-Chuẩn bị cuốn sách nhỏcung cấp thông tin nhanh vềsựkiện
bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự,
các nội dung phát biểu chủyếu hoặc diễn văn, tiểu sửcủa các
nhân vật quan trọng sẽtham dự, một bản tóm tắt các vấn đề
chính trịvàcác vấn đềquan trọng khác, các bài viết liên quan
đến những vấn đềnày.
-Sau sựkiện, viết thưcảm ơn những người tham gia tổchức sự
kiện nhưcác đại biểu quan trọng vànhân viên.
-Tổchức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo
nhanh vềnhững việc diễn ra đúng và chưa đúng kếhoạch
nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổchức các sựkiện trong tương lai.
45 trang |
Chia sẻ: maiphuongdc | Lượt xem: 4301 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Kỹ năng tổ chức sự kiện, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 1
KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TS. Lưu Kiếm Thanh
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: 04.8357083
NR: 04.8636227
DĐ: 0913045209
E-mail: luukiemthanh@yahoo.com
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 2
Nội dung chương trình
¾1. Sự kiện: mục tiêu và phân loại
¾2. Tổ chức sự kiện
¾3. Những điều cần lưu ý
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 3
Sự kiện: mục tiêu và phân loại1
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 4
Mục tiêu
¾Tổ chức sự kiện - Event Management:
lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội
nghị khách hàng v.v... 1 mảng của PR.
- Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông.
- Crisis Management: quản lý khủng hoảng.
- Government Relations: quan hệ với chính phủ.
- Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty.
- Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư.
- Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
1.1.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 5
Mục tiêu
¾Tổ chức sự kiện: Công cụ tiếp thị
1.1.
Tổ chức những sự kiện đặc biệt -
công cụ phổ biến nhất trong hoạt
động tiếp thị với mục đích là
gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc
dịch vụ của doanh nghiệp, tạo
sự quan tâm hơn nữa từ khách
hàng, từ đó giúp tăng doanh số
bán của công ty.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 6
Mục tiêu
¾Tổ chức sự kiện: Cần có những …
1.1.
¾Tri thức …
¾Kỹ năng …
¾Sức khoẻ
¾…
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 7
Mục tiêu
¾Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng
1.1.
Nhanh nhạy, năng động, sáng
tạo, có đầu óc tổ chức, biết
cách xoay xở tình thế và ứng
phó trong mọi tình huống…,
đó là những phẩm chất của
những người làm công việc
tổ chức sự kiện.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 8
Phân loại
1.2.
¾ Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công.
¾ Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng.
¾ Hội chợ
¾ Hội nghị, hội thảo; họp báo.
¾ Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng.
¾ Biểu diễn nghệ thuật; Trình diễn thời trang.
¾ Chương trình Team building..
¾ Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
¾ Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu.
¾ Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)
¾ Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao).
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 9
Phân loại
1.2.
¾Sự kiện trong nhà
¾Sự kiện ngoài trời
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 10
Tổ chức sự kiện
2.1. Chuẩn bị (Before planning)
¾ Ý tưởng (concept)
¾ Mục đích sự kiện (objective)
¾ Ngân sách (budget)
2.2. Lập kế hoạch (Action plan)
¾ Chương trình nghị sự
¾ Những người tham gia
¾ Điều kiện vật chất
2.3. Triển khai (action)
¾ Tiến hành
¾ Kiểm tra
¾ Đánh giá
2
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 11
Chuẩn bị
2.1.
¾Ý tưởng (concept)
¾Mục đích sự kiện (objective)
¾Ngân sách (budget)
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 12
Chuẩn bị
2.1.
¾Có một lý thuyết
chung ở Mỹ cho rằng
cứ mỗi giờ sự kiện
đòi hỏi phải mất từ
5 đến 10 giờ lập
kế hoạch tổ chức.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 13
ÆÝ tưởng
2.1.
"Trong một thời gian ngắn phải thiết
kế ra một chương trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"
tên của công ty lên từng sản phẩm mà
phải làm sao cho sản phẩm ấy được
"sống" trong sự chiêm ngưỡng của
khách hàng"...
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 14
ÆMục đích
2.1.
"Trong một thời gian ngắn phải thiết
kế ra một chương trình khá hoàn hảo.
Không chỉ đơn thuần là mình "lồng"
tên của công ty lên từng sản phẩm mà
phải làm sao cho sản phẩm ấy được
"sống" trong sự chiêm ngưỡng của
khách hàng"...
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 15
ÆNgân sách
2.1.
Kế hoạch ngân sách (Budget plans)
¾ Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan
trọng để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch.
¾ Xác định được mục tiêu phấn đấu.
¾ Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phí căn cứ trên
các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu
qua các năm trước.
¾ Xác định được lượng vốn và nguồn vốn.
¾ Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham
gia.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 16
Tài chính
Đ
Á
N
H
G
I Á
T
À
I N
G
U
Y
Ê
N
Đ
Á
N
H
G
I Á
T
À
I N
G
U
Y
Ê
N
NHÂN SỰ
BẤT ĐỘNG SẢN
CNTT (IT)
PHÂN PHỐI
TÀI CHÍNH
Có đủ vốn?
Vốn loại nào
(đầu tư/nợ)?
Tình trạng ngâm
vốn? (so với chi-thu)
NGÂN SÁCH = TRỤ CỘTN ÂN SÁC = TRỤ C T
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 17
Mô hình tài chính
M
Ô
H
Ì N
H
T
À
I C
H
Í N
H
M
Ô
H
Ì N
H
T
À
I C
H
Í N
H
TRẢ LƯƠNG
MUA NGUYÊN
VẬT LIỆU
KHẤU HAO
ĐẦU TƯ MỚI
TRẢ CỔ PHẦN
ĐÓNG THUẾ
TRẢ NỢ
¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG
TIỀN MẶT
¾DỰ KIẾN LỜI LỖ
¾BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI
¾BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG
¾DỰ BÁO LƯU LƯỢNG
TIỀN ẶT
¾DỰ KIẾN LỜI LỖ
¾BẢNG CÂN ĐỐI THU CHI
¾BÁO CÁO QUỸ SỬ DỤNG
KIỂM SOÁT
CHI PHÍ/LỢI TỨC
TRẢ LÃI NỢ VAY
THU HỒI VỐN
ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
KIỂM SOÁT
CHI PHÍ/LỢI TỨC
TRẢ LÃI NỢ VAY
THU HỒI VỐN
ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 18
Lập kế hoạch
2.2.
¾Chương trình nghị sự
¾Những người tham gia
¾Điều kiện vật chất
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 19
Lập kế hoạch
2.2.
¾Có một lý thuyết
chung ở Mỹ cho rằng
cứ mỗi giờ sự kiện
đòi hỏi phải mất từ
5 đến 10 giờ lập
kế hoạch tổ chức.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 20
Kế hoạch là gì?
Bản hướng dẫn:
¾ cho ai đó
¾ thực hiện việc gì đó
¾ trong một giai đoạn đã định
¾ với một nguồn vốn
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 21
¾Kế hoạch là dự kiến
hành động, nhưng
không là chính
hành động.
Tính dự phòng
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 22
CÁC YÊU CẦU KẾ HOẠCH
¾Dựa trên các dữ liệu.
¾Đủ thông tin cần thiết.
¾Lập luận có mạch lạc.
¾Hỗ trợ các mục tiêu.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 23
ÆThông tin nội dung
2.2.
AI? WHO
CÁIGÌ? WHAT
Ở ĐÂU? WHERE
KHI NÀO? WHEN
THẾ NÀO? HOW
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 24
ÆThông tin nội dung
2.2.
AI? WHO
CÁIGÌ? WHAT
THẾ NÀO? HOW
Ở ĐÂU? WHERE
KHI NÀO? WHEN
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 25
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.
¾Chỉ định người phụ trách toàn bộ sự kiện, có
thể xử lý mọi việc hoặc đôn đốc thực hiện.
¾Đối tượng: các thành phần có liên quan
¾Quyết định về chủ đề của sự kiện:
Mục đích của sự kiện là gì?
Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
Cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt
khách hàng là gì?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 26
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.
¾ Thời hạn hoàn thành các phần việc khác nhau:
Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
Ngày giờ tiến hành?
Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người
tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các
công việc đang được triển khai.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 27
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.
¾Quy mô sự kiện.
¾Địa điểm. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất
là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm
tra về các công việc chuẩn bị.
¾Trang trí; bài trí; âm thanh; ánh sáng; chụp
ảnh, quay phim, v.v…
¾Thời tiết.
¾Chiến lược giao tiếp; Phiên dịch; Trang phục.
¾Vấn đề an ninh.
¾Vấn đề quà tặng, chiêu đãi…
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 28
Æ Những vấn đề cơ bản – tóm tắt
2.2.
Chủ đề, văn kiện
Chương trình nghị sự
Thành phần- quorum
Giấy mời
Phòng họp
Trang phục
Đón khách
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 29
Æ Những vấn đề cơ bản
2.2.
¾ Chuẩn bị cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện
bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự,
các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử của các
nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các vấn đề
chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài viết liên quan
đến những vấn đề này.
¾ Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự
kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.
¾ Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo
nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch
nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong
tương lai.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 30
Æ Chương trình nghị sự
2.2.
Văn bản liệt kê các nội
dung công việc cần được
tiến hành phù hợp với
mục tiêu của sự kiện.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 31
M« h×nh “Qu¶ chu«ng Ch−¬ng tr×nh nghÞ sù”
(theo John E.Tropman)
Thời gianCông việc
Nguồn lực
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 32
Æ Thành phần tham gia
2.2.
¾Lãnh đạo
¾Khách VIP
¾Hành chính
¾Lễ tân - phục vụ
¾Khách mời
¾Thành phần khác
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 33
Æ Điều kiện vật chất
2.2.
¾Địa điểm (hội trường; sàn diễn…)
¾Trang trí.
¾Bài trí.
¾Thiết bị âm thanh; ánh sáng.
¾Các trang bị khác.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 34
Triển khai
2.3.
¾Tiến hành
¾Kiểm tra
¾Đánh giá
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 35
Tiến hành
2.3. ¾Khai mạc
¾Diễn trình
¾Bế mạc
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 36
Æ Kiểm tra
2.3.
¾Hướng mục tiêu.
¾Đảm bảo CTNS.
¾Bầu không khí.
¾Thủ tục; biên bản.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 37
Æ Đánh giá
2.3.
•Hãy quan sát
một sự kiện
và cho biết:
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 38
Æ Đánh giá
2.3.
1. Chủ tọa:
- Bắt đầu có đúng giờ?
- Mỗi mục CTNS có đủ thời gian?
- Có kiểm soát được sự “lạc đề”?
- Phản hồi “tín hiệu” phát biểu?
- Nghị quyết có rõ ràng?
- Có điềm tĩnh và ngoại giao?
- Kết thúc có đúng giờ?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 39
Æ Đánh giá
2.3.
2. Thư ký:
- Phân phát có đủ tài liệu?
- Có nắm vững trình tự, thủ tục?
- Có tham gia thảo luận?
- Ghi biên bản thế nào?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 40
Æ Đánh giá
2.3.
3. Đại biểu:
- Tham gia tích cực, xây dựng?
- Có ngắt lời người khác?
- Có hiểu vấn đề thảo luận?
- Nhất trí chung hay theo đa số?
- Thái độ đối với CTNS?
- Có tham dự đến cùng?
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 41
Những điều lưu ý
¾Những điều kiện cơ bản
¾Phối hợp các sự kiện
¾10 bí quyết thành công
3
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 42
Những điều kiện cơ bản
Có ba yếu tố để một event có thể được tổ
chức:
¾1) Phải thỏa mãn được yếu tố chính
quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức.
¾2) Khách hàng, tức là người bỏ tiền ra để
tổ chức.
¾3) Đối tượng nhận được thông điệp từ
event.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 43
Phối hợp các sự kiện
¾Để tổ chức một sự kiện thành công, cần
phối hợp các sự kiện. Trong tiếp thị, bạn
có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay
làm công tác đối ngoại (public relations -
PR) mà không cần phải tổ chức một sự
kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng,
cần phải phối hợp cả quảng cáo và PR.
Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác
nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 44
10 bí quyết thành công
¾ 1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và tiếp thị
¾ 2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong
chiến lược tiếp thị hỗn hợp
¾ 3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
¾ 4. Đặt mục tiêu cụ thể
¾ 5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
¾ 6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện
thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày
¾ 7. Quảng bá sự kiện
¾ 8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ
¾ 9. Nhân lực là yếu tố quan trọng
¾ 10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
3/6/2007 Dr LuuKiemThanh/luukiemthanh@yahoo.com 45
Xin trân trọng cảm ơn!
TS. Lưu Kiếm Thanh
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
77-Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: 04.8357083
NR: 04.8636227
DĐ: 0913045209
E-mail: luukiemthanh@yahoo.com
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- to_chuc_sukien_6593.pdf