Khóa luận Ứng dụng của Microsoft Access vào kế toán tổng hợp của công ty cổ phần vận tải An Giang

h bày nh ế c người lập, kế toán trưởng và ng p đơn vị. ính cáo tài chính”:Hoạt động liên tục, cơ sở dồn ánh. cầu trình bày thông tin quy định hải được g i đ . đổi ngày kết thúc c m ưng không vượt quá 15 tháng. kể quý I anh nghiệp ệ thố và báo cáo tài chính giữa niên . Mẫu số B 02 - DN mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính, gồm: – Trung thực và hợp lý; – Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với qui định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích h quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy, khi: + Trình bày trung thực, h doanh của doanh nghiệp; + Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn + + n thủ nguyên tắc thận trọng; + Trình bày đầy đủ t Việc lập báo cáo tài chính ổ kế toán. Báo cáo chính phải được lập đúng nội dung, phương ất quán giữa các kỳ k toán. Báo cáo tài chính phải đượ ười đại diện theo phá luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của 3.5.5. Nguyên tắc lập và trình bày báo có tài ch Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so s Việc thuyết minh báo cáo tài chính phải căn cứ vào yêu trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu p iải trình để giúp ngườ đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp. 3.5.6. Kỳ lập báo cáo tài chính oán. Một niên Kỳ lập báo có tài chính năm là cuối niên độ kế t Trong trường hợp đặc biệt, DN được phép thay ộ kế toán là 12 tháng ủa kỳ kế toán nă dẫn đến niên độ có thể ít hơn hoặc nhiều hơn 12 tháng nh Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là hàng quý, không V. Kỳ lập báo cáo tài chính khác (như tuần, tháng, 6 tháng,) tuân theo quy định của pháp luật, công ty mẹ hoặc chủ sở hữu. 3.5.7. Hệ thống báo cáo tài chính của do H ng báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm độ 3.5.7.1. Báo cáo tài chính năm Báo cáo tài chính năm, gồm: − Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DN − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 26 Mẫu số B 03 - DN ính chính giữa niên Mẫu số B 02a – DN; Báo cáo lư y đủ): Mẫu số B 03a – DN; Mẫu số B 03b – DN; nh chọn lọc: N. ợp hợp nhất lập Báo cáo tài chính h tổng gồm 4 biểu mẫu báo cáo: hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con” và Thông tư hướng dẫn Chuẩn mực kế toán số 11 “Hợp nhất kinh doanh”. 3.5.8.2. Báo cáo tài chính tổng hợp Các đơn vị kế toán cấp trên có các đơn vị kế toán trực thuộc hoặc Tổng công ty nhà nước thành lập và hoạt động theo mô hình không có công ty con, phải lập Báo cáo tài chính tổng hợp, để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của toàn đơn vị. Hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp gồm 4 biểu mẫu báo cáo: − Bảng cân đối kế toán tổng hợp Mẫu số B 01-DN − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ − Bản thuyết minh báo cáo tài ch Mẫu số B 09 - DN 3.5.7.2. Báo cáo tài chính giữa niên độ Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài i chính giữa niên độ dạng tóm lược. độ dạng đầy đủ và báo cáo tà (1) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm: − Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a – DN; − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ): − u chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầ − Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc: Mẫu số B 09a – DN. (2) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược, gồm: − Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B 01b – DN; − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B 02b – DN; − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng tóm lược): − Bản thuyết minh báo cáo tài chí Mẫu số B 09a – D 3.5.8. Báo cáo tài chính hợp nhất và tổng h 3.5.8.1. Báo cáo tài chính Công ty mẹ và tập đoàn là đơn vị có trách nhiệm ợp nhất để hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính; tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của đơn vị. Hệ thống Báo cáo tài chính hợp nhất − Bảng cân đối kế toán hợp nhất Mẫu số B 01 – DN/HN − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất Mẫu số B 02 – DN/HN − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Mẫu số B 03 – DN/HN − Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất Mẫu số B 09 – DN/HN Nội dung, phương pháp tính toán, hình thức trình bày, thời hạn lập, nộp, và công khai Báo cáo tài chính hợp nhất thực hiện theo quy định tại Thông tư Hướng dẫn Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính” và Chuẩn mực kế toán số 25 “Báo cáo tài chính Chương 3. Cơ sở lý luận SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 27 − Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tổng hợp Mẫu số B 02-DN − Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tổng hợp Mẫu số B 03-DN − Bản thuyết minh báo cáo tài chính tổng hợp Mẫu số B 09-DN Nội dung, hình thức trình bày, thời hạn lập, nộp, và công khai Báo cáo tài chính tổng hợp thực hiện theo quy định tại Thông tư Hướng dẫn chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày Báo cáo tài chính” và Chuẩn mực kế toán số 25 “Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con”. Đối với công ty mẹ và tập đoàn vừa phải lập báo cáo tài chính tổng hợp, vừa phải lập báo cáo tài chính hợp nhất thì phải lập báo cáo tài chính tổng hợp trước (Tổng hợp theo loại hình hoạt động: Sản xuất, kinh doanh; đầu tư XDCB hoặc sự nghiệp) sau đó mới lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất giữa các loại hình hoạt động. Trong khi lập báo cáo tài chính tổng hợp giữa các đơn vị SXKD đã có thể phải thực hiện các quy định về hợp nhất báo cáo tài chính. Các đơn vị vừa phải lập báo cáo tài chính tổng hợp vừa phải lập báo cáo tài chính hợp nhất thì phải tuân thủ cả các quy định về lập báo cáo tài chính tổng hợp và các quy định về lập báo cáo tài chính hợp nhất. Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Chương 4 XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCESS CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG 4.1. Sự cần thiết của phần mềm kế toán Như đã giới thiệu ở chương 1 – Mở đầu, công tác kế toán là một khâu rất quan trọng trong quá trình hoạt động SXKD của DN. Vì vậy, kiện toàn bộ máy kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, là nhiệm vụ quan trọng của những nhà quản lý DN.Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là một trong những cách để thực hiện nhiệm vụ này. Ứng dựng như thế nào là tùy thuộc vào đặc điểm của bộ máy SXKD, trọng tâm là đặc điểm của bộ máy kế toán, và quan điểm của từng DN. Họ có thể mua các phần mềm kế toán đã có trên thị trường, có thể thuê chuyên gia xây dựng phần mềm kế toán cho DN, hay cũng có thể ứng dụng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu để có thể tự xây dựng cho mình một phần mềm kế toán. Đối với CTCPVT AG, dựa trên quan điểm của nhà quản lý DN, dựa trên đặc điểm của bộ máy SXKD, nhân viên kế toán tại Cty đã ứng dụng các phần mềm trong bộ MS Office để hỗ trợ cho công tác kế toán. Việc ứng dụng như sau: Thứ nhất, các nhân viên kế toán đã dùng MS Excel, MS Word để in ra các sổ kế toán và các báo cáo tài chính, sử dụng Excel để phục vụ cho việc tính toán (khấu hao TSCĐ, tính thuế GTGT, tạm tính doanh thu,). Việc ứng dụng này không khác gì khi thực hiện kế toán bằng tay, chưa ứng dụng sự tự động hóa của phần mềm, đây là tính năng ưu việt giúp người dùng thực hiện công việc một cách nhẹ nhàng. Thứ nhì, nhân viên kế toán tại Cty đã dựa trên MS Access viết ra phần mềm mang tên “Tien_Mat_2009.mdb”. Phần mềm này chỉ lưu trữ thông tin về các kế hoạch tuyến, lưu trữ thông tin về việc thực hiện hợp đồng, quản lý thu chi tiền mặt (in ra các phiếu thu, phiếu chi), quản lý nhập xuất phụ tùng (in ra các phiếu nhập, phiếu xuất), không quản lý phần nhập xuất nhiên liệu. Ngoài ra, họ còn viết thêm phần mềm “Tam_Ung_2009.mdb” quản lý việc chi tạm ứng cho nhân viên (in ra phiếu chi tạm ứng). Các phần mềm này chỉ thực hiện được một vài phần công việc của kế toán, chưa hỗ trợ cho việc ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, theo dõi công nợ, và nhiều công việc khác nữa của kế toán. Do đó, CTCPVT AG cần phải có một phần mềm kế toán hỗ trợ cho các phần công việc này. Việc ghi chép sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính là hai trong những công việc quan trọng nhất và vất vả nhất của kế toán. Để lập báo cáo tài chính, nhân viên kế toán phải căn cứ vào sổ sách kế toán. Việc ghi chép sổ sách kế toán là công việc hàng ngày hoặc hàng kỳ tùy theo từng loại sổ và phải căn cứ vào chứng từ gốc. Rõ ràng chúng ta có thể có thể xây dựng phần mềm kế toán lưu trữ và xử lý các dữ liệu trên các chứng từ gốc, từ đó phần mềm ké toán sẽ tự động ghi sổ kế toán một cách chính xác và đầy đủ; việc lập báo cáo tài chính cũng được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng. Vì vậy, việc xây dựng phần mềm kế toán hỗ trợ cho hai phần công việc này là thực sự cần thiết. Phần mềm này được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu MS Access 2002. 4.2. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán Access Phần mềm kế toán Access được xây dựng trên nền Microsoft Access 2002 và nó được dành riêng cho Công ty cổ phần vận tải An Giang. Phần mềm này hoạt động theo đặc điểm của bộ máy sản xuất kinh doanh, đặc biệt là bộ máy kế toán của đơn vị.Tuy nhiên, chỉ cần chỉnh sửa đôi chút là phần mềm này có thể áp dụng được cho các DN vừa và SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 27 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang nhỏ khác. Bởi vì hoạt động của phần mềm này rất đơn giản, DN chỉ cần khai báo hệ thống tài khoản, nhập số dư đầu kỳ và định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy và thực hiện các thao tác cuối kỳ (sẽ được hướng dẫn cụ thể ở phần sau) là DN có thể xem một số chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Một lời khuyên nho nhỏ là, trước khi tiến hành chỉnh sửa, DN nên tiến hành sao lưu để đề phòng rủi ro. ∗ Yêu cầu của phần mềm đối với máy tính: Trước hết, để sử dụng được phần mềm này, DN phải cài đặt đúng cách bộ chương trình văn phòng MS Office của tập đoàn Microsoft vào máy tính, quan trọng nhất là MS Access, từ phiên bản 2000 trở lên. Vì vậy, cấu hình yêu cầu của máy tính cần thiết để sử dụng được phần mềm kế toán Access tuân theo yêu cầu cấu hình của bộ chương trình MS Office (đã được giới thiệu ở chương 3, mục 3.4.1, trang 20). Nếu máy tính của DN được bổ sung chương trình Visual Basic 6.0 trở lên thì càng tốt, dù việc bổ sung này là không cần thiết. Thứ hai, máy tính của DN phải có các font chữ Unicode (Thoma, Arial, Times New Roman, ). Hầu hết các máy vi tính hiện nay đều thỏa mãn về yêu cầu cấu hình và font chữ. Khi máy tính của DN đã thỏa 2 yêu cầu trên thì DN chỉ cần copy file KeToanAcces.mdb vào ổ cứng máy tính là có thể sử dụng được phần mềm này. 4.3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Access 4.3.1. Khởi động phần mềm Double – click vào file KeToanAccess để khởi động phần mềm. Màn hình bắt đầu như sau: Hình 4.1. Màn hình khởi động của phần mềm kế toán Access DN bắt buộc phải chọn kỳ kế toán làm việc để vào chương trình. Kỳ kế toán làm việc là kỳ kế toán hiện hành của Doanh nghiệp. Nếu đã lỡ khởi động chương trình rồi mà không muốn tiến hành làm việc với chương trình, người dùng vẫn phải chọn kỳ kế toán làm việc, sau đó mới có thể thoát khỏi chương trình. Cách thực hiện như sau: Người dùng click vào combo box kế bên để chọn kỳ kế toán làm việc sau đó click vào nút Chọn như hình bên dưới. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 28 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.2. Chọn kỳ kế toán làm việc Sau khi chọn xong thì giao diện của chương trình như sau: Hình 4.3. Thanh Menu KeToanAccess Giao diện của phần mềm không có gì cả ngoài thanh Menu KeToanAccess và thanh menu chính của MS Access. Cơ sở dữ liệu đã được giấu đi và hoạt động của phần mềm kế toán dựa vào thanh Menu KeToanAccess này. ∗ Các nhóm Menu của Menu KeToanAccess: − Nhóm Menu Hệ thống: Hình 4.4. Nhóm Menu Hệ thống SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 29 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Nhóm Menu này thực hiện các công việc sau: Chọn kỳ kế toán; xem danh mục kỳ kế toán và thêm mới kỳ kế toán; khai báo hệ thống tài khoản; định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; chuyển sổ kế toán; tìm kiếm định khoản và thoát khỏi chương trình. − Nhóm Menu Các sổ kế toán: Hình 4.5. Nhóm Menu Các sổ kế toán Nhóm Menu này giúp người dùng xem và in các sổ sách kế toán như sổ Nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi phí và các sổ khác. − Nhóm Menu Báo cáo tài chính: Hình 4.6. Nhóm Menu Báo cáo tài chính Nhóm Menu này giúp người dùng xem và in các báo cáo tài chính như Bảng cân đối tài khoản (Bảng cân đối số phát sinh), Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, không xem và in được Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (đây là khiếm khuyết cua chương trình). − Nhóm Menu Chứng từ: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 30 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.7. Nhóm Menu Chứng từ Nhóm Menu này giúp người dùng xem các chứng từ thu, chi, nhập, xuất. Việc in các chứng từ này được thực hiện khi định khoản các bút toán có liên quan. − Nhóm Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ: Hình 4.8. Nhóm Menu CÁC B.TOÁN K.CHUYỂN VÀ P.BỔ Đây là nhóm Menu quan trọng nhất, nó thực hiện các thao tác vào cuối kỳ kế toán, chỉ khi vào cuối kỳ kế toán mới được phép sử dụng và phải sử dụng nhóm Menu này (sẽ được hướng dẫn sử dụng chi tiết ở phần sau). − Nhóm Menu Help: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 31 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.9. Nhóm Menu Help Đây là nhóm Menu trợ giúp người dùng, lời khuyên là, người dùng nên xem trước thông tin từ nhóm Menu Help này trước khi bắt tay vào làm việc với phần mềm, quan trọng nhất là Menu “Chú ý quan trọng”. Trên đây là sự giới thiệu về cách khởi động phần mềm Kế toán Access và tổng quan về các thành phần trên Menu KeToanAccess của phần mềm. Sự giới thiệu này cung cấp cho người dùng cái nhìn đầu tiên của họ về phần mềm, giúp họ hình dung được cơ bản các công việc cần làm trước khi bắt tay làm việc với phần mềm. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm kế toán Access. 4.3.2. Khai báo hệ thống tài khoản kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán Access lần đầu tiên, người dùng phải khai báo hệ thống tài khoản kế toán và nhập số dư đầu kỳ. Để khai báo hệ thống tài khoản kế toán, người dùng thực hiện như sau: click vào Menu “Hệ thống”, một Menu sổ xuống, click vào “Khai báo tài khoản”. Hình 4.10. Chọn khai báo tài khoản Form “Khai báo hệ thống tài khoản” sẽ xuất hiện với giao diện như sau: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 32 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.11. Form khai báo hệ thống tài khoản kế toán ∗ Khai báo tài khoản cấp 1: Người dùng nhập số hiệu tài khoản cấp 1 (gồm 3 chữ số) vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” và Enter, nếu tài khoản này đã có trong danh mục tài khoản thì loại tài khoản và tên tài khoản sẽ tự động hiện ra, ngược lại người dùng phải định nghĩa loại tài khoản và tên tài khoản. Loại tài khoản là N hoặc C, nếu tài khoản có số phát sinh tăng bên Nợ thì loại tài khoản là N, có số phát sinh tăng bên Có thì loại tài khoản là C. Nếu tài khoản không có trong doanh mục, người dùng phải nhấn vào nút “Lưu thay đổi”, thông báo dưới đây sẽ hiện ra, người dùng click “OK” thì tài khoản này sẽ được thêm trong danh mục. Hình 4.12. Thông báo thêm tài khoản Trường hợp không muốn thêm tài khoản mới vào danh mục thì người dùng click vào nút để hủy thao tác. Trường hợp muốn sửa tài khoản đã thêm vào danh mục, người dùng gõ vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” tài khoản muốn sửa rồi Enter, thực hiện thay đổi loại tài khoản hay tên tài khoản, sau đó bấm vào nút “Lưu thay đổi”, thông báo sau sẽ xuất hiện: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 33 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.13. Thông báo sửa tài khoản Người dùng nhấn “Lưu” nếu muốn sửa chữa, nhấn “Không” để hủy thao tác. Trường hợp muốn xóa tài khoản trong danh mục, có 2 cách: Cách 1. Nhập vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” tài khoản muốn xóa; click vào Tab “Xóa Tài Khoản cấp 1”, chọn Record muốn xóa và nhấn phím Delete trên bàn phím, như hình sau: Hình 4.14. Xóa tài khoản kế toán cách 1 Cách 2. Click vào Tab “Danh mục TK cấp 1” và chọn Record muốn xóa rồi nhấn Delete, các thao tác thêm, sửa tài khoản cũng có thể được thực hiện trong Tab này và cũng có thể áp dụng cho cả tài khoản cấp 2 và cấp 3. Hình 4.15. Xóa tài khoản kế toán cách 2 SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 34 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Sau khi khai báo xong tài khoản cấp 1, người dùng tiến hành khai báo tài khoản cấp 2 và 3 (tài khoản cấp 3 là tài khoản chi tiết dùng để định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài khoản cấp 1 và 2 chỉ dùng để tổng hợp dữ liệu mà thôi) ∗ Khai báo tài khoản cấp 2: Nhập vào ô “Số hiệu TK Cấp 1” tài khoản cấp 1 tương ứng với tài khoản cấp 2 muốn khai báo. Click vào Tab “Khai báo Tài khoản Cấp 2”, sau đó tiến hành khai báo tài khoản cấp 2, việc sửa tài khoản cấp 2 khá dễ dàng, việc xóa tài khoản cấp 2 cũng không khó, chỉ chọn Record muốn xóa và nhấn Delete. Hình 4.16. Khai báo tài khoản cấp 2 Để tạo sự thuận tiện cho người dùng, khi người dùng double – click vào ô của 2 cột “SHiệuTKC2” và “TênTKC2” khi chúng chưa có dữ liệu thì chúng sẽ nhận giá trị bằng với tài khoản cấp 1, riêng ô của cột “LoạiTKC2” chỉ cần click vào là nó sẽ mang giá trị giống với giá trị của tài khoản cấp 1. Để tránh sự nhầm lẫn khi người dùng nhập số hiệu tài khoản cấp 2 không tương tự với tài khoản cấp 1 thì thông báo sẽ xuất hiện để cảnh báo. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 35 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.17. Thông báo khi nhập liệu sai tài khoản cấp 2 Sau khi khai báo xong tài khoản cấp 2 , người dùng tiến hành khai báo tài khoản cấp 3. ∗ Khai báo tài khoản cấp 3: Đặt con trỏ tại bất cứ vị trí nào trên Record có tài khoản cấp 2 tương ứng với tài khoản cấp 3 muốn khai báo, sau đó click nút “Khai báo TK cấp 3”, hoặc double – click vào số hiệu tài khoản cấp 2 tương ứng, Form “Khai báo hệ thống tài khoản cấp 3” sẽ xuất hiện, khi đó, người dùng tiến hành khai báo tài khoản cấp 3. Để tạo thuận tiện cho người dùng và tránh sự nhầm lẫn, thao tác khai báo tài khoản cấp 3 tương tự như tài khoản cấp 2. Hình 4.18. Khai báo hệ thống tài khoản cấp 3 Và thông báo sau sẽ xuất hiện nếu người dùng nhập tài khoản cấp 3 không tương tự với tài khoản cấp 2. Hình 4.19. Thông báo tài khoản cấp 3 phải tương tự với tài khoản cấp 2 Chú ý, cột “TK Nhận KC” và cột “Mã KChuyển” không cần phải nhập (việc này sẽ được hướng dẫn sau) SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 36 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Trong quá trình khai báo tài khoản cấp 2 và cấp 3, đôi khi người dùng không thể khai báo được tài khoản nào đó. Để giải quyết vấn đề này, chỉ cần người dùng thoát khỏi 2 Form khai báo trên (chỉ có thể thoát bằng cách click vào nút ) và mở lại là có thể khai báo được. Đây là lỗi của phần mềm mà tác giả cũng không biết nguyên nhân. Một điều cần lưu ý nữa là, Số hiệu tài khoản và tên tài khoản của từng cấp không được trùng nhau trong danh mục của tài khoản cấp đó, nếu người dùng nhập liệu trùng Access sẽ đưa ra thông báo lỗi và nhất quyết không cho người dùng rời khỏi ô có dữ liệu trùng cho đến khi dữ liệu được sửa phù hợp với yêu cầu. Sau khi khai báo xong tài khoản cấp 3, người dùng có thể click vào Tab “Chi tiết các Tài Khoản” để thay đổi tài khoản cấp 3. Lưu ý, chỉ khi tài khoản cấp 3 được khai báo thì Tab này mới có dữ liệu. Hình 4.20. Tab chi tiết các tài khoản 4.3.3. Nhập số dư đầu kỳ Sau khi khai báo xong hệ thống tài khoản kế toán, người dùng tiến hành nhập số dư đầu kỳ. Trước khi tiến hành nhập số dư đầu kỳ, người dùng phải bấm vào nút “Khởi tạo số dư TK mới”. Cách thức hoạt động của phần mềm như sau: phần mềm này xem tất cả các tài khoản đều có số dư, đối với các tài khoản mà bản chất của nó không có số dư thì phần mềm xem nó có số dư bằng không. Do vậy khi phát sinh tài khoản mới chưa có trong danh mục tài khoản cấp 3 thì phải khởi tạo số dư bằng không cho nó, việc này rất đơn giản, chỉ cần bấm nút “Khởi tạo số dư TK mới” là xong. Sau đó, người dùng có thể tiến hành nhập số dư đầu kỳ. SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 37 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.21. Nhập số dư đầu kỳ vào tài khoản có số dư Lưu ý: Việc nhập số dư và khai báo hệ thống tài khoản kế toán chỉ thực hiện khi lần đầu tiên sử dụng phần mềm. Vào kỳ kế toán kế tiếp, người dùng chỉ cần chọn Menu Hệ thống\Chuyển sổ kế toán và click vào nút “Thực hiện” là xong. Hình 4.22. Chuyển sổ kế toán Và cũng lưu ý đối với người sử dụng phần mềm này là, trước khi chuyển sổ kế toán cho kỳ sau thì người dùng cần phải thực hiện thao tác thêm kỳ kế toán vào trong danh mục, nếu không thì việc chuyển sổ sẽ không thành công. Hình 4.23. Thêm kỳ kế toán vào danh mục 4.3.4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người dùng tiến hành ghi nhận vào Form “Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh” của phần mềm. Người dùng click vào Menu Hệ thống\Định khoản, Form Định khoản sẽ hiện ra như sau: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 38 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.24. Form Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khi Form Định khoản hiện ra, người dùng phải nhấn vào nút để tiến hành định khoản. Khi định khoản xong, người dùng nhấn vào nút hay tổ hợp phím Ctrl – S để lưu dữ liệu. ∗ Hướng dẫn định khoản: Người dùng không cần và cũng không nên nhập liệu vào ô “Nghiệp vụ”, bởi vì khi người dùng định khoản thì ô này sẽ tự động nhận trị số tăng dần, nếu người dùng nhập liệu vào ô này có thể dẫn đến sai xót là, số nghiệp vụ không liên tiếp (thí dụ: nghiệp vụ 1 rồi đến nghiệp vụ 3, không có nghiệp vụ 2). Mục đích của ô này là, nếu người dùng định khoản sai và muốn sửa nghiệp vụ thì nó dùng vào mục đích này. Người dùng không thể nhập liệu vào ô “Mã kỳ”, cột “TênTKNợ” và cột “TênTKCó”. Dữ liệu sẽ tự động nhập vào ô “Mã kỳ”, còn 2 cột Tên tài khoản Nợ Có chỉ giúp cho người dùng nhận biết được tài khoản Nợ hoặc Có mà thôi, tạo sự thuận tiện cho người dùng. Ngày ghi sổ là ngày phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Trong quá trình định khoản, nếu tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có chưa có trong danh mục tài khoản cấp 3 thì người dùng cần phải khai báo tài khoản này, khai báo bằng cách nhấn vào nút “Khai báo TK mới” thì Form “Khai hệ thống tài khoản kế toán” sẽ hiện ra (đã được giới thiệu ở mục 4.3.2 chương này). Trường hợp người dùng không chịu khai báo và vẫn tiến hành nhập liệu thì thông báo sau đây sẽ xuất hiện: SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 39 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho Cty Cổ Phần Vận Tải An Giang Hình 4.25. Thông báo khai báo tài khoản khi định khoản Nếu người dùng không khai báo thì nhấn nút “Không”, khi đó người dùng phải sửa lại tài khoản cần định khoản cho đúng, nếu không thì thông báo lại xuất hiện. Nếu người dùng muốn khai báo thì nhấn vào nút “Khai báo”, tùy theo trường hợp mà sẽ hiện ra Form khai báo tương ứng. Trường hợp tài khoản cấp 2 của tài khoản này đã có trong danh mục tài khoản cấp 2 thì cả hai Form “Khai báo hệ thống tài khoản” và “Khai báo tài khoản cấp 3” sẽ hiện ra và người dùng tiến hành khai báo trên tài khoản cấp 3. Trường hợp tài khoản cấp 1 hoặc cấp của tài khoản này chưa có trong danh mục tài khoản tương ứng thì chỉ có Form “Khai báo hệ thống tài khoản kế toán” hiện ra mà thôi. Trên Form “Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh” có các khu vực ghi chứng từ như sau: – Chứng từ thu/chi: Hình 4.26. Khu vực phiếu thu/chi Khu vực này dùng để ghi nhận các phiếu thu hoặc phiếu chi. Khi xảy ra nghiệp vụ thu tiền, người dùng nhập vào thông tin về phiếu thu và khi nhấn nút “In P.Thu” thì Report “Phiếu thu” sẽ hiện ra để người dùng xem xét và có thể thực hiện in phiếu thu hoặc xuất ra Word rồi mới in phiếu thu. Khi xảy ra nghiệp vụ thu tiền thì người dùng thực hiện tương tự và có thể in ra phiếu chi. – Chứng từ Hóa đơn: Hình 4.27. Khu vực Hóa đơn SVTH: Ngô Minh Hiếu – Lớp DH6KT2 40 Chương 4. Xây Dựng Phần Mềm Kế Toán Access Cho C