Khóa luận Tìm hiểu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội

y, Libol 5.0 cung cấp cho người dùng chức năng gia hạn hợp đồng. Với tính năng này hợp đồng được tạo mới có thể chính là hợp đồng gia hạn thêm của một hợp đồng đã hết thời gian thực hiện. C, Nhà phát hành. Với phần này, người dùng có thể nhập mới tên nhà phát hành hoặc lựa chọn nhà phát hành dựa trên danh sách có sẵn được cập nhật thông tin trong thư viện. Thông tin về nhà phát hành gồm: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email và cả những quy định, định mức về việc phát hành, vận chuyển ấn phẩm. Nhờ vậy thư viện có thể lựa chọn nhà phát hành tốt nhất phù hợp với yêu cầu của thư viện mình. D, Mẫu đơn đặt hàng. Libol 5.0 cung cấp cho người dùng chức năng lập mẫu đơn đặt hàng nhằm giúp cho người dùng tự tạo những mẫu đơn đặt hàng mang những thông tin khác nhau phù hợp với từng đối tượng đặt mua. E, Xử lý đơn đặt. Trong xử lý đơn đặt người dùng có thể duyệt nối tiếp đơn đặt, gửi đơn đặt mua sách tới nhà cung cấp, kiểm kê ấn phẩm hoặc khiếu nại khi tiến trình thực hiện hợp đồng có sai sót. Cả 6 phần trên của chức năng Hợp đồng đều được Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội thực hiện bằng thủ công. Nguyên nhân là do việc bổ sung tài liệu của Trung tâm TT – TV ĐHKTHN không được tiến hành theo đợt mà do nhu cầu của các cán bộ, giảng viên của từng khoa đưa lên, Trung tâm sẽ tập hợp lại và tiến hành bổ sung. Bổ sung: Trong quá trình khai thác và lưu trữ các ấn phẩm của thư viện, nếu vì một lý do nào đó mà các ấn phẩm bị thất thoát hoặc được cập nhật thêm vào thư viện thì ấn phẩm đó cần phải được cập nhật lại các thông tin về sự thay đổi của ấn phẩm. Với chức năng Bổ sung người dùng có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Trong phân hệ Bổ sung có các phần cụ thể sau: A, Bổ sung và biên mục sơ lược Trước khi một ấn phẩm được nhập vào kho của thư viện, việc đầu tiên là ta cần biên mục sơ lược một số thông tin có liên quan đến ấn phẩm đó, còn các thông tin chi tiết về cuốn sách sẽ được biên mục trong phân hệ Biên mục. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng phức năng Bổ sung và biên mục sơ lược để biên mục cho các tài liệu được nhập vào thư viện. Ngoài Leader, mã tài liệu và số định danh thì các trường biên mục sơ lược được Trung tâm sử dụng là: trường 245$a nhan đề chính, 245$b nhan đề song song; trường 260$a nơi xuất bản, 260$b nhà xuất bản, 260$c năm xuất bản; trường 300 đặc trưng số lượng. B, Bổ sung Người dùng sử dụng chức năng này để bổ sung mã xếp giá cho ấn phẩm được bổ sung vào thư viện. Chức năng bổ sung này được chia thành 2 mảng chính: Thứ nhất là mảng thông tin về ấn phẩm bổ sung: bao gồm thông tin về mã tài liệu, số định danh, ngày tháng bổ sung, lý do bổ sung mã xếp giá, giá tiền mỗi ấn phẩm, kiểu ấn phẩm thuộc loại gì... Thứ hai là mảng thông tin về chỉ số đăng ký cá biệt: mảng thông tin này lại bao gồm 2 phần: ấn phẩm có đăng ký cá biệt và ấn phẩm không có đăng ký cá biệt. Những chỉ số đăng ký cá biệt sau khi được thay đổi hay bổ sung mới được liệt kê ngay phía dưới phần nhập thông tin. Thông qua bảng đăng ký cá biệt, cán bộ thư viện có thể in mã vạch bằng cách lựa chọn những đăng ký cá biệt và nhấn nút “in mã vạch”. Sau khi được bổ sung vào thư viện, tài liệu được định dạng đăng ký cá biệt, thiết đặt số thứ tự (đánh số thứ tự tăng dần). Sau đó cán bộ của Trung tâm sẽ tạo khuôn dạng nhãn, in mã vạch, in nhãn cho tài liệu đó. Libol 5.0 cung cấp cho cán bộ khả năng in những mã vạch hay in nhãn cho một hay nhiều ấn phẩm. Hiện nay Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã làm mã vạch cho khoảng 85.000 cuốn sách và cũng tương ứng với nó là 85.000 nhãn sách. Cấu tạo mã vạch của Trung tâm TT – TV ĐHKTHN: Trung tâm sử dụng chỉ số đăng ký cá biệt để làm mã vạch cho tài liệu. Ví dụ về mã vạch tài liệu của Trung tâm có thể xem ở phần Phụ lục. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN còn áp dụng chức năng Báo cáo bổ sung để lập báo cáo về những danh sách được bổ sung vào thư viện trong những khoảng thời gian xác định và Báo cáo đăng ký cá biệt bị huỷ bỏ để thống kê những đăng ký cá biệt đã bị huỷ bỏ. Kế toán: Tuỳ thuộc vào chức năng khác nhau mà mỗi thư viện có những quỹ tiền tệ với những mục đích sử dụng khác nhau. Libol 5.0 cung cấp chức năng Kế toán nhằm giúp cho thư viện có được sự quản lý chi tiêu của các quỹ trong thư viện một cách thống nhất, phục vụ việc mua bán sách và các loại tài liệu đạt hiệu quả cao. Trong chức năng Kế toán có các phần là: khai báo chi, khẳng định chi, nhập quỹ, báo cáo quỹ, tỷ giá hạch toán, trạng thái quỹ và chuyển tiền. Mỗi phần này lại có những tính năng khác nhau giúp cho thư viện hoặc trung tâm thông tin có thể quản lý quỹ của mình một cách chi tiết và thống nhất. Tuy nhiên do những đặc thù trong việc bổ sung nên Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã không áp dụng chức năng Kế toán này trong hoạt động của mình. Kho: Thông qua chức năng kho, thư viện có thể quản lý chặt chẽ số ấn phẩm có trong thư viện, kiểm tra được thường xuyên tình trạng của các kho sách. Trong chức năng kho có các phần là Kiểm kê, Báo cáo và Xử lý. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN chỉ áp dụng chức năng Kiểm kê. Để bắt đầu công việc kiểm kê kho, cán bộ của Trung tâm phải tạm ngừng hoạt động kho hoặc giá sách cần kiểm kê. Sau đó cán bộ có thể bắt đầu kỳ kiểm kê bằng việc khai báo một số thông tin liên quan đến kỳ kiểm kê như tên kiểm kê, ngày kiểm kê và người kiểm kê. Sau khi kiểm kê xong, cán bộ sẽ cho kho vừa kiểm kê trở lại hoạt động bình thường. Thống kê: Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng chức năng Thống kê trong hoạt động của mình. Chức năng này giúp cho cán bộ của Trung tâm có cái nhìn tổng quát về cả quá trình bổ sung. Dựa vào đó để lên những kế hoạch hoạt động bổ sung cho hợp lý, phục vụ công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao. Những bản thống kê sẽ được hiển thị dạng biểu đồ hình cột. Cán bộ của Trung tâm có thể các hình thức thống kê sau: - Thống kê toàn bộ hoặc theo giai đoạn, trong đó có thống kê theo số đầu ấn phẩm hoặc theo số bản ấn phẩm. - Thống kê bổ sung theo định kỳ thời gian: hàng năm, hàng tháng hoặc hàng ngày. - Thống kê bổ sung theo thuộc tính ấn phẩm như: theo khung phân loại, theo ngôn ngữ hoặc theo nước xuất bản. 2.2.2. Phân hệ biên mục: Phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Bên cạnh các mẫu biên mục thiết kế sẵn sàng cho các dạng tư liệu phong phú gồm sách, bài trích luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh ảnh, bản đồ, băng, đĩa nhạc, tập máy tính, vật phẩm… cán bộ thư viện còn có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, dán nhãn và đặt tên, định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng. Các trường biên mục có thể được ghép nhóm theo chức năng và được thiết đặt để sử dụng các từ điển tham chiếu có sẵn để kiểm soát tính nhất quán. Phân hệ biên mục cho phép cán bộ nhập mới, sữa chữa, xoá, duyệt xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc cũng như biên mục chi tiết các bản ghi được bộ phận bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống. Phân hệ biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC 21 phiên bản được tu chỉnh tháng 3 năm 2000 và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc thù cho ngành Thư viện Việt Nam dựa trên những tư vấn về nghiệp vụ của Thư viện quốc gia và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia. Phân hệ hỗ trợ các khung phân loại BBK, DDC, LC, khung đề mục quốc gia, tiêu đề đề mục, bộ từ khoá thống nhất với những từ điển tham chiếu được nhập trước sẵn sàng cho người dùng khai thác. Phân hệ này còn cho phép cán bộ thư viện cũng có thể tạo các ấn phẩm đầu ra như danh mục sách mới hoặc phích phiếu, nhãn sách với khả năng sắp xếp tiếng Việt do người dùng tự quy định. Trung tâm TT –TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ này trong hoạt động thư viện của mình. Để truy cập vào phân hệ Biên mục và sử dụng các chức năng trong phân hệ, người dùng phải được cấp phát một tài khoản sử dụng với quyền thích hợp. Trong trường hợp người dùng lựa chọn các chức năng đòi hỏi quyền sử dụng ở mức cao hơn so với quyền được cấp cho tài khoản mà người dùng đang đăng nhập hiện thời, chương trình sẽ đưa ra thông báo và yêu cầu người dùng phải đăng nhập lại dưới một tài khoản khác có quyền thích hợp hơn. Quyền được cấp phát tài khoản là do những người phụ trách phân hệ Quản lý. Quy trình nghiệp vụ biên mục có: A, Giá trị ngầm định: Khi biên mục cho những ấn phẩm có một vài thuộc tính chung nào đó, cán bộ của Trung tâm có thể dùng chức năng này để đặt những giá trị cố định cho các trường tương ứng trong bản ghi biên mục, nhằm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường này với các đầu ấn phẩm khác nhau. Giá trị cố định này sẽ có hiệu lực trong suốt phiên làm việc trừ khi nó được lặp lại. Trong phần Giá trị ngầm định cán bộ có thể đặt giá trị ngầm định cho một trường hoặc tra cứu nhãn trường cần nhập giá trị ngầm định. B, Biên mục bổ sung: Khi bổ sung một đầu ấn phẩm mới vào kho sách của thư viện, biên cạnh những thông tin lưu trữ (VD: chỉ số đăng ký cá biệt, tên kho...), thông tin về số lượng, cán bộ bổ sung còn cần phải khai báo một số thông tin thư mục cơ bản của ấn phẩm đó như Nhan đề, Năm xuất bản, Đặc trưng số lượng... để làm dữ liệu ban đầu cho quá trình biên mục chi tiết. Công tác này được tiến hành qua chức năng Bổ sung và biên mục sơ lược thuộc phân hệ Bổ sung. Chức năng Biên mục bổ sung cho phép cán bộ thư viện có thể nhanh chóng và dễ dàng theo dõi được các đầu ấn phẩm mới được bổ sung này qua một hàng đợi, từ đó tiến hành biên mục chi tiết cho các ấn phẩm đó. ấn phẩm sẽ tiếp tục nằm trong hàng đợi cho đến khi được đánh dấu và xoá khỏi danh sách. Danh mục các ấn phẩm trong hàng đợi chờ được biên mục chi tiết được hiển thị dưới dạng ISBD rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành biên mục sơ lược và ngày nhập vào cơ sở dữ liệu. C, Nhập mới bản ghi: Chức năng Nhập mới bản ghi cho phép người dùng biên mục chi tiết cho một tư liệu trong thư viện. Tư liệu này có thể là một ấn phẩm dạng văn tự hoặc các dạng thức khác như phim video, bản đồ, tranh ảnh, vật phẩm, âm thanh, các dữ liệu điện tử hoặc trang Web... Chức năng Nhập mới bản ghi sử dụng cơ chế kiểm soát tính nhất quán thông qua các từ điển tham chiếu để hạn chế những nhầm lẫn, sai sót. Để việc nhập mới bản ghi được tiến hành nhanh chóng, cán bộ của Trung tâm có thể tiến hành phân nhóm các trường trên giao diện nhập liệu. Các trường trong mẫu nhập liệu được hiển thị theo hàng ngang và được phân nhóm theo 2 kiểu là Nhóm theo chức năng và Nhóm theo vùng MARC 21. Cán bộ Trung tâm có thể dễ dàng chuyển đổi giao diện giữa hai kiểu phân nhóm này. Mô tả cụ thể hai kiểu phân nhóm như sau: - Nhóm theo chức năng: các trường có cùng một chức năng sẽ được hiển thị lân cận nhau và được đặt dưới một nhan đề tiểu mục chung là tên của chức năng. Có 9 nhóm chức năng sau: Quản lý: các thông tin phục vụ cho việc quản lý như mã tài liệu, dạng tài liệu, vật mang tin, độ mật, cấp mô tả thư mục... Nhan đề – Thư mục: các thông tin về nhan đề và thư mục (tùng thư, đặc trưng số lượng...), cũng như các thông tin thư mục bổ sung cho các loại ấn phẩm cụ thể (luận án, ấn phẩm định kỳ...). Tác giả - Xuất bản: thông tin về địa chỉ xuất bản, các cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm về mặt trí tuệ cho ấn phẩm. Khung phân loại: thông tin về các chỉ số khung phân loại (tại Trung tâm TT – TV ĐHKTHN sử dụng khung phân loại BBK), từ khóa và các tiêu đề đề mục (subject heading). Nội dung: thông tin tóm tắt ấn phẩm và các trường phụ chú khác. Dữ liệu điện tử: thông tin về các dữ liệu điện tử liên kết với bản ghi biên mục của ấn phẩm dưới dạng đường dẫn (các tệp văn bản, hình ảnh, âm thanh, phim số hoá...). Liên kết: thông tin về sự liên kết giữa bản ghi biên mục của ấn phẩm hiện thời với bản ghi biên mục của các ấn phẩm khác trong cơ sở dữ liệu (VD: bài trích nằm trong một cuốn sách, tạp chí, ấn phẩm định kỳ bị phân tách hoặc sát nhập lại từ các ấn phẩm định kỳ khác,...). Mã xếp giá: thông tin về vị trí vật lý của các bản ấn phẩm. Chỉ số chuẩn: thông tin về các chỉ số theo tiêu chuẩn quốc tế và quốc gia của ấn phẩm (ISBN, ISSN, số lưu chiểu...). - Nhóm theo vùng MARC21: Trung tâm TT – TV ĐHKTHN cũng đã sử dụng MARC 21 làm cho các trường thuộc cùng một vùng sẽ được hiển thị lân cận nhau và được đặt dưới một nhan đề tiểu mục chung của vùng. Điều này rất thuận tiện trong quá trình Biên mục tài liệu của cho các cán bộ của Trung tâm. D, Sửa chữa: Chức năng sửa chữa bản ghi cho phép cán bộ trung tâm sửa lại giá trị của một nhóm trường trong bản ghi biên mục của một tư liệu trong thư viện. Tư liệu này có thể là một trong những ấn phẩm dạng văn tự hoặc các dạng tư liệu khác. E, Xoá: Chức năng Xoá bản ghi cho phép cán bộ huỷ thông tin biên mục của một tư liệu trong thư viện, đồng thời cũng huỷ các thông tin có liên quan (thông tin về bổ sung, xếp giá, lịch sử mượn- trả) của tư liệu đó. F, Xem: Tính năng Xem bản ghi cho phép cán bộ duyệt xem thông tin biên mục của một nhóm hoặc toàn bộ số bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Tính năng Xem bản ghi còn cho phép người dùng tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần các thông tin biên mục đã được cập nhật ở một bản ghi có sẵn cho các bản ghi mới. Đồng thời nó còn cho phép hiển thị thông tin của ấn phẩm theo các dạng định dạng khác nhau như MARC, XML... Chế độ ngầm định của chức năng Xem bản ghi là duyệt toàn bộ cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên trong phần Xem bản ghi có chức năng Lọc bản ghi để chọn xem chỉ một tập hợp các bản ghi thoả mãn một số điều kiện nhất định nào đó tuỳ vào yêu cầu của cán bộ Trung tâm. G, Nhập khẩu bản ghi: Trong quá trình biên mục một ấn phẩm, cán bộ tìm được thông tin của ấn phẩm đó trên Internet (do một thư viện nào đó đưa lên) hay cán bộ tìm được trong một thư viện nào đó qua giao thức Z39.50, để có thể dùng lại các thông tin đó cho ấn phẩm cần biên mục trong thư viện của mình thì phải làm thế nào? Để giải quyết vấn đề này, cán bộ của Trung tâm đã sử dụng chức năng Nhập khẩu bản ghi của phần mềm Libol 5.0. H, Xuất khẩu bản ghi: Chức năng Xuất khẩu bản ghi cho phép người dùng có thể kết xuất những thông tin về ấn phẩm ra một file có phần mở rộng mặc định là *.iso. Kết quả sử dụng: Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã tạo ra các ấn phẩm đầu ra như danh mục sách mới hoặc phích, phiếu, nhãn sách với khả năng sắp xếp tiếng Việt do người dùng tự quy định. Cơ sở dữ liệu có hơn 5000 biểu ghi, trong đó cơ sở dữ liệu sách có gần 2000 biểu ghi; cơ sở dữ liệu luận văn, thạc sỹ, đồ án tốt nghiệp, các công trình nghiên cứu khoa học của giáo viên có hơn 3000 biểu ghi. Ngoài ra, Trung tâm còn có 30 biểu ghi cơ sở dữ liệu báo tạp chí. Với kết quả đạt được này, Trung tâm đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của sinh viên và cán bộ, giáo viên trong trường. * Từ điển: Một trong những phương pháp để đảm bảo chất lượng của công tác biên mục là kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục. Kiểm soát tính nhất quán giúp cán bộ nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hoá. Không phải trường biên mục nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán. Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là các trường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như các trường Tác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thư, Nhan đề thống nhất... Việc kiểm soát tính nhất quán có thể được tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển. Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này. Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin. Dữ liệu không được kiểm soát tính nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi người dùng phải gõ đi gõ lại cùng một mục từ ở các bản ghi khác nhau. Đồng thời việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này cũng không đơn giản. Với cơ chế từ điển sử dụng tham chiếu, việc sửa lỗi trái lại sẽ rất thuận tiện và hiệu quả vì người dùng chỉ cần sửa duy nhất mục từ trong từ điển tham chiếu mà không cần sửa lại từng bản ghi. Mặt khác cơ chế từ điển tham chiếu còn cho phép người dùng sử dụng các dữ liệu nhập sẵn trong cơ sở dữ liệu hoặc bổ sung thêm các nguồn dữ liệu từ bên ngoài, và qua đó làm giảm bớt công sức nhập liệu. Phân hệ Biên mục cung cấp cho người dùng các từ điển tham chiếu bao gồm thông tin nhập sẵn và cơ chế bổ sung, sửa chữa các từ điển này. Phiên bản 5.0 có 14 từ điển tham chiếu gồm có: - Tác giả: Từ điển tham chiếu tác giả cung cấp các mục từ tên cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm về mặt trí tuệ cho tư liệu cần biên mục. - Từ khoá: Từ điển tham chiếu từ khoá cung cấp các mục dùng để từ mô tả nội dung một tư liệu. Giá trị của các từ khoá thường là không chuẩn hóa và không có phân cấp hay quan hệ lẫn nhau. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển từ khoá nhập sẵn được tổng hợp từ nguồn dữ liệu của Thư viện quốc gia và Trung tâm thông tin tư liệu khoa học công nghệ quốc gia. - Nhà xuất bản: Từ điển tham chiếu nhà xuất bản cung cấp các mục từ là tên nhà xuất bản, cơ quan, đơn vị phát hành tư liệu. - Ngôn ngữ: Từ điển tham chiếu ngôn ngữ cung cấp thông tin về các ngôn ngữ (nói và viết) có thể được dùng để biên mục các thuộc tính về ngôn ngữ của một tư liệu. - Tên nước: Từ điển tham chiếu tên nước cung cấp thông tin về tên gọi của các quốc gia trên thế giới. Thông tin này có thể được dùng để biên mục các thuộc tính về vị trí địa lý của một tư liệu. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển tên nước nhập sẵn cùng với thông tin về các tên nước này theo chuẩn ISO 3166. - BBK: Từ điển tham chiếu BBK cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại BBK do Liên Xô cũ phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số BBK nhập sẵn được tổng hợp từ dữ liệu đang được áp dụng tại Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tinTư liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia. - UDC: từ điển tham chiếu UDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại UDC. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số UDC nhập sẵn (không đầy đủ) được lấy từ mạng Internet. - DDC: : từ điển tham chiếu DDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại DDC do Melvin Dewey phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số DDC nhập sẵn (không đầy đủ) được lấy từ mạng Internet. - LC: : từ điển tham chiếu LC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại LC do Thư viện Quốc hội Mỹ phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số LC nhập sẵn (không đầy đủ) được lấy từ trang Web của Thư viện Quốc hội Mỹ. - Khung đề mục quốc gia: Từ điển tham chiếu Khung đề mục quốc gia cung cấp các mục từ chỉ số phân loại theo Khung đề mục quốc gia do Việt Nam phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Khung đề mục quốc gia nhập sẵn (đầy đủ). - Đề mục chủ đề (subject heading): Từ điển tham chiếu đề mục chủ đề cung cấp các từ khoá có kiểm soát và phân cấp dùng để mô tả nội dung của ấn phẩm. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Tiêu đề đề mục nhập sẵn lấy từ cuốn “Chọn tiêu đề đề mục cho thư viện”. - Chuyên ngành luận án: Từ điển tham chiếu chuyên ngành luận án cung cấp các mục từ ghi tên và mã chuyên ngành khoa học của luận án (theo bảng phân loại của Bộ giáo dục và Đào tạo). - Thư viện: Từ điển tham chiếu Thư viện lưu các mục từ mang thông tin về các thư viện cung cấp bản ghi biên mục cho cơ sở dữ liệu. - Tùng thư: Từ điển tham chiếu Tùng thư cung cấp thông tin về các tùng thư. Việc sử dụng từ điển tham chiếu của cán bộ Trung tâm không thường xuyên, chưa được đều, có lúc dùng có lúc không. 2.2.3. Phân hệ bạn đọc: Là công cụ trợ giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực thẻ. Phân hệ cho phép người dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, phù hợp với nghiệp vụ và chức năng của từng thư viện. Cho phép in mã vạch cho thẻ. Phân hệ cũng cho phép thư viện phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và thích hợp cho từng nhóm bạn đọc. Cung cấp nhiều phép thống kê bạn đọc khác nhau như thống kê theo tuổi, độ tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ bạn đọc để quản lý bạn đọc trong hoạt động của mình. Các chức năng của phân hệ: Hồ sơ bạn đọc: Các thông tin về bạn đọc như: ảnh, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ liên lạc, nhóm ngành nghề, tên cơ quan, niên khoá, khoa, trường (với bạn đọc là học sinh, sinh viên)... cũng như các thông tin về thẻ (số thẻ, loại thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn) được cập nhật vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê cũng như in thẻ (có tích hợp mã vạch). Khả năng xử lý lô: Khả năng xử lý lô với các nghiệp vụ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xoá thẻ tạo thuận tiện cho thư viện (đặc biệt là thư viện của các trường đại học) trong việc quản lý bạn đọc được cấp thẻ theo đợt với thời hạn sử dụng giống nhau. Phân loại bạn đọc theo nhóm: Tính năng phân loại bạn đọc thành nhóm cho phép quy định chính sách cụ thể với từng nhóm như danh sách những thể loại ấn phẩm được mượn, hạn định số lượng và thời gian cho việc mượn ấn phẩm ra về, mượn đọc tại chỗ, số lần gia hạn mượn, tiền phạt trong trường hợp trả sách chậm, quyền đặt chỗ và thời hạn yêu cầu đặt chỗ được giữ khi bạn đọc đến lượt... In thẻ và mã vạch theo các khuôn dạng khác nhau: Mỗi một bạn đọc tuỳ thuộc vào đặc trưng và chức năng của mỗi thư viện sẽ có những khuôn dạng thẻ khác nhau và mỗi thẻ đọc sẽ mang những thông tin khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, tính năng tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép cán bộ thư viện tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, mang những thông tin khác nhau. Sau khi thẻ đã được tạo kiểu dáng, Libol 5.0 cung cấp cho người dùng tính năng in thẻ và in mã vạch cho thẻ. Người dùng có thể in thẻ theo một nhóm hay là in cho từng đối tượng cụ thể. Thống kê theo nhiều tiêu chí: Người dùng có thể tiến hành các thống kê khác nhau liên quan đến cộng đồng bạn đọc như vẽ đồ thị phân loại bạn đọc theo nhóm tuổi, niên khoá, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm bạn đọc... * Phân hệ Bạn đọc có 3 phần: Thẻ bạn đọc; Thống kê và In thẻ. Cụ thể từng phần là: Thẻ bạn đọc: Trong Thẻ bạn đọc có các chức năng sau: - Chức năng tra cứu: Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm thông tin về một hoặc một nhóm bạn đọc theo các tiêu chí khác nhau. - Chức năng nhập mới: cho phép người dùng cập nhật các thông tin về một bạn đọc vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc quản lý, thống kê. Chức năng này cũng cho phép người dùng phân loại bạn đọc theo các nhóm khác nhau và đặt ra các chính sách quản lý cũng như quy định những quyền lợi của bạn đọc thuộc mỗi nhóm một cách thích hợp. - Chức năng sửa và gia hạn thẻ: Chức năng sửa hồ sơ bạn đọc cho phép người dùng thay đổi lại các thông tin về hồ sơ bạn đọc. Để sửa thông tin của một bạn đọc nào đó trước hết cán bộ phải đưa vào một hoặc một nhóm tiêu chí tìm kiếm để xác định bạn đọc (hoặc một nhóm bạn đọc) cần sửa. Danh sách bạn đọc thoả mãn các điều kiện đặt ra sẽ được liệt kê trong một cửa sổ nhỏ. Thông tin hiển thị bao gồm: tên bạn đọc, số thẻ được cấp tại thư viện, ngày tháng năm sinh, nơi công tác/ trường đang học. Dựa vào những thông tin đó, cán bộ có thể chọn cụ thể hồ sơ cần sửa thông tin và hiệu đính các thông tin hiện thời. Chức năng gia hạn thẻ cho phép cán bộ thay đổi hạn sử dụng của một hoặc một nhóm thẻ thư viện. - Chức năng xoá thẻ bạn đọc: cho phép người dùng xoá thông tin về một hoặc một nhóm bạn đọc ra khỏi cơ sở dữ liệu. Để có thể xoá được một thẻ đọc trong cơ sở dữ liệu thì người dữ thẻ phải đã hoàn trả tất cả các cuốn sách từng mượn. Nếu thẻ bị xoá, tất cả các lần mượn sách của người giữ thẻ được cơ sở dữ liệu ghi nhận sẽ mất thông tin về người mượn. - Xem thông tin bạn đọc: tính năng này giúp cho người dùng có thể xem toàn bộ thông tin về bạn đọc. Hồ sơ bạn đọc được hiển thị theo thứ tự tăng dần của số thứ tự bạn đọc. Thống kê: Chức năng Thống kê bạn đọc cho phép người dùng có thể tiến hành một số thống kê bạn đọc dựa trên các thông tin liên quan có trong cơ sở dữ liệu. Các phép thống kê có thể tiến hành được bao gồm: Độ tuổi bạn đọc Nhóm bạn đọc Số thẻ được cấp Nhóm ngành nghề Số thẻ hết hạn Tuỳ thuộc mục đích thống kê mà bạn chọn những tính năng trên sao cho phù hợp. In thẻ: Trong phần In thẻ có các tính năng sau: - Tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép người dùng tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, phù hợp với chức năng cũng như nghiệp vụ của từng thư viện. - Sửa khuôn dạng thẻ: cho phép người dùng thay đổi lại khuôn dạng thẻ đã được tạo. - In mã vạch: Chức năng in mã vạch cho số thẻ cho phép người dùng chọn in giá trị mã vạch cho một nhóm thẻ thư viện nằm trong một trong ba khung điều kiện sau: Các thẻ được cấp trong một khoảng thời gian (nhập mốc ngày tháng bắt đầu và kết thúc). Các thẻ có chỉ số ID nằm trong một dải xác định (thông qua giá trị ID cận dưới và ID cận trên). Các thẻ được chỉ định cụ thể. - In thẻ: cho phép người dùng chọn in thẻ đọc (có mã vạch cho số thẻ) hoặc mã vạch cho một nhó