Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại thành phố Hồ Chí Minh

ăm 2007. Năm 2009 kim ngạch XK thực hiện đạt 20.078.854 nghìn USD, giảm 3.372.394 nghìn USD, tương ứng giảm 16,6% so với năm 2008 do cả nền kinh tế trong nước và nền kinh tế nước ngoài đều giảm tương ứng 18.2% và 10.5%. Năm 2010 kim ngạch xuất khẩu thực hiện đạt 20.967.392 nghìn USD, tăng 4,4% so với năm 2009. Æ Nhìn chung, kim ngạch XK của TP. HCM từ năm 2007 – 2010 có sự tăng giảm không đều. Năm 2008 kim ngạch XK đạt giá trị cao nhất so với những năm còn lại. Nguyên nhân là do cuối năm 2008, đầu năm 2009 nước ta bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, nên đã làm giảm kim ngạch XK một lượng khá lớn. Năm 2010, kim ngạch xuất khẩu tăng so với năm 2009, đây là dấu hiệu khả quan mà thành phố cần duy trì. Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của TP. HCM là gạo, cà phê, cao su, sữa và sản phẩm từ sữa, hàng thủy sản, hàng giày dép, hàng may mặc và dầu thô. Bảng 2.4. Kim ngạch XK một số mặt hàng chính tại TP. HCM từ 2007 -2010: (Đơn vị tính: 1000.000 USD) Tên mặt hàng 2007 2008 2009 2010 - Gạo 204,3 173,0 241,4 254,6 - Cafê 37,7 88,6 93,9 163,6 - Cao su 84,4 78,5 92,9 91,4 - Sữa và sản phẩm từ sữa 36,3 72,7 67,2 84,3 - Hàng thủy sản 332,0 355,3 331,1 366,9 - Hàng giày dép 387,8 470,2 442,9 506,4 - Hàng may mặc 1.434,6 1.578,9 1.593,9 1.862,9 - Dầu thô 8.487,6 10.356,8 6.194,6 4.969,9 (Nguồn: Cục thống kê TP. HCM) Hình 2.2. Kim ngạch XK một số mặt hàng chính của TP. HCM từ 2007 - 2010. Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu năm 2008 đều tăng so với năm 2007, ngoại trừ gạo giảm. Nếu không tính dầu thô, giá trị kim ngạch đạt 13.724,5 triệu USD. Cụ thể: Gạo đạt 173,0 triệu USD, giảm 15% so với năm 2007; mặt hàng giày dép đạt 470,2 triệu USD, tăng 17% so với năm 2007, mặt hàng may mặc đạt 1.578,9 triệu USD, tăng 9% so với năm 2007, sữa và các sản phẩm từ sữa tăng 100% so với năm 2007, mặt hàng cà phê có tỷ lệ tăng mạnh nhất trong các mặt hàng còn lại, tăng 135% so với năm 2007. Năm 2009 các mặt hàng cà phê, cao su và hàng may mặc vẫn tiếp tục tăng so với năm 2008. Các mặt hàng tiêu, sữa và các sản phẩm từ sữa, hàng thủy sản, hàng giày dép, dầu thô giảm. Gạo tăng 68,4 trệu USD, tương ứng tăng 39,5 % so với năm 2008. Năm 2010 ngoại trừ kim ngạch xuất khẩu cao su giảm 1,5 triệu USD, tương ứng giảm 1,6% so với năm 2009 và dầu thô giảm 1.224,7 triệu USD, tương ứng giảm 24,6% so với 2009, tất cả các mặt hàng còn lại đều tăng. Bảng 2.5. Kim ngạch NK hàng hóa của TP. HCM từ 2007 – 2010. (Đơn vị tính: 1000 USD) Năm Tổng số Tỷ lệ tăng / giảm % Kinh tế trong nước Kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài Trung ương Địa phương Tổng cộng 1 2=6+7 3 4 5 6=4+5 7 2007 18.100.573 3.415.451 11.063.671 14.479.122 3.621.451 2008 23.284.463 +28,6 5.485.159 13.380.788 18.865.947 4.418.516 2009 19.477.396 -16,4 4.114.115 11.276.220 15.390.335 4.087.061 2010 21.063.450 +8,1 4.078.407 12.402.323 16.480.731 4.582.719 (Nguồn: Cục thống kê TP. HCM) Hình 2.3. Kim ngạch NK hàng hóa của TP. HCM từ 2007 – 2010. Qua hình trên ta thấy năm 2008 kim ngạch NK tăng 5.183.890 nghìn USD, tương ứng tăng 28,6% so với năm 2007. Khu vực kinh tế trong nước tăng 4.386.825 nghìn USD, tương ứng tăng 30,3% so với năm 2007. Trong đó khu vực kinh tế trung ương đạt 11.063.671 nghìn USD, chiếm 23,6%; khu vực kinh tế địa phương đạt 3.415.451 nghìn USD, chiếm 76,4%. Khu vực kinh tế nước ngoài tăng 797.065 nghìn USD, tương ứng tăng 22% so với năm 2007. Năm 2009 kim ngạch nhập khẩu giảm 3.807.067 nghìn USD, giảm 16,4 %, do nền kinh tế trong nước và nền kinh tế nước ngoài giảm tương ứng 18,4% và 7,5%. Năm 2010 kim ngạch NK đạt 21.063.450 nghìn USD, tăng 8,1% so với năm 2009. TP. HCM là nơi tiêu thụ hàng hóa lớn nhất cả nước và là một thị trường nhập khẩu rất hấp dẫn để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, nhưng tốc độ phát triển kim ngạch hàng hóa từ năm 2007 – 2010 lại tăng, giảm không đều. Nguyên nhân là do bị ảnh hưởng của khủng hoảng nền kinh tế toàn cầu vào cuối năm 2008, ngoài ra còn do việc kiểm soát nhằm hạn chế tình trạng nhập siêu của chính phủ. Tuy nhiên các ngành cần sử dụng nhiên liệu nhập khẩu như nguyên phụ liệu tân dược, nguyên phụ liệu giày dép, phụ liệu ngành may và vải, xăng dầu… vẫn phải tăng lượng nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là: sữa và sản phẩm từ sữa, thuốc trừ sâu và nguyên liệu, xăng dầu, nguyên, phụ liệu tân dược, nguyên phụ liệu giày dép, phụ liệu ngành may và vải. Bảng 2.6. Các mặt hàng nhập khẩu chính của TP. HCM từ 2007 – 2011. (Đơn vị tính: triệu USD) Tên mặt hàng 2007 2008 2009 2010 - Sữa và sản phẩm từ sữa 134,9 208,6 152,7 285,5 - Thuốc trừ sâu và nguyên liệu 20,8 41,3 33,2 56,0 - Xăng dầu   1.516,5 2.473,2 1.301,7 612,6 - Nguyên, phụ liệu tân dược 46,5 40,8 34,7 46,5 - Nguyên, phụ liệu giày dép 132,1 168,9 142,4 166,4 - Phụ liệu ngành may 179,9 198,7 164,8 180,0 - Vải 473,5 573,4 528,3 611,7 (Nguồn: Cục thống kê TP. HCM) Hình 2.4. Các mặt hàng NK chính của TP. HCM từ 2007 – 2010. Theo số liệu hình trên ta thấy nhìn chung năm 2008 các mặt hàng NK chủ yếu đều tăng so với năm 2007, ngoại trừ nguyên phụ liệu tân dược giảm ít. Mặt hàng xăng dầu đạt 2.473,2 triệu USD, chiếm 10,6% trị giá hàng NK khu vực trong nước; nguyên phụ liệu các ngành giày dép và may mặc chiếm 1,9% trị giá hàng NK khu vực trong nước, phân bón chiếm 1,4% trị giá hàng NK khu vực trong nước. Năm 2009: tất cả các mặt hàng NK chủ yếu đều giảm so với năm 2008, trong đó giảm mạnh nhất là mặt hàng xăng dầu, giảm 1.171,5 triệu USD, tương ứng giảm đến 89,9% so với năm 2008. Năm 2010: mặt hàng xăng dầu tiếp tục giảm nhập khẩu, giảm 689,2 triệu USD, tương ứng giảm đến 112,5%, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu còn lại đều tăng so với năm 2009. 2.2.2. Mức độ tăng trưởng kim ngạch XNK của TP. HCM từ 2007- 2010. Bảng 2.7. So sánh kim ngạch XNK của TP. HCM từ 2007 - 2010. (Đơn vị tính: nghìn USD) Năm Xuất khẩu Nhập khẩu Chênh lệch Kim ngạch %Tăng / Giảm Kim ngạch %Tăng / Giảm XK - NK % so với nhập khẩu 2007 19.412.290 + 12,4 18.100.573 + 23,9 1.320.717 7,3% 2008 24.081.248 + 24,1 23.284.463 + 28,6 796.785 3,4% 2009 20.078.854 - 16,6 19.477.396 - 16,4 601.458 3,1% 2010 20.967.392 + 4,4 21.063.450 + 8,1 - 96.058 - 0,5% (Nguồn: Cục thống kê TP. HCM) Từ bảng so sánh trên ta thấy tốc độ tăng trưởng kim ngạch XK và NK qua các năm không đồng đều. Tốc độ tăng trưởng kim ngạch NK ở các năm 2007, 2008, 2010 luôn tăng hơn tốc độ kim ngạch XK. Năm 2009, kim ngạch xuất khẩu và kim ngạch nhập khẩu đều giảm mạnh so với năm 2008. Tuy nhiên, hiệu số kim ngạch XK và NK cho ta thấy từ năm 2007 – 2009 TP.HCM đều xuất siêu hàng hóa, riêng 2010 thành phố nhập siêu hàng hóa nhưng giá trị không quá lớn. Trong khi ở những năm này, cả nước ta nhập siêu. Điều đó chứng tỏ TP. HCM là đầu tàu kinh tế quan trọng của cả nước. 2.2.3. Dự báo khả năng XNK của TP. HCM đến năm 2015. Từ năm 2011-2015, TP. HCM phấn đấu đạt tốc độ tăng trưởng XK bình quân là 17% / năm, tổng kim ngạch XK 5 năm (không tính dầu thô) đạt 100 tỷ USD; tiếp tục giữ vững tốc độ XK nhóm hàng có kim ngạch XK cao, thúc đẩy tăng trưởng nhóm hàng tiềm năng như gạo, thủy sản, hàng giày dép, may mặc... và phát triển nhóm hàng dịch vụ phục vụ XK; tăng tỷ trọng XK vào các thị trường châu Âu, châu Mỹ, châu Á… Bảng 2.8. Dự báo kim ngạch XK một số mặt hàng chủ yếu của TP. HCM đến năm 2015. (Đơn vị tính: 1000.000 USD) 2011 2012 2013 2014 2015 - Gạo 292,7 336,7 387,2 445,2 512,0 - Cafê 188,2 216,4 248,8 286,1 329,1 - Cao su 105,2 120,9 139,1 159,9 183,9 - Sữa và sản phẩm từ sữa 96,9 111,5 128,3 147,5 169,6 - Hàng thủy sản 422,0 485,3 558,1 641,8 738,1 - Hàng giày dép 582,4 669,8 770,2 885,8 1018,6 - Hàng may mặc 2.142,4 2463,7 2833,3 3258,3 3747,0 - Dầu thô 5.715,4 6.572,7 7.558,6 8.692,4 9.996,2 (Nguồn: Cục thống kê TP. HCM) Hình 2.5. Dự báo kim ngạch XK một số mặt hàng chủ yếu của TP. HCM đến năm 2015. Theo hình trên ta thấy các mặt hàng XK chủ yếu trên địa bàn TP. HCM từ 2011 - 2015 có sự xu hướng gia tăng không ngừng, đặc biệt là dầu thô, hàng giày dép và may mặc. Tuy nhiên, thị trường XK vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn, chủ yếu là sản phẩm gia công, ngành công nghiệp phụ trợ chưa phát triển, giá trị chế biến thấp nên khó tăng mạnh về kim ngạch. Bên cạnh đó, chính sách tiền tệ bất cập, lãi suất huy động vốn trên địa bàn đang điều chỉnh theo xu hướng tăng gây áp lực đối với các doanh nghiệp kinh doanh XNK. Bảng 2.9. Dự báo kim ngạch NK một số mặt hàng chủ yếu của TP. HCM đến năm 2015. (Đơn vị tính: 1000.000 USD) Tên mặt hàng 2011 2012 2013 2014 2015 - Sữa và sản phẩm từ sữa 271,2 256,9 254,1 248,2 245,5 - Thuốc trừ sâu và nguyên liệu 60,5 67,2 71,9 82,2 85,3 - Xăng dầu   683,2 655,4 600,4 580,3 551,3 - Nguyên, phụ liệu tân dược 47,7 49,8 50,7 51,8 53,1 - Nguyên, phụ liệu giày dép 169,5 173,1 180,1 184,7 193,6 - Phụ liệu ngành may 184,0 190,3 205,1 219,5 228,9 - Vải 624,8 649,3 681,6 697,3 730,6 (Nguồn: Cục thống kê TP. HCM) Hình 2.6. Dự báo kim ngạch NK một số mặt hàng chủ yếu của TP. HCM đến năm 2015. Trong giai đoạn 2001 – 2010 mức nhập siêu của Việt Nam nói chung và TP. HCM nói riêng đã tăng rất nhanh, vượt xa so với định hướng kế hoạch 2001 – 2010 của Chính phủ. Vì thế dự báo đến năm 2015 sẽ giảm tỷ lệ nhập siêu xuống còn 14% và những năm tiếp theo sẽ tiến tới cân bằng cán cân thương mại. Theo Bộ Công Thương, Chính phủ đã chỉ đạo quyết liệt việc kiểm soát nhập siêu và cũng đã đưa ra các nhóm giải pháp lớn như ưu đãi thu hút đầu tư vào các ngành sản xuất nguyên liệu, gia công xuất khẩu để giảm dần và thay thế nguồn nguyên nhiên liệu vẫn phải nhập từ nước ngoài như xăng dầu, phân bón, nguyên phụ liệu dệt may, da... Ở hình trên ta thấy các mặt hàng nhập khẩu: sữa, xăng dầu, thuốc trừ sâu và nguyên liệu, nguyên phụ liệu tân dược có kim ngạch ngày càng giảm dần. Tuy nhiên cho tới năm 2015, TP. HCM vẫn phải tăng nhập khẩu nguyên phụ liệu tân dược, nguyên phụ liệu giàu dép và nguyên phụ liệu ngành may để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và tiêu thụ trong nước. Ø Trong tiến trình Việt Nam thực hiện mở cửa hội nhập trên mọi mặt của nền kinh tế đã làm cho hoạt động ngoại thương phát triển sôi động, nhu cầu XNK tiếp tục tăng cao, kéo theo đó nhu cầu sử dụng các dịch vụ giao nhận vận chuyển cũng tăng theo. Ngành dịch vụ GNHH XNK sẽ có triển vọng và tiềm năng phát triển mạnh hơn trong tương lai. 2.3. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động GNHH XNK bằng đường biển đối với các công ty giao nhận tại TP. HCM. 2.4.1. Những thuận lợi. - Là nơi mà hoạt động kinh tế diễn ra nhộn nhịp, đặc biệt tỷ lệ kim ngạch XNK luôn đứng đầu cả nước, cùng với vị trí địa lý thuận lợi, có nhiều cảng biển, TP. HCM có rất nhiều tiềm năng để khai thác và phát triển hoạt động dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển. - Sự phát triển của nền kinh tế, sự gia tăng của hoạt động XNK và đầu tư trong những năm gần đây, đặc biệt việc Việt Nam là thành viên chính thức của các tổ chức kinh tế như APEC, ASEAN, WTO đã thúc đẩy XNK phát triển, thu hút nhiều đầu tư nước ngoài là bước giúp dịch vụ GNHH XNK phát triển mạnh mẽ do lượng hàng hóa vận tải tăng nhanh. Hơn nữa việc bước vào sân chơi toàn cầu sẽ giúp các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận có cơ hội phát triển nhanh. - Cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động giao nhận tuy còn hạn chế nhưng cũng đã được ban lãnh đạo TP. HCM rất quan tâm và đầu tư nâng cấp. - Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, mạng internet đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận trong nước có cơ hội tiếp cận với giao nhận vận tải hiện đại, phạm vi hoạt động vượt ra khỏi lãnh thổ quốc gia. - Nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động GNHH XNK dồi dào. - Tổng cục hải quan đã đầu tư, tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin, nâng cấp mạng nội bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN) tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Thủ tục khai quan điện tử (EDI) đã được triển khai nhằm mang lại năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tình trạng tiêu cực, gian lận trong thương mại, XNK và hải quan. 2.4.2. Những khó khăn. - Mặc dù cơ sở hạ tầng tại TP. HCM đã được nâng cấp, song vẫn chưa đủ để đáp ứng được nhu cầu GNHH XNK, đặc biệt hệ thống giao thông vận tải là cơ sở hạ tầng quan trọng trong việc phát triển ngành. - Nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động GNHH dồi dào nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu thực sự, phần lớn còn yếu về trình độ ngoại ngữ, tin học cùng các kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thương trường. Số lượng nhân sự chuyên nghiệp có kinh nghiệm chuyên môn cao cho ngành có thể nói thực sự chưa đủ. Sự đào tạo chính quy từ các trường đại học cũng như các khóa đào tạo nghiệp vụ chưa đầy đủ và phổ biến. - Quy mô hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ GNHH XNK là vừa và nhỏ, nguồn lực tài chính còn yếu. Đồng thời cũng chưa tạo được sự liên minh, liên kết giữa các doanh nghiệp trong ngành, chỉ dựa vào năng lực sẵn có nên khả năng cạnh tranh thấp. - Chưa có sự kết hợp thực sự chặt chẽ giữa nhà vận chuyển, công ty giao nhận và bảo hiểm, nên dịch vụ còn cung cấp rời rạc, giá thành cao. - Hoạt động GNHH XNK mang tính chất thời vụ, phụ thuộc nhiều vào hoạt động ngoại thương. - Trong quan hệ thương mại quốc tế, phần lớn các nhà XNK của Việt Nam chủ yếu là xuất theo điều kiện FOB, nhập theo điều kiện CIF nên gây ra thất thu ngoại tệ và ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực GNHH XNK. CHƯƠNG 3: ĐIỀU TRA THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN QUA ĐÁNH GIÁ CỦA CÁC CÔNG TY GIAO NHẬN VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. 3.1. Các hoạt động của quá trình GNHH XNK bằng đường biển. 3.1.1. Các hoạt động về GNHH XNK. Hoạt động của các công ty kinh doanh dịch vụ GNHH XNK có những đặc điểm riêng so với các công ty kinh doanh loại hình dịch vụ khác. Tác nghiệp công việc này như: nhân viên sale, nhân viên chứng từ, bộ phận giao nhận là những người trực tiếp tham gia nghiệp vụ này. Do tính chất của công việc nên họ thường xuyên gặp gỡ, giao tiếp với khách hàng (qua cả điện thoại và trực tiếp). Các nhân viên này chính là người tạo ra đơn hàng, doanh thu và uy tín cho công ty. Ngoài việc thực hiện các khâu nghiệp vụ GNHH XNK, họ còn phải hỗ trợ với phòng Marketing thiết lập các chương trình chăm sóc khách hàng hay tiếp thị và phải luôn luôn thay mặt công ty quan tâm đến khách hàng. Họ phải nắm vững chuyên môn GNHH XNK và các lĩnh vực khác liên quan như ngoại thương, thanh toán quốc tế, vận tải bảo hiểm… Đặc biệt đối với nhân viên sale phải giỏi ngoại ngữ và am tường luật lệ quốc tế, hiểu biết phong tục tập quán, quy định pháp luật ở những thị trường mà công ty đang hoạt động và có nghệ thuật thuyết phục khách hàng cao. Mỗi bộ phận trong công ty đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau nhưng phải luôn hỗ trợ thường xuyên với nhau để hiệu quả giao nhận từng đơn hàng đạt kết quả tốt. - Nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận sale là phải tìm kiếm được ngày càng nhiều khách thuê dịch vụ của công ty. Để làm được điều này, họ cần phải thường xuyên liên hệ với khách hàng, cung cấp các thông tin về dịch vụ, bảng giá, những lợi ích của khách hàng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty, từ đó thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó, các sale còn phải chú trọng đến cả việc chăm sóc khách hàng, sẵn sàng giải quyết các thắc mắc của khách hàng có liên quan đến dịch vụ giao nhận giao nhận và vận tải, áp dụng các biện pháp khuyến mãi, giảm giá mà công ty đưa ra… Đây chính là điều kiện tiên quyết để giữ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty trở thành khách hàng trung thành. - Nếu bộ phận sale giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty thì bộ phận chứng từ lại giữ một nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức giao nhận hàng hóa. Nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ liên hệ với phòng sale và bộ phận giao nhận hiện trường để lập ra một bộ chứng từ chính xác phục vụ cho việc nhận hàng ở cảng đến, đồng thời cung cấp cho phòng kế toán biết giá cả dịch vụ để phòng kế toán có kế hoạch thu phí từ khách hàng. Nhân viên chứng từ hàng nhập phải liên hệ thường xuyên với các hãng tàu để biết được thông tin về hàng hóa, sau đó thiết lập các chứng từ cần thiết cho việc đưa hàng về kho và phân phối hàng (nếu là hàng lẻ) cho khách hàng. - Đóng một vai trò cũng không kém phần quan trọng là bộ phận giao nhận, tức bộ phận hiện trường. Nhân viên giao nhận có nhiệm vụ chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng trước khi ra cảng, chịu trách nhiệm lưu hàng vào kho nếu hàng đóng tại kho và đóng hàng trực tiếp vào container nếu đóng hàng tại bãi, kiểm tra tình hình thực tế hàng hóa về khối lượng và số lượng, kịp thời thông báo những sai lệch để bộ phận chứng từ lập được một bộ chứng từ phù hợp cho việc giao nhận. Hoạt động GNHH XNK vốn mang tính chất thời vụ. Do đó, để hoạt động kinh doanh của công ty trong mùa hàng xuống vẫn ổn định thì công ty thường tổ chức các chương trình hỗ trợ khách hàng như: trích thêm phần hoa hồng cho khách hàng có lượng hàng hóa giao nhận lớn, hoặc cho các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty, quan tâm tới khách hàng vào các dịp đặc biệt,… ngoài ra các công ty giao nhận cũng phải luôn tìm biện pháp đê nâng cao chất lượng dịch vụ nhưng với giá không đổi. 3.1.2. Quá trình hệ thống trong quản lý công ty. Các loại hình doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ GNHH XNK đều có quá trình hệ thống trong quản lý công ty theo các bước cơ bản sau: - Tuyển dụng nhân sự làm công việc GNHH XNK. Số lượng và yêu cầu của vị trí tuyển dụng sẽ xuất phát từ nhu cầu thực tế ở thời điểm hiện tại của doanh nghiệp. Nhưng về cơ bản hầu hết các ứng viên đều phải có sự hiểu biết về ngành GNHH XNK, trình độ tiếng anh giao tiếp từ mức khá trở lên, đặc biệt là phải có tính cẩn thận và mẫn cán trong công việc. - Đào tạo và tái đào tạo cho các nhân viên làm các công việc liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ GNHH XNK. Do yêu cầu đặc thù của ngành GNHH XNK nên các công ty giao nhận phải có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, làm việc với các chuẩn mực và thông lệ quốc tế, kiến thức kỹ năng và các thông tin liên quan phải được cập nhật liên tục. Mặt khác, do nguồn đào tạo nhân lực chính quy ngành giao nhận vận tải còn hạn chế nên các công ty sau khi tuyển dụng nhân viên đều có kế hoạch trang bị kiến thức nghề nghiệp bằng các khóa tự mở trong nội bộ công ty cho các nhân viên mới. - Chỉ đạo, giám sát và hướng dẫn trực tiếp các nhân viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ GNHH XNK. - Theo dõi và kiểm soát các vấn đề nảy sinh trong lúc thực hiện quy trình GNHH XNK. - Triển khai các hoạt động hỗ trợ và phòng ngừa (như tờ khai hải quan hoặc chứng từ bị sai, rớt hàng, hàng hóa giao nhận bị hư, thiệt hại) trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận. - Đánh giá chất lượng của hệ thống quản lý nội bộ và điều chỉnh những tồn tại trong doanh nghiệp. 3.1.3. Áp dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả hoạt động GNHH XNK bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại TP. HCM. Trên cơ sở phân tích nghiệp vụ GNHH XNK bằng đường biển, luận văn đã tiến hành điều tra thực tế những ý kiến phản hồi của các nhân viên giao nhận ở các loại hình doanh nghiệp khác nhau hoạt động trong lĩnh vực GNHH XNK. Qua xử lý số liệu điều tra có thể cho biết danh mục ưu tiên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ này. Các bước kỹ thuật đánh giá được áp dụng trong quá trình thực hiện theo 4 bước cơ bản: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh (Plan – Do – Check - Act). Bảng 3.1. Kỹ thuật áp dụng vào quản lý nghiệp vụ GNHH XNK bằng đường biển. Tiến trình Mục đích Nội dung triển khai Lập kế hoạch - Lập kế hoạch cho các quá trình. - Chuẩn đoán các vấn đề cần điều tra. - Đưa ra các dự án đề nghị. Quá trình tiến hành điều tra thực tế của luận văn: - Viết phiếu điều tra ( Có tham khảo ý kiến của các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực GNHH XNK ). - Lấy ý kiến phản hồi của những người thực hiện công việc giao nhận. - Xử lý số liệu điều tra theo phương pháp chất lượng, trung bình trọng số. - Phân tích kết quả điều tra, đối chiếu với các nguồn thông tin khác. - Xếp danh mục ưu tiên để phân tích. - Đề xuất phương án với các công ty giao nhận. Thực hiện Thực hiện dự án phân tích. Các bước triển khai như sau: 1) Xác định ranh giới cho quá trình nhóm thực hiện GNHH XNK bằng đường biển. 2) Xác định điểm mạnh, yếu của quá trình thực hiện và ghi nhận bằng văn bản. 3) Lựa chọn các quá trình đánh giá cho các nhóm thực hiện hoạt động GNHH XNK bằng đường biển. 4) Đưa ra các thỏa thuận đối với việc đánh giá. Kiểm tra Đối chiếu các việc đã làm được với các việc trong kế hoạch. 5) Phân tích các thông tin và so sánh các hoạt động của nhóm thực hiện GNHH XNK bằng đường biển. 6) Lập kế hoạch hành động và sửa đổi các hoạt động của nhóm thực hiện công việc GNHH XNK. Điều chỉnh - Tiến hành sửa chữa, cải tiến. - Làm PCDA lần 2. 7) Theo dõi quá trình thực hiện nghiệp vụ GNHH XNK. 8) Điều chỉnh, định cỡ lại nội dung điều tra. Áp dụng việc đánh giá quá trình GNHH XNK bằng đường biển trong luận văn theo các bước như sau: - Xác định về nhu cầu sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển được đặt ra với các hoạt động của nghiệp vụ giao nhận thực tế. - Những kinh nghiệm, các kiến thức và các thông tin về sử dụng dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển trong việc quản lý quy trình GNHH XNK ít đề cập đến hơn. - Việc lựa chọn hình thức giao nhận phù hợp với tình hình thực tế của khách hàng. - Bảng điều tra được thiết kế theo sự nhận thức và nhu cầu của từng công ty và với những mô hình quản lý khác nhau đòi hỏi sự thỏa mãn của khách hàng về dịch vụ GNHH XNK bằng đường biển. - Vấn đề quan trọng là mỗi loại hình công ty khác nhau thì có lượng đội ngũ nhân sự khác nhau. Do đó, sẽ khác nhau về phương thức cải thiện và đào tạo đội ngũ nhân sự. - Luận văn chỉ tập trung vào các yếu tố nội tại trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ GNHH XNK tại TP. HCM cùng những người trực tiếp thực hiện thực hiện nghiệp vụ giao nhận này, và cố gắng phát họa một cách khách quan những ảnh hưởng đến công tác giao nhận này. - Để đảm bảo độ tin cậy khách quan cao nhất thì số liệu điều tra được các chuyên viên thống kê và tiến hành xử lý. - Các công việc cần tiến hành trung thực sẽ xác định vị trí ưu tiên theo các cấp độ khác nhau. 3.2. Điều tra về thực trạng công tác GNHH XNK bằng đường biển trong các công ty giao nhận tại TP. HCM. 3.2.1. Cách viết phiếu điều tra. Để các ý kiến phản hồi của đối tượng công tác trong lĩnh vực giao nhận được thăm dò ý kiến mang tính khách quan và độ tin cậy có thể bảo đảm được, phiếu điều tra của luận văn được thiết kế ở dạng khuyết danh nhưng có đề cập đến các khía cạnh: chức danh người được thăm dò ý kiến, thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận, loại hình doanh nghiệp đang công tác, đội ngũ nhân sự và thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Bước 1: Lựa chọn đối tượng tập trung chủ yếu vào các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận. Bước 2: Phân theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự, chức danh của người thực hiện phiếu thăm dò và thời gian công tác của họ trong lĩnh vực giao nhận. Chức danh, thời gian làm việc và loại hình doanh nghiệp cũng cho biết cách thức làm việc của những công ty giao nhận có sự khác nhau, đặc biệt là chức danh và thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận nói lên được sự hiểu biết của họ về lĩnh vực chuyên môn GNHH XNK. Đối với những người trực tiếp thực hiện công tác này có thể nói kinh nghiệm và sự mẫn cán trong công việc là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của công ty. Thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận cũng như thời gian hoạt động của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong sự hiểu biết của họ về GNHH XNK bằng đường biển. Trong phiếu thăm dò ý kiến của luận văn được phân thành 5 cấp độ: chức danh, loại hình doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự doanh nghiệp, thời gian hoạt động của doanh nghiệp và thời gian công tác trong lĩnh vực giao nhận. Bảng 3.2. Phân loại theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Thời gian hoạt động Đặc điểm 1 – 3 năm 4 – 6 năm 7 – 20 năm Trên 20 năm Đặc điểm chung - Mới tham gia vào thị trường GNHH XNK. - Rất quan tâm tới sự đánh giá của khách hàng. - Kiểm soát chặt chẽ các hoạt động để nâng cao uy tín với khách hàng. .- Xây dựng được nhiều mối quan hệ trong các dịch vụ cung cấp. - Mở thêm các chi nhánh. - Có tên tuổi trên thị trường. - Nguồn vốn mạnh, đầu tư thêm các dịch vụ kinh doanh khác. Đặc điểm riêng - Các mối quan hệ khách hàng còn giới hạn. - Tăng cường kiểm tra chất lượng c