Khóa luận Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng

ánh giá, khen thưởng và đề bạt đối với những nhân viên có năng lực. Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng đến công tác bồi dưỡng cán bộ công nhân viên như: cử nhiều cán bộ đi học các lớp văn hoá, đại học tại chức cử công nhân đi học tập kĩ thuật sản xuất mới ở các công ty khác trong nước và nước ngoài... Đồng thời cũng sa thải những người có trình độ chuyên môn yếu kém, thái độ làm việc không nghiêm túc. v Công tác lập kế hoạch, phương án SXKD: Tại công ty, công tác lập kế hoạch cũng luôn được đặc biệt chú trọng và thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Hàng năm, căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch của năm trước, ban lãnh đạo công ty tiến hành xem xét, đánh giá, phân tích nguyên nhân và lập kế hoạch cho năm kế tiếp. Các kế hoạch được lập bao gồm: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch chi phí, kế hoạch giá thành, kế hoạch sản xuất sản phẩm. Trong đó, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa quan trọng vì nó quyết định đến sự thắng lợi của công ty. Việc lập kế hoạch này do phòng kinh doanh thực hiện dựa vào các yếu tố sau: Những đơn đặt hàng chưa thực hiện, dự đoán số lượng đơn đặt hàng sẽ nhận, tổng hợp ý kiến từ đại diện bán hàng, phân tích nhu cầu tiêu dùng của thị trường, sự cạnh tranh của các sản phẩm cùng ngành. Đồng thời dựa vào kết quả tiêu thụ của kì trước. 1.1.2. Nhân tố bên ngoài Bên cạnh môi trường kiểm soát của công ty, công ty còn chịu sự tác động của các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của ban lãnh đạo công ty nhưng nó lại có tác động lớn đến qui chế thủ tục, kiểm soát tại công ty, các nhân tố bên ngoài bao gồm các chính sách, chế độ, qui định của Nhà nước, cơ quan thuế, thanh tra Nhà nước, các chủ nợ ( ngân hàng, tổ chức tín dụng...) Chẳng hạn như Nhà nước vừa thực hiện thay đổi chính sách tiền lương của cán bộ công nhân viên đã tác động đến qui chế tiền lương đã ban hành của công ty buộc công ty phải ban hành, sửa đổi, bổ sung chính sách tiền lương mới cho phù hợp chế độ hiện hành. 1.2. Các qui định, qui chế tại công ty Công tác KSNB về chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần cao su Đà Nẵng nói riêng luôn là vấn đề đáng quan tâm bởi vì nó là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của công ty. Chính vì vậy, Ban giám đốc công ty, toàn thể cán bộ công ty nhân viên chức luôn chú trọng đến việc thiết lập và tuân thủ một cách có nguyên tắc công tác KSNB, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Cụ thể: ® Về phê duyệt các hợp đồng kinh tế: Công ty việc này được giao cho phòng kinh doanh của công ty thực hiện và chịu mọi trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc xét duyệt cũng như phê chuẩn bán chịu và thu hồi công nợ. ® Qui định về các khoản chiết khấu và hoa hồng: các khoản chi phí chiết khấu được công ty hạch toán vào chi phí bán hàng trong kì. Tiền hoa hồng phải trả cho đại lí được trừ vào tiền hàng. Bộ phận bán hàng (phòng kinh doanh) sẽ được quyền qui định các mức chiết khấu và hoa hồng sau đó được sự phê duyệt của Giám đốc thì qui định đó mới được áp dụng cho từng khách hàng ở các khu vực khác nhau. ® Các qui định về chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty: Tại công ty áp dụng các chứng từ và sổ sách kế toán theo qui định bộ tài chính như: Hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, hoá đơn vận chuyển, phiếu xuất kho, sổ chi tiết tiêu thụ... Bộ phận kế toán của công ty bố trí hợp lí giữa việc phân công, phân nhiệm, tránh được sự chồng chéo trong công việc, đảm bảo việc ghi sổ chính xác, kịp thời. 2. Tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty CP Cao su Đà Nẵng là một đơn vị sản xuất, ngoài việc nghiên cứu hoàn thiện và phát triển sản phẩm thì công tác tiêu thụ sản phẩm có vai trò quan trọng và quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Bên cạnh việc tổ chức tiêu thụ nhanh sản phẩm công ty cũng cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát chặt chẽ quá trình tiêu thụ, hạn chế tối đa các gian lận có thể xảy ra. Để làm được điều đó thì công tác tổ chức thông tin phục vụ cho quá trình kiểm soát phải được thực hiện đầu tiên. Sau đây là thực trạng về công tác tổ chức thông tin phục vụ cho quá trình kiểm soát tại công ty CP Cao su Đà Nẵng. 2.1. Tổ chức chứng từ Đối với quá trình tiêu thụ, các chứng từ được công ty sử dụng bao gồm: Yêu cầu đặt hàng: Do các khách hàng của công ty thường là những đại lí lớn phân bổ đều từ Bắc vào Nam nên các yêu cầu đặt hàng của khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại, fax. Phiếu xuất kho: Là căn cứ để khách hàng nhận hàng tại kho, và là căn cứ để thủ kho xuất kho sản phẩm cho khách hàng. Đồng thời là căn cứ lập hoá đơn cho khách hàng tránh trường hợp khách hàng khai số lượng trên phiếu xuất kho ít hơn thực tế làm thất thoát hàng của công ty. Hoá đơn bán hàng: là chứng từ xác nhận việc hàng hoá của công ty đã chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và chứng minh một khoản phải thu của công ty đối với khách hàng. Chứng từ khác có liên quan: chứng từ vận chuyển hàng hoá, giấy thanh toán chế độ bán hàng, biên bản đối chiếu công nợ... 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán 2.2.1. Tổ chức tài khoản Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, công ty đã tổ chức các tài khoản tổng hợp để phản ánh và theo dõi tình hình tiêu thụ của đơn vị. Các tài khoản được đơn vị mở bao gồm: TK 511, TK 512, TK 632, TK 131. * TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, tài khoản này còn được dùng để phản ánh các khoản nhận được từ nhà nước về trợ cấp và trợ giá khi thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Các TK cấp 2 : TK 5111- Doanh thu bán thành phẩm Công ty CP cao su Đà Nẵng là đơn vị sản xuất, không cung cấp các dịch vụ, do vậy công ty chỉ sử dụng một tài khoản cấp 2 đối với TK 511 là TK 5111- Doanh thu bán thành phẩm. - Hạch toán chi tiết: TK 5111- Doanh thu bán thành phẩm được theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm. Khi nhập Hoá đơn thì số liệu tự động cập nhật vào các báo cáo bán hàng chi tiết theo sản phẩm và báo cáo bán hàng chi tiết theo khách hàng * TK 512 - Doanh thu nội bộ TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ. Khi xuất kho các sản phẩm tiêu dùng cho hoạt động nội bộ trong công ty, sẽ được hạch toán vào TK 5121- doanh thu bán sản phẩm là TK cấp 2 của TK 512 * TK 632: Là TK phản ánh giá vốn của sản phẩm đã tiêu thụ TK 632 được theo dõi chi tiết cho từng sản phẩm, công ty thực hiện tính giá hàng xuất kho theo giá bình quân cả kỳ. Cuối tháng sau khi kế toán giá thành tính giá thành của thành phẩm thì thực hiện các bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả sản xuất kinh doanh. * TK 131- Phải thu khách hàng Công ty áp dụng tín dụng với đa số những khách hàng lớn và các nhà phân phối vì thế mà TK 131 được tổ chức hạch toán chi tiết theo từng khách hàng. Bên cạnh đó công ty còn tổ chức theo dõi và cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tiêu thụ của từng loại sản phẩm, từng thị trường, cũng như từng khách hàng riêng biệt... cho Ban giám đốc công ty nhằm giúp Ban giám đốc có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động tiêu thụ từ đó có những định hướng, những kế hoạch sản xuất cho các kỳ tiếp theo. 2.2.2. Sổ sách sử dụng: Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán FAST từ năm 2002 để thay thế cho việc hạch toán bằng thủ công trước đây để giảm bớt khối lượng công việc so với hạch toán bằng thủ công trước đây. Riêng quá trình tiêu thụ có khối lượng các nghiệp vụ trong một kỳ khá nhiều làm cho công tác hạch toán và kiểm soát quá trình gặp không ít khó khăn. Ngoài các sổ sách được lưu trữ dưới dạng các tập tin lưu trữ trong máy tính, bộ phận kế toán tiêu thụ còn sử dụng thêm các sổ ghi chép thủ công như Sổ bán hàng thu tiền mặt, sổ chi tiết công nợ... Hằng tháng, các báo cáo sổ sách có liên quan sẽ được in ra in ra để kiểm tra và lưu trữ. Một số sổ sách chủ yếu thường được in ra như: sổ chi tiết, sổ Cái các tài khoản chi phí, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, bảng kê phiếu xuất, các báo cáo. 2.3. Tổ chức báo cáo Để cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo công ty về tình hình tiêu thụ sản phẩm trong từng thời kỳ, thì việc thiết kế các báo cáo tiêu thụ là công việc không thể thiếu trong công tác tổ chức thông tin kế toán quá trình tiêu thụ. Hiện nay, trong chương trình kế toán đang sử dụng có thiết kế nhiều báo cáo về tiêu thụ nhưng các báo cáo vẫn thường được sử dụng nhất là: Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng theo khách hàng, báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng theo sản phẩm, báo cáo tổng hợp doanh số bán theo từng nhóm khách hàng… Như vậy, công tác tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ đã được phòng kế toán công ty thực hiện khá khoa học và phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tuy nhiên trong việc tổ chức chứng từ, các yêu cầu đặt hàng chưa được qui định thống nhất cho nên nhiều khi còn gây nhầm lẫn và khó khăn trong việc chuẩn bị sản phẩm cho khách hàng. 3. Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng. 3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng 3.1.1. Mục tiêu kiểm soát Nhà quản lí khi xây dựng hệ thống KSNB trong đơn vị đều nhằm hướng đến các mục tiêu nhất định. Tại công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng mục tiêu mà Ban Giám Đốc công ty hướng đến khi thực hiện các thủ tục kiểm soát là đảm bảo các hoạt động trong công ty được thực hiện theo đúng qui định, đảm bảo công tác bảo vệ tài sản của công ty, đồng thời phải đảm bảo tính trung thực của các thông tin tài chính. Đối với nghiệp vụ bán hàng, mục tiêu mà ban Giám Đốc đặt ra là tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phải được phản ánh trung thực, chính xác, hợp lí, ngăn ngừa sai phạm có thể xảy ra: ghi sổ thiếu các nghiệp vụ bán hàng, xuất hàng hoá khi chưa có lệnh xuất hàng, số lượng xuất không đúng với yêu cầu trên hợp đồng kinh tế (HĐKT), HĐKT chưa được phê duyệt của những người có thẩm quyền, chứng từ không có đầy đủ các yếu tố cấu thành, không được đánh số thứ tự liên tục. Không những thế Ban giám đốc xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với chu trình cũng nhằm mục tiêu chung của công ty là doanh thu bán hàng phải đạt được mức cao nhất mà công ty mong muốn, đồng thời chi phí bỏ ra (giá vốn, CPBH ..) phải ở mức thấp nhất có thể. Đồng thời đảm bảo doanh thu ghi sổ là có thật, đã tính toán đúng và ghi sổ chính xác. 3.1.2. Thủ tục kiểm soát kế toán 3.1.2.1. Đối với khách hàng trong nước a/ Bán hàng cho các đại lí, nhà phân phối Lưu đồ kiểm soát: Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ Thủ kho P. kinh doanh Khách hàng Người có nhu cầu mua hàng L3 HĐBH (HĐGTGT) L2 PXK (1) Ghi thẻ kho HĐKT HĐKT Lập HĐ kinh tế ( 2 bản) L1 PXK L2 PXK Lập phiếu xuất kho L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT) Lập hoá đơn BH(HĐGTGT) Ghi sổ nhật kí bán hàng (2) N N Ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ TK 131 (3) N Giao cho khách hàng (4) (4’) N Các thủ tục kiểm soát được thể hiện trong từng bước của nghiệp vụ cụ thể như sau: (1) Nhận và xử lí đơn đặt hàng: Khách hàng của công ty phân bố rộng rãi từ Bắc vào Nam, chính vì vậy do khoảng cách địa lí khá xa nên các yêu cầu đặt hàng từ các khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại hoặc fax. Hơn nữa, các khách hàng của công ty thường là những khách hàng có mối quan hệ lâu năm với công ty nên việc yêu cầu đặt hàng như vậy sẽ vừa thuận tiện và nhanh chóng.Tuy nhiên, với trường hợp khách hàng đặt hàng qua fax thì công ty có cơ sở để đối chiếu về sau, riêng đối với trường hợp khách hàng yêu cầu đặt hàng thông qua điện thoại thì không để lại căn cứ để có thể đối chiếu với khách hàng sau này nếu có sai sót xảy ra, mặt khác hình thức này cũng dễ gây nhâm lẫn và sai sót. Chẳng hạn nhân viên bán hàng ghi chép lại yêu cầu mua hàng không chính xác vì vậy có thể dẫn tới việc xem xét loại sản phẩm thực sự mà khách hàng cần mua không chính xác, số lượng sản phẩm khách hàng yêu cầu không còn đủ để cung cấp cho khách hàng nhưng do ghi chép nhầm lẫn nhân viên bán hàng sau khi kiểm tra đã thông báo chấp nhận yêu cầu đặt hàng cho phía khách hàng, việc này có thể dẫn đến tranh cãi và mất lòng tin đối với khách hàng. (2) Lập hợp đồng kinh tế Sau khi nhận được lời đề nghị đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành xem xét về điều kiện mua hàng của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty về chất lượng, chủng loại hàng, giá cả...Khi đã xem xét kĩ, phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng kinh tế ( HĐKT ), HĐKT được xem là ràng buộc pháp lí giữa công ty và khách hàng. Ở công ty việc kí kết các HĐKT được giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng kinh doanh thực hiện. Điều này sẽ giúp việc kí kết HĐKT diễn ra nhanh gọn hơn, giảm thiểu việc tự ý cho khách hàng nợ, song lại tăng trách nhiệm cho trưởng phòng kinh doanh. Như vậy, qua việc lập HĐKT sẽ hạn chế rủi ro về việc nhận những ĐĐH có điều kiện, điều khoản không chính xác và nhận những ĐĐH mà những hàng hoá, dịch vụ đơn vị không có khả năng đáp ứng. (3) Xuất kho hàng hoá Tiếp đến nhân viên phòng bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho, mục đích của phiếu xuất kho là căn cứ để khách hàng nhận hàng dưới kho, và căn cứ để thủ kho xuất kho sản phẩm cho khách hàng. Phiếu xuất kho phải được xét duyệt của thủ trưởng đơn vị, phụ trách phòng bán hàng, trưởng phòng kế toán và người lập lệnh. Phiếu xuất kho được lưu tại phòng bán hàng và thủ kho để cuối kỳ đối chiếu, số lượng trên phiếu xuất kho đưa cho khách hàng được phòng bán hàng ghi chép lại để làm căn cứ lập hoá đơn cho khách hàng tránh trường hợp khách hàng khai số lượng trên phiếu xuất kho ít hơn thực tế làm thất thoát hàng của công ty. Nhân viên nhận hàng tại kho, căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê chuẩn, thủ kho có trách nhiệm giao đúng hàng hóa, số lượng, chủng loại, còn người nhận hàng sẽ tiến hành kiểm nhận số lượng cũng như chất lượng được giao.Việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và người nhận hàng hóa đảm bảo cho công tác giao nhận hàng hoá được thực hiện theo đúng qui định. Việc này đảm bảo xuất hàng và giao hàng do nhân viên có thẩm quyền thực hiện. Thủ kho cũng sẽ theo dõi trên thẻ kho để kiểm soát được số lượng hàng xuất tồn. (4), (4’) Chuyển giao hàng hoá và lập hoá đơn Hiện nay các nhà phân phối mua hàng của công ty theo hình thức trực tiếp, các nhà phân phối mua hàng trực tiếp tại công ty và công ty chịu trách nhiệm chuyên chở sản phẩm cho nhà phân phối, một số khách hàng không trực tiếp nhận hàng mà thông qua người vận chuyển đồng thời công ty lại chịu chi phí chở hàng đến tận các nhà phân phối do vậy mà giá bán bao gồm giá nền cộng với chi phí vận chuyển, giá này được qui định riêng cho từng khách hàng ở mỗi thời kì. Sau khi đã xuất kho hàng hoá, dựa trên số lượng hàng thực nhận phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn bán hàng thể hiện sự chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng. Hoá đơn bán hàng được lập theo số lượng sản phẩm thực nhận của khách hàng, hoá đơn được xét duyệt bởi đầy đủ các bộ phận theo qui định của chế độ kế toán Việt Nam. Vì sản phẩm của công ty nằm ở nhiều kho và các sản phẩm được tính hai mức thuế GTGT khác nhau là 5% và 10% nên có có trường hợp khách hàng mua cùng một lần nhưng phải lập nhiều hoá đơn. Đối với các sản phẩm săm lốp ôtô có qui cách 900 trở lên thì áp dụng mức thuế GTGT là 5%, các sản phẩm còn lại thì được áp dụng mức thuế GTGT là 10%. Hoá đơn bán hàng sau đó được gửi cho phòng kế toán để hạch toán. Khi giao nhận hoá đơn nhân viên kế toán phải ký xác nhận vào sổ số lượng hoá đơn mà mình đã nhận để phân chia rõ trách nhiệm nếu sau này có tình trạng mất hay thất lạc hoá đơn xảy ra. Trong quá trình hạch toán nếu có phát hiện sai sót trong hoá đơn thì kế toán công nợ gạch bỏ dòng ghi của hoá đơn đó trong sổ chi tiết công nợ. Sau đó hoá đơn được chuyển qua cho phòng bán hàng để huỷ Hoá đơn và lập lại hoá đơn mới. Hoá đơn GTGT được công ty mua tại Cục Thuế đã được đánh sẵn số thứ tự do vậy rất dễ kiểm soát, tránh trường hợp nhân viên lập một hoá thành nhiều lần hoặc hoá đơn khống khi thực tế không giao hàng. Hoá đơn GTGT ( Phụ lục II.2) vQuá trình hạch toán : Hoá đơn sau khi nhận về được kế toán tiêu thụ phân loại theo khách hàng, và theo vùng miền để tiện cho việc hạch toán và kiểm tra. v Kiểm soát đối với nhập liệu chứng từ : Hiện nay, các máy tính tại phòng kế toán và phòng bán hàng đã nối mạng với nhau, khoảng vài ngày một lần kế toán tiêu thụ tiến hành sao chép các hoá đơn bán hàng tại máy tính của phòng bán hàng vào máy tính của phòng kế toán và lưu trữ lại. Hoá đơn khi nhận về được kế toán tiêu thụ tiến hành kiểm tra đối chiếu từng hoá đơn một với hoá đơn được cập nhật vào chương trình. Tuy nhiên, trong quá trình sao chép cập nhật dữ liệu một số mã thành phẩm không tự động chuyển đổi được do vậy trong quá trình kiểm tra hoá đơn, kế toán tiến hành nhập những mã không tự động chuyển đổi được, sau đó những hoá đơn đã kiểm tra và sửa được lưu lại. Việc kiểm soát quá trình hạch toán và nhập liệu chứng từ này sẽ kiểm soát tối đa các nghiệp vụ bán hàng nhằm ngăn chặn việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng không thực tế phát sinh, đồng thời đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ, kịp thời trên cơ sở các chứng từ hợp lí. + Ghi nhận doanh thu: ghi nhận doanh thu dựa vào các chứng từ, hoá đơn. Doanh thu bán hàng là tổng giá trị sản phẩm bán ra của công ty, doanh thu được xác định bằng tích của giá chưa thuế của sản phẩm với số lượng sản phẩm bán ra, chính là dòng tổng cộng tiền hàng trên Hoá đơn GTGT. Doanh thu bán hàng tại công ty được tập hợp bên Có của tài khoản 511. Khoảng vài ngày khi số lượng các nghiệp vụ tương đối nhiều kế toán bắt đầu thực hiện cập nhật các hoá đơn GTGT từ phòng bán hàng, sau đó sẽ tiến hành kiểm tra Hoá đơn, khi thực hiện lưu hoá đơn đã được kiểm tra thì doanh thu sẽ được tập hợp vào TK 511. Để việc theo dõi doanh thu được chính xác, ở công ty cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tổng thể toàn bộ hoá đơn bán hàng xem hoá đơn nào chưa được chỉnh sửa, hoá đơn nào đã được sao chép nhưng chưa có liên lưu tại phòng kế toán. Khi đó kế toán tiêu thụ phải sang phòng bán hàng kiểm tra lại xem có tồn tại hoá đơn gốc đó không? Công việc này tiến hành rất thận trọng vì liên quan đến sự xác thực của doanh thu tiêu thụ trong kỳ cũng như trách nhiệm bảo quản hoá đơn. Tiếp đến kế toán tiến hành đối chiếu sản lượng tiêu thụ với phòng bán hàng. Sau khi đã đối chiếu sản lượng tiêu thụ kế toán tiêu thụ tiến hành đối chiếu với Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, số liệu phòng bán hàng được đối chiếu với các kho. Qui trình đối chiếu ba bên như vậy bảo đảm số liệu của mỗi kỳ sau khi được đối chiếu khá chính xác. Nếu phát hiện chênh lệch xảy ra thì tiến hành chỉnh sửa. Thủ tục kiểm soát ghi nhận doanh thu này đồng thời vừa kiểm soát việc sử dụng và lập hoá đơn vừa ngăn chặn việc ghi nhận doanh thu không đúng kì kế toán. Công việc kiểm tra đối chiếu cuối kỳ xem ra khá phức tạp vì công ty có chủng loại về sản phẩm khá đa dạng cũng như đặc tính của nhiều loại sản phẩm tương tự nhau, bên cạnh đó tên gọi của nhiều sản phẩm không đồng nhất giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán nên trong quá trình nhập liệu có thể dẫn tới nhiều sai sót. Ngoài ra, để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu tránh ghi sai về doanh thu chi tiết từng sản phẩm, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo công ty sử dụng các báo cáo tháng: Bảng 2.1: CÔNG TY CP CAO SU ĐÀ NẴNG BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG Từ ngày 01/11/2007 đến ngày 30/11/2007 Stt Mã KH Tên khách hàng Giá vốn Doanh thu 1 BD001 cty TNHH TMDV Tấn Mỹ 357,133,159 392,326,427 2 BD002 Lữ Hoàng Đốc 455,257,687 471,211,283 3 BD003 cty CP xây dựng 47 62,758,386 70,190,686 4 BD005 DNTN Thế Anh 112,697,732 119,099,008 5 DN001 TTGD Mtrung 2,521,741 2,352,092 6 DN002 CH bán và GTSP Săm lốp DRC 674,386,770 790,773,608 7 DN003 cty THHH TMDV Ngọc Hạnh 2,045,941,133 2,113,078,510 8 DN004 DNTN Hoà Hảo 634,940,244 697,181,448 9 DN005 Trương Thị Hoài Hương 741,997,684 780,421,942 … … … .. .. TỔNG 75,852,322,659 86,554,258,953 Ngày … tháng … năm 2007 Người lập biểu Bảng 2.2: CÔNG TY CP CAO SU ĐÀ NẴNG BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG Từ ngày 01/11/2007 đến ngày 30/11/2007 Stt Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Doanh thu 1 TP000100 Lốp ôtô đắp 825-16 cái 251 97,802,560 2 TP000300 Lốp ôtô đắp 750-16 cái 104 35,394,008 3 TP000400 Lốp ôtô đắp 825-20 cái 164 90,085,223 4 TP001000 Lốp ôtô đắp 1000-20 cái 1,489 1,036,094,497 5 TP001300 Lốp xe đạp 650 đen cái 26,806 470,321,067 6 TP001901 Lốp xe đạp mi ni đen cái 4,387 76,014,724 7 TP001902 Lốp xe đạp mi ni màu cái 204 3,985,800 8 TP002001 Săm xe đạp 600 van cái 65,342 521,894,500 9 TP002002 Săm xe đạp 600 kvan cái 52,696 381,303,627 … … …  … …   … TỔNG 86,554,258,953 Ngày … tháng … năm 2007 Người lập biểu E Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu là những khoản làm giảm lợi ích của công ty, do vậy kiểm soát chặt chẽ các khoản giảm trừ doanh thu cũng sẽ xác định được chính xác doanh thu tiêu thụ trong kỳ, đồng thời kiểm soát được ảnh hưởng của các chính sách tiêu thụ mà công ty đã đề ra đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm. v Các khoản chiết khấu: Việc quyết định chiết khấu hay giảm giá hàng bán đều phải có sự ký duyệt của giám đốc. Đây là biện pháp kiểm soát tốt nhất tránh tình trạng nhân viên bán hàng tự ý chiết khấu hay giảm giá cho khách hàng. Việc qui định rõ ràng các chế độ đối với nhà phân phối giúp cho việc xác định các khoản chiết khấu được rõ ràng và chính xác. (Phụ lục II.3) Tới thời điểm cuối kỳ, phòng bán hàng lập các Bảng thanh toán chế độ bán hàng cho các nhà phân phối. ( Phụ lục II.4) Tại công ty, Bảng thanh toán các chế độ bán hàng cho các nhà phân phối được ký duyệt bởi Tổng Giám đốc (hoặc Phó Tổng Giám đốc), Kế Toán Trưởng và Phòng bán hàng. Mặc dù vậy việc phê duyệt còn mang tính chiếu lệ. Những khoản chiết khấu bán hàng đã được trừ trên hoá đơn cho nên doanh thu hạch toán căn cứ trên hoá đơn là doanh thu đã được giảm trừ. Những khoản này làm giảm doanh thu tiêu thụ của công ty cho nên cần thiết phải theo dõi chi tiết các khoản chiết khấu này, tuy nhiên, hiện nay kế toán chưa theo dõi các khoản này. v Hàng đổi bù - Hàng đổi bù là sản phẩm của công ty đã tiêu thụ nhưng trong quá trình sử dụng xảy ra sự cố hỏng hóc do lỗi của công ty mà sản phẩm còn trong điều kiện bảo hành hoặc những sản phẩm chưa sử dụng nhưng khách hàng không ưng ý thì những sản phẩm đó được công ty cho phép đổi lại cho khách hàng sản phẩm tương tự. Những sản phẩm đó phải được bộ phận KCS (bộ phận kiểm tra chất lượng hàng) kiểm tra và lập Biên bản kiểm tra trong đó ghi rõ nguyên nhân hỏng và cho phép đổi cho khách hàng thì mới được cấp hàng đổi bù cho khách hàng. Hồ sơ hàng đổi bù bao gồm: - Biên bản Kiểm tra được lập bởi bộ phận KCS. - Phiếu nhập kho sản phẩm bị lỗi, hỏng. - Hoá đơn GTGT, Lệnh xuất hàng, Phiếu xuất kho sản phẩm đổi bù. Cuối kỳ kế toán tiến hành in chi tiết hoá đơn hàng đổi bù và đối chiếu với từng hoá đơn để phát hiện các sai sót để kịp thời xử lý hoặc chỉnh sửa.Vì khi đổi sản phẩm cho khách hàng, khách hàng chưa xuất hoá đơn GTGT cho nên doanh nghiệp phải thanh toán khoản thuế GTGT của hàng đổi bù cho Nhà nước. v Hàng bán bị trả lại: Khi khách hàng trả lại những sản phẩm sai hỏng hoặc những sản phẩm khách hàng không vừa ý và khách hàng không nhận hàng đổi bù thì khách hàng xuất một hoá đơn GTGT, hàng bán bị trả lại cũng qua các bước và thủ tục giống như đối với hàng đổi bù. Hàng bán bị trả lại là khoản làm giảm trừ doanh thu tiêu thụ. Vì vậy khi có tình trạng hàng bán bị trả lại nhiều thì cần điều tra làm rõ nguyên nhân và kịp thời có các quyết định tích cực. Thủ tục kiểm soát đối với hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại sau khi được phòng bán hàng phê duyệt được cho nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho số lượng hàng hoá trả lại đó có xác nhận của các bộ phận liên quan. Phiếu nhập kho và hoá đơn của hàng bán bị trả lại được gửi lên phòng kế toán cho kế toán tiêu thụ hạch toán . Qua thực trạng kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty CP Cao su Đà Nẵng cho thấy công tác kiểm soát các khoản giảm trừ còn chưa được chú trọng đúng mức. Mặc dù các khoản giảm trừ có tỷ trọng không lớn so với tổng doanh thu, nhưng các khoản này cũng có giá trị khá lớn, mặt khác do không được theo dõi chi tiết cho nên xảy ra tình trạng công ty phải bỏ tiền nộp khoản thuế GTGT của những hàng đổi bù nhưng chưa có hoá đơn GTGT xuất trả về vì khi xảy ra nghiệp vụ liên quan đến hàng đổi bù, công ty muốn giải quyết nhanh cho khách hàng nên chưa yêu cầu giao ngay hoá đơn GTGT hàng trả về. b/ Đối với trường hợp bán lẻ Do công ty là doanh nghiệp sản xuất nên nghiệp vụ bán lẻ không xảy thường xuyên, mua số lượng ít và thực hiện thanh toán ngay nên sai sót ít xảy. Khi có nghiệp vụ xảy ra thì phòng kinh doanh lập hoá đơn (không lập phiếu xuất kho), khách hàng sẽ cầm liên 2 hoá đơn xuống kho nhận hàng, thủ kho sẽ dựa vào hoá đơn để xuất hàng. Dựa vào hoá đơn kế toán sẽ