Khóa luận Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Hà Nội

c thiết bị của Công ty được coi là hiện đại nhất ở Việt Nam vào thời điểm đó. Tuy nhiên, qua nhiều năm hoạt động, đến nay máy móc của Công ty đã trở nên lạc hậu, mức độ hao mòn lớn ( đểu trên 50%), chi phí bảo dưỡng hàng năm rất tốn kém do đó không phù hợp với thực tế sản xuất vì sản phẩm sản xuất ra với giá thành cao, khó có thể cạnh tranh được trên thị trường. Nhưng do nguồn vốn eo hẹp nên Công ty chưa có điều kiện để thay thế, Công ty đã đưa ra giải pháp tạm thời, trước mắt chỉ tập trung sửa chữa định kỳ và nâng cấp một số giàn thiết bị quan trọng của các phân xưởng. Thực tế như sau: Số TT Tên máy Số lượng Nâng cấp hoá Chưa nâng cấp hoá 1 Máy tiện 52 8 2 Máy doa 2 4 3 Máy hàn điện 8 2 4 Máy mài 16 4 Trong vài năm gần đây, Công ty đã lập dự án đầu tư mua sắm mới một số trang thiết bị quan trọng trong khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm đúc, trang bị máy tính cho các phòng ban nghiệp vụ, đầu tư nâng cao độ chính xác của các thiết bị hiện có bằng hệ điều khiên chương trình số, bảo hành, bảo dưỡng để ổn định các thiết bị chính. Năm 2001 là giai đoạn thực hiện dự án mở rộng sản xuất thông qua cải tạo và hiện đại hoá xưởng đúc có công suất 12000 tấn/ năm. Nghiệm thu hệ thống lò nấu luyện tại phân xưởng gang và đã đưa vào chạy thử từ tháng 7 năm 2001. Tiếp nhận hầu hết thiết bị của hai dây chuyền Furan phân xưởng gang và thép, chuẩn bị các điều kiện để triển khai, lắp đặt vào cuối tháng 1 năm 2002, hoàn thành cơ bản việc xây dựng xưởng gang. Năm 2002: Bươc vào năm 2002 Đảng uỷ ban giám đốc Công ty đã xác định phải tổ chức tốt việc thực hiện các dự án đầu tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty. Đây cũng là năm Công ty có nhiều thay đổi về các dự án. Năm 2003 và 2004: Thực hiện về cơ bản các hạng mục đầu tư phục vụ chế tạo thiết bị toàn bộ. Mặc dù tình trạng chung về máy móc thiết bị của Công ty tương đối lạc hậu và chưa được đổi mới toàn diện, song nhờ một số biện pháp đầu tư chiều sâu nên Công ty đã đạt được một số kết quả khả quan. Ban lãnh đạo Công ty vẫn phải có kế hoạch đào tạo và sắp xếp lại lao độngđể đáp ứng được yêu cầu trong công việc, đảm bảo cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, tinh giảm. 2.2.4. Đặc điểm về nguyên vật liệu Với mỗi doanh nghiệp sản xuất thì tuỳ theo cấu tạo, công dụng của sản phẩm và công nghệ sản xuất mà sử dụng các nguyên vật liệu khác nhau. Công ty Cơ khí Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên nguyên vật liệu mang tính đặc trưng cho ngành công nghiệp. Sản phẩm chính của Công ty là máy công cụ, thép cán có cấu trúc khác nhau và phức tạp do nhiều bộ phận, chi tiết hợp thành nên nguyên vật liệu sử dụng khác nhau và rất đa dạng phong phú. Hàng tháng Công ty phải sử dụng hàng trăm loại vật liệu khác nhau nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ cũng làm cho tổng chi phí vật liệu và chi phí sản xuất thay đổi. Hơn nữa nguyên liệu chính của Công ty là thép hợp kim, hiện nay nguồn nguyên vật liệu này trong nước rất hiếm nên 60% là phải nhập khẩu từ nước ngoài, chủ yếu là từ Trung Quốc, Nhật Bản, Nga. Tuy nhiên, trong một số năm vừa qua do sự biến động của thị trường nước ngoài, do sự khan hiếm của nguyên vật liệu nên công tác thu mua gặp rất nhiều khó khăn. Một vấn để đặt ra cho Công ty lúc này là phải tìm được thị trường thay thế, đặc biệt chú trọng thị trường trong nước để Công ty chủ động hơn trong công tác chuẩn bị nguyên vật liệu làm cho quá trình sản xuất kinh doanh được thông suốt, tránh được những thiệt hại do thiếu nguyên vật liệu gây ra. Công tác sử dụng nguyên vật liệu như xây dựng định mức một cách hợp lý, tiết kiệm nhưng phải đảm bảo chất lượng sản phẩm …đều được ban lãnh đạo Công ty rất quan tâm. Tuy nhiên, trong thực tế Công ty vẫn có hiện tượng sản phẩm hỏng hàng loạt. Vấn đề này đòi hỏi Công ty phải thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ hơn về vật tư, năng lượng và định mức, nâng cao khả năng quản lý, thiết kế kỹ thuật và thiết kế công nghệ. Đây là bước khởi đầu cho việc sản xuất sản phẩm, cũng là tiền đề cho việc tiết kiệm vật tư, hạ giá thành sản phẩm . 2.2.5. Đặc điểm về lao động Lao động là nguồn lực quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nói riêng và của nền kinh tế nói chung. ở Công ty Cơ khí Hà Nội, do tính chất công việc là ngành kỹ thuật khá nặng nhọc và độc hại, đòi hỏi lao động phải có sức khoẻ, có trình độ tay nghề, có tính kiên trì và lòng yêu nghề nên phần lớn lao động là nam giới. Hầu hết cán bộ công nhân viên đều là những người có thâm niên công tác, gắn bó với sự ra đời và phát triển của Công ty . Theo số liệu ngày 31/12/2004,cơ cấu lao động của Công ty được thể hiện trong bảng sau: Stt Chỉ tiêu Năm 2004 1 Chỉ tiêu chung Trong đó nữ 890 188 2 Tuổi bình quân chung Tuổi bình quân nam Tuổi bình quân nữ <=24 25 – 44 45 – 54 >=55 38.04 37.85 38.74 138 434 266 42 3 Lao động theo khu vực Gián tiếp Trực tiếp 237 653 4 Trình độ >= Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Công nhân kỹ thuật Lao động phổ thông 179 13 85 29 555 30 Qua bảng trên ta thấy, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty tính đến hiện nay gồm 890 người. Số lượng lao động trực tiếp có 653 người chiếm 73.4%, số lao động gián tiếp là 237 người chiếm 26.6% tổng số lao động toàn Công ty. Thống kê của ngành cơ khí hiện nay, tỷ lệ lao động gián tiếp hợp lý là từ 10% – 15%. Vì vậy, tỷ lệ này tại Công ty Cơ khí Hà Nội là cao so với quy định chuẩn. Yêu cầu đặt ra đối với Công ty là phải tinh giảm lực lượng lao động quản lý. Số lao động nữ có 188 người chiếm 21%, lao động nam có 702 người chiếm 79% trong tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Lao động trong Công ty có tuổi đời bình quân là 38.04 tuổi, trong đó tuổi bình quân của lao động nữ là 38.74, của nam là 37.85. Đây là lợi thế trong Công ty sản xuất công nghiệp vì đội ngũ này có rất nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên lại có hạn chế trong khả năng thích nghi với khoa học công nghệ mới. Về chất lượng: Số lao động có trình độ Đại học là 179 người chiếm 21.1% trong tổng số lao động, chiếm75.6% trong tổng số lao động gián tiếp. Số lao động có trình độ cao đẳng và trung cấp là 98 người chiếm 11% trong tổng số lao động. Có trình độ sơ cấp và lao động phổ thông là 59 người chiếm 6.6%. Còn lại 555 người là công nhân kỹ thuật, chiếm 85% tổng số lao động toàn Công ty .Số lao động có tay nghề bậc 5/7 trở lên là 351 người chiếm 63,2%. Đây là yếu tố chính góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty. 2.2.6. Đặc điểm về tài chính của Công ty Nguồn vốn của doanh nghiệp được hình thành từ rất nhiều nguồn khác nhau như: vốn tự có, vốn vay, vốn hoạt động thuế, vốn hoạt động tài chính, vốn liên doanh…Hiện nay vốn của Công ty Cơ khí Hà Nội là 190 tỷ đồng, trong đó: vốn cố định là 64 tỷ đồng chiếm 33,7%; vốn lưu động là 126 tỷ đồng, chiếm 66,3%. Thông thường đối với những doanh nghiệp công nghiệp thì số vốn lưu động chiếm một tỷ lệ nhất định, khoảng 60-70% trên tổng số vốn của Công ty, như vậy việc phân bổ vốn của Công ty Cơ khí Hà Nội là hợp lý. Tuy nhiên, đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn trong nghành công nghiệp thì số vốn như vậy chưa phải là lớn. Vì thế Công ty gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực đầu tư cơ bản, bảo dưỡng nâng cấp một số máy móc thiết bị đã quá cũ kỹ và đang ngày một xuống cấp của Công ty, làm ảnh hưởng đến mức doanh thu và lợi nhuận thu được. Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn vốn đối với quá trình sản xuất kinh doanh, ban lãnh đạo công ty đã có những chiến lược kịp thời như: đầu tư chiều sâu, xây dựng trung tâm tự động hoá, hiện đại hoá các xưởng đúc đồng thời trang bị thêm một số phương tiện sản xuất hiện đại khác nhằm nâng cao năng lực sản xuất và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó có sự thay đổi về cơ chế quản lý kinh tế và quản lý tài chính làm cho việc khai thác và tạo lập các nguồn vốn linh hoạt hơn và thuận lợi hơn. Tuy nhiên, để có thể khai thác hiệu quả nguồn vốn làm cho chi phí sản xuất là thấp nhất và lợi nhuận đạt được cao nhất đòi hỏi bộ máy quản lý, đặc biệt là ban lãnh đạo Công ty phải thật sự năng động và phải nắm bắt cơ hội một cách kịp thời. 2.3. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Hà Nội Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là tổng thể các bộ phận lao động quản lý khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm đảm bảo các chức năng quản lý và phụcvụ mục tiêu chung của doanh nghiệp. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như là điểm khởi đầu của một tổ chức có ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa trong thực tế không có kiểu cơ cấu tổ chức nào là cố định, nó sẽ thay đổi hoặc cải tiến cho phù hợp với tình hình cũng như nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Trong 45 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty Cơ khí Hà Nội đã không ngừng tìm tòi, đổi mới để lựa chọn kiểu cơ cấu tổ chức phùtình hình cũng như những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của Công ty như sau: Trợ lý tổng giám đốc Phó tổng GĐ phụ trách điều hành sản xuất Phó tổng GĐ phụ trách đời sống, bảo vệ, XDCB Phó tổng GĐ phụ trách kỹ thuật, KHCN,CLSP P. Tổ chức nhân sự XN. Đúc TT. KT- ĐHSX Phòng bảo vệ BP chế tạo, chuẩn bị dụng cụ gá lắp Phòng y tế P. Quản lý CLSP XN. LĐSCTB TT. XDCB P. Quản trị ĐS Tổng giám đốc Các đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập do CKHN góp vốn TT. TK- TĐH P.KT-TK-TC X. GC AL&NL Bộ phận nghiên cứu đầu tư và quản lý dự án Văn phòng Công ty X. Cơ khí CX Phôi mẫu Người lãnh đạo tuyến Bộ phận kinh doanh P. Kinh doanh P. KD XNK X. Cơ khí CT Phôi mẫu Người lãnh đạo tuyến X. Lắp ráp Phôi mẫu Người lãnh đạo tuyến X. Bánh răng Phôi mẫu Người lãnh đạo tuyến Tr. mầm non Hoa Sen XN. Vật tư X. Cán thép Phôi mẫu Người lãnh đạo tuyến Trường THCNCTM Kho vật tư X. kết cấu thép X.CK chính xác X. cán thép Qua sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cơ khí Hà Nội ta thấy bộ máy tổ chức của công ty khá khoa học với hình thức phân công lao động theo mô hình trực tuyến chức năng : Các bộ phận chức năng được bố trí từ cao xuống thấp . Chức năng của từng phòng ban được phân công rõ ràng rành mạch nhờ đó quá trình giải quyết công việc được diễn ra thuận lợi, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên liên tục, tránh tình trạng gián đoạn ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất. Với mục tiêu không ngừng hoàn thiện, củng cố và xây dựng bộ máy tổ chức của công ty ngày càng khoa học, gọn nhẹ đạt hiệu quả cao nhất, công ty đã xây dựng bản kế hoạch triển khai tổ chức lại bộ máy sản xuất, nhanh chóng bắt nhịp với sự chuyển biến của nền kinh tế đất nước, cũng như xu hướng toàn cầu hoá đất nước. Theo mô hình này: - Ban giám đốc gồm: 1 tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc. +Tổng giám đốc: quản lý và chỉ đạo chung toàn bộcác hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. +Ba phó tổng Giám đốc gồm: Phó tổng Giám đốc phụ trách kỹ thuật, KHCN, CLSP; Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, xây dựng cơ bản; Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất. - Ngoài ra còn có các phòng ban chức năng và các phân xưởng như: + Phòng chức năng: Phòng tổ chức, Phòng kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng quản lý chất lượng sản phẩm, Trung tâm kỹ thuật điều hành sản xuất, Trung tâm kỹ thuật - tự động hoá. + Các phân xưởng, xí nghiệp: xí nghiệp lắp đặt và sửa chữa thiết bị, xí nghiệp vật tư, xí nghiệp Đúc, xưởng gia công áp lực và nhiệt luyện, xưởng kết cấu thép, xưởng cơ khí lớn, xưởng cơ khí chính xác, xưởng cơ khí chế tạo, xưởng lắp ráp, xưởng bánh răng, xưởng cán thép. 2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của Ban giám đốc và đơn vị phòng ban, phân xưởng. 2.3.2.1. Trách nhiệm, quyền hạn của Ban giám đốc trong công ty Trong lực lượng lao động quản lý, Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng nhất, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Để Công ty phát triển trong điều kiện hiện nay, khi mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển và thị trường cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của khách hàng ngày càng cao, Ban giám đốc phải có trình độ chuyên môn vững, có khả năng tổ chức quản lý, có phẩm chất chính trị vững vàng. Ban lãnh đạo luôn là yếu tố cơ bản tăng cường sự đoàn kết, nhất trí nội bộ tạo ra sức mạnh tập thể, đảm bảo ăn khớp thường xuyên và sự phối hợp linh hoạt của hệ thống quản lý nhằm thực hiện tốt mục tiêu của doanh nghiệp. Với vai trò điều khiển mọi hoạt động của Công ty, Ban giám đốc Công ty Cơ khí Hà Nội gồm 1Tổng giám đốc, 3 phó Tổng giám đốc. 2.3.2.1.1. Tổng giám đốc Công ty : Tổng giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân do Nhà nước bổ nhiệm, là người điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty . * Chức năng: Tổng giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty, đồng thời trự tiếp điều hành, giám sát hoạt động của các đơn vị trong Công ty như: Văn phòng công ty, phòng tổ chức nhân sự, bộ phận nghiên cứu đầu tư và quản lý dự án, phòng kế toán- thống kê- tài chính, bộ phận kinh doanh và trường THCN chế tạo máy. * Nhiệm vụ: - Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, xây dựng các phương án hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước. - Xây dựng phương án tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy thông qua quy hoạch, đào tạo cán bộ, tuyển dụng lao động. - Quyết định xử lý, kỷ luật các cá nhân và đơn vị vi phạm nghiêm trọng các nội quy, quy chế Công ty đã ban hành cũng như khen thưởng những cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, tích cực. - Có quyền áp dụng các biện pháp cần thiết trong các trường hợp khẩn cấp như thiên tai, dịch hoạ, hoả hoạn, sự cố và chịu trách nhiệm về những quyết định đó và đồng thời phải báo cáo ngay với cơ quan cấp trên có thẩm quyền để có biện pháp khắc phục. - Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm và dịch vụ của Công ty sap cho phù hợp với thị trường. - Đề ra các chính sách chất lượng của Công ty . - Quyết định và xem xét định kỳ các hoạt động của hệ thống đảm bảo chất lượng. 2.3.2.1.2. Phó Tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật, khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc quản lý các lĩnh vực kỹ thuật, khoa học công nghệ và môi trường, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp, quản lý chất lượng sản phẩm . - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Nghiên cứu và đề ra những giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tượng phát sinh gây ách tắc trong sản xuất và phục vụ sản xuất. + Xây dựng, điều hành và kiểm tra thực hiện hệ thống chất lượng sản phẩm. + Hướng dẫn thực hiện các quy trình công nghệ, quy trình quy phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quản lý bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị đảm bảo các biện pháp kỹ thuật tối ưu cho sản xuất. + Tổng kết bổ sung hoàn thiện quy trình công nghệ nhằm nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm, chiếm lĩnh thị trường. + Có quyền khen thưởng những đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc, đồng thời kỷ luật những người có hành vi vi phạm kỷ luật sản xuất. + Được quyền thay mặt Công ty trong quan hệ đối ngoại, với các cơ quan tổ chức quản lý, hướng dẫn liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. 2.3.2.1.3. Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, xây dựng cơ bản - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc đề ra các kế hoạch xây dựng cơ bản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chăm sóc sức khoẻ, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các hoạt động văn hoá xã hội. Đồng thời, điều hành, quản lý, giám sát các hoạt động của trung tâm xây dựng cơ bản và bảo dưỡng hạ tầng cơ sở công nghiệp, phòng bảo vệ, phòng quản trị đời sống, phòng y tế và trường mầm non Hoa Sen. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xây dựng và đề xuất các kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng, các phương án nâng cao tinh thần, chất lượng cuộc sống cho người lao động . + Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc điều hành, giám sát thực hiện công việc thuộc lĩnh vực bảo vệ, y tế và xây dựng cơ bản. + Thay mặt Tổng giám đốc ký kết các hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị đến 2000 triệu đồng, ký các văn bản, thông báo, quy định, quyết định trong lĩnh vực phụ trách khi được Tổng giám đốc uỷ quyền. + Là chủ tịch hội đồng kỷ luật và hội đồng nhà cửa của Công ty . + Có quyền khen thưởng các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi phụ trách khi có thàh tích hoặc kỷ luật khi vi phạm nội quy, quy chế Công ty. 2.3.2.1.4. Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc Công ty tổ chức, điều hành thực hiện kế hoạch sản xuất, sử dụng tiềm năng lao động, thiết bị vật tư và các nguồn lực nhằm thực hiện các nhiệm vụ sản xuất theo mục tiêu đã định. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xây dựng các phương án sản xuất, sắp xếp các lao động quản lý. + Đề ra các giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tượng phát sinh gây ách tắc trong quá trình sản xuất cũng như vật tư phục vụ sản xuất . + Sử dụng lao động, thiết bị và các phương tiện cần thiết khác, phân công điều hành sản xuất bảo đảm năng suất và chất lượng sản phẩm. + Ký các lệnh sản xuất và các văn bản, quy chế quy định có liên quan đến điều hành sản xuất , vật tư cơ điện của Công ty , đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc đối với các quyết định và điều hành của mình. + Có quyền chỉ định các hoạt động vi phạm nội quy, quy chế trong sản xuất cũng như an toàn trong lao động và báo cáo với Tổng giám đốc Công ty . + Thay mặt Tổng giám đốc ký kết hợp đồng gia công bên ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất, tiếp khách hàng và các cơ quan quản lý của Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách. + Có quyền thưởng, phạt đối với các cá nhân và tập thể trong lĩnh vực phụ trách theo quy định của Công ty. 2.3.2.1.5. Trợ lý giúp việc Tổng giám đốc - Chức năng: Giúp việc, tư vấn cho Tổng giám đốc về lĩnh vực chuyên môn. Tập hợp thông tin, các văn bản pháp lý trong và ngoài Công ty, phân loại và báo cáo với Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc . - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Được uỷ quyền giải quyết, truyền đạt những quyết định của Ban giám đốc về việc xử lý các thông tin, văn bản hành chính liên quan đến đơn vị mình phụ trách. +Thay mặt cho tổng giám đốc trợ giúp các đơn vị, bộ phận trong Công ty giải quyết những vướng mắc trong công việc đảm bảo công việc được tiến hành theo đúng kế hoạch. Những gì ngoài quyền hạn và khả năng phải kịp thời báo cáo với Tổng giám đốc để có phương án giải quyết kịp thời. + Khi được uỷ quyền có thể thay mặt Tổng giám đốc giao dịch với đối tác. + Thiết lập kế hoạch làm việc, chuẩn bị công tác hội họp, lễ tân và tiếp khách cho Tổng giám đốc. * Nhận xét chung: Năm 2002 có sự thay đổi cơ bản trong cơ cấu ban lãnh đạo của Công ty, giám đốc Công ty Phó tiến sỹ Trần Việt Hùng đã được đề bạt lên làm quản lý cấp trên. Ban lãnh đạo Công ty hiện nay chỉ còn 4 người, điều này đồng nghĩa với nhiệm vụ của Banh lãnh đạo là khá nặng nề. Tuy nhiên, trong ban lãnh đạo Công ty hiện nay, các thành viên đều có trình độ chuyên môn hoá vững vàng và kinh nghiệm quản lý sâu sắc, nên số lượng như vậy là hợp lý. Trình độ và kinh nghiệm của Ban lãnh đạo Công ty được thể hiện qua bảng sau: Stt Chức danh Trình độ Ngành Tuổi đời TG công tác tại Công ty 1 Tổng giám đốc Công ty ĐH Cơ khí 44 22 năm 2 Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật, KHCN, CLSP ĐH Cơ khí 42 18 năm 3 Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, XDCB ĐH Cơ khí 52 29 năm 4 Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất ĐH Cơ khí 48 26 năm Công ty Cơ khí Hà Nội, với tổng số 890 cán bộ công nhân viên thì việc bố trí 1 Tổng giám đốc và 3 Phó tổng giám đốc như vậy là hợp lý. Mặt khác, về trình độ, 100% Ban giám đốc đều có trình độ Đại học, trên Đại học và đều đã qua các lớp bồi dưỡng về lý luận chính trị, quản lý kinh tế, quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ. Đây là một thuận lợi đối với Công ty vì trong điều kiện kinh tế thị trường đầy thử thách với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay luôn đòi hỏi Ban lãnh đạo Công ty phải vững về chuyên môn nghiệp vụ cùng lĩnh vực quản lý, pháp luật và ngoại ngữ để lãnh đạo doanh nghiệp thật sự có hiệu quả. Về tuổi đời, Ban giám đốc hiện nay có 3/4 người trong độ tuổi từ 40-50. Tổng giám đốc Công ty và 3 phó tổng giám đốc Công ty đều có nhiều năm gắn bó với Công ty. Đây là một thuận lợi cho Công ty vì họ kết hợp được cả kinh nghiệm quản lý lẫn sự năng động sáng tạo và họ có thể gắn bó lâu dài với Công ty trong những năm tới. Tuy nhiên, về nhiệm vụ sản xuất còn có sự chồng chéo: Cả Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc điều hành sản xuất đều có nhiệm vụ xây dựng các phương án sản xuất, sắp xếp lao động. Để hợp lý, nhanh chóng và hiệu quả hơn, Tổng giám đốc chỉ nên xem xét và ký duyệt. 2.3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng trong Công ty 2.3.2.2.1. Văn phòng Công ty - Chức năng: là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức điều hành hội nghị, hội họp do Tổng giám đốc triệu tập và các công việc có liên quan đến phòng. - Nhiệm vụ, quyền hạn: + Tổng hợp thông tin, các văn bản pháp lý hành chính trong và ngoài Công ty, phân loại, báo cáo Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc đã được Tổng giám đốc uỷ quyền giải quyết. + Truyền đạt những ý kiến của Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc về việc xử lý các thông tin và các văn bản pháp lý hành chính đến các đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. + Tổ chức quản lý, lưu trữ, chu chyển các thông tin và các văn bản quản lý, thiết lập chương trình làm việc của Ban giám đốc trong tuần, chuẩn bị cho các hội nghị lễ tân, tiếp khách… Văn phòng Công ty hiện có 13 cán bộ nhân viên, chiếm 5.49% trong tổng số lao động gián tiếp của Công ty. Sự phân công nhiệm vụ trong phòng như sau: 1 chánh văn phòng; 1 phó chánh văn phòng; 2 chuyên viên; 1 nhân viên đánh máy; 1 nhân viên văn thư; 7 lái xe. Chánh văn phòng là người phụ trách trực tiếp các công việc trong phòng và những công việc do giám đốc uỷ nhiệm. Các nhân viên có trách nhiệm tuân thủ và hoàn thành các công việc do trưởng phòng phân công. Về trình độ và tuổi đời của các thành viên trong Văn phòng Công ty được tập hợp trong bảng sau: Stt Chức vụ Số người Tuổi Trình độ Ngành đào tạo ≤30 30-40 40-50 >50 1 Chánh văn phòng 1 1 ĐH Cơ khí 2 Phó chánh văn phòng 1 1 ĐH Cơ khí 3 Chuyên viên 1 1 ĐH Cơ khí 4 Chuyên viên phụ trách tiết kiệm 1 1 ĐH Quan hệ quốc tế 5 Đánh máy 1 1 TC Vi tính 6 Văn thư 1 1 ĐH Quốc tế học 7 Lái xe 1 1 Lái xe 8 Lái xe 1 1 Lái xe 9 Lái xe 1 1 Lái xe 10 Lái xe 1 1 Lái xe 11 Lái xe 1 1 Lái xe 12 Lái xe 1 1 Lái xe 13 Lái xe 1 Lái xe Tổng số 13 4 2 5 2 - Nhận xét: Văn phòng Công ty đã đảm nhận được chức năng, nhiệm vụ mà Công ty giao cho, không có sự chồng chéo với các phòng ban khác. + Về biên chế và sự phân công công việc: Số lượng 13 nhân viên của Văn phòng là chưa thực sự hợp lý, ít nhất trong Văn phòng hiện đang thừa 3 nhân viên ( quét dọn, phục vụ, chạy việc). + Về trình độ: Trình độ cán bộ nhân viên trong phòng khá cao, số người có trình độ Đại học là 5 người, chiếm 38.46%; trung cấp 1 người; còn lại là 6 nhân viên lái xe. Nhìn tổng quát về tỷ lệ đại học là chưa cao nhưng lại là hợp lý và đủ khả năng đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Bởi vì, chỉ có chánh văn phòng, phó chánh văm phòng, 2 chuyên viên, 1 nhân viên đánh máy và 1 nhân viên văn thư là những cán bộ nhân viên chủ chốt thường trực của phòng, họ cần có trình độ đại học. Còn lại số lái xe đảm công việc lái xe cho toàn Công ty, không cần có trình độ đại học. Vì vậy, trình độ của nhân viên trong văn phòng Công ty như vậy là phù hợp. + Về tuổi đời: Độ tuổi < 40 có 6 người, chiếm 46.2%; độ tuổi 40-50 có 5 người, chiếm 38.46%; độ tuổi trên 50 có 3 người, chiếm 23.08%. Những cán bộ chủ chốt của văn phòng Công ty đều có trình độ đại học và tuổi đời cao. Họ có thế mạnh là dày dặn kinh nghiệm quản lý nhưng lại có điểm yếu là trình độ tin học và ngoại ngữ yếu. Số nhân viên còn lại, trình độ và tuổi đời đều khá phù hợp với yêu cầu công việc của phòng. - Mối liên hệ công tác của Văn phòng: + Mối quan hệ dọc: Văn phòng Công ty có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc được uỷ quyền về các công việc được giao hàng ngày. + Mối quan hệ ngang: Văn phòng là cầu nối giữa Ban giám đốc và các bộ phận, phòng ban, phân xưởng trong Công ty. Văn phòng có trách nhiệm thông báo các quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc xuống các phòng ban cũng như thu thập thông tin từ các phòng ban cho ban lãnh đạo Công ty . 2.3.2.2.2. Phòng tổ chức nhân sự - Chức năng: Phòng tổ chức có chức năng giúp Tổng giám đốc Công ty ra các quyết định quy định, nội quy, quy chế về lao động, tiền lương cũng như các chính sách của Nhà nước đối với người lao động, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề về nhân sự theo yêu cầu của Tổng giám đốc Công ty . - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Nghiên cứu, dự thảo và đề xuất các chủ trương, biện pháp, chương trình, văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo