Khóa luận Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai

áp dụng trong những doanh nghiệp nhỏ và vừa, yêu cầu quản lý không cao, số lượng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao hoặc áp dụng kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm: - Sổ cái - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối tài khoản - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 11: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ c. Hình thức nhật ký chứng từ Hình thức thích hợp trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, số lượng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều và được sử dụng trong những doanh nghiệp làm kế toán bằng tay là chủ yếu. Sổ sách trong hình thức này gồm: - Sổ nhật ký chứng từ - Sổ cái - Bảng kê - Bảng phân bổ - Sổ chi tiết Sơ đồ 12: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ d. Hình thức Nhật ký chung Hình thức này được áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, yêu cầu quản lý cao, số lượng tài khoản sử dụng nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, thường áp dụng ở doanh nghiệp tự động hoá công tác kế toán. Sổ sách của hình thức này gồm: - Sổ nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt - Sổ cái - Sổ chi tiết: sổ quỹ, TGNH, thẻ kho... Sơ đồ 13: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. chương II tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ ở chúng tôi khoá Minh khai 2.1 Đặc điểm tình hình chung của công ty khoá Minh Khai Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty cơ khí xây dựng- Bộ xây dựng. - Trụ sở giao dịch của công ty: 125D Minh Khai- Hai Bà Trưng- Hà Nội - Hình thức sở hữu vốn: Vốn Nhà nước - Hình thức hoạt động: theo ngành kinh tế sản xuất - Ngành nghề kinh doanh: + Sản xuất thiết bị máy móc cho ngành xây dựng, vật liệu xây dựng và công trình đô thị. + Sản xuất phụ tùng, phụ kiện bằng kim loại, hàng tiểu ngũ kim. + Sản xuất các loại khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng. Có được những thành quản lao động và hoạt động vững chắc như hiện nay, công ty đã phải trải qua một chặng đường đầy khó khăn và thử thách. Nhà máy Khoá Minh Khai được thành lập chính thức theo quyết định số 562/BKT ngày 5/5/1972 của Bộ trưởng Bộ Kiến trúc (nay là Bộ xây dựng) và với sự giúp đỡ của Ba Lan về nhà xưởng, máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ. Cuối năm 1972, do máy bay Mỹ bắn phá Miền Bắc nên nhà máy phải tạm ngừng hoạt động. Sau một thời gian tu sửa, ngày 1/4/1973 nhà máy mới chính thức đi vào hoạt động với những sản phẩm chính như ke, khoá, bản lề, chốt.... Ban đầu do sản phẩm sản xuất theo thiết kế của Ba Lan nên không phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của người Việt Nam. Vì vậy bắt đầu từ năm 1975, Nhà máy đã tiến hành vừa sản xuất, vừa nghiên cứu, cải tiến, thay đổi mẫu mã, chủng loại sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu tiêu dùng trong nước. Điều này đã giúp Nhà máy đạt được thành công ban đầu và tạo đà phát triển. Năm 1989, thực hiện quyết định số 217/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN với các xí nghiệp quốc doanh, nhà máy đã tổ chức lại cơ cấu tổ chức sản xuất, bộ máy quản lý gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao. Ngày 5/5/1993, Bộ trưởng Bộ xây dựng đã ký quyết định số 163/BXD-TCLĐ thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi Nhà máy Khoá Minh Khai trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng- Bộ xây dựng. Để phù hợp với sự thay đổi cơ chế quản lý trong nội bộ các ngành, ngày 20/11/1995 Bộ xây dựng ra quyết định số 993/BXD-TCLĐ và căn cứ vào nghị định số 15/CP ngày 4/3/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ xây dựng, quyết định đổi tên các đơn vị thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng (trước đây là Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí) trong đó Nhà máy Khoá Minh Khai đổi tên thành Công ty khoá Minh Khai. TRong suốt những năm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty liên tục phát triển cả về quy mô sản xuất lẫn dây chuyền công nghệ. Về mặt kinh tế công ty đã thực hiện hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. Mặt khác trong quá trình sản xuất công ty đã không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm và nắm bắt kịp thời thị hiếu của người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp. Hiện nay sản phẩm của công ty đủ sức cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên thị trường. Năm 1994, công ty đã có 4 sản phẩm đạt huy chương vàng tại hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp Việt nam, đó là khoá MK 10, khoá treo MK 10N, bản lề 1000 và erêmôn 23A. Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 1998, 1999. Chỉ tiêu 1999 2000 2001 1. Tổng nguyên giá TSCĐ 7.443.846.885 8.294.417.339 9.083.025.385 2. Vốn kinh doanh 11.334.660.734 11.829.393.506 12.523.338.125 3. Doanh thu tiêu thụ 14.313.095.581 15.574.343.430 14.044.882.888 4. Lợi nhuận tiêu thụ 199.447.664 182.115.000 70.323.804 5. Nộp ngân sách 534.485.096 520.850.000 562.040.980 6. Thu nhập BQ (đ/người) 622.959 622.500 620.000 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty khoá Minh Khai Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích 20.000km2 nên việc bố trí sắp xếp các khu vực hợp lý và khoa học là tương đối thuận lợi cho việc luân chuyển vật tư, thành phẩm hay nửa thành phẩm, chi tiết sản phẩm giữa các tổ đội sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng là tạo sản phẩm hoàn chỉnh. Ta có thể khái quát việc tổ chức sản xuất qua sơ đồ sau: Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phân xưởng cơ khí PX cơ điện PX lắp ráp PX lắp ráp Tổ rèn Tổ dán ... Tổ sửa Tổ nguội ... Tổ lắp 1 Tổ lắp 2 ... ... Tổ lắp 1 Tổ lắp 2 Chú thích: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ sản xuất Bốn phân xưởng trong dây chuyền sản xuất có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau: - Phân xưởng cơ khí: là phân xưởng đầu tiên trong quá trình sản xuất với nhiệm vụ là tạo phôi ban đều cho các phân xưởng khác như dập định hình ra các khuôn mâũ (phôi, ke, khoá.,..) hay đúc tay nắm nhôm, đồng thoi để tiện lõi khoá. Nếu sản phẩm đơn giản thì phân xưởng có thể làm hoàn chỉnh như bản lề chốt cửa. Ngoài ra còn nhận đơn đặt hàng như giàn giáo, cửa xếp hao phân xưởng cơ khí cũng nhận làm. - Phân xưởng cơ điện: có trách nhiệm sửa chữa thường xuyên, trung và đại tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện. Phân xưởng này đảm bảo cho các phân xưởng khác làm việc liên tục, không bị gián đoạn vì máy móc thiết bị hay đường điện bị sự cố. Ngoài ra phân xưởng còn chế tạo khuôn mẫu như đúc ke, bản lề, khoá... - Phân xưởng lắp ráp: có nhiệm vụ lắp hoàn chỉnh toàn bộ các loại sản phẩm trừ những chi tiết rời đã hoàn thành để tạo nên sản phẩm. - Phân xưởng bóng mạ: có nhiệm vụ mạ các sản phẩm ke, chốt, bản lề, quai khoá các loại, crêmôn,.... Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình công nghệ chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nên nó quyết định rất nhiều đến chất lượng sản phẩm. Ngoài ra phân xưởng cũng nhận gia công theo đơn đặt hàng. Các phân xưởng được bố trí liên hoàn, hợp lý đảm bảo nhanh gọn từ khâu đưa vật liệu vào sản xuất đến khâu cuối cùng tạo ra sản phẩm. Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty là tương đối gọn nhẹ, thể hiện một bước hoàn thiện về cơ cấu quản lý, tạo điều kiện cho lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chỉ đạo thông suốt từ cấp cao nhất đến từng công nhân trực tiếp sản xuất. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Loại hình sản xuất công ty là kiểu chế biến liên tục, quy mô sản xuất thuộc loại vừa. Mặc dù sản phẩm của công ty gồm nhiều loại có kết cấu phức tạp, có những đặc tính khác nhau về kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật nhưng nhìn chung các sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình sản xuất theo cùng một phương pháp công nghệ, cụ thể quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm của công ty gồm 3 giai đoạn: giai đoạn chế tạo phôi, giai đoạn gia công, giai đoạn lắp ráp hoàn chinh. - Giai đoạn chế tạo phôi là giai đoạn tạo ra từ các chi tiết, các bộ phận sản phẩm dưới dạng thô (phôi) như phôi thân, phôi tay nắm phôi cụm crêmôn.. Sau đó phôi được chủ yếu chuyển sang giai đoạn gia công cơ khí để chế biến thành chi tiết hoặc bộ phận sản phẩm hoàn thành có thể bán ra ngoài dưới dạng bán thành phẩm. - Giai đoạn gia công là giai đoạn chủ yếu tạo ra các chi tiết, các bộ phận có khả năng tác dụng nhất định để lắp ráp thành sản phẩm. - Giai đoạn lắp ráp sẽ lắp ráp, hoàn thiện sản phẩm ở giai đoạn cuối cùng, đóng gói và nhập kho. Sơ đồ quy trình công nhệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu PX cơ khí PX cơ điện Thành phẩm nhập kho PX lắp ráp PX bóng mạ 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty khoá Minh Khai hiện có 340 cán bộ công nhân viên, trong đó bộ phậnc ông nhân trực tiếp sản xuất là 270 người chiếm 79,4%, bộ phận quản lý là 70 người chiếm 20,6%. Căn cứ vào đặc điểm quá trình sản xuất, tính chất kỹ thuật, quy mô sản xuất đồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò quản lý đối với quá trình sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến, đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả. Đứng đầu là giám đốc, người điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động của công ty. Cùng với giám đốc có một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và một phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Mỗi một phòng ban có một chức năng cụ thể tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ. Giám đốc là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của công ty, là người có quyền cao nhất, có nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài việc uỷ quyền cho 2 phó giám đốc thì giám đốc còn phải chỉ đạo trực tiếp tới các trưởng phòng, các phòng ban và phân xưởng. Phó giám đốc kỹ thuật có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật như thiết kế, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật... Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giúp đỡ giám đốc trong công việc kinh doanh trên thị trường. Cùng với hoạt động gián tiếp quản lý sản xuất làm việc tại các phòng ban, người trực tiếp quản lý công nhân sản xuất ở các phân xưởng sản xuất là quản đốc phân xưởng và các tổ trưởng tổ đội sản xuất, chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai giám đốc I Phó giám đốc kỹ thuật II Phòng Mark-eting I1 Phòng kế hoạch I2 Ban I (Bảo vệ) III.2 Phòng quản lý sản xuất III.1 Phòng KCS Phòng kỹ thuật II1 Trạm y tế I6 Phòng tài vụ I4 Phòng hành chính II4 Phòng tổ chức LĐ tiền lương I5 Phân xưởng cơ khí Phân xưởng cơ điện Phân xưởng lắp ráp Phân xưởng bóng mạ Phòng cung ứng I3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban được Ban giám đốc quy định như sau: - Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ thu thập, xử lý, đưa các thông tin tài chính kế toán giúp cho quản lý giám sát một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng kê hoạch cung tiêu: Phòng này có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong từng tháng cũng như cả năm về các mạt như định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm .,... Đồng thời phòng còn có trách nhiệm cung ứng kịp thời vật tư theo yêu cầu sản xuất cũng như tiêu thụ nhanh chóng các sản phẩm của công ty. - Phòng tổ chức lao động tiền lương: Có nhiệm vụ tập hợp lao động và tiền lương của các bộ phận, theo dõi các chính sách về tiền lương, tiền thưởng và các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Phòng hành chính: Có nhiệm vụ thực hiện các công việc về hành chính văn thư và lo đời sống (điện nước) trong tập thể công ty. - Phòng Marketing: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm và phát hiện nhu cầu đồng thời giới thiệu rộng rãi sản phẩm của chúng tôi trên thị trường nhằm cung cấp những thông tin cập nhật nhất cho các nhà quản lý giúp cho việc quyết định của người lãnh đạo chuẩn xác nhất, tận dụng được các thời cơ trên thị trường. - Phòng CKS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho hay đem ra thị trường tiêu thụ. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ thiết kế khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp bản thiết kế, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Ngoài ra phòng kỹ thuật còn kiêm cả việc sửa chữa máy móc thiết bị. - Ban I (bảo vệ): Có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của công ty, theo dõi giờ giấc làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời theo dõi cán bộ đang ở tuổi thực hiện nghĩa vụ quân sự với Nhà nước. - Trạm y tế: Chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cấp thuốc chữa bệnh và giải quyết việc nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán ở công ty Công ty khoá Minh Khai là một đơn vị hạch toán độc lập có chức năng thực hành công tác kế toán phần hành theo một chu trình khép kín trên hệ thống sổ kế toán riêng. Công ty có một bộ máy kế toán tương ứng với quy mô và nhiệm vụ quản lý hoạt động của Công ty. Phòng kế toán gồm 6 nhân viên được tổ chức theo kiểu tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện ở phòng kế toán từ khâu ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán. Nhiệm vụ của các kế toán viên là lập, thực hiện kế hoạch tài chính, tính toán, ghi chép chính xác về nguồn vốn, tình hình tài sản cố định, các loại vật tư, vốn bằng tiền, lập báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán, tiền mặt Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Kế toán tiền lương kiêm theo dõi kho bán thành phẩm Kế toán vật tư - Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán, trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán, là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty từ việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế. Ngoài ra còn giúp giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng cấp trên. - Kế toán vật tư: có trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng, công cụ, dụng cụ. Khối lượng côn việc của kế toán vật tư khá lớn do đặc điểm sản xuất tại công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư khác nhau. - Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên tron công ty. Hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng, thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Ngoài ra kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ theo dõi kho bán thành phẩm, tình hình nhập- xuất- tồn kho bán thành phẩm hàng tháng. - Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành, thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giá thành cho từng loài thành phẩm, tình hình nhập- xuất- tồn kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ với khác hàng. Đồng thời lập các báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo. - Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ lập và theo dõi các phiếu thu, phiếu chi, trên cơ sở đó mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh hàng ngày ở công ty, theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng, thanh toán với ngân sách, theo dõi các khoản phải thu, phải trả. - Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt đồng thời là người theo dõi tình hình tài sản cố định của công ty, tình hình tăng, giảm, trích khấu hao TSCĐ hàng tháng. Mặc dù mỗi kế toán viên được kiêm nhiệm riêng từng phần hành kế toán nhưng giữa các phần hành lại có quan hệ chặt chẽ thống nhất cùng hỗ trợ nhau để cùng hoàn thành tốt công tác kế toán của công ty. Hình thức kế toán áp dụng ở công ty Hiện nay công tác kế toán ở công ty khoá Minh Khai là khá hoàn chỉnh, luôn cập nhật với những đổi mới của chế độ kế toán. Vào đầu năm 1996, công ty khoá Minh Khai bắt đầu áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Do trước đây công ty khoá Minh Khai sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ nên hiện nay hình thức sổ của công ty khoá Minh Khai vẫn còn ảnh hưởng của hình thức sổ mở trước đây. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu I. Tổ chức kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai 1. Đặc điểm và công tác tổ chức nguyên liệu- vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Là một công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng xây dựng nên công ty phải sử dụng một số khối lượng chủng loại vật tư rất lớn. Công ty sử dụng hàng ngàn loại vật liệu, công cụ dụng cụ khác nhau cho quá trình sản xuất như thép các loại: thép góc, thép vuông, thép lá, thép inox... nhôm, đồng, bi, các chi tiết mua ngoài cửa khoá, các loại hoá chất, dầu xăng... Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua, bảo quản và sử dụng hết sức khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải có trình độ, trách nhiệm trong công việc. Vật liệu công cụ dụng cụ công ty sử dụng có loại rất khan hiếm, nhiều loại trong nước không tự sản xuất, chất lượng không cao mà phải nhập ngoại như thép lá của Nga, hợp kim, bi... có loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất cồng kềnh như gang, đồng... có loại khó bảo quản, dẽ hỏng như hoá chất. Từ những đặc điểm này của vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi công ty phải có một kho tàng tốt để đáp ứng cho việc bảo quản. Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo do đó chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về số lượng, chất lượng, giá mua của vật liệu, công cụ dụng cụ cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của công ty. Mỗi loại sản phẩm của công ty được cấu thành từ nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ khác nhau nên phải xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, mọi việc xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản phẩm đều phải theo mức này. Song trong thực tế công ty khoá Minh Khai chưa xem xét định mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ một cách chính xác, mọi phát sinh đều là từ yêu cầu của sản xuất, do vậy không tránh khỏi sự lãng phí vật tư trong quá trình sản xuất. Những đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ ở trên là những khó khăn mà công ty phải đương đầu trong việc đi mua, bảo quản sử dụng và hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Muốn quản lý tốt vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu. Như vậy mới tạo điều kiện cho công ty hoạt động liên tục. 2. Tình hình tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty được cung cấp từ các nguồn sau: - Từ mua ngoài: Gang, thép của công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. ống thép của công ty ống thép Đài Nam, thép lá inôx mua của công ty Hoàng Vũ... Các nguồn cung cấp này tương đối ổn định, đảm bảo cho công ty chủ động sản xuất. - Từ nguồn tự gia công chế biến: thùng giấy, hộp giấy carton, các chi tiết sản phẩm ...... Chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng, quyết định nhiều đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, vật liệu công cụ dụng cụ phải được quản lý một cách chặt chẽ và hợp lý. Nắm bắt được yêu cầu đó, công ty khoá Minh Khai đã tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. - ở khâu thu mua: Phòng cung tiêu sẽ đảm nhận việc tổ chức thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ. Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch sản xuất cả năm hoặc cả tháng để xác định số liệu cần thiết phải mua nhỏ nhất để góp phần giảm bớt chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành sản phẩm, đồng thời ai là người chuyên chở vật liệu, công cụ dụng cụ. Khi mua vật liệu về, cán bộ thu mua phải kiểm tra kỹ lưỡng vật liệu công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại và chất lượng. - ở khâu bảo quản: Do công ty sử dụng nhiều loại vật liệu công cụ dụng cụ để đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý. Nhưng trên thực tế vẫn có hiện tượng hàng mua về không được nhập đúng kho, gây nên hiện tượng vật liệu, công cụ dụng cụ bị thất thoát, hư hỏng... ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất. - ở khâu dự trữ: Với lượng vốn có hạn, giá vật liệu, công cụ dụng cụ lại luôn thay đổi nên công ty thường chỉ dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở mức tối thiểu cần thiết vì có thể dùng vật liệu, công cụ dụng cụ thay thế với điều kiện chất lượng sản phẩm sản xuất ra không thay đổi. Song hiện nay vẫn có một khối lượng vật tư tồn động vốn và bên cạnh đó lại có một số vật liệu, công cụ dụng cụ không đủ cung cấp cho sản xuất làm cho công nhân nhiều khi không đủ việc làm. - ở khâu sử dụng: Để tiết kiệm chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ và đảm bảo việ sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý, có hiệu quả, phòng kỹ thuật đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ cho một đơn vị sản phẩm. Nhưng việc xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đưa vào sản xuất ở công ty vẫn xuất theo yêu cầu sản xuất mà không theo định mức đã định, dẫn đến tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ Trong quá trình sản xuất công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại. Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, công dụng kinh tế đặc điểm riêng, muốn quản lý tốt nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hạch toán chính xác thì cần phân loại chúng một cách khoa học. - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều loại khác nhau: thép thân lõi khoá, nhôm đồng... Trong mỗi loại lại gồm rất nhiều thứ như trong thép có ống, thép CT3, thép góp, thép inox. - Vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó làm cho sản phẩm bền đẹp hơn phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật như: dầu AC 10, dầu pha sơn, dầu may so. - Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng A83, dầu ma dút, củi đốt... - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa cac thiết bị, dây cuaroa 13 x 1800 đá cắt thép, vòng bi... - Bao bì: bao gồm các loại hòm gỗ MK10, Mk14ET, hộp giấy crêmon, hộp carton... Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty là phù hợp với đặc điểm vai trò, tác dụng của mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. 4. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Minh Khai vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu là mua ngoài, ngoài ra còn một số vật tư tự gia công, chế biến. Để đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ công ty sử dụng cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán. * Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho của công ty tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập, vật liệu, công cụ dụng cụ đó được đánh giá theo giá thực tế theo các cách khác nhau. - Mua ngoài: + Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ được cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tế được tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng chưa có thuế GTGT cộng chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản... (nếu có). + Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài không theo hợp đồng thì Giá mua thực tế = giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển (nếu có) Trường hợp bên cung ứng bao thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyển đã được tính trong giá mua nguyên vật liệu. Khi đó giá mua thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT. Nếu mua ở nguồn nhập ổn định thì giá ít biến động, còn nếu mua ở trên thị trường tự do thì giá có thể biến động nhiều nên công ty đã quy định khi mua trên thị trường tự do giá mua phải thấp hơn hoặc bằng giá vẫn mua loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó ở các nguồn nhập ổn định. - Vật liệu, công cụ dụng cụ tự gia công, tự chế biến kế toán định giá như sau: Giá thực tế VL, CCDC tự gia công nhập kho = Giá thực tế VL, CCDC xuất gia công + Các chi phí gia công Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp việc nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi theo giá thực tế, còn vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho được theo dõi thường xuyên theo giá hạch toán, Giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ là giá được phòng kế hoạch cung tiêu xây dựng và có xét duyệt của giám đốc, cơ sở xây dựng do từng thứ, loại vật liệu, công cụ dụng cụ là dựa vào giá thực tế bình quân của thứ vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong năm hoặc hạch toán