Khóa luận Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho tại xí nghiệp chế biến lương thực I trực thuộc công ty xuất nhập khẩu An Giang ANGIMEX

ủa kho đã quá tải (cũng có xảy ra nhưng ít) thì sẽ không mua, thương lái sẽ vận chuyển đến nơi khác để bán. (4b) Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, thống nhất với nhau về giá cả. Lúc này, KCS sẽ chọn một bao mẫu (tại vị trí dễ nhìn) dùng viết ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: độ ẩm, giá, gạo gì, nơi lên gạo, số lượng bao, ngày tháng năm, tên chủ ghe… để cho bộ phận tiếp theo làm việc dễ dàng hơn trong việc phân loại và đổ hộc hợp lý. Sau đó, thủ kho sẽ tiến hành cân và lên hàng. Trước khi kiểm tra nhập kho, sẽ có một KCS kiểm tra lại mẫu (mỗi kho sẽ có một KCS) do cán bộ thu mua trước đó ghi. Trong quá trình cân và lên hàng sẽ kiểm tra mẫu từng bao. Nếu có sự sai lệch lớn với mẫu thì trả lại hoặc thu mua với giá thấp hơn. (5a) Nếu hàng mua vào là các loại gạo thành phẩm thì sẽ được bốc xếp đưa trực tiếp lên kho. Thường thì loại này thời gian tồn kho trung bình là 2 tháng, chậm nhất là 8 tháng. (5b) Nếu như hàng mua vào là gạo nguyên liệu, thì khi cân xong sẽ được bốc xếp đưa thẳng vào hộc để lau bóng thành từng loại gạo thành phẩm thích hợp như gạo 5%, 10%... thường thì tại Xí nghiệp tiến hành lau bóng cho ra gạo 25%. (5c) Nếu hộc không chứa đủ thì sẽ đem chất vào kho, sau đó đổ hộc sản xuất tiếp. Cho nên, gạo nguyên liệu ở Xí nghiệp thời gian tồn kho rất ngắn trung bình khoảng 5 – 7 ngày, chậm nhất là một tháng. (5d) Tùy theo nhu cầu của khách hàng và chất lượng của các loại gạo thành phẩm. Lúc này gạo thành phấm sẽ lại được xuất sản xuất tiếp (lau bóng lại), sau đó nhập kho trở lại. Sau khi hàng mua vào được chất xếp vào kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ theo dõi lượng mua hàng ngày. Và để nắm bắt nhanh chóng ngày nhập kho, số lượng và phẩm chất của từng lô hàng, trên mỗi lô đều được ghi rõ số lượng, phẩm chất, ngày nhập một cách ngắn gọn dễ hiểu. (6) Xuất kho bán hàng theo kế hoạch của Công ty: Các hợp đồng bán hàng sẽ do phòng kinh doanh của Công ty ký kết, sau đó phân bổ số lượng xuống cho Xí nghiệp. Lúc này tùy theo phẩm chất của loại gạo được quy định trong hợp đồng mà Công ty đã ký kết, Xí nghiệp sẽ xuất bán theo loại đó, hoặc xuất đấu trộn theo loại gạo quy định trong hợp đồng từ đó xuất bán. Mỗi công đoạn của quá trình thu mua, nhập sản xuất và xuất bán đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại cẩn thận. Cuối tháng, thủ kho sẽ kết hợp với kế toán kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Tại Xí nghiệp có 8 kho, các loại thành phẩm khác nhau đều được xếp chung một kho, không phân biệt kho nào để loại nào. Khi nhập kho các loại hàng sẽ được chất xếp theo cây, mỗi cây là một loại gạo. Gạo hàng hóa và gạo thành phẩm được chất xếp riêng (có phân biệt ranh giới giữa các cây hàng khác nhau). Khi xuất kho để sản xuất, thủ kho sẽ chỉ đạo xuất loại nào, bao nhiêu (theo yêu cầu của Xí nghiệp). Sau đó căn cứ vào số lượng thành phẩm, phụ phẩm thu hồi, thủ kho báo số lượng cho kế toán biết để lập các chứng từ có liên quan. Ở Xí nghiệp, hàng được xuất kho theo phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước). Các cây hàng được chất xếp theo hướng phục vụ cho phương pháp xuất kho này, tức khi nhập sẽ được chất xếp theo cách thức cuốn chiếu (sao cho hàng nhập trước sẽ được xuất trước). F Quy trình trên có những ưu khuyết điểm sau: - Ưu điểm: + Có sự phân công rõ ràng, phân chia rõ trách nhiệm của từng người. Khi lên hàng đều có cán bộ kiểm phẩm kiểm tra lại từng bao rất cẩn thận. Khi nhập sản xuất, xuất bán cũng vậy đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại tiêu chuẩn chất lượng gạo một cách thường xuyên xem hàng đạt hay chưa, có đúng với quy định không… Điều này là rất tốt giúp kiểm soát tốt hơn chất lượng gạo qua từng khâu. + Hàng hóa đem và kho được chất xếp cẩn thận dưới sự chỉ dẫn của thủ kho. Mọi chi tiết đều được thủ kho ghi chép vào sổ theo dõi. Điều này giúp nắm bắt nhanh được phẩm chất, thời gian nhập, thời gian tồn kho của từng cây hàng. Từ đó giúp cho việc điều động sản xuất, xuất bán sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng được dễ dàng hơn. + Cách chất xếp hàng hóa trong kho rất có trình tự, hợp lý, phân biệt rõ giữa các loại gạo khác nhau. Loại nào nhập trước sẽ được xuất trước. Như vậy giúp tránh kéo dài thời gian lưu kho, chất lượng gạo cũng được đảm bảo. Qua các ưu điểm trên ta có thể nhận thấy một điều: quy trình quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp được tổ chức khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu. Chính các yếu tố này đã góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm nhỏ cần được khắc phục. - Khuyết điểm: + Mặc dù hàng nhập kho được chất xếp một cách có hệ thống nhưng vẫn còn một số trường hợp khi thu mua nhiều (vào lúc cao điểm của mùa vụ) các lô hàng mua trước được chất xếp vào phía trong không dành lối đi nên thỉnh thoảng có một số lô hàng bị ứ đọng lại không thể xuất trước theo cách nhập trước xuất trước được, làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng gạo. + Tại Xí nghiệp có nhiều loại gạo khác nhau, các loại gạo này không được theo dõi riêng ở từng kho mà được chất xếp chung một kho dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn. + Việc dùng cảm quan để xem hàng đôi khi không chính xác ảnh hưởng đến chất lượng gạo thu mua. + Gạo được mua vào từ nhiều bạn hàng với số lượng và chất lượng khác nhau. Vì vậy chất lượng không đồng bộ nên nhiều khi phải xuất kho để chạy máy lại. Điều này là không tránh khỏi bởi do đặc thù riêng của sản phẩm hay do nhu cầu của khách hàng nên phải chạy lại như thế. Đây cũng chưa hẳn là một nhược điểm nhưng nó lý giải được tại sao cũng là gạo thành phẩm mà lại phải nhập kho rồi xuất kho để chạy máy gây tốn kém cả về nhân lực và vật lực. 4.2. Quy trình luân chuyển chứng từ 4.2.1. Mua hàng F Mua của dân: Sơ đồ 4.2: Quy trình luân chuyển chứng từ trong khâu mua hàng Thủ kho HĐ mua Phiếu chi Thủ quỹ Kế toán Người bán hàng lẻ Phiếu chi Thẻ kho Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê Phiếu nhập kho Sổ theo dõi Đối chiếu Hoàn tất - Hàng ngày kiểm phẩm thống nhất với Ban giám đốc Xí nghiệp về giá thu mua trong ngày. Căn cứ vào chất lượng gạo, kiểm phẩm ghi giá mua vào phiếu mua hàng lẻ (lập 01 liên) theo số lượng nhập kho do thủ kho ghi. Số lượng gạo mua vào ghi bằng số và chữ và được thủ kho nhân với đơn giá để tính thành tiền. Kiểm phẩm ký tên dưới đơn giá và thủ kho ký tên dưới số lượng. Sau đó thủ kho ghi vào sổ theo dõi số lượng mua vào. - Phiếu mua hàng lẻ được thủ kho giao cho người bán hàng để đến kế toán lập phiếu chi. Kế toán kiểm tra phiếu mua hàng lẻ (không thanh toán phiếu có tẩy xóa) số và chữ có phù hợp nhau không? Kế toán lập phiếu chi (02 liên) căn cứ vào số lượng và đơn giá trên phiếu mua hàng lẻ tính thành tiền và trình Ban giám đốc (Quản đốc) Xí nghiệp ký vào phiếu chi. Sau đó phiếu chi được kế toán chuyển thủ quỹ để chi tiền cho khách hàng. Thủ quỹ từ chối chi những phiếu chi có tẩy xóa và chuyển về kế toán lập lại phiếu chi khác. - Cuối mỗi ngày thủ quỹ tổng hợp mọi phiếu chi ghi vào sổ quỹ số tiền đã chi thu mua trong ngày và gởi kế toán mọi phiếu chi. Kế toán tổng hợp các phiếu chi, lập bảng kê thu mua và phiếu nhập kho. Bảng kê thu mua, phiếu chi và phiếu nhập kho đều phải có chữ ký của Gám đốc (hoặc Phó giám đốc). Riêng phiếu nhập kho: thủ kho căn cứ vào sổ theo dõi để đối chiếu số lượng nhập kho ký tên vào phiếu nhập kho và ghi vào thẻ kho. F Mua hàng theo hợp đồng (DN quốc dân hoặc DN tư nhân) - Các hợp đồng phải gởi về phòng TCKT. - Căn cứ vào hợp đồng và số lượng gạo nhập kho, kế toán lập phiếu nhập kho và phiếu chi tiền (phải có chữ ký của Giám đốc), thủ quỹ căn cứ phiếu chi tiền để thanh toán cho khách hàng. Hạn chế ứng tiền trước cho khách hàng. Nếu có ứng tiền trước phải có sự chấp thuận của Ban giám đốc Công ty và báo về phòng kế toán. Giám đốc Xí nghiệp phải phân công người theo dõi các hợp đồng này. 4.2.2. Bán hàng - Theo kế hoạch Công ty: kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, các thủ tục đi đường khác giao cho ghe vận chuyển. Sau khi giao hàng xuống tàu xác định số lượng cụ thể, kế toán chi nhánh lập hóa đơn GTGT xuất bán cho Công ty theo giá thị trường. - Ngoài kế hoạch Công ty: + Giá bán gạo và phụ phẩm do Ban giám đốc Xí nghiệp quyết định (có tham khảo Ban giám đốc Công ty). + Căn cứ vào sự thỏa thuận hoặc hợp đồng ký kết kế toán lập phiếu thu chuyển thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiền ghi vào sổ quỹ và chuyển trả kế toán. Kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng 1 liên để đến thủ kho nhận hàng. Khi giao hàng xong thủ kho phải ký tên vào hóa đơn GTGT và ghi giảm thẻ kho. 4.2.3. Chế biến sản xuất - Căn cứ vào số lượng gạo xuất ra để chế biến thành phẩm, phụ phẩm thu hồi do thủ kho báo, kế toán lập phiếu xuất kho, biên bản SX và phiếu nhập kho thành phẩm, phụ phẩm, ghi vào nhật ký sản xuất. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên để giảm hoặc nhập kho lượng hàng hóa tương ứng. 4.2.4. Chế độ báo cáo - Mỗi ngày 9 giờ - 10 giờ sáng báo cáo số lượng thu mua trong ngày và tồn quỹ của ngày hôm trước về Công ty. - Mỗi ngày 4 giờ chiều đăng ký với phòng kế toán tiền ứng thu mua cho ngày hôm sau. - Mỗi tuần kế toán Xí nghiệp, phân xưởng đối chiếu hàng hóa, bao bì với thủ kho. - Mỗi tuần kế toán lập bảng kê thanh toán tiền mua hàng, bảng kê bán phụ phẩm, bảng kê chi phí và gởi tất cả chứng từ về phòng kế toán. Gởi về phòng kế toán vào ngày thứ 3 của tuần sau. Đối với những tháng thu mua ít có thể mỗi tháng lập bảng kê 02 lần, từ ngày 01 - 15 và ngày 15 - 30. Ngày gửi chậm nhất là ngày 20 của tháng và ngày 05 của tháng sau. - Lập biên bản sản xuất trong tháng. - Ngày gởi bảng cân đối từ ngày 10 - 15 của tháng sau (gởi kèm nhật ký thu chi tiền mặt, nhật ký bán hàng, thẻ kho, bảng tính lãi vay ngân hàng) - Cuối mỗi tháng từ ngày 01 - 05 của tháng sau, kế toán phân xưởng đối chiếu số liệu hàng hóa tiền mặt với kế toán Xí nghiệp. Từ ngày 05 - 10 kế toán Xí nghiệp đối chiếu số liệu hàng hóa tiền mặt với phòng kế toán. - Theo sự chỉ đạo của BGĐ phòng kế toán sẽ kiểm quỹ đột xuất các Xí nghiệp không qui định thời gian. - Kế toán Xí nghiệp không phải kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập tất cả đều do phòng kế toán kê khai báo cáo cục thuế tỉnh An Giang. 4.3. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho của Xí nghiệp 4.3.1. Hệ thống kiểm soát tồn kho tại Xí nghiệp Hiện tại, Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm Xman vào công tác tổ chức kế toán. Mọi hoạt động nhập xuất trong ngày đều được ghi chép và cập nhật liên tục. Hàng ngày, khi mua hàng vào Kế toán đều tập hợp các phiếu chi thu mua trong ngày để lên bảng kê và phiếu nhập kho. Khi xuất bán hoặc xuất sản xuất, Kế toán cũng đều lập phiếu xuất kho hoặc nhập kho thành phẩm. Sau đó các chứng từ này đều được Kế toán nhập liệu vào chương trình, tự động chương trình sẽ cập nhật các báo cáo về tình hình xuất nhập tồn. Như vậy, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục, giúp nắm bắt nhanh được tình hình tồn kho của Xí nghiệp. Kế toán cũng đỡ vất vả trong việc tính toán lượng tồn kho. Cuối tháng kế toán kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách để kịp thời phát hiện những trường hợp sai sót. Điều này là rất cần thiết giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho. Qua hệ thống kiểm soát tồn kho như thế thì mức độ kiểm soát tồn kho đối với các mặt hàng là như nhau. Tuy nhiên, theo hệ thống tồn kho phân loại ABC thì việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỷ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị. Vì vậy cần kết hợp thêm hệ thống kiểm soát tồn kho phân loại ABC. Tại Xí nghiệp cũng tồn kho nhiều loại hàng khác nhau, nhưng không thể áp dụng phân loại theo kiểu ABC. Vì mặt hàng có giá cao hơn các mặt hàng khác một chút thì chiếm tỷ lệ không nhiều nên giá trị của nó thấp. Mặt hàng có giá thấp hơn thì chiếm tỷ lệ rất cao nên giá trị của nó cũng lớn. Cụ thể đối với gạo nguyên liệu, giá mua của nó là rẻ nhất so với các loại còn lại, lại chiếm 85% tỷ lệ giá trị và khoảng 88% tỷ lệ số lượng. Giá trị và số lượng của chúng ngang nhau, không có loại chiếm giá trị lớn nhưng số lượng ít (bởi giá mua vào của chúng không có sự chênh lệch lớn lắm). Cho nên, việc kiểm soát theo cách phân loại ABC là không cần thiết. Chỉ cần kiểm soát theo hệ thống tồn kho liên tục như trên của Xí nghiệp thì nhà quản lý đã có thể nắm bắt được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, điều đó giúp cho việc thiết đặt sản xuất, kinh doanh được thuận lợi hơn. 4.3.2. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại Xí nghiệp năm 2006 Tại Xí nghiệp hoạt động thu mua và xuất bán diễn ra liên tục. Đặc biệt vào những lúc chính vụ lượng hàng mua vào rất nhiều. Vì vậy vào những khoảng thời gian này (từ tháng 3 đến tháng 9) lượng hàng tồn kho thường ở mức cao. Đây là điểm đặc trưng riêng của ngành sản xuất lương thực. Là đơn vị trực thuộc, Xí nghiệp sẽ tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công ty. Bảng 4.1: Bảng kế hoạch và tình hình thực hiện năm 2006 ĐVT: tấn Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % đạt được Mua 160.790 111.954 70% Bán 117.840 89.663 76% Trong năm 2006 kế hoạch thu mua của Xí nghiệp là 160.790 tấn nhưng thực tế chỉ thu mua vào được 111.954 tấn gạo các loại gồm gạo nguyên liệu và gạo thành phẩm. So với kế hoạch đề ra chỉ đạt được khoảng 70%. Sở dĩ thực tế thấp hơn kế hoạch nhiều như vậy là do năm vừa rồi thời tiết diễn biến phức tạp, hạn hán, bão lụt, đã gây thiệt hại nhiều vùng trong cả nước, dịch bệnh diễn ra trên diện rộng ở các tỉnh ĐBSCL – là nguồn cung chính cho xuất khẩu – lại mất mùa ảnh hưởng đến nguyên liệu đầu vào nên thực tế thu mua không đạt được so với kế hoạch. Do tình trạng mất mùa như thế, Chính phủ đã có công điện tạm dừng xuất khẩu nên trong 6 tháng cuối năm, Xí nghiệp chỉ có thể giải quyết những hợp đồng được cho phép của Chính phủ, còn lại tồn kho phải chờ giải quyết sang năm 2007, nên việc xuất bán cũng không đạt được so với kế hoạch đề ra. Trong năm 2006 chỉ xuất được 89.663 tấn, trong khi đó kế hoạch thực hiện là 117.840. Thực tế xuất bán chỉ đạt được 76% so với kế hoạch. 4.4. Tình hình biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm Tại Xí nghiệp, mặt hàng được mua vào nhiều nhất là gạo nguyên liệu, chiếm khoảng 88% trong tổng số gạo mua vào (năm 2006). Do đó sự biến động giá mua của loại gạo này ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Xí nghiêp. Vì vậy việc tìm hiểu xu hướng biến động giá mua của mặt hàng này qua các năm là cần thiết để từ đó có thể biết được mua hàng vào khoảng thời gian nào sẽ đem lại hiệu quả cao hơn nhờ chênh lệch giá cũng như đưa ra được quyết định có nên dự trữ hàng trong khoảng thời gian nào không? Sau đây là tình hình biến động giá mua gạo nguyên liệu của Xí nghiệp qua 3 năm: Bảng 4.1: Bảng tổng hợp giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm ĐVT: đồng Tháng Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 2.471 3.212 3.301 2 2.471 3.178 3.222 3 2.621 3.016 3.072 4 2.935 3.029 2.986 5 2.935 3.152 3.160 6 2.716 2.966 3.186 7 2.199 2.878 3.188 8 2.866 3.102 3.277 9 2.718 3.050 3.366 10 2.833 3.099 3.539 11 2.925 3.218 3.895 12 2.775 3.258 3.895 Nguồn: Phòng kế toán Công ty Angimex Đồ thị 4.1: Biến động giá mua gạo nguyên liệu qua các năm Qua biểu đồ trên dễ dàng nhận thấy một điều rằng giá mua gạo nguyên liệu đã không ngừng tăng qua 3 năm. Bởi thời gian qua các loại nguyên liệu đầu vào như: phân bón, thuốc trừ sâu, nhiên liệu… liên tục tăng đã đẩy giá thành sản xuất của các sản phẩm tăng theo. Đây cũng là tình trạng tăng giá chung của thị trường không có gì đáng nói. Điều chúng ta cần xem xét ở đây là giá mua gạo nguyên liệu biến động như thế nào qua các tháng trong năm. Nhìn vào biểu đồ trên ta có thể thấy rằng, năm 2004 giá thu mua đã tăng liên tục từ tháng 1 đến tháng 5. Đến tháng 6 – 7 giá mua đã sụt giảm rõ rệt (đặc biệt giá mua tháng 7 là thấp nhất). Sau đó nhìn chung giá đã tăng trở lại. Trái ngược với năm 2004. Năm 2005 và 2006 giá mua đã có xu hướng giảm dần trong bốn tháng đầu năm. Và nhìn chung giá cả của nó thấp hơn các tháng còn lại. - Đối với năm 2005, từ tháng 5 giá đã tăng lên rồi lại giảm vào tháng 6, 7. Sau đó lại tiếp tục tăng trở lại. Cũng như năm 2004, năm 2005 giá mua thấp nhất lại rơi vào tháng 7. - Năm 2006 khác hẳn với hai năm còn lại, giá mua thấp nhất lại rơi vào tháng 4 và sau mốc thời gian này giá đã tăng lên liên tục. Tuy sự biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm là không giống nhau, không theo một xu hướng nào cả. Nhưng có thể thấy những điểm chung sau: - Năm 2004 và 2005: giá mua thấp nhất rơi vào tháng 7 (năm 2006 giá mua thấp nhất lại rơi vào tháng 4). - Năm 2005 và 2006 từ tháng 1 – 4 giá mua có xu hướng giảm dần, và sau khoảng thời gian này nhìn chung giá đã tăng lên. Điều này cho ta thấy phần nào chiều hướng của sự biến động giá: giá mua gạo nguyên liệu có khuynh hướng giảm dần vào 4 tháng đầu năm, thấp nhất vào tháng 4 và tháng 7. Sau khoảng thời gian này giả cả bắt đầu tăng. Giá thường thấp vào tháng 4 và tháng 7 do đây là hai tháng cao điểm của vụ đông xuân và hè thu. Khoảng thời gian này nguồn cung trong dân rất nhiều nên giá cả thấp hơn các tháng còn lại. Tuy nhiên cũng không loại trừ khả năng là do chất lượng của gạo thu mua. Nhưng đây chưa hẳn là yếu tố chính bởi vì Xí nghiệp sẽ không thu mua loại gạo mà phẩm chất quá kém. Vì vậy theo xu hướng trên Xí nghiệp nên có kế hoạch thu mua nhiều hơn để trữ lại vào thời gian này. Hay nói khác hơn vào lúc cao điểm của vụ mùa nên mua nhiều vào. Bên cạnh đó cũng nên tập trung thu mua vào bốn tháng đầu năm. Khoảng thời gian này giá thường thấp hơn các tháng cuối năm. Đến các tháng sau giá tăng trở lại, Xí nghiệp có thể tăng được lợi nhuận do chênh lệch về giá. 4.5. Phân tích các chỉ tiêu tồn kho Thường để cho các nhà quản lý, các nhà đầu tư hay một đối tượng thứ ba có liên quan nào đó dễ tiếp cận, nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như những hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp, họ thường chú ý đến các chỉ số tài chính mà doanh nghiệp đạt được hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dòng không nói lên được điều gì cả. Các chỉ số tài chính sẽ giúp ta nhìn nhận, đánh giá tốt hơn thực chất của vấn đề. Về khoản mục hàng tồn kho thì tại Xí nghiệp việc mua bán sản phẩm có thể nói diễn ra hàng ngày. Và do đặc thù sản phẩm gạo là mặt hàng mang tính thời vụ. Khi vào chính vụ thì số lượng hàng mua vào sẽ rất lớn, vì vậy cần giới hạn mức dự trữ của hàng tồn kho ở mức tối ưu, mặt khác phải tăng được vòng quay của chúng. Nói đến hàng tồn kho là nói đến khả năng đáp ứng sản xuất và nhu cầu của khách hàng. Để sản xuất không gián đoạn, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời thì phải có tồn kho. Trong năm vừa rồi Xí nghiệp nhận được 171 đơn đặt hàng các loại và đều đáp ứng được 100% đơn đặt hàng đó. Điều này cho thấy Xí nghiệp luôn có lượng tồn kho thích hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu. Tuy nhiên điều đó chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp là rất tốt (bởi nếu không đáp ứng được các hợp đồng đã ký kết thì phải bồi thường rất lớn) nên chỉ tiêu về mức độ hoàn thành các đơn hàng chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp không đánh giá được trình độ quản trị tồn kho của Xí nghiệp. Để biết được điều này ta cần tìm hiểu trong kỳ hàng tồn kho tại Xí nghiệp quay được bao nhiêu vòng và tăng giảm ra sao cũng như số ngày bình quân hàng tồn kho nằm chờ trong kho là bao nhiêu ngày, chúng ta sẽ đi tìm hiểu các chỉ số sau. Bảng 4.2: Bảng tính các chỉ số tồn kho ĐVT: triệu đồng Khoản mục Năm 2005 Năm 2006 1. Doanh thu 467.600 398.939 2. Giá vốn hàng bán 430.051 365.277 3. Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ 17.350 23.476 4. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 23.476 12.863 5. Trị giá hàng tồn kho bình quân [(3) + (4)]/2 20.413 18.169 6. Số ngày trong năm 365 365 7. Số vòng quay hàng tồn kho (2)/( 5) 21 20 8. Thời hạn tồn kho bình quân (ngày) (6)/(7) 17 18 9. Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu (5)/(1) 4,4% 4,6% Qua bảng tính trên ta thấy, trong năm 2005 hàng tồn kho quay được 21 vòng/năm, và đến năm 2006 giảm chỉ còn 20 vòng. Chỉ tiêu này phản ánh nếu doanh nghiệp rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh, sản xuất hoặc thu mua sản phẩm hàng hóa đến đâu bán hết đến đó, hàng tồn kho giảm. Do đó, sẽ làm cho hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng và như vậy sẽ làm rủi ro về tài chính của Công ty giảm và ngược lại. Đồng thời, khi hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng lên, thời gian sản phẩm hàng hóa nằm trong kho ngắn lại sẽ làm giảm chi phí bảo quản, giảm được hao hụt. Do đó làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. Nhưng ở đây vòng quay hàng tồn kho đã bị giảm 1 vòng, điều này là không tốt từ đó kéo theo thời gian hàng tồn kho nằm chờ trong kho sẽ tăng lên. Cụ thể, thời hạn tồn kho bình quân đã tăng từ 17 ngày (năm 2005) lên 18 ngày (năm 2006). Có nghĩa là số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu đã tăng lên sẽ làm cho thời gian thu hồi vốn chậm, khả năng sinh lời giảm, chi phí cho việc bảo quản lưu kho cũng tăng lên. Nguyên nhân của sự giảm số vòng quay này là do doanh số bán ra của năm 2006 giảm so với năm 2005 do tình trạng tạm dừng xuất khẩu như đã nêu trên. Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu năm 2005 chiếm 4,4% trên tổng doanh thu, năm 2006 tăng lên một chút 4,6% so với doanh thu. Tỷ lệ này cho ta biết tồn kho trong kỳ so với doanh thu là bao nhiêu. Và như vậy tồn kho trên doanh thu càng thấp càng tốt. Chứng tỏ trong kỳ sản phẩm bán ra nhiều, tồn kho thấp. Năm 2006 tỷ lệ thành phẩm tồn kho so với doanh thu tăng 0,2%. Điều này là không tốt. Do doanh số bán năm 2006 giảm so với năm 2005 (15%), mặc dù trị giá hàng tồn kho cũng giảm nhưng chỉ giảm 11% (tốc độ giảm của doanh thu nhiều hơn mức độ giảm của hàng tồn kho) đã làm cho tỷ lệ này tăng lên. Tóm lại: Qua chương này đã cho ta biết được quy trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp diễn ra như thế nào, cùng sự luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Các hoạt động này đều được tổ chức thực hiện chặt chẽ, khá tốt. Bên cạnh đó cung cấp thêm cho người đọc những thông tin về tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Hệ thống kiểm soát tồn kho đang đựoc áp dụng là hệ thống tồn kho liên tục, hệ thống này giúp các nhà quản lý luôn nắm bắt đựơc trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào. Mặt khác, chương này còn giúp người đọc hiểu về tình hình luân chuyển hàng tồn kho của Xí nghiệp qua các chỉ tiêu tồn kho như: số vòng quay hàng tồn kho, thời hạn tồn kho bình quân… đây là các chỉ số rất cần thiết mà khi nói đến hàng tồn kho chúng ta cần phải biết đến. @&? Chương 5: THIẾT LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO C hương 4 chúng ta đã tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp cũng như các quy trình luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Tất cả đều được tổ chức khá tốt. Tuy nhiên, tại Xí nghiệp chưa có mô hình quản trị hàng tồn kho nào cả. Vì vậy, ở chương này chúng ta sẽ đi tìm hiểu các đặc điểm của Xí nghiệp để từ đó xem có thể thiết lập nên mô hình quản trị hàng tồn kho nào phù hợp với ngành nghề của Xí nghiệp, để góp phần nâng cao thêm hiệu quả quản lý hàng tồn kho cũng như tiết kiệm chi phí tồn kho. 5.1. Cơ sở vận dụng mô hình 5.1.1. Đặc điểm sản phẩm Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng gạo, nếp, tấm … trong đó gạo là chủ yếu. Như chúng ta biết, gạo là mặt hàng mang tính thời vụ, thường vào các vụ mùa nguồn cung rất lớn so với mức cầu. Vì vậy không thể đợi đến lúc có đơn đặt hàng của khách hàng mới tiến hành mua vào. Như thế sẽ không đảm bảo đủ lượng hàng cung cấp kịp thời và giá mua có thể cao hơn, đôi khi mất cơ hội ký kết hợp đồng do không có hàng cung cấp ngay, mất đi cơ hội thu lợi nhuận. Cho nên vào vụ mùa Xí nghiệp sẽ mua vào liên tục. Vì vậy tồn kho đối với mặt hàng này là không thể tránh khỏi, và nhất là vào lúc cao điểm của mùa vụ, Xí nghiệp sẽ phải tồn kho một lượng hàng lớn chỉ có vậy vào những lúc trái mùa mới có hàng cung cấp cho thị trường. 5.1.2. Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp. Tại Xí nghiệp, sản phẩm mua vào là gạo nguyên liệu và các loại gạo thành phẩm 5%, 10%, 15%, 20%... Loại sản phẩm mua vào này (gọi là gạo hàng hóa) sẽ được theo dõi tồn kho trên tài khoản 1561. Do đặc điểm gạo nguyên liệu không thể tồn kho lâu, sẽ dễ dẫn đến ẩm móc và hư hỏng. Nên khi mua vào gạo nguyên liệu sẽ được đổ hộc trực tiếp để lau bóng cho ra các loại gạo thành phẩm. Còn nếu mua vào là gạo thành phẩm sẽ được chất xếp vào kho và tùy theo nhu cầu sẽ xuất lau bóng thành từng loại gạo thích hợp. Các loại gạo hàng hóa đã qua lau bóng này sẽ được theo dõi tồn kho trên tài khoản 155. Lúc này tồn kho gạo hàng hóa 1561 sẽ chuyển sang trạng thái tồn kho gạo thành phẩm 155. Như vậy sản phẩm mua vào và sản xuất ra không thay đổi hẳn về chất mà chỉ có sự thay đổi về lượng. Nhưng do nhu cầu quản lý, nên cùng một loại gạo vẫn được theo dõi tồn kho trên hai tài khoản, nên không thể tách biệt là tồn kho nguyên liệu mua vào hay tồn kho thành phẩm. Bởi vì nguyên liệu mua vào cũng vốn là thành phẩm. Chính vì vậy đề tài nghiên cứu mô hình tồn kho ở đây không thể phân biệt là quản trị tồn kho nguyên liệu hay thành phẩm mà là nghiên cứu tồn kho cho cả hai loại mua vào và sản xuất ra được theo dõi trên