TÓM TẮT.1
MỤC LỤC.2
DANH MỤC CÁC TỪVIẾT TẮT.5
DANH MỤC BẢNG.5
DANH MỤC SƠ ĐỒ.5
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN.6
1.1. Cơsởhình thành đềtài.6
1.2. Mục tiêu.6
1.3. Nội dung nghiên cứu .6
1.4. Phạm vi nghiên cứu .7
1.5. Phương pháp nghiên cứu.7
1.6. Ý nghĩa.7
CHƯƠNG 2. CƠSỞLÝ THUYẾT.9
2.1. Định nghĩa và các bộphận hợp thành hệthống kiểm soát nội bộ.9
2.1.1. Định nghĩa hệthống kiểm soát nội bộ.9
2.1.2. Các bộphận hợp thành hệthống kiểm soát nội bộ.10
2.2. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng.11
2.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp.11
2.3.1. Khái niệm.11
2.3.2. Phân loại.12
2.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp .12
2.4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp.13
2.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp.13
2.4.1.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất .13
2.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .13
2.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp .14
2.4.1.4. Đối với chi phí sửdụng máy thi công .14
3
2.4.1.5. Đối với chi phí chung .14
2.4.2. Thủtục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp .14
2.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát hệthống nội bộchu trình chi
phí xây lắp.15
2.4.4. Kiểm soát nội bộtrong môi trường tin học.16
2.4.4.1. Mục tiêu của hệthống thông tin kếtoán tài chính.16
2.4.4.2. Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộtrong doanh
nghiệp .16
2.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong môi trường xửlý bằng máy tính (CIS).16
2.4.4.4. Các hoạt động kiểm soát.16
Tóm tắt .18
CHƯƠNG 3. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP.19
3.1. Lịch sửhình thành và quá trình phát triển .19
3.2. Cơcấu tổchức .19
3.3. Chính sách kếtoán áp dụng tại đơn vị.20
3.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008 .21
Tóm tắt .22
CHƯƠNG 4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘCHI
PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯNHÂN XÂY DỰNG
NGUYỄN DANH.23
4.1. Quy chếkiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp .23
4.1.1. Quy chếkiểm soát chung .24
4.1.2. Các thủtục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .25
4.1.3. Các thủtục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .26
4.1.4. Các thủtục kiểm soát chi phí sửdụng máy thi công .29
4.1.5. Các thủtục kiểm soát chi phí chung .31
4.2. Kiểm soát nội bộtrong môi trường tin học.32
4.2.1. Hoạt động kiểm soát chung.32
4.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng .33
4.3. Nhận xét vềthực trạng của hệthống kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí
xây lắp tại doanh nghiệp tưnhân xây dựng Nguyễn Danh .34
4
4.3.1. Ưu điểm.34
4.3.2. Hạn chế.34
4.4. Phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.35
4.4.1. Định hướng phát triển của doanh nghiệp .35
4.4.2. Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.36
4.5. Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp.36
4.5.1. Thuận lợi.36
4.5.2. Khó khăn .36
Tóm tắt .37
CHƯƠNG 5. MỘT SỐ ĐỀXUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆTHỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘTRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI
DOANH NGHIỆP TƯNHÂN NGUYỄN DANH.38
5.1. Quy chếkiểm soát chi phí xây lắp.38
5.1.1. Quy chếkiểm soát chung trong chu trình chi phí xây lắp.38
5.1.2. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .40
5.1.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .42
5.1.4. Kiểm soát chi phí sửdụng máy thi công.43
5.1.5. Kiểm soát chi phí chung.44
5.2. Kiểm soát nội bộtrong môi trường tin học.46
5.2.1. Hoạt động kiểm soát chung.46
5.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng .47
Tóm tắt .47
KẾT LUẬN.48
PHỤLỤC.50
TÀI LIỆU THAM KHẢO.55
60 trang |
Chia sẻ: oanh_nt | Lượt xem: 4875 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Khóa luận Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
a doanh nghiệp tư nhân xây
dựng Nguyễn Danh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có 5 bộ phận: môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Chi phí xây lắp bao gồm các khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi
phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung. Đối với mỗi loại
chi phí có những rủi ro khác nhau nên cần có những thủ tục kiểm soát phù hợp cho từng
khoản mục chi phí. Nhưng nhìn chung có 5 loại thủ tục chủ yếu là: phân chia trách
nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất,
kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện.
Đối với doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính và các phần mềm để lập kế hoạch
sản xuất, lập báo cáo tài chính thì phải có các thủ tục thích hợp cho việc kiểm soát riêng
đối với hệ thống thông tin trên máy tính và các phần mềm.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP
WX
Chương 3 chủ yếu trình bày những nội dung:
Lịch sử hình thành và quá trình phát triển.
Cơ cấu tổ chức.
Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiêp.
Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008.
3.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Doanh nghiệp được thành lập từ năm 1997 với số vốn ban đầu là 185.000.000đ,
có trụ sở đặt tại 138/39 Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Bình, Tp Long Xuyên, An Giang.
Qua 12 năm hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến 1.923.000.000đ. Chủ
doanh nghiệp là ông Nguyễn Văn Danh.
Từ khi thành lập đến nay doanh nghiệp đã qua 1 lần đổi tên, từ năm 1997 đến
2002 doanh nghiệp có tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Văn Danh” và từ
năm 2002 đến nay doanh nghiệp đổi tên là “Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn
Danh”.
Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp như xây dựng công trình dân dụng,
xây dựng công trình công nghiệp, san lấp mặt bằng, sản xuất đồ dùng bằng khung
nhôm, sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng…
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp đã dần tạo được uy tín trong các mối
quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; tích lũy được nhiều kinh
nghiệm để nâng cao chất lượng sản phẩm; nâng cao trình độ của bản thân chủ doanh
nghiệp, nhân viên, công nhân của đơn vị. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khuyết
điểm trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát doanh nghiệp.
3.2. Cơ cấu tổ chức
- Chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc của doanh nghiệp: chịu trách nhiệm
trong việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm
tra việc thực hiện và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Nhân viên kế toán phụ trách việc ghi nhận, phản ánh, phân loại, tập hợp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp từ các loại chứng từ vào sổ sách có liên
quan. Từ đó, tổng hợp số liệu thu thập được và cung cấp các số liệu đó cho chủ doanh
nghiệp bằng báo cáo tài chính. Sau khi lập báo cáo tài chính, kế toán viên tiến hành kê
khai các loại thuế phải nộp trong năm tài chính để doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan
19
thuế. Công việc lập báo cáo tài chính của nhân viên kế toán được hỗ trợ bằng phần mềm
kế toán acsoft.
- Thủ quỹ là người quản lý và thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra các bản vẽ công trình,
bảng dự toán công trình cũng như giám sát việc thực hiện công trình về mặt mỹ thuật,
kỹ thuật.
- Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản
lý, phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm công và
tiến hành thanh toán lương cho công nhân.
- Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
: quan hệ điều hành trực tiếp
: quan hệ điều hành gián tiếp
Nhân viên
kỹ thuật
Đội trưởng
đội xây lắp
Các đội
xây lắp
Thủ quỹ Nhân viên
kế toán
Chủ doanh
nghiệp
3.3. Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
Kỳ kế toán: năm.
Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
20
21
Hình thức kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
3.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 20086
ĐVT: 1.000đ
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1. Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205
2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205
4. Giá vốn hàng bán 1.490.441 1.736.630 2.477.484
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 170.591 57.563 274.721
6. Doanh thu hoạt động tài chính 1.996 442
7.Chi phí tài chính:
- Trong đó lãi vay phải trả
8. Chi phí quản lý kinh doanh 132.918 32.173 234.739
9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 37.674 27.385 40.424
10. Thu nhập khác
11. Chi phí khác
12. Lợi nhuận khác
13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 37.674 27.385 40.424
14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 10.549 7.668 11.319
15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 27.125 19.717 29.105
Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trên, có
thể nhận thấy:
Năm 2006 – 2007:
Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2007 khả quan hơn so với năm
2006 nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới ở Tri Tôn. Vì vậy, doanh thu
thuần từ hoạt động kinh doanh tăng từ 1,66 tỷ đồng lên 1,79 tỷ đồng. Năm 2007, có
thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận của doanh
nghiệp. Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 0,25 tỷ đồng vì giá các loại vật tư
xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép. Mặc dù chi phí quản lý năm 2007 giảm 0,1
6 (Nguồn: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh qua 3 năm)
22
tỷ đồng so với 2006, và doanh thu năm 2007 tăng 0,13 tỷ đồng nhưng với sự gia tăng
nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuế của năm 2007 giảm so với
2006 khoảng 0,7 tỷ đồng.
Năm 2007 – 2008:
Năm 2008 nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn 2007 nên doanh thu từ hoạt
động kinh doanh của 2008 cũng tăng 1,53 lần so với 2007 và giá vốn hàng bán năm
2008 tăng 0,74 tỷ đồng. Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần so với năm
2007, nguyên nhân là do nhận được nhiều công trình nên chi phí quản lý tại các công
trình tăng lên. Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2008 lại giảm so với năm trước 0,78
lần. Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụt giảm của doanh thu tài
chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinh doanh vẫn đảm bảo cho sự
gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2008 lợi nhuận sau thuế là 0,29 tỷ đồng tăng hơn
0,09 tỷ đồng so với năm trước. Và tăng mức đóng góp cho nhà nước từ thuế thu nhập
doanh nghiệp từ 0,07 tỷ đồng vào năm 2007 lên 0,11 tỷ đồng vào năm 2008.
Tóm tắt
Chương 3 đã mô tả sơ lược về lịch sử hình thành, quá trình phát triển của doanh nghiệp
tư nhân xây dựng Nguyễn Danh. Tuy doanh nghiệp đã có nhiều năm hoạt động nhưng
do hạn chế về vốn, khó khăn trong vấn đề tuyển dụng cũng như đào tạo nhân viên nên
doanh nghiệp chậm mở rộng về quy mô hoạt động, cơ cấu tổ chức vẫn thuộc loại hình
doanh nghiệp nhỏ. Chương này còn trình bày về các chính sách kế toán áp dụng tại đơn
vị và phân tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ năm 2006 đến năm 2008.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG
NGUYỄN DANH
WX
Chương 4 bao gồm những nội dung:
Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học.
Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của
doanh nghiệp.
Phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
Những thuận và khó khăn của doanh nghiệp.
Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở chương 2 nên khi hoàn thành
quá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng. Do
đó, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự toán và phải có sự đồng ý của
cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng. Vì thế, để hệ thống kế toán chi phí
trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý, doanh nghiệp phải
quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết.
4.1. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp
4.1.1. Quy chế kiểm soát chung
4.1.1.1. Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ,
lập dự toán đến xây dựng công trình
Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc đầu
tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của công trình,
lập dự toán.
Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúc công
trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà và mái nhà…
làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xây dựng công
trình.
Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với sự hỗ
trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft. Vì chủ doanh nghiệp đã
có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi ro trong quá trình lập
dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư, đơn giá nhân công; không
có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanh nghiệp vừa là người thiết lập vừa
kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do sự chủ quan.
23
24
4.1.1.2. Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng công
trình
Đối với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết kế, thì
chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được cung cấp để
hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loại máy thi công
được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật không quan tâm xem xét cẩn
thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽ thiếu cửa ra vào, tính sai kích
thước cột nhà…
Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp lý
của những dự toán do chủ đầu tư tự lập. Việc kiểm tra được thực hiện đối với khối
lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật tư sử dụng, giá
trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung.
Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự toán nên quá trình kiểm
tra ít bị rủi ro do sự chủ quan. Nhưng đối với các công trình lớn, nhiều hạng mục công
trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự mệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong
quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ doanh nghiệp thực hiện việc này.
Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn thành, luôn
có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ dụng cụ, giá thuê
máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh nghiệp thường chọn việc hợp
tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn để được mua với giá thấp, được
hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với
việc mua hàng của nhiều người bán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung
cấp.
Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí theo dự
toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không phân tích được
nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên chưa có biện pháp phù
hợp để kiểm soát chi phí xây lắp.
Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ
TRẢ LỜI
CÂU HỎI
CÓ KHÔNG
A. KIỂM SOÁT CHUNG:
1. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? √
2. Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực
tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không? √
3. Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực
tế phát sinh không? √
25
4. Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho
từng công trình không? √
5. Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không? √
4.1.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng, khối lượng
nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự đoán được số lượng
vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp
thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây dựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng
công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư. Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng
hệ thống kho bãi để nhập – xuất nguyên vật liệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo
quản tại các công trình.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán
Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung
cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn. Chủ doanh nghiệp
cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi
quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong khu vực thi công có nhiều đại lý cung
cấp khác nhau. Đồng thời, trước khi đặt hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu
cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp.
Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn, công trình
đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu mua hàng; các đội
trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn trước. Vì chỉ
gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên vật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết
nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao
hàng. Khi đó, công nhân có thể chuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân
sẽ nghỉ làm để chờ có vật tư. Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và
kéo dài ngày hoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng.
Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng theo yêu
cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy xác nhận đã nhận
vật tư. Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại diện là đội trưởng – giữ một
phần, phần còn lại do người bán giữ. Nếu không đúng về loại nguyên vật liệu, số lượng
cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo trực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lại
hàng. Các đội trưởng chỉ báo lại số lượng, chất lượng vật tư mua về, vật tư còn lại (nếu
có thể) vào mỗi cuối tuần. Do đó, có thể dẫn đến việc đội trưởng và người bán thông
đồng với nhau để hưởng chiết khấu hoặc kê khống số lượng các loại vật liệu để hưởng
lợi hoặc đội trưởng đặt mua nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích cá nhân…
Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khi nào
thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định. Đối với các nhà cung cấp hợp tác
lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài tháng mới thanh toán một lần.
26
Còn đối với những nhà cung cấp mới hợp tác thì có thể thanh toán ngay khi nhận hàng
hoặc thanh toán hàng tuần. Điều này gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí nguyên
vật liệu thực tế phát sinh cho từng công trình, vì có khi mỗi hóa đơn là tập hợp tất cả
nguyên vật liệu mua sử dụng cho nhiều công trình khác nhau. Hiện tại, doanh nghiệp
vẫn sử dụng phương pháp chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người bán. Mặt khác, kế
toán của đơn vị cũng không có điều kiện để kịp thời ghi nhận số lượng, đơn giá tại thời
điểm mua vật tư vào hệ thống sổ sách, việc này có thể dẫn đến những sai sót trong ghi
chép nghiệp vụ và báo cáo của kế toán viên. Sự thiếu quan tâm đến việc ghi chép sổ
sách có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp vì không thể nhớ chính xác về số lượng và
giá cả của từng lần mua vật tư; nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số
lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn cho cùng một lần mua hàng…
Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu
Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng chưa được kiểm tra lại chất lượng có
còn đảm bảo không, điều này ảnh hưởng đến sự an toàn của công nhân và chất lượng
của công trình. Vì khi vật tư không đảm bảo chất lượng mà vẫn được sử dụng có thể
gây sụp lún, gãy đổ sẽ vừa nguy hiểm đến tính mạng của công nhân vừa làm phát sinh
thêm chi phí nguyên vật liệu để làm lại, chi phí sửa chữa…
Trong quá trình xuất vật tư sử dụng, do đặc thù của một số loại nguyên vật liệu như
cát, đá, sắt… hoặc với các loại vật tư khác có số lượng quá lớn doanh nghiệp không
thường xuyên đo, đong, đếm số lượng sử dụng thực tế. Chủ doanh nghiệp, các đội
trưởng chỉ dựa theo dự toán công trình đã lập trước đó hoặc dựa vào kinh nghiệm của
mình để biết được hạng mục công trình này cần những loại vật tư nào, khối lượng bao
nhiêu. Còn tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế thì chỉ được tập hợp
khi công trình đã hoàn thành dựa vào tổng khối lượng và đơn giá của vật tư đã mua.
Mặt khác, do không có hệ thống nhà kho để bảo quản các loại vật tư xây dựng do
đó môi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gây thất thoát, hư hỏng các loại vật liệu như
cát, đá, sắt, gỗ… Đồng thời, cũng dễ xảy ra tình trạng mất cắp nguyên vật liệu do con
người gây ra. Vì thế, có thể phát sinh thêm chi phí mua lại các loại nguyên vật liệu này.
Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế có thể lớn hơn so với dự
toán, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
4.1.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Đặc điểm chi phí nhân công của doanh nghiệp xây lắp là có số lượng lao động
không ổn định mà thay đổi tùy theo khối lượng công việc nhận thầu của doanh nghiệp.
Sơ đồ 4.1: quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Hợp đồng
làm thuê
(Bước 1)
Bảng chấm công
(2)
27
(2) Phiếu tạm ứng,
sổ
cái TK 141
Bảng thanh toán
tiền lương
chi tiết, sổ
Trong quá trình trên, do các đội trưởng được ủy quyền thực hiện việc tuyển chọn
công nhân và lập bảng chấm công (bước 1) nên dễ dẫn đến việc các đội trưởng kê
khống số lượng lao động để hưởng phần tiền chênh lệch của công nhân ảo hoặc thanh
toán lương cho nhân viên đã nghỉ việc. Hoặc lao động được tuyển vào dựa trên mối
quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp
nhận…
(4)
(3)
Bảng phân bổ
CPNCTT
Thanh toán tiền lương,
phụ cấp…cho công nhân
(5) (6)
Sổ chi tiết
CPSXKD – TK
622, 154
Chứng từ ghi sổ
(7)
Sổ cái TK 622
28
Chủ doanh nghiệp là người quyết định chung về đơn giá tiền lương theo ngày của
công nhân trực tiếp xây dựng. Đối với những công trình mà doanh nghiệp thực hiện
giao khoán về chi phí nhân công trực tiếp thì đơn giá tiền lương do các đội trưởng tự
quy định nhưng không được cao hơn đơn giá theo quy định chung của doanh nghiệp.
Đơn giá tiền lương theo ngày của công nhân bao gồm: tiền lương chính/1 ngày công,
lương phụ/1 ngày công, các khoản phụ cấp/1 ngày công…Doanh nghiệp luôn cập nhật
kịp thời mức lương cơ bản theo qui định của nhà nước, và mức lương của các doanh
nghiệp xây dựng khác để có sự điều chỉnh mức lương hợp lý, vừa thu hút nhân lực vừa
không gây lãng phí vô ích.
Kế toán dựa vào những chứng từ liên quan đến CPNCTT để nhập dữ liệu vào phần
mềm kế toán acsoft để tạo thành: bảng thanh toán lương (bước 2); bảng phân bổ
CPNCTT theo doanh thu (bước 3); chứng từ ghi sổ (bước 5); sổ chi tiết CPSXKD – TK
622, 154 (bước 6); sổ cái TK 622 (bước 7). Do chủ doanh nghiệp không kiểm tra quá
trình nhập dữ liệu nên có thể xảy ra sai sót do kế toán nhập sai mức lương giữa các chức
vụ như: công nhân, đội phó, đội trưởng. Hoặc kế toán nhập sai dữ liệu về số ngày công
thực tế.
Chủ doanh nghiệp khoán về chi phí nhân công trực tiếp cho các đội trưởng. Hàng
tuần, dựa vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công do các đội trưởng lập và bảng thanh
toán tiền lương do kế toán lập, chủ doanh nghiệp yêu cầu thủ quỹ lập phiếu chi với nội
dung chi khoản tiền tạm ứng (hạch toán vào TK 141). Và chủ doanh nghiệp trực tiếp
đưa số tiền tạm ứng này cho đội trưởng để chi trả tiền lương cho công nhân (bước 4)
nhưng tổng số tiền tối đa đội trưởng được tạm ứng trong suốt quá trình thi công không
được vượt quá 90% giá trị CPNCTT trong bảng dự toán. Và đó cũng là tổng giá trị chi
phí nhân công thực tế mà doanh nghiệp trả cho đội trưởng sau khi công trình hoàn
thành. Nếu CPNCTT thực tế lớn hơn 90% tổng CPNCTT theo dự toán thì đội trưởng là
người chịu trách nhiệm thanh toán số tiền chênh lệch tăng đó. Ngược lại, tổng giá trị
quyết toán lớn hơn số tiền tạm ứng thì số chênh lệch này đội trưởng sẽ được hưởng.
Hình thức khoán CPNCTT sẽ thúc đẩy tăng năng suất lao động, giảm chi phí xây lắp,
mặt khác còn nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức phấn đấu nâng cao tay nghề, trình độ
của mỗi công nhân.
Mỗi công nhân làm việc tại công trường đều được trang bị các thiết bị bảo hộ lao
động như nón bảo hộ, găng tay, khẩu trang…Các thiết bị này cũng luôn được kiểm tra
về chất lượng, số lượng. Vì doanh nghiệp luôn ý thức được những rủi ro tai nạn có thể
xảy ra cho công nhân làm ảnh hưởng đến sức khỏe của công nhân từ đó có thể gây
chậm trễ trong việc thi công xây lắp.
Tuy nhiên, trong quá trình thi công việc giám sát quá trình làm việc của công nhân
không chặt chẽ, hợp lý sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng từng công đoạn thi công. Điều
này làm phát sinh thêm CPNVLTT vì phải phá bỏ làm lại các công đoạn không đảm bảo
về tiêu chuẩn chất lượng.
29
4.1.4. Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Đối với chi phí sử dụng máy thi công, doanh nghiệp kết hợp cả 3 hình thức hoạt
động: sử dụng máy thi công do doanh nghiệp mua, sử dụng máy thi công thuê ngoài và
khoán gọn chi phí sử dụng máy thi công cho các đội thi công.
Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng
máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử
dụng máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê
Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại doanh nghiệp
1. Máy móc, thiết bị thi công được đặt
mua hoặc thuê bởi người không có thẩm
quyền.
- Chỉ có chủ doanh nghiệp là người có
quyền quyết định mua, thuê loại máy
móc, thiết bị nào, giá cả bao nhiêu và
của nhà sản xuất hoặc của nhà cung cấp
dịch vụ cho thuê nào.
2. Thất thoát nhiên liệu sử dụng chạy
máy thi công.
- Chưa có biện pháp kiểm soát.
3. Các loại máy bị hư hỏng do tác động
của môi trường: không khí ẩm, mưa,
nắng…
- Có sử dụng các dụng cụ (bạt) che
chắn một số máy móc nhỏ khi không vận
hành (máy trộn bêtông, máy cắt gạch…)
- Đối với máy móc lớn hơn sẽ được di
dời vào nơi có mái che khi không vận
hành.
- Khi hoàn thành hạng mục công trình
có sử dụng máy thi công, máy sẽ được
đưa đi bảo trì, sửa chữa.
4. Sử dụng các loại máy móc có công
nghệ lạc hậu.
- Doanh nghiệp thuê những đội thi
công có máy móc ứng dụng công nghệ
tiên tiến hơn.
- Thuê những máy móc ứng dụng công
nghệ mới.
5. Người đi thuê máy không am hiểu về
kỹ thuật, cấu tạo các loại máy, giá thị
trường của dịch vụ thuê máy…
6. Nhà cung cấp tăng giá sau khi đã cho
- Chủ doanh nghiệp là người trực tiếp
xem xét, quyết định thuê các loại máy
móc. Do đã có kinh nghiệm lâu năm
trong ngành, đồng thời là người luôn
30
thuê máy do doanh nghiệp không lập hợp
đồng khi thuê vì nghĩ là chỗ quen biết
không cần lập hợp đồng.
chịu khó tìm tòi, học hỏi để nâng cao sự
hiểu biết của mình về các loại máy thi
công.
- Trước khi quyết định thuê máy, chủ
doanh nghiệp luôn so sánh giá cả của
nhiều nhà cung cấp dịch vụ.
- Thuê các loại máy của nhiều nhà
cung cấp khác nhau.
- Ký kết hợp đồng với các điều khoản
rõ ràng.
7. Không ghi nhận được chi tiết
CPSMTC: chi phí nhiên liệu sử dụng, chi
phí nhân công vận hành máy… cho từng
hạng mục công trình, từng công trình
riêng lẻ vì một máy sử dụng cho rất
nhiều hạng mục công trình, công trình.
Doanh nghiệp chỉ phân bổ CPSDMTC
dựa theo bảng dự toán ban đầu nên
không quản lý được chi phí thực tế phát
sinh.
- Chưa có biện pháp kiểm soát.
8. Không phân công nhân công vận hành
máy riêng nên công nhân vận hành máy
không có sự chuyên nghiệp.
- Chọn một số công nhân làm việc lâu
năm, đã có am hiểu nhất định về máy
móc, có ý chí cầu tiến, ham học hỏi… để
đào tạo nâng cao trình độ.
Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi khoán
gọn CPSDMTC cho đội thi công
Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp
khi khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công
Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát được áp dụng tại doanh nghiệp
1. Trình độ của đội thi công thấp.
2. Đội thi công không hoàn thành đúng
thời gian, chất lượng, khối lượng công
việc theo yêu c
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại DNTN xây dựng Nguyễn Danh.pdf