Kĩ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề sáng tạo

KHÓA HỌC KĨ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO Hà Nội, ngày 26/12/2013 Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh MỤC TIÊU  Hệ thống kiến thức và các phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả  Cải thiện kĩ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định  Đánh thức được tiềm năng sáng tạo nhằm giải quyết vấn đề hiệu quả  Biết cách tổ chức công việc để giải quyết vấn đề hiệu quả nhất NỘI DUNG  Phần I: Các bước ra quyết định hiệu quả  Phần II: Cách thức giải quyết vấn đề hiệu quả  Phần III: Tổ chức công việc hiệu quả để giải quyết vấn đề 1 CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH HIỆU QUẢ CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH Thiết lập mục tiêu Thu thập thông tin liên quan Đưa ra các lựa chọn khả thi Ra quyết định Thực hiện quyết định Đánh giá kết quả THIẾT LẬP MỤC TIÊU XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU THEO TIÊU CHUẨN SMART Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu Measuable: Đo lường được Attainable: Mục tiêu phải có khả năng đạt được Realistic: Mục tiêu phải thực tế Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian SPECIFIC: CỤ THỂ Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một mục tiêu phải thật cụ thể, chi tiết. Bạn phải nói rõ bạn thực sự muốn gì? • Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có • Nó có ý nghĩa thế nào với bạn • Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phận của bạn • Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận được hay không? MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC • Mục tiêu của bạn phải đánh giá được bằng định lượng. • Ta phải đánh dấu hoặc đo đếm được kết quả theo một cách nào đó ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC • Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng • Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức • Phù hợp với nguồn lực hiện có • Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng, tài năng của bạn. • Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ • Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnh điểm yếu của bạn. • Mục tiêu phải phù hợp với những cơ hội và thách thức mà bạn đang có. • Mục tiêu phải có tính thiết thực. • Bạn phải định nghĩa được thực tế khách quan TIME – BASED: MỤC TIÊU PHẢI CÓ THỜI GIAN • Quá trình thực hiện của bạn phải có khung thời gian. • Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạch hoàn thành • Nếu không đặt ra thời hạn thì mục tiêu của ta chỉ là ý định chứ không phải cam kết • Chúng ta có thể điều chỉnh kỳ hạn nếu như không đạt được. THU THẬP THÔNG TIN LIÊN QUAN 5W+H HOW WHO WHAT MỤC TIÊU WHERE WHY WHEN ĐƯA RA CÁC LỰA CHỌN KHẢ THI ĐỀ XUẤT NHIỀU PHƯƠNG ÁN KHÁC NHAU NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT PHƯƠNG ÁN KHẢ THI • Được xây dựng rộng rãi. • Thiết thực. • Khả thi. • Phong phú vừa đủ. KHÔNG ÁP ĐẶT CÁCH NHÌN NHẬN VẤN ĐỀ VẬN DỤNG TƯ DUY SÁNG TẠO HUY ĐỘNG TRÍ TUỆ TẬP THẾ THỐNG NHẤT CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH • Nhất trí. • Nhất trí có giới hạn. • Đa số. • Lãnh đạo là người ra quyết định. THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ • Giá trị & lợi ích • Khó khăn và nguy hiểm • Tính khả thi ĐÁNH GIÁ CUỐI CÙNG • Lợi ích thực sự bạn hy vọng là gì? • Những vấn đề gì có thể xảy ra? • Nó khả thi như thế nào? • Cột buồm • Nước uống • Kho báu • Phao bơi ĐI TÌM KHO BÁU • 5 người tù 2 CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ • Hệ thống kỹ thuật quá phức tạp thiếu ổn định • Vấn đề liên quan đến tài chính • Độ ì của team trong công ty • Phối hợp trong team • Không thích quản lý, không tạo được động lực trong team • Tăng lương cho nhân viên vào cuối năm • Tính tự giác của nhân viên chưa cao • Không có nhiều động lực trong công việc, chưa xác định rõ ràng được những mục tiêu trong công việc và cuộc sống • Không xác định được phạm vi và mục tiêu • Team nhiều việc nhưng thiếu nhân sự • Nội quy CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ • Sự khác biệt giữa vấn đề và quyết định • Mô hình thống nhất giữa giải quyết vấn đề và ra quyết định • Tiếp cận các vấn đề một cách hệ thống • Giải quyết vấn đề sáng tạo • Vận dụng tính sáng tạo để giải quyết vấn đề VẤN ĐỀ LÀ GÌ? • Vấn đề là những phiền toái mà chúng ta thường gặp trong công việc và cuộc sống. • Vấn đề là những trở ngại trên con đường chúng ta đi. • Vấn đề là những “sai lệch” với những gì chúng ta mong đợi. • Vấn đề là những rắc rối, khó khăn, nguy hiểm hay khủng hoảng VẤN ĐỀ LÀ Nguyên nhân vấn đề Tiêu chuẩn hiệu suất hoạt động Vấn đề Sự lệch lạc vấn đề Hiệu suất hoạt động thực tế Thời gian GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ? • Giải quyết vấn đề là một quá trình tìm kiếm và thực hiện giải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề. QUYẾT ĐỊNH LÀ GÌ? Suy nghĩ Hành động Điểm không quay lại GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Bước 1: Xác định vấn đề Bước 2: Tìm nguyên nhân Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp Bước 4: Lựa chọn giải pháp Bước 5: Thực hiện và đánh giá MÔ HÌNH THỐNG NHẤT CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Xác định Đưa ra các Chọn phương hướng mục đích/vấn đề phương án khả thi /giải pháp tối ưu Chủ yếu Chủ yếu Chủ yếu phân tích tổng hợp đánh giá TIẾP CẬN VẤN ĐỀ THEO HỆ THỐNG SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ Cách quản lý/ Khách Điều kiện CS nhân sự hàng làm việc VẤN ĐỀ CỦA TỔ CHỨC Nhân sự Công việc KHÁCH CÁCH QUẢN LÝ/ HÀNG ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC CS NHÂN SỰ Không gian làm Nhiều yêu việc chật hẹp Chưa xác cầu từ KH định ưu tiên Thiết bị Nhiều công việc kém Nhiệt độ giấy tờ hơn Nhiều loại không hợp khách hàng Doanh số tăng Quá nhiều nhanh Quá Giới thiệu phương can thiệp Thông khí kém đông pháp an toàn mới người Được giao thêm Thay đổi nhiều việc cơ cấu phân phối VẤN ĐỀ Công việc mới Số lượng CỦA Người giàu kinh công việc tăng nghiệm đã ra đi TỔ Sụt giảm Nhiều Công việc về tinh thần quy trình khó làm hơn CHỨC Mới vào làm việc Ghen tị Tỷ lệ hư Các quy định về an toàn cá nhân hỏng cao làm chậm công việc NHÂN SỰ CÔNG VIỆC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO ĐẶT CÂU HỎI 7 WHY 3 TÌNH HUỐNG TƯ DUY 1. Bãi đậu xe quá nhỏ và mọi người đi làm than phiền rằng họ không thể vào bãi đậu xe. Giải pháp cho vấn đề này? 2. Một người mở một nhà hàng mới. Người chủ muốn công việc tiến triển nhanh nhất có thể. Anh ta có thể làm gì? 3. Ở trung tâm thành phố có một bức tường thu hút rất nhiều người thích vẽ bậy. Bức tường luôn kín các hình vẽ bậy bạ. Chúng ta có thể làm gì? 3 TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CÁC CHỨC NĂNG CỦA LÃNH ĐẠO Vai trò Chức năng • Xác định Đạt nhiệm vụ nhiệm • Lập kế hoạch vụ • Hướng dẫn Xây • Kiểm soát Phát dựng và • Đánh giá triển duy trì • Thúc đẩy cá nhân nhóm • Tổ chức • Cho ví dụ THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU Mục đích là gì? Mục tiêu là gì? MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU • Mục đích là những gì bạn hướng tới nó bao gồm tầm nhìn và lý do bạn định làm một việc gì đó. Mục đích chính là đích đến. • Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà bạn cần phải đạt được trên con đường hướng tới đích của bạn. • Mục đích quan trọng hơn mục tiêu bởi vì nếu đạt được mục tiêu đúng nhưng sai hướng thì cũng vô nghĩa. Bạn phải xác định câu hỏi “Tôi đi về đâu trước khi tôi đi như thế nào?” MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU Mục Đích Mục Tiêu • Có sức khỏe tốt • Thân hình cân đối, không có bệnh tật gì nghiêm trọng • Tài chính tốt • Thu nhập năm 2014 đạt mức • Được phát triển 10tr/tháng • Tài sản • Năm 2014 được học lớp nguồn • Năm 2014 có một căn nhà riêng KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH LÀ GÌ? LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ? LẬP KẾ HOẠCH LÀ Lập kế hoạch là tiến trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH? LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH • Chủ động với thay đổi và bất định • Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi • Cải thiện hiệu quả các công việc • Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ • Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát • Để quản lý thời gian hiệu quả hơn • Tạo lập cân bằng trong cuộc sống MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II Không III IV quan trọng LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN 1 Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn 2 Nhận diện các vai trò 3 Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò 24 Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần 25 Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định 26 Đánh giá THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU • Tổ chức một cuộc họp • Gặp gỡ riêng từng người TỔ CHỨC CUỘC HỌP • Xác định mục đích cuộc họp • Xác định những nguyên tắc họp • Mời thành phần tham gia • Trình bày nội dung cuộc họp • Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến • Thống nhất mục tiêu • Các thành viên cam kết THÀNH PHẦN THAM GIA • Người giao nhiệm vụ • Người thực hiện • Người hỗ trợ • Những người cần biết GẶP GỠ RIÊNG • Nhà quản lý lập kế hoạch gặp riêng từng người • Xác định “Đúng” kết quả • Đề nghị nhân viên trình bày ý kiến của mình • Giao việc cụ thể • Chỉ tập trung vào kết quả chứ không phải phương pháp • Hỏi lại nhân viên xem họ đã hiểu chưa • Cam kết PHẦN BỔ NGUỒN LỰC • Thiết bị • Tài chính • Công nghệ • Thông tin • Con người • Thời gian GIAO VIỆC HIỆU QUẢ KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ • Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho một người với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao. • Những hình thức giao việc: • Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí • Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể • Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản: • Quyền tự quyết • Khả năng kiểm soát QUY TRÌNH GIAO VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 1. Rà soát lại các công việc. 2. Chọn việc để giao. 3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc. 4. Lựa chọn người thích hợp. 5. Giao việc. 6. Hướng dẫn. 7. Theo dõi thực hiện. 8. Đánh giá kết quả. LỢI ÍCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ • Tiết kiệm được thời gian • Giảm được căng thẳng • Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên LỰA CHỌN CÔNG VIỆC • Phân tích thời gian • Phân chia công việc • Cân nhắc những nhân tố quan trọng • Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên • Dự kiến thời gian thực hiện • Phân nhóm công việc • Quyết định cuối cùng HIỂU RÕ TRÁCH NHIỆM • Bạn phải xác định rõ công việc cần thực hiện, người được phân công hiểu rõ công việc được giao. • Công việc cần được giao thật cụ thể với từng người để tránh chồng chéo. • Tất cả mọi thành viên của một nhóm cần phải chịu trách nhiệm về kết quả của công việc. LỰA CHỌN ĐÚNG NGƯỜI • Bạn cần phải chọn người phù hợp • Hãy thật khách quan đừng để định kiến hay những ấn tượng không tốt của bạn làm sai lệch việc chọn người thực hiện. • Cần phải đánh giá dựa trên kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của người được chọn. • Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên của bạn. HỎI & ĐÁP CHÚC CÁC ANH/CHỊ THÀNH CÔNG TRONG VIỆC QUẢN TRỊ VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC