Khóa luận Quản trị hàng dự trữ tại Siêu thị Hà Nội – Trung tâm thương mại Vân Hồ

tới đời sống của toàn thể nhân viên. Trong năm tới siêu thị có xu hướng tăng mức lương cho anh chị em để nâng cao đời sống vật chất và tinh thần được đầy đủ hơn. Chính điều đó đã giúp công nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình hơn đem lại năng suất lao động cao giúp cho siêu thị nâng cao vị thế của mình trên thương trường cạnh tranh khốc liệt. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮTẠI SIÊU THỊ HÀ NỘI 2.1. Các yếu tố phục vụ cho hoạt động QT hàng dự trữ tại Siêu Thị Hà Nội 2.1.1. Kho hàng Kho hàng tại Siêu thị Hà Nội nằm ở tầng một, với tổng diện tích 66m2, được chia thành 4 phòng Phòng đông lạnh Phòng tiếp nhận hàng hóa Phòng bảo quản hàng hóa Phòng chế biến hàng hóa Phòng đông lạnh: Phòng đông lạnh có diện tích 16m2. Phòng này đã phù hợp với quy mô của lô hàng đông lạnh cần bảo quản của siêu thị. Thiết kế phòng này gồm 2 cửa và đặt tách rời với các phòng khác của khu vực kho, ngay gần khu vực để xe, thuận tiện cho yêu cầu cấp bách về thời gian tiếp nhận hàng và bảo quản hàng hóa đông lạnh. Phòng tiếp nhận hàng hóa: Phòng tiếp nhận hàng hóa nằm đối diện với phòng đông lạnh, có diện tích 12m2. Tuy nhiên, thực tế là phòng bảo quản hàng hóa quá chật nên phòng tiếp nhận cũng phải chứa hàng dẫn đến phần diện tích dành cho tiếp nhận hàng hóa cũng bị co hẹp lại. Đặc biệt vào những thời điểm nhiều nhà cung cấp giao hàng một lúc thì nhân viên không biết phải bố trí tiếp nhận hàng ở đâu và đặt hàng tiếp nhận ở chỗ nào. Điều này làm giảm hiệu quả của việc tiếp nhận hàng hóa. Phòng bảo quản hàng hóa: Phòng bảo quản hàng hóa có cửa lưu thông với phòng tiếp nhận hàng hóa, phòng chế biến, tạo sự thuận tiện cho việc di chuyển hàng hóa từ khu vực tiếp nhận sang khu vực bảo quản và hàng hóa từ phòng bảo quản đến phòng chế biến. Tuy nhiên, vẫn còn bất tiện khi hàng hóa bảo quản cần chuyển lên gian hàng bán thì phải di chuyển qua phòng tiếp nhận. Bên cạnh đó, phòng bảo quản có diện tích quá hẹp (20m2), dẫn đến việc phân bố và xếp hàng hóa trở nên khó khăn, đôi khi còn gây nguy hiểm cho công tác xếp. dỡ, vận chuyển hàng hóa. Phòng chế biến hàng hóa: Phòng chế biến hàng hóa được nằm kế tiếp bên tay trái của phòng bảo quản. Diện tích phòng chế biến đã đáp ứng được nhu cầu diện tích sử dụng. Tuy nhiên, con đường vận chuyển hàng hóa ra vào khu chế biến bị chồng chéo nhau: Hàng hóa muốn ra, vào phòng chế biến phải đi qua phòng tiếp nhận và phòng bảo quản. Điều này trở nên rất bất tiện cho việc di chuyển hàng hóa vì thực tế tại Siêu thị Hà Nội có những hàng hóa tiếp nhận xong hoặc chuyển từ kho đông lạnh thì chuyển thẳng vào phòng chế biến luôn mà không cần qua phòng bảo quản. Không chỉ thế, khi chuyển hàng hóa lên phòng bày hàng bán thì phải đi vòng lại qua phòng bảo quản và phòng tiếp nhận rồi mới lên cửa hàng. 2.1.2. Các thiết bị bảo quản hàng dự trữ Hàng hoá đưa về Siêu thị Hà Nội được bảo quản tại nhà kho, sau đó đưa lên cửa hàng để chuyển đến tay người tiêu dùng. Vì vậy, tại nhà kho và trên cửa hàng đều phải có các thiết bị bảo quản để luôn đảm bảo hàng hóa có chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dùng. Tại nhà kho có các thiết bị bảo quản: Kệ, bục có các kích cỡ khác nhau làm bằng giấy, sắt, và gỗ để bảo quản hàng hoá trong kho. Thông thường, hàng hoá được xếp thành chồng. Thùng xốp, giấy nhiều kích cỡ khác nhau để bảo quản hàng hoá trong kho đông lạnh. Có phòng đông lạnh có diện tích 16m2 làm bằng sắt cách nhiệt và giữ nhiệt tốt dùng để bảo quản hàng thực phẩm đông lạnh như: thịt bò, thịt gà, cá, hải sản các loại… Hệ thông đèn điện chiếu sáng Có 5 quạt thông gió để chống ẩm cho những ngày nồm ẩm. Trên cửa hàng có các thiết bị, hệ thống bày bán và bảo quản hàng hóa: 5 tủ kính, 2 cái bày hàng thực phẩm chế biến sẵn ăn liền, 2 cái bày hàng lưu niệm, 1 cái bày hàng mỹ phẩm. 5 tủ gỗ bày rượu các loại 2 thùng đông lạnh bày hàng thực phẩm đông lạnh 5 tủ có máy lạnh bảo quản hàng thực phẩm và đồ uống như sữa, bia, nước ngọt… 45 giá, kệ bày hàng hoá công nghệ phẩm, đồ khô, gạo, rau, hoá phẩm, kim khí… Hệ thống 30 bóng điện thắp sáng phòng bán. Các bóng này bố trí xung quanh kho và đan xen nhau để toả ánh sáng đều. Các bóng đều có thêm chụp bảo vệ để nếu bóng có cháy thì sẽ rơi vào trong chụp bảo vệ, không bị cháy nổ tại khu vực bán hàng. Hệ thống quạt thông gió đảm bảo đọ thoáng mát tại cửa hàng 15 ghế nhựa cao thấp các loại để trợ giúp việc bày bán của nhân viên 30 bình cứu hoả được đặt ở nhiều nơi trong phòng kho cũng như ở cửa hàng và phòng quản lý vv… Hệ thống trang thiết bị sử dụng ở trung tâm hiện nay ngoài các thiết bị không thể thiếu như hệ thống đèn chiếu sáng, thiết bị phòng cháy chữa cháy,… những thiết bị khác có xu hướng tận dụng các vật dụng thừa hoặc thiết bị cũ. Điều này có tác động tích cực là tiết kiệm chi phí cho đầu tư vào trang thiết bị. Tuy nhiên, với tình hình tài chính của trung tâm hiện nay thì việc đầu tư trang thiết bị cho kho hàng và cửa hàng cần được quan tâm nhiều hơn nữa. 2.1.3 Lao động bảo quản hàng dự trữ Việc bảo quản hàng dự trữ được thực hiện bởi chính nhân viên tại phòng kho và khu vực bán hàng. Tại phòng kho, số lượng nhân viên là 7 người, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm với tuổi đời từ 26 đến 35 tuổi. Vào những ngày lễ tết, số lượng công việc lớn thì lực lượng này được tăng cường bởi sự di chuyển bổ sung của nhân viên bộ phận khác như nhân viên phòng kinh doanh, phòng quản lý, phòng bán… Nhân viên bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ: tiếp nhận về số lượng, chất lượng hàng hoá và làm chứng từ. Tuy nhiên, lao động tiếp nhận hàng hoá về chất lượng không được đào tạo chính quy về công nghệ thực phẩm vì thế việc tiếp nhận chất lượng diễn ra theo kinh nghiệm lâu năm mà nhân viên tích luỹ được. Quá trình tiếp nhận chất lượng hàng hoá không sử dụng máy móc thiết bị hỗ trợ, nhân viên sử dụng các giác quan để xác định chất lượng hàng hoá. Ngoài ra, họ còn phải thực hiện việc mở bao bì, phân loại hàng hoá, định lượng nhỏ đơn vị hàng hoá, bao gói lại hàng hoá, chế biến hàng hoá… Tại khu vực bán hàng, nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên đòi hỏi tuyển dụng khác với lưc lượng ở các bộ phận khác. Nhân viên ở đây chủ yếu là nữ giới, tuổi đời trẻ, có sức khoẻ tốt, tươi tắn, giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, hoạt bát,… tuy nhiên, việc phối hợp công việc của các nhân viên này còn chưa tốt dẫn đến những tranh cãi về trách nhiệm công việc gây ra không khí nặng nề ở phòng bán. Lao động bán hàng có 27 người, chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số nhân viên siêu thị. Trình độ học vấn chủ yếu là trung cấp và hiện có nhiều người đang tích cực tham gia vào các lớp đào tạo kỹ năng nghiệp vụ tại các trường đại học. Nhiệm vụ chủ yếu của các nhân viên này là trưng bày hàng hoá lên các bục, kệ, thùng,…, quan sát tiến trình mua của khách hàng và trả lời các khúc mắc của khách hàng, hướng dẫn khách hàng, tính tiền và thu tiền của khách. Tuy nhiên, trên thực tế, khối lượng công việc mà mỗi nhân viên phải làm đều vượt quá định mức lao động của mỗi nhân viên thuộc các bộ phận phòng ban. Bởi vì Siêu thị Hà Nội có mức tiêu thụ cao vào các đợt lễ tết nên các bộ phận như tiếp nhận, chế biến, bán hàng thường xảy ra hiện tượng thiếu nhân viên, và để khắc phục điều đó thì quản lý phải điều thêm nhân viên phòng kinh doanh xuống hỗ trợ hoặc tăng ca làm với nhân viên phòng bán. 2.2. Phân loại và bảo quản hàng dự trữ 2.2.1. Các mặt hàng kinh doanh tại Siêu thị Hà Nội Mặt hàng kinh doanh tại Siêu thị Hà Nội rất phong phú và đa dạng bao gồm hàng chục nghìn tên hàng được chia làm nhiều nhóm khác nhau. Dưới đây là phổ mặt hàng của Siêu thị Hà Nội: Bảng 2.1: Phổ mặt hàng của Siêu thị Hà Nội (Nguồn: Phòng Kinh doanh) 1. Đồ hộp 2. Bánh mứt kẹo 3. Đồ đông lạnh 4. Đồ uống Cá hộp Bánh Cá Bia Cá thu Bánh trứng Cá basa làm sạch Heniken Loại 150g Hộp 10 chiếc Loại 300g Lon 330ml Loại 750g Hộp 6 chiếc Loại 500g Chai 200ml Cá bống Bánh xốp kem Loại 1kg Chai 330ml Cá quả Bánh orion-chocopie Cá chim xắt khúc Halida Cá trích Bánh đậu xanh Cá thu xắt khúc Hà Nội Thịt hộp Kẹo Tôm Tiger Thịt lợn Kẹo ngậm Tôm sú lột vỏ Rượu Loại 100g Apenlibe Loại 500g Rượu ngoại Loại 180g Mentos Loại 1kg XO Loại 250g Kẹo bạc hà Loại 2kg Vodka Thịt bò Kẹo cao su Tôm càng xanh Henisi Thịt gà Kẹo trái cây Mực Rượu nội Pate Kẹo cà phê Mực ống Vang Thăng Long Pate gan Mứt Loại 300g Lúa mới Loại 100g Mứt gừng Loại 500g Nước ngọt Loại 180g Loại 200g Loại 1kg Nước tăng lực Loại 275g Loại 100g Râu mực xuất khẩu Sanmurai Pate gan đặc biệt Loại 1kg Thịt Red Bulls Pate thịt bò Mứt dâu Thịt bò Úc Cocacola Pate thịt lợn Mứt táo Thịt cừu Úc Pepsi Cà đóng hộp Mứt hoa quả Thịt lợn Úc Fante Dưa chuột đóng hộp Mứt đào Thịt bò Mỹ 7 Up Măng đóng hộp Mứt chanh Thịt lợn Mỹ Nước khoáng Vải đóng hộp Mứt mơ Thịt đà điểu Lavie Dứa đóng hộp Mứt mận Thịt gà tây Kim Bôi …vv …vv …vv …vv 5. Thức ăn sẵn 6. Rau củ quả tươi 7. Đồ điện gia dụng 8. Hoá mỹ phẩm Chả Rau sạch Nồi cơm điện Kem đánh răng Chả quế Rau muống Nhật Colgate Loại 100g Rau rền Loại 1 lít Loại ngừa sâu răng Loại 200g Rau thơm Loại 3 lít Loại dược thảo muối Loại 500g Rau đay Hàn Quốc Loại 3 tác động Chả tôm Rau mùng tơi Trung Quốc Loại trắng bông Chả thịt heo Rau ngót Lẩu điện Loại cao ong Giò Củ Nhật P/S Giò bò Khoai tây Hàn Quốc Dầu gội đầu Loại 100g Khoai lang Trung Quốc Clean Loại 200g Khoai môn Máy xay sinh tố Loại trị gầu Loại 500g Cà rốt Nhật Loại dưỡng tóc Giò lụa Quả Trung Quốc Loại da đầu bị ngứa Giò xào Táo Malayxia Loại giảm tóc gãy Xúc xích Lê Máy hút bụi Sunsilk Xúc xích heo Măng cụt Nhật Dove Loại 160g Dưa hấu Trung Quốc Sữa tắm Loại 250g Xoài Mỹ Romano Xúc xích bò Thanh Long Máy pha cà phê Loại 250ml Xúc xích tiệt trùng Mãng cầu Nhật Loại 400ml Sa lát Bơ Trung Quốc X-Men Sa lát Nga Mận Máy rửa bát Dove Loại 200g Cam Nhật May Loại 500g Chanh Trung Quốc Lux Sa lát rau Đào Lò vi sóng Xà phòng thơm Sa lat ngô Chanh leo Bàn là Sữa rửa mặt Sa lát khoai Dừa Quạt máy Nước xả vải …vv …vv …vv …vv 9. Đồ gốm sứ thuỷ tinh 10. Quần áo giầy dép 11. Dụng cụ làm bếp 12. Các mặt hàng khác Bát Quần Nồi Bông ngoáy tai Bát ăn cơm Quần bò Nồi Inox Chổi lau nhà Bát tô Dành cho nam Nồi nhôm Đồ pha lê Bát đựng gia vị Dành cho nữ Nồi áp suất Giấy vệ sinh Đĩa Quần kaki Chảo Giấy ăn Đĩa dùng để đựng Quần vải Chảo chống dính Khăn tắm Loại nhỏ Áo Chảo nông Bàn chải đánh răng Loại vừa Áo sơ mi Chảo sâu Sách báo, tạp chí Loại to Cỡ M Thớt Đồ lưu niệm Đĩa trang trí Cỡ L Thớt nhựa Dây lưng, ví da Cốc Cỡ XL Thớt gỗ Túi đựng rác Cốc uống trà Áo phông Đũa Túi xách Cốc uống bia Áo may ô Đũa tre Vở học sinh Cốc uống rượu Giày Đũa gỗ Dầu ăn Cốc uống nước Giày da Đũa Inox Gia vị Lọ hoa Thượng Đình Đũa sừng Bát đĩa nhựa Lọ tròn Thụy Khuê Dao Nước Mắm Lọ vuông Việt Thắng Dao phay Dây chun Lọ 6 cạnh Giày thể thao Dao gọt hoa quả Kim chỉ Lọ 8 cạnh Dép Dao thái thịt Băng vệ sinh Bình đựng nước Dép xăng đan Ấm đun nước Áo đi mưa Loại 1 lít Bitis Loại 2 lít Các loại mỳ gói Loại 2 lít Bitas Loại 3 lít Bim bim Loại 3 lít Thượng Đình Các loại rổ rá Thảm chùi chân Ấm đun thuốc bắc Thụy Khuê Bằng nhựa Khăn lau tay Niêu đất Việt Thắng Bằng nhôm Khăn mặt Ấm pha trà Dép không quai hậu Bằng tre Chổi cọ …vv …vv …vv …vv Về chiều rộng: siêu thị Hà Nội quyết mở rộng game mặt hàng nhằm tăng lợi nhuận và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Siêu thị đã bổ sung thêm những chủng loại hàng hóa mới để tạo ra ưu thế cho siêu thị về tính đầy đủ của mặt hàng cả về chất lượng lẫn số lượng. Nhóm mặt hàng mà siêu thị kinh doanh gồm : Thực phẩm: đồ đóng hộp, đồ đông lạnh, bánh mứt kẹo, đồ uống, thức ăn làm sẵn, rau củ quả tươi Phi thực phẩm: đồ điện gia dụng, dụng cụ làm bếp, hóa mỹ phẩm, quần áo giày dép, đồ gốm sứ-thủy tinh, các mặt hàng khác Về chiều dài: hiện nay siêu thị Hà Nội có khoảng trên 20.000 mặt hàng các loại. Mỗi một nhóm hàng của siêu thị lại có rất nhiều mặt hàng khác nhau. Chẳng hạn nhóm hàng đồ uống gồm có rượu, bia, nước ngọt, nước khoáng, sữa…v.v Về chiều sâu: siêu thị đã xác lập nhiều phương án cho từng chủng loại hàng hóa để khách hàng có nhiều sự lựa chọn. Ví dụ, kem đánh răng Colgate có các loại Colgate bạc hà, Colgate ngọc trai, Colgate thảo dược, colgate 3 màu. Về độ tương hợp của game mặt hàng: siêu thị thường xác lập một phổ mặt hàng có độ bền khá chặt chẽ để các loại hàng hóa có thể bổ sung cho nhau, nhằm thỏa mãn tốt nhu cầu của người tiêu dùng Mặt hàng kinh doanh của siêu thị một phần do siêu thị chủ động tìm kiếm, khai thác từ cơ sở sản xuất, một phần do cơ sở sản xuất giới thiệu, tìm đến siêu thị ký hợp đồng bán hàng ký gửi hay yêu cầu siêu thị làm đại lý. Hiện nay siêu thị Hà Nội nhận làm đại lý cho công ty thực phẩm Hà Nội, công ty hóa mỹ phẩm Unilever, công ty bánh kẹo Kinh Đô, công ty bánh kẹo Hải Hà và một số công ty nước ngoài. Điều này giúp cho siêu thị có được nguồn hàng đảm bảo chất lượng và giá cả ưu đãi. Bảng 2.2 Doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tỷ trọng của từng nhóm hàng (Đơn vị tính: 1000 đồng) Doanh thu Chi phí Lợi nhuận Tương đối (%) Thực phẩm 21.670.850 21.114.370 556.480 65,4 Đồ hộp 5.487.300 5.297.250 190.050 16,6 Đồ đông lạnh 4.621.160 4.578.085 43.075 13,9 Bánh mứt kẹo 2.860.300 2.767.320 92.980 8,6 Đồ uống 4.598.090 4.558.990 39.100 13,9 Thức ăn làm sẵn 2.234.000 2.135.925 98.075 6,7 Rau củ quả tươi 1.870.000 1.776.800 93.200 5,7 Phi thực phẩm 11.471.139 10.986.988 484.151 34,6 Đồ điện gia dụng 7.524.894 7.392.853 132.041 22,7 Hóa mỹ phẩm 3.507.900 3.344.336 163.564 10,6 Đồ gốm sứ - thủy tinh 178.392 112966 65.426 0,5 Quần áo – giày dép 60.948 17.331 43.617 0,2 Dụng cụ làm bếp 66.419 44.611 21.808 0,2 Các mặt hàng khác 132.586 74.891 57.695 0,4 Tổng 33.141.989 32.101.358 1.040.631 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Cùng với sự phát triển của xã hội, mức sống của người dân được nâng cao, nhu cầu của người tiêu dùng cũng tăng lên cả về chất lượng lẫn số lượng. Đồng thời với sự mở cửa của nền kinh tế, nhiều công ty nước ngoài đã đưa hàng hóa vào thị trường Việt Nam. Trước tình hình này siêu thị đã có những chính sách phù hợp nhằm đa dạng hóa mặt hàng, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng nhằm thu hút khách hàng về phía mình. Tuy nhiên qua khảo sát các loại hàng hóa của siêu thị trong đợt thực tập vừa qua, em nhận thấy số lượng của mặt hàng cao cấp của siêu thị còn ít, có nhưng chỉ mang tính chất giới thiệu như mặt hàng pha lê, các loại rượu ngoại. Ngoài ra các mặt hàng rau củ quả tươi của siêu thị cũng rất ít. Chính vì vậy siêu thị cần củng cố thêm những mặt hàng này. Bảng 2.2 là doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tỷ trọng của nhóm hàng trong năm 2008. Qua đây ta thấy hàng chủ yếu của siêu thị Hà Nội là thực phẩm và đặc biệt là sản phẩm đồ hộp. Với lợi nhuận từ thực phẩm là 556.480 nghìn đồng chiếm hơn nửa tổng lợi nhuận, trong đó lợi nhuận từ đồ hộp đã là 190.050 nghìn đồng. Còn những nhóm hàng như quần áo, giày dép hay dụng cụ làm bếp thì lợi nhuận không cao, doanh số bán không cao. 2.2.2. Phân loại hàng dự trữ Doanh nghiệp thường lưu kho rất nhiều loại hàng khác nhau. Để quản trị tốt hàng hóa trong kho thì phải tìm cách phân loại chúng. Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân hàng hóa thành 3 nhóm: Nhóm A gồm những loại hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao, chiếm khoảng 70 – 80% giá trị so với tổng số giá trị hàng dự trữ; nhóm B gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15 – 25% so với tổng giá trị hàng dự trữ; và nhóm C bao gồm những loại hàng hóa có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng hóa dự trữ. Đây là phương pháp căn cứ theo giá trị hàng hóa. Tuy nhiên, siêu thị Hà Nội lại căn cứ vào đặc điểm hàng hóa lưu kho để phân loại theo các tiêu thức khác nhau như hình dáng, kích thước, tính chất,… để phân chúng thành các nhóm khác nhau. Cụ thể, ở đây phân chia hàng hóa thành hai nhóm chính là hàng thực phẩm và hàng phi thực phẩm. Hàng thực phẩm bao gồm: đồ hộp, đồ đông lạnh, bánh mứt kẹo, đồ uống, thức ăn làm sẵn, rau củ quả tươi. Hàng phi thực phẩm bao gồm: đồ điện gia dụng, hóa mỹ phẩm, đồ gốm sứ - thủy tinh, quần áo – giày dép, dụng cụ làm bếp… Trong đó, hàng thực phẩm chiếm tỷ trọng lớn hơn. Cho nên, mặt hàng này luôn được siêu thị ưu tiên hơn. Siêu thị Hà Nội có lợi thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác về mặt hàng thực phẩm do bản thân siêu thị đã là một đơn vị của công ty thực phẩm Hà Nội nên siêu thị hưởng rất nhiều ưu đãi như giá cả, nguồn hàng. Chính vì vậy siêu thị thu hút được rất nhiều khách hàng đến mua. 2.2.3. Bảo quản hàng hoá Tại Siêu thị Hà Nội, quá trình bán hàng được bắt đầu từ khi hàng hoá được tiếp nhận làm chứng từ, sau đó sẽ được phân loại rồi di chuyển theo 2 dòng tuỳ vào loại hàng hoá. Dòng 1: Áp dụng đối với những hàng hoá có thể dự trữ một số ngày tại cửa hàng trong điều kiện nhập hàng khối lượng lớn sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển hay kho phân phối cách khá xa cửa hàng như mặt hàng công nghệ phẩm, hoá phẩm, kim khí, thực phẩm đông lạnh, đồ uống các loại… Sau khi hàng hoá được phân loại sẽ được chuyển tới phòng kho đông lạnh nếu là hàng đông lạnh cần bảo quản ở nhiệt độ rất thấp, hoặc sẽ được chuyển tới phòng bảo quản bình thường nếu là hàng hoá cần bảo quản ở nhiệt độ bình thường. Sau đó, hàng hoá sẽ được chuẩn bị sẵn sàng để đưa vào phòng bán. Dòng 2: Áp dụng đối với hàng hoá không thể hoặc không cần dự trữ tại cửa hàng như: đậu phụ khay, thịt lợn tươi sống, rau sạch, hoa quả tươi… Sau khi tiếp nhận và phân loại, hàng hoá sẽ được chuyển thẳng lên phòng bán để tiến hành bày bán sản phẩm. Các mặt hàng này được bảo quản ngay trên cửa hàng bằng tủ đông lạnh trên cửa hàng. Hình 2.1: Sơ đồ quá trình bán hàng tại Siêu thị Hà Nội Tiếp nhận hàng hoá Vào kho bảo quản thường, kho đông lạnh Vào gian hàng Trưng bày hàng tại phòng bán Chuẩn bị hàng bán Bán hàng Thanh toán với khách hàng (Nguồn: Phòng kinh doanh) Siêu thị Hà Nội tiến hành bảo quản hàng hoá nhập kho theo 3 công đoạn: Phân bố và chất xếp hàng hoá ở kho Sau khi hàng hoá được phân loại sẽ chuyển qua phòng kho đông lạnh hoặc phòng bảo quản thường để tiến hành phân bố và chất xếp. Nhân viên bộ phận phòng kho quy hoạch vị trí của từng loại hàng hoá cần bảo quản sao cho phù hợp với đặc điểm và tính chất của hàng hoá. Tại kho đông lạnh: Hàng hoá trước khi nhập kho được đựng trong thùng xốp hoặc thùng các tông để đảm bảo bao bì chắc chắn cho việc chất xếp. Phòng kho chia làm hai phần, có giải phân cách mềm và có hai cửa nhập hàng vào. Cửa bên tay trái và nơi bảo quản thực phẩm: đùi gà, cánh gà, thịt bò, nem đông lạnh, há cảo,… Cửa bên tay phải vào nơi bảo quản thực phẩm: hải sản đông lạnh cá, mực, tôm,… Phương pháp chất xếp sử dụng là phương pháp chất xếp thành chồng thẳng đứng. Tại phòng bảo quản: Là nơi dự trữ những hàng hoá công nghệ phẩm, đồ khô, đồ gia dụng, hoá mỹ phẩm,… Hàng hoá nhập kho cũng được đựng trong thùng các tông để tiện cho việc chất xếp và tiết kiệm diện tích. Phương pháp chất xếp là xếp đứng thành chồng, xếp thẳng thành chồng hình vuông, hình chữ nhật. Ngoài kinh doanh bán lẻ hàng hoá thì Siêu thị Hà Nội còn bán buôn các mặt hàng thực phẩm như thịt gà, tỏi gà nhập khẩu, giò, chả,… Trong khi đó diện tích kho đông lạnh cũng như kho bảo quản quá nhỏ đường vận chuyển, bốc dỡ, chất xếp cũng hết sức khó khăn và nguy hiểm cho nhân viên kho. Mặt khác, nhân viên kho chưa chú ý tới sự khác nhau về đặc tính thương phẩm của những hàng hoá như chè, nước mắm,… vì thế trong quá trình định vị hàng hoá vào phòng bảo quản chưa được khoa học, không đảm bảo được chất lượng hàng hoá. Thùng đựng đồ thuỷ tinh, sành sứ dễ vỡ được chồng lên cao do thiếu diện tích, gây nguy hiểm cho hàng hoá và nhân viên. Chăm sóc, giữ gìn và bảo quản hàng hoá ở kho Công tác chăm sóc và giữ gìn hàng hoá bảo quản ở kho còn rất đơn giản. Thiết bị bảo quản hàng hoá ở Siêu thị Hà Nội gồm: quạt thông gió, các giá kệ cách sàn. Không sử dụng chất hút ẩm, máy sấy công nghiệp, phương pháp bịt kín hay thông gió kỹ thuật cho hàng hoá. Vì thế chưa khắc phục được tình trạng bảo quản lâu ngày ở kho bị hỏng như các vật dụng xoong, nồi, chảo,… Công tác vệ sinh sát trùng phòng bảo quản hàng hoá, phòng chế biến cũng chưa được quan tâm đúng mực. Siêu thị có máy hút không khí cho sản phẩm bao gói cánh gà, đùi gà,… để đảm bảo công tác vệ sinh. Tuy nhiên, công tác xử lý rác thải tại nơi chế biến chưa được khắt khe, dễ gây nhiễm khuẩn cho hàng hoá chế biến. Có bình chữa cháy ở các phòng ban, tuy nhiên chưa có chương trình hướng dẫn sử dụng cho đội ngũ nhân viên. Do đó, công tác phòng cháy chữa cháy cũng chưa được quan tâm đúng mực. Quản trị định mức hao hụt hàng hoá ở kho Công tác quản trị định mức hao hụt hàng hoá chưa được quan tâm, nên làm giảm hiệu quả của công tác bảo quản hàng hoá. Cụ thể như sau: Chưa xây dựng định mức hao hụt theo phương pháp thống kê – kinh nghiệm cho từng nguyên nhân gây nên hao hụt Có hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc cẩn thận nhưng chưa có sự phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật để giảm hao hụt hàng hoá đến mức thấp nhất. Chưa có chế độ thưởng phạt rõ ràng trong việc thực hiện tốt hay không công việc Công việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc và điều chỉnh, đôn đốc cho hợp lý có được diễn ra, nhưng chưa theo định kỳ nhất định. Công tác bảo quản hàng hoá của Siêu thị Hà Nội về cơ bản đã được đảm bảo việc giữ gìn về chất lượng và số lượng hàng hoá. Một trong những vấn đề quan trọng nhất mà siêu thị cần làm và điều chỉnh ngay đó là công tác chất xếp và chăm sóc giữ gìn hàng hoá tại kho vì đây là nội dung chủ yếu của công tác bảo quản hàng hoá. 2.3. Các chi phí liên quan đến quản trị hàng dự trữ 2.3.1. Chi phí đặt hàng Siêu thị Hà Nội là siêu thị kinh doanh bán lẻ rất nhiều loại hàng hoá khác nhau với khoảng 20 000 mặt hàng các loại, được chia làm nhiều nhóm. Các mặt hàng này được lấy từ nhiều nguồn khác nhau. Mặt hàng kinh doanh của siêu thị một phần do siêu thị chủ động tìm kiếm, khai thác từ cơ sở sản xuất, một phần do cơ sở sản xuất giới thiệu, tìm đến siêu thị ký hợp đồng bán hàng ký gửi hay yêu cầu siêu thị làm đại lý. Chính vì vậy, việc liệt kê chi phí cho việc đặt hàng của từng mặt hàng cụ thể là vô cùng khó khăn và phức tạp. Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc chuyển hàng hoá đến kho của doanh nghiệp. Tại Siêu thị Hà Nội, các chi phí này tập trung nhiều ở nhóm hàng nhập khẩu từ nước ngoài, bởi với những mặt hàng này, siêu thị phải đầu tư nhiều cho chi phí tìm nguồn hàng để có được chất lượng hàng hóa tốt nhất đến tay người tiêu dùng. Còn các mặt hàng phổ biến trong nước thì chi phí này chỉ chiếm một phần rất nhỏ. Ngoài ra, Siêu thị Hà Nội là đơn vị trực thuộc công ty Thực phẩm Hà Nội, nên một số lượng lớn các mặt hàng thực phẩm được cung cấp bởi chính đơn vị chủ quản, cho nên không phải mất chi phí tìm nguồn hàng. Một bất cập xảy ra là diện tích kho dự trữ của Siêu thị Hà Nội quá nhỏ nên khối lượng nhập một lô hàng dự trữ nhỏ, mà số lần nhập hàng lại dầy trong một kỳ, chính vì thế mà chi phí chi cho vận chuyển tại siêu thị quá lớn. 2.3.2. Chi phí lưu kho Chi phí lưu kho là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ. Các loại chi phí này ảnh hưởng rất nhiều tới tổng chi phí của Siêu thị. Nó chiếm xấp xỉ 30% giá trị hàng dự trữ tại Siêu thị Hà Nội. Bảng 2.3 Chi phí lưu kho năm 2008 của Siêu thị Hà Nội Nhóm chi phí Chi phí (1000 đồng) Tỷ lệ so với giá trị dự trữ (%) 1. Chi phí về nhà cửa và kho tàng 0 0 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện 119.320 3,14 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động dự trữ 85.500 2,25 4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ 766.840 20,18 5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát hư hỏng hoặc không sử dụng được 142.880 3,76 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Chi phí về nhà cửa, kho tàng: Siêu thị Hà Nội có diện tích mặt bằng khá rộng để làm nơi bày bán các sản phẩm hàng hóa, ngoài ra còn có một phần diện tích nhỏ để làm kho hàng, dự trữ sản phẩm. Đây là tài sản của công ty. Vì thế, công ty không phải đi thuê nhà của kho tàng ở những nơi khác. Chính vì thế, chi phí cho nhà cửa, kho tàng phục vụ hoạt động dự trữ hàng hóa không mất. Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện chiếm khá nhiều trong quá trình dự trữ của siêu thị. Vì đặc thù của siêu thị là bán buôn, bán lẻ rất nhiều mặt hàng, đặc biệt là hàng thực phẩm. Chính vì thế mà chi phí cho các máy móc trang thiết bị phục vụ bảo quản hàng hóa là rất lớn. Siêu thị cần trang bị đầy đủ máy làm lạnh, điều hòa, quạt thông gió,… để phục vụ tốt nhất việc bảo quản thực phẩm. Ngoài ra, tại phòng bán cũng cần phải được trang bị hệ thống chiếu sáng, hệ thống làm lạnh,… tạo ra một không gian thoáng mát phục vụ người tiêu dùng đến mua hàng. Chi phí này thông thường một năm c