Kỹ năng đàm phán giao kết hợp đồng

Kỹ năng đàm phán giao kết hợp đồng 1. Nội dung thương lượng Trong thương mại, nội dung các cuộc thương lượng thường liên quan đến: Tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, bao hàng, giá cả, thanh toán, bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng. 2. Các phương thức tiếp cận • Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach) Theo cách này, các bên tìm cách xích lại gần nhau, cộng tác với nhau để tìm ra tiếng nói chung, đáp số chung để rồi bên nào cũng có lợi. Cách tiếp cận này còn gọi là “ Thắng – Thắng” (win- win). • Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach) Theo cách này, một bên lấn át bên kia, áp đặt giải pháp của mình cho đối tác của mình khiến cho đối tác rơi vào tình trạng bất lợi. Cách tiếp cận này còn gọi là “ Thắng – thua” (Win- Lost). Hiện nay cách tiệp cận hợp tác thường được ưa chuộng hơn trong đàm phán. 3.Các giai đoạn đàm phán (áp dụng chủ yếu với đàm phán trực tiếp). Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định 80% kết quả đàm phán. trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ năng về 3 mặt sau: • Thu thập thông tin về: - Mục đích của đối phương. - Đối phương là ai và đại diện cho đối phương là người như thế nào. - Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phương. - Khuynh hướng thị trường ra sao. - Đối phương biết những thông tin gì về mình, biết đến đâu. - Và những thông tin cần thiết khác. • Chuẩn bị chiến lược: - Xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược ( strategic thinking) hay tư duy ứng phó ( ineremental thinking). - Xác định thái độ của mình sẽ dùng trong thương lượng: Hăng hái, nhiệt tình hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh. • Chuẩn bị kế hoạch: - Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, thương lượng: yêu cầu tối đa , tối thiểu, giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất v.v... - Xác định những nhượng bộ có thể phải thực hiện và những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó v.v... - Sắp xếp nhân sự cho cuộc đàm phán. - Bố trí công việc tiếp cận. Các giai đoạn đàm phán • Các nguyên tắc cần thực hiện: - Lễ phép , lịch sự. - Hoà khí và thiện cảm. - Không xa rời mục đích đã định. - Chủ động. • Các cách mở đầu các cuộc đàm phán: - Mở đầu làm dịu căng thẳng + Mở đầu kiếm cớ + Mở đầu kích thích trí tưởng tượng của đối phương. + Mở đầu trực tiếp ( Nghĩa là nhanh chóng đi vào nội dung). - Khi đàm phán cần tranh thủ sự đồng tình của đối phương về từng vấn đề. Các phương pháp thường dùng là: + Trình bày lưu loát với vẻ bề ngoài thật thà, tốc độ nói vừa phải, không nên quá chậm hay quá nhanh. + Khéo léo sử dụng chữ “nhưng”. + Để nêu ra yêu cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm yêu cầucủamình. + Nêu ra những câu hỏi để đối phương trả lời và thuyết phục chính họ. + Đưa ra phương án để đối phương tự chọn. + Cuối cùng cần thúc đẩy đối phương đưa ra quyết định bằng văn bản. - Thái độ cần có của người đàm phán (Theo kinh nghiệm của Gavin Kenedy – một nhà thương lượng kinh doanh quốc tế lâu năm, đồng thời là giảng viên có uy tín của Đại học Statholyde- Anh và một số nhà thương lượng kinh doanh quốc tế nổi tiếng khác): + Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên. + Tìm hiểu các phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác nước ngoài. + Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất. + Không nên có nụ cười vô nghĩa ( đặc biệt khi làm việc với các đoàn Châu Âu). + Có sự quan tâm đặc biệt hơn đến các thành viên nữ trong đoàn đàm phán của đối phương. + Phản ứng lịch thiệp đối với các sai trái của đối phương đặc biệt nếu đánh đó là những thiếu hiểu biết của họ về phong tục tập quán của ta. + Không tham gia tranh luận những vấn đề chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc... trong quá trình đàm phán. + Bao giờ cũng có thể nói “ không” với một vấn đề còn đang nghi vấn. + Trong đàm phán, thường xuyên quan sát một cách kín đáo và tế nhị cách cư xử và hành động của đối tác để có thể điều chỉnh kịp thời, hợp lý cách cư xử của mình. + Cố gắng thích ứng với nhịp độ của đối tác. + Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định nêu bên đối tác hiểu được tiếng nước mình. Điều này còn thể thiên sự không nhất quán giữa các thành viên trong đoàn. + Nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương. + Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối tác chấp nhận được. + Cố gắng vận dụng những kỹ năng thương lượng, thuýêt phục tích luỹ được. + Phải phát triển kỹ năng thương lượng để được thế giới thừa nhận. + Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời gây được sự thoả mãn của đối phương. + Phải luôn cố gắng làm việc hết sức mình để thực hiện những điều khoản trong hợp đồng mà bạn đã thương lượng và thoả thuận. + Khi quyết định đường lối kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt là ở những nơi mà kỷ cương xã hội nơi lỏng hơn nơi khác, hãy làm theo cái mà bạn cảm thấy tiện lợi hơn là cái mà bạn cảm thấy đúng sai. Để đạt được những kỹ năng trên, điều quan trọng là phải hiểu biết văn hoá đặc biệt là văn hoá kinh doanh của đối phương. Các nhà thương lượng có thể tìm hiểu các vấn đề này ở trang web sau: Trang Web này cho biết rất rõ tập quán, lễ tiết kinh doanh của hầu hết các nước trên thế giới và sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc hiểu biết đối tác để đàm phán thành công. Giai đoạn sau đàm phán • Cần tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên cũng cần phải tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều khoản thoả thuận đó. • Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và phải đối chiếu kiểm điểm cùng đối phương hàng kỳ. • Rút ra bài học để tự hoàn thiện mình. 4. Các hình thức đàm phán Đàm phán giao dịch qua thư tín Khi sử dụng thư tín để đàm phán, giao dịch cần phải nhớ rằng thư từ là “ sứ giả của mình” đến với đối tác, người ta sẽ đánh giá, phê phán mình qua những thư từ mình đã gửi đến. Do vây, cần phải lưu ý hết sức trong việc viết thư và gửi thư. Pahỉ đảm bảo những yêu cầu lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn. • Lịch sự về hình thức: - Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo. Chú ý màu của giấy viết vì mỗi nơi có những màu giấy được coi là sang trọng và lịch sự khác nhau. - Tiêu đề phải in rõ ràng và đầy đủ tên, địa chỉ, điện tín của doanh nghiệp. - Thư chỉ nên viết trên một mặt giấy. - Mỗi thư chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh. - Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc nhưng cũng tránh cầu kỳ. - Nên sử dụng thứ tiếng đối phương quen dùng để viết thư. • Chính xác về nội dung: Nội dung thư cần chính xác, rõ ràng, khúc chiết, đầy đủ nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có từng cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan đến buôn bán như đơn vị đo lường, cách bao gói, cách trả tiền, sự phân chia các chi phí trong giao nhận bốc dỡ... Bởi vậy, khi đề cập đến mỗi vấn đề, cần phải thật chi tiết, rõ ràng, cụ thể về quan niệm của mình và những yêu cầu do mình đặt ra. Không bao giờ nên nghĩ rằng chắc đối phương cũng hiểu vấn đề này như mình hiểu. • Khẩn trương trả lời thư: Việc chậm hoặc quên trả lời thư sẽ gây ấn tượng xầu cho đối tác, từ đó ảnh hưởng đến việc mở rộng quan hệ với nhiều đối tác của công ty. • Kiên nhẫn: Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề. Kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài. Giao dịch đàm phán qua điện thoại Chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết v.v... Cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận (trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định đã đưa ra trong trao đổi). Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. (Xem phần 3: “Các giai đoạn đàm phán” trình bày ở trên). 5. Nghệ thuật đàm phán Đàm phán theo phong cách Á Đông Các kỹ năng cần chú ý: • Khi chưa thể đàm phán bằng tiếng nước ngoài hãy rèn luyện cách nói đối thoại hiệu quả thông qua phiên dịch. • Đừng xem câu nói “Yes” là sự cam kết xác nhận. Những cử chỉ gật đầu kèm theo tiếng đệm như “ Yes, yes, yes”( tiếng Anh); “ Hais, hais, hais” ( tiếng Nhật) hay “ Tuay, tuay, tuay” ( tiếng Trung quốc) hoặc “ Vâng, vâng” (Tiếng Việt Nam) chỉ là sự thông hiểu, sự lịch thiệp đối với người bạn nói và để cuộc nói chuyện thêm dễ dàng chứ không hề có nghĩa là đối phương hoàn toàn đồng ý với mình. • Phải tạo được cuộc đối thoại hai chiều một cách thoải mái bằng cách: Chú ý lắng nghe một cách tích cực, biết đệm bằng những câu hỏi hợp lý; nói chậm vừa phải sử dụng những lời từ chối nhẹ nhàng, lịch thiệp,; biết khen ngợi và chúc mừng cả nhóm ( không nên khen riêng một ai và không nên buộc tội, trách cứ một ai); tránh huyênh hoang tự ca ngợi mình; phải biết xin lỗi khi cần thiết và đừng tỏ ra tức giận một cách công khai v.v... • Khi đàm phán nên dùng những từ rõ ràng, trực tiếp, tránh dùng thành ngữ và tiếng lóng. • Cố gắng tạo niềm tin và gây dựng bầu không khí thân mật khi bước vào đàm phán bằng cách: Tìm hiểu trước về nước chủ nhà; Gặp gỡ, nói chuyện riêng với các đối tác; Biết xen vào những câu thăm hỏi gia đình v.v... đúng lúc, đúng chỗ. Đàm phán theo phong cách Âu – Mỹ Đặc điểm đặc trưng của người Âu – Mỹ là tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao chủ nghĩa cá nhân. Dưới đây xin giới thiệu một vài đặc điểm phong cách của người Mỹ để tham khảo: - “ Tôi có thể làm một mình”: Nhiều người Mỹ tin rằng họ có thể giải quyết các tình huống đàm phán một mình nên loại đàm phán này chiếm tỷ trọng lớn trong các cuộc đàm phán. - “ Cứ gọi tôi là John”: Người Mỹ đánh giá cao sự thân mật và bình đẳng trong quan hệ giữa người với người. Vì vậy họ cố gắng làm cho mọi người cảm thấy thoải mái bằng cách hạ thấp sự phân biệt chức vụ. - “ Xin ý kiến cấp trên”: Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu khi giữa cuộc đàm phán bên kia nói “ Tôi còn phải xin ý kiến cấp trên” Điều này có nghĩa người ra quyết định không hiện diện. - “ Đi thẳng vào vấn đề”: Người Mỹ rất quý thời gian nên không thích nói quanh co mà muốn đi thẳng vào trung tâm vấn đề một cách nhanh chóng. - “ Đặt danh thiếp của bạn lên bàn”: Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán. - “ Đừng ngồi đó im lặng, hãy nói đi”: Người Mỹ không thể làm việc tốt khi đối phương im lặng trong đàm phán. - Người Mỹ đánh giá cao sự bền bỉ, kiên định. Vì vậy bạn đừng bỏ cuộc giữa chừng, hãy cố gắng theo đuổi công việc đến cùng. - Trong đàm phán, người Mỹ thường tách vấn đề ra nhiều phần nhỏ rồi tiến hành tấn công từng phần một. - Với người Mỹ công việc là công việc. Muốn hiểu thêm chi tiết về phong cách đàm phán của giới kinh doanh các nước trên thế giới, doanh nghiệp có thể tham khảo các điạ chỉ sau: CÁC ĐIỀU KHOẢN CHÍNH CỦA HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1. Điều khoản tên hàng (Commodity) Dưới đây là các cách quy định điều khoản tên hàng thường dùng trong hợp đồng mua bán quốc tế: • Ghi tên thương mại kèm theo tên thông thường và tên khoa học của hàng hoá. • Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó. Ví dụ: nước mắm Phú Quốc. • Ghi tên hàng kèm theo tên hãng sản xuất ra nó. Ví dụ : xe máy Honda. • Ghi tên hàng kèm theo quy cách chính của hàng hoá đó. Ví dụ: xe tải 10 tấn. • Ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng hóa. Ví dụ: Lưỡi cưa để cưa gỗ có đầu. • Ghi tên hàng kèm theo mã số của hàng đó trong danh mục hàng hoá thống nhất. Ví dụ: Mô tô điện, mục 100.01. Thông thường khi quy định tên hàng, người ta kết hợp các cách ghi trên đây sao cho có thể nói lên chính xác đối tượng mua bán, trao đổi. 2. Điều khoản phẩm chất (Quality or Specification) Các cách quy định điều khoản phẩm chất thường dùng trong hợp đồng mua bán quốc tế: • Quy định phẩm chất theo mẫu: Theo tập quán quốc tế, người ta ký và đóng dấu vào 3 mẫu hàng, một giao cho người bán lưu, một giao cho người mua và một giao cho người thứ ba được hai bên thoả thuận chỉ định giữ mẫu để phân xử khi cần thiết. Trong hợp đồng có hai cách ghi: - Y hệt như mẫu: As per sample - Khoảng như mẫu : About as per sample. • Quy định theo tiêu chuẩn hoặc phẩm cấp: Cần ghi chính xác số hiệu tiêu chuẩn và năm ban hành tiêu chuẩn hoặc phẩm cấp đó. Ví dụ: Xi măng Việt Nam mác P.400 theo TCNN 2235/77. • Quy định theo quy cách hàng hoá. • Quy định theo hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá. • Quy định theo số lượng thành phần có thể thu được từ hàng hoá đó. • Quy định dựa vào hiện trạng hàng hoá. • Quy định dựa vào sự xem hàng trứơc (còn gọi là phương pháp “ đã xem và đồng ý”- Inspected, Approved). • Quy định theo dung trọng hàng hoá (Dung trọng là trọng lượng tự nhiên của một đơn vị dung tích). Ví dụ: Hạt tiêu trắng dung trọng 550g/ml. • Quy định dựa vào tài liệu kỹ thuật: Người ta thường ký và đóng dấu vào tài liệu kỹ thuật và quy định rằng tài liệu kỹ thuật đó là bộ phận không tách rời hợpđồng. • Quy định dựa vào nhãn hiệu hàng hoá: Ngoài tên hàng + nhãn hiệu cần ghi rõ năm sản xuất và series sản xuất của loại hàng có nhãn hiệu đó. • Quy định dựa vào mô tả hàng hoá. • Thông thường phẩm chất hàng hoá đựơc quy định theo cách kết hợp các quy định trên với nhau để nói lên chính xác mặt chất của đối tượng – hàng hoá mua bán. 3. Điều khoản số lượng (Quantity) Điều khoản số lượng thường gồm các nội dung: Đơn vị tính; Số lượng; Địa điểm xác định số lượng; Tỷ lệ miễn trừ (nếu có); Cách xác định trọng lượng. • Đơn vị tính số lượng: - Số lượng hàng hoá có thể tính bằng: + Cái, con, chiếc, hòm, kiện.... + Đơn vị đo chiều dài, trọng lượng, thể tích và dung tích. Cần hiểu rõ các hệ thống đo lường thường dùng trong buôn bán quốc tế. Ngoài các đơn vị thuộc mét hệ còn có hệ thống đo lường của Anh, Mỹ... - Ví dụ: + Đơn vị đo chiều dài : inch ( 2,54 cm); foot ( 12 icnh = 0,34 m); Yard ( 3 feed = 0,914 m); Mile ( 1,609 km). Đơn vị đo dung tích: Gallon ( Anh: 4,546 lít; Mỹ 3,785 lít); Bushel ( Anh: 3,637 decalit. Mỹ: 3,523 lít); Barrel ( 158.98 lit). + Đơn vị đo khối lượng ( trọng lượng): Grain ( 0,1648 gram) ; Dram ( 1,772 gram); ounce (28,350 gram trong buôn bán hàng thông thường và 31,1035 gram trong buôn bán vàng bạc); short ton (1,016,047 kg); pound ( 453,59 gram)... + Đơn vị tính số lượng tập hợp : Tá (12 cái); Gross (12 tá)... • Số lượng: - Các cách quy định số lượng bằng mua bán trong hợp đồng mua bán quốc tế: + Quy định số lượng cụ thể. + Quy định số lượng phòng chừng: Các bên có thể giao nhận hàng hoá theo một số lượng cao hoặc thấp hơn số lượng quy định trong hợp đồng. Khoảng chênh lệch đó gọi là dung sai. Các chữ cái thường dùng “ khoảng chừng” (about), “xấp xỉ” ( approximately), “hơn kém” ( more less ), “ cộng trừ” (plus, minus) “ hoặc từ....đến...” Hợp đồng quy định rõ ai có quyền lựa chọn dung sai, giá dung sai tính theo giá thị trường khi giao hàng hay tính theo giá hợp đồng. • Địa điểm xác định số lượngvà trọng lượng: Hợp đồng có thểquy định: + Trọng lượng được xác định ở nơi gửi hàng ( trong lúc bốc – shipped weight). Mọi rủi ro về lượng đối với hàng hoá trong quá trình chuyên chở do người mua phải chịu. Giấy chứng nhận trọng lượng do .... ( tên cơ quan giám định) cấp ở cảng đi có giá trị pháp lý cuối cùng ràng buộc các bên. + Hoặc trọng lượng được xác định ở nơi hàng đến ( trọng lượng dỡ – landed weight). Mọi rủi ro về lượng đối với hàng hoá trong quá trình chuyên chở do ngườibán chịu. Giấy chứng nhận trọng lượng do .....( tên cơ quan giám định ) cấp ở cảng đến có giá trị pháp lý cuối cùng ràng buộc các bên. + Tỷ lệ miễn trừ ( franchise): chỉ quy định trong hợp đồng đối với một số loại hàng nhất định. + Ý nghĩa của tỷ lệ miễn trừ: Người bán được miễn trách nhiệm nếu mức hao hụt tự nhiên thấp hơn tỷ lệ miễn trừ đã được quy định. • Cách xác định trọng lượng: - Có hai cách xác định trọng lượng hàng hoá mua bán thường được quy định trong hợp đồng: + Trọng lượng cả bì: Trọng lượng của hàng hoá cùng với trọng lượng các loại bao bì hàng hoáđó. + Trọng lượng tịnh: Trọng lượng thực tế của hàng hoá, bằng trọng lượng cả bì trừ đi trọng lượng bao bì. Hợp đồng mua bán có thể quy định cụ thể hơn trọng lượng tịnh là: Trọng lượng tịnh thuần tuý (net net weight): Chỉ bao gồm trọng lượng của bản thân hàng hoá, không có bất kỳ loại bao bì nào. Trọng lượng tịnh nửa bì : Bao gồm trọng lượng của bản thân hàng hoá cộng với trọng lượng của những bao bì vật liệu trực tiếp. - Cách xác định trọng lượng bì: + Trọng lượng bì thực tế ( actual tare): Đem cân tất cả bao bì rồi tính tổng số lượng bao bì. + Trọng lượng bì quen dùng ( customary tare): Trong số toàn bộ bao bì, người ta rút ra một số bao bì nhất định để cân lên tính bình quân. + Trọng lượng bao bì ước tính ( estimated tare) :Tính trọng lượng bao bì bằng cách ước lượng không qua cân thực tế. + Trọng lượng bao bì ghi trên hoá đơn ( invoiced tare): Trọng lượng bao bì được xác định căn cứ vào lời khai của người bán, không kiểm tra. 4. Điều khoản giao hàng (Shipment or Delivery) Có 3 kiểu quy định thời hạn giao hàng trong buôn bán quốc tế. • Thời hạn giao hàng - Thời hạn giao hàng có định kỳ: Có thể quy định thời hạn giao hàng: + Hoặc vào một ngày cố định, ví dụ: vào ngày 31/01/2007. + Hoặc vào một ngày được coi là ngày cuối cùng của thời hạn giao hàng, ví dụ: không chậm quá ngày 31/01/2007. + Hoặc bằng một khoảng thời gian như: quý 1 năm 2007, tháng 4 năm 2007. + Hoặc bằng một khoảng thời gian nhất định tuỳ theo sự lựa chọn của một trong hai bên, ví dụ: trong vòng 6 tháng sau khi ký hợp đồng tuỳ theo sự lựa chọn của người bán ( within 06 months after concluding, at seller’s option) hay từ tháng 2 đến tháng 7 tuỳ người mua lựa chọn (delivery Feb/ July at Buyer’s option). - Thời hạn giao hàng ngay: + Giao nhanh ( prompt) + Giao ngay lập tức ( immidiately). + Giao càng sớm càng tốt ( as soon as possible- ASAP). + v.v. Các thuật ngữ trên được hiểu theo các cách khác nhau ở từng n ơi, từng vùng. Theo UCP 500, giao ngay ( tất cả các thuật ngữ trên) là “ yêu cầu gửi hàng trong thời gian 30 ngày kể từ ngày mở thư tín dụng). Vì vậy, tốt nhất nên quy định rõ cách hiểu thống nhất giữa các bên khi sử dụng một thuật ngữ nào đó trong hợp đồng. - Thời hạn giao hàng không có định kỳ ( ít dùng) Có thể quy định là: + Giao hàng cho chuyến tàu đầu tiên (Shipment by first available steamer). + Giao hàng khi nào có khoang tàu (Subject to shipping space available). + Giao hàng sau khi nhận được L/C (Subject to the opening of L/C). + Giao hàng khi nào xin được giấy phép xuất khẩu (Subject to export licence). • Địa điểm giao hàng Có các cách quy định địa điểm giao hàng thường dùng trong hợp đồng mua bán quốc tế sau: -Quy định chính xác cảng (ga) giao hàng, cảng (ga) đến, cảng (ga) thông qua. - Quy định nhiều cảng (ga) gửi hàng và nhiều cảng (ga) đến. • Phương thức giao hàng Hợp đồng cần quy định rõ giao hàng là: - Giao hàng toàn bộ (Total shipment). - Giao hàng từng phần (Partial shipment): Cần quy định rõ lượng hàng mỗi chuyến và thời gian mỗi chuyến hàng giao. Hợp đồng còn phải quy định việc giao nhận được tiến hành tại một địa điểm nào đó là giao nhận về chất lượng hay số lượng. Có các cách quy định: - Trọng lượng và chất lượng bốc hàng (Shipped weight and shipped quality). Giấy chứng nhận trọng lượng và giấy chứng nhận chất lượng ở cảng bốc hàng có giá trị pháp lý cuối cùng ràng buộc hai bên. - Trọng lượng và chấtlượng dỡ hàng (Landed weight and landed quality). Giấy chứng nhận trọng lượng và giấy chứng nhận chất lượng ở cảng bốc hàng có giá trị pháp lý cuối cùng ràng buộc hai bên. - Trọng lượng bốc hàng và chất lượng dỡ hàng (Shipped weight and landed quality). Giấy chứng nhận trọng lượng ở cảng bốc hàng và giấy chứng nhận chất lượng ở cảng dỡ hàng có giá trị pháp lý cuối cùng ràng buộc trách nhiệm hai bên. - Trọng lượng dỡ hàng và chất lượng bốc hàng (Landed weight and shipped quality). Giấy chứng nhận trọng lượng ở cảng dỡ hàng và giấy chứng nhận chất lượng ở cảng bốc hàng có giá trị pháp lý cuối cùng ràng buộc trách nhiệm hai bên. • Thông báo giao hàng Cần quy định rõ: - Thời điểm thông báo giao hàng ( thường phải có thông báo trứơc khi nhận hàng và thông báo sau khi nhận hàng). - Số lần thông báo giao hàng. - Những nội dung cần được thông báo trong mỗi lần thông báo. • Những quy định khác về việc giao hàng Ví dụ: - Cho phép chuyển tải (Transhipment allowed)/ - Vận đơn đến chậm được chấp nhận (State bill of lading acceptable). - Vận đơn người thứ ba được chấp nhận (Third party B/L acceptable). 5. Điều khoản giá cả (Price) Điều khoản giá cả thường bao gồm các nội dung: Đồng tiền tính giá; Đơn giá; Phương thức quy định giá; Điều kiện cơ sở giao hàng; Giảm giá (nếu có). • Đồng tiền tính giá. • Đơn giá, tổng giá. • Phương thức quy định giá. - Cần quy định rõ giá áp dụng trong hợp đồng là loại giá nào: + Giá cố định ( fixed price) hay + Giá quy định sau (usance price) - Hợp đồng cần quy định thời điểm và những nguyên tắc xác định giá: + Giá linh hoạt ( flexible price) hay giá có thể chỉnh lại ( revisible price). Hợp đồng phải quy định cụ thể nguồn tài liệu để phán đoán sự biến động giá cả và mức chênh lệch tối đa giữa giá thị trường và giá hợp đồng, khi quá mức này, hai bên có thể xét lại giá hợp đồng. + Giá di động ( sliding scale price). Hợp đồng cần quy định một giá ban đầu ( giá cơ sở- basis price) và quy định cơ cấu của giá đó (như lợi nhuận, chi phí khấu hao, tạp phí .v.v...) đồng thời quy định phương pháp tính toán giá di động sẽ được vận dụng. + Có thể vận dụng hỗn hợp nhiều cách quy định giá ( ví dụ: một phần hợp đồng là giá cố định, còn một phần sẽ được tính theo công thức giá di động v.v...) • Hợp đồng cần quy định rõ điều kiện cơ sở giao hàng có liên quan đến giá cả ( Xem phần thuật ngữ - Điều kiện cơ sở giao hàng theo Incomterms 2000). • Và quy định về giảm giá (nếu có). 6. Điều khoản thanh toán (Payment) Điều khoản trả tiền thường gồm các nội dung sau: - Đồng tiền thanh toán. - Thời hạn thanh toán. - Phương thức thanh toán. - Địa điểm thanh toán. - Điều kiện thanh toán. - Điều kiện đảm bảo hối đoái. • Đồng tiền thanh toán Đồng tiền thanh toán có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá. Nếu đồng tiền thanh toán và đồng tiền tính toán là hai đồng tiền khác nhau, phải quy định tỷ giá quy đổi hai đồng tiền đó. Có thể lựa chọn một trong các cách sau: - Tỷ giá chính thức hay tỷ giá thị trường. - Tỷ giá của công cụ thanh toán. - Tỷ giá ở thị trường tiền tệ nào (nước xuất khẩu hay nước nhập khẩu hay ở nước thứ ba). - Tỷ giá mua vào hay tỷ giá bán ra. - V.v... • Thời hạn thanh toán Cần quy định rõ thời hạn thanh toán là: - Trả tiền trước - Trả tiền ngay - Trả tiền sau - Thời hạn thanh toán hỗn hợp (một phần giá trị hợp đồng trả trước, một phần trả ngay , một phần trả sau) Cần quy định rõ thời gian bên mua phải thanh toán và số lượng tiền thanh toán • Phương thức thanh toán Có thể lựa chọn các phương thức: - Phương thức trả tiền mặt. - Phương thức chuyển tiền. - Phương thức ghi số. - Phương thức nhờ thu. - Phương thức tín dụng chứng từ.