Doanh nghiệp cần thiết lập mức độ ưu tiên cho
những nỗ lực và nguồn lực của mình, kĩ thuật này,
cũng là một nguyên tắc chỉ ra cách quản lí và kêu gọi
mọi người tham gia vào quy trìnhđưa ra quyết định.
Làm sao có thể khích lệ nhân viên tiếp nhận balanced
scorecard?
Sử dụng hệ thống và quy trình sẵn có. Một khi quy
trình phản hồi được đưa vào sử dụng, bạn sẽ có thể
phản hồi và rút ra bài học từ những quy trình kinh
doanh cốt lõi. Việc đầu tiên cần làm những việc sau:
-Tạo ra chuẩn đo lường cho tất cả hệ thống và các
kết quả đạt được;
-Truyền tải định hướng/tầm nhìn/chiến lược;
15 trang |
Chia sẻ: maiphuongdc | Lượt xem: 1800 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem nội dung tài liệu Lợi ích của Balance Scorecard, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Lợi ích của Balance Scorecard
Giáo sư Robert Kaplan và David Norton đã xây dựng
balanced scorecard để giúp chuyển tầm nhìn và chiến
lược kinh doanh của doanh nghiệp thành kế hoạch
hành động.
Kĩ thuật này biến việc lên kế hoạch chiến lược trở
thành xương sống của bất kì doanh nghiệp nào. 2 vị
giáo sư đã chỉ ra rằng việc phân tích các chỉ số tài
chính, vốn chỉ là xem xét lại hiệu quả hoạt động đã
xảy ra và không thể hỗ trợ đưa ra các quyết định đầu
tư dài hạn. Những con số đó không thể hiện giá trị
một doanh nghiệp có thể tạo ra trong tương lai.
Balanced scorecard sử dụng phương pháp tiếp cận
tổng hợp nhằm phân tích quy trình thu thập và xử lý
thông tin trước khi đưa ra quyết định đầu tư hay
những vấn đề khác. Ngoài ra, nó cũng đề cao tầm
quan trọng của thông tin phản hồi từ phía khách
hàng, nhà cung cấp và nhân viên, cũng như những
quy trình liên quan tới dữ liệu, công nghệ và sự đổi
mới nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Balanced scorecard được xây dựng dựa trên các ý
tưởng quản trị khác, ví dụ như quản trị chất lượng
toàn diện (TQM) với mục đích tạo ra một công cụ
quản trị chiến lược. Sự khác biệt chính giữa balanced
scorecard và các phương pháp quản trị khác là việc
sử dụng triệt để thông tin phản hồi từ quy trình kinh
doanh nội bộ cho tới kết quả của các chiến lược kinh
doanh thông qua đó xác định và hiểu rõ hơn đâu là
vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
Áp dụng công cụ này đòi hỏi phải thay đổi tư duy rất
nhiều. Việc thu thập và chia sẻ thông tin toàn diện về
doanh nghiệp trong môi trường văn hóa doanh
nghiệp xem thông tin là sức mạnh đòi hỏi sự thay đổi
đáng kể về hành vi và thái độ làm việc.
Bên cạnh đó, trở nên có trách nhiệm với kết quả tạo
ra sẽ đòi hỏi nhân viên phải tăng cường khả năng học
hỏi lẫn nhau và trong những tình huống cụ thể. Sẽ có
người cảm thấy rất khó khăn khi chấp nhận làm việc
trong một môi trường “mở” như vậy.
Bạn cần biết gì?
Balanced scorecard có thật sự tạo thêm giá trị
Dựa vào nguyên tắc “cái gì đo lường được sẽ thực
hiện được”, doanh nghiệp sẽ cảm thấy dễ dàng tập
trung hơn vào những mục tiêu kinh doanh theo thứ tự
ưu tiên bằng phương pháp balanced scorecard.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng doanh nghiệp nào thường
xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động sẽ kinh doanh
hiệu quả hơn những doanh nghiệp khác.
Doanh nghiệp cần thiết lập mức độ ưu tiên cho
những nỗ lực và nguồn lực của mình, kĩ thuật này,
cũng là một nguyên tắc chỉ ra cách quản lí và kêu gọi
mọi người tham gia vào quy trình đưa ra quyết định.
Làm sao có thể khích lệ nhân viên tiếp nhận balanced
scorecard?
Sử dụng hệ thống và quy trình sẵn có. Một khi quy
trình phản hồi được đưa vào sử dụng, bạn sẽ có thể
phản hồi và rút ra bài học từ những quy trình kinh
doanh cốt lõi. Việc đầu tiên cần làm những việc sau:
- Tạo ra chuẩn đo lường cho tất cả hệ thống và các
kết quả đạt được;
- Truyền tải định hướng/tầm nhìn/chiến lược;
- Đẩy mạnh kế hoạch hành động để đạt được hiệu
quả vận hành ở cấp độ cao hơn;
- Đơn giản hóa quy trình học hỏi giữa các nhân viên
và quy trình kinh doanh;
- Giúp nhân viên cải thiện thái độ làm việc.
Thiết lập những chuẩn mục mới đã thông qua sự nhất
trí của toàn thể nhân viên, với mục đích điều chỉnh
thái độ làm việc và theo dõi sự tiến bộ của cả nhóm.
Ghi nhận những tiến bộ so với tiêu chuẩn đề ra và
thưởng cho những thay đổi mang tính chất tích cực.
Những tiêu chuẩn mới có thể là các nhân viên cần
sẵn sàng tiếp thu, tìm hiểu và chia sẽ những cái mới
trong quá trình làm việc. Điều này có nghĩa là mọi
người trở nên thoải mái khi chia sẻ thông tin và sáng
kiến mới. Tránh những thái độ làm việc khiến năng
xuất giảm sút, ví dụ những lời bình luận mang tính
tiêu cực, quản lí một chiều và dìm thông tin.
Thảo luận nhóm và thống nhất những hành vi, thói
quen làm việc hằng ngày; xác định thành quả sẽ đạt
được khi những tiêu chuẩn hoạt động và mục tiêu
được đáp ứng. Việc thu được kết quả dựa trên
những ưu tiên kinh doanh chính được thiết lập giúp
tạo cho nhân viên cảm giác họ làm được việc, đây là
một cách khích lệ rất hiệu quả.
Cần làm gì
Thiết lập mục tiêu
Thái độ làm việc là yếu tố chính dẫn tới sự thành
công khi áp dụng balanced scorecard. Làm việc nhóm
để đạt được mục tiêu, với phạm vi trách nhiệm và
nghĩa vụ đã được xác định cụ thể và rõ ràng, những
nhân tố này giúp bạn đạt được mục tiêu và cải thiện
hiệu quả hoạt động. Cần thiết phải tạo ra những mục
tiêu cụ thể để thúc đẩy và khích lệ nhân viên tạo ra
thành tích. Có rất nhiều yếu tố góp phần vào sự thành
công khi áp dụng balanced scorecard, sau đây là
những yếu tố cần thiết:
Khuyến khích sự hiểu biết toàn diện
Những doanh nghiệp áp dụng thành công mô hình
balanced scorecard tạo ra được môi trường làm việc
chú trọng vào tính hiệu quả. Là một thành viên trong
quy trình đó, mỗi nhân viên cần hiểu chính xác công
việc của bản thân và phải biết phối hợp làm việc với
đồng nghiệp khác để đạt mục tiêu đề ra.
Tầt cả nhân viên và ban lãnh đạo công ty cần thấy
được lợi ích từ quá trình đào tạo và huấn luyện để
hiểu được tầm quan trọng của sự hợp tác, cởi mở,
khả năng tìm hiểu cái mới và sẵn sàng cam kết thực
hiện theo những tiêu chuẩn cao hơn và tạo ra thành
tựu cho doanh nghiệp.
Nhấn mạnh tinh thần đồng đội
Khi mô hình vốn được xem là mơ hồ đã trở nên rõ
ràng và dễ dàng thực hện, hãy tố chức các buổi huấn
luyện dành cho nhân viên và đội ngũ quản lý để biến
những chiến lược và tầm nhìn thành những chỉ số đo
lường hiệu xuất (KPI – Key Performance Indicators).
Nghiên cứu mục tiêu của nhiều phòng ban khác nhau
và mức độ thành công được xác định từ nhiều góc độ
khác nhau tài chính, hiệu quả, sự hài lòng của khách
hàng. Làm việc với từng phòng ban để thiết lập quy
trình đo lường hiệu quả hoạt động và thiết lập những
mục tiêu chung, xác định mục tiêu năng xuất của thể
và chỉ số đo lường hiệu xuất.
Áp dụng những thỏa thuận đã được thống nhất
Một khi hệ thống đã được áp dụng, hãy thường xuyên
theo dõi và báo cáo cho ban quản lý vào những thời
điểm đã được thống nhất. Thu thập ý kiến phản hồi từ
những nhân viên tham gia vào quy trình. Từ đó bạn
có môt bức tranh đầy đủ bao gồm những yếu tố đang
vận hành tốt và chưa tốt cần sự đầu tư. Chắc chắn sẽ
có vài trở ngại khi triển khai hệ thống lần đầu tiên, vì
vậy cần dành sẵn thời gian để thực hiện những thay
đổi cần thiết.
Đo lường hiệu quả
Cần đảm bảo rằng các chỉ số đánh giá hiệu quả phải
bao gồm 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình
kinh doanh nội bộ và học hỏi và phát triển. Các doanh
nghiệp thường có cái nhìn sai lệch về một hay hai
khía cạnh; cần nhớ rằng sự cân bằng là yếu tố then
chốt.
Bạn cần phải quản lí được những mục tiêu của người
khác vì vậy cần hiểu rằng mục tiêu chính của
balanced scorecard là tạo sự cân bằng. Cần phân bổ
thời gian để thu thập thông tin phản hồi và thực hiện
những điều chỉnh hợp lí.
Nên dành nhiều thời gian rà xoát lại các hoạt động.
Đối với nhiều người, đây là phần công việc khó nhất
vì họ hay cho rằng chúng chẳng mang lại hiệu quả gì.
Nhưng quá trình học hỏi và cải tiến liên tục là những
nhân tố chính của phương pháp balanced scorecard.
Một khi đã quen thuộc với quy trình này, những ích lợi
từ việc rà soát lại quy trình sẽ trở nên rõ ràng hơn.
Khi những cơ hội học hỏi và phát triển được xác định
rõ, chúng ta sẽ không cho là khoảng thời gian nêu
trên là vô ích.
Cập nhật thông tin cho tất cả mọi người
Cần thiết lập một hệ thống thông tin để truyền tải cho
tất cả nhân viên và ban quản lý về những thay đổi
đang diễn ra; hệ thống mạng nội bộ là công cụ lí
tưởng cho mục đích này. Khi phát sinh vấn đề, cần
phải hành động thật nhanh chóng và cảnh báo cho
từng người và toàn bộ nhóm.
Cần nhớ: thông tin, kích hoạt sự thay đổi, cải thiện
hiệu quả hoạt động. Nên tổ chức khen thưởng khi đạt
thành tích, đây cũng là một cách để động viên tinh
thần nhân viên trong suốt quá trình diễn ra sự thay
đổi.
Trao quyền cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên để chia sẻ và sử dụng
thông tin là nguyên lý trung tâm của phương pháp
balanced scorecard. Nhưng đối với những quản lí đã
quen (hay thích) việc kiểm soát mọi thứ sẽ cảm thấy
sự tự do này mang lại đe dọa rất lớn cho họ. Giai
đoạn này rất cần sự đào tạo, việc này sẽ giúp những
nhà quản lí vận dụng hiệu quả quy trình trao quyền
cho nhân viên và tạo ra những giới hạn mới giữa các
hệ thống và nhiệm vụ khác nhau.
Tập trung vào chất lượng
Chất lượng là nhân tố rất quan trọng góp phần vào
sự thành công của phưong pháp balanced scorecard,
nhưng đây là khái niệm khá phức tạp và nhiều người
sẽ hiểu theo nhiều hướng khác nhau. Khi làm việc với
khách hàng về một dự án, nên dành thời gian ban
đầu để tìm hiểu xem cả hai phía hiểu vấn đề như thế
nào trong ngữ cảnh hiện tại và cả hai bên mong đợi
kết quả như thế nào. Kêu gọi khách hàng phản hồi và
đưa ra những cải thiện để đạt mục tiêu về chất lượng
và hiệu quả.
Lãnh đạo bằng thái độ hỗ trợ
Nếu bạn phụ trách triển khai balanced scorecard, hãy
khai thác tốt những biện pháp hiệu quả sau:
- Khi làm việc nhóm, hãy giúp nhóm có khả năng tự
quản và mọi thành viên đều chia sẻ trách nhiệm với
nhau;
- Hiểu rằng khi làm việc nhóm, không quan trọng lúc
nào cũng phải tìm ra giải pháp cho mọi vấn đề;
- Giữ cho nhóm tập trung vào kết quả;
- Giúp cho nhóm học tập lẫn nhau;
- Giúp nhóm thấy được kết quả sẽ như thế nào và
hiểu rõ cách để đạt được kết quả;
- Tập suy nghĩ một cách có chiến lược và chia sẻ kinh
nghiệm khi điều đó giúp ích cho công việc trong
tương lai;
- Hãy tỏ ra cương quyết;
- Xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng;
- Duy trì thái độ làm việc “can-do” và sẵn sàng tiếp
thu cái mới.
Cần tránh những gì
Không hiểu rõ quy trình
Nếu không có sự am hiểu và cam kết thật sự đến từ
ban lãnh đạo, sẽ rất khó triển khai thành công
balanced scorecard: những vấn đề nghiêm trọng sẽ
phát sinh khi động lực suy giảm và những cam kết trở
nên mờ nhạt.
Tương tự, nếu không có sự đồng lòng của toàn thể
nhân viên thì quy trình áp dụng sẽ dậm chân tại chỗ.
Cần phải thuyết phục nhân viên và quản lý về những
lợi ích khi triển khai balanced scorecard và nên sẵn
sàng ứng phó với những sự chống cự ngay lúc ban
đầu.
Cố gắng làm mọi thứ chỉ trong một bước
Ứng dụng balanced scorecard trong hoạt động của
doanh nghiệp là một công việc lớn, và cơ hội thành
công sẽ cao hơn khi bạn triển khai theo từng bước và
giai đoạn. Bạn có thể tiến hành thử áp dụng quy trình
này trên phạm vị một nhóm hay phòng ban trước để
xem phản hồi thế nào, sau đó mới tiến hành triển khai
cho toàn bộ công ty.
Không truyền đạt thông tin một cách hiệu quả
Để triển khai balanced scorecardthành công, mọi
nhân viên trong công ty cần được cập nhật thông tin
một cách đầy đủ và chính xác. Ngay từ khi bắt đầu,
sẽ tốt hơn nếu bạn truyền tải thông tin càng nhiều
càng tốt. Cần đảm bảo mục tiêu được giải thích rõ
ràng và tất cả nhân viên hiểu được vai trò của họ
trong quy trình này, ý kiến phản hồi phải được thu
thập khi tiến trình đang diễn ra.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- 57_7189.pdf