Khóa luận Tìm hiểu Khung phân loại LCC và quá trình áp dụng LCC tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

ch tham khảo. Năm 1965 Nhà nước Liên Xô đã giúp thư viện nâng cấp về trang thiết bị, cơ sở vật chất; các hoạt động của thư viện được cải thiện và mở rộng hơn, trong đó sách báo tiếng Nga được bổ sung rất nhiều. Trong thời kỳ 1965 - 1975, thư viện Bách khoa với vốn tài liệu phong phú đã giúp cho việc đào tạo đông đảo đội ngũ cán bộ thực hiện các công trình nghiên cứu khoa học phục vụ chiến đấu và sản xuất. Cũng trong thời gian này một số khoa đã tách ra thành những trường đại học riêng như: Mỏ - Địa chất, Xây dựng, Công nghiệp nhẹ và Phân viện II của trường dành riêng để đào tạo cán bộ kỹ thuật quân sự, do vậy vốn tài liệu của thư viện cũng phải phân chia một phần cho các trường quản lý. Trải qua rất nhiều khó khăn nhưng thư viện Bách khoa đã không ngừng vươn lên, cho đến ngày nay thư viện đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đề ra là phục vụ bạn đọc tốt nhất, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. Trường Đại học Bách khoa là một trường chuyên đào tạo các cán bộ khoa học và công nghệ, hoạt động của thư viện luôn gắn liền với hoạt động của nhà trường và là một yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo. Việc học tập, giảng dạy, các dự án, các đề tài nghiên cứu khoa học đều cần có sách giáo trình, tài liệu tham khảo. Nơi cung cấp cho độc giả những thông tin phù hợp nhất, những tài liệu có giá trị chính là thư viện. Hàng năm, trường có rất nhiều dự án, đề tài nghiên cứu khoa học được báo cáo nghiệm thu nên nhu cầu cung cấp tài liệu, thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu là rất lớn. Số lượng người dùng tin trong toàn trường lên đến trên 35.000 người, họ thường xuyên truy cập, sử dụng khối lượng thông tin có chất lượng cao tại thư viện để trợ giúp cho việc giảng dạy, nghiên cứu, học tập. Trong những năm gần đây, trước yêu cầu của thị trường lao động Nhà trường đã mở rộng quy mô và loại hình đào tạo. Điều đó đã khiến thư viện luôn trong tình trạng quá tải, thiếu tài liệu và chỗ ngồi vì vậy thư viện đã tiến hành mở cửa thông tầm phục vụ bạn đọc liên tục từ 7 giờ 30 đến 21 giờ. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của thư viện trong việc phục vụ học tập, nghiên cứu, giảng dạy của cán bộ, giảng viên, sinh viên, trường Đại học Bách khoa đã đề xuất dự án xây dựng thư viện điện tử. Dự án này đã được Nhà nước chấp thuận với kinh phí đầu tư 200 tỷ đồng, triển khai xây dựng từ năm 2002. Công trình với tổng diện tích sử dụng là 33.400 m2, cao 10 tầng với quy mô 4.000 chỗ ngồi, phục vụ 10.000 lượt độc giả/ngày. Sau khi đi vào hoạt động, đây được coi là thư viện điện tử lớn nhất tại Việt Nam. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ Từ khi được thành lập thư viện trường là một đơn vị độc lập, tuy nhiên trước yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của thư viện và chuẩn bị cho việc tiếp nhận, quản lý Thư viện điện tử với nhiều trang thiết bị hiện đại, nhà trường đã sáp nhập Ban thư viện và Trung tâm thông tin Mạng thành Thư viện và Mạng Thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội theo quyết định số 2306a - QĐ - ĐHBK - TCCB do Hiệu trưởng Trường Đại học Bách khoa ký ngày 02/11/2003. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện và Mạng Thông tin Thư viện và Mạng Thông tin Đại học Bách khoa là một thư viện hiện đại, đó là sự kết hợp giữa thư viện truyền thống và thư viện điện tử. Thư viện có chức năng điều hành và quản lý mạng LAN và BKNET của trường, là trung tâm xây dựng và thiết lập các giải pháp đào tạo trực tuyến (E - learning), thực thi các giải pháp về công nghệ thông tin và viễn thông của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Với những chức năng trên thì thư viện đang phải giải quyết những nhiệm vụ chính sau: - Làm tốt công tác tổ chức các phòng đọc, phòng mượn nhằm đáp ứng đầy đủ, phục vụ có hiệu quả nhu cầu thông tin ngày càng cao của đội ngũ giảng viên và sinh viên trong nhà trường. Tăng cường khả năng tìm kiếm, xử lý, lưu trữ thông tin trong nước và quốc tế. - Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, chất lượng và phong phú về loại hình. Chủ động trong việc đa dạng hoá, phát triển các nguồn tin và kênh thu thập các tài liệu, các thông tin một cách có hiệu quả, tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin có giá trị. Tổ chức tốt công tác lưu trữ các luận văn, luận án và các đề tài nghiên cứu khoa học. - Kết hợp với các phòng ban: in ấn, xuất bản giáo trình, sách giáo khoa… để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu theo nội quy của thư viện. - Có kế hoạch trong việc từng bước nâng cấp hiện đại hoá thư viện, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông, hệ thống mạng và truy cập Internet của trường (mạng BKNET). - Quản lý hệ thống máy chủ của mạng, dịch vụ truy cập, tìm kiếm thông tin trên mạng, cung cấp các dịch vụ truy cập Internet trong và ngoài trường. - Đảm bảo an toàn, an ninh trên mạng, hỗ trợ ứng dụng thử các công nghệ đào tạo từ xa. Thư viện Bách khoa đã thực hiện đúng theo tinh thần của Điều 1 Quyết định 688/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo), quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học: “Thư viện trường đại học là trung tâm văn hoá thông tin khoa học, kỹ thuật của trường đại học ở Việt Nam; tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học kỹ thuật phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và học sinh trong toàn trường”. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Thư viện bao gồm Ban Giám đốc và 3 khối phòng trực thuộc. - Ban Giám đốc gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc + 01 Giám đốc phụ trách chung Thư viện và Mạng Thông tin + 01 Phó Giám đốc phụ trách về Mạng thông tin + 01 Phó Giám đốc phụ trách về Thư viện. - Khối các phòng ban bao gồm: + Phòng dịch vụ thông tin tư liệu: phòng Đọc, phòng Mượn, kho tài liệu. + Phòng nghiệp vụ thư viện: phòng Bổ sung - Trao đổi, phòng Biên mục và phòng Internet. + Phòng công nghệ mạng máy tính: gồm có các bộ phận nghiên cứu, triển khai hệ thống mạng của nhà trường và của thư viện. 2.1.3.2. Đội ngũ cán bộ - Tổng số cán bộ của Thư viện hiện nay là 63 người, trong đó: + Cán bộ thuộc thư viện: 39 người. + Cán bộ thuộc phòng công nghệ mạng thông tin: 24 người - Các cán bộ của Thư viện và Mạng Thông tin đều có trình độ cao: + 01 phó giáo sư + 01 tiến sĩ + 04 thạc sĩ về công nghệ thông tin + 04 thạc sĩ về thư viện + Đội ngũ cán bộ còn lại của thư viện đều đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện, các ngành và chuyên ngành khác tại Đại học Bách khoa, Đại học Ngoại ngữ… 2.1.4. Đặc điểm vốn tài liệu Từ những ngày đầu thành lập Thư viện chỉ có một số lượng vốn tài liệu rất nghèo nàn khoảng 5.000 cuốn sách nhưng đến nay số lượng vốn tài liệu trong thư viện đã tăng lên rất nhiều. Trong những năm gần đây, để chuẩn bị cho việc triển khai đưa vào sử dụng thư viện điện tử, Thư viện đã bổ sung được số lượng sách ngoại văn, giáo trình tiếng Việt và sách tham khảo tương đối lớn. Kinh phí cho việc bổ sung tài liệu trong những năm gần đây trung bình khoảng 300-500 triệu đồng/năm, riêng năm 2005 lên tới hơn 1 tỷ đồng. Ngày nay tài liệu được lưu trữ trong thư viện rất phong phú, đa dạng, với nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Trong Thư viện Bách khoa tài liệu được chia làm hai nhóm chính là tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử). 2.1.4.1. Tài liệu truyền thống Tài liệu truyền thống là loại tài liệu như sách, báo, tạp chí… tài liệu này được chia làm 2 loại là tài liệu công bố và tài liệu không công bố. * Tài liệu công bố: Là tài liệu xuất bản do các nhà xuất bản phát hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, tài liệu được phổ biến rộng rãi tất cả mọi người đều có thể đọc được. Ở Thư viện Bách khoa loại tài liệu này bao gồm: sách tham khảo, sách tra cứu, tạp chí và một số lượng lớn sách giáo trình tiếng Việt được xuất bản bởi các nhà xuất bản Trung ương. - Sách tham khảo + Sách tham khảo ngoại văn Tài liệu tham khảo chiếm một phần lớn trong kho sách của thư viện gồm nhiều thứ tiếng, được sắp xếp theo 2 loại ngôn ngữ cơ bản là tiếng Nga và tiếng gốc La tinh có nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của trường. Sách tham khảo ngoại văn có 115.071 cuốn trong đó sách tiếng Nga là 94.530 cuốn (18.831 cuốn là sách xuất bản trước năm 1970). Các tài liệu tham khảo tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức là 16.971 cuốn (một nửa là sách xuất bản trước 1980). Trước những năm 1990 thư viện bổ sung trên 3000 bản/ năm tài liệu tiếng Nga do có sự hỗ trợ của Liên Xô. Tuy nhiên sau năm 1990 nguồn tài trợ không còn nên thư viện phải mua sách tiếng Nga với giá khá cao. Bên cạnh đó nguồn tài liệu phong phú và rất có giá trị về khoa học công nghệ của các nước tư bản cũng được thư viện quan tâm chú ý. Thực tế người dùng tin cũng có nhu cầu rất lớn về tài liệu của các nước này nên Thư viện Bách khoa đã chuyển sang mua tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức…nhưng với số lượng rất hạn chế vì giá những tài liệu này rất đắt. Tuy nhiên thư viện cũng nhận được sự tài trợ về các tài liệu ngoại văn từ nhiều nguồn khác nhau như Quỹ châu Á (Asian Foundation), thư viện một số trường đại học tại Vương quốc Bỉ (10.000 quyển) và từ một số Việt kiều tại Mỹ gửi tặng (20.000 quyển). + Sách tham khảo tiếng Việt Số tài liệu này ít hơn nhiều so với các tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài. Hiện nay Thư viện Bách khoa có khoảng trên 10.000 cuốn. Sách tham khảo gồm các sách kỹ thuật liên quan tới các ngành khoa học của trường, sách tin học, sách học ngoại ngữ và các loại sách chính trị - xã hội liên quan tới đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, các tác phẩm văn học nổi tiếng… giúp sinh viên trong trường có cái nhìn toàn diện về mọi mặt của đời sống xã hội. - Sách tra cứu Đây là loại tài liệu đặc biệt gồm có các loại sách: Bách khoa toàn thư, từ điển, cẩm nang các ngành kỹ thuật, sổ tay tra cứu chuyên ngành… Hiện nay số tài liệu này có khoảng 6.000 cuốn trong đó có những bộ bách khoa tra cứu chuyên ngành quý như: - Encyclopedia of Sciences and Technology. - Encyclopedia of Indutrial Chemistry (24 tập). - Mc. Graw-Hill Encyclopedia of Sciences and Technology. - Macmillan Encyclopedia of Sciences. - Encyclopedia of Energy Technology and the Environment. Ngoài ra Thư viện còn lưu giữ một số lượng lớn các loại từ điển tiếng Anh, Pháp, Nga, Đức, Nhật phục vụ sinh viên học ngoại ngữ. Các loại sổ tay tra cứu chuyên ngành: sổ tay hoá công, sổ tay công nghệ chế tạo máy… Thư viện cũng có một số tạp chí tóm tắt nổi tiếng trên thế giới. - Giáo trình: số lượng giáo trình của Thư viện Bách khoa hiện nay gồm có 1.783 loại với 159.600 bản. Trong những năm gần đây Ban lãnh đạo nhà trường rất quan tâm đến việc phát triển thư viện, kinh phí đầu tư cho việc bổ sung thêm giáo trình tăng lên đáng kể. Thành phần kho giáo trình hiện nay của Thư viện Bách khoa (chia theo năm xuất bản) như sau: + Giáo trình xuất bản trước 1980 chiếm 48%. + Giáo trình xuất bản từ 1980 - 1989 chiếm 13%. + Giáo trình xuất bản từ 1990 - 1999 chiếm 17%. + Giáo trình xuất bản từ 2000 đến nay có khoảng 22%. - Tạp chí: nguồn tạp chí chiếm 1/3 tổng số vốn tài liệu của thư viện. Thư viện có 1.503 loại tạp chí ngoại gồm có 219.926 bản. Báo, tạp chí khoa học kỹ thuật tiếng Việt hiện có 267 loại. * Tài liệu không công bố Đây là loại tài liệu không được phổ biến rộng rãi kể cả bằng phương thức thương mại. Tài liệu không công bố ở Thư viện Bách khoa hiện nay gồm có: luận án, luận văn (2.707 luận văn thạc sĩ và 1.265 luận án tiến sĩ của cán bộ nhà trường bảo vệ trong và ngoài nước), báo cáo khoa học của sinh viên, các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ trong trường… 2.1.4.2. Tài liệu điện tử Thư viện Bách khoa hiện đang sở hữu một bộ sưu tập các tài liệu điện tử khá phong phú gồm 77 đĩa mềm, 118 băng casette và 359 đĩa CD-ROM (bao gồm 72 đĩa tạp chí, 287 đĩa chương trình và phần mềm kèm theo sách). - Thư viện đã tiến hành xây dựng các cơ sở dữ liệu, bao gồm: + Cơ sở dữ liệu BKSH: bao gồm sách tiếng Việt và sách La tinh gồm 40.200 biểu ghi. Cơ sở dữ liệu này được tra cứu trên CDS/ISIS và được đưa lên trang web của trường, giúp sinh viên có thể truy cập từ xa ngoài phạm vi khuôn viên thư viện. Trong cơ sở dữ liệu BKSH có hơn 2.707 biểu ghi là luận văn cao học và 276 biểu ghi luận án tiến sĩ hiện tại đang để chung cùng cơ sở dữ liệu BKSH. + Cơ sở dữ liệu BKTC: là cơ sở dữ liệu tạp chí phản ánh số lượng tạp chí có trong kho hiện nay Thư viện Bách khoa đã xây dựng cơ sở dữ liệu cho cả tạp chí tiếng Việt và tạp chí nước ngoài có 1.275 biểu ghi. + Cơ sở dữ liệu RUSS: gồm 15.100 biểu ghi sách tiếng Nga được La tinh hoá. Đây là cơ sở dữ liệu được thực hiện chỉ bằng tiếng Nga và phục vụ cho bạn đọc sử dụng thành thạo tiếng Nga. + Cơ sở dữ liệu BKCD: gồm 230 biểu ghi là các chuyên đề nghiên cứu của cán bộ trong và ngoài trường đang làm nghiên cứu sinh tại trường. + Cơ sở dữ liệu NGV: chỉ với 35 biểu ghi là các sách nghiệp vụ thư viện dùng cho cán bộ thư viện và một số ít người dùng quan tâm tìm hiểu đến các vấn đề của thư viện học. + Cơ sở dữ liệu BKBD: là cơ sở dữ liệu quản lí bạn đọc mà Thư viện đang tiến hành nghiên cứu, chưa đưa vào sử dụng. Ngoài ra Thư viện còn có một số lượng băng video, băng cassette học ngoại ngữ nhưng vì chưa có phòng học tiếng và phòng đọc đa phương tiện nên số tài liệu này chưa được đưa ra phục vụ. Hiện nay thư viện chỉ có 3 máy để phục vụ cho bạn đọc tra cứu tài liệu trên Internet miễn phí nên chưa thể đáp ứng được yêu cầu của người dùng tin. Với điều kiện như vậy thì ngay khi Thư viện điện tử đi vào hoạt động cần phải có tài liệu điện tử và nguồn thông tin đủ mạnh để có thể đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của người dùng tin, không những phục vụ người dùng tin trong trường mà còn mở rộng phạm vi phục vụ ra ngoài Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Thư viện thường xuyên bổ sung tài liệu, hàng năm Thư viện Bách khoa đã tận dụng tối ưu khoản kinh phí hàng năm từ 250 - 300 triệu đồng cho các hoạt động bổ sung của mình. Mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện, cơ quan, nhà xuất bản lớn trong và ngoài nước. Thư viện đã nhận được rất nhiều tài liệu có giá trị từ nhiều nguồn biếu tặng. 2.1.5. Đặc điểm người dùng tin Người dùng tin là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của thư viện. Với mỗi loại hình thư viện thì phục vụ cho những người dùng tin khác nhau. Người dùng tin ở Thư viện Bách khoa là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong toàn trường. Người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lí: đây là những người đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của trường. Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm công tác quản lí, họ là những người đề ra mục tiêu và định hướng chiến lược phát triển của trường. Đội ngũ này nghiên cứu các tài liệu về khoa học kỹ thuật, công nghệ, kinh tế - chính trị - xã hội, giáo dục đặc biệt là các ngành khoa học mũi nhọn. Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu giảng dạy: đây là những người có trình độ trên đại học, có khả năng sử dụng ngoại ngữ một cách thành thạo; họ tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trường. Vì đội ngũ người dùng tin này có trình độ cao nên tài liệu họ cần thường là các tài liệu tra cứu, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài vừa mang tính chuyên sâu vừa mang tính mới trong khoa học. Người dùng tin là những giảng viên tham gia giảng dạy nên họ thường xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Tài liệu nhóm người dùng tin này cần là những tài liệu có tính thời sự cập nhật về khoa học, công nghệ, ngoài ra họ cũng cần những tài liệu bổ trợ cho chuyên ngành cần trong giảng dạy. Người dùng tin là sinh viên và học viên cao học: đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng đông đảo nhất, họ là những độc giả chủ yếu và thường xuyên của Thư viện Bách khoa. Họ đến thư viện với nhu cầu là đọc giáo trình, tài liệu tham khảo, tra cứu tài liệu xung quanh lĩnh vực mà họ được đào tạo. Đối với những người là học viên cao học thì tài liệu họ cần mang tính chất chuyên ngành sâu, tạp chí chuyên ngành, sách tham khảo nước ngoài, các luận án, luận văn. Với sinh viên thì thư viện là nơi để học tập, đọc tài liệu để phục vụ cho việc học tập trên giảng đường. Bên cạnh đó, nhóm người dùng tin này cũng là nhóm người có nhu cầu giải trí khá cao, cập nhật những thông tin, những kiến thức phổ thông về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… Với số lượng người dùng tin khá đông và chia làm nhiều đối tượng nên Thư viện phải luôn không ngừng đổi mới và hoàn thiện mình. Để có thể làm tốt công tác phục vụ thông tin tài liệu, phục vụ tối đa nhu cầu của bạn đọc thì thư viện phải tiến hành xem xét, đánh giá nhu cầu tin của họ, đề ra những biện pháp hướng đi phù hợp. Mặt khác, thư viện còn phải thường xuyên tổ chức hướng dẫn cho bạn đọc sử dụng cách thức tra cứu, tìm tin truyền thống và hiện đại để tránh tình trạng nhu cầu tin của bạn đọc không được đáp ứng một cách đầy đủ. 2. Tình hình áp dụng LCC tại Thư viện và Mạng Thông tin Đại học Bách khoa Hà Nội 2.2.1. Sử dụng Khung phân loại 19 lớp Trước đây Thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà Nội theo hướng chỉ đạo về nghiệp vụ của Thư viện Quốc gia nên công tác phân loại trong thư viện sử dụng khung phân loại 19 lớp. Trong quá trình hoạt động thư viện Bách Khoa đều sử dụng thống nhất khung phân loại này để xây dựng ký hiệu phân loại cho tài liệu và tạo lập hệ thống ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại. Khung phân loại này được sử dụng từ năm 1956 - 2005. Khung phân loại 19 lớp do Thư viện Quốc gia biên soạn và xuất bản lần đầu tiên năm 1961. Khung phân loại này được xây dựng trên cơ sở khung phân loại dùng cho thư viện đại chúng của Liên Xô những năm 60 có nguồn gốc UDC và thường gọi là khung phân loại 17 lớp. Năm 1969 Khung được tái bản có hiệu chỉnh và được sử dụng rộng rãi trong hệ thống các thư viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin và một số thư viện chuyên ngành. Năm 1978 Khung được đổi mới và xuất bản lần thứ ba với nhiều bổ sung, chỉnh lý dựa trên cơ sở tham khảo các khung phân loại lớn như UDC, BBK cùng các tài liệu tra cứu khác. Khung được mở thêm 2 mục mới là “Đ Sách thiếu nhi” và “K Văn học dân gian” và được đặt tên là “Khung phân loại 1978” với cơ cấu 19 lớp. Năm 1991 do vốn tài liệu của các thư viện ngày càng phong phú, đa dạng; do những biến động lớn về chính trị, kinh tế ở Việt Nam và trên thế giới và do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ, Thư viện Quốc gia tiến hành chỉnh lý lần thứ tư. Lần chỉnh lý này chủ yếu tập trung hiệu chỉnh hai mục lớn là Kinh tế và Pháp luật. Bảng đặt tên là “Khung phân loại dùng cho các Thư viện khoa học tổng hợp” và vẫn giữ cơ cấu 19 lớp. Năm 2000 Khung phân loại này được tiến hành chỉnh lý lần thứ năm. Các công việc được thực hiện trong lần chỉnh lý này bao gồm: điều chỉnh các mục, mở rộng nội dung, cấu tạo những ký hiệu mới, biên soạn lại Bảng trợ ký hiệu địa lý Việt Nam và nước ngoài. Bên cạnh đó Thư viện Quốc gia còn biên soạn thêm phần “Hướng dẫn sử dụng Khung phân loại” và hiệu chỉnh, bổ sung Bảng tra chủ đề chữ cái với tổng số hiện có khoảng 5500 chủ đề. Lần chỉnh lý này Khung phân loại được chia thành 2 tập: - Tập 1: Bảng chính và Các bảng phụ. - Tập 2: Bảng tra chủ đề và Hướng dẫn sử dụng. Khung phân loại 19 lớp được Thư viện Bách khoa sử dụng từ khi thành lập thư viện. Trong thời kỳ đầu thành lập, với số lượng vốn tài liệu trong thư viện chưa nhiều, vì vậy việc phân loại theo khung phân loại 19 lớp khá thuận lợi và việc phục vụ thông tin cho người dùng tin cũng không gặp nhiều khó khăn. Trải qua thời gian, cùng với sự lớn mạnh của Nhà trường, cơ sở vật chất của thư viện cũng không ngừng được nâng cấp, vốn sách báo tài liệu tăng nhanh. Điều này đã gây khó khăn cho hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện nói chung, công tác phân loại nói riêng, khi các đề mục trong khung phân loại không còn đáp ứng yêu cầu phân loại chi tiết tài liệu. Bên cạnh đó cũng dễ dàng nhận thấy khung phân loại 19 lớp đã bị lạc hậu so với sự phát triển của khoa học công nghệ, vì chúng không được bổ sung và cập nhật thường xuyên các đề mục, các ký hiệu phân loại mới. Tiến bộ nhanh chóng của khoa học công nghệ đã làm nảy sinh và xuất hiện nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, nhiều thuật ngữ và khái niệm mới. Điều này đòi hỏi hệ thống các khung phân loại thư viện phải kịp thời được bổ sung, thêm vào những ký hiệu tương ứng cho phù hợp. Đối với khung phân loại 19 lớp, mặc dù trong mỗi lần tiến hành chỉnh lý, Thư viện Quốc gia đều cố gắng thêm vào các đề mục mới (ví dụ: Vi điện tử - 6T2.1, Tin học - 6T7.3,518…), tuy nhiên số lượng các đề mục chưa nhiều, chưa theo kịp được và chưa phản ánh hết sự phát triển của các lĩnh vực, các ngành khoa học, đặc biệt là khoa học kỹ thuật và khoa học ứng dụng… Vì vậy, quá trình phân loại sử dụng khung 19 lớp tại Thư viện Bách khoa đã bộc lộ những khó khăn. Tuy nhiên một nguyên nhân sâu xa và quan trọng hơn, thể hiện sự bất cập khi áp dụng khung 19 lớp tại Thư viện Bách khoa là ở chỗ: Thư viện Bách khoa là một thư viện chuyên ngành, với vốn tài liệu chuyên sâu về các ngành chuyên môn hẹp, cụ thể ở đây là tài liệu về khoa học kỹ thuật. Trong khi đó khung phân loại 19 lớp lại được biên soạn phục vụ cho hệ thống các thư viện khoa học tổng hợp, với đặc điểm vốn tài liệu mang tính chất phổ thông, phổ cập tri thức, đa môn loại. Khung phân loại này chỉ phù hợp với các thư viện hôcông cộng cỡ trung bình với số lượng vốn tài liệu không lớn. Sự mâu thuẫn đó đã tạo ra nhiều bất cập, khi mà quá trình định ký hiệu phân loại cho tài liệu chỉ dừng lại ở những đề mục mang tính tổng quát, không đi sâu vào được các đề mục chi tiết, do vậy ký hiệu phân loại không phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu. Thực tiễn trên đã đặt Thư viện trước yêu cầu phải chuyển sang sử dụng một Khung phân loại khác cho phù hợp hơn. Một điểm yếu khác của khung 19 lớp là khả năng trao đổi và chia sẻ dữ liệu biên mục với các cơ quan thông tin nước ngoài. Do đặc thù đây là khung phân loại của Việt Nam và chỉ được sử dụng trong phạm vi lãnh thổ, do vậy khi kết nối với các thư viện lớn trên thế giới Thư viện Bách khoa không tận dụng được nguồn dữ liệu đã được biên mục sẵn trong các cơ sở dữ liệu thư mục của họ. Nếu thư viện sử dụng một khung phân loại mang tính quốc tế hơn, sự chia sẻ thông tin chắc chắn sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện. Khi đó, nếu cùng sử dụng một khung phân loại với các thư viện nước ngoài, thư viện Bách khoa có thể truy cập và tải về miễn phí các dữ liệu thư mục đã được biên mục sẵn từ cơ sở dữ liệu của họ. Điều này vừa tiết kiệm được thời gian xử lý tài liệu, giảm công sức cho cán bộ, đồng thời nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu nói chung, công tác phân loại nói riêng. Tất cả những yếu tố trên đã cho thấy, đã đến lúc thư viện cần suy nghĩ và lựa chọn một khung phân loại mới phù hợp hơn cho hoạt động của mình. 2.2.2. Sử dụng Khung phân loại LCC a) Quá trình lựa chọn khung phân loại Cùng với dự án thư viện điện tử đang gấp rút được triển khai, Thư viện cũng tiến hành đổi mới trên nhiều mặt hoạt động của mình. Một trong những hoạt động được quan tâm đầu tư là đổi mới trong công tác nghiệp vụ và xử lý kỹ thuật tài liệu, đó là tìm kiếm một khung phân loại mới thay thế cho khung phân loại 19 lớp. Khung phân loại mới ngoài việc sẽ giúp thư viện thực hiện tốt hơn công tác phân loại tài liệu còn là cơ sở để thư viện tiến hành triển khai tổ chức kho mở sau khi chuyển sang tòa nhà mới. Trong quá trình tìm kiếm một khung phân loại khác phù hợp với điều kiện thực tế của mình, Thư viện Bách khoa đã có ý định sử dụng DDC. Đây là khung phân loại hiện đang được sử dụng khá rộng rãi trong nhiều thư viện của các nước trong khu vực và trên thế giới. Ở thời điểm hiện tại, được phép của Bộ Văn hoá Thông tin, Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam đã kí hợp đồng dịch khung phân loại DDC với Trung tâm thư viện máy tính trực tuyến - OCLC [8]. OCLC yêu cầu dịch ấn bản rút gọn trước để phục vụ đông đảo cộng đồng, sau đó mới dịch ấn bản đầy đủ. Năm 2003 tổ chức Từ thiện Đại Tây Dương đã tài trợ cho dự án dịch DDC do Thư viện Quốc gia làm chủ dự án, Viện Công nghệ Hoàng gia Melbourne (RMIT) tại Việt Nam là cơ quan giám sát dự án. Việt Nam là nước đầu tiên trên thế giới dịch ấn bản rút gọn lần thứ 14 (DDC 14) - ấn bản mới nhất (DDC 14 tiếng Anh in xong và phát hành tháng 1 năm 2004). Để khắc phục một phần khuynh hướng thiên về Anh, Mỹ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phân loại của các thư viện Việt Nam, OCLC và Thư viện Quốc hội Mỹ (cơ quan biên tập và phát triển DDC) đã chủ trương đưa vào bản dịch thư viện một số phần mở rộng liên quan đến lịch sử, địa lí, văn học, ngôn ngữ, các dân tộc ở Việt Nam, các đảng phải chính trị, chủ nghĩa Mác - Lênin. Việc mở rộng được tiến hành theo 2 cách: lấy nguyên văn từ các phần tương ứng trong ấn bản đầy đủ DDC 22 hoặc dựa vào DDC 22 mà chi tiết hoá các chỉ số, phân loại, bổ sung thêm các thông tin đặc thù của Việt Nam vào đề mục và ghi chú. DDC đang được Thư viện Quốc gia xúc tiến dịch sang tiếng Việt và sẽ xuất bản trong cuối năm nay (2006). Nhiều thư viện và các trung tâm thông tin lớn ở Việt Nam đã có kế hoạch chuyển đổi sang sử dụng DDC trong thời gian tới vì những ưu điểm và thuận lợi của nó. Như vậy nếu sử dụng DDC Thư viện sẽ có