Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp

Một cuộc họp là gì : Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian… Không nên tổ chức cuộc họp khi : Chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân Bạn không có thời gian chuẩn bị Có cách khác hiểu quả hơn như nhắc nhở ,điện thoại hay thư điện tử Vấn đề đã được giải quyết Nội dung cuộc họp không hữu ích Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp : Xác định chủ đề cuộc họp : Có mục tiêu rõ ràng cho các cuộc họp của bạn cho phép bạn vẫn còn tập trung vào chủ đề của bạn, và đảm bảo rằng bạn đang chuẩn bị thích hợp . Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể . Thời gian họp : Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý sao cho khách mời tham dự cuộc họp cảm thấy thoải mái . Ví dụ những cuộc họp thường xuyên trong công ty thì thường tổ chức vào cuối giờ làm việc . Các cuộc họp có quy mô lớn , nhiều người tham gia thì nên tổ chức vào ngày chủ nhật . Trong buổi họp nên kéo dài trong khoảng 4 giờ đồng hồ và nghỉ giải lao xen kẽ . Thành phần tham dự : Mời đúng người dự họp , chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến, những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ cuộc họp này . Thành phần cuộc họp : Chủ tọa cuộc họp Thành phần tham dự chính thức Thư ký cuộc họp Các thành phần phuc vụ cuộc họp và khách mời ( nếu có ) Địa điểm : Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc họp. Một trong những sai lầm thường gặp là chúng ta tổ chức cuộc họp trong một căn phòng quá lớn với số người tham dự lại khá hạn chế, điều này sẽ làm cho không gian họp bị loãng và tạo cảm giác trang trọng quá mức. Bạn nên chọn phòng họp phù hợp với số người tham dự. Ngoài ra để tạo sự thoải mái, bạn có thể bố trí thêm nước trong phòng, bởi đây được coi là “chất xúc tác năng lượng” và đảm bảo nhiệt độ trong phòng ở mức thích hợp . Nội dung cuộc họp : Xem xét tấc cả các vấn đề liên quan đến buổi họp như điều kiện khách quan , tình hình thực tế của tổ chức , các văn bản liên quan tới buổi họp . Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết vấn đề , phân tích rõ ưu nhược điểm của từng phương án . Lấy ý kiến , trao đổi trực tiếp với cá nhân có trách nhiệm hoặc liên quan đến cuộc họp Phương tiện vật chất kỹ thuật phục vụ cuộc họp : Tùy theo tính chất và qui mô cuộc họp để trang bị phương tiện phục vụ cuộc họp . Phương tiện phục vụ cuộc họp gồm : Máy chiếu , hệ thống âm thanh , ánh sáng HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1. Chủ đề cuộc họp 2. Thời gian 3. Địa điểm 4. Thành phần 5. Các khâu chuẩn bị - Đặt trước địa điểm họp - Tổ chức vệ sinh phòng họp. - Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện. - Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp. - Chuẩn bị nước uống. - Khăn phủ bàn. - Máy chiếu, computer, màn chiếu, TV. - Soạn thư mời và trình duyệt. - Gửi thư mời. - Nhắc tham gia họp trước 60 phút. 6. Kinh phí Ngày tháng năm 200 Người lập Duyệt Tiến hành cuộc họp Chuẩn bị cuộc họp : Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v...bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Mặt khác, đối với các cuộc họp quan trọng, Bạn cần lập phương án backup, với tất cả các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng mà không tốn thời gian Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp Các công việc chuẩn bị cho cuộc họp : Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt Mẫu thư mời họp Ngày tháng năm 200 THƯ MỜI HỌP Kính gửi:…………………………………………………………… Trân trọng kính mời anh/chị tới tham dự cuộc họp v/v…………………………………….. …………………………………………………………………………………………………… Thời gian tại: Chủ trì cuộc họp: Anh chị cần chuẩn bị:………………………………………….trước khi tới cuộc họp. Rất mong anh/chị sắp xếp thời gian đến tham dự cuộc họp được đúng giờ TUQ.GIÁM ĐỐC Trưởng phòng HC Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp khách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệt khách mờ Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với khách sạn về các phần bao gồm trong dịch vụ mà họ cung cấp. Kiểm tra các thiết bị phục vụ cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các dây dẫn điện, tốt hơn hết hãy đến trước một ngày để kiểm tra bằng cách sử dụng thử hoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị Cách sắp xếp bàn ghế cũng phải yêu cầu khách sạn thực hiện sớm Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, Hội nghị. Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để truyền tải thông tin Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc hop để thông tin Máy projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin hoặc làm quyết đinh Mẫu chương trình nghị sự DỰ ÁN NÂNG CAO NĂNG LỰC THƯƠNG MẠI CHO VIỆT NAM CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THAM TÁN THƯƠNG MẠI CHO CÁN BỘ BỘ THƯƠNG MẠI CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ Từ 10h đến 11h30, thứ 5 ngày 09 tháng 10 năm 2008 CFVG, phòng 105, tầng 2, nhà 5, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Các bên dự kiến tham gia Bộ Kế hoạch và Đầu tư Vụ Kinh tế Đối ngoại TS Hồ Quang Minh, Vụ trưởng Bà Nguyễn Hồng Lê, chuyên viên Ông Đỗ Xuân Thông, chuyên viên Bộ Công Thương Vụ Tổ chức Cán bộ Ông Nguyễn Mạnh Hồng, Phó Vụ trưởng, Trưởng ban quản lý dự án Bà Trần Thị Tú Anh , chuyên viên, điều phối viên dự án Vụ thị trường Châu Âu Ông Nguyễn Chí Tâm, Vụ trưởng Bà Nguyễn Quỳnh Anh, chuyên viên Đại sứ Pháp tại Việt Nam (đang chờ khẳng định) Cơ quan thương vụ Pháp Ông Hubert Colaris, Trưởng các thương vụ tại Việt Nam Ông Christian Levon, Tham tán thương mại, Phó trưởng thương vụ Bà Lê Thị Lan, trưởng nhóm ngành Văn phòng AFD tại Hà Nội Ông Herve Gallepe, AFD Paris Ông Alain Henry, Giám đốc AFD Hà Nội Ông Yann MARTRES, Phó giám đốc AFD Hà Nội Ông Jean-Hugues DE FONT-REAULX, Phụ trách dự án Bà Nguyễn Lan Anh, chuyên viên CFVG Bà Đặng Thị Loan, Đồng Giám đốc Bà Vũ Hoàng Ngân, phụ trách chương trình đào tạo liên tục Bà Trương Thị Nam Thắng, điều phối viên dự án Chương trình nghị sự Phần 1 : Họp đánh giá thành phần : như trên thời gian : 10h00 – 11h00 1. Tổng kết và đánh giá khoá 3 ; 2. Tổng kết và đánh giá sơ bộ 3 khóa ; 3. Thảo luận các khả năng triển khai giai đoạn hai dự án đào tạo Phần 2 : Lễ trao chứng chỉ thành phần : như trên + học viên khóa 1 & 2, 3 thời gian : 11h00 -12h00 4. Lễ trao chứng chỉ khoá 3 cho các học viên. 5. Tiệc buffet với học viên 3 khóa Chuẩn bị đón khách Bắt đầu cuộc họp : Đón tiếp đại biểu : + Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước thời gian để đón tiếp đại biểu + Có thể ủy thác cho người đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu Tuyên bố lý do , nêu yêu cầu , nhiệm vụ của cuộc họp , giới thiệu thành phần tham dự ( đã mời những ai , vắng những ai , có lý do hay không lý do ) Chương trình của cuộc họp : Chương trình sẽ như một chiếc bản đồ của cuộc họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh chính và thủ tục bế mạc. Một chương trình tốt sẽ tăng cường hơn cho các bài thuyết trình trong cuộc họp Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn Đặt ra những nguyên tắc cơ bản : Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào Mong đợi những gì ở mỗi thành viên tham dự Những chủ đề nào chỉ được lưu hành nội bộ Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người Dẫn dắt cuộc họp : Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới Sử dụng những “kỹ năng động não” Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người. Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào tư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể. Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch. Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển. Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định. Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua. Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận Chủ tọa : Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói Điều hành cuộc họp Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó. Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết. Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn. Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận. Thư ký cuộc họp : Ghi biên bản cuộc họp : Trong các buổi họp, biên bảnhọp phản ánh những sự việc diễn tiến trong buổi họp. Một cuộc họp được xem làthành công khi biên bản họp hội đủ những yếu tố cần thiết. Một số kỹ năng dướiđây sẽ là cẩm nang giúp bạn làm tốt việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực tếkhông hề dễ chút nào: Ghi biên bản Cần có laptop và sổ ghi chép:Chúng là vật bất ly thân mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu ghi biên bảncuộc họp cũng như một số vật dụng cần thiết khác bổ sung cho việc này, như bútxóa, bút hi-light màu, thước kẻ . Cách ghi chép: Bạn hãy lấy một tờ giấy và phân thành các cột để ghi tên và những thông tin cần liên hệ. Đặt một tờ giấy ghi chú khác lên phần đầu của tờ giấy để ngụ ý bạn cần các thông tin. Sau đó, bạn hãy chuyển tờ giấy theo thứ tự cho mọi người quanh bàn họp,ngay khi cấp trên bắt đầu tuyên bố khai mạc cuộc họp. Với cách này, bạn sẽ nắmđược thông tin chính xác về những thành viên trong buổi họp và nhiều chi tiếtcần thiết khác. Cũng đừng quên ghi nhận thêm thời gian bắt đầu của cuộc họp Tổng kết biên bản: Hãy đọc bản thảo của biên bản cuộc họp. Cấp trên sẽ yêu cầu bạn đọc toàn bộ biên bản sau khi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, bạn cần có thêm những biên bản copy của những bộ phận khác để ghi nhận vào biên bản họp. Cần bảo đảm, sau khi kết thúc cuộc họp, bạn đã ghi nhận được những điều như sau: Có bao nhiêu thành viên tham dự,vắng mặt, những nội dung chi tiết quan trọng của cuộc họp và địa điểm họp . Mẫu biên bản cuộc họp Ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN HỌP (V/v : …………………………………………… …) Hôm nay, lúc ………… ngày ………………tại văn phòng Công ty ……………… diễn ra cuộc họp với các nội dung sau: I/ Thành phần tham dự gồm: II/ Nội dung cuộc họp: Cuộc họp kết thúc lúc ….. ngày ……. Thư ký cuộc họp Chủ trì cuộc họp Sau cuộc họp : Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế, hoàn trả trang thiết bị cho đơn vị chức năng. Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy hoặc biên bản tránh tình trạng khi thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm. Các văn phòng phẩm, quà tặng còn lại thư ký cần báo cáo Chánh văn phòng hoặc người chủ tọa Trước khi ra về không quên kiểm tra lại điện, nước và cám ơn những người đã tham gia phục vụ hội nghị cuộc họp, hội nghị Thư ký biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo: quyết định quản lý hoặc văn bản hướng dẫn, nhắc nhở việc thực hiện những vấn đề cần thiết, các thư cám ơn, hợp đồng kinh tế hoặc các thỏa thuận về sản xuất, kinh doanh Triển khai nội dung đã được thông qua Thông báo cho cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp Lập hồ sơ cuộc họp đối với hội nghị lớn, quan trọng. Thu thập hồ sơ tài liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp Hồ sơ cuộc họp gồm : Giấy mời, giấy triệu tập Danh sách đại biểu Lời khai mạc Các báo cáo, tham luận, bài phát biểu Nghị quyết cuộc họp Biên bản Lời bế mạc Thanh quyết tóan chi phí: Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến các chi phí của cuộc họp .