Khóa luận Xây dựng hệ thống kế toán chi phí sản xuất tại công ty TNHH Hoàn Phú

55 338 1.249.245 1.249.245 3.2.3 Kế toán cho hoạt động xây lắp Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh : - Đối với các khoản thu trước của các công trình (tạm ứng 50%), chưa xuất hóa đơn kế toán hạch toán treo, ghi nhận bằng sổ tay để theo dõi. - Đối với các khoản thu quyết toán các công trình, hạch toán doanh thu vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” và tài khoản 3331 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp” làm căn cứ kê khai thuế cuối tháng. Đồng thời, theo dõi các khoản thu tại sổ “Theo dõi tiền gửi ngân hàng”, theo sơ đồ sau 511 131 112 102.132.727 112.346.000 112.346.000 Xuất hoá đơn cho khách hàng Nhận thanh toán qua NH 3331 10.213.273 - Ghi nhận trực tiếp chi phí phát sinh từ các chứng từ vật liệu mua vào thông qua tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” trong sổ cái. Đồng thời theo dõi các khoản chi tại sổ “Tiền mặt”. - Chi phí nhân công thi công tại các công trình được tập hợp vào giai đoạn công trình sắp hoàn thành và ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. - Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho dịch vụ xây dựng được theo dõi tại sổ “Tài sản cố định” và hạch toán vào tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định”, tương ứng là tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 20 - Nếu công trình chưa hoàn thành vào cuối tháng, các chi phí này được ghi nhận tại tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” và chuyển qua kỳ kế toán tiếp theo. - Xuất hoá đơn khi công trình hoàn thành. Kế toán tổng hợp các chi phí cho công trình đã hoàn thành và ghi nhận giá vốn vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” và giảm tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” bằng cách ghi phát sinh bên Có phần tương ứng cho công trình đã hoàn thành, theo sơ đồ sau : 111 154 632 3.123.000 230.845.213 198.235.721 214 4.636.000 198.235.721 1.513.000 4.636.000 198.235.721 37.245.492 3.3 Đánh giá sơ bộ về hoạt động của công ty 3.3.1 Một số vấn đề rủi ro trong kinh doanh của công ty Công ty TNHH Hoàn Phú là công ty tư nhân, điều hành theo chế độ gia đình, tính chuyên nghiệp còn hạn chế, vận hành sản xuất kinh doanh theo kinh nghiệm được đúc kết từ thực tế các công trình và uy tín được xây dựng từ nhiều công trình hoàn thành. Các hợp đồng xây dựng do Phó Giám đốc đảm trách, từ nguyên liệu đầu vào, hạch toán chi phí cho các công trình, chỉ đạo các giai đoạn thực hiện công trình, báo giá cho khách hàng và xác định lãi lỗ. Phương tiện và hình thức ghi chép thủ công, theo kinh nghiệm quản lý từ nhiều năm thực hiện, khó thay đổi, làm mới và quản lý tốt. Công nhân và nhân viên có bằng cấp chuyên nghiệp không nhiều, chủ yếu làm việc theo kinh nghiệm và mức độ lành nghề của bản thân. Chưa thực sự điều phối tốt về nhân lực, đặc biệt là chức năng và nhiệm vụ của kế toán, giới hạn quá nhiều khả năng làm việc và không phát huy hết năng lực của họ. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 3.3.2 Một số yếu kém về mặt quản lý sản xuất Công ty không có kho để xuất - nhập nguyên vật liệu. Các công trình xây dựng của công ty khá nhiều, đặc biệt là các công trình có cùng một chủ đầu tư. Nếu không có sự quản lý tốt về nguồn thu và các chi phí thực tế cho từng công trình cụ thể, thì khó xác định khi kết thúc công trình công ty lời hay lỗ. Về vấn đề quản lý chi phí đầu vào, đặc biệt là hoá đơn mua hàng, một số phát sinh không đúng thời điểm thực tế, thời hạn hiệu lực của hoá đơn và mức độ chính xác về số lượng và giá tiền là vấn đề cần quản lý chặt chẽ qua nhiều khâu và tránh kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ. Sổ sách ghi chép có sự không tương xứng về chi phí và doanh thu, doanh thu quá cao nhưng chi phí quá thấp hoặc ngược lại. Cần thiết lập một hệ thống quản lý tốt hơn để tránh những mâu thuẫn trong nội bộ và minh bạch về tài chính. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 21 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Kết luận chương 3 Chương 3 phác thảo sơ bộ về thực tiễn của mô hình cần xây dựng, trong mô hình cũ có những vấn đề cần chú ý vì sản phẩm kinh doanh không đồng bộ - có những sản phẩm mang đặc điểm riêng, chuyên biệt, cần có cách xử lý khác biệt - để xây dựng hệ thống phù hợp với sản phẩm và đưa vào thực hiện được trong thực tế, tránh những rủi ro có thể thấy trước ở hiện tại. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 22 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương IV : Xây dựng hệ thống kế toán chi phí cho công ty Hoàn Phú Mục đích chương 4 Chương 4 bao gồm toàn bộ các thiết kế về hệ thống kế toán chi phí như hệ thống các báo cáo cần thiết phục vụ cho các yêu cầu của nhà quản lý, hệ thống tài khoản chi phí để ghi nhận chi phí phát sinh, hệ thống sổ theo dõi và các chứng từ chi phí phát sinh được chấp nhận. Kết cấu, chức năng của hệ thống phù hợp cho một doanh nghiệp sản xuất cỡ nhỏ, không phát sinh quá nhiều chi phí phức tạp. Đồng thời, thiết kế quy trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa vào các nghiên cứu ban đầu về chứng từ, các loại chi phí thường phát sinh trong doanh nghiệp, ứng dụng các thiết kế trên sơ đồ hệ thống tài khoản vào ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh. 4.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống kế toán chi phí Cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, giá thành nhanh chóng cho nhà quản trị phục vụ các quyết định quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Nhóm thông tin này thường đòi hỏi cao tính kịp thời, linh hoạt, hữu ích cho các quyết định sản xuất, kinh doanh, kiểm soát, đánh giá trách nhiệm quá trình sản xuất kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, định hướng cho sản xuất và điều chỉnh tình hình sản xuất theo thị trường. Cung cấp thông tin về chi phí sản xuất và giá thành cho việc tổng hợp công bố công khai tình hình tài sản, giá vốn, lợi nhuận cho các đối tượng có yêu cầu. Nhóm thông tin này đòi hỏi phải tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn mực hoặc chính sách kế toán chung. 4.2 Thiết kế sơ bộ hệ thống kế toán chi phí 4.2.1 Hệ thống kế toán chi phí đối với dịch vụ vệ sinh 4.2.1.1 Hệ thống báo cáo chi phí - Báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn dầu DO – vào cuối mỗi tháng báo cáo này sẽ được lập để thống kê toàn bộ số lượng dầu đã nhập hoặc xuất trong tháng với các đơn giá tương ứng với từng thời điểm nhập dầu và xuất dầu. Đồng thời cung cấp đơn giá xuất dầu trong tháng. - Báo cáo chi phí sản xuất chung bao gồm chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí chung phân bổ cho dịch vụ vệ sinh, chi phí bảo hiểm máy móc, thiết bị…báo cáo chi tiết các chi phí phát sinh ngoài sản xuất của dịch vụ vệ sinh. - Báo cáo tổng hợp về chi phí nhân công nhằm tổng hợp toàn bộ chi phí nhân công theo từng thời điểm cần thiết như tháng , quý, năm…phục vụ cho công tác báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết bộ phận theo từng giai đoạn. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 23 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 24 4.2.1.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán Một số tài khoản hạch toán được mở cho dịch vụ vệ sinh như sau : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh : 621.1 - Chi phí nhân công trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh : 622.1 - Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh : 627.1 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh : 154.1 111 152 621.1 154.1 Mua vào Xuất NVL theo quãng đường xe chạy Kết chuyển CP NVL {1} {2} {3} 111 622.1 154.1 Lương nhân viên dịch vụ vệ sinh {4} Kết chuyển chi phí nhân công 338 {6} Trích nộp BHXH + BHYT {5} 334 627.1 154.1 {7} 152 {8} 214 {9} {13} 331 {10} 111 {11} 142 {12} Sơ đồ 4.1 Kế toán chi phí sản xuất đối với dịch vụ vệ sinh Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP {1} Tập hợp tất cả các chứng từ ghi nhận chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh vào cuối mỗi tháng. Bao gồm : hoá đơn mua dầu DO, hoá đơn mua nhớt. Hạch toán vào tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu” và tài khoản đối ứng 111 “ Tiền mặt”. Ghi nhận lượng dầu DO đã nhập chi tiết cho từng xe vệ sinh vào sổ theo dõi nhập - xuất dầu mỗi tháng. {2} Phân bổ lượng dầu DO đã nhập theo quãng đường xe chạy tại sổ theo dõi quãng đường xe chạy hàng ngày. Quãng đường xe chạy được tính theo quy định của Sở Giao thông Vận tải. Lập báo cáo chi tiết về tình hình nhập xuất dầu trong tháng, chi tiết về số lượng dầu nhập xuất, đơn giá nhập xuất, giá trị nhập xuất. Số lượng, đơn giá, giá trị dầu xuất được ghi nhận vào sổ theo dõi nhập - xuất dầu và đồng thời hạch toán vào tài khoản 621.1 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh”. {3} Cuối tháng, kết chuyển giá trị tài khoản 621.1 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh” vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh” để xác định giá vốn. Chi phí nhớt cho xe và phí giao thông được hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh”. Do dịch vụ vệ sinh là hàng hoá không chịu thuế giá trị gia tăng nên toàn bộ thuế giá trị gia tăng từ nguyên vật liệu mua vào sẽ được kết chuyển hết vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh”. Đồng thời dịch vụ vệ sinh nhận phân bổ thuế từ các dịch vụ, hàng hoá mua vào phục vụ chung cho toàn sản xuất. Do vậy, sau khi lập bảng kê khai thuế giá trị gia tăng vào cuối mỗi tháng, kế toán hạch toán bút toán “Phân bổ thuế giá trị gia tăng đầu vào tính vào chi phí cho mặt hàng không chịu thuế” . Bút toán được hạch toán vào bên nợ tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh” và bên có tài khoản 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” Lượng dầu DO nhập trong tháng trên thực tế là đã sử dụng hết hoặc còn lại trong khoang chứa dầu của xe. Tương ứng theo sổ sách kế toán thì lượng dầu DO nhập trong tháng luôn có số tồn vào cuối mỗi tháng và kết chuyển vào đầu kỳ sau tại tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” {4} Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế sản xuất sản phẩm bao gồm lương chính và trích bảo hiểm cho công nhân được phân bổ cho dịch vụ vệ sinh vào tài khoản 622.1 “ Chi phí nhân công cho dịch vụ vệ sinh”. Lập báo cáo chi tiết về tình hình phân bổ nhân công cho dịch vụ vệ sinh, tổng lương, phần bảo hiểm đã trích. Ghi nhận chi phí nhân công vào sổ lương người lao động. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 25 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP {5} Trích nộp 20% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế và 2% bảo hiểm thất nghiệp. Trong đó, doanh nghiệp có thể giữ lại 2% của tổng quỹ lương để chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khoẻ (nếu trong tháng có phát sinh các khoản chi trên). {6} Cuối kỳ kết chuyển giá trị tài khoản 622.1 “Chi phí nhân công cho dịch vụ vệ sinh” vào tài khoản 154.1 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh” để xác định chi phí đã sử dụng cho dịch vụ vệ sinh trong kỳ. {7} Tập hợp chi phí nhân công quản lý sản xuất, bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý các hoạt động kinh doanh dịch vụ vệ sinh (Nhân viên quản lý có trách nhiệm tiếp xúc với khách hàng, thoả thuận giá cả theo từng công việc cụ thể, không tham gia trực tiếp vào công việc chính). Loại chi phí này rất dễ phân bổ, dựa vào chức vụ của nhân viên để phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng. Hạch toán tại hai tài khoản trực tiếp, 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản 334 “Phải trả người lao động”. {8} Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phục vụ quản lý sản xuất, bao gồm nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị... Loại chi phí này rất khó phân biệt giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nếu căn cứ theo tính chất công việc phát sinh ra chi phí này, có thể phân bổ tương đối chính xác cho từng sản phẩm. Chi phí này được tập hợp tại tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh”, tài khoản đối ứng 152 “Nguyên vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”. {9} Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho dịch vụ vệ sinh gồm 02 xe rút hầm cầu chuyên dụng, 01 xe tải chuyên chở các chất thải đem đi đổ. Loại chi phí này được khấu hao dần theo thời gian và phân bổ đều qua mỗi tháng, theo phương pháp khấu hao đường thẳng, thời gian khấu hao theo quy định của nhà nước. Chi phí khấu hao được thể hiện qua tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định” và tài khoản chi phí 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh”. {10} Tập hợp chi phí thuê ngoài thực tế phục vụ sản xuất : chi phí thuê mặt bằng đậu xe. Loại chi phí này phân bổ theo doanh thu của từng loại dịch vụ, tỷ lệ phân bổ được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng loại dịch vụ trên tổng doanh thu của tháng. Hoặc có thể đưa chi phí này vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để có thể đơn giản hơn về cách tính toán. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 26 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 331 “Phải trả người bán”. {11} Tập hợp chi phí khác bằng tiền phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm các vật dụng : văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet…phục vụ quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Loại chi phí này có nhiều nguồn gốc phát sinh và phát sinh trong suốt quá trình sản xuất, cần tập hợp đầy đủ và phân bổ phù hợp. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”. {12} Phân bổ chi phí thực tế phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất dự toán trước được, chẳng hạn : chi phí sửa chữa phòng làm việc, bảo hiểm các loại xe có trọng tải lớn, tiền thuê nhà trả theo quý, năm… Loại chi phí này thường có giá trị khá lớn, đã dự toán trước và không phát sinh từ quá trình sản xuất, chủ yếu phục vụ cho quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”. {13} Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí : chi phí lương và trích bảo hiểm theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ phục vụ quản lý sản xuất, chi phí khấu hao các tài sản cố định có tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chi phí thuê ngoài phải trả cho người bán, chi phí khác bằng tiền, chi phí phân bổ, chi phí trích trước… vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, phân bổ chi tiết cho từng sản phẩm, làm cơ sở để hình thành giá vốn. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển từ tài khoản 627.1 vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh”, cuối kỳ xác định giá vốn hàng bán và lập các báo cáo cần thiết. 4.2.1.3 Các loại sổ theo dõi - Sổ nhập xuất dầu hàng ngày - Sổ theo dõi các tuyến đường xe chạy trong ngày - Sổ thu - chi tiền mặt - Sổ chi tiết khấu hao tài sản cố định - Sổ lương người lao động. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 27 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 28 4.2.1.4 Các loại chứng từ hợp lệ - Hoá đơn mua dầu nhớt, vé phí giao thông tải đường bộ. - Hoá đơn mua bảo hiểm, mua phụ tùng thay thế, sửa chữa xe. - Hoá đơn bán hàng. 4.2.2 Hệ thống kế toán chi phí đối với dịch vụ thiết kế tư vấn – giám sát 4.2.2.1 Hệ thống báo cáo chi phí - Báo cáo chi phí nhân công thuê mướn theo từng giai đoạn hoàn thành bản vẽ báo cáo chi tiết về tình hình chi phí nhân công đã trả cho từng hợp đồng thiết kế theo từng giai đoạn đã được ký kết theo hợp đồng, báo cáo bám sát dự toán đã được hoạch định từ ban đầu đễ tránh chênh lệch chi phí giữa dự toán và chi phí thực tế phát sinh. - Báo cáo tổng hợp chi phí nhân công khi hoàn thành công việc – báo cáo về tổng số lượng nhân công đã sử dụng khi công việc đã hoàn thành và tổng chi phí nhân công đã bỏ ra để hoàn thành công việc, báo cáo là cơ sở để tính giá vốn cho hàng bán và cũng là cơ sở để xác định lãi , lỗ. - Báo cáo chi phí sản xuất chung phân bổ cho dịch vụ thiết kế bao gồm báo cáo về tình hình khấu hao các tài sản cố định phục vụ cho dịch vụ thiết kế và các chi phí khác phát sinh chung trong kỳ cho hoạt động quản lý sản xuất phân bổ cho dịch vụ thiết kế. 4.2.2.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán Một số tài khoản hạch toán được mở cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát như sau - Chi phí nhân công trực tiếp cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 622.2 - Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 627.2 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 154.2 - Và một số tài khoản chi phí nhân công trực tiếp được mở cho từng hợp đồng thiết kế, mang tên của các công trình như 622.2 (A), 622.2 ( B), 622.2 (C)…. 622.2(A) 154.2 622.2(B) {1} K/C khi thiết kế hoàn thành 622.2(C) Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 29 334,152,214 331,111,142 627.2 154.2 {2} Chi phí chung phân bổ cho dịch vụ thiết kế - GS {3} K/C Sơ đồ 4.2 Kế toán chi phí sản xuất đối với dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát Dịch vụ thiết kế - giám sát không có chi phí nguyên vật liệu nên không hạch toán phần chi phí này. {1} Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thiết kế bản vẽ, chủ yếu là chi phí nhân công được thuê mướn từ bên ngoài. Do đặc điểm của sản phẩm phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, cần tiến hành phân bổ chi phí nhân công cho phù hợp với từng giai đoạn hoàn thành của công việc, tránh trường hợp chi phí tăng cao khi các bản vẽ cùng hoàn thành. Phân bổ chi phí nhân công trực tiếp dựa vào hợp đồng ký kết công việc với các nhân công thuê mướn từ bên ngoài, thỏa thuận trên hợp đồng sơ bộ về từng giai đoạn hoàn thành, hạch toán chi phí nhân công vào tài khoản 622.2 “ Chi phí nhân công cho dịch vụ thiết kế - giám sát”. Ghi nhận chi phí nhân công vào sổ theo dõi lương người lao động và lập báo cáo chi tiết nhân công thuê mướn cho từng công trình cuối mỗi tháng. Cuối kỳ, kết chuyển giá trị của tài khoản 622.2 “Chi phí nhân công cho dịch vụ thiết kế - giám sát” vào tài khoản 154.2 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ thiết kế - giám sát”. Khi khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn, kế toán tổng hợp sổ theo dõi chi tiết nhân công thuê mướn và sổ lương người lao động, lập báo cáo chi tiết về chi phí nhân công đã sử dụng cho từng công trình cụ thể, chi tiết về số lượng nhân công, đơn giá thuê, giá trị thanh toán…trong báo cáo, làm cơ sở để nhà quản lý xác định kết quả kinh doanh hoặc quyết định phát sinh tăng chi phí với khách hàng. {2} Tập hợp chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế và giám sát bao gồm các loại chi phí được tập hợp trong khoản mục này như sau: - Tập hợp chi phí nhân công quản lý sản xuất, bao gồm : tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý, theo dõi các công trình thi công hoặc nhân viên tiếp xúc khách hàng, không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm nhưng tham gia quản lý các hoạt động sản xuất. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Loại chi phí này dễ phân bổ, dựa vào chức vụ của nhân viên để phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” tài khoản đối ứng 334 “Phải trả người lao động”. - Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm : nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị ( Dầu bôi trơn cho máy in màu, thuốc chống ẩm cho khu vực đặt máy in màu ….) phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị… Loại chi phí này rất khó phân biệt giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nếu căn cứ theo tính chất công việc phát sinh ra chi phí này, có thể phân bổ tương đối chính xác cho từng sản phẩm. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát”, tài khoản đối ứng 152 “Nguyên vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”. - Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất, bao gồm : 01 máy in màu, 03 máy tính, 04 máy chụp ảnh chuyên dụng (phục vụ cho thiết kế)… Loại chi phí này được khấu hao dần theo thời gian và phân bổ đều qua mỗi tháng, chi phí phát sinh được xác định cụ thể cho từng loại sản phẩm đã sử dụng những tài sản cố định nào trong quá trình thực hiện công việc. Chi phí khấu hao được thể hiện qua tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định” và tài khoản chi phí 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát”. - Tập hợp chi phí thuê ngoài thực tế phục vụ sản xuất, bao gồm : chi phí thuê văn phòng giao dịch, chi phí thuê mặt bằng đậu xe… Loại chi phí này phân bổ theo doanh thu của từng loại dịch vụ, tỷ lệ phân bổ được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng loại dịch vụ trên tổng doanh thu của tháng. Hoặc có thể đưa chi phí này vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để có thể đơn giản hơn về cách tính toán. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 331 “Phải trả người bán”. - Tập hợp chi phí khác bằng tiền phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm các vật dụng : văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet…phục vụ quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Loại chi phí này có nhiều nguồn gốc Lương Phượng Uyển – DH6KT2 30 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP phát sinh và phát sinh trong suốt quá trình sản xuất, cần tập hợp đầy đủ và phân bổ phù hợp. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”. - Phân bổ chi phí thực tế phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất dự toán trước được, chẳng hạn : chi phí sửa chữa phòng làm việc, bảo hiểm các loại xe có trọng tải lớn, tiền thuê nhà trả theo quý, năm… Loại chi phí này thường có giá trị khá lớn, đã dự toán trước và không phát sinh từ quá trình sản xuất, chủ yếu phục vụ cho quản lý sản xuất. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”. {3} Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí : chi phí lương và trích bảo hiểm theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ phục vụ quản lý sản xuất, chi phí khấu hao các tài sản cố định có tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chi phí thuê ngoài phải trả cho người bán, chi phí khác bằng tiền, chi phí phân bổ, chi phí trích trước… vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, phân bổ chi tiết cho từng sản phẩm, làm cơ sở để hình thành giá vốn. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển từ tài khoản 627.2 vào tài khoản 154.2 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ thiết kế - giám sát”. Chỉ kết chuyển các chi phí đã phát sinh và tích luỹ tại tài khoản 154 tương ứng với các Sản phẩm đã hoàn thành vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Lập báo cáo tổng hợp về chi phí và bảng tổng hợp giá vốn sau khi kết thúc mỗi kỳ kế toán hoặc lập báo cáo tổng hợp chi phí khi công việc hoàn thành, đưa vào nghiệm thu và quyết toán. Trên báo cáo tổng hợp chi phí thể hiện rõ chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung về thời điểm phát sinh, số lượng, đơn giá, chi tiết cho từng công trình hoặc sản phẩm. Đồng thời thể hiện rõ mức chênh lệch giữa định mức chi phí theo dự toán và thực tế phát sinh. Báo cáo tổng hợp giữ vai trò quan trọng trong các giai đoạn cuối mỗi sản phẩm, báo cáo là căn cứ để nhà quản lý có thể lập được các báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận, xác định kết quả kinh doanh sau quá trình sản xuất. Từ đó, hoạch định về chi phí - số lượng - lợi nhuận trong tương lai cho quy trình sản xuất kế tiếp. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 31 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 4.2.2.3 Các loại sổ theo dõi - Sổ chấm công nhân viên tư vấn và thiết kế bản vẽ - Sổ theo dõi chi tiết chi phí nhân công thuê mướn - Sổ lương