, sắp xếp việc khai hải quan, lo các thủ tục, chứng từ liên hệ và giao hàng cho người vận tải. - Thanh toán chi phí và các phí tổn khác, bao gồm cước phí. - Nhận vận đơn có ký tên của hãng tàu giao cho người nhận hàng hoặc phát hành vận đơn của mình cho người gởi hàng tùy từng yêu cầu cụ thể. Thay mặt người nhận hàng Theo các thông tin giao hàng của người nhập đã thỏa thuận trước, công ty TMC cần phải: - Thay mặt người nhận hàng giám sát việc chuyển hàng, khi người nhận hàng lo việc vận tải hàng . - Nhận và kiểm soát mọi chứng từ thích hợp liên quan đến việc chuyển hàng. - Nhận hàng từ người vận tải và nếu cần, trả cước phí vận tải cho người chuyên chở. - Sắp xếp việc khai hải quan và trả thuế, lệ phí và các chi phí khác cho hải quan và các cơ quan công quyền khác trong trường hợp người nhập khẩu yêu cầu công ty làm dịch vụ này. - Sắp xếp việc lưu kho quá cảnh (transit warehousing) (nếu cần). - Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận (trong trường hợp TMC đảm nhận việc khai hải quan cho người nhập khẩu). - Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu cần. v Tư vấn hàng hải Tư vấn cho khách hàng những vấn đề liên quan đến chính sách của cục hàng hải, như kế hoạch phát triển cảng, đàm phán hợp đồng… v Các dịch vụ khác Ngoài các dịch vụ đã nêu ở trên, tùy thuộc vào yêu cầu khách hàng của mình, TMC cũng có thể làm các dịch vụ khác phát sinh trong các nghiệp vụ quá cảnh (transit) và các dịch vụ đặc biệt khác như các dịch vụ gom hàng hay tập trung hàng (tập trung các lô hàng riêng lẻ lại…) TMC cũng có thể thông báo cho khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng, các thị trường mới, các điều khoản thương mại thích hợp cần phải có trong hoạt động ngoại thương. BẢNG 3.1: CÁC TUYẾN CHÍNH CÔNG TY TMC ĐANG CUNG CẤP CHO KHÁCH HÀNG Số thứ tự Khu vực Tuyến chính Các nước phổ biến 1 Châu Âu LeHarve, Hamburg Rotterdam, Antwerp Felixstowe Southampton Pháp Đức Hà Lan Bỉ, Anh 2 Đông Nam Á Singapore, Bangkok Leamchabang Port klang, Manila Muara, Jakarta Phnom penh Singapore Tháilan,Brunei Malaysia Indonesia Philipine, Cambodia 3 Châu Á Hongkong, Shanghai Pusan, Inchon Kaoshiung,Tianjing Keelung, Tokyo Kobe, Osaka Bejing, Qingdao Hong kong Korea Taiwan Japan China 4 Châu Mỹ Longbeach, LosAngeles Portland, U.SEast Coast Houston, Vancouver, Toronto USA Cananda 5 Châu Đại Tây Dương Sydney, Melbourne Fremantle, Auckland Australia Newzealand…. Nhận xét: Qua bảng trên cho thấy công ty phục vụ các tuyến đường khá đa dạng, nhằm đem lại nhiều sự lựa chọn cho khách hàng và chủ yếu là khu vực châu Âu và châu Á được khách hàng lựa chọn nhiều nhất vì đây là những thị trường phát triển và năng động nhất là đối với các mặt hàng xuất nhập khẩu. Tuy nhiên công ty cũng nên tăng cường thêm nhiều tuyến khác nhằm củng cố vị thế của công ty trên thị trường giao nhận trong nước và thế giới. 3.2.2 Nhiệm vụ của công ty - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ nhà nước giao và nhu cầu thị trường. - Đầu tư phát triển công ty cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, từ đó tạo được thế mạnh cho công ty để có thể đủ sức cạnh tranh trên thị trường trong nước và đặc biệt là thị trường nước ngoài. - Hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giao nộp thuế cho nhà nước đầy đủ, đúng thời hạn. Hoàn thành kế hoạch luân chuyển hàng hóa đề ra từng năm. - Đảm bảo an toàn lao động, tạo điều kiện tốt cho cán bộ nhân viên được thuận lợi để hoàn thành tốt kế hoạch đề ra. Xây dựng kế hoạch đào tạo chuyên môn sản xuất nâng cao trình độ quản lý, tay nghề đáp ứng cho nhu cầu hiện nay và sau này. - Không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng tuyến đường vận tải. Dự đoán và nắm bắt kịp thời diễn biến của thị trường nhằm đưa ra mục tiêu kinh doanh có hiệu quả. Căn cứ vào biến động của thị trường trong từng giai đoạn, từng năm để đưa ra kế hoạch hoạt động của công ty sao cho có lợi nhất. - Khai thác tối đa hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có để mở rộng kinh doanh. Tăng cường công tác quản lý tài chính, tạo mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với các nước trên thế giới nhằm thu được lợi nhuận tối đa và đưa ra biện pháp thích hợp để giảm chi phí. - Nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty. - Giữ vững khách hàng và tuyến đường vận tải chủ lực, mở rộng thêm tuyến đường vận tải mới và khách hàng mới. 3.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý 3.3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty VĂN PHÒNG CHI NHÁNH –  TP.Hồ Chí Minh –  Hà Nội –  Hải Phòng –  Vinh –  Đà Nẵng –  Hội An –  Bình Dương HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG HÀNG NHẬP PHÒNG HẢI QUAN PHÒNG HÀNG XUẤT PHÒNG HÀNG AIR HÀNG LẺ HÀNG NGUYÊN CÔNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG SALE PHÒNG CHỨNG TỪ HÌNH 3.1: CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY THAMI SHIPPING & AIRFREIGHT COR 3.3.2 Chức năng và các nhiệm vụ của phòng ban v Hội đồng quản trị - Chỉ đạo đầu tư phát triển: chỉ đạo ban điều hành lập các phương án đầu tư phát triển công ty. - Chỉ đạo hoạt động kinh doanh dịch vụ: quán triệt và chỉ đạo kịp thời hoạt động kinh doanh dịch vụ, đề ra các phương hướng và các biện pháp để thu hút các dịch vụ đại lý giao nhận và đại lý hàng hải. - Chỉ đạo trong công tác sắp xếp tổ chức lao động - tiền lương: xây dựng quy chế trả lương cho cán bộ công nhân viên theo từng chức danh, công việc đảm nhiệm, xây dựng các quy chế về tổ chức, quy chế làm việc, quy chế chi tiêu… - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng. - Quyết định thành lập các công ty con, chi nhánh đại diện. - Trình bày, báo cáo quyết toán tài chính. v Các văn phòng chi nhánh Mỗi chi nhánh hoạt động độc lập nhưng phải có trách nhiệm: - Tổng kết báo cáo tình hình hoạt động cho Hội đồng quản trị. - Báo cáo tài chính cho phòng kế toán của công ty. - Giúp đỡ các nhân viên của công ty cũng như các nhân viên của các chi nhánh khác khi thi hành công việc tại địa bàn của chi nhánh. v Giám đốc điều hành Là người đứng đầu có nhiệm vụ tổ chức và điều khiển mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty - Là người đại diện theo pháp luật của công ty. - Điều hành, phân công cụ thể việc phụ trách từng lĩnh vực hoạt động trong thành viên Ban giám đốc. - Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, các kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư. - Kiến nghị lên cơ quan tổ chức, Hội đồng quản trị các phương án, dự án phát triển. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý. - Quyết định mức lương cho nhân viên. - Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. v Phòng tài chính kế toán Chức năng của Phòng Kế Toán là quản lý và thực hiện các nguồn tài chính của công ty như : - Làm kế toán, kiểm toán các nguồn vốn, các tài khoản, các nguồn tài chính - Theo dõi tình hình thu chi của công ty và các văn phòng đại diện. - Thực hiện các nhiệm vụ với nhà nước như: đóng thuế, báo cáo tài chính… Phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc đảm trách từng công việc kế toán tài vụ như: kế toán tổng hợp, tiền lương, quản lý ngân quỹ, theo dõi công nợ… Chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về việc xây dựng kế hoạch tài chính năm. v Phòng hành chính Quản lý về nhân sự, lương bổng, khen thưởng, theo dõi đề bạt cán bộ… - Thực hiện các hợp đồng thuê mướn lao động, nhà xưởng, thiết bị công tác, mua văn phòng phẩm… - Đảm nhiệm việc tổ chức các buổi họp hội đồng quản trị, các buổi họp, liên hoan, tiếp khách… - Tiếp nhận, thực hiện và phân phối công văn, báo chí… v Phòng hải quan Thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hàng hải, khai báo hải quan. Nói chung là tất cả những chứng từ liên quan đến hải quan. v Phòng sale Có thể nói đây là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện công tác nghiên cứu tiếp cận mở rộng thị trường, tổ chức tìm kiếm khách hàng. Soạn thảo và tổ chức thực hiện hợp đồng nhằm mang lại hiệu quả tốt cho công ty. v Phòng chứng từ Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ vào việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu. Phòng chứng từ có nhiệm vụ giao chứng từ cho khách hàng, liên hệ với người vận chuyển, đại lý và giải quyết mọi khó khăn cho khách hàng. Nhập dữ liệu, làm các chứng từ cho những lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu, liên lạc với khách hàng và xuống cảng khai hàng, nhận hàng hoặc xuất hàng theo yêu cầu của khách, giao hàng đúng hẹn. 3.3.3 Số liệu tình hình lao động của công ty Nhận xét tình hình lao động của công ty: Hầu hết các cán bộ quản lý, điều hành công ty đều có trình độ từ đại học và được công ty bồi dưỡng những khoá học nâng cao chuyên môn, có thể giúp các cán bộ quản lý nâng cao khả năng phản ứng nhanh nhẹn với những thay đổi của thị trường và điều hành công ty theo hướng ngày càng phát triển. Bên cạnh đó, nhân viên ở các phòng ban của TMC đều có trình độ từ cao đẳng trở lên và có nghiệp vụ vững vàng lẫn kiến thức sâu rộng về lĩnh vực vận tải. Trong đó, công ty cũng tạo điều kiện làm việc cho những sinh viên mới tốt nghiệp với những khoá huấn luận thường xuyên về nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho các nhân viên cũ cũng như mới. Nhờ có một đội ngũ nhân viên với trình độ chuyên môn cao góp phần thuận lợi đưa công ty ngày càng phát triển hơn. BẢNG 3.2: CƠ CẤU SỐ LIỆU LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY TMC Bộ phận Tổng số ( người) Tỷ trọng (%) Trình độ Đại học Cao đẳng Trung học Hội đồng quản trị 3 4.23% 3 Ban giám đốc 1 1.41% 1 Phòng sale 25 35.21% 25 Phòng chứng từ 20 28.17% 18 2 Phòng kế toán 7 9.86% 7 Phòng hải quan 9 12.68% 5 4 Phòng hành chính 3 4.23% 3 Bảo vệ 1 1.41% 1 Lái xe 2 2.82% 2 Tổng cộng 71 100% 62 6 3 (Nguồn: Phòng Hành Chính) 3.4 Phân tích tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 3.4.1 Tình hình kinh doanh giao nhận v Hàng xuất BIỂU ĐỒ 3.1: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT TẠI CÔNG TY TMC Nhận xét: Nhìn chung, doanh thu vận chuyển hàng xuất khẩu 2 năm 2005, 2006 có tăng so với năm 2004. Doanh thu xuất khẩu 2006/2005 là 209,289 USD, doanh thu xuất khẩu 2005/2004 là 243,278 USD, tăng 33,989 USD chiếm tỷ trọng 0.34%. Doanh thu từ năm 2004 đến 2005 có tăng nhưng đến năm 2006 mức doanh thu này tăng cách đáng kể từ 17,882 USD đến 88,136 USD gấp 4.93 lần. Nguyên nhân của sự tăng doanh thu này là do nền kinh tế thế giới ít biến động và nguồn khách hàng đã ổn định. Bên cạnh đó công ty đã hết sức cố gắng và phấn đấu để vượt qua những khó khăn để đưa doanh thu tăng đều qua các năm. Đây là kết quả của sự nỗ lực toàn công ty. Nguyên nhân hàng FCL ít hơn so với hàng LCL là do hàng FCL là hàng nguyên công, là loại hàng của một chủ hàng với khối lượng lớn, khách hàng của loại hàng này thường là khách hàng lớn. Vì vậy sẽ khó tìm hơn là khách hàng của hàng LCL là loại hàng gồm nhiều chủ hàng nhập lại thành một container để xuất hàng đi thì sẽ giảm được chi phí. - Năm 2005/2004 công ty đạt 1.06% hàng FCL và 1.03% hàng LCL. - Năm 2006/2005 công ty đạt 1.41% hàng LCL và 1.02% hàng FCL. Nhìn chung từng loại mặt hàng tăng đều qua các năm cho thấy tình hình công ty phát triển ổn định và ngày một gia tăng. Đây là một kết quả khả quan của công ty cần được giữ gìn và phát triển. Hàng nhập Nhận xét: Cũng giống với hàng xuất trong 3 năm 2004, 2005, 2006 doanh thu hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng đều qua từng năm. Năm 2005/2004 tỷ lệ tăng cao hơn so với năm 2006/2005: năm 2005/2004 tăng 3.54%, năm 2006/2005 tăng 2.1%. Tỷ lệ năm 2006/2005 thấp hơn là do lúc này chính sách của nhà nước về xuất nhập khẩu chưa ổn định còn có nhiều thay đổi và ngày càng có nhiều công ty kinh doanhn dịch vụ giống như TMC ra đời nên tỷ lệ cạnh tranh rất lớn. Hàng FCL cũng thấp hơn hàng LCL giống như hàng xuất là do lượng khách hàng của hàng FCL khan hiếm hơn so với hàng LCL. Nhìn chung, doanh thu về lượng hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng đều không bị sụt giảm. Đây là nỗ lực rất lớn của công ty trong tình hình biến động về chính sách của nhà nước, tình hình cạnh tranh ngày càng nhiều. Chính vì vậy công ty phải ngày càng đổi mới và phát triển mới có thể phát triển vững mạnh được. BIỂU ĐỒ 3.2: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TMC Hàng air @ Nhận xét: Do tốc độ tăng trưởng kinh tế và đời sống ngày càng được nâng cao nên việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không cũng ngày càng được phát triển. Doanh thu về hàng air của công ty đều tăng qua từng năm. Đây ra một kết quả khả quan của công ty. Cũng giống như hàng nhập và hàng xuất do biến động kinh tế cũng như chính sách cho nên mặt dù doanh thu của công ty có tăng nhưng không cao. Hiện nay công ty đang cố khắc phục tình trạng này để doanh thu phát triển cao và ổn định hơn. Bảng 3.3: TÌNH HÌNH KINH DOANH GIAO NHẬN HÀNG AIR (ĐVT: USD) Hàng air 2004 2005 2006 2005/2004 (%) 2006/2005 (%) Giá trị Giá trị Giá trị Tổng 212,765 309,468 389,666 2.92 2.51 (Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu) 3.4.2 Phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty BẢNG 3.4: TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TMC (ĐVT: Triệu đồng) Nội dung 2004 2005 2006 Năm 2005/2004 Năm 2006/2005 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Vốn kinh doanh 500 600 800 100 120 200 133.33 Doanh Thu thuần 1,050 1,150 1,406 100 109.52 256 122.26 Tổng chi phí 685 767 939 82 111.97 172 122.43 Lợi nhuận trước thuế 365 383 467 18 104.93 102 127.95 Lợi nhuận sau thuế 298 369 408 71 123.83 110 110.57 (Nguồn: Phòng Kế Toán) Nhận xét: Từ bảng trên ta thấy vốn kinh doanh của công ty tăng dần đều qua các năm từ lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể vốn kinh doanh tăng 100 triệu đồng hay 20% năm 2005/2004. Năm 2006/2005 tăng 33.33% tức 200 triệu đồng hơn hẳn năm 2005/2004. Điều này chứng tỏ công ty đã có sự cố gắng và nỗ lực rất lớn để cải tiến công ty và làm nền móng cho những năm sau đạt được kết quả cao hơn. Còn về tình hình doanh thu thuần phát triển đều qua từng năm tuy nhiên năm 2005/2004 tỷ lệ tăng cao hơn so với năm 2006/2005. Năm 2005/2004 đạt 100 triệu tức 109.52%, năm 2006/2005 đạt 256 triệu tức 122.26%. Điều này có ý nghĩa là đường lối hoạt động kinh doanh của công ty đúng đắn, chủ trương phù hợp. Công ty cần phát huy kết quả này và tiếp tục cố gắng trong các năm tiếp theo nhằm tạo ra một nguồn thu lớn cho công ty. Cũng giống như doanh thu thuần lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cũng tăng đều qua từng năm: năm 2005/2004 lợi nhuận trước thuế là 104.93% tức 18 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế 123.83% tức 71 triệu đồng; năm 2006/2005 tăng lợi nhuận trước thuế 127.95% ứng với 102 triệu đồng 2005/2004, lợi nhuận sau thuế 110.57% ứng với 110 triệu đồng. Lợi nhuận của công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước vẫn cao và tăng đều qua các năm. Tóm lại là tình hình kinh doanh của công ty khá tốt. Tuy chưa cao nhưng công ty đã cố gắng khắc phục để đưa công ty đi lên và đứng vững trên thị trường như hiện nay. Qua các năm ta thấy chỉ tiêu đều có xu hướng tăng thêm. Công ty phải biết nắm vững các thời cơ, các thế mạnh để làm tiền đề phát triển cho các năm tiếp theo. Do đó tiền lương bình quân trên người của công ty cũng dần tăng cao và mức sống của cán bộ nhân viên công ty cũng dần ổn định. Đây là kết quả của sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên công ty TMC. 3.5 Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 3.5.1 Thuận lợi Trong thời buổi cạnh tranh gay gắt giữa các công ty vận tải trong nước cũng như quốc tế, công ty vẫn giữ vững vị trí của mình trên thương trường, đó chính là sự nỗ lực của ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty. Bám sát thị trường, năng động trong tổ chức sản xuất kinh doanh, đã và đang tổ chức thực hiện công tác tiếp thị tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ thu hút khách hàng. Đội ngũ nhân viên giỏi nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm trong công tác. Khả năng cập nhật thông tin và nắm bắt kịp thời cơ chế quản lý xuất nhập khẩu của nhà nước, điều này làm cho cán bộ nhân viên thực hiện tốt công việc của mình. Việc hoàn thành kế hoạch về doanh thu của từng bộ phận đã góp phần làm tăng hiệu quả chung của toàn công ty, tạo động lực thúc đẩy lớn mạnh không ngừng của công ty trong thời gian tới. Mối quan hệ giữ các bộ phận trong công ty rất chặt chẽ, tạo được sự phối hợp nhịp nhàng trong công ty. Cán bộ công nhân viên làm việc tận tụy, nhiệt tình, không quản ngày đêm phục vụ khách hàng. Được sự quan tâm chỉ đạo và hổ trợ của ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là việc đầu tư cho công ty đã tạo đối trọng cần thiết cho việc đàm phán với khách hàng mối quan hệ với khách hàng có nhiều cải thiện, cả hai cùng phối hợp. 3.5.2 Khó khăn - Nhân viên đã nỗ lực làm việc nhưng còn một số rủi ro, sơ suất làm ảnh hưởng đến công tác giao nhận nhưng đã khắc phục được nên vấn đề này không đáng lo ngại. - Ngoài ra còn có những yếu tố bên ngoài như do thị trường kinh tế, tài chính thế giới và khu vực luôn biến động ảnh hưởng đến thị trường xuất nhập khẩu và đầu tư vào Việt Nam. - Việc quảng bá công ty chưa tích cực nên khả năng tiếp cận khách hàng còn hạn chế. - Một số chính sách, cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước còn thiếu đồng bộ, chưa cụ thể. Thủ tục Hải quan có cải cách nhưng chưa thông thoáng để rút ngắn thời gian thông quan hàng xuất nhập khẩu. Một số chi phí bồi dưỡng trong khâu cung ứng dịch vụ không có chứng từ gây khó khăn trong hoạt động cũng như trong thực hiện chế độ chứng từ thu chi tài chính. - Do xu thế mới vừa xuất hiện trong những năm gần đây, đó là những đơn vị sản xuất đã và đang tìm cách tổ chức khép dây chuyền kinh doanh của mình, tự do tổ chức đầu tư tàu, tự thực hiện giao nhận… Xu thế này đang ngày càng phát triển ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước cũng như ngoài nước, trong khi đội vận tải và giao nhận đang thừa năng lực. Đây cũng là một khó khăn không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh mà còn làm suy giảm, phân tán khả năng đầu tư, đổi mới phương tiện thiết bị và phương tiện làm hàng của ngành giao nhận. - Về mặt dịch vụ vận tải biển: đang phát triển ồ ạt, có đến hơn 300 doanh nghiệp làm đại lý tàu, đại lý vận tải, đại lý giao nhận, nhưng nhiều doanh nghiệp không có cán bộ, không có thị trường mà chỉ làm bình phong cho các văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp nước ngoài khai thác thị trường, dẫn đến tình trạng cạnh tranh, giảm giá tùy tiện làm thiệt hại cho các doanh nghiệp nhà nước. Tóm lại, trong tình hình khó khăn hiện nay, công ty đã biết khắc phục những khó khăn và tận dụng được những khả năng của mình, có những hướng đi mới để phát triển công ty. Các dịch vụ do công ty cung cấp đã đáp ứng phần nào các yêu cầu của khách hàng trong nước cũng như ngoài nước. Nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi với đội ngũ cán bộ đầy kinh nghiệm về kinh tế và hàng hải, hoàn toàn có thể giải quyết những yêu cầu của khách hàng về hàng hải và các dịch vụ có liên quan đến vận tải và giao nhận hàng hóa. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN. 4.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng xuất Người nhận (Consignee) Đại lý của hãng tàu Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder) Người gởi (Shipper) Ship Hải quan Hãng tàu (Shipping Lines) 9 3 1 2a 5 3 8 2b 4 6 7 7 HÌNH 4.1 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT v Hàng nguyên Container (FCL – Full Container Load) Hàng nguyên container là lô hàng của người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container. Công ty nhận container từ người gửi hàng (Shipper) ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận (Consignee) ở nơi đến. Bước 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, công ty sẽ tiến hành khảo sát các lô hàng được xuất khẩu: - Về loại hàng: công ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì: hàng mậu dịch, hàng phi mậu dịch. Từ việc phân loại hàng, công ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất hàng hóa. Công việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa. - Về số lượng hàng: để xác định số lượng vật liệu chèn lót hàng. Số lượng hàng ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing list cho hàng khi xếp lên tàu. Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu - Về phía khách hàng TMC cung cấp lịch trình của tàu chạy (Sailing schedule) cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và book chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp với L/C quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải), làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu. Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường theo lịch trình hàng tháng. Người giao nhận yêu cầu chủ hàng cấp Bảng danh mục hàng hóa (Cargo list) nhằm chứng tỏ chủ hàng đã sẵn sàng có hàng để xuất và TMC nắm được các chi tiết về hàng hóa để cung cấp cho hãng tàu. Đồng thời thoả thuận các yêu cầu và điều kiện theo từng hình thức giao nhận như kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí, làm các thủ tục xuất hàng…Sau đó, chủ hàng sẽ lưu cước với công ty. - Về phía hãng tàu TMC sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó… Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thoả thuận chi phí vận chuyển. Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu cho có hiệu quả. Công ty liên lạc với các đại lý container có tàu theo luồng mà mình cần, nắm bắt lịch trình để chuẩn bị hàng và tiến hành làm các thủ tục xuất hàng. Hãng tàu sẽ căn cứ vào Cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng, container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt. Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào container tại kho riêng hay tại bãi container tùy theo sự lựa chọn hình thức đóng hàng của chủ hàng. Bước 3: Tiến hành thủ tục hải quan Sau khi khách hàng lưu cước, chúng ta yêu cầu khách hàng gởi Invoice và Packing list và các chứng từ khác nếu có như L/C, giấy chứng thư bảo hiểm … hoặc những thông tin liên quan đến lô hàng xuất để công ty tiến hành làm thủ tục cho lô hàng. Trình tự làm thủ tục hải quan dược thể hiện qua sơ đồ sau: (1) Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan gồm có: - Giấy giới thiệu: 1 bản chính. - Phiếu tiếp nhận làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan). - Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu màu hồng: 2 bản chính. - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Hợp đồng mua bán ngoại thương: 1 bản sao y. - Giấy phép xuất khẩu của cơ quan chuyên ngành: 1 bản sao y. (1) Chuẩn bị bộ chứng từ (2) Đăng ký mở tờ khai (3) Kiểm hóa HÌNH 4.2: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG XUẤT (2) Đăng ký mở tờ khai - Tùy theo trên lệnh cấp container rỗng chỉ định hạ container tại bãi container của cảng nào thì ta tiến hành mở tờ khai tại cảng đó. Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, chúng ta sẽ nộp vào phòng tiếp nhận hồ sơ của hải quan. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu nợ thuế trong doanh sách các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế về thuế, nếu doanh nghiệp đang nợ thuế sẽ không được đăng ký thủ tục hải quan. - Sau khi đối chiếu xong, nếu doanh nghiệp không bị nợ thuế, cán bộ hải quan sẽ nhập dữ liệu lô hàng vào hệ thống máy vi tính và phân công cán bộ hải quan trực tiếp xuống kiểm tra lô hàng và sẽ cung cấp cho chúng ta số tờ khai. (3) Kiểm hóa - Để biết được cán bộ hải quan nào xuống kiểm hóa, chúng ta nhìn vào bảng phân công kiểm hóa dò theo số tờ khai. Theo quy định kiểm hóa gồm hai cán bộ hải quan. - Theo danh mục hàng hóa khai báo mà lãnh đạo hải quan sẽ ghi kiểm hóa toàn bộ hay kiểm theo phần trăm vào tờ khai. Có một số mặt hàng sẽ được miễn kiểm. - Mời cán bộ hải quan đã được phân công xuống bãi container để kiểm tra hàng. Sau khi kiểm tra xong, hải quan sẽ ghi kết quả kiểm hóa và ký xác nhận vào tờ khai. Container sẽ được niêm phong bằng kẹp chì của hải quan và kẹp chì của hãng tàu. Bước 4: Giao hàng cho hãng tàu Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, tiến hành giao hàng cho hãng tàu. Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai xuống phòng điều độ cảng để vào sổ tàu. Đây là khâu cuối cùng trong quy trình xuất hàng tại cảng những cũng là khâu rất quan trọng. Vì sau khi vào sổ