Khóa luận Vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Quy chế Từ Sơn và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

Nhà máy luôn sản xuất tốt, hoàn thành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao, đời sống cán bộ Công nhân viên ổn định. Cụ thể là năm 1976 đạt 112%, năm 1979 đạt 118%, năm 1980 đạt 121% kế hoạch được giao. Thực hiện Quyết định số 217- HĐBT ngày 14/11/1987 của Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ), về việc xoá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp, chuyển sang cơ chế hạch toán kinh doanh. Các doanh nghiệp Nhà nước từng bước chuyển dần sang cơ chế hạch toán kinh doanh, vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước. Giai đoạn này Nhà máy gặp nhiều khó khăn, số lượng cán bộ Công nhân viên lên đến 1200 người, việc làm và đời sống không được đảm bảo. Tuy nhiên dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ và Ban Giám đốc, Nhà máy đã chủ động nắm bắt thị trường, cải tiến tổ chức sản xuất, tinh giảm biên chế, sắp xếp lại lao động dần dần khắc phục những hậu quả do cơ chế cũ để lại. Do đó mà tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà máy được duy trì ổn định, đảm bảo cho Công nhân viên có mức sống ngày một tốt hơn và có chiều hướng phát triển. Thực hiện Nghị định 388- HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng nay là Chính phủ, ban hành quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước. Do đó, ngày 25/5/1993, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng ra quyết định thành lập lại Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Ngành nghề sản xuất kinh doanh là sản xuất và kinh doanh chi tiết cơ khí như Bulông, Đai ốc, Vít, Vòng đệm. Ngày 25/8/2000, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng ra quyết định đổi tên Nhà máy Quy chế Từ Sơn thành Công ty Quy chế Từ sơn, thuộc Tổng Công ty Máy và Thiết bị Công nghiệp- bộ Công nghiệp. Để mở rộng quy mô kinh doanh, ngày 19/3/2004 quyết định sáp nhập Công ty Quy chế Từ Sơn vào Công ty Xuất nhập khẩu các sản phẩm cơ khí và đổi tên Công ty Quy chế Từ Sơn thành Nhà máy Quy chế Từ Sơn. Ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học, kỹ thuật và công nghệ, Công ty nhận thấy để tồn tại và phát triển được phải không ngừng áp dụng khoa học công nghệ, cải tiến kỹ thuật, đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lượng, giảm giá thành sản phẩm. Để thực hiện nhiệm vụ đã đặt ra, Công ty đã có sự nhất quán trong chỉ đạo lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn thể cùng tập thể cán bộ Công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo hướng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý với mục tiêu đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lượng. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành Công ty Quy chế Từ Sơn không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. 2.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được bố trí theo cơ cấu trực tuyến- chức năng. Giám đốc Công ty: Là người do Tổng Giám đốc Tổng Công ty Máy và Thiết bị Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty. Phó giám đốc Công ty: Là người giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và uỷ quyền. Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác thống kê, kế toán của Công ty; có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật. Kế toán trưởng chiu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ: có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc quản lý, điều hành công việc theo chức năng nhiệm vụ quy định. Mỗi phòng, ban bố trí một trưởng và một ( hoặc hai ) phó phòng, ban. Hiện nay, Công ty có các đơn vị phòng, ban như sau: Phòng tổ chức lao động Công ty: Là phòng tham mưu giúp Giám đốc Công ty, nằm trong hệ thống các phòng, ban chức năng của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc và Đảng uỷ về lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo và chế độ chính sách đối với người lao động. Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán, hạch toán, thống kê, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của lĩnh vực công tác đó. Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu cho Giám đốc nghiên cứu, tổ chức, quản lý các lĩnh vực khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường của Công ty theo quy định của Nhà nước gồm: Công tác đầu tư phát triển, thiết kế và kỹ thuật công nghệ, môi trường và năng lượng, thiết kế sửa chữa, bố trí và quản lý mặt bằng thiết bị của Công ty. Phòng kỹ thuật phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động của lĩnh vực công tác đó. Phòng sản xuất kinh doanh: có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý và thực thi những nhiệm vụ và công việc về sản xuất kinh doanh, nghiên cứu thị trường về cung cầu, xây dựng kế hoạch, chuẩn bị mọi điều kiện để phục vụ và điều hành sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, bảo đảm kinh doanh có hiệu quả. Ban bảo vệ- tự vệ: có chức năng tham mưu cho Giám đốc trên các lĩnh vực: an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, quản lý công tác hộ khẩu, đồng thời quản lý giờ giấc lao động, tự vệ quân sự trong Công ty. Phân xưởng: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty, gồm 6 đơn vị sản xuất chính: + Phân xưởng dập nguội + Phân xưởng mạ lắp ráp + Phân xưởng dập nóng + Phân xưởng dụng cụ + Phân xưởng cơ khí + Phân xưởng cơ điện Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Giám đốc Phó GĐ KT - SX Kế toán trưởng Phòng kĩ thuật Phòng TC - KT Phòng TC - LĐ Phòng SX - KD Ban BV - TV Phó GĐ Kinh tế 2.1.3. Sơ lược về quy trình công nghệ chủ yếu: Với sản phẩm phong phú và đa dạng phục vụ cho nhu cầu xây dựng các công trình lớn như cầu cống, đường sắt, vận tải, thuỷ điện,…Công ty đã có những thành tích đáng kể góp phần xây dựng thành công những công trình lớn như đường tàu thống nhất Bắc- Nam, cầu Thăng Long, Công ty Thuỷ điện Hoà Bình,… Ngày nay, chất lượng sản phẩm của Công ty ngày càng được nâng cao đáp ứng nhu cầu thị trường, đặc biệt là các sản phẩm Bulông, Đai ốc,… đã và đang có mặt ở hầu hết các ngành sản xuất, các công trình xây dựng trong cả nước. Những sản phẩm này được sản xuất theo công nghệ tiên tiến trên dây chuyền máy tự động. Tuỳ theo từng nhóm, sản phẩm được gia công theo từng quy trình công nghệ khác nhau, cụ thể như sau: Sơ đồ2.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Nhóm sản phẩm tinh: Thép Dập nguội Cán ren(Taro) Thành phẩm Mạ Nhóm sản phẩm bán tinh và thô: Thép Cắt phôi Nung phôi Dập nóng Cán ren(Taro) Tiện Đột tâm Cắt ba via Mạ Thành phẩm 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Quy chế Từ Sơn: 2.2.1.Vị trí, chức năng của phòng Tài chính- Kế toán: Phòng Tài chính- Kế toán của Công ty là một phòng thực hiện chuyên môn về quản lý hoạt động tài chính và phần hành công việc kế toán của Công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. Phòng kế toán của Công ty có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán của Công ty. Phòng kế toán có trách nhiệm lập toàn bộ kế hoạch tài chính của Công ty như kế hoạch về vốn, kế hoạch về chi phí, doanh thu và lợi nhuận,… Mỗi thành viên trong phòng kế toán được bố trí phân công công việc, nhiệm vụ một cách cụ thể, rõ ràng, phù hợp với khối lượng công việc và sự phức tạp của nhiệm vụ chuyên môn. 2.2.2.Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty : Cơ cấu bộ máy kế toán: Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán của Công ty góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tổ chức tập trung tại phòng kế toán. Bộ máy kế toán thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán. Đội ngũ kế toán của Công ty hiện nay gồm 9 người, trong đó có một kế toán trưởng, một phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, một phó phòng kế toán thường trực hạch toán nội bộ ( kế toán quản trị của Công ty ) và sáu kế toán viên. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các thành viên như sau: - Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng, là người được Giám đốc Công ty phân công phụ trách phòng Tài chính- Kế toán, có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ tài chính kế toán do Nhà nước ban hành. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp việc, tham mưu cho kế toán trưởng chỉ đạo việc hạch toán và tổng hợp số liệu kế toán vào sổ cái, lập các báo cáo tài chính, từ đó kiểm tra lại các phần hành của kế toán chi tiết. - Phó phòng kế toán thường trực hạch toán nội bộ: Có nhiệm vụ tính toán các loại giá ( như giá hạch toán phân xưởng hay còn gọi là giá thành định mức và giá bán sản phẩm…) và theo dõi, giám sát tình hình hạch toán nội bộ các phân xưởng của Công ty. - Kế toán bán hàng: Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình bán hàng, trực tiếp mở nhật ký chứng từ cho TK511, TK632…, định kỳ lên bảng kê và làm thủ tục về hoá đơn bán hàng. - Kế toán hàng tồn kho ( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm ): Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và Công ty. Kế toán hàng tồn kho theo dõi, phản ánh chi tiết ghi theo phương pháp sổ số dư - Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên; tính đúng, đủ, kịp thời tiền lương, các khoản trích theo, khấu trừ lương cho cán bộ công nhân viên, quản lý chặt chẽ việc sử dụng và chi tiêu quỹ lương, đồng thời phản ánh các khoản phải thu, phải trả của Công ty. - Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Tổ chức ghi chép, phản ánh hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình biến động và di chuyển của tài sản cố định trong nội bộ Công ty; theo dõi việc hình thành và biến động của nguồn vốn huy động của Công ty. - Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình tăng, giảm toàn bộ các loại vốn bằng tiền như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán vốn bằng tiền chịu trách nhiệm quản lý số tiền có trong quỹ két của Công ty, phản ánh số hiện còn và tình hình tăng giảm của tiền mặt tại quỹ thông qua kiểm kê thường xuyên số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ kế toán. - Kế toán BHXH kiêm kế toán thuế GTGT: Có nhiệm vụ tính toán, theo dõi các khoản bảo hiểm phải trích, phải thu, phải nộp và các khoản lương của cán bộ công nhân viên được hưởng theo chế độ BHXH quy định… Kê khai thuế GTGT đầu ra, đầu vào, tính toán và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng và các công việc có liên quan tới thuế GTGT theo quy định của luật thuế GTGT. Sơ đồ2. 3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Quy chế Từ Sơn Kế toán trưởng Kế toán quản trị Kế toán tổng hợp Tính giá hạch toán và quản lý GHT nội bộ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền lương và các khoản thanh toán Kế toán BHXH kiêm kế toán thuế GTGT Kế toán hàng tồn kho NVL, CCDC, thành phẩm Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Kế toán tài sản cố định Thống kê kế toán đơn vị ã Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty Quy chế Từ Sơn: - Hình thức tổ chức công tác kế toán của Công ty: Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, giúp cho việc kiểm tra, xử lý cung cấp thông tin được thuận tiện và kịp thời, Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. - Để theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên sổ sách Công ty đã hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. -Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, cụ thể như sau: + Tính thuế GTGT: Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ = Doanh số bán ra chưa có thuế x %thuế suất thuế GTGT theo quy định + Thuế GTGT đầu vào: Được tính toán, kê khai trên cơ sở toàn bộ số hoá đơn của vật tư, hàng hoá, dịch vụ,… mua vào trong tháng theo quy định của Luật thuế GTGT. + Thuế GTGT đầu ra: Được tính toán, kê khai trên cơ sở toàn bộ số hoá đơn của vật tư, hàng hoá, dịch vụ,… bán ra trong tháng theo quy định của Luật thuế GTGT. Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là Đồng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 1/1/2004 và kết thúc vào 31/12/2004. - Về phương pháp hạch toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo nguyên giá. Phương pháp khấu hao: Công ty tiến hành khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép, giúp cho công việc trong tháng được dàn đều, thông tin được cung cấp kịp thời làm cơ sở để lập báo cáo Tài chính. Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau Chứng từ gốc Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký- Chứng từ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết NVL Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Với nhiệm vụ là hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo Tài chính, tham mưu giúp Giám đốc trong công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích chế độ, hợp lý, đạt kết quả cao, phòng kế toán là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Công ty. 2.2.3.Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Quy chế Từ Sơn trong 3 năm gần đây ( 2002- 2004 ) Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty được biểu hiện dưới nhiều chỉ tiêu kinh tế khác nhau. Căn cứ trên những chỉ tiêu kinh tế đó ta có thể rút ra những kết luận tổng quát về tình hình và năng lực hoạy động của Công ty. Từ đó, Giám đốc cũng như những người thực hiện chức năng điều hành quản trị Công ty có thể nhận biết được một cách tổng quan tình hình hoạt động của Công ty đã, đang và sẽ diễn ra như thế nào, những nguyên nhân, những nhân tố cụ thể tác động đến tình hình chung đó. Nhờ đó mới có những căn cứ sát thực để đề ra những giải pháp hữu hiệu để xác định các mục tiêu, tổ chức, điều hoà, phối hợp và tác động làm cho mỗi quá trình, các chức năng hoạt động đều được vận hành tôt nhằm đạt hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn diện và ngày càng cao. Một số chỉ tiêu về kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm gần đây của Công ty Quy chế Từ Sơn ( 2002- 2004 ): TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Giá trị tổng sản lượng Triệu đồng 13264 17722 24000 2 Trọng lượng Tấn 1033 1339 1600 3 Doanh thu Triệu đồng 15350 20021 33000 4 Lợi nhuận Triệu đồng 115 165 - 5 Nộp Ngân sách Triệu đồng 301 350 600 6 Số lượng cán bộ CNV Người 387 411 426 7 Thu nhập bình quân 1000đồng 978 1050 1280 Từ bảng trên cho thấy, quá trình sản xuất của Công ty trong 3 năm gần đây có tăng trưởng cao. Giá trị tổng sản lượng năm 2003 so với năm 2002 đã tăng lên 4458 triệu đồng hay 33.61%. Nhưng đến năm 2004, giá trị tổng sản lượng năm 2004 so với năm 2002 đã tăng lên 10736 triệu đồng hay 80.94%. Điều này cho thấy quá trính sản xuất của Công ty ngày càng có xu hướng tăng trưởng cao. Doanh thu của Công ty cũng tăng tương ứng với sự tăng trưởng của quá trình sản xuất, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty được thực hiện tốt nghĩa là Công ty đã làm chủ được các quan hệ thị trường, tạo điều kiện cho việc thu hồi vốn và mở rộng kinh doanh, là đòn bẩy cho sự phát triển mạnh mẽ của sản xuất. Cụ thể là, doanh thu năm 2003 tăng 4671 triệu đồng hay 30.43% so với năm 2002, nhưng đến năm 2004, doanh thu tăng 17650 triệu đồng hay 114.98% so với năm 2002. Doanh thu của Công ty tăng rất cao trong 3 năm gần đây, đặc biệt là năm 2004, doanh thu lớn gấp 2 lần doanh thu của năm 2002. Do đó, lợi nhuận của Công ty cũng tăng đáng kể, thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng được cải thiện, đời sống ổn định hơn. Doanh thu về sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2004 có sự tăng trưởng đột biến là do có nhiều thuận lợi như: + Sản phẩm đầu ra có nhiều đơn đặt hàng lớn, ổn định từ tháng 1 đến hết tháng 9 năm 2004. + Giá các loại vật tư đầu vào như sắt, thép, kẽm tăng từ 20% đến 40% so với cùng kỳ năm trước. Doanh thu tăng cũng tạo điều kiện cho Công ty thực hiện tốt hơn các chỉ tiêu nộp ngân sách, trích lập các quỹ, đặc biệt là người lao động có đủ việc làm, thu nhập được cải thiện. Tuy nhiên, hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty chưa cao bởi một số nguyên nhân sau: + Giá bán sản phẩm đầu ra không tăng tương ứng với mức tăng của vật tư đầu vào. + Do bị sự cạnh tranh của nhiều loại sản phẩm cùng loại trên thị trường + Quý IV năm 2004 số đơn đặt hàng giảm dần, doanh thu chưa đạt mức bình quân chung của kế hoạch. Nhìn chung, tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Quy chế Từ Sơn ở mức ổn định, không có biến động lớn, có tăng trưởng. Do vậy mà Công ty rất có uy tín đối với các bạn hàng trên thị trường. 2.3.Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn: 2.3.1.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty. 2.3.1.1-Phân loại: Để sản xuất ra rất nhiều loại sản phẩm khác nhau cung cấp cho thị trường, Công ty phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu. Do đó, muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác Công ty đã căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất để chia nguyên vật liệu thành các loại như sau: -Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do tính chất, đặc điểm sản phẩm của Công ty mà nguyên vật liệu chính bao gồm: Thép lá, thép tròn, thép chữ U, thép tấm. Trong đó, mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau: Thép tròn: Thép f20g/c, thép f22g/c. Thép C45 f22 - f32. -Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không cấu thành nên thựcthể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu phụ ở Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau như: các loại đinh, que hàn, ốc vít, chất phốt phát, sơn chống gỉ,… -Nhiên liệu: ở Công ty Quy chế Từ Sơn, nhiên liệu bao gồm: Xăng dầu, dầu bôi trơn,… -Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết của các loại máy móc, thiết bị của Công ty đang sử dụng, được dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc thiết bị như: Vòng bi, dây curoa, galê,… 2.3.1.2-Tính giá nguyên vật liệu: Là sự xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. ở Công ty Quy chế Từ Sơn, nguyên vật liệu được đánh giá theo giá thực tế. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Công ty sử dụng giá thực tế để xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT + chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản,…) trừ đi các khoản giảm trừ (nếu có). Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế. 2.3.2.Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. Công ty vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nhờ vậy tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ nhạy bén cho nhu cầu quản lý, đảm bảo yêu cầu số liệu chính xác; thúc đẩy đảm bảo tiến độ công việc đồng đều ở tất cả các khâu trong các phần hành kế toán trong điều kiện chưa cơ giới hoá được công tác kế toán. 2.3.2.1-Chứng từ kế toán sử dụng: Để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu, làm cơ sở để ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn, kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau: -Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT). -Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT). -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03- VT). -Biên bản kiểm nghiệm vật tư. -Hoá đơn giá trị gia tăng. -Thẻ kho (mẫu số 06- VT). 2.3.2.2-Trình tự luân chuyển các chứng từ. a)Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty được hình thành chủ yếu do mua ngoài. Theo chế độ kế toán quy định: Tất cả các loại nguyên vật liệu khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận, cân đong, đo đếm và nhập kho. Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị sản phẩm vì vậy trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật liệu. Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc Phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng. Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai quy cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Sau khi kiểm nhận, các thành viên của ban kiểm nhận phải lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật tư, hoá đơn bán hàng của người cung cấp, Phòng sản xuất- kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật tư, phiếu nhập kho vật tư lập thành ba liên: Liên 1: Lưu tại Phòng sản xuất- kinh doanh. Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên Phòng kế toán. Liên 3: Dùng để thanh toán (giao cho người cung cấp). Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã quy định. Ví dụ: Ngày 25/01/2005 Công ty mua vật liệu của Công ty Xây lắp và VLXD.V Bộ Thương mại và nhận được các chứng từ sau: Biểu 1: Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng AE/2004B Ngày 25 tháng 01 năm 2005 No: 0090365 Đơn vị bán hàng: Công ty Xây lắp và VLXD.V Bộ Thương mại. Địa chỉ: Số 7/226 Lê Lai- Hải Phòng Số TK: 0200128254- 1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Quy chế Từ Sơn. Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn – Từ Sơn – Bắc Ninh. Hình thức thanh toán: Tiền mặt + chuyển khoản. MS: 0100100671005 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép tròn trơn VINAKYOEI f16 SWRM10 Kg 52226 8666.66 452625333 Cộng tiền hàng 452625333 Thuế suất GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 22631267 Tổng cộng tiền thanh toán 475256600 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm bảy năm triệu hai trăm năm sáu nghìn sáu trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận hoá đơn GTGT thì Công ty phải tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo chứng từ sau: Biểu 2: Công ty Quy chế Mẫu số 05- VT Từ Sơn Theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/2000 của Bộ Tài chính Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 26 tháng 01 năm 2005 Số : 03. Căn cứ vào hoá đơn số 0090365 ngày 25/1/2005 của Công ty Xây lắp và VLXD.V Bộ Thương mại, biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Trần Quốc Toản – Phòng kỹ thuật – Trưởng ban. Ông: Lê Khắc Vinh – Thủ kho – Uỷ viên. Bà: Trần Thị Bắc – Phòng kỹ thuật – Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm loại vật tư sau: STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đvị tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng QCPC SL không đúng QCPC 1 Thép tròn trơn f16 Cân, đếm Kg 52226 52226 Không ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng, độ dầy đúng quy cách phẩm chất. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu 3: Phiếu nhập kho Ngày 26 tháng 01 năm 2005 Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Ông Vũ Văn Việt (Phòng SXKD) Theo biên bản kiểm nghiệm số 03 ngày 26 tháng 01 năm 2005 Nhập tại kho: Kim khí HĐ 0090365 ngày 25/01/2005. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Thép tròn trơn SWRM f16 Kg 52226 866.666 452624985 Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn trăm năm hai triệu sáu trăm hai tư nghìn chín trăm tám năm đồng. Nhập, ngày 26 tháng 01 năm 2005 Phụ trách đơn vị Người lập phiếu Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi lập phiếu nhập kho xong thủ kho tiến hành ghi thẻ kho tình hình nhập kho nguyên vật liệu. Đơn vị: Công ty quy chế Mẫu số 10- VT Từ Sơn Thẻ kho Kho: Lập thẻ ngày 26 tháng 01 năm 2005 Tờ số 3 Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, vật tư: Thép tròn trơn SWRM f16. Đơn vị tính: Kg. STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập kho Số lượng Ký xác nhận của kế toán. Số Ngày Xuất Nhập Tồn 9 90 27/01 PX dập nóng 27/01 52226 9456 b)Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu. Công ty quy định: -Tất cả các nguyên vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. -Thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu cho những người có đủ thẩm quyền và đủ giấy tờ hợp lệ nhận nguyên vật liệu. -Thủ kho c