Luận án Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng

tính còn chưa thành thạo nên họ mới chỉ quan tâm đến một số nghiệp vụ kế toán cơ bản nhằm đối phó với công tác kiểm tra của các cơ quan thuế, kiểm toán nhà nướccông tác lập, nộp và phân tích báo cáo tài chính của các DN này thường không đảm bảo thời gian theo quy định. Có thể xem bảng số liệu về khảo sát dưới đây: Những khó khăn khi sử dụng phần mềm kế toán hiện nay của doanh nghiệp: Bảng 2.5: Những khó khăn khi sử dụng phần mềm kế toán TT Diễn giải Kết quả Số quan sát Tỷ lệ(%) 1 Không hiệu quả do trình độ công nghệ thông tin của người sử dụng thấp 38/88/96 41,18% 2 Hệ thống đang sử dụng quá phức tạp 13/88/96 14,77% 3 Nhà cung cấp hệ thống không chuyên nghiệp 2/88/96 2,27% 4 Chi phí cho hệ thống tốn kém 15/88/96 17,04% 5 Ý kiến khác 36/88/96 40,90% Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả Căn cứ kết quả bảng trên cho thấy những khó khăn khi sử dụng phần mềm kế toán của các DN là do các nguyên nhân khác nhau. Cụ thể là ý kiến về không hiệu quả do trình độ công nghệ thông tin của người sử dụng chưa tốt có 38/88/96 (41,18%); hệ thống đang sử dụng quá phức tạp có 13/88/96 (14,77%) ý kiến; do nhà cung cấp phần mềm chưa chuyên nghiệp có 2/88/96(2,27%); có 15/88/96 (17,04%) ý kiến cho rằng chi phí cho hệ thống tốn kém cũng gây khó khăn cho DN khi triển khai thực hiện phần mềm kế toán; số có ý khiến khác không thuộc các câu hỏi trên là 36/88/96 (40,90%) (Phụ lục 3) 2.2.4. Thực trạng về các thủ tục kế toán 2.2.4.1. Hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, các DN thuộc tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, gồm các tổng công ty và các DN trực thuộc đã xây dựng hệ thống chứng từ sử dụng trong nội bộ Tổng cục phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kinh tế tài chính đặc thù của đơn vị mình. Các Tổng công ty thuộc Tổng cục và các DN trực thuộc đã có quy định cụ thể về quy trình ghi chép đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán cũng như việc luân chuyển, bảo quản chứng từ nhằm phản ánh đúng và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán riêng của các TCT, các DN trực thuộc TCT và lập BCTCHN toàn Tổng công ty. Qua khảo sát thực tế cho thấy, 24/24 DN (100%) đơn vị khảo sát về cơ bản đã thực hiện tốt chế độ chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan. Một số đơn vị tự thiết kế mẫu chứng từ dựa trên mẫu chung của Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và bổ sung những nội dung cần thiết, phù hợp với đặc điểm của DN. Các bổ sung này chủ yếu là thêm một số chỉ tiêu để xác định mã số của đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết. Song, một số mẫu chứng từ đơn vị tự thiết kế, các thông tin trong chứng từ vẫn mang tính chất chủ quan của người thiết kế, chưa có sự thống nhất giữa các đơn vị trong TCT. Về phương pháp lập chứng từ, tại các tổng công ty và các DN trực thuộc, một số loại chứng từ được lập trên phần mềm máy tính trong khi một số loại khác do thực tế công tác kế toán vẫn được lập thủ công như: Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng, Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT), Biên bản kiểm kê TSCĐ (05-TSCĐ)Thực hiện Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các TCT và một số DN trực thuộc đã thực hiện việc đặt in hóa đơn nhằm chủ động và phù hợp với đặc điểm của DN. Về công tác kiểm tra, phân loại, tổng hợp và lập định khoản kế toán: Nhìn chung, các tổng công ty và các DN trực thuộc đã rất quan tâm đến công tác kiểm tra, phân loại, tổng hợp chứng từ để đảm bảo tính pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Tại các tổng công ty và một số DN trực thuộc đã tổ chức bộ phận kiểm tra để thực hiện nhiệm vụ này (4/24 DN, chiếm16,66%), số còn lại 20 DN (83,34%), không tổ chức bộ phận kiểm tra riêng; việc kiểm tra chứng từ của bộ phận kế toán nào thì do bộ phận kế toán đó chịu trách nhiệm kiểm tra lần thứ nhất, sau đó, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lần 2 trước khi ghi sổ kế toán. Bên cạnh những DN thực hiện tốt công việc này vẫn còn vài đơn vị chưa thực hiện tốt nên vẫn xảy ra tình trạng chứng từ kế toán vẫn có một số sai sót như thiếu một số tiêu chí phụ như ngày tháng lập chứng từ, chữ ký của thủ trưởng đơn vị hay một số đơn vị tính phụ trên chứng từ - Về luân chuyển chứng từ kế toán Qua khảo sát tại các TCT và các DN trực thuộc cho thấy 87,5% DN đã xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ mà theo đánh giá của những người làm kế toán tại các DN này cho rằng quy trình này là hợp lý, đảm bảo đường đi của đến nơi ghi sổ nhanh nhất, không qua khâu trung gian. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn 3 DN trực thuộc chiếm 12,5% không ban hành quy định và thủ tục luân chuyển chứng từ mà chỉ ban hành cho một số nghiệp vụ chủ yếu. Đồng thời, các DN này cũng chưa coi trọng việc ban hành quy trình luân chuyển chứng từ bằng văn bản. Về tổ chức luân chuyển chứng từ theo kiểu liên tiếp có 20/24 DN (chiếm 83,34%), 3/24 DN(12,5%) theo kiểu song song và 1 DN (4,16%) tổ chức theo kết hợp cả hai kiều trên, (Phụ lục 3) Qua kết quả khảo sát cho thấy tại các TCT và các DN trực thuộc sử dụng các chứng từ sau đây: Về chứng từ tiền tệ, sử dụng các chứng từ như: Phiếu thu (Mẫu 01-TT); Phiếu chi (Mẫu 02-TT); Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 03-TT); Bảng thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT). khi phát sinh các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt, bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán lập Phiếu thu hoặc phiếu chi thành 2 hoặc 3 liên. Sau khi được kế toán trưởng duyệt, các chứng từ này được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ thu, chi tiền mặt, ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Cuối tháng, sử dụng Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 08a-TT, 08b-TT) để phản ánh tình hình kiểm kê quỹ. Bảng kiểm kê quỹ được lập thành 2 liên và chi tiết theo từng loại tiền. Về chứng từ kế toán hàng tồn kho, bao gồm: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận vật tư; Biên bản kiểm kê hàng hóa, vật tưQua khảo sát thực trạng về lập các chứng từ ở các Tổng công ty và DN trực thuộc cho thấy: + Phiếu nhập kho được lập theo (Mẫu 01-VT): Khi phát sinh nghiệp vụ mua vật tư, NVL, CCDC, căn cứ vào biên bản kiểm nhận số vật tư, NVL, CCDC thực tế nhập kho, bộ phận kế toán mua hàng lập Phiếu nhập kho thành 3 liên, 1 liên lưu ở nơi lập phiếu, 1 liên thủ kho lưu và 1 liên chuyển cho kế toán để ghi sổ. + Phiếu xuất kho được lập theo (Mẫu 02-VT): khi có nhu cầu sử dụng về vật tư, NVL, CCDC ở các bộ phận; sau khi có đầy đủ thủ tục được ký duyệt, thủ kho xuất kho giao cho người có nhu cầu. Phiếu này được lập thành 03 liên (1 liên thủ kho giữ, 1 liên lưu bộ phận lập phiếu, 1 liên giao người nhận vật tư, 1 liên chuyển cho kế toán ghi sổ). + Chứng từ kế toán lao động tiền lương: Hàng ngày, các bộ phận có liên quan thuộc các DN có nhiệm vụ lập “Bảng chấm công” và theo dõi chấm công cho từng cán bộ, nhân viên trong ngày. Cuối tháng, trưởng các bộ phận ký xác nhận số ngày công của từng người đã ghi trên Bảng chấm công chuyển cho bộ phận kế toán để lập Bảng thanh toán tiền lương. Các chứng từ lao động tiền lương được sử dụng là Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL); Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b-LĐTL); Bảng tính lương văn phòng, Bảng tổng hợp tiền lương; Bảng kê trích quỹ lương, Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL); Giấy đi đường (Mẫu 04-LĐTL); Bảng trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10-LĐTL); Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, tổng hợp ghi Nợ BHXH, BHYT, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, + Chứng từ TSCĐ: Do đặc điểm SXKD trong các DN thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng là sản xuất đóng tàu, sản xuất, sửa chũa vũ khí đạn dược, sản xuất hóa chất nên TSCĐ tại các TCT và các DN trực thuộc gồm những TSCĐ chuyên dùng. Chứng từ sử dụng trong kế toán TSCĐ tại các Tổng công ty và các DN này, bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01-TSCĐ); Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 02-TSCĐ); Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu 03-TSCĐ); Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu 05-TSCĐ). Khi có TSCĐ mua sắm hay xây dựng hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, DN lập hồ sơ mua sắm, xây dựng TSCĐ, gồm Hợp đồng mua TSCĐ, Hóa đơn GTGT, các chứng từ thanh toán, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản nghiệm thu TSCĐ Biên bản này được lập thành 2 bản, công ty nhận TSCĐ giữ 1 bản chuyển bộ phận kế toán để ghi sổ và lưu chứng từ. + Các chứng từ khác: Ngoài các chứng từ nêu trên, trong quá trình SXKD, giao dịch với các đối tác, tổng công ty và các DN trực thuộc còn sử dụng Hóa đơn giá trị gia tăng; Bảng kê mua hàng đối với những hàng hóa, vật tư không có hóa đơn (Mẫu 04/GTGT); Biên bản nghiệm thu, - Về công tác bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán + Công tác bảo quản chứng từ: Do số lượng chứng từ tại Tổng công ty và các DN trực thuộc nhiều nên công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ phải được tổ chức hợp lý, khoa học và tuân thủ quy định của chế độ kế toán. Qua khảo sát tại các TCT và các DN trực thuộc cho thấy các đơn vị này hiện nay đều thực hiện tốt công tác bảo quản chứng từ. Đối với các chứng từ trong năm tài chính hiện hành, hầu hết được bảo quản tại tủ hồ sơ của phòng kế toán DN, Tổng công ty. Sau khi thực hiện xong công tác kiểm tra, đối chiếu, lập BCTC năm và thực hiện kiểm toán, chứng từ kế toán được tổ chức bảo quản tại kho riêng. Bên cạnh nhiều DN trực thuộc có kho bảo quản chứng từ riêng hoặc việc lưu trữ chứng từ được thực hiện trên máy tính thì vẫn còn một vài DN không có kho bảo quản riêng mà bảo quản ngay tại phòng kế toán của DN hoặc thuê kho bảo quản, theo số liệu khảo sát có 3/24 DN (12,50%) đi thuê kho bảo quản, lưu trữ chứng từ (Phụ lục 3). + Công tác lưu trữ chứng từ kế toán: Việc sắp xếp chứng từ kế toán thường thực hiện sắp xếp theo thời gian kết hợp theo loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho vật tư, NVL, hàng hóa, công cụ, dụng cụ, kèm theo hóa đơn, chứng từ về tăng giảm TSCĐ Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán tại các TCT và các DN trực thuộc đều được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính. Tại TCT, Trưởng Phòng Tài chính - Kế toán quy định rõ chứng từ được lưu theo từng quý vào ngày cuối cùng thuộc tháng của quý tiếp theo, vị trí lưu chứng từ phải thống nhất với Trưởng phòng và phải có ít nhất hai người được biết. Các chứng từ khi lưu trữ cần có bảng kê và có chữ ký của Trưởng phòng. Việc cung cấp chứng từ ra bên ngoài phải được phê duyệt bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền và có Biên bản giao nhận, đồng thời phải được theo dõi để thu hồi theo đúng thời hạn. Tại các DN trực thuộc, các chứng từ sử dụng trực tiếp trong việc ghi sổ kế toán và được lưu trữ ít nhất 10 năm. Các chứng từ kế toán, tài liệu không sử dụng trực tiếp để ghi sổ được lưu trữ ít nhất 5 năm. Khi chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ, các đơn vị thực hiện tiêu hủy chứng từ kế toán. Người có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán đều là người đại diện theo pháp luật (Tổng giám đốc đối với các TCT, các Giám đốc đối với các DN trực thuộc hạch toán độc lập). Khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán, các DN và các TCT thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán. 2.2.4.2. Hệ thống tài khoản kế toán - Tài khoản sử dụng cho kế toán tài chính Qua khảo sát thực tế trong các Tổng công ty và các DN trực thuộc cho thấy có 100% các đơn vị này đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014. Các đơn vị đều đã lựa chọn các tài khoản cấp 1 và cấp 2 trong từng loại tài khoản để áp dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, tính chất, yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ của người làm kế toán trong đơn vị, dựa vào quy định tại điểm 4 mục “Quy định chung” của chế độ kế toán để xác định các tài khoản cấp 1 và TK cấp 2 sử dụng cho kế toán tài chính. Việc xác định tài khoản sử dụng cho kế toán tài chính về cơ bản đã tôn trọng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định. Cụ thể là: Đại bộ phận các DN vẫn giữ nguyên các TK cấp 1, cấp 2 đã quy định trong hệ thống TKKT hiện hành; một số DN mở thêm chi tiết TK 131 để theo dõi đối với các khoản phải thu của từng khách hàng; TK 141 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng đối với từng người tạm ứng; TK 152 để phản ánh chi tiết đối với từng loại vật liệu nhập xuất kho; TK 154 đối với từng khoản mục chi phí như TK 1541- Chi phí NVTTT dở dang, 1542- Chi phí NCTT dở dang, TK 1543- Chi phí SXC dở dang; TK 632 để theo dõi trị giá vốn hàng xuất bán theo địa điểm kinh doanh hoặc theo nhóm hàng. Một số DN lại không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường, TK 157- Hàng gửi bán mặc dù các nghiệp vụ về hàng mua đang đi đường cuối tháng và hàng gửi bán vẫn phát sinh ở các DN này. Do đó, bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thể hiện chính xác làm cho nội dung kinh tế của việc tăng giảm các khoản tài sản của DN không chính xác. + Một số doanh nghiệp phản ánh nội dung kinh tế phát sinh trên một số TK chưa chính xác, ví dụ như vật liệu phụ, theo quy định của chế độ kế toán cần phải phản ánh ở TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết VLP) thì DN lại phản ánh ở TK 153 - Công cụ, dụng cụ. Khi phát sinh nghiệp vụ mua vật liệu phụ, kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận hàng mua nhập kho và hóa đơn GTGT, ghi: Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Có TK 111,112,331 Việc ghi chép trên các TKKT sử dụng cho kế toán tài chính ở một số DN chưa đảm bảo đúng theo bản chất của nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, ví dụ do không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi trên đường nên khi phát sinh các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, các loại hàng này đang đi trên đường, chưa về kho kế toán ghi ngay vào TK 156- Hàng hóa: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 156 - Hàng hóa Có TK 111,112, 331 + Một số DN vì không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán nên khi phát sinh nghiệp vụ gửi hàng đi bán, kế toán các đơn vị này ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hóa Việc ghi kế toán nghiệp vụ gửi hàng đi bán như trên là không đúng với bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời, không phân biệt được thời điểm xác định bán hàng nên ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu và tính toán kết quả kinh doanh của DN. + Trường hợp hàng tồn kho bị thiếu hụt, mất mát trong quá trình bảo quản, hầu hết các đơn vị ghi vào chi phí bán hàng; một số đơn vị ghi vào chi phí sản xuất và tính vào giá thành sản phẩm trong kỳ mà không ghi vào tài sản thiếu chơ xử lý để tìm nguyên nhân và xử lý chính xác. - Tài khoản chi tiết dùng cho kế toán quản trị; + Theo kết quả khảo sát, tại các TCT và các DN trực thuộc thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị trên cùng hệ thống tài khoản kế toán. Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, các đơn vị này đã mở các tài khoản kế toán chi tiết theo các cấp độ khác nhau để phản ánh các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản trị của đơn vị. Có 100% doanh nghiệp trực thuộc đã sử dụng phần mềm kế toán kết hợp với excel để thực hiện công việc kế toán nên đã tiến hành mã hóa tài khoản để đảm bảo kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết theo yêu cầu của đơn vị cũng như quy định cụ thể việc phân quyền sử dụng các tài khoản phù hợp với cấp quản lý tương đương tại phòng Kế toán của các Tổng công ty và các DN hạch toán độc lập,... Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết theo các cấp độ nhằm phục vụ yêu cầu của công tác KTQT. Nguyên tắc chung của việc xác định các TKKT chi tiết sử dụng cho kế toán quản trị trong các doanh nghiệp có thể khái quát như sau: + Các tài khoản kế toán được chi tiết theo từng cấp độ, nếu hệ thống tài khoản kế toán đã có các tài khoản chi tiết đến cấp 2 phản ánh kế toán tài chính thì tài khoản kế toán quản trị sẽ chi tiết đến cấp 3, 4, 5... để phản ánh các đối tượng cụ thể theo yêu cầu quản trị cụ thể của đơn vị. + Việc lựa chọn số hiệu các tài khoản kế toán quản trị, căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý như doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo nhóm sản phẩm, theo địa điểm sản xuất kinh doanh Ví dụ, để thực hiện KTQT doanh thu bán hàng theo từng nhóm hàng, kế toán mở các TK sau: TK 51111- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịc vụ nhóm hàng A TK 51112- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịc vụ nhóm hàng B TK 51113 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịc vụ nhóm hàng C .. Tương tự như vậy, TK 641- Chi phí bán hàng, trong chế độ kế toán gồm các tài khoản cấp 2 để phản ánh chi phí bán hàng theo từng khoản chi phí như chi phí nhân viên; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ... Các TK cấp 2 này ở một số doanh nghiệp được mở chi tiết thêm các TK cấp 3 để phản phản ánh các khoản chi phí trên theo từng nhóm hàng kinh doanh như: TK 64101- Chi phí bán hàng nhóm A TK 64102- bán hàng nhóm B TK 64103- Chi phí nhóm C 2.2.4.3. Hình thức kế toán và Hệ thống sổ kế toán Qua khảo sát thực tế về hình thức kế toán áp dụng tại các Tổng công ty và các doanh nghiệp trực thuộc cho thấy, các Tổng công ty không có quy định bắt buộc tất cả các doanh nghiệp trực thuộc phải áp dụng thống nhất một hình thức kế toán mà tùy theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp về trình độ của kế toán trưởng và người làm kế toán để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Dưới đây là kết quả khảo sát về hình thức tổ chức công tác kế toán các DN tại Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng đang áp dụng: Bảng 2.6: Hình thức sổ kế toán tại các doanh nghiệp thuộc Tổng cục TT Hình thức Kết quả Số quan sát Tỷ lệ (%) 1 Chứng từ ghi sổ 3/24 12,50% 2 Nhật ký chứng từ 0 0,00% 3 Nhật ký chung 21/24 87,50% 4 Nhật ký sổ cái 0 0,00% Nguồn: Kết quả khảo sát Kết quả trên cho thấy các doanh nghiệp chủ yếu áp dụng hai hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung. Trong đó, hình thức kế toán Nhật ký chung được áp dụng tại 21/24 DN (87,50%) còn hình thức Chứng từ ghi sổ có 3/24 DN (12,50%) áp dụng. Điều này, theo tác giả cũng là phù hợp với xu hướng chung của các doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay ở nước ta (Phụ lục 3). Về sổ kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế được các Tổng công ty và các doanh nghiệp trực thuộc phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp theo quy định tại phụ lục của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Về sổ chi tiết theo mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng công ty và các DN trực thuộc mở các sổ như: Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S07-DN), Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S08-DN) sổ này mở cho từng ngân hàng; Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S10-DN), Sổ TSCĐ (Mẫu S21-DN), Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng (Mẫu S22-DN), Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán (Mẫu S31-DN), Sổ chi tiết tiền vay (Mẫu S34-DN), Sổ chi tiết các tài khoản (Mẫu S38-DN), Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh (Mẫu S51-DN), Sổ chi phí sửa chữa TSCĐ Căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đầy đủ tính pháp lý, kế toán lập định khoản và nhập liệu trên máy tính và đặt lệnh khóa sổ vào cuối tháng. Tại Tổng công ty và các doanh nghiệp trực thuộc đều có những quy định chặt chẽ trong việc kiểm tra các quy trình nhập liệu vào máy tính để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phản ánh trên các chứng từ kế toán vào máy tính nhằm tránh những sai sót có thể xảy ra. Trong trường hợp xảy ra sai sót, nếu sai sót cần sửa chữa xảy ra trong tháng, việc sửa chữa sổ kế toán sẽ được thực hiện trực tiếp trên phần mềm kế toán. Trường hợp sai sót phát hiện sau khi đã khóa sổ kế toán thì người làm kế toán phần hành phải báo cáo người quản trị để mở dữ liệu thực hiện sửa chữa. Việc sửa chữa sổ kế toán được giám sát bởi người quản trị và được khóa lại ngay sau khi công việc sửa chữa sổ hoàn tất. Ngoài các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp thuộc Tổng cục đều tự thiết kế thêm một số sổ kế toán khác phục vụ nhu cầu xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Tại các Tổng công ty, theo phân công của Trưởng phòng Tài chính - Kế toán, kế toán tổng hợp phải lập và in danh mục sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Tại các doanh nghiệp trực thuộc, do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng như mua hàng hóa, vật tư, NVL, thiết bị, các khoản thu chi về tạm ứng, các khoản thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, các khoản chi phí trực tiếp và chi phí SXC nên các doanh nghiệp này cần thiết phải mở hệ thống sổ chi tiết phục vụ công tác KTQT nhằm theo dõi được các đối tượng chi tiết theo nhiều cấp độ cụ thể khác nhau. Sổ chi tiết về TSCĐ: Đối với Tổng công ty đóng tàu và các doanh nghiệp trực thuộc, do đặc điểm đặc thù về hoạt động sản xuất đóng tàu nên có nhiều TSCĐ với giá trị lớn, chuyên dùng, vấn đề kiểm soát chi phí khấu hao, hiện trạng của máy móc thiết bị được quan tâm chú trọng. Vì vậy, các DN này cần mở các các sổ chi tiết TSCĐ tại DN như sổ chi tiết theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng, sổ theo dõi khấu hao TSCĐ, Đối với Tổng công ty và các doanh nghiệp sản xuất, sửa chữa thiết bị súng, đạn, vũ khí mở các sổ chi tiết tài sản cố định tại các phân xưởng như tại phân xưởng sản xuất, phân xưởng sửa chữa để theo dõi tình hình TSCĐ và khấu hao TSCĐ ở những địa điểm này. Sổ KTQT chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm như: Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh được mở cho từng sản phẩm: từng con tàu; bảng tính giá thành, sổ theo dõi vật tư, thiết bị đưa thẳng đến công trình đóng tàu và có thể chi tiết theo từng nội dung chi phí Đối với việc quản trị các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, do đặc điểm các khoản này phát sinh tại các doanh nghiệp với nhiều đối tượng khác nhau, thời hạn thanh toán cũng khác nhau nên các đơn vị sử dụng sổ theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng nhà cung cấp, chi tiết đến từng món nợ, thời hạn nợ, theo dõi số lần và các thời điểm đã thanh toán đối với từng khách hàng và từng nhà cung cấp Về kế toán quản trị tiền, các Tổng công ty và các doanh nghiệp trực thuộc sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ đối chiếu số phát sinh quỹ tiền mặt theo ngày, Sổ chi tiết thu tiền, chi tiền theo tài khoản đối ứng Ngoài việc quản trị tất cả các phần hành kế toán như đã đề cập trên đây, các DN trực thuộc có các phân xưởng sản xuất, sửa chữa còn mở các sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi chi phí sản xuất, sửa chữa phát sinh theo từng khoản mục chi phí hoặc theo từng đơn vị phụ thuộc. Dưới đây minh họa mẫu sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất theo khoản mục tại một DN trực thuộc thuộc Tổng công ty: Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh Sản phẩm.... Tháng 5/2019 Đơn vị tính: 1000đ Ngày Chứng từ Diễn giải Tổng số Phân theo nội dung chi phí S N Chi phí vật liệu Chi phí nhân viên ... 2/5 4/5 ... 10/5 ... 11/5 12/5 ..... 31 63 ... 78 ... 99 115 .... 2/5 4/3 ... 10/5 ..... 11/5 12/5 ..... - Xuất VLC sử dụng - Trả lương ..... - Xuất VL phụ ......... Xuất VLC sử dụng Xuất CCDC ........................ 55.725.892 25.582,00 ......... 11. 325,70 26.782,00 10.735,00 ................. 55.725,892 ........ 11. 325,70 26.782,00 10.735,00 ................. 25.582,00 ............. .............. 31/5 Cộng 897.942,36 675.432,11 43.897,22 2.2.4.4. Hệ thống báo cáo kế toán * Về lập BCTC của các doanh nghiệp Theo kết quả khảo sát tại các doanh nghiệp trực thuộc Tổng cục và các DN trực thuộc Tổng công ty thì vào thời điểm cuối niên độ kế toán, các DN này đều tiến hành lập các BCTC theo quy định, gồm 4 báo cáo, đó là Bảng cân đối kế toán (BCĐKT) (mẫu B01-DN), Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (HĐKD) (mẫu B02-DN), Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ (LCTT) (mẫu B03-DN), Bản thuyết minh BCTC (mẫu B09-DN) và các đơn vị này cũng đều thực hiện lập BCTC riêng giữa niên độ.Kết quả khảo sát cho thấy 100% DN thực hiện. Nguyên tắc, phương pháp lập cũng như kết cấu, các chỉ tiêu, các khoản mục, nội dung của 04 BCTC này được lập tuân thủ theo đúng quy định của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam VAS 21 và hướng dẫn của Chế độ kế toán doanh ng