Khóa luận Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền tại Chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn khu vực Triệu Hải - Quảng Trị

hàng như sau: NHNo Quảng Trị SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT Số: 50-NHNo KV Triệu Hải Ngày…tháng…năm… Ngày ps trước:…/…/… Tên tài khoản:………… Tài khoản:…………….. Tập Sbt KHTM TK đối phương Doanh số Nợ Doanh số Có Số dư đầu ngày. Cộng ngày: Tích lũy tháng: Tích lũy năm: Số dư cuối ngày. Kế toán giữ sổ. Kiểm soát. Trong điều kiện kế toán máy, tại ngân hàng kế toán chi tiết được thực hiện tập trung nên các nhân viên kế toán mở sổ chi tiết trên máy vi tính và sẽ truy cập tại mọi thời điểm giao dịch với khách hàng. - Quy trình kế toán tổng hợp. Chứng từ kế toán (Phiếu thu, phiếu chi…) Nhật ký chứng từ Bảng kết hợp TK cấp 1 Sổ tổng hợp (Sổ cái) Bảng cân đối tài khoản ngày,tháng,năm. Trong điều kiện kế toán máy, Nhật ký chứng từ, Bảng kết hợp tài khoản cấp 1, Sổ cái và Bảng cân đối tài khoản ngày được lập trên máy vi tính. Trong Nhật ký chứng từ, các chứng từ được lưu trữ theo từng bút toán, trên chứng từ gốc được ghi số thứ tự của giao dịch, từng ngày làm việc. Nhật ký chứng từ chỉ có một vế hoặc Nợ hoặc Có. Cuối ngày chương trình máy tính sẽ tự động căn cứ vào số liệu ở Bảng kết hợp tài khoản cấp 1, lên Sổ tổng hợp, Sổ cái, Bảng cân đối tài khoản ngày… Như vậy, Bảng cân đối tài khoản ngày là một công cụ phục vụ cho lãnh đạo ngân hàng nhận biết sự tăng và giảm vốn trong ngày. Ngoài ra, thông qua sự cân bằng của tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trong ngày và sự cân bằng của tổng dư Nợ và tổng dư Có cuối ngày của Bảng cân đối tài khoản ngày, có thể kiểm tra tính chính xác của số liệu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Bảng cân đối TK ngày được lập vào sáng ngày tiếp theo trên cơ sở số liệu của Sổ tổng hợp ngày trước đó. Bảng cân đối TK tháng, quý, năm, Bảng cân đối kế toán về thực chất cũng là những khâu cuối cùng của quy trình kế toán tổng hợp. Bảng kết hợp TK cấp 1 liệt kê tổng phát sinh và số dư hàng ngày của các tiểu khoản có hoạt động thuộc cùng một TK cấp 1. Bảng kết hợp này vừa dùng làm căn cứ để ghi Sổ tổng hợp vừa dùng để kiểm tra tính chính xác của số liệu kế toán chi tiết. 2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng khoản mục vốn bằng tiền. Với nhận thức đúng đắn vai trò của chứng từ kế toán ngân hàng trong công tác kế toán tại ngân hàng, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán được NHNo Triệu Hải quan tâm. a) Tổ chức chứng từ nghiệp vụ thu tiền. Chứng từ nộp tiền mặt vào ngân hàng (nộp tiền vào tài khoản tiền gửi, trả nợ vay, nộp tiền vào tài khoản ký quỹ, nộp tiền mặt để chuyển tiền, điều chuyển tiền mặt…) được lập theo quy định của từng nghiệp vụ (lập trên chứng từ theo mẫu in sẵn của ngân hàng hoặc chứng từ do chương trình giao dịch in ra với số liên chứng từ phù hợp với từng giao dịch), Bảng kê các loại tiền và các giấy tờ cần thiết khác theo quy định (Chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ khách hàng, sổ tiền gửi, hợp đồng tín dụng, giấy tờ khác theo quy định của từng nghiệp vụ). Hệ thống chứng từ bao gồm: Phiếu thu. Giấy nộp tiền mặt. Lệnh nhập quỹ. Tổ chức chứng từ nghiệp vụ chi tiền. Tương tự nghiệp vụ thu tiền, chứng từ nghiệp vụ chi tiền cũng được lập theo quy định của từng nghiệp vụ (lập trên chứng từ theo mẫu in sẵn của ngân hàng hoặc chứng từ do chương trình giao dich in ra với số liên chứng từ phù hợp với từng giao dịch). Hệ thống chứng từ bao gồm: - Phiếu chi. - Giấy lĩnh tiền mặt. - Lệnh xuất quỹ. c) Tổ chức lập chứng từ. Khâu lập chứng từ được thực hiện riêng theo từng loại chứng từ như: chứng từ giấy, chứng từ điện tử. - c.1 Đối với chứng từ giấy: Khâu lập chứng từ giấy phải được thực hiện đúng theo yêu cầu giao dịch của khách hàng và từng nội dung nghiệp vụ. - Đối với các chứng từ thu tiền: + Phiếu thu: được lập khi phát sinh các giao dịch như: thu lãi cho vay, thu phí dịch vụ ngân hàng,…, thu khác. Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ghi rõ họ tên và địa chỉ người nộp tiền. Dòng “lý do nộp” phải ghi rõ nội dung số tiền nộp như: thu lãi theo khế ước, thu phí chuyển tiền mặt… Dòng “số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính… Thông thường phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên (liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: nội bộ) (phụ lục 1) + Giấy nộp tiền mặt: được lập khi phát sinh giao dịch như nộp tiền vào tài khoản, gửi tiền… Trên giấy nộp tiền cũng phải ghi rõ các yếu tố như: họ tên người nộp, địa chỉ, họ tên người nhận, CMND số, số TK, tại ngân hàng… Dòng “nội dung nộp” phải ghi rõ nội dung, số tiền bằng chữ và bằng số… (phụ lục 2). + Lệnh nhập quỹ: được lập khi nhận tiền gửi của kho bạc, các tổ chức kinh tế… hoặc nguồn vốn cấp trên cấp cho ngân hàng. Đối với các chứng từ chi tiền: + Phiếu chi: phải được trưởng phòng kế toán, giám đốc ngân hàng xem xét, ký duyệt chi trước khi xuất quỹ và được lập thành 2 liên. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Đồng thời thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi (phụ lục 3). + Giấy lĩnh tiền mặt: được lập khi khách hàng có nhu cầu rút tiền tại ngân hàng. Giấy lĩnh tiền mặt cũng được lập với đầy đủ các yếu tố như: họ tên người lĩnh tiền, địa chỉ, CMND số, số TK, tại ngân hàng, ghi rõ nội dung rút tiền và số tiền bằng chữ, bằng số yêu cầu được rút. Mặt khác phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ tài khoản của đơn vị rút tiền, người lĩnh tiền và các bộ phận có liên quan của ngân hàng như: thủ quỹ, kế toán, kiểm soát, giám đốc (phụ lục 4). + Lệnh xuất quỹ: được lập khi điều chuyển tiền từ trung tâm đến các chi nhánh cấp 3, điều chuyển tiền sang quỹ NHNo tỉnh và điều chuyển với các tổ chức kinh tế khác. Nhìn chung, trình tự lập chứng từ giấy phải thực hiện đầy đủ theo các nội dung sau: Thứ nhất, nhân viên ngân hàng lập chứng từ kế toán trên những tờ chứng từ in sẵn, hoặc có mẫu được thiết kế sẵn trên máy vi tính có đủ các yếu tố quy định như tên chứng từ, tên và địa chỉ của người trả tiền, tên địa chỉ của người nhận tiền, số tiền bằng chữ, chữ ký của người có trách nhiệm liên quan. Thứ hai, các chứng từ được lập bằng cách điền các yếu tố chứng từ bằng máy vi tính hoặc bằng cách viết lồng qua giấy than. Trong trường hợp chứng từ chỉ có một liên duy nhất các yếu tố đều được viết bằng máy vi tính, bằng mực không phai. Thứ ba, chứng từ do khách hàng lập và được dùng làm chứng từ kế toán của ngân hàng, trên bản chính phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và đóng dấu đơn vị. Mẫu chữ ký và mẫu con dấu của khách hàng đều được đăng ký trước tại ngân hàng. Thứ tư, các chứng từ kế toán đều có chữ kỹ của nhân viên ngân hàng có liên quan như thanh toán viên, thủ quỹ, các bộ tín dụng, Giám đốc hay người được Giám đốc uỷ quyền. Thứ năm, trong trường hợp chứng từ kế toán ngân hàng bị lập sai các nhân viên ngân hàng đều lập chứng từ khác thay thế, không tẩy xoá, sửa chữa ... Thứ sáu, mọi chứng từ kế toán đều được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh. Thứ bảy, nhân viên ngân hàng không bao giờ lập hộ chứng từ cho khách hàng, trừ trường hợp khách hàng không biết chữ. c.2 Đối với chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử hiện đang được các NHTM trên địa bàn Tỉnh sử dụng do sự phát triển của Công nghệ thông tin ngân hàng. Cách thức lập các chứng từ điện tử tương tự như quá trình lập các chứng từ giấy theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ta có thể thấy rõ qua mẫu sau: NHN0 Quảng Trị Tập: Liên: NHNo KV Triệu Hải PHIẾU THU Số:… Mã chi nhánh:50 Ngày…tháng…năm… Ký hiệu CT: Mã số thuế:3200099986. Ký hiệu NDNV: Nợ: Có: Có: Người nộp: Đơn vị: Mã số thuế: Địa chỉ: Nội dung: Số tiền dịch vụ phí: Thuế suất 10% thuế GTGT: Tổng số tiền thanh toán: Bằn chữ: Thời gian: Ngày…tháng…năm… Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán viên TP Kế toán (Ghi rõ họ tên) Như vậy: - Khi sử dụng chứng từ điện tử trong các ngân hàng tất cả các chứng từ này đều được lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các yếu tố và được bảo mật. - Các dữ liệu thông tin trên chứng từ điện tử được phản ánh rõ ràng, trung thực, có chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết. - Ngày, tháng, năm đều ghi bằng số theo dạng DD/MM/YYYY, số tiền trên chứng từ đều ghi cả bằng số và bằng chữ. Tuy nhiên các chứng từ điện tử sau khi được lập trên máy vi tính đều được in ra để thuận tiện việc ghi chữ ký của khách hàng và các cán bộ nhân viên ngân hàng trên chứng từ điện tử này. - Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định về xử lý sai sót trong giao dịch điện tử. d) Tổ chức luân chuyển chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ thu tiền mặt được thực hiện như sau: Khách hàng Kiểm soát viên Thủ quỹ Thanh toán viên Máy tính Bảng liệt kê giao dịch Lưu trữ chứng từ kế toán Phê duyệt (6a) (1) (6b) (5) (2) (7a) (3) (4) (8a) (8b) (7b) (10) (9) Giải thích: Khách hàng lập chứng từ nộp tiền cho thanh toán viên. (2) Thanh toán viên chuyển phê duyệt cho kiểm soát viên đối với các giao dịch quy định phải có phê duyệt. (3) Kiểm soát viên chuyển phê duyệt cho GĐ (hoặc người được ủy quyền) đối với các giao dịch theo quy định lãnh đạo phê duyệt. (4) Người phê duyệt chuyển trả chứng từ để thực hiện giao dịch. (5) Kiểm soát viên chuyển chứng từ cho thủ quỹ thu tiền. (6a) Khách hàng nộp tiền. (6b) Thủ quỹ trả chứng từ (báo Có) cho khách hàng nộp tiền. (7a) Thủ quỹ chuyển chứng từ nộp tiền lại cho kiểm soát viên. (7b) Thủ quỹ nhập vào máy tính. (8a) Kiểm soát viên chuyển chứng từ nộp tiền cho thanh toán viên. (8b) Thanh toán viên nhập số liệu vào máy vi tính. Thanh toán viên chạy bảng liệt kê giao dịch. Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. Trình tự luân chuyển chứng từ chi tiền mặt được thực hiện như sau: Máy tính Kiểm soát viên Thủ quỹ Thanh toán viên Khách hàng (6a) (1a) (5) (2) (7) (8) (3) (4) Phê duyệt (1b) (6b) Bảng liệt kê giao dịch Lưu trữ chứng từ kế toán (10) (9) Giải thích : (1a) Khách hàng lập chứng từ lĩnh tiền gửi thanh toán. (1b) Thanh toán viên nhập thông tin vào máy. (2) Thanh toán viên chuyển phê duyệt cho kiểm soát viên đối với các giao dịch quy định phải có phê duyệt. (3) Kiểm soát viên phê duyệt cho lãnh đạo đối với các giao dịch quy định có lãnh đạo phê duyệt. (4) Người phê duyệt chuyển trả chứng từ để thực hiện giao dịch. (5) Kiểm soát viên chuyển cho thủ quỹ chi tiền. (6a) Khách hàng nhận chứng từ (báo Nợ) và tiền mặt tại quỹ. (6b) Thủ quỹ nhập vào máy tính. Thủ quỹ chuyển chứng từ chi tiền lại cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên chuyển chứng từ chi tiền cho thanh toán viên. Thanh toán viên chạy bảng liệt kê giao dịch. Lưu trữ chứng từ theo quy định. e) Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng. Nội dung quan trọng trong quá trình tổ chức chứng từ kế toán ngân hàng được các nhà quản lý chú trọng là khâu kiểm soát chứng từ. Toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh đều được kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố đã ghi trên chứng từ trước khi ghi vào sổ sách kế toán. Khi kiểm tra chứng từ được thực hiện theo 2 bước: kiểm soát ban đầu (kiểm soát trước) và kiểm soát lại (kiểm soát sau). TRÌNH TỰ. CHỨNG TỪ THU TIỀN CHỨNG TỪ CHI TIỀN 1.Kiểm soát ban đầu. Được thực hiện bởi các thanh toán viên khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng. Nội dung kiểm soát: - Chứng từ lập đúng quy định chưa? - Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh có phù hợp với thể lệ huy động, tín dụng của ngân hàng hay không? - Kiểm soát tính chính xác, khớp đúng của số liệu và các thông tin trên chứng từ. Nội dung kiểm soát: - Chứng từ lập đúng quy định chưa? - Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh có phù hợp với thể lệ thanh toán của ngân hàng hay không? - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ có phải là lệnh của chủ TK hay không? - Kiểm soát các thông tin liên quan đến điều kiện thực hiện của chứng từ (số hiệu TK, số dư TK tiền gửi của khách hàng, chữ ký, mẫu dấu của khách hàng…). 2. Kiểm soát lại. Do kiểm soát viên ngân hàng thực hiện (Trưởng phòng kế toán hoặc Phó phòng kế toán) khi nhận được chứng từ từ bộ phận thanh toán viên, thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi chép vào sổ sách kế toán. Nội dung kiểm soát: - Kiểm tra tương tự thanh toán viên (trừ việc kiểm tra số dư). - Kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ. - Kiểm soát chữ ký của thanh toán viên, thủ quỹ trên chứng từ. Nội dung kiểm soát: - Kiểm tra tương tự thanh toán viên (trừ việc kiểm tra số dư). - Kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ. - Kiểm soát việc chấp hành chế độ, phạm vi trách nhiệm ký trên chứng từ giao dịch. - Kiểm soát chữ ký của thanh toán viên, thủ quỹ. 2.2.4 Hệ thống báo cáo kế toán. Trong năm tài chính, khi kết thúc mỗi tháng, mỗi quý và cả năm, chi nhánh lập các báo cáo kế toán theo quy định hiện hành của hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam, gửi về NHNo Tỉnh, từ đó gửi về NHTM TW, NHNN và Bộ Tài chính. Báo cáo tháng gồm: + Bảng cân đối tài khoản tháng. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo tài chính quý, năm gồm: + Bảng cân đối tài khoản. + Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN). + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN). + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN). + Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN). Tuy nhiên, ngoài hệ thống báo cáo kế toán bắt buộc như trên, hàng tháng, hàng quý và cả năm các bộ phận nghiệp vụ sẽ cung cấp số liệu làm cơ sở theo dõi và đánh giá tình hình kinh doanh của ngân hàng. Kế toán sẽ có trách nhiệm lập các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ mà mình thực hiện. Do giới hạn nghiên cứu của đề tài nên em không đi cụ thể vào những báo cáo nghiệp vụ này, mà chỉ xin đưa ra một số báo cáo có liên quan đến vốn bằng tiền như: - Báo cáo kiểm kê tiền mặt ngoại tệ (mẫu số 1/BCNQ-NHNo) (phụ lục 6). - Báo cáo kiểm kê tiền mặt VNĐ thuộc quỹ nghiệp vụ (mẫu số 3/BCNQ-NHNo) (phụ lục 7). - Báo cáo tiền giả – tiền bị phá hoại (mẫu số 7/BCNQ-NHNo) (phụ lục 8). - Báo cáo trả tiền thừa cho khách hàng (mẫu số 8/BCNQ-NHNo) (phụ lục 9) - Báo cáo thống kê thu – chi các loại tiền thuộc quỹ nghiệp vụ (phụ lục 10). - Báo cáo thực hiện thu – chi tiền mặt qua quỹ ngân hàng (biểu: NA01/T001) (phụ lục 11). Với hệ thống báo cáo khá chi tiết được lập là nguồn thông tin cơ bản phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của NHNN chỉ đạo hoạt động của chính NHNN. Nhìn chung việc phát triển ứng dụng CNTT trong hoạt động ngân hàng theo tinh thần của chỉ thị 58CT/TW của Bộ Chính trị “Về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH” được đánh giá là tương đối phù hợp. Đặc biệt việc ứng dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã góp phần tích cực vào công cuộc nâng cao chất lượng thông tin ngành ngân hàng và qua đó nâng chất lượng kiểm tra - kiểm soát. Tuy nhiên, thực tiễn phát triển công nghệ ở chi nhánh NHNo khu vực Triệu Hải cũng như các chi nhánh trên địa bàn Tỉnh, tính hệ thống và tính tương thích của cơ sở hạ tầng CNTT chưa cao. Tại chi nhánh hiện chưa có cán bộ đặc biệt chuyên về hệ thống máy tính, nếu chỉ là trục trặc thông thường thì có thể tự khắc phục được, nhưng đối với các sự cố khác thì phải nhờ đến NHNo Tỉnh cử chuyên gia. Điều này gây tốn kém thời gian khiến cho hoạt động giao dịch gặp không ít trở ngại. 2.3 Thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền. 2.3.1 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền. Lưu đồ thể hiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền: Khách hàng Thanh toán viên Kiểm soát TP Kế toán Thủ quỹ KT Giám đốc tổng hợp Bắt đầu (S) Ký duyệt Ký duyệt Nộp các chứng từ có liên quan Kiểm tra và lập phiếu thu (S) (Đ) (Đ) Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Phiếu thu Sổ kế toán chi tiết Vào sổ quỹ trên máy tính Bảng kê tổng hợp Sổ cái Bảng CĐTK Các thủ tục kiểm soát chủ yếu được áp dụng: - Sử dụng phiếu thu để làm căn cứ chứng từ ghi nhận nghiệp vụ thu tiền. - Kế toán tiền mặt và thủ quỹ là hai nhân viên khác nhau. - Phiếu thu có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và được đánh số (số bút toán) theo dõi liên tiếp. - Sau khi thu tiền, căn cứ vào phiếu thu, thủ quỹ nộp tiền vào quỹ ngay. - Phiếu thu được lập trên máy nên phải đảm bảo định khoản đúng, chính xác. - Toàn bộ các khoản tiền đều tập trung tại một đầu mối duy nhất là thủ quỹ… Để kiểm soát tốt các khoản thu tại ngân hàng, trước hết chúng ta phải biết được các khoản thu đó là từ nguồn nào và có nhất thiết phải sử dụng tiền mặt hay không? Các khoản thu chính của ngân hàng bao gồm: thu từ hoạt động nghiệp vụ (thu lãi cho vay, thu từ nghiệp vụ cho thuê tài chính, thu khác từ hoạt động tín dụng…), thu từ các hoạt động khác (thu lãi góp vốn mua cổ phần; thu kinh doanh vàng, bạc, ngoại tệ; thu dịch vụ bảo hiểm…),…, thu khác. Trong giới hạn đề tài, em xin trình bày một số thủ tục đối với một số khoản thu chủ yếu tại chi nhánh. a) Đối với thu nợ và thu lãi cho vay. Đây là một phần trong hoạt động tín dụng của ngân hàng, do kế toán nghiệp vụ tín dụng thực hiện. Khách hàng (1a) (4a) Hợp đồng tín dụng Thanh toán viên Kiểm soát viên Thủ quỹ (1b) (2) (3) Máy tính Giám đốc (6b) (6a) (5) (4b) Máy tính (1a) Khách hàng nộp các giấy tờ có liên quan cho thanh toán viên. (1b) Thanh toán viên căn cứ vào Hợp đồng tín dụng để làm thủ tục cho khách hàng thanh toán và lập phiếu thu. (2) Thanh toán viên chuyển phiếu thu và các giấy tờ liên quan cho kiểm soát viên. (3) Kiểm soát viên chuyển cho thủ quỹ. (4a) Khách hàng đến nộp tiền tại thủ quỹ. (4b) Nhập vào máy tính. (5) Thủ quỹ chuyển chứng từ lại cho kiểm soát viên. (6a) Kiểm soát viên chuyển chứng từ lại cho thanh toán viên hạch toán. (6b) Nhập dữ liệu vào máy tính. * Đối với quá trình thu nợ. Khi khách hàng có nhu cầu trả tiền, thanh toán viên kiểm tra bộ hồ sơ trong hợp đồng tín dụng, lập phiếu thu tiền mặt và chuyển sang quỹ để thu tiền. Khi khách hàng có nhu cầu tất toán tài khoản vay thì yêu cầu khách hàng làm việc với Phòng Tín dụng để in phiếu tất toán vay gồm nợ gốc và nợ lãi đến thời điểm hiện tại, kiểm tra lại tính chính xác của số tiền trên phiếu tất toán và lập phiếu thu chuyển quỹ nếu khách hàng trả bằng tiền mặt. Khi có phát sinh nợ đến hạn nhưng khách hàng không lập ủy nhiệm chi để trả nợ thì thanh toán viên có thể căn cứ yêu cầu của cán bộ tín dụng trích tài khoản tiền gửi của khách hàng để thu nợ đến hạn. * Đối với thu lãi cho vay. - Đối với khách hàng là các doanh nghiệp: sau ngày 25 hàng tháng khi nhận được Bảng kê tính tiền lãi của cán bộ tín dụng giao (có Bảng kê giao nhận), thanh toán viên đối chiếu số tiền trên bảng kê và hóa đơn trên máy, số dư tài khoản tiền gửi có đủ tiền thì tiến hành lập phiếu ghi nợ tài khoản tiền gửi và ghi có tài khoản thu lãi cho vay (ngắn hạn hoặc trung, dài hạn). Các đơn vị nào chưa đủ tiền để thu lãi trong tháng đó thì thanh toán viên sẽ tiếp tục theo dõi khi nào trên tài khoản tiền gửi có tiền thì sẽ tiến hành thu lãi sau. - Đối với khách hàng là cá nhân thì căn cứ vào phiếu tính lãi hàng tháng cán bộ tín dụng giao (sau ngày 26 hàng tháng), khi khách hàng đến trả lãi thanh toán viên căn cứ vào phiếu tính lãi sau khi đã kiểm tra số tiền trên phiếu tính lãi lập phiếu thu tiền mặt chuyển sang quỹ. Việc tính lãi vay đòi hỏi phải chính xác, hệ thống máy tính có thể chuyển ngày tính lãi sai nên cuối ngày sau khi tập hợp các phiếu thu, kiểm soát viên sẽ tiến hành kiểm tra lại để có thể sửa chữa, khắc phục kịp thời. b) Đối với các khoản thu từ nguồn tiền gửi. Sơ đồ: Thủ quỹ Kiểm soát viên Giám đốc (3a) Thanh toán viên (2) (4a) (3b) Máy vi tính Khách hàng (1) (6) (4b) (1) Khách hàng viết giấy gửi tiền đưa cho thanh toán viên. (2) Thanh toán viên kiểm tra, lập hồ sơ tiền gửi và thẻ lưu phù hợp và chuyển cho kiểm soát viên, trình ký duyệt. (3a) Kiểm soát viên sau khi kiểm soát chuyển cho thủ quỹ bằng đường dây nội bộ. (3b) Nhập vào máy tính. (4) Thủ quỹ thu tiền xong chuyển sổ tiền gửi và chứng từ cho thanh toán viên. (5a) Thanh toán viên hạch toán và ký sổ tiền gửi cho khách hàng. (5b) Nhập thông tin vào máy vi tính. (6) Thanh toán viên trả sổ tiền gửi cho khách hàng. Nguồn tiền gửi là nguồn tiền quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn tiền quan trọng của ngân hàng. Bao gồm: tiền gửi không kỳ hạn (tiền gửi giao dịch hoặc tiền gửi thanh toán), tiền gửi có kỳ hạn của doanh nghiệp và các tổ chức xã hội, tiền gửi tiết kiệm của dân cư, tiền gửi của các ngân hàng. Khi khách hàng có nhu cầu gửi tiền tại ngân hàng sẽ lập giấy gửi tiền, trong đó ghi rõ số tiền mà mình nộp đưa cho thanh toán viên. Thanh toán viên kiểm tra đầy đủ các thông tin liên quan đến điều kiện thực hiện của chứng từ (số hiệu tài khoản, số tiền gửi của khách hàng, chữ ký, mẫu dấu của khách hàng…), nhập vào máy tính và lập các loại sổ tiết kiệm. Sau đó chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra lại lần nữa, trình Phó giám đốc phụ trách kế toán – ngân quỹ ký và chuyển cho thủ quỹ, đồng thời hướng dẫn khách hàng đến quầy thu ngân để nộp tiền. Giấy nộp tiền cùng với sổ tiền gửi (khách hàng giữ một sổ, ngân hàng giữ một sổ – thẻ lưu) được đính với nhau, đây là yếu tố để kiểm tra sau này. Đối với tất cả các khoản thu, quy trình kiểm soát đều như nhau, bao gồm: phải có đầy đủ các giấy tờ (tùy từng nghiệp vụ) chứng minh tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của khoản thu, trên đó phải điền đầy đủ nội dung của nghiệp vụ, chữ ký của các đối tượng có liên quan. Sau khi kiểm soát chứng từ nộp tiền, bảng kê các loại tiền nộp và các giấy tờ cần thiết khác do khách hàng xuất trình, thủ quỹ tiến hành kiểm đếm để xác định tiền mặt nộp vào quỹ, đảm bảo khớp đúng với bảng kê nộp tiền mặt và chứng từ nộp tiền. Khi thu đủ tiền mặt vào quỹ, thủ quỹ ký và đóng dấu “Đã thu tiền” trên chứng từ nộp tiền, hạch toán vào chương trình giao dịch và chuyển trả chứng từ báo Có cho khách hàng. Cuối ngày, thanh toán viên chuyển bảng liệt kê giao dịch cùng chứng từ g