Kỹ năng trong giao tiếp và thương lượng

KỸ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ THƯƠNG LƯỢNG I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI CÓ KỸ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ THƯƠNG LƯỢNG: Thương lượng là một nghệ thuật, nó được hoàn thiện nhờ kinh nghiệm thực tiễn. Đến thế kỹ XII, thương lượng được nghiên cưú như một bộ môn khoa học. Các kết quả đó đã có những đóng góp rất đáng kể cho thực tế thương lượng. Cụ thể nhất là hai lĩnh vực: Thứ nhất, trang bị một quá trình toàn diện về đàm phán, trang bị những kiến thức và hiểu biết về các mối quan hệ giữa các yếu tố chủ chốt trong thương lượng, giúp các nhà thương lượng dự báo được kết quả, hoàn thiện công việc chuẩn bị và thực hiện thương lượng. Thứ hai, nhờ kết hợp lý luận và thực tiễn giúp các nhà thương lương tập trung mở rộng những lợi ích tổng thể, tìm kiếm những giải pháp tốt nhất, cân bằng và đôi bên cùng chấp nhận được, giúp kỹ thuật thương lượng đạt được những tiến bộ rất đáng hài lòng. Thực vậy chính nhờ kỹ năng trong giao tiếp và thương lượng, kết hợp với tư chất thương lượng bẩm sinh mà những nhà thương lượng đại tài luôn “chiến thắng” trên bàn thương lượng. “Chiến thắng” ở đây có nghĩa là được bên còn lại tự nguyện chấp nhận một số nhiều những điều mà lúc đầu còn bất đồng.Với những tầm quan trọng vừa kể trên, kỹ năng trong giao tiếp và thương lượng hay kỹ thuật thương lượng ngày càng được đầu tư nghiên cưú trong xã hội vốn xem thương trường là chiến trường như ngày nay. II. KĨ NĂNG TRONG GIAO TIẾP VÀ THƯƠNG LƯỢNG 1. Kỹ năng lắng nghe: Trong giao tiếp người ta thường dùng gần một phân nữa thời gian cho việc lắng nghe, phân nữa thời gian còn lại dùng cho việc nói, đọc và viết. Thế nhưng mọi người lại dành rất ít thời gian cho việc rèn luyện kỹ năng lắng nghe. Chúng ta chưa biết đấy chứ lắng nghe có rất nhiều lợi ích, như có thể thỏa mãn được nhu cầu của đối tượng, khai thác thông tin, tạo mối quan hệ tốt v.v... Không có gì chán bằng khi mình nói mà không ai thèm nghe, bạn thử đặt mình vào địa vị của người nói thử xem, bạn sẽ cảm thấy như thế nào khi không ai thèm lắng nghe mình nói, hoặc lắng nghe một cách không thật lòng. Vì vậy bạn cần phải biết lắng nghe người khác nói, điều đó chứng tỏ bạn tôn trọng và có thể thỏa mãn nhu cầu tự trọng của họ. Cũng như trong một công ty, nếu cấp dưới nghe mệnh lệnh của cấp trên, cấp trên tiếp thu đầy đủ và chính xác những ý kiến đóng góp của cấp dưới thì nhà quản trị và nhân viên sẽ hoàn thành tốt công việc của miønh hơn và hạn chế lỗi hoặc hạn chế việc bỏ sót thông tin. Đồng thời việc lắng nghe giúp chúng ta thu thập được nhiều thông tin hơn. Vì vậy bạn cần phải biết khuyến khích người ta nói bạn sẽ có thêm nhiều thông tin bổ ích hơn. Điều đó rất có lợi cho việc quyết định của bạn hơn. Nhà quản trị biết lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên thì sẽ thu được nhiều thông tin và sẽ có những biện pháp kịp thời để đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Hơn nữa nó còn tạo ra một mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản trị và nhân viên. Một khi đã tạo ra được mối quan hệ tốt đẹp thì việc hợp tác trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống hàng ngày sẽ có kết quả tốt đẹp. Mỗi ngưới có tính cách, tính nết khác nhau, mà những điều đó thường bộc lộ rõ ra khi họ đang nói, vì vậy chúng ta cần phải biết lắng nghe để có thể hiểu họ và giải quyết những mâu thuẩn không nên có do việc không hiểu nhau hoặc khác nhau về tính cách quan điểm. Trong cuộc sống hàng ngày cũng như trong kinh doanh, do việc không ai chịu lắng nghe ai nên dẫn đến hiểu lầâm và gây bất đồng với nhau. Do đó hai bên cần phải biết lắng nghe để góp ý và tìm ra nguyên nhân để giải quyết những mâu thuẩn đó. Trong thương lượng cũng vậy! Chúng ta phải biết lắng nghe để xác định mục đích của đối tác là gì, nhu cầu của đối tác ra sao và thoả mãn điều đó như thế nào! Điều này thật sự là tối quan trọng. Chính vì vậy, ta không phải ngạc nhiên khi thấy phương châm hành động của Prudential là “luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu”- có lắng nghe bạn mới có thể thấu hiểu, có thấu hiểu bạn mới có thể thành công trong thương lượng. 2. Kỹ năng đặt câu hỏi: Không phải chỉ việc lắng nghe không là đủ, mà cần phải biết đặt những câu hỏi để nhằm khai thác thông tin tiềm ẩn trong bộ não của con người. Nhưng chúng ta không nên dùng những câu hỏi khó trả lời và gây cho người khác sự nghi ngờ mà bạn hãy bắt đầu bằng một câu hỏi dễ. Những câu hỏi dễ sẽ giúp người khác có cơ hội trả lời đúng đắn một cách dễ dàng, từ đó chúng ta làm cho dối tượng cảm thấy thoải mái, bớt căng thẳng và tự tin hơn. Khi cả hai đang cuốn hút vào câu chuyện thì lúc đó bạn cần phải biết dặt những câu hỏi để có được những tin tức đầy đủ và chính xác. Chúng ta có thể dùng nhiều loại câu hỏi như: câu hỏi hẹp, câu hỏi trực tiếp, câu hỏi gián tiếp. Nhưng để khai thác thông tin hiệu quả hơn người ta thường dùng những câu hỏi có cấu trúc thấp vì nó bắt người khác phải động não dữ dội và làm cho anh ta cung cấp thông tin nhiều hơn là anh ta muốn. Ví dụ như câu hỏi gợi mở, loại câu hỏi này thường nêu ở phần đầu cuộc gặp gỡ nhằm xây dựng mối quan hệ hài hòa, nó làm dễ dàng cho người đối thoại vì anh ta được phép tự quyết định nên nói gì. Ngoài ra còn nhiều dạng câu hỏi khác như câu hỏi chuyển tiếp, câu hỏi tóm lược ý, câu hỏi tiếp xúc v.v... Trong thương lượng, đây chính là một trong những chiếc chìa khóa dẫn đến sự thành công cho nhà thương lượng. Chúng tôi không đi sâu vào kỹ năng này vì nó sẽ được làm rõ hơn qua phần thuyết trình của nhóm 5- thương mại 2. 3. Kỹ năng diễn thuyết và báo cáo miệng: Trong lúc lắng nghe và đặt câu hỏi bạn cần phải biết cách ăn nói sao cho gây ra được sự truyền cảm và giúp người ta cuốn hút vào câu chuyện. Việc nắm vững những kỹ năng nói cũng giúp cho bạn gặt hái nhiều thành công nhất định trong hoạt động quản trị kinh doanh của mình. Trong quá trình diễn thuyết, những lời nói đầu tiên không chỉ đơn thuần là nhập đề mà còn phải gây được sự quan tâm và chiếm được cảm tình của ngưới lắng nghe, đồng thời phải lôi cuốn được họ, làm cho họ quan tâm và thích thú. Để duy trì sự chú ý của người nghe, bạn cần triển khai nội dung sao cho người nghe phải tự hỏi “A! rồi sao nữa?”, “vì sao vậy ?” v.v... Trong nghệ thuật diễn thuyết, giọng nói đóng vai trò quan trọng, tiếng nói càng to càng mạnh thì càng dễ làm rung chuyển người nghe, giọng nói đủ lớn đi từ giọng trầm đến giọng cao, đặc biệt phải có nhiều âm sắc vì chính âm sắc đã làm cho giọng nói dễ thương hay dễ ghét. Ngoài ra còn phải biết cách nhấn giọng cho đúng, ngắt quãng thích hợp, cách dùng ngữ điệu và uốn giọng cho phù hợp với ý nghĩa của câu nói. Trong khi nói cũng cần tạo vẻ mặt tươi cười, đừng tỏ ra hậm hực cũng như vẻ mặt lo sợ nghiêm trọng sẽ làm cho người khác cảm thấy khó chịu hoặc sẽ nhận ra những khuyết điểm của mình. Nhà thương lượng cũng là nhà thuyết khách, là người luôn phải dùng giọng nói của mình để thuyết phục đối tác, sao cho luôn đạt được những thỏa thuận có lợi nhất. Khi có kỹ năng diễn thuyết, nhà thương lượng sẽ chủ động trong thỏa thuận, sẽ điều tiết được nhịp độ, và quan trọng hơn là luôn khiến đối tác tin cậy và đồng ý với những ý kiến của ta. 4. Kỹ năng giao dịch bằng thư tín: Trong thời kỳ kinh tế mở cửa, nhà kinh doanh không chỉ giao dịch trong nước mà còn ra nước ngoài. Vì vậy nhu cầu trao đổi thư tín càng trở nên cấp bách. Ngoài kỹ năng nói nghe, nhà quản trị cũng cần rèn luyện cả kỹ năng viết nữa. Nhưng trước hết chúng ta cũng cần phải biết kết cấu và nguyên tắc của một lá thư thương mại như thế nào. Ý tứ khi viết thư phải rõ ràng, phải làm cho người nhận hiểu được thông tin, đồng thời thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật nét chính của vấn đề cần thảo luận. Ngoài ra cũng cần phải đúng và chính xác về thời gian, ngày giao hàng, bảng giá v.v... Các ý trong thư phải nhất quán với nhau, phải viết lịch sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia , cần phải dùng từ đơn giản mà cả hai bên đều hiểu. Tùy theo từng loại thư mà chúng ta cần phải viết thư sao cho phù hợp, nội dung dễ hiểu, không được viết những gì mà bản thân không chắc chắn đúng. Trong kí kết hợp đồng, việc thương lượng thông qua thư tín cũng không có gì mới mẻ. Do đó, kỹ năng viết cũng là một kỹ năng không thể thiếu đối với một nhà thương lượng. Qua đó, nhà thương lượng phải biết chính xác nhu cầu của mình, của đối tác và thể hiện nó một cách chính xác, cô đọng và dễ hiểu. Tóm lại Một nhà thương lượng thành công thì cần có những kỹ năng sau: - Kỹ năng lắng nghe - Kỹ năng đặt câu hỏi - Kỹ năng diễn thuyết và báo cáo miệng - Kỹ năng giao dịch bằng thư tín Bên cạnh đó, nhà thương lượng cũng cần có những phẩm chất như : tỉnh táo, sáng suốt, tạo niềm tin, tính quyết đoán, làm chủ bản thân, làm chủ cảm xúc, thận trọng và lịch thiệp. Những kỹ năng này không phải sinh ra đã có, nó chính là kết quả của một quá trình rèn luyện lâu dài, là kết tinh của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh. Điều cuối cùng mà chúng tôi muốn gửi đến các bạn, đó là: những nhà doanh nghiệp, những nhà thương lượng tương lai, hãy không ngừng vươn lên tự hoàn thiện những kỹ năng của mình vì đó chính là những chiếc chìa khoá dẫn đến sự thành công !!! MỖI SỐ LỖI THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG 1. Không tự mình soạn thảo Thông thường, bạn nên tự soạn thảo bản dự thảo đầu tiên của hợp đồng, bởi như vậy bạn sẽ có nhiều lợi thế trong khi đàm phán, đồng thời còn có thể đưa ra những điều khoản có lợi nhất cho mình. Hơn nữa, tự mình soạn thảo hợp đồng thường có hiệu quả về mặt chi phí tốt hơn so với việc nghiên cứu, chỉnh sửa hợp đồng khi thuê luật sư soạn thảo. Về lâu dài, bạn nên sử dụng dịch vụ soản thảo hợp đồng hoặc thuê tư vấn. Điều đó sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh những lỗi sai không cần thiết. 2. Điều khoản thanh toán không rõ ràng Hầu hết mọi người đều hiểu rằng các điều khoản thanh toán là phần không thể thiếu trong hợp đồng và không được phép bỏ qua hay để tới tận khi ký kết hợp đồng mới xem xét. Một hợp đồng chặt chẽ thì các điều khoản thanh toán phải được quy định rõ ràng, như tránh những quy định tối nghĩa về số tiền sẽ được nợ, hay phải có công thức rõ ràng để xác định số nợ; đưa ra các điều khoản quy định rõ ràng số tiền được nợ là bao nhiêu và nợ tới khi nào; các hình thức chế tài nếu một bên không thanh toán hay thanh toán chậm; quy định phân chia trách nhiệm thanh toán các khoản thuế liên quan tới hợp đồng. 3. Thiếu các điều khoản chung Hợp đồng phải có các điều khoản chung. Đó không chỉ là các căn cứ pháp luật mà còn là những vấn đề cơ bản quyết định việc tham gia vào hợp đồng, bao gồm: - Lý do ký kết hợp đồng với đối tác là gì? - Đối tác có kinh nghiệm tham gia hoạt động lĩnh vực kinh doanh này không? - Đối tác cam kết sẽ làm gì cho bạn và bạn cam kết làm gì cho đối tác? - Khi nào các bên đồng ý thực hiện hợp đồng? - Có những chi tiết đặc biệt nào được thảo luận trong quá trình đàm phán hợp đồng để đi đến quyết định ký kết hợp đồng? - Có thời hạn cụ thể trong việc giao nhận hàng hoá hay dịch vụ không? - Có sự việc hay điều kiện nào diễn ra trước khi bạn phải thực hiện các nghĩa vụ của mình không? 4. Suy diễn Đừng suy diễn khi soạn thảo hợp đồng. Như vậy có nghĩa là bạn phải quy định rõ ràng tất cả các nghĩa vụ và các tình huống giả định trong hợp đồng. Ví dụ: Nếu bạn mua của đối tác một thiết bị nào đó thì đừng nghĩ rằng họ sẽ phải giao kèm theo những phần mềm hay phụ tùng liên quan. Hãy quy định rõ ràng. - Đối tác không cần biết bạn sẽ thiệt hại như thế nào nếu như họ giao hàng chậm. Quy định thời hạn rõ ràng là điều khoản không thể thiếu trong hợp đồng. - Nếu các bên đồng ý vận chuyển và giao hàng tại một địa điểm nhất định, nên có quy định rõ ràng về địa điểm giao hàng và chi phí vận chuyển do bên nào chịu. Trong giai đoạn đàm phán, nếu chưa hiểu rõ điều khoản nào của hợp đồng, hãy hỏi lại cho kỹ và ngược lại, nếu đối tác chưa hiểu điều nào, bạn hãy giải thích cho rõ. Đừng cho rằng đối tác hiểu tất cả những gì bạn nói. Sau đó hãy quy định rõ trong hợp đồng. 5. Bỏ sót một số điều khoản - Trong trường hợp tranh chấp, bên thua kiện phải trả chi phí thuê luật sư của bên thắng kiện. - Tất cả những sửa đổi của hợp đồng phải được lập thành văn bản. - Không được chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba. 6. Không đàm phán mọi thứ Nên nhớ rằng không có điều gì là không thể đàm phán. Mọi thứ, thậm chí cả những điều mà đối tác khẳng định không thể thì vẫn có thể đàm phán. Với bạn, một số phần của hợp đồng có thể quan trọng hơn các phần khác, nhưng nên nhớ là tất cả các phần đều trở nên quan trọng nếu có tranh chấp xảy ra. Do vậy, trong giai đoạn đàm phán nên xác định trước những vấn đề nào không thể chấp nhận và những vấn đề nào có thể chấp nhận MUỜI MẸO TRONG ĐÀM PHÁN Một trong những kỹ năng chủ chốt không thể thiếu được trong lĩnh vực kinh doanh là khả năng đàm phán của những nhà lãnh đạo. Đàm phán có thể hiểu một cách đơn giản là sự cố gắng đưa ra những ý kiến nhằm bảo vệ quan điểm của mình đến cùng. Nhưng trên thực tế khi vấp phải những vấn đề về đàm phán thì những nhà quản lý lại đổ lỗi cho sự khác biệt văn hoá mà không nhận ra được nguyên nhân lại chính là kỹ năng yếu kém trong đàm phán.Nhằm giúp cải thiện đáng kể vấn đề này, sau đây là một số mẹo nhỏ để bạn tham khảo. Nêu rõ quan điểm Để đạt được hiệu quả trong đàm phán điều quan trọng là mọi thứ đều phải rõ ràng. Vì thế bạn nên nói rõ ra được những yêu cầu của mình một cách dứt khoát. Đồng thời, cũng nên khuyến khích phía đối phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà qua đó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ được giải quyết. Trao đổi thẳng thắn Trong khi đàm phán kinh doanh, việc trao đổi thẳng thắn để đạt được những điều mình muốn là một điều khuyến khích. Thêm đó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí trong đàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua. Hiểu rõ giá trị vấn đề Điều không thể tránh khỏi trong đàm phán là sự bất đồng về ý kiến đánh giá của bạn và của đối phương nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu được giá trị của từng vấn đề mà bạn đang trao đổi. Chuẩn bị kỹ càng Cổ nhân đã có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, mọi bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán như: nắm rõ được những vấn đề sắp trao đổi, biết được những gì mình đã trang bị được và hiểu rõ những hạn chế của mình, đều không thừa một chút nào. Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm được tiến hành. Thận trọng trước yêu sách của đối phương Chấp nhận những yêu sách từ phía đối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó có thể dẫn tới việc đi chệch hướng. Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận được hay không bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc này sẽ làm đối phương thành thực bày tỏ những điều quan tâm của họ. Làm chủ được mình Điều chắc chắn vô cùng cần thiết trong đàm phán là làm chủ được hành vi của mình. Cho dù hành vi của đối phương như thế nào đi nữa thì bạn cũng nên cố gắng tập trung vào lý do bạn đang đàm phán. Cố gắng không để hành vi đối phương làm bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt. Bởi lẽ các mối quan hệ đều cần thiết cho những mối làm ăn dài lâu, vì thế cố gắng duy trì thái độ thân thiện và thông cảm từ đầu đến cuối Đừng nên lùi bước Ngay dù trong khi đàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng đừng nên biểu hiện ra cho đối phương biết vì rất có thể sẽ làm cho đối phương đòi hỏi thêm. Hãy tin rằng đối phương không phải lúc nào cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ. Vì thế bạn đừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà đối phương tác động tiêu cực đến quan điểm của bạn. Tìm hiểu văn hoá Cách biệt về văn hoá thường dẫn đến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong hành vi ứng xử. Để thu hẹp khoảng cách đó trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị cho mình thật nhiều kiến thức về văn hoá. Điều này đòi hỏi ở bạn tinh thần học hỏi và sự kiên nhẫn cần thiết. Tiếp cận vấn đề rộng hơn Trên thực tế trong quá trình đàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội để đề cập đến vấn đề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan điểm đã chắc chắn. Những nhà đàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay thế để tái giải quyết vấn đề. Không ngừng sáng tạo Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có thể ý kiến của bạn không hoàn toàn được đối phương chấp thuận. Cố gắng phát huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía đối phương, đồng thời bạn cũng nên loại bỏ những vấn đề không thật cần thiết và đừng ngại đề xuất ý kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn đề tranh luận