Luận án Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các bệnh viện y học cổ truyền trên địa bàn thành phố Hà Nội

i đa khung giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh. Theo đó, mức giá điều ch nh tăng bình quân giá khám chữa bệnh 4,4%, giá các dịch vụ kỹ thuật y tế tăng 1,1% (đây là thay đổi do mức lƣơng cơ sở tính vào giá dịch vụ). 90 2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC BỆNH VIỆN YHCT TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI. 2.2.1. Tổ chức công tác kế toán tiếp cận theo góc độ kế toán là hệ thống thông tin. 2.2.1.1. Thực trạng tổ chức nguồn nhân lực trong hệ thống thông tin kế toán. Căn cứ đặc điểm tổ chức cũng nhƣ quy mô hoạt động và tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị, cũng nhƣ khối lƣợng, tính chất và mức độ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bộ máy kế toán của các bệnh viện YHCT ở Hà Nội hoạt động theo hình thức tập trung (chiếm 71,44%), theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán (chiếm 28,56%). Tổ chức BMKT là một trong những nội dung quan trọng quyết định sự thành công của tổ chức công tác kế toán ở các bệnh viện YHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội. (phụ lục 2.8) * Tổ chức bộ máy kế toán: (phụ lục 2.9) Tại các bệnh viện này, bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị, tổ chức lập các BCTC, BCQT định kỳ gửi báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nƣớc theo quy định. Phân công lao động kế toán của các bệnh viện này thực hiện theo phần hành kế toán, năng lực chuyên môn và dựa trên bằng cấp. Chức năng: Tham mƣu, đề xuất gi p giám đốc bệnh viện thực hiện chức năng quản lý toàn bộ tài chính kế toán, tài sản của viện theo đ ng quy định của Luật Kế toán và các quy định tài chính kế toán liên quan đến bệnh viện, Nhà nƣớc. Nhiệm vụ: Lập dự toán ngân sách, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, kế hoạch thu chi và tổ chức thực hiện kế hoạch; tổ chức và quản lý thu viện phí theo quy định; hƣớng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán chế độ thu, chi; định kỳ thực hiện BCQT; kiểm kê, đánh giá tài sản theo quy định; tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán; tổng hợp tình hình số liệu cụ thể, phân tích các kế hoạch hoạt động; tổ chức triển khai thực hiện trong việc ghi chép, hạch toán kế toán và phản ánh đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ KTTC phát sinh, công tác lập BCTC theo đ ng quy định; Tổ chức thực hiện các thủ tục kê khai, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế. Nhiệm vụ cụ thể của từng công việc kế toán nhƣ sau: - Kế toán trƣởng/hoặc phụ trách kế toán: chịu trách nhiệm gi p giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động tài chính trong bệnh viện thực hiện theo đ ng pháp luật, các quy định, chế độ, chính sách của Nhà nƣớc và phải đảm bảo an toàn, tiết kiệm, và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính. Xây dựng dự toán NSNN, kế hoạch thu chi nhằm đảm bảo cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ, cuối kỳ kế toán lập BCTC và BCQT ngân sách. Phân công nhiệm vụ, hƣớng dẫn nghiệp vụ cho các thành viên trong phòng kế toán và kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Tập hợp tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế quy định trong các tài khoản của hệ thống TKKT, kiểm tra, đối chiếu sự biến động của từng nguồn vốn trong đơn vị. Số liệu trên sổ kế toán tổng hợp là căn cứ để đối chiếu với sổ chi tiết và là căn cứ để lập BCTC của Bệnh viện. - Kế toán thuế: theo dõi các thuế phải nộp cho nhà nƣớc. Hàng tháng lập báo cáo thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (theo mẫu hƣớng dẫn của cơ quan thuế). 91 - Kế toán ngân hàng, kho bạc, kế toán tiền mặt thực hiện thanh toán quan ngân hàng, kho bạc, theo dõi các khoản thu, chi, tồn của quỹ tiền mặt, theo dõi các khoản công nợ; - Kế toán Bảo hiểm y tế: theo dõi các nguồn thu từ Bảo hiểm y tế chi trả và bệnh nhân đồng chi trả, thực hiện thanh quyết toán các nguồn kinh phí với cơ quan Bảo hiểm y tế,... - Kế toán các kho: theo dõi tình hình nhập xuất tồn các kho thuốc đông dƣợc, tân dƣợc, vật tƣ y tếtại bệnh viện. - Kế toán vật tƣ và tài sản cố định: theo dõi chi tiết từng loại tài sản, công cụ, dụng cụ, hàng hóa trong kho và đang sử dụng; tình hình sửa chữa tài sản tại bệnh viện. - Thủ quỹ: theo dõi các khoản tiền thu đƣợc từ các nguồn thu và thực hiện ghi sổ quỹ tiền mặt, kiểm kê quỹ tiền mặt theo định kỳ và nộp tiền vào kho bạc Nhà nƣớc. - Nhân viên thu ngân: thực hiện công tác thu tiền viện phí và thanh toán viện phí cho bệnh nhân. Theo kết quả khảo sát cho thấy 100% các bệnh viện YHCT trên địa bàn Hà Nội không tổ chức bộ phận KTQT riêng biệt mà do bộ phận KTTC thực hiện (phụ lục 2.3). Theo mô hình này thì kế toán trƣởng chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán từ việc tổ chức xây dựng BMKT, luân chuyển chứng từ, sử dụng hệ thống TK, các hệ thống báo cáođể cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Bộ phận kế toán có chức năng thu thập và cung cấp thông tin kế toán vừa tổng hợp, vừa chi tiết đồng thời lập dự toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý. Chƣa có nhân viên chuyên trách về KTQT. Các bệnh viện YHCT ở Hà Nội đều thành lập phòng Kế hoạch tổng hợp hoạt động độc lập phòng tài chính - kế toán để thực hiện toàn bộ chức năng kế hoạch, xây dựng định mức tiêu hao vật tƣ, thống kê, mã hóa hồ sơ, bệnh án; thực hiện tách biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị trong đơn vị. * Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán. - Tuyển dụng lao động kế toán: Nghị quyết 19/NQ-TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 của Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng về việc tinh giảm biên chế nhất là chức danh kế toán, nên số lƣợng nhân viên kế toán là biên chế của các bệnh viện YHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội không tăng, nếu đƣợc tuyển mới thƣờng là nhân viên hợp đồng. Trƣớc đây việc tuyển dụng biên chế đƣợc thông qua hình thức thi hoặc xét tuyển. Số lƣợng nhân viên kế toán tại mỗi đơn vị khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và tình hình hoạt động tài chính của từng bệnh viện. - Trình độ chuyên môn lao động kế toán: Lao động kế toán tại các bệnh viện này: có trình độ sau đại học chiếm 5%, đại học chiếm 85%, trung cấp chiếm 10%. Trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán không đồng đều tại các đơn vị, đƣợc đào tạo tại nhiều cơ sở đào tạo khác nhau, có những bệnh viện sử dụng nhân viên kế toán không đ ng chuyên ngành đào tạo (thủ quỹ của bệnh viện Tuệ Tĩnh trình độ điều dƣỡng trung cấp Y (phụ lục 2.10). Phân công lao động kế toán: Phân công lao động kế toán tại các bệnh viện chƣa theo hƣớng chuyên trách mà tùy theo từng công việc cụ thể để phân công lao động kế toán trong các bệnh viện. Song, nhìn chung phân công theo chức năng đƣợc thực hiện 92 phổ biến, một nhân viên đảm nhiệm một hoặc một vài phần hành kế toán. Thông thƣờng, nhân viên kế toán có trình độ trung cấp hoặc cao đẳng thƣờng đƣợc bố trí kế toán thu viện phí (thu KCB ban đầu, thu viện phí KCB dịch vụ, viện phí BHYT nội trú và ngoại trú, thủ quỹ). Nhân viên kế toán có trình độ đại học, sau đại học đƣợc bố trí làm trƣởng phòng tài chính kế toán, kế toán trƣởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán dƣợc,Cơ cấu kế toán thu ngân trong mỗi bệnh viện khác nhau, phụ thuộc vào quy mô hoạt động của từng bệnh viện, thƣờng chiếm tỷ trọng khoảng 30% tổng số nhân viên kế toán (Phụ lục 2.3). 2.2.1.2. Tổ chức dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán: Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của bệnh viện. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán các nghiệp vụ kế toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tƣợng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Tùy theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, yêu cầu quản lý của các đơn vị cũng khác nhau, do đó kế toán mỗi đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Tùy thuộc vào từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh để kế toán các bệnh viện YHCT ở Hà Nội sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp. Tổ chức chứng từ kế toán chi tiết theo từng bộ phận là công việc đầu tiên của kế toán nói chung và kế toán trách nhiệm nói riêng trong việc thu nhận thông tin ban đầu, do vậy việc tổ chức chứng từ đƣợc chú trọng để đảm bảo các thông tin do kế toán cung cấp là thích hợp và đáng tin cậy. *Về nội dung và mẫu chứng từ kế toán: các bệnh viện YHCT ở Hà Nội thực hiện theo nội dung, phƣơng pháp lập, ký chứng từ kế toán theo Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán và các văn bản pháp luật có liên quan. * Về hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán: thực hiện các mẫu biểu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toán chung bắt buộc mà chế độ kế toán quy định. Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị thể hiện đầy đủ ở 4 ch tiêu: ch tiêu lao động tiền lƣơng, ch tiêu vật tƣ, ch tiêu tiền tệ, ch tiêu TSCĐ. - Chứng từ lao động tiền lương/tiền công: Theo khảo sát, tại các bệnh viện YHCT ở Hà Nội, các khoản về tiền lƣơng, phụ cấp, các khoản trích theo lƣơng do bộ phận bộ phận kế toán tính toán và chi trả. Chứng từ kế toán trong ch tiêu lao động tiền lƣơng sử dụng bao gồm một số những chứng từ cơ bản nhƣ: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lƣơng, bảng chấm công làm thêm giờ bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng chấm công trực, bảng thanh toán tiền trực, danh sách và mức hƣởng tiền độc hại, bảng thanh toán tiền độc hại, bảng bình xét xếp loại hiệu suất lao động, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, bảng kê phẫu thuật thủ thuật, bảng thanh toán tiền phẫu thuật thủ thuật, danh sách chi lƣơng và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, quyết định đi công tác, giấy đi đƣờng, bảng kê thanh toán công tác phí,... 93 - Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, séc rút tiền mặt, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán,... + Phiếu thu: Căn cứ vào đề nghị của các bộ phận khác kế toán lập phiếu thu nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ.. thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) và Phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên. + Phiếu chi: Xác định khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán. Phiếu chi tiền là chứng từ chứng minh các khoản chi của đơn vị cho hoạt động. Phiếu chi đƣợc lập thành 3 liên, ch khi đủ chữ ký cần thiết thủ quỹ mới đƣợc xuất quỹ, sau khi nhận đủ số tiền ngƣời nhận tiền phải ghi số tiền bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. + Giấy đề nghị thanh toán: Theo mẫu bắt buộc, dùng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán. + Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Ngoài ra, tại bệnh viện YHCT Trung ƣơng, bệnh viện Tuệ Tĩnh lập thêm Bảng tổng hợp thu chi (Đối tƣợng: nội trú, ngoại trú), Danh sách bệnh nhân khám chữa bệnh (nội trú- ngoại trú), danh sách bệnh nhân tạm ứng (đối tƣợng: BHYT, Viện phí tự nguyện), tổng hợp số tiền tạm ứng, số tiền thu viện phí, thanh toán ra viện của bệnh nhân thuận tiện trong công tác đối chiếu, theo dõi từng khoản kinh phí thu đƣợc từ nguồn thu viện phí. + Hóa đơn tại các bệnh viện YHCT tại Hà Nội ch đƣợc xuất một lần khi bệnh nhân kết th c đợt điều trị, nhƣ vậy chƣa phản ánh đ ng doanh thu - chi phí. Vì các khoản thu cho các dịch vụ cận lâm sàng của bệnh nhân đã đƣợc thực hiện nhƣng bệnh viện lại chƣa xuất hóa đơn cho các hoạt động cận lâm sàng này. Nhƣ vậy các bệnh viện chƣa thực hiện theo quy định về thời điểm xuất hóa đơn tại Điểm 2, Điều 16 của TT39/2014/TT-BTC ngày 31/03 /2014 (phụ lục 2.3). - Chứng từ vật tư, văn phòng phẩm: + Chứng từ tăng vật tƣ, văn phòng phẩm:, biên bản giao nhận vật tƣ, văn phòng phẩm Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý hợp đồng. + Chứng từ giảm vật Giấy đề nghị cung cấp vật tƣ, văn phòng phẩm hợp đồng kinh tế tƣ, văn phòng phẩm mà các viện sử dụng là: phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng, bảng phân bổ CCDC, giấy báo hỏng, mất CCDC. Tại bệnh viện YHCT trung ƣơng còn bổ sung thêm Phiếu lĩnh thuốc, vật tƣ, của từng khoa phòng để theo dõi chi tiết số lƣợng thuốc và vật tƣ y tế tiêu hao của từng bộ phận, khoa, phòng. - Chứng từ TSCĐ: + Chứng từ tăng TSCĐ: Hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng, 94 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Chứng từ giảm TSCĐ mà các viện sử dụng là: Biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, thẻ TSCĐ và các chứng từ liên quan khác nhƣ biên bản đề nghị thanh lý TSCĐ, biên bản hội đồng xử lý TSCĐ, hóa đơn GTGT. Ngoài ra, các chứng từ thu chi tiền mặt khác là nhân tố quan trọng ảnh hƣởng đến hoạt động thu, chi của bệnh viện. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc nhƣ hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản giao nhận, để lập chứng từ thu chi tiền mặt. Đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc, đầu năm khi kế toán nhận đƣợc quyết định giao dự toán ngân sách, kế toán căn cứ vào dự toán đƣợc duyệt để lập kế hoạch chi tiêu trong năm. Hiện nay, tại các bệnh viện YHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hầu hết đều đƣợc thực hiện thanh toán qua kho bạc theo quy định nhƣ các khoản thanh toán các nhân: tiền lƣơng, trực, độc hại,..; các khoản thanh toán với các đơn vị cung ứng: máy móc, trang thiết bị y tế, thuốc, máu, vật tƣ, hóa chất, Các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt tại đơn vị thƣờng là các nghiệp vụ nhỏ lẻ, số tiền phát sinh ít. Theo khảo sát, các bệnh viện này lập các chứng từ khác theo nhu cầu hoạt động nhƣ: giấy xác nhận mời chuyên gia khám, hội chẩn từ bệnh viện khác, biên bản bàn giao tiền viện phí và các khoản tiền khác giữa thu ngân với thủ quỹ, ... * Về tiếp nhận chứng từ kế toán như sau: Tất cả các chứng từ kế toán lập ở nơi khác đều đƣợc chuyển về Phòng Tài chính kế toán của bệnh viện kiểm tra và xử lý. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên và kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trƣởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từ mẫu chứng từ (nếu có), phân loại, xác định loại chứng từ, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Nhìn chung công tác lập chứng từ của các bệnh viện YHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội tƣơng đối đảm bảo đ ng yêu cầu của chế độ kế toán, trung thực, đầy đủ các yếu tố theo đ ng mẫu quy định về nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đủ chữ ký những ngƣời có liên quan đến chứng từ nhƣ ngƣời lập, ngƣời quản lý trực tiếp, kế toán trƣởng, giám đốc,... Các chứng từ kế toán của đơn vị đều đƣợc lập trên máy vi tính theo Luật kế toán và chuẩn mực kế toán, cùng các văn bản hƣớng dẫn hiện hành, có đầy đủ tính pháp lý. * Kiểm tra chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán: Có thể khái quát quy trình luân chuyển chứng từ đƣợc thực hiện nhƣ sau:  Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ ở các bệnh viện YHCT ở Hà Nội Lập, tiếp nhận các chứng từ kế toán Lƣu trữ, bảo quản và hủy các chứng từ kế toán Kiểm tra, ký các chứng từ kế toán Phân loại, hạch toán và ghi sổ chi tiết/ tổng hợp 95 Theo kết quả khảo sát, hiện nay các bệnh viện này đều sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện để liên kết hệ thống khám chữa bệnh phục vụ chăm sóc sức khỏe cho nhân dân từ khâu khám chữa đến khâu thanh toán. Cuối ngày, thu ngân tổng hợp số tiền thu viện phí theo nội dung và mục đích sử dụng chứng từ để theo dõi trên: Bảng tổng hợp thanh toán bệnh nhân nội trú, bảng tổng hợp thu viện phí tự nguyện,Các chứng từ này sẽ đƣợc thu ngân lập và chuyển cho kế toán tiền mặt để kiểm soát dòng tiền mặt của bệnh viện. Qua khảo sát cho thấy, các chứng từ kế toán tại các bệnh viện này đều đƣợc kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các ch tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Tuy nhiên việc kiểm tra còn theo hình thức chiếu lệ, chƣa chặt chẽ nên không tránh khỏi thiếu sót. Việc kiểm tra kế toán tại các bệnh viện thƣờng đƣợc thực hiện tại khâu ban đầu do kế toán phần hành thực hiện, và tiến hành kiểm soát lại tại khâu sau do kế toán tổng hợp, hoặc kế toán trƣởng thực hiện. Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu kế toán phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đ ng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đ ng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều ch nh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Theo kết quả khảo sát cho thấy các bệnh viện đều ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn. Nhân viên kế toán ch cần bổ sung vào chứng từ các công tác cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo khảo sát, 100% các bệnh viện này chƣa có Bộ phận kiểm soát nội bộ (phụ lục 2.3), công tác kiểm tra chứng từ kế toán thƣờng đƣợc thực hiện trực tiếp bởi bộ phận kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ và đơn vị kiểm toán đối với các chứng từ đã thực hiện việc ghi sổ kế toán nên không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. * Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán: Việc phân loại xắp xếp chứng từ kế toán tùy thuộc theo nhu cầu quản lý của từng bệnh viện. Các chứng từ kế toán của các bệnh viện phân thành 2 loại: Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian). Các chứng từ kế toán bao gồm các chứng từ mua sắm TSCĐ, thanh toán lƣơng, thuốc, vật tƣ y tế, hóa chất,các chứng từ phản ánh việc ghi nhận các hoạt động thu viện phí: thu viện phí BHYT, thu viện phí KCB dịch vụ,... * Lưu trữ và bảo quản chứng từ: Các chứng từ kế toán đƣợc lƣu trữ, bảo quản theo đ ng nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ: Tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán là tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thƣờng xuyên, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính nhƣ phiếu xuất kho, nhập kho, phiếu thu, phiếu chi,; Tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ trực tiếp để ghi sổ lập báo cáo tài chính, các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, tài liệu kế toán và báo 96 cáo quyết toán vốn đầu tƣ dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án,; Tài liệu lƣu trữ vĩnh viễn gồm báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nƣớc. Tuy nhiên, các bệnh viện này không thực hiện tiêu hủy chứng từ nên lƣợng chứng từ lƣu trữ rất nhiều. Việc lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán của các bệnh viện YHCT ở Hà Nội do phòng Tài chính - kế toán đảm nhận. Theo khảo sát, 85,72% các bệnh viện này đều có kho lƣu trữ bảo quản chứng từ đảm bảo đ ng quy định về lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, ch còn 14,28% chƣa có kho bảo quản lƣu trữ chứng từ riêng (bệnh viện Tuệ Tĩnh chƣa có kho lƣu chữ chứng từ riêng việc bảo quản chứng từ ngay tại phòng tài chính kế toán). (phụ lục 2.3, phụ lục 2.11 ). 2.2.1.3. Tổ chức xử lý dữ liệu cho hệ thống thông tin kế toán. Các thông tin kế toán của các bệnh viện YCHT trên địa bàn thành phố Hà Nội sau khi đƣợc tiếp nhận sẽ đƣợc kế toán phân loại theo nhóm các thông tin: - Thông tin về lập dự toán và tình hình sử dụng các nguồn kinh phí: nguồn kinh phí thƣờng xuyên, nguồn kinh phí không thƣờng xuyên, nguồn thu viện phí và các nguồn thu khác; - Thông tin về tài sản, trang thiết bị; - Thông tin về lao động tiền lƣơng, các khoản phụ cấp ƣu đãi của nghề nhƣ: phụ cấp trực, độc hại, phụ cấp phẫu thuật thủ thuật, - Thông tin về tình hình sử dụng thuốc, vật tƣ, hóa chất, Bƣớc tiếp theo của việc xử lý thông tin đó là các thông tin này sẽ đƣợc kế toán ghi sổ kế toán, trên cơ sở lựa chọn hình thức kế toán phù hợp để lên các BCTC, BCQT căn cứ theo TT107/2017. * Tổ chức áp dụng hình thức kế toán Qua khảo sát thực tế tại các bệnh viện YHCT ở Hà Nội cho thấy100% áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính (phụ lục 2.3) * Tài khoản kế toán: Tùy theo đặc điểm và mô hình hoạt động của từng bệnh viện, mỗi bệnh viện YHCT trên địa bàn Hà Nội đã xây dựng hệ thống TKKT chi tiết cho phù hợp với yêu cầu quản lý nhƣng vẫn đảm phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, Danh mục hệ thống tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo khảo sát, bệnh viện YHCT Trung ƣơng mở hệ thống tài khoản đầy đủ và chi tiết nhất để tổ chức công tác kế toán (phụ lục 2.13). - Tổ chức lựa chọn và xây dựng danh mục tài khoản kế toán Các bệnh viện YHCT ở Hà Nội sử dụng hệ thống tài khoản theo TT107/2017 bao gồm Tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng. Các loại tài khoản trong bảng: là tài khoản từ loại 1 đến loại 9. Đƣợc hạch toán kép (hạch toán b t toán đối ứng giữa các tài khoản). Đƣợc phân chia theo tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính) tại đơn vị phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dƣ (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Trong đó phân loại lại một số tài khoản: phải thu, phải trả. Và bổ sung thêm các nhóm tài khoản mới: Doanh thu, chi phí, thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả kinh doanh Loại tài khoản ngoài bảng: là tài khoản loại 0. Đƣợc hạch toán đơn (không hạch 97 toán b t toán đối ứng giữa các tài khoản). Liên quan đến NSNN hoặc có nguồn gốc NSNN. Đƣợc phản ánh theo mục lục NSNN, theo niên độ và theo các yêu cầu quản lý khác của NSNN. Tuy nhiên, kế toán tại các bệnh viện YHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội khi áp dụng hệ thống tài khoản kế toán này còn một số hạn chế: + Trƣớc đây khi áp dụng quyết định 19/2006, các bệnh viện theo dõi khoản tạm thu trên TK 331- Các khoản phải trả (tạm thu), TK 311- Các khoản phải thu (BN thanh toán). Khi thực hiện chế độ kế toán HCSN mới ban hành theo TT107, việc theo dõi, phản ánh tạm thu viện phí của bệnh nhân và cơ quan BHYT ứng trƣớc cho bệnh viện đƣợc theo dõi trên TK131- Phải thu của khách hàng. Tại bệnh viện Tuệ Tĩnh giữ nguyên tên gọi TK131- Phải thu của khách hàng và mở chi tiết cho từng đối tƣợng tạm ứng, không mở chi tiết tài khoản tạm ứng; còn bệnh viện Đa khoa YHCT Hà Nội TK131 chi tiết tài khoản tạm ứng TK1311-Phải thu của bệnh nhân, TK1312-Phải thu của BHYT. Khoản thu tạm ứng của cơ quan BHYT các bệnh viện hạch toán không thống nhất, tại Bệnh viện Tuệ Tĩnh hạch toán vào TK 138.8- Phải thu khác; còn bệnh viện Đa khoa YHCT Hà Nội hạch toán vào tài khoản 1312- Phải thu BHYT. Việc mở chi tiết cho TK131 chƣa có sự thống nhất giữa các bệnh viện. Đây sẽ là khó khăn khi Bộ Y tế thực hiện tổng hợp số liệu của các bệnh viện. + Các ấn ch chuyên môn dùng trong các bệnh viện YHCT trên địa bàn thành phố Hà Nội bao gồm ấn ch cấp phục vụ cho công tác quản lý, hoạt động chuyên môn nhƣ: bệnh án, phiếu lĩnh thuốc, đơn thuốc,... và ấn ch bán nhƣ: sổ khám bệnh. Theo khảo sát, tài khoản kế toán phản ánh ấn ch chuyên môn của các bệnh viện này không tách bạch rõ kho ấn ch phục vụ hoạt động hành chính sự nghiệp và kho ấn ch phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Đồng thời chƣa có sự đối chiếu để kiểm soát chặt chẽ hoạt động in ấn, cấp phát ấn ch giữa phòng Hành chính vật tƣ (bộ phận in ấn ch ), phòng kế hoạch tổng hợp (bộ phận cấp phát ấn ch cho các khoa phòng, cho bệnh nhân), phòng kế toán (bộ phận thu tiền). + Khoản doanh thu các lớp đào tạo ngắn hạn thƣờng đƣợc thu một lần ngay khi hoạt động này phát sinh, hoặc thu cho thuê mặt bằng trông xe đƣợc đóng trƣớc nhiều kỳ,... Theo khảo sát, các bệnh viện này ghi nhận doanh thu một lần ngay khi thu đƣợc tiền, nhƣng các chi phí lại phát sinh ở kỳ sau. Nhƣ vậy việc hạch toán doanh thu và chi phí chƣa phản ánh đ ng bản chất của thời điểm ghi nhận doanh thu. + Theo TT107/2017, tất cả các số thu - chi trong năm đều phải thể hiện trên sổ kế toán. Nhƣ vậy, các bệnh viện sẽ gặp khó khăn trong việc ghi sổ kế toán số kinh phí quyết toán KCB quý 4 từ cơ quan BHXH do số kinh phí quý 4 thƣờng quyết toán chậm. Bởi vậy, các bệnh viện này cần phối hợp với cơ quan BHXH để nhanh chóng tính toán số kinh phí này để đƣa toàn bộ khoản này vào kinh phí trong năm. + Đối với khoản thu nhập tăng thêm dành cho ngƣời lao động, 100% các bệnh viện đƣợc khảo sát đều ghi tăng chi phí hoạt động. (Phụ lục 2.