Kinh nghiệm quản lý thời gian

Kinh nghiệm quản lý thời gian (1) Thời gian là cuộc sống của bạn. Do vậy, trở thành người biết làm chủ thời gian là rất cần thiết. Nếu bạn chưa đọc qua Những nguyên tắc hành động hay viết ra những nhiệm vụ của mình thì hôm nay chỉ là một ngày, lúc này chỉ là một thời điểm mà thôi. Nếu bạn bị định hướng sai thì việc bạn đang tiến triển mọi việc nhanh như thế nào cũng không thành vấn đề. Làm chủ thời gian chính là chọn cách sống một cuộc sống có ý thức và luôn biết những gì mà mình làm và lý do tại sao mình làm những việc đó. Leo Tolstoy, nhà tuyển thuyết Nga, đã viết: "Chỉ có một thời điểm quan trọng - THỜI ĐIỂM HIỆN TẠI! Đó là thời điểm quan trọng nhất bởi đó là thời điểm mà chúng ta có một chút gì đó quyền lực nào đó để có thể tác động và làm thay đổi nó”. Ông ta cũng đã nói: Những chiến binh mạnh nhất trong tất cả các chiến binh là Thời gian và Sự kiên nhẫn”. Bạn chắc không muốn chìm đắm vào những công việc tẻ nhạt hàng ngày, những hoạt động trần tục của hết ngày này đến ngày khác đúng không? Đó không phải là sống. Đó chỉ là tồn tại. Bắt đầu công việc tổ chức Mỗi ngày, bạn sẽ cần phải viết ra danh sách những việc ưu tiên cần phải làm. Một vài người thích làm việc đó một cách đơn giản và gạch ngắn gọn khoảng 3 đến 5 dòng những ưu tiên trong ngày trong một tấm danh sách đơn giản. Mặt phía sau của tấm danh sách đó sẽ được dùng cho các cuộc hẹn và điện thoại. Hầu hết các máy tính hiện nay đều được thiết kế sẵn bên trong các chương trình tổ chức và lên kế hoạch cá nhân cho những người thích làm việc theo một kế hoạch hàng ngày chi tiết và cụ thể hơn. Điều quan trọng không phải là cơ cấu của việc lên kế hoạch mà là thực tế bạn có một danh sách các công việc ưu tiên cần thực hiện để chỉ dẫn bạn trong ngày. Mỗi ngày khi đó sẽ trở nên quan trọng với bạn và đưa bạn ngày càng gần hơn tới mục tiêu hiện thực hóa những mục tiêu của bạn. Hãy xem xét các danh sách những công việc cần làm hàng năm một. Việc chứng kiến những bước tiến của chính bạn trong việc thực hiện các mục tiêu của bạn sẽ cho bạn một cảm giác khích lệ rất tốt. Thêm vào đó, quá trình phân tích này sẽ có tác dụng như một tài liệu tham khảo khi bạn thực hiện những công việc cấp cao như cố vấn hay dạy dỗ. Một cuộc sống chán ngắt chính là do lỗi của bạn Nếu bạn phải sống một cuộc sống buồn tẻ thì đó chính là do lỗi của cá nhân bạn. Để sống một cuộc sống với đầy đủ ý nghĩa, bạn phải chấp nhận những lợi ích và rủi ro của thay đổi. Đôi khi bạn sẽ phải rời xa khỏi khu vực tự do thoải mái của chính mình. Cuộc sống không đứng yên nhưng nó vẫn đang chờ đợi bạn. Một vài người vẫn lãng phí hàng giờ đồng hồ. Một vài người vẫn lãng phí đi toàn bộ cuộc sống của họ. Nếu đó là lúc bạn vui vẻ, bạn nên vui vẻ và quên đi mọi đầu tư của bạn cho việc đó. Hãy hết mình cho lúc đó. Nếu đó là lúc bạn trầm lắng, hãy cứ trầm lắng. Sống cuộc sống của bạn một cách có mục đích và những mục tiêu và kế hoạch của bạn sẽ cho bạn những mục tiêu đó. Khi bạn chọn một lối sống có mục đích, bạn sẽ làm sao để thời gian của bạn mang lại nhiều lợi ích nhất. Bạn không thể chọn những gì sẽ xảy ra đối với bạn nhưng bạn luôn có thể lựa chọn cách phản ứng của mình đối với những gì xảy ra với bạn. Thoạt đầu, việc lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu nom có vẻ sẽ có rất nhiều việc cần phải làm. Sẽ là như vậy. Đây không phải là bước để đẩy nhanh hay cho qua. Hãy bắt đầu viết ra những mục tiêu hàng ngày của bạn ngày hôm nay và trong vòng 21 ngày, bạn sẽ bắt đầu tạo cho mình được một thói quen tích cực rất quan trọng. Trong 3 tuần ngắn ngủi này, việc lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu sẽ trở thành bản tính tự nhiên thứ 2 của bạn. Bạn xem xét những sự lựa chọn, lựa chọn và bạn sẽ quyết đoán hơn, có nhiều tự tin hơn. Với sự tự tin, bạn thậm chí sẽ trở thành người có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn hơn. Bạn cũng sẽ thành thạo hơn trong việc phân biệt những việc khẩn cấp và quan trọng khỏi những việc thú vị những không hợp lý. Hầu hết mọi người không đặt ra những mục tiêu hàng ngày. Tất nhiên không phải ai cũng viết ra những tác phẩm bất hủ, kiếm được hàng triệu đô la trong kinh doanh bất động sản, trúng cử vào vị trí thị trưởng, bắt đầu được những công việc kinh doanh thành công, nghỉ hưu sớm hay nuôi dạy được những đứa con ngoan có khả năng tự lập tốt. Bạn có thể tiến bộ từng ngày để tạo nên một sự thành công chung của chính bạn. Hãy bắt đầu ngay ngày hôm nay. Để làm chủ thời gian, bạn cần có 1 kế hoạch hành động cụ thể cho từng ngày. Kinh nghiệm quản lý thời gian (2) Những kế hoạch được hỗ trợ bởi những hành động quyết đoán Thiếu những mục tiêu, tham vọng hay định hướng cụ thể, xu hướng chung sẽ là bạn phải bỏ quá nhiều thời gian để làm những công việc nhỏ dễ dàng, không còn đủ thời gian và sức lực cho những công việc lơn hơn, khó khăn hơn và có lẽ cả những dự án quan trọng hơn. Bạn sẽ bắt đầu làm những việc không phù hợp với khả năng của mình. Có bạn còn bỏ phí mất những phần thưởng mà bạn thừa sức đạt được nhưng bạn lại không thấy được. Liệu một số việc có đáng để làm không? Việc gì là khẩn cấp và cần phải được làm ngay? Những hoạt động nào tế nhị về thời gian và những hoạt động nào không? Những nhiệm vụ nào là quan trọng những có thể được lên kế hoạch? Bạn sẽ là người cân nhắc đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên. Mục tiêu của bạn không chỉ đơn thuần là làm được nhiều việc mà phải là làm sao để làm được nhiều việc quan trọng. Nhà lãnh đạo các quốc gia Hồi giáo Malcolm X đã từng nói, "Trong mọi vấn đề, giá trị đích thực và sự tôn trọng thời gian là yếu tố quyết định thành công hay thất bại" Hãy nhận biết những kẻ lãng phí thời gian chuyên nghiệp Nếu là một thành phần của Hệ thống Master Success, bạn sẽ thường xuyên bị triệu tập để nhận 1 vị trí lãnh đạo. Do vậy, với tư cách của cả người quản lý và 1 ví dụ sống, bạn cần phải biết những loại hình khác nhau của kẻ lãng phí thời gian mà bạn có thể sẽ gặp phải. Từ câu nói của nhà diễn giả Mỹ Benjamin Franklin, "Thời gian đã mất đi là cái không thể lấy lại được”. Charles Dickens đã cảnh báo rằng "Mọi sự trì hoãn đều là kẻ đánh cắp thời gian” Có những kẻ chẳng làm gì cả. Không làm gì cả là một thái độ chứ không phải là một chương trình xã hội. Những kẻ chẳng làm gì cả không nhất thiết phải thất ngiệp. Họ có thể rất có kỹ năng và tài tình trong việc chẳng làm gì cả. Họ có thể đã tìm được một cách để trà trộn vào các doanh nghiệp, chính phủ hay các viện giáo dục lớn đang hoạt động. Họ có thể đã tìm thấy cho mình một hốc tường hoặc thậm chí còn tự tạo cho mình một vị trí trong đó. Rất nhiều trong số họ là những kẻ có lòng tự trọng được thổi phồng lên và nghĩ rằng họ quá tốt với công việc mà người khác mong muốn họ làm. Họ có thể cảm thấy rằng mình bị đánh giá thấp hơn thực tế và, miễn là họ còn có thể tự cho là như thế, tự cho mình cái quyền làm ít hơn người khác hay không làm gì cả trong khi người khác làm việc. Có cả những dạng người cầu toàn. Họ thường có vẻ giống những con ong chăm chỉ, thậm chó cản tham công tiêc việc, nhưng ngay cả khi họ nom rất bận rộn, họ chẳng hoàn thành được bao nhiêu. Họ luôn bồn chồn, lo lắng sốt ruột vì những chi tiết nhỏ. Họ là những người không ngừng thu thập thông tin và lên kế hoạch nhưng lại không thể tự đưa ra quyết định. Họ lo lắng về quá nhiều thứ sẽ không bao giờ xảy ra. Đối với những kẻ cầu toàn, họ thích làm những việc nhỏ hơn vì như vậy nếu mắc lỗi thì lỗi đó của họ sẽ nhỏ hơn và do vậy tránh được sự đối chấp hay phê bình. Họ nom có vẻ hơn hẳn những người làm việc, sinh viên, hay những đứa trẻ bình thường khác khi họ không phải là những người đó. Cả hai loại người chuyên lãng phí thời gian nói trên đều có thể thực hiện tốt hành vi của mình nhưng việc xem xét kỹ lưỡng công việc của họ sẽ làm bộc lộ mọi sự thật. Họ có thể ăn mặc rất đẹp, mang theo những hồ sơ công việc. Nọ trông có vẻ như thuộc vào nhóm những người làm việc chăm chỉ hiệu quả nhưng kỳ thực lại đóng góp được rất ít hoặc thậm chí chẳng đóng góp được gì cho sự tiến bộ của tổ chức. Dĩ nhiên, những kẻ lãng phí thời gian không chỉ có thể được tìm thấy trong môi trường làm việc. Người ta có thể bắt gặp họ ở bất kỳ đâu. Một người giám sát, một giáo viên hay các bậc cha mẹ phải có những mục tiêu tổ chức cụ thể và xem xét mọi việc định kỳ nhằm nhận ra được những kẻ sẽ chẳng bao giờ làm được điều gì Nói ngắn gọn, những kẻ lãng phí thời gian xung quanh bạn có vẻ như là những kẻ thông minh hơn hẳn những người khác nhưng hãy đừng ghen tị với họ. Những kẻ ăn bám thường có ít bạn bè. Bạn đã chọn một đường khó khăn hơn nhưng cũng vẻ vang hơn nhiều. Đúng vậy, có thể là có những con đường dễ dàng hơn nhưng bạn đã không chọn con đường đó. Bạn phải tự lập. Hãy luôn tự hào là bạn luôn sẵn sàng làm phần việc của mình và thậm chí hơn thế nữa. Bạn có khả năng leo lên vị trí cao. Tư cách của bạn sẽ là xuất sắc. Kinh nghiệm quản lý thời gian (3) Những kẻ lãng phí thời gian thường thấy Hãy là một con người của hành động. Hãy luôn đòi hỏi sự xuất sắc trong mọi nỗ lực cố gắng của bạn. Tuy nhiên, sự tập trung vào những chuẩn mực không thể trong một lĩnh vực chỉ dẫn đến sự không cân bằng trong lĩnh vực khác mà thôi. Để tìm thấy hạnh phúc và sự an bình, bạn cần phải cân bằng mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Nếu bạn tự hành hạ mình trong đội vật của trường hay trong vai trò của một người đững đầu đội cổ vũ, những ưu tiên của bạn đã bị đặt nhầm chỗ. Nếu lúc nào bạn cũng làm việc tới tận 10h đêm để được thăng tiến và lờ đi gia đình mình, những lợi ích tiền mặt kinh tế sẽ không xứng với những mất mát trong cuộc sống gia đình của bạn. Nếu những ưu tiên của bạn bị sắp xếp sai, bạn sẽ chỉ lãng phí thời gian. Nhà thơ Đức Johann Wolfgang von Goethe đã nói, "Không bao giờ nên phó mặc những gì có ý nghĩa nhất cho những gì ít ý nghĩa nhất”. Những lợi ích của việc thu xếp thời gian Nếu bạn đang sắp xếp những ngày làm việc của bạn theo cách thức viết ra những công việc cần làm và đọc nó hàng ngày, bạn là người duy nhất trong 100 người biết cách tổ chức mọi việc hơn 99 người còn lại. Hãy tự hào với chính bạn vì đã có sự lựa chọn rất quan trọng đó. Golda Mier, cựu Thủ tướng Israeli, người đã đem lại nhiều tự do cho cho khu vực Trung Đông, đã nói "Tôi phải làm chủ chiếc đồng hồ chứ không thể để nó làm chủ mình” Để hiểu cách làm chủ thời gian, hãy tiếp tục xem xét xem bạn đang sử dung thời gian của mình hiệu quả như thế nào. Ví dụ, nếu bạn là một người Mỹ trưởng thành bình thường, bạn đang bỏ 4 giờ mỗi ngày để xem tivi. Đó có phải là cuộc sống mà bạn mong muốn? Liệu bạn có thể lên kế hoạch cho việc xem tivi của mình sao cho bạn chỉ xem những chương trình mà bạn thích không? Bây giờ chúng ta có Internet, một phương tiện nghiên cứu và giải trí tuyệt vời nhưng cũng làm tiêu tốn khac nhiều thời gian của bạn. Làm thế nào để các quan hệ cá nhân, quan hệ gia đình và xã hội của bạn được lợi từ thời gian dôi ra của bạn? Đừng tập cho mình thói quen ngủ ít. Bạn có thể thấy một vài người chỉ ngủ 3-5 tiếng một đêm. Tuy nhiên, việc xem bản tin lúc 4 giờ sáng và rồi cả ngày mơ mơ màng màng và hay cáu bẳn vì ngủ ít sẽ không đem lại một cuộc sống thành công. Ngủ là sự tái khôi phục. Đối với đại đa số người, việc ngủ ít hơn 7-8 tiếng một ngày là một thói quen không nên tập. Việc ngủ ít đi có thể sẽ làm cho bạn gàn giở, yếu đuối, ốm yếu và thậm chí già đi trước tuổi. Việc lãng phí thời gian là một sự lựa chọn Nhiều người không muốn lên kế hoạch vì họ không thích sự thay đổi. Họ không muốn lựa chọn và tránh nó sẽ là lựa chọn của họ và thường đó là sự lựa chọn không hay. Họ không muốn làm những gì có nguy cơ gây nên sự thất vọng, phản đối hay thất bại. Một lần nữa, một vài người lại lười. Những người khác sẽ lại chỉ thích gắn mình với những hoạt động chẳng tốn suy nghĩ, lãng phí thời gian để khỏi phải đối mặt với những tình huống cuộc sống phức tạp như có những mối quan hệ không tốt, con hư, hay những vấn đề tiền nong hay cảm xúc cá nhân. Một khi bạn làm chủ thời gian bạn sẽ trở nên khác biệt. Bạn sẽ làm gì với thời gian dư thừa của mình? Tự cải thiện bản thân mình hay giúp đỡ người khác? Cho người khác thời gian của bạn, đó sẽ là một món quà quý giá. Hãy bắt đầu với người gần gũi với bạn nhất. Bạn không chỉ sẽ hành động mà còn phải hành động đúng. Khi bạn lên kế hoạch, tổ chức hay lựa chọn, hãy nhớ những dòng chữ này của Tiến sỹ Martin Luther King, người đấu tranh cho các quyền công dân Mỹ, "Thời gian luôn là phù hợp để làm những công việc phù hợp” Kinh nghiệm quản lý thời gian (4) Mọi người đều tôn trọng sự có tổ chức. Có tổ chức, bạn sẽ thấy mình ít bị căng thẳng hơn với nhiều khoảng trống, thời gian và tiền bạc hơn. Điều cốt lõi của việc có tổ chức lại nằm chính ở việc tạo lập mục tiêu và lên kế hoạch:  Biết những gì bạn muốn  Đặt ra những ưu tiên  Bảo vệ thời gian làm việc của bạn  Loại bỏ mọi sự ngưng trệ  Làm việc với thái độ tích cực và đừng bị phân tán bởi việc cãi lộn hay những việc xã hội khác. Nhưng có một cái giá đối với thời gian và sở thích của bạn, vì vậy:  Hãy bỏ thời gian làm những việc mà bạn muốn  Bạn có thể để người khác làm những việc nhỏ nào khác để bản thân mình có thể tập trung hơn cho những công việc ưu tiên cao hơn?  Bạn có thể sẽ thấy việc thuê người khác làm những công việc đơn giản cho mình không phải là một chi phí mà là một sự đầu tư tồn kém nhưng có hiệu quả. Nếu bạn không muốn làm những công việc như trông nhà, hãy thuê dịch vụ lau dọn nhà cửa. Nếu bạn không muốn làm công việc cắt cỏ, hãy thuê người làm việc đó. Trong hầu hết các lĩnh vực, bạn có thể tìm thấy những nhà cung cấp dịch vụ từ việc cho chó đi dạo đến việc giao tận tay các sản phẩm rau quả và đi chợ hộ. Thế còn tình hình công việc của bạn thì sao? Nếu bạn liên tục bị ngưng trệ và sa lầy trong những công việc thường ngày, bạn sẽ có lợi khi thuê một người thư ký hay trợ lý cá nhân. Nếu bạn làm một dự án lớn, việc thuê những người làm công tạm thời là điều có lý do để làm. Việc thuê nhân lực ngoại lệ sẽ cho bạn và công ty của bạn những sự chia sẻ lâu dài. Nếu bạn thấy được một người nhân công làm việc chăm chỉ với một cá tính dễ chịu ở 1 cửa hiệu băng đĩa, một trạm chuyển phát, nhà băng hay bất kỳ nơi đâu, đó có thể là người mà bạn muốn thuê. Hãy đưa cho họ cuốn Nguyên tắc hành động và xem họ làm tốt như thế nào. Sau đó, hãy xem đống công việc của bạn sẽ giảm bớt, hiệu quả tăng lên hay cả hai. Bạn sống trong một thế giới đầy những điều kỳ diệu của công nghệ. Bạn phải có một cái máy tính và có lẽ cả một cái điện thoại di động. Hãy tìm kiếm những vật dụng khác có thể làm cho cuộc sống và công việc của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể làm lợi từ chương trình thời gian biểu trên máy tính của bạn, từ máy chụp ảnh kỹ thuật số, máy fax hoặc máy thu âm mini không? Kinh nghiệm quản lý thời gian (5) Học cách nói không. Bạn có đang kiểm soát cuộc sống của chính mình? Hay cuộc sống của bạn đang bị cha mẹ, con cái, bạn tình, sếp, người giúp việc, bạn bè, tivi hay những nghiện ngập kiểm soát? Có rất nhiều người, nơi chốn và việc thi nhau giành lấy thời gian của bạn. Bạn muốn làm gì và phải làm gi? Danh sách những công việc cần làm hàng ngày sẽ cho bạn khả năng dành ưu tiên cho người nào và hoạt động nào trong cuộc sống của bạn và do đó bạn có thể đầu tư thời gian hợp lý theo đó. Hãy mang theo thời lịch trình làm việc của bạn đến các cuộc hẹn. Hãy bảo vệ lịch trình đó, những mục tiêu của bạn và danh sách những việc cần làm của bạn. Hãy chuẩn bị với những yêu cầu phát sinh từ thời gian và nguồn lực của bạn:  Liệu công việc đó có phù hợp với những ưu tiên và kỹ năng của bạn không?  Liệu công việc mới có ảnh hưởng tới lượng công việc hiện tại của bạn không?  Bạn có hiểu những yêu cầu cụ thể của công việc của bạn không?  Liệu những trông đợi về thời gian và chất lượng công việc có thực tế không? Thời điểm tốt nhất để đối mặt với những vấn đề tiềm ẩn là trước khi bạn nhận trách nhiệm làm nó. Làm thế nào để giao phó công việc Đây là một vài gợi ý cho việc giao việc để đem lại hiệu quả:  Giao đúng việc đúng người.  Giải thích càng chi tiết càng tốt về những trông đợi của bạn đối với kết quả công việc đó.  Gia hạn ngày yêu cầu công việc phải được hoàn thành.  Hãy đảm bảo họ có đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành công việc.  Yêu cầu người đó tận tâm với trách nhiệm công việc.  Khuyến khích họ có những phản hồi nếu có vấn đề nảy sinh.  Đảm bảo là người đó nắm chắc được công việc và ngày phải hoàn thành nó.  Lên lịch thời gian và biện pháp kiểm tra và cập nhật thông tin.  Hãy nói “Cảm ơn”  Hãy theo dõi. Làm thế nào để thu xếp các dự án Giống như những gì bạn đã lên kế hoạch, bạn nên biến những mục tiêu của mình thành những dự án nhỏ có thể thu xếp được. Bạn sẽ thực hiện chúng bằng cách tự trả lời những câu hỏi sau:  Chính xác thì việc gì cần phải được làm?  Dự án đó quan trọng với bạn và công ty của bạn như thế nào?  Ai chịu trách nhiệm cho dự án đó? Có hạn chót để hoàn thành hay không? Có ngày bắt đầu hay không?  Thời gian dự kiến để hoàn thành dự án là như thế nào?  Nó sẽ tốn kém như thế nào và bạn có đủ nguồn lực không?  Ngoài tiền, nó cần những nguồn lực nào khác và bạn có những nguốn lực đó không?  Đánh giá thành công như thế nào?  Những dự án nào sẽ phải tạm ngừng lại để hoàn thành dự án này?  Những lựa chọn cho việc hoàn thành dự án này là như thế nào? Mình có thể trao đổi lấy ý kiến từ ai? Mình có thể giao phó công việc cho những ai?