Khóa luận Xây dụng chu trình kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ Phần Dầu Thực Vật Bình Định

g dẫn chức năng cho các bộ phận tác nghiệp, giữa các phòng ban có mối quan hệ với nhau, phối hợp cùng nhau hoạt động. * Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận: - Giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo và điều hành chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính hiệu lực và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Phó giám đốc: Là người trợ giúp giám đốc giải quyết các công việc, được giám đốc phân công phụ trách công tác cung ứng vật liệu, theo dõi thực hiện các hợp đồng với khách hàng, quản lý nhân lực. - Phòng kế toán tài chính: Phòng này có nhiệm vụ phụ trách chung nhiều mặt tổ chức hệ thống thống kê cho Công ty, ghi chép các số liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao lao động, vật tư, các dự toán chi phí phục vụ và quản lý sản xuất nhằm thúc đẩy sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên liệu, máy móc, thiết bị, lao động trong sản xuất cũng như trong quản lý. Định kỳ lập báo cáo kế toán trình Giám đốc và các ngành chức năng, báo cáo với Giám đốc về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình thu mua cung ứng vật liệu, tình hình tài chính của Công ty…kịp thời đề xuất các biện pháp giải quyết các trường hợp bất hợp lý về hoạt động tài chính của Công ty. Cân đối tình hình thu chi, đề ra kế hoạch luân chuyển vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu với giám đốc công tác tổ chức, sắp xếp lao động, quản lý công tác văn thư, thực hiện chính sách, chế độ đối với người lao động. - Phòng kỹ thuật: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, hướng dẫn hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng kỹ thuật và công nghệ, đáp ứng sản phẩm cần thiết. - Phòng sản xuất kinh doanh: Đưa ra kế hoạch sản xuất, xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi và nắm bắt kịp thời các chủ trương, chính sách của Nhà Nước về kinh tế, đối ngoại, về đầu tư. - Phân xưởng sản xuất: Trong phân xưởng sản xuất có một xưởng trưởng là người tham mưu giúp việc cho Giám đốc và là người chịu trách nhiệm đầu tiên đối với xưởng về mọi vấn đề đối với tổ, là người chỉ huy điều hành sản xuất, quản lý tài sản thuộc bộ phận… 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty: 2.1. Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Nhân viên thống kê phòng, xí nghiệp, xưởng, phân xưởng Kế toán Kho hàng Thủ quỹ Ghi chú : Quan hệ trực tuyến 2.2. Chức năng nhiệm vụ của các thành phần phòng kế toán: - Kế toán trưởng: Là người điều hành chung, giám sát mọi việc trong phòng kế toán đồng thời là người trực tiếp thông báo, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho ban lãnh đạo Công ty và chịu trách nhiệm chung trước Ban giám đốc về công tác hạch toán và các thông tin do phòng cung cấp. Tại Công ty kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp nên cùng làm nhiệm vụ của một kế toán tổng hợp là tập hợp các số liệu chi tiết từ các phần hành, theo dõi tình hình tăng giảm chi phí, tình hình sử dụng và khấu hao TSCĐ, theo dõi nguồn vốn, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phảm và lập báo cáo tài chính. - Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán lương và các khoản trích theo lương và theo dõi công nợ. - Kế toán kho hàng: Chịu trách nhiệm về sự đầy đủ, tính hợp lệ của các chứng từ kế toán đã nhận của nhân viên thống kê kho hàng để làm quyết toán với các cơ quan có chức năng (thuế,..). - Nhân viên thống kê chịu trách nhiệm bảo quản chứng từ kế toán về kho hàng, tài sản trong thời gian chứng từ còn lưu trữ tại phòng kế toán, là người thay thế khi kế toán vốn bằng tiền đi vắng. - Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi tiền mặt tồn quỹ và đảm bảo thu chi quỹ tiền mặt đúng theo quy định. 2.3. Hình thức kế toán tại công ty: Hiện nay ở Công ty toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng tài chính kế toán do đặc điểm của Công ty vừa mang tính chất quản lý vừa mang tính chất kinh doanh nên việc hạch toán kế toán tương đối phức tạp. Để phù hợp với quy trình tổ chức sản xuất của Công ty cũng như trình độ của từng cán bộ kế toán. Phòng kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán”Chứng từ ghi sổ” để lập và luân chuyển chứng từ ban đầu, ghi chép và tài khoản, sổ kế toán có liên quan để lập công tác kế toán và phân tích kế toán. Sử dụng hình thức này có ưu điểm dễ hiểu, rõ ràng, dễ phát hiện sai sót và điều chỉnh thích hợp với nhiệm vụ của Công ty. Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty được trình bày theo sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái BCĐ số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: III. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 1. Đặc điểm hàng kinh doanh của công ty: Công ty cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chủ lực như sau: - Sản xuất các sản phẩm chính như: + Nhân hạt điều. + Dầu thực vật các loại. + Nông sản thực phẩm. - Kinh doanh và chế biến các sản phẩm từ cây có dầu, hàng nông sản thực phẩm. - Kinh doanh và chế biến sản phẩm từ cây điều. - Xuất nhập khẩu trực tiếp các loại hàng hóa, sản phẩm của Công ty và nguyên liệu vật tư hàng hóa, thiết bị phụ tùng phục vụ sản xuất. - Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi phù hợp với quy định của pháp luật. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty: 2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty: Công ty cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định có quy trình tổ chức khép kín mỗi giai đoạn đều có một công nghệ riêng Công ty cổ phần DTV Bình Định Phân xưởng Bộ phận sản xuất chính Bộ phận phục vụ sản xuất Tổ Sàng Tổ hấp Tổ chao Tổ cắt Tổ sấy Tổ bốc Tổ Ploại Tổ vận chuyển Tổ cấp phát * Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận: - Phân xưởng: Là bộ phận quản lý của Công ty, quản lý các bộ phận sản xuất. - Bộ phận sản xuất chính: Chủ yếu quản lý các tổ trong khi sản xuất. - Bộ phận phục vụ sản xuất: Chủ yếu vận chuyển các mặt hàng và cấp phát. - Tổ sàng: Cân nhân hạt điều thô từ thủ kho giao, chuyển về địa điểm sàng đảm bảo số lượng cân chính xác. - Tổ hấp: Nhận nguyên liệu từng loại theo cơ cấu, số lượng, quản lý vận hành thiết bị hấp, duy tu bảo dưỡng lò hơi, sửa chữa những hư hỏng… - Tổ chao: Nhận nguyên liệu từng loại theo cơ cấu, số lượng, quản lý vận chuyển hệ thống chao dầu, duy tu bảo dưỡng máy móc thiết bị, sửa chữa những hư hỏng. - Tổ cắt tách: Nhân hạt điều đã hấp hoặc chao, cắt tách lấy nhân tươi, giữu gìn bảo quản tôt máy móc thiết bị. - Tổ sấy: Nhận nhân tươi từ tổ cắt tách giao, tổ chức sấy và đóng thùng quản lý vận hành theo hệ thống thiết bị sấy. - Tổ bóc vỏ lụa: Nhận nguyên liệu từ tổ sấy để bốc vỏ lụa, nhân bóc phải sạch vỏ lụa. - Tổ phân loại đóng thùng: Nhận nhân hạt điều đã bóc vỏ lụa, phân ra từng loại thực hiện nghiêm ngoặt công tác vệ sinh thực phẩm. - Tổ vận chuyển: Bóc xếp vận chuyển nhẹ nhàng không để va chạm mạnh, nếu gây hư hỏng phải bồi thường. - Tổ cấp phát: Nhận nguyên liệu cấp phát cho từng cá nhân trong tổ mình quản lý. 2.2. Quy trình công nghệ sản xuất: Công ty Cổ phần Dầu Thực Vật Bình Định là một đơn vị thuộc ngành sản xuất, đây là một ngành chế biến đặc biệt, sản phẩm làm ra là nhân hạt điều xuất khẩu. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ Nguyên liệu thô Kho Phân xưởng Kho Máy sấy Máy hấp Cắt tách Sấy Phân loại đóng thùng Bóc vỏ Nhân hạt điều là sản phẩm chính, chủ yếu của Công ty, nhân hạt điều chế biến từ hạt điều thô qua các công đoạn: - Công đoạn 1: Mua hạt điều tươi đem về phơi rồi nhập kho. Căn cứ nhu cầu sản xuất mà bộ phận xuất kho điều thô chuyển cho bộ phận phân xưởng sản xuất. - Công đoạn 2: Bộ phận phân xưởng nhận nguyên liệu và tiến hành chế biến sản phẩm theo quy trình công nghệ. + Đưa hạt điều thô vào máy sàng để phân loại sơ cấp điều thô. + Theo từng cấp, từng loại đưa vào hấp. + Từ nguyên liệu đã được hấp, tổ cắt tách tiến hành bóc vỏ điều và tách hạt điều. + Nguyên liệu được tách đưa vào máy sấy. + Chuyển sang tổ bóc vỏ lụa, phân loại đóng thùng. Tại đây nhận được bóc vỏ, bộ phận phân loại tiến hành phân loại đóng thùng nhân điều. + Nhân điều được cho vào thùng thiếc nạp khí Nitơ để bảo quản. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CHẾ BIẾN HẠT ĐIỀU Kế hoạch SX Nhận nguyên liệu Sàng phân loại Hấp Phân loại Bóc vỏ Sấy Cắt tách Hun trùng Nhập kho Kế hoạch sản xuất: Khi nhận được lệnh sản xuất từ phòng nghiệp vụ, quản đốc phân xưởng có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất và triển khai xuống các tổ. Nhận nguyên liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng ngày, tháng, tổ trưởng tổ sàng có trách nhiệm nhận nguyên liệu từ kho. 3) Sàng phân loại: Công nhân Sàng nhận nguyên liệu từ tổ trưởng, chỉ những công nhân được hướng dẫn hoặc đã kiểm tra tay nghề mới, được vận hành, công nhận có trách nhiệm ghi rõ số lượng các loại đã sàng ra vào. 4) Hấp: Nguyên liệu sau khi sàng phân ra thành 5 loại sẽ đưa vào hấp, thời gian hấp là 24 phút/1mẻ. 5) Cắt tách: Tổ trưởng tổ cắt tách nhận nguyên liệu từ tổ trưởng tổ hấp để phát cho công nhân cắt tách. Đây là những công nhân đã qua hướng dẫn, công nhận có trách nhiệm ghi nhận số lượng cắt tách hàng ngày. 6) Sấy: Tổ trưởng tổ sấy nhận nguyên liệu từ tổ trưởng tổ cắt tách để phát cho công nhân sấy. Đây là những công nhân đã qua hướng dẫn, công nhận có trách nhiệm ghi nhận số lượng hàng ngày. 7) Bóc vỏ lụa: Tổ trưởng tổ bóc vỏ lụa nhận nguyên liệu từ tổ trưởng tổ sấy để phát cho công nhân bóc vỏ lụa. Đây là những công đã qua hướng dẫn, công nhân có trách nhiệm ghi nhận số lượng hàng ngày vào sổ theo dõi sản xuất. 8) Phân loại: Tổ trưởng tổ phân loại nhận nguyên liệu từ tổ trưởng tổ bóc vỏ lụa để phát cho công nhân phân loại theo số lượng giao nhận. Những công nhân này phải được hướng dẫn cụ thể, công nhận phân loại có trách nhiệm ghi nhận số lượng phân loại hàng ngày vào sổ giao nhận. 9) Hun trùng: Công nhân hun trùng nhận nguyên liệu từ tổ trưởng theo số trên số giao nhận, chỉ những công nhân có tay nghề và đã được hướng dẫn mới được thực hiện công việc này, công nhân có trách nhiệm ghi nhận số lượng hàng ngày vào sổ ghi nhận. 10) Công nhân đóng gói nhận nguyên liệu từ công nhân hun trùng theo số giao nhận. Chỉ những công nhân có tay nghề và được hướng dẫn mới được thực hiện công việc đóng gói và nhập kho. Trong quá trình đóng gói, công nhân có trách nhiệm ghi nhận số lượng hun trùng vào sổ giao nhận. B. THỰC TẾ XÂY DỰNG CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH: I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY: Vì kiểm soát là công cụ để nhà quản lý có thể theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, qua đó hạn chế được khả năng xảy ra sai sót, gian lận…gây ảnh hưởng không tốt đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Mặc dù Công ty đã được hành lập lâu nhưng đến nay Công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách về kiểm soát nên mọi hoạt động kiểm soát đều do nhà quản lý thực hiện. Hiện nay để hoạt động có hiệu quả Công ty tiến hành tổ chức các bộ phận chuyên môn và các bộ phận này được thiết lập đầy đủ, đảm bảo tuân thủ các nguỵên tắc sau: - Nguyên tắc phân công phận nhiệm: Công việc được phân chia cho nhiều bộ phận, nhiều người trong bộ phận và người nào tự đảm nhận công việc được giao và chịu trách nhiệm với cấp trên. Việc phân công, phân nhiệm như vậy sẽ giúp sai sót ít xảy ra hoặc nếu có xảy ra thì dễ phát hiện và dễ khắc phục. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Mỗi bộ phận chỉ được làm một nhiệm vụ chẳng hạn kế toán vật tư không thể kiêm nhiệm thủ kho, kế toán tiền không thể kiêm thủ quỹ… - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Giám đốc chỉ phê chuẩn những vấn đề quan trọng có tính chất quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của Công ty, phó giám đốc và kế toán trưởng sẽ tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm phê chuẩn theo thẩm quyền của mình. Điều này góp phần giảm bớt khối lượng công việc cho giám đốc, đồng thời góp phần phát huy năng lực của các nhân viên trong Công ty, nhất là các lãnh đạo phòng ban. - Để bảo vệ tài sản, Công ty nên trang bị các nhà kho chứa nguyên vật liệu có độ an toàn cao, có sự kiểm soát đặc biệt việc ra vào ở khu vực kho… điều này nhằm hạn chế mất trộm. - Đối với tiền bạc, sổ sách kế toán: Công ty trang bị két tiền để tránh mất cắp, trang bị các tủ dữ liệu để lưu trữ hồ sơ, sổ sách kế toán đề phòng mất dữ liệu do sự cố máy tính. - Các chứng từ điều được đánh số thứ tự trước khi sử dụng, có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan và được lập ngay sau khi các nghiệp vụ phát sinh nhanh nhất có thể. Lãnh đạo đơn vị luôn kiên định một điều rằng, một cơ cấu tổ chức được thiết lập một cách chặt chẽ sẽ đảm bảo kiểm soát tốt mọi hoạt động của Công ty nên mặc dù chưa có một hệ thống kiểm soát riêng biệt nhưng mọi hoạt động của Công ty vẫn luôn được kiểm soát chặt chẽ thể hiện qua hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh các năm luôn tăng điều đặn, doanh thu năm sau tăng hơn năm trước. Tuy nhiên, nếu Công ty có một bộ phận kiểm soát riêng biệt hoạt động hữu hiệu thì sẽ kiểm soát tốt hơn mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty góp phần giảm chi phí, tăng lợi nhuận. II. THỰC TẾ XD CHU TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ SX TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU THỰC VẬT BÌNH ĐỊNH: Trên cơ sở các hợp đồng mua bán và các đơn đặt hàng Công ty tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các sản phẩm đã được xác định. Để có thể tiến hành các hoạt động sản xuất sản phẩm, Công ty tiến hành các công tác chuẩn bị như: nguyên liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, nhân công tham gia sản xuất sản phẩm,…sau khi công tác chuẩn bị đã hoàn thành, bộ phận quản lý tiến hành kiểm tra xem đã đạt yêu cầu chưa, đây là giai đoạn kiểm soát ban đầu trong quá trình sản xuất mà Công ty cần thực hiện. Các hoạt động sản xuất sau đó được triển khai thực hiện theo một trình tự đã được nghiên cứu bởi phòng kế hoạch dự án và phòng sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thuận lợi và tiết kiệm nhất. Trong quá trình sản xuất, có rất nhiều chi phí phát sinh vì để có được sản phẩm thì phải qua nhiều giai đoạn chế biến. Do đó đòi hỏi phải có sự kiểm soát chặt chẽ, chi phí phát sinh phải đúng với thực tế, chi phí càng thấp cầng tốt. Việc thực hiện kiểm soát các chi phí này được tiến hành theo các khoản mục cụ thể và được kiểm soát dưới hai hình thức: Kiểm soát vật chất và kiểm soát trong khâu hạch toán. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty: - Tổ chức hệ thống chứng từ: + Chi phí nguyên vật liệu: Giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản giao nhận, hóa đơn, phiếu chi. + Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng chấm công, bảng chi lương, bảng tổng hợp thanh toán lương, bảng kê nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn tiền điện thoại, tiền nước… + Chi phí khác bằng tiền: Thông báo nộp thuế, phiếu xuất kho, phiếu chi… Hệ thống chứng từ kế toán nghiệp vụ tổ chức 2 loại: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. + Chứng từ gốc: Là các chứng từ phát sinh ban đầu các hoạt động như: Hóa đơn mua hàng, bảng tính lương, các chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… +Chứng từ ghi sổ: Đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động kinh tế xảy ra trong đơn vị, giai đoạn phân tích nghiệp vụ để định khoản kế toán, là chứng từ do kế toán lập như: Bản đối chiếu công nợ, bảng kê nhập xuất vật tư, chứng từ mua sắm…chứng từ ghi sổ là các phiếu để hạch toán. Chứng từ luôn được lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ. nội dung phản ánh vào chứng từ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Chứng từ phải được lập nhanh chóng, chính xác, kịp thời bảo đảm phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của các đơn vị. Toàn bộ chứng từ kế toán khi phát sinh tại đơn vị đều được kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ngay tại thời điểm phát sinh đến khi chép vào sổ sách kế toán, đó gọi là kiểm soát chứng từ. - Tổ chức hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất sản phẩm ở Công ty báo cáo theo từng tháng, từng quý, từng năm như: Báo cáo nhập-xuất-tồn vật tư, bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh sản phẩm… 1. Kiểm soát về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty: Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá NVL Giá mua trên Chi phí thu mua Chi phí khác Các khoản = + + - Nhập kho hóa đơn hợp lý (nếu có) giảm trừ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ. Đây là khoản chi phí chiếm tỷ lệ lớn trên tổng giá thành sản phẩm, việc kiểm soát chi phí này được thực hiện thông qua tổ chức cơ sở vật chất và kiểm soát kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 1.1. Kiểm soát vật chất: Như đã biết để có được một sản phẩm thì phải tốn rất nhiều khoản chi phí, trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn trên tổng giá thành sản phẩm.Do đó nếu nhà quản lý không kiểm soát chặt chẽ thì sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí không hợp lý, lợi nhuận mang lại cho Công ty bị giảm xuống, ngoài ra chất lượng sản phẩm không đảm bảo, do đó Công ty không đủ sức cạnh tranh với các Công ty khác trên thị trường, không tạo được niềm tin cho khách hàng. Vì vậy, để tạo thế đứng vững trên thị trường ngày nay đòi hỏi các nhà quản lý phải làm thế nào để kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để làm được điều này thông qua việc kiểm soát vật chất (như kiểm kê, đánh giá số lượng và chất lượng) Công ty cần thực hiện các công việc cụ thể như: Công ty giao cho phòng kế hoạch vật tư thực hiện việc thu mua vật tư, căn cứ vào số lượng sản phẩm theo hợp đồng, phòng kế hoạch vật tư lập giấy đề nghị mua vật tư trình lên giám đốc ký duyệt, sau đó cử nhân viên thực hiện mua vật tư. Các nhân viên thu mua vật tư phải linh hoạt và nhạy bén nếu không sẽ mua vật tư với đơn giá cao, chất lượng, chủng loại không đảm bảo, chi phí vận chuyển bốc dỡ gia tăng không hợp lý… Sau khi vật tư được mua chuyển về kho thì thủ kho tiến hành kiểm nhận và tiến hành cho nhập kho theo đúng số lượng và chất lượng ghi trên hóa đơn, rồi tiến hành ghi vào thẻ kho, phiếu nhập kho và chuyển về phòng kế toán một liên để lưu trữ làm chứng từ, sau khi làm phiếu nhập kho mọi trường hợp mất mát, hư hỏng vật tư đều do thủ kho chịu trách nhiệm. Trong quá trình sản xuất khi phát sinh nhu cầu thì tổ trưởng của các tổ lập giấy đề nghị xuất vật tư trình lên phòng kế hoạch vật tư ký duyệt. Sau khi được trưởng phòng vật tư ký duyệt sẽ chuyển lên thủ kho. Thủ kho lập phiếu xuất kho nhưng phải có chữ ký của giám đốc và trưởng phòng kế hoạch vật tư thì mới tiến hành cho xuất kho. Khi vật tư được xuất ra khỏi kho thì tổ trưởng các tổ sẽ tiếp nhận và hướng dẫn công nhân tiến hành chế biến. Sau khi sản phẩm hoàn thành phòng kỹ thuật tính ra số lượng vật tư thực tế sử dụng là bao nhiêu và báo cáo cho các bộ phận liên quan để kiểm tra, giám sát chặt chẽ nếu không sẽ xảy ra trường hợp vật tư bị mất cắp, việc chế biến không đúng quy định, sử dụng vật tư lãng phí… Công ty thường không để tồn kho vật tư quá nhiều vì vậy khi nào có nhu cầu thì mới mua về nhập kho, như vậy đồng thời sẽ giảm bớt chi phí bảo quản. Định kỳ 6 tháng Công ty sẽ thành lập ban kiểm kê xuống từng phân xưởng nhằm kiểm tra, đánh giá vật tư, so sánh với sổ sách kế toán. Nếu phát sinh thừa, thiếu Công ty sẽ tìm ra nguyên nhân và quy trách nhiệm cho từng đối tượng liên quan, đồng thời có biện pháp tích cực hơn trong bảo quản vật tư, tránh lạm dụng, sử dụng vật tư không đúng mục đích. 1.2. Kiểm soát trong khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: * Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại Công ty: - Khâu thu mua và nhập kho nguyên vật liệu: Chú thích:Các ký hiệu sau dùng cho tất cả các quy trình. :Thông tin đầu vào : Chức năng xử lý : Chứng từ kèm theo :Quyết định : Lưu trữ : Đường dẫn nghiệp vụ : Đính kèm chứng từ NCC PKT GĐ Kho Phòng KH-VT Bộ phận SX Xuất phát từ kế hoạch SX Lập kế hoạch VT Kiểm tra Và đối chiếu Cân đối trong kho Lập ĐĐH ĐĐH Duyệt ĐĐH Lập PC và chi tiền PC Đi mua hàng Tiếp nhận Đ ĐH và CC hàng HĐGTGT Ghi sổ Lập PNK PNK Thủ kho NK Liên 2 Ghi thẻ kho - Xuất phát từ kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất lập kế hoạch vật tư chuẩn bị cho quá trình sản xuất. Bên cạnh đó phòng kế hoạch sản xuất gửi kế hoạch vật tư đến phòng kế hoạch vật tư để kiểm tra và đối chiếu gửi đến bộ phận kho, bộ phận kho tiến hành cân đối nguyên vật liệu trong kho xem còn bao nhiêu và cần mua bao nhiêu để thông báo cho phòng kế hoạch vật tư biết. Sau đó phòng kế hoạch vật tư lập đơn đặt hàng có sự xét duyệt của giám đốc, rồi chuyển tới phòng kế toán, phòng kế toán tiếp nhận đơn đặt hàng này và tiến hành lập phiếu chi, chi tiền. Phòng kế hoạch vật tư nhận tiền và cử người đi mua hàng. Khi lựa chọn nhà cung cấp xong, phòng kế hoạch mang đơn đặt hàng đến, nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng và cung cấp hàng, nhà cung cấp lập hoá đơn GTGT gửi cho phòng kế hoạch một liên để làm chứng từ mua hàng. Khi mua hàng về phòng kế toán kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn GTGT lập phiếu nhập kho, chuyển đến bộ phận kho, bộ phận kho nhận hàng và cho nhập hàng vào kho và căn cứ vào đó tiến hành ghi thẻ kho, phòng kế toán căn cứ vào liên 2 của PNK ghi sổ và lưu ở phòng kế toán một liên. Thủ Kho Phòng KT Phòng KH-VT Bộ phận SX - Khâu xuất vật liệu: Đề nghị xuất VT Kiểm tra và đối chiếu Lập chứng từ xin xuất Chứng từ xin xuất Lập PXK PXK Xuất kho Liên 2 Ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kế hoạch sản xuất viết giấy đề nghị xuất vật tư và gửi đến phòng kế hoạch vật tư, phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và đối chiếu với lượng hàng tồn kho, dựa vào chứng từ đó phòng kế kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho. Sau đó gửi đến bộ phận kho, bộ phận tiến hành xuất kho theo phiếu xuất kho, bộ phận kho dựa vào liên 2 ghi thẻ kho và phòng kế toán ghi vào sổ kế toán và lưu một liên làm chứng từ. Để minh hoạ cho sơ đồ trên sau đây sẽ là một số mẫu biểu thể hiện quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại Công ty: HÓA ĐƠN GTGT Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 28 tháng 11 năm 2006 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hoàng Long Địa chỉ : 125 Nguyễn Thái Học – TP Quy Nhơn. MST : 0400432467 Điện thoại : 056-653268 Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Trước Viên Tên đơn vị : Công ty cổ phần dầu thực vật Bình Định Địa chỉ : Khu vực 4 – P.Quang Trung – TP Quy Nhơn Số tài khoản : 132436556 Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 04001090110 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt điều thô Kg 600 12000 7.200.000 2 Nhân điều w20 …. Kg 500 10000 5.000.000 Cộng tiền hàng : 12.200.000 Thuế suất GTGT 10%. Tiền thuế GTGT : 1.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 13.420.000 Số tiền viết bằng chữ : Mười ba triệu bốn trăm hại chục ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên) Công ty cổ phần DTV Bình Định Mẫu số 01- VT Khu vực 4- P.Qtrung-TP QNhơn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28 tháng 11 năm 2006 Nợ : TK 152 Số : 40 Có : TK 331 Họ và tên người giao hàng : Nguyễn Trước Viên Theo : HĐ số 02 ngày 28 tháng 11 năm 2006 Nhập tại kho : Công ty. Địa điểm : khu vực 4- P Qtrung-TP Quy Nhơn STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Hạt điều thô Kg 600 600 12.000 7.200.000 2 Nhân điều W20 Kg 500 500 10.000 5.000.000 Cộng 1.100 1.100 12.200.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Mười hai triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Số chứng từ kèm theo : 1HĐ Quy Nhơn, Ngày 28 tháng 11 năm 2006 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty cổ phần DTV Bình Định Mẫu số 02 - VT Khu vực 4- P.QTrung-TP QNhơn(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2006 Nợ : TK621 Số : 46 Có : TK 152 Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Thị Kim Cúc Địa chỉ : Tổ sấy Xuất tại kho : Công ty . Địa điểm : Khu vực 4-P.Q Trung- TPQuy Nhơn. STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Th xuất 1 Hạt điều thô Kg 200 200 12.000 2.400.000 2 Nhân điều W20 Kg 300 300 10.000 3.000.000 Cộng 5.400.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Năm triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo : 1 giấy đề nghị xuất kho. Quy Nhơn, Ngày 02 tháng 12 năm 2006 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Giám đốc (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) Khi nhận được chứng từ liên quan, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất kho, căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc xuất vật tư cho quá trình chế biến sản phẩm, kế toán tổng hợp sẽ tính chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho từng sản phẩm và lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu