Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

mới trang thiết bị, dụng cụ lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị hiện có của Xí nghiệp, phân bổ các khoản chi phí trong chi phí quản lý Công ty duyệt. - Dự thảo các văn bản đối ngoại, hồ sơ cần thiết để ký hợp đồng kinh tế, đốn đốc thực hiện, thanh lý hợp đồng, theo dõi các tồn tại sau thanh lý. - Xây dựng biện pháp quản lý vật tư, máy mọc thiết bị. - Tiếp thị giới thiệu các chủ phương tiện ngoài vào sửa chữa tại Xí nghiệp. - Cung cấp phần vật tư Công ty giao phục vụ sản xuất trong, ngoài đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đồng bộ. - Cập nhật số liệu thực hiện chế độ, báo cáo thông kê hàng tháng, quý năm kịp thời, chính xác, bóc tách kết cấu giá thành sản phẩm. - Lập phương án sửa chữa phải là kết hợp đồng thời cả vỏ, máy, điện, nguội, mộc, bảo dưỡng đề trình lên cấp trên. - Tính toán dự trù vật tư, vật liệu cho mỗi loại sản phẩm. - Kiểm tra các phương án sửa chữa, phiếu xác nhận công việc. - Xây dựng tiến độ thi công, các bước công nghệ. - Đảm bảo công tác kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ sản xuất. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 33 - Căn cứ vào tiến độ công nghệ của từng phương tiện, thực tế sản xuất, báo cáo Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất cho ngày hôm sau. - Tập hợp những yêu cầu kỹ thuật, cân đối công việc theo tiến độ sản xuất xây dựng, nắm bắt chính xác, chắc chắn, sát thực công việc hành ngày và bám sát tiến độ. - Điều động trực tiếp các tổ sản xuất theo kế hoạch hàng ngày, đôn đốc các tổ sản xuất thi công đảm bảo chất lượn, tiến độ đã xây dựng. - Quản lý và cân đối chính xác việc cấp phát vật tư theo công việc thực tế đang thi công. - Quản lý hồ sơ máy, móc thiết bị: công cụ, lên phương án khảo sát cửa chữa từng phương tiện. - Quản lý trạm biến thế và lưới điện hạ thế của Xí nghiệp. - Quản lý hồ sơ bảo hộ lao động, cấp phát Bảo hộ lao động, lập kế hoạch Bảo hộ lao động, làm báo cáo tổng kết hàng quý, năm công tác Bảo hộ lao động. - Hoàn thành công tác đăng kiểm theo đúng thời hạn quy định. - Tham gia các đề tài khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến ký thuật, nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí giảm giá thành. 5. Kết quả đạt đƣợc của Xí nghiệp trong một số năm qua Kể từ khi Cổ phần hóa cho đến nay, Xí nghiệp đã luôn cố gắng tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên và hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Xí nghiệp ngoài việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, Xí nghiệp còn tham gia đóng góp không nhỏ vào việc nâng cao năng lực cũng như chất lượng sửa chữa như: hoán cải nâng cấp phương tiện Vận tải có trọng tải lớn hơn 1000 tấn, thực hiện các bước công nghệ và quy trình kỹ thuật được chặt chẽ hơn. Vì vậy đã được Công ty đánh giá cao về chất lượng kỹ thuật cũng như mỹ thuật, được Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 34 khách hàng rất tin tưởng và tín nhiệm, đưa phương tiện vào sửa chữa và đặt hàng đóng mới tại Xí nghiệp. Mặc dù bị ảnh hưởng của những biến động kinh tế ở trong nước và ngoài nước nhưng Xí nghiệp đã cố gắng khắc phục, vượt qua mọi khó khăn thử thách. Dưới đây là một vài số liệu phản ánh kết quả đạt được của Xí nghiệp, cụ thể là: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 35 Bảng 1 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch 2008/2009 Tỷ lệ (%) 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24 2.Các khoản giảm trừ dthu 0 0 0 0 3.Doanh thu thuần về bh và cung cấp dịch vụ(10=01-02) 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24 4. Giá vốn bán hàng 33.873.403.135 35.956.617.420 2.083.214.285 6.15 5.Lợi nhuận gộp về bh và cung cấp dịch vụ(20=10-11) 1.923.912.692 1.716.477.747 -207.434.945 -10.78 6.Doanh thu hoạt động tài chính 3.800.318 4.130.382 330.064 8.6852 7. Chi phí tài chính 0 0 0 0 8. Chi phí bán hàng 0 0 0 0 9.Chi phí quản lý DN 1.514.910.384 1.649.892.461 134.982.077 8.9102 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+(21-22)- (24+25) 412.802.626 62.454.904 -350.347.722 -84.87 11.Thu nhập khác 0 0 0 0 12. Chi phí khác 185.000 200.000 15.000 8.1081 13.Lợi nhuận khác(40=31-32) -185.000 -200.000 -15.000 8.1081 14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế(50=30+40) 412.617.626 62.254.904 -350.362.722 -84.91 15.Chi phí thuế TNDN hiện hành 0 0 0 0 16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại 0 0 0 0 17.Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51-52) 0 0 0 0 18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu(*) 0 0 0 0 (Nguồn:Ban Tài chính- Xí nghiệp sửa chữa tàu 81) Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 36 Nhận xét: Dựa vào bảng trên ta thấy: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2008 là 35.797.315.827đồng, năm 2005 tăng lên 37.673.095.170 đồng, năm sau tăng so với năm trước là 1.875.779.350 đồng. Như vậy, doanh thu năm 2009 đạt 5.24% so với kế hoạch, cho thấy Xí nghiệp đảm bảo trang trải các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp có thể tái sản xuất giản đơn cũng như tái sản xuất mở rộng và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. Giá vốn hàng bán năm 2009 là 2.083.214.285 tăng so với năm 2008 là 6.15%; như vậy, tốc độ tăng giá vốn trong 2 năm này đã cao hơn tốc độ tăng doanh thu (5.24%) như vậy đã làm ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận. Điều đó chứng tỏ Xí nghiệp chưa tiết kiệm được chi phí sản xuất để hạ giá thành. Do đó, trong những năm tới Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần đưa ra các biện pháp để hạ giá thành sản phẩm và tăng doanh thu. Năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới. Tình hình kinh tế thị trường có nhiều diễn biến phức tạp, giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động tăng đã làm cho giá vốn hàng bán tăng lên 35.956.617.420 đồng, cao hơn so với năm 2008 là 6.15%, làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp khi các hợp đồng kinh tế đã triển khai không được điều chỉnh giá dẫn đến lợi nhuận năm 2009 giảm 10.78% so với năm 2008. Mặt khác, Xí nghiệp vừa đi vào Cổ phần hóa, đang trong thời gian hoàn thiện cơ cấu tổ chức nên Chi phí quản lý doanh nghiệp còn cao. Đây được xem là nhược điểm của doanh nghiệp trong công tác thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nhưng nếu đứng trên góc độ kinh tế, năm 2009 kinh tế Thế giới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng đang trong giai đoạn khủng hoảng mà Xí nghiệp kinh doanh vẫn có lãi mặc dù lãi không nhiều, chỉ đạt 62.254.904 đồng thì đây lại được xem là một thành tích của Xí nghiệp trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thời kỳ khủng hoảng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 37 Tóm lại, qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp có thể thấy Xí nghiệp đang cố gắng nỗ lực trong kinh doanh và đóng góp vào sự phát tiển đó phải kể đến bộ phận văn phòng của Xí nghiệp. 5. Những thuận lợi, khó khăn và phƣơng hƣớng hoạt động năm 2010 của Xí nghiệp 5.1 Những thuận lợi, khó khăn *Thuận lợi: - Một thuận lợi lớn cơ bản của Xí nghiệp là luôn được Đảng ủy, HĐQT, Giám đốc, Công đoàn Công ty chỉ đạo trực tiếp và quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ. Được sự hỗ trợ nhiệt tình của các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty. - Có đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiệt tình, có tay nghề gắn bó với Xí nghiệp. - Có có đoàn kết nhất trí với quyết tâm cao của Đảng bộ, Giám đốc và các tổ chức đoàn thể công đoàn, thanh niên, phụ nữ cùng toàn thể Cán bộ công nhân viên đều hết lòng tâm huyết với Xí nghiệp. Lãnh đạo Xí nghiệp với tinh thần trách nhiệm cao, mạnh dạn, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm để tiếp cận và tìm kiếm thị trường. Luôn đi đầu gương mẫu khắc phục khó khăn nên đã động viên phong trào thi đua lao động sản xuất trong công nhân viên tạo đà cho Xí nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị năm 2009 của Công ty giao. - Địa hình sản xuất kinh doanh thuận lợi cả đường sông và đường bộ (giáp sông Cấm và đường quốc lộ 5). - Xí nghiệp đã bố trí tổ chức sản xuất hợp lý, bố trí đủ năng lực thi công. *Khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi trên Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn sau: - Năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới. Tình hình kinh tế thị trường có nhiều diễn biến phức tạp, giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động tăng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp khi các hợp đồng kinh tế đã triển khai không được điều chỉnh giá dẫn đến kinh doanh lãi không lớn. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 38 - Do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính thế giới nên nhu cầu về lưu thông Vận tải hàng hóa suy giảm nghiêm trọng dẫn tới nhu cầu đóng mới và sửa chữa phượng tiện trên thị trường bị đóng băng. Gây nên nghiệp gần 2 tháng đầu năm không có việc làm, đã ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm, đời sống của người lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Do thời tiết trong năm có nhiều biến động, mưa bão nhiều ngày trong năm đã ảnh hưởng không ít đến kinh doanh của Xí nghiệp. - Nguồn điện lưới quốc gia không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất của Xí nghiệp, nhất là giai đoạn cần hoàn thành gấp sản phẩm theo tiến độ đã cam kết với khách hàng. - Lực lượng Cán bộ và công nhân viên Xí nghiệp còn ít, đa số là các kỹ sư lâu năm, có kinh nghiệm công tác nhưng tính sáng tạo trong việc áp dụng khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh còn hạn chế, do vậy mà hiệu quả công việc chưa cao. Những thuận lợi và khó khăn trên đây ảnh hưởng rất lớn đến kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp trong năm qua. 5.2 Phƣơng hƣớng hoạt động năm 2010 của Xí nghiệp - Nhiệm vụ kế hoạch năm 2010 Các chỉ tiêu pháp lệnh Công ty giao. Giá trị sản lượng hàng hóa thực hiện 40.000.000 đồng. Trong đó: Thu nhập bình quân: 2.400.000 đồng/người/tháng Lợi nhuận: 500.000.000 đồng Sửa chữa sà lan 250-460 tấn: 9 chiếc Đóng mới: + 02 đầu máy lắp máy 300 cv/chiếc + 04 sà lan đẩy 460 tấn/chiếc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 39 - Mục tiêu phấn đấu: o Hoàn thành toàn diện kế hoạch sản xuất Công ty giao. o Tích cực tìm kiếm thị trường, khai thác triệt để mọi nguồn lực, phấn đấu mọi người trong dây chuyền sản xuất có việc làm thường xuyên và ổn định o Đời sống cán bộ công nhân viên được nâng lên, thu nhập bình quân tăn g so với năm 2009. II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 1. Cơ cấu tổ chức của Ban nhân chính – Kế hoạch Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ban Nhân chính – Kế hoạch (Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) Trong cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch có vai trò như là một nhân tố trọng tâm của các nguồn thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem ban Nhân chính – Kế hoạch là trạm trung chuyển giao lưu giữa các đầu mối khác nhau cả Trưởng ban Phụ trách ban Cán bộ tiền lương Nhân viên VTLT kiêm đánh máy Vi tính Nhân viên Lái xe Nhân viên Tạp vụ Nhân viên Y tế Tổ nhân viên Bảo vệ Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 40 ở bên trong lẫn bên ngoài Xí nghiệp. Nếu xét trong tổng thể cơ cấu tổ chức Xí nghiệp thì Ban Nhân chính – Kế hoạch là một bộ phận cấu trúc của Xí nghiệp với vai trò chính là tham mưu giúp việc cho Giám đốc điều hành bộ máy của Xí nghiệp đồng thời cũng là trung tâm phục vụ toàn bộ cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Xí nghiệp. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Nhân chính – Kế hoạch Giống như các phòng ban khác trong Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch cũng có những chức năng và nhiệm vụ riêng nhằm duy trì hoạt động và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Ban nhân chính – Kế hoạch có những chức năng nhiệm vụ sau: a. Chức năng: Chức năng tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp. Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động b. Nhiệm vụ - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện. - Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp. - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn về văn bảncho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản. - Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, bảo quản con dấu. - Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. - Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 41 - Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiễm CBCNV ra khỏi Xí nghiệp và công việc khai thác về nhân sự, lao động. - Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng. - Bảo vệ trật tự trị an, an toàn cơ quan. - Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách. - Thực hiện công tác quản lý lao động – định mức lao động – tiền lương. - Thực hiện các chế độ người lao động do pháp luật quy định. - Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ tiền lương hợp lý. - Thực hiện chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc cho công nhân. - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý năm kịp thời chính xác. - Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành của Xí nghiệp. 3. Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên Ban Nhân chính – Kê hoạch  Trưởng ban Nhân chính –Kế hoạch Trưởng ban Nhân chính – Kê hoạch đóng vai trò quản lý cao nhất trong Ban và có trách nhiệm về công việc sau: - Tổ chức, phân công cán bộ nhân viên thep đúng chức năng để góp phần hoàn thiện nhiệm vụ được giao. - Xây dựng được các văn bản, các nội quy, quy chế về công tác hành chính. - Tổ chức thực hiện công tác mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị in ấn các ấn phẩm phục vụ cho văn phòng đồng thời thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo và quản lý quá trình sử dụng. - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ và chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khu vực văn phòng của Xí nghiệp. - Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp, Đảng ủy về công tác thi đua khen thưởng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 42 - Tổ chức quản lý về lĩnh vực hành chính và quản trị như làm việc, nhà ở, điện nước sinh hoạt. Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp bố trí sắp xếp chỗ làm việc cho các phòng ban đơn vị của Xí nghiệp.  Phụ trách ban Nhân chính –Kế hoạch Phụ trách ban Nhân chính –Kế hoạch có những trách nhiệm sau: - Giúp trưởng ban xây dựng các văn bản, các nội quy, quy chế, và công tác hành chính. Giúp theo dõi việc sử dụng các trang thiệt bị văn phòng… - Giúp trưởng ban quản lý về lĩnh vực tạp vụ, vệ sinh môi trường… - Phụ trách công tác tuyên truyền giúp trưởng ban xây dựng được nội quy, quy chế về công tác khen thưởng. - Tham mưu cho trưởng ban tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho khu vực văn phòng Xí nghiệp và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ toàn Xí nghiệp. - Làm các báo cáo nghiệp vụ chuyên môn được giao.  Cán bộ tiền lương Cán bộ tiền lương có những nhiệm vụ sau: - Hàng năm tham gia xác định năng lực sản xuất, kinh doanh của Xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ của Công ty giao, nghiên cứu, xác định, dự thảo điều lệ tổ chức của bộ máy quản lý, hệ thống chỉ huy sản xuất của Xí nghiệp, quán triệt thực hiện trong Xí nghiệp. - Nắm vững quy chế của Công ty về công tác nhân sự, lao động, tiền lương, hành chính quản trị, phân cấp về hạch toán. Xác định phạm vị quản lý, quan hệ phân công trong Xí nghiệp. Thành lập mới điều chỉnh hoặc hợp nhất, giải thể các đơn vị trong Xí nghiệp. - Tổ chức việc xây dựng phạm vi trách nhiệm của các ban, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện, kịp thời đề xuất ý kiến điều chỉnh bổ sung. - Căn cứ vào yêu cầu sản xuất kinh doanh, bộ máy chỉ huy và quản lý. Xác định chức danh công việc định viên cần thiết cùng các Ban, nghiên cứu, xác định nhiệm vụ Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 43 cơ bản, quan hệ phân công của các chức danh gián tiếp chủ yếu. Xác định những điều kiện tiêu chuẩn cần có của các loại nhân viên để bố trí chính xác. - Hàng năm qua kiểm tra, tổng kết, tình hình thực hiện kỷ luật định viên, đề xuất tăng, giam định viên. - Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất - kỹ thuật – tài chính – nghiên cứu tổ chức lao động, đảm bảo phải hoàn thành nhiệm vụ, giữ tỷ lệ quy định giữa nhân viên gián tiếp với công nhân sản xuất. Cùng các bộ phận liên quan giải quyết vấn đề người thừa. - Nghiên cứu xác định bổ sung, sửa đổi quy chế tiền lương tính theo giờ, tính theo sản lương, tính khoán. - Phương pháp tính đơn giá: Biện pháp, quy trình thanh toán chi trả lương, theo dõi, kiểm tra, tổng kết các công tác trên. - Kiểm tra nghiên cứu tình hình thu nhập của công nhân từng khu vực, ngành nghề. Tham gia phân phối việc làm cho các tổ sản xuất. Dựa trên các tiêu chí, vị trí của nghề trình độ kỹ thuật, điều kiện lao động, xem xét điều chỉnh đơn giá, giờ công các nghề, khu vực, đảm bảo mặt bằng thu nhập trong Xí nghiệp được hợp lý. - Thường xuyên cập nhật chính sách, chế độ, tình hình kinh tế chung của Nhà nước, của ngành, của Công ty, quán triệt nguyên tắc phân phối “ Hưởng thụ theo lao động”. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu tiền lương bình quân, tổng mức tiền lương, mức nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp. - Nghiên cứu, xác định, đề xuất phương án điều chỉnh tiền lương đảm bảo nguyên tắc: Tốc độ tăng tiền lương phải nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động. - Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến độc ngạch bậc của CBCNV. - Nắm vững chế độ tăng lương, phụ cấp lương, tiền lương, tiền thưởng lập kế hoạch lao động tiền lương hàng năm, chú ý chỉ tiêu tiền lương bình quân khi đạt, vượt kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu doanh thu. - Tham gia dự thảo, kiểm tra, tổng kết việc ký hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 44 - Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi các chế độ khen thưởng có tính thường xuyên về sản xuất, tiết kiệm, các phụ cấp đãi ngộ khác. Cùng các bộ phận liên quan nghiên cứu, tổ chức thực hiện chế độ thưởng sáng kiến, thưởng hoàn thành nhiệm vụ hàng năm. - Nắm vững nội dung thi đua lao động, đề xuất biện pháp thi đua lao động. Tổ chức và thực hiện công tác bình xét thành tích thi đua, cùng các bộ phận liên quan thực hiện công tác xét xử theo dõi kỷ luật. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc khác về nhân sự, lao động. - Nghiên cứu, xác định, quán triệt quy định về thời gian lao động, chế độ giờ làm việc, giờ nghỉ, giờ thường trực, giữ nghiêm kỷ luật lao động. - Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, chốt sổ BHXH, ký duyệt hàng năm. - Nghiên cứu, xây dựng biên chế lực lượng tự vệ, quân sự, kế hoạch cơ quan, hoàn thành chương tình công tác huấn luyện hàng năm.  Nhân viên văn thư lưu trữ kiêm đánh máy vị tính Nhân viên văn thư kiêm đánh máy vi tính có những nhiệm vụ sau: - Chịu trách nhiệm quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản theo quy định của pháp luật. - Nhận, phân loại, vào sổ theo dõi công văn đi, đến, gửi đến các địa chỉ theo yêu cầu. - Hàng ngày đảm nhiệm công việc văn thư, lưu trữ, bảo mật tổ chức in ấn phát hành các hồ sơ, tài liệu, văn thư của Xí nghiệp. - Lập kế hoạch cấp phát, theo dõi kiểm tra việc sử dụng, làm thủ tục nhập xuất kho, bảo quản cấp phát văn phòng phẩm, vật rẻ, dụng cụ hành chính theo kế hoạch. - Kiểm tra bản công chế độ, bảng chia lương sản phẩm, bồi dưỡng độc hại của các tổ sản xuất cập nhật theo dõi. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 45 - Hàng ngày trực điện thoại Xí nghiệp, đảm bảo liên lạc, nhận chuyển công văn, thư, báo chí, sắm vật phẩm cho lãnh đạo Xí nghiệp tiếp khách. - Soạn thảo các văn bản và chứng thư bằng máy vi tính.  Nhân viên lái xe Nhân viên lái xe ngoài việc có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo trong các chuyến công tác còn có những nhiệm vụ khác như: - Mang xe đi bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo các chuyến đi an toàn cho lãnh đạo. - Quản lý và chịu trách nhiệm quản xe của Xí nghiệp.  Tổ nhân viên bảo vệ Nhân viên bảo vệ có những nhiệm vụ sau: - Chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản, của cải vật chất của Xí ngiệp cũng như phương tiện đi lại của khách đên cơ quan. - Bảo vệ an ninh trật tự cho Xí nghiệp 24/24 giờ trong ngày. Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy tại trụ sở Xi nghiệp trong phạm vi được phân cấp quản lý. - Giám sát sự ra vào Xí nghiệp của tất cả mọi người.  Nhân viên tạp vụ Nhân viên tạp vụ có những nhiệm vụ sau: - Chịu trách nhiệm dọn dẹp phòng. - Bảo đăm nước uống, chè thuốc, nước nóng để phục vụ đón tiếp khách của văn phòng.  Nhân viên y tế - Thường xuyên theo dõi sức khỏe cho cán bộ công nhân viên trong tòa Xí nghiệp. - Cấp, phát thuốc cho cán bộ công nhên viên. - Tổ chức công tác phòng chống dịch bệnh. - Mua và chấp hành nghiêm túc các quy định của Nhà nước về Bảo hiểm y tế cho người lao động. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 46 4. Thực trạng về trang thiết bị và đội ngũ nhân sự Ban Nhân chính –Kế hoạch a. Tình hình về trang thiết bị, dụng cụ Văn phòng làm nhiệm vụ thm mưu, giúp việc cho Giám đốc trong việc đưa ra các quy định quản lý, đưa ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh… Vì thế mà văn phòng có một nhiệm vụ vô cùng quan trọng quyết định mọi thắng lợi của doanh nghiệp nói chung và ngươì lãnh đạo nói riêng. Để nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng thì mỗi doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn các phương án khác nhau. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 cũng vậy, đề nâng cao chất lượng ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng họ quyết định lựa chọn phương án đầu tư vào con người bởi với họ con người chính là tài nguyên vô giá, là điều kiện để dẫn đến thành công. Đầu tư vào con người tức là làm như thế nào để con người làm việc với tinh thần, trách nhiệm cao nhất, phát huy hết năng lực cũng như sự sáng tạo của họ trong công việc. Để làm được điều đó, ngoài việc tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ công nhân viên hay có những chính sách động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần thì Xí ngiệp còn chú trọng đầu tư mua các trang thiết bị, dụng cụ làm việc tại văn phòng. Bởi trong thời đại công nghiệp hóa như hiện nay con người làm việc có hiệu quả thì không thể thiếu sự trợ giúp của các phương tiện máy móc hiện đại cho mọi hoạt động của văn phòng. Các trang thiết bị hiện nay của Ban Nhân chính – Kế hoạch gồm 3 loại: - Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập xử lý, lưu trữ vầ truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy điện thoại, máy in,… - Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ,… - Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng,… Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 47 Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ Ban Nhân chính – Kế hoạch STT Tên dụng cụ, trang thiết bị văn phòng Số lƣợng Đơn vị 1 Máy vi tính 03 Bộ 2 Máy in 01 Chiếc 3 Điều hòa nhiệt độ 01 Chiếc 4 Tủ đựng tài liệu 02 Chiếc 5 Máy điện thoại 01 Cái 6 Máy fax 01 Chiếc 7 Đèn chiếu sáng 04