Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

một số năm gần đây ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm Tỷ lệ (%) 2007 2008 2009 2008/2007 2009/2008 Tổng doanh thu 23.281 27.657 72.689 118,7 262,8 - Sản xuất 10.281 12.057 34.890 117,2 289,3 - Thƣơng mại 13.000 15.600 37.799 120,0 242,3 Doanh thu thuần 3.281 27.657 72.689 118,7 262,8 - Sản xuất 10.281 12.057 34.890 117,2 289,3 - Thƣơng mại 13.000 15.600 37.799 120,0 242,3 Lợi nhuận TT 320 400 1.290 125,0 322,5 Tỷ suất LN/ DT 1.37 1.45 1.77 105,8 122,0 Nộp NSNN 1.567 2.415 3.485 154,1 144,3 Tổng quỹ lƣơng 1.034 2.282 3.234 220,6 142,1 TNBQđ/ngƣời/tháng 1.200.000 1.350.000 1.500.000 112,5 125,0 (Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán) Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 40 Nhƣ vậy qua bảng tình hình sản xuất của công ty qua các năm gần đây cho ta thấy, kết quả kinh doanh của từng năm, năm sau cao hơn năm trƣớc đạt mức tăng trƣởng cao từ 320.000.000đ/ 01 năm đến 1.290.000.000đ. Trong đó doanh thu về sản xuất và thƣơng mại là tƣơng đƣơng nhau, điều này chứng tỏ cả hai lĩnh vực kinh doanh của công ty đều đạt hiệu quả cao kinh doanh tốt và có lợi nhuận. Thu nhập bình quân của ngƣời lao động cũng tăng lên rõ rệt từ mức 1.200.000 đến 1.500.000đ/ ngƣời/ tháng. Điều này chứng tỏ rằng công ty đang sản xuất kinh doanh ổn định, hiệu quả và có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhà nƣớc, duy trì đƣợc mức vốn sản xuất ổn định của công ty. Trong những năm tới công ty cần tiếp tục phát huy để phát triển và mở rộng quy mô sản xuất hơn nữa. Trên cơ sở đã đạt đƣợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đƣợc đánh giá là một trong những doanh nghiệp có tiềm năng về sản xuất và xuất, nhập khẩu. 2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty gặp nhiều thuận lợi nhƣng cũng không ít những khó khăn, nền kinh tế thì biến động không ngừng, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày một gay gắt. Tuy nhiên công ty luôn tự tin và lựa chọn cho mình một hƣớng đi riêng và điều đó đã đem lại thành công trên các lĩnh vực kinh doanh của công ty. 2.1.9.1 Thuận lợi Là công ty thành lập tuy chƣa lâu, nhƣng Hoàng thành đang từng bƣớc đƣa lĩnh vực kinh doanh của mình lên vị trí cao trong nền kinh tế Việt Nam. Đội ngũ lãnh đạo và công nhân viên trong công ty với bề dày kinh nghiệm trình độ chuyên môn cao đã đƣa công ty trở thành tổ chức luôn đƣợc khách hàng trong và ngoài nƣớc đánh giá cao. Công ty đã tận dụng đƣợc nguồn vốn ƣu đãi hàng năm của chính phủ để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Công ty kí kết đƣợc các hợp đồng dài hạn nên đầu ra tƣơng đối ổn định. Điểm mạnh của Hải Phòng là về đóng tàu và cầu cảng nên việc sản xuất và tiêu thụ tƣơng đối dễ dàng. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 41 Công ty luôn nhận đƣợc sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời cùng sự quan tâm của quận Hồng Bàng, các cơ quan chức năng, các bạn hàng và Ngân hàng tạo điều kiện cho công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua cũng là nguồn động viên khích lệ cho cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khác xây dựng uy tín và thƣơng hiệu của công ty trên thị trƣờng trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế đã tạo ra vị thế vững chắc cho công ty trong cơ chế thị trƣờng hiện nay. 2.1.9.2 Khó khăn Trong quá trình hoạt động công ty đã gặp không ít những khó khăn, thử thách vừa khách quan vừa chủ quan. Do ảnh hƣởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, kéo theo nền kinh tế trong nƣớc cũng suy giảm. Thị trƣờng giá cả vật tƣ thì biến động mạnh, giá các nguyên vật liệu chính để sản xuất nhƣ sắt thép, nhựa…điện năng tăng cao đặc biệt là nhiên liệu tăng, chi phí nhân công cũng tăng dẫn đến chi phí nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất sản phẩm tăng, giá thành tăng làm cho công ty khó cạnh tranh và lợi nhuận cũng sẽ giảm xuống. Do mở rộng quy mô nên nguồn vốn còn chƣa quy về một mối, hơn nữa 70% nguồn vốn của công ty là vốn đi vay. Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn còn nghèo làn và lạc hậu chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu đa dạng của khách hàng. Thêm vào đó công ty còn có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trên phạm vi cả nƣớc.Vì vậy việc giữ vững vị thế của công ty cũng nhƣ sự tín nhiệm của khách hàng là rất khó khăn đòi hỏi công ty phải có những biện pháp cụ thể để khắc phục khó khăn. 2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 42 Văn phòng công ty bao gồm: Trƣởng phòng: 01 ngƣời Bộ phận lái xe: 04 ngƣời Phó trƣởng phòng: 01 ngƣời Bộ phận y tế: 02 ngƣời Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ: 01 ngƣời Bộ phận bảo vệ: 03 ngƣời Bộ phận tạp vụ: 03 ngƣời Bộ phận tổ chức nhân sự: 02 ngƣời Chức năng cụ thể của từng bộ phận trên nhƣ sau: * Trƣởng phòng - Là ngƣời đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự là ngƣời có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng. Trƣởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn nhƣ tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kì hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trƣởng phòng ký các bản sao, giấy đi đƣờng, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thƣờng), thông báo… - Tham mƣu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thƣởng trong công tác thi đua khen thƣởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vƣợt mức công việc, chỉ tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thƣởng niên hạn, khen thƣởng thời kỳ và khen thƣởng đột xuất. Trƣởng Phòng Bộ phận lái xe Phó trƣởng phòng Nhân viên VT-LT Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ Bộ phận tạp vụ Bộ phận tổ chức nhân sự Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 43 * Phó trƣởng phòng - Là ngƣời giúp Trƣởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trƣởng một số bộ phận trong văn phòng và có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Trƣởng phòng giao. Đồng thời Phó phòng cũng là ngƣời có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách nhƣ đối ngoại, phụ trách đội xe… - Tham mƣu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, biên tập quản lý các văn bản, tài liệu, giấy tờ… * Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ - Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật Nhà nƣớc. - Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thời trong và ngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật. - Quản lý sổ sách, các thƣ từ và bƣu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan, chuyển công văn, bƣu phẩm đến các cá nhân, đơn vị, bộ phận. - Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự phân công của Trƣởng phòng và lƣu trữ đúng quy định các loại văn bản theo quy trình lƣu trữ của cơ quan. - Chịu trách nhiệm trƣớc Trƣởng phòng về tiến độ, chất lƣợng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc đƣợc phân công, soạn thảo các văn bản chứng từ bằng máy vi tính. - Tham mƣu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực mình đang thực hiện, làm các công việc khác do Trƣởng phòng phân công. Chủ động đề nghị, đánh giá nhận xét đề xuất xử lý các công việc liên quan. * Bộ phận tạp vụ - Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ. - Phục vụ nƣớc phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc. - Chăm sóc các khu vƣờn của công ty, thƣờng xuyên làm tốt công tác vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang của công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 44 * Bộ phận lái xe - Mua sắm văn phòng phẩm, vật tƣ khi có yêu cầu. - Theo dõi quản lý tài sản của phòng và công ty, đề xuất lên lãnh đạo về công tác sửa chữa vật dụng. - Có kế hoạch đƣa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu. - Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dƣỡng kiểm tra độ an toàn của xe theo đúng quy định. - Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng. * Bộ phận y tế - Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Luôn luôn bố trí nhân viên thƣờng trực để giải quyết kịp thời các trƣờng hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào. * Bộ phận bảo vệ - Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 ngƣời, một ngày làm việc chia thành 3 ca, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 1 ca, mỗi tuần thay đổi ca một lần. - Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan. - Thƣờng trực tại cổng 24/24h để hƣớng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi ngƣời các quy định ra vào công ty. - Thƣờng xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý của công ty, ngăn chặn ngƣời ngoài vào công ty khi không có yêu cầu công tác, giám sát kiểm tra ngƣời mang tài sản của công ty ra ngoài (khi có sự nghi ngờ). - Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong công ty, mở và đóng cửa phòng đúng quy định về giờ làm việc tại công ty. * Bộ phận tổ chức nhân sự - Bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xƣởng, lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xƣởng sản xuất theo từng loại sản phẩm. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 45 - Quản lý dữ liệu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân sự, thực hiện ký kết hợp đồng lao động, xét hoàn thành chế độ tập sự, chế độ chính sách liên quan đến ngƣời lao động… 2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng 2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc. Đây là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc đƣợc hoàn thành hiệu quả. Máy móc thiết bị đƣợc trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năng suất lao động tăng lên. Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự của công ty Hoàng Thành đƣợc bố trí ở tầng 2 của dãy nhà 3 tầng. Các trang thiết bị trong phòng đƣợc trang bị khá đầy đủ bao gồm các loại sau: - Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt các thông tin xử lý nhƣ: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại… - Các phƣơng tiện làm việc nhƣ: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loại file đựng hồ sơ… - Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc của văn phòng đƣợc diễn ra bình thƣờng, an toàn và hiệu quả nhƣ: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng… Bảng thống kê các dụng cụ, trang thiết bị văn phòng chính STT Tên thiết bị Số lƣợng ĐVT 1 Máy vi tính 5 Bộ 2 Máy in 5 Chiếc 3 Máy photo 1 Cái 4 Máy fax 1 Cái 5 Tủ hồ sơ 2 Cái 6 Giá đựng tài liệu 3 Cái 7 Bàn làm việc 4 Cái 8 Ghế 10 Cái 9 Máy điều hòa 2 Chiếc 10 Điện thoại bàn 3 Máy 11 Quạt 2 Chiếc 12 Bình nóng lạnh 1 Chiếc ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự) Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 46 2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng Lãnh đạo công ty đã nhận thức đƣợc sức mạnh tập thể và con ngƣời là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huy đƣợc hết khả năng của mỗi cá nhân nhƣ: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc, thƣờng xuyên cử cán bộ công nhân viên đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nƣớc phát triển, tạo điều kiện cho các kỹ sƣ, cử nhân kinh tế tham gia các khóa đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý… Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng nhƣ vật chất cho ngƣời lao động. Công ty có nhà ăn đƣợc trang bị sạch đẹp, có chế độ ƣu tiên đối với phụ nữ, các chế độ lƣơng thƣởng và phúc lợi xã hội. Công ty cũng thƣờng xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi du lịch, tổ chức tặng quà cho học sinh nghèo vƣợt khó là con em cán bộ nhân viên trong công ty. Tạo bầu không khí làm việc vui vẻ hòa đồng giữa các nhân viên trong công ty. 2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 2.2.3.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp Công tác tham mƣu ra đời mang tính tất yếu khách quan. Bởi lẽ để đạt đƣợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng phải nhanh chóng đƣa ra đƣợc những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vƣợt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lƣợng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi phƣơng diện, đó là công tác tham mƣu. Công tác tham mƣu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý để họ đƣa ra đƣợc những quyết định tối ƣu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả. Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng để giúp cho hoạt động của công tác này đƣợc thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng tăng cƣờng đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 47 Ngoài bộ phận tham mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ cũng làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng vấn đề có tính chuyên sâu. Công tác tham mƣu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng công ty. Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng tham mƣu trên các mặt sau: - Tham mƣu giúp lãnh đạo lập chƣơng trình công tác năm, tháng, quý, tuần theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. - Tham mƣu cho lãnh đạo để lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn và chính xác nhất. - Tham mƣu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lƣu trữ công văn giấy tờ, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an. Tham mƣu cho Giám đốc trong việc ra thông báo hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn công ty. - Văn phòng còn tham mƣu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp khách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty. Công tác thông tin tổng hợp của văn phòng thƣờng giao cho nhóm cán bộ hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là: - Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt đƣợc để tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức. - Tổng hợp chƣơng trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đề ra. Ngoài các nhiệm vụ trên công tác tổng hợp của nhóm còn phải xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải bao quát đƣợc hết các lĩnh vực hoạt động của các bộ phận, phòng ban, đơn vị và của mọi thành viên trong tổ chức. Có nhƣ vậy quy chế mới đảm bảo tính thống nhất, tính đồng bộ. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 48 Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thông tin hữu ích theo yêu cầu của lãnh đạo công ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mình nhƣ công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng…  Những kết quả đã đạt đƣợc Xây dựng chƣơng chình công tác tháng, quý, năm không trùng lặp, chồng chéo lên nhau. Tham mƣu cho Giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đƣa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính vào nề nếp, phù hợp với quy định của nhà nƣớc và thống nhất trong toàn công ty. Tham mƣu cho Giám đốc những ý kiến đề xuất có ích trong việc quản lý công tác mạng, tin học, viễn thông, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài công ty, áp dụng công nghệ thông tin vào những hoạt động của công ty. Văn phòng đã tham mƣu cho Giám đốc trong việc tổ chức và đón tiếp các đoàn khách đến thăm công ty nhƣ các đoàn khách của Chính phủ, các Bộ , Ngành, địa phƣơng, các đối tác làm ăn của công ty. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị khoa học và có hiệu quả nhƣ các cuộc họp giao ban, họp 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, các lớp tập huấn về công tác Đảng, công tác Đoàn và công tác quản lý… Tham mƣu cho Giám đốc trong việc quản lý tài sản cố định của công ty và việc cấp phát các máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban, bộ phận. Tổng hợp tình hình hoạt động của công tác văn thƣ, lƣu trữ, các thông tin và ý kiến đề xuất của cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện các chƣơng trình đã đề ra.  Những mặt còn tồn tại Hiện nay văn phòng công ty chỉ giới hạn tham mƣu về các lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng nhƣ các nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, quản lý các trang thiết bị tài sản của công ty, soạn thảo văn bản. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 49 Cán bộ văn phòng vẫn còn thiếu chủ động và tự giác trong việc đề xuất, tham gia và đƣa ra ý kiến. Việc phân công công việc cho các nhân viên trong văn phòng không cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên thƣờng ỷ lại làm cho công việc không đƣợc hoàn thành kịp thời. Không làm công tác tổng hợp trên mọi lĩnh vực hoạt động của công ty.  Nguyên nhân Văn phòng không thể làm công tác tham mƣu trên tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của công ty mà chỉ có thể tham mƣu về công tác hành chính quản trị văn phòng. Còn các lĩnh vực hoạt động khác của công ty nhƣ sản xuất kinh doanh, dịch vụ thƣơng mại, thi công các dự án…là do các phòng ban chức năng tƣơng ứng tham mƣu trực tiếp cho lãnh đạo công ty. Ví dụ nhƣ phòng kinh doanh của công ty tham mƣu cho Giám đốc về các kế hoạch và chiến lƣợc kinh doanh, công tác nghiên cứu thị trƣờng, sản phẩm. Phòng kỹ thuật tham mƣu về cách thức và quy trình sản xuất sản phẩm… Nhân viên chƣa có ý thức tự giác cao trong công việc. Ngoài ra công ty cũng chƣa có những biện pháp kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên. 2.2.3.2 Xây dựng chƣơng trình làm việc Chƣơng trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của công ty đƣợc toàn diện, đảm bảo thực thi đƣợc những nhiệm vụ trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài của công ty. Văn phòng công ty đã xây dựng chƣơng trình làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chƣơng trình làm việc theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho ngƣời khác. Công tác xây dựng chƣơng trình làm việc của công ty Hoàng Thành đƣợc thực hiện theo trình tự sau đây: - Chƣơng trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong công ty căn cứ vào dự kiến chƣơng trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chƣơng trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chƣơng trình làm việc tháng đƣợc gửi cho Giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 50 Văn phòng công ty thƣờng xuyên phối hợp với các Trƣởng phòng kỹ thuật, kinh doanh…để xây dựng chƣơng trình làm việc của văn phòng nói riêng và của toàn công ty nói chung. - Chƣơng trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận, phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chƣơng trình làm việc của quý đó, những kết quả đã đạt đƣợc, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chƣơng trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chƣơng trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh chƣơng trình làm việc của quý sau. Dự kiến chƣơng trình làm việc đƣợc gửi cho Giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý. - Chƣơng trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chƣơng trình làm việc cho năm mới lên Giám đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện.  Những kết quả đã đạt đƣợc Văn phòng công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý xây dựng, thực hiện chƣơng trình làm việc tháng, quý, năm của công ty. Các chƣơng trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp cho hoạt động của công ty đƣợc thông suốt và hiệu quả. Các chế độ hội họp giao ban trong công ty, cũng nhƣ trong từng đơn vị phòng ban đƣợc thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn vị đã có trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, chƣơng trình làm việc và kế hoạch đã đề ra.  Những mặt còn tồn tại Xây dựng chƣơng trình làm việc hợp lý đã khó thì việc tổ chức thực hiện và tổng hợp kết quả đạt đƣợc lại càng khó hơn. Do đó công tác này ở công ty Hoàng Thành vẫn còn nhiều mặt hạn chế. Tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phòng ban, đơn vị của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lƣợng, hình thức còn chất lƣợng lại không đạt yêu cầu. Việc xây dựng chƣơng trình làm việc của công ty chƣa đƣợc quan tâm chú trọng đúng mức, chƣơng trình làm việc đôi khi chƣa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực hiện là rất khó khăn và không đạt hiệu quả cao. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 51  Nguyên nhân Chƣa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng và các phòng ban, đơn vị trong công ty. Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai, đề xuất. Ngoài ra do những công việc ngoài chƣơng trình phát sinh trong khi quỹ thời gian và tài chính của công ty lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thƣờng xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chƣơng trình làm việc. 2.2.3.3 Công tác thông tin Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn. Nhu cầu này rất đa dạng và luôn thay đổi. Nó đƣợc xác định tùy thuộc vào công việc hay từng loại công việc, phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác. Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động nhƣ: thu thập, lựa chọn, sắp xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quản thông tin. Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và đƣợc gọi chung là quá trình xử lý thông tin. Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mƣu tổng hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Thông tin đƣợc cập nhật hàng ng