Luận án Nghiên cứu ứng dụng tin học trong quản lý tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam

dùng cho tập đoàn đa quốc gia đến các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn. CRM: Là hệ thống mới được nhắc đến lần đầu trong khoảng thời gian gần đây. Đặt trong tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp), thực hiện công việc từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng đến các hoạt động quảng bá, chăm sóc khách hàng. SCM: Có chức năng phục vụ công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, lập kế hoạch sản xuất, quản lý quá trình giao hàng hay quản lý hàng trả lại. Giai đoạn 4: Đầu tư ứng dụng tin học để tạo ra lợi thế cạnh tranh Sự phát triển của doanh nghiệp theo những chu kỳ nhất định về sản phẩm, dịch vụ. Các chiến lược để thay đổi doanh nghiệp với những quyết định tác động đến đến cấu trúc hoạt động của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện khi doanh nghiệp đã trải qua giai đoạn đầu tư phát triển hệ thống quản lý tích hợp. Việc tái cấu trúc, biến đổi doanh nghiệp bao gồm: tư duy lại một cách nền tảng, thiết kế lại một cách cơ bản các quá trình kinh doanh để đạt được tự tiến bộ vượt bậc về giá thành, chất lượng, tốc độ và dịch vụ. Kết quả của quá trình tái cấu trúc khiến doanh nghiệp có thể trở nên mạnh hơn rất nhiều, chiếm lĩnh được những phần thị trường rộng lớn hơn 46 Giai đoạn 4 là sự phát triển cao hơn của giai đoạn đầu tư hệ thống thông tin quản lý tổng thể cùng với sự xuất hiện của các hệ thống thông tin có hàm lượng trí tuệ nhân tạo cao 2.6. Các phương pháp tin học hóa quản lý Trong quá trình ứng dụng tin học trong doanh nghiệp có thể sử dụng hai phương pháp là ứng dụng từng phần (được gọi là tin học hóa từng phần) và ứng dụng đồng bộ (được gọi là tin học hóa đồng bộ) 2.6.1. Phương pháp tin học hóa từng phần Theo phương pháp này người ta lấy một vài bộ phận trong toàn bộ hệ thống quản lý, có quá trình xử lý thông tin phức tạp nhất để đưa các công cụ tin học vào giải quyết. Còn các bộ phận khác vẫn tiến hành theo phương pháp truyền thống. Như vậy việc giải quyết tốt các bài toán có khối lượng tính toán phức tạp tạo ra tiền đề thuận lợi cho việc giải quyết các vấn đề quản lý trong toàn hệ thống. Hình vẽ dưới đây (Hình 2.7) biểu diễn mô hình tin học hóa từng phần. Phòng Kế hoạch và Phòng Tài vụ được chọn ra để ứng dụng tin học còn các phòng khác vẫn hoạt động như cũ. Phương pháp ứng dụng từng phần tuy chưa giải quyết được triệt để các vấn đề cung cấp và xử lý thông tin kịp thời trong toàn hệ thống một cách đồng bộ nhưng cũng đã làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả hơn, tránh được hiện tượng ách tắc thông tin ở các khâu trọng yếu Ban gi¸m ®èc Phßng Phßng Phßng Phßng KÕ ho¹ch Tæ chøc Kü thuËt Tµi vô IBM PX PX PX PX C¬ khÝ S¬ chÕ L¼p r¸p Hoµn thiÖn Hình 2-7 Hệ thống xử lý thông tin tin học hóa từng phần (Nguồn: Hàn Viết Thuận, 2000,tr26) 47 2.6.2. Phương pháp tin học hoá đồng bộ Trong trường hợp này các công cụ tin học được ứng dụng một cách đồng bộ trong tất cả các khâu của hệ thống quản lý. Nhờ có một một CSDL thống nhất mà hiện tượng dư thừa và trùng lắp thông tin trong toàn bộ guồng máy quản lý đã được giải quyết triệt để Mô hình biểu diễn phương pháp trong hình vẽ dưới đây (Hình 2.8) Chủ thể quản lý: Ban Giám đốc của doanh nghiệp Phòng Phòng Phòng Phòng Kế hoạch Tæ chøc Kü thuËt Tµi vô ... Software Database LAN Đối tượng quản lý:Bộ phận sản xuất của doanh nghiệp PX PX PX PX Cơ khí Sơ chế Lắp ráp Hoàn thiện Hình 2-8 Hệ thống thông tin tin học hóa đồ bộ (Nguồn: Hàn Viết Thuận, 2000,tr27) Trong hệ thống thông tin tin học hoá đồng bộ người ta thiết kế một mạng máy tính cục bộ (LAN) làm cơ sở kỹ thuật và công nghệ cho các qui trình xử lý thông tin kinh tế. Một cơ sở dữ liệu thống nhất cho toàn bộ hệ thống quản lý cũng được thiết lập, đảm bảo không có sự trùng lắp thông tin như thường thấy trong các hệ thống quản lý thủ công hoặc hệ thống tin học hoá từng phần. 48 2.7. Các nguyên tắc xác định hiệu quả ứng dụng tin học trong doanh nghiệp Nguyên tắc thứ nhất khi đánh giá hiệu quả kinh tế của việc ứng dụng tin học trong doanh nghiệp người ta xem xét trên hai góc độ hiệu quả gián tiếp và hiệu quả trực tiếp. Để đánh giá hiệu quả gián tiếp,người ta sử dụng phương pháp chuyên gia bằng cách đưa ra hệ thống các câu hỏi liên quan đến hiệu quả gián tiếp hệ thống và thu thập ý kiến của chuyên gia. Kết quả phân tích đánh giá ý kiến của các chuyên gia sẽ cho ra một nhận định về hiệu quả gián tiếp của hệ thống thông tin quản lý. Hiệu quả gián tiếp mà hệ thống thông tin mới đem lại cho tổ chức thường là: - Hệ thống mới giúp tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, thân thiện và hiện đại hơn nhờ đó giúp cải thiện tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên. Kích thích khả năng sáng tạo và chủ động trong công việc của nhân viên. - Hệ thống mới giúp nâng cao độ tin cậy và giá trị hình ảnh của tổ chức trong con mắt đối tác, nhờ đó có cơ hội nhận được những hợp đồng lớn hơn, giá trị cao hơn. - Hệ thống mới giúp khách hàng sẽ tin tưởng và thỏa mãn hơn khi lựa chọn sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của tổ chức. Để xác định hiệu quả trực tiếp người ta thường sử dụng các phơng pháp lượng hoá cụ thể trên cơ sở các số liệu thống kê, kế toán hàng tháng, hàng quí, hàng năm. Các yếu tố mang lại hiệu quả của của việc ứng dụng tin học trong doanh nghiệp. Phương pháp luận tính toán hiệu quả kinh tế trực tiếp cũng tương tự như đối với các dự án đầu tư công nghệ khác, được xác định trên cơ sở so sánh các chi phí đã bỏ ra và các kết quả thu được. Để phân tích các chi phí bỏ ra và các lợi ích của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý người ta cần tiến hành so sánh các tình huống có và không có dự án. Có 3 trường hợp có thể sảy ra: Trường hợp 1. Sản xuất của doanh nghiệp trước khi ứng dụng tin học không phát triển. Nhờ có việc ứng dụng tin học mà sản xuất tăng lên đáng kể 49 Hình 2-9 Kết quả SXKD trước đi ngang nay tăng lên (Nguồn: Hàn Viết Thuận, 2008,tr163) Trường hợp 2. Sản xuất của doanh nghiệp đang phát triển và nhờ có ứng dụng tịn học mà tốc độ phát triển càng tăng nhanh hơn Hình 2-10 Kết quả SXKD trước tăng ít nay tăng nhiều (Nguồn: Hàn Viết Thuận, 2008,tr163) Trường hợp 3. Sản xuất của doanh nghiệp đang suy giảm. Việc ứng dụng tin học sẽ góp phần ngăn chặn đà sản xuất đi xuống và vực dạy hoạt động sản xuất Kết quả SXKD trước đây Kết quả SXKD mới t Giá trị Kết quả SXKD trước đây Kết quả SXKD mới t Giá trị 50 Hình 2-11 Kết quả SXKD trước giảm nay đã tăng (Nguồn: Hàn Viết Thuận, 2008,tr164) Nguyên tắc thứ hai: ứng dụng tin học trong doanh nghiệp làm giảm thiểu đáng kể thời gian và lao động cho các công việc xử lý thông tin, giúp tăng năng suất lao động của đội ngũ thư ký và làm giảm đáng kể các chi phí cho việc soạn thảo và phân phối các tài liệu hoặc các thông báo của văn phòng. Đồng thời nó rút ngắn thời gian từ lúc chuẩn bị đến lúc phân phát thông báo đến những người sử dụng nhờ việc chuyển giao thông tin một cách nhanh chóng, đảm bảo độ tin cậy cao qua mạng viễn thông. Nguyên tắc thứ ba: ứng dụng tin học trong doanh nghiệp giúp cho các quyết định quản lý được thông qua trên cơ sở các tính toán cụ thể có tính đến các điều kiện khác nhau về thị trường, về sản xuất và dịch vụ nhằm đảm bảo hiệu quả cao. Nguyên tắc thứ bốn: Nhờ việc ứng dụng tin học trong doanh nghiệp mà các lãnh đạo luôn luôn được cung cấp thông tin một cách kịp thời, giải phóng họ khỏi các công việc tính toán hàng ngày để tập trung trí tuệ vào các vấn đề quản lý chiến lược và chiến thuật của hệ thống quản lý. Nguyên tắc thứ năm: sử dụng các tiêu chuẩn toàn diện trong việc đánh giá hệ thống thông tin quản lý. Trong thực tế người ta thường dùng một hệ thống các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá phần cứng, phần mềm, đánh giá chất lượng của dịch vụ thông tin trong hệ thống xử lý thông tin kinh tế. - Các tiêu chuẩn đánh giá phần cứng o Công suất: Tốc độ xử lý, dung lượng bộ nhớ. o Giá cả: Chi phí mua mới hệ thống, chi phí vận hành và bảo dưỡng hệ thống. o Hiệu năng: Độ tin cậy, tính ổn định, các biện pháp sửa chữa sai sót Kết quả SXKD cũ Kết quả SXKD mới t Giá trị 51 o Tương thích: Có khả năng hoạt động tốt với các thế hệ phần cứng khác nhau. o Môdul hoá: Cho phép nâng cấp, bổ sung dễ dàng trong tương lai. o Công nghệ: Sử dụng công nghệ mới, tương thích với các thiết bị hiện tại và trong tương lai gần. o Khả năng kết nối: Cho phép dễ dàng kết nối với mạng cục bộ LAN, mạng WAN,mạng toàn cầu INTERNET. o Bảo trì: Có điều kiện bảo trì thuận tiện. - Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm o Hiệu năng: Sản phẩm phần mềm hoạt động nhanh, tốn ít bộ nhớ khi cài đặt, thân thiện, dễ sử dụng o Tính mềm dẻo: Có khả năng tùy biến cao đáp ứng cho sự thay đổi về môi trường o Độ tin cậy: Có các thủ tục kiểm tra và duy trì độ tin cậy cần thiết o Ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao tiên tiến thế hệ mới o Tài liệu hướng dẫn: Có tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách dễ dàng và tiện lợi cho người sử dụng o Giá cả: Có giá cả hợp lý, phù hợp với khả năng thanh toán - Các tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ thông tin o Năng suất: Xử lý được một khối lượng lớn thông tin trong hệ thống một cách nhanh chóng o Đầy đủ: Cung cấp đầy đủ thông tin cho mọi đối tượng có nhu cầu về thông tin trong hệ thống quản trị o Kịp thời: Các thông tin được cung cấp một cách kịp thời o Chính xác: Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối của thông tin o Bảo mật: Đảm bảo tính bí mật an toàn của các dòng thông tin 2.8. Các chỉ tiêu xác định hiệu quả ứng dụng tin học trong doanh nghiệp Một hệ thống thông tin có thể mang lại một số lợi ích có thể đo, đếm được bằng tiền, ví dụ giảm chi phí lương nhân viên hay giảm chi phí giao dịch - gọi là lợi ích hữu hình hay lợi ích trực tiếp (Pt). Lợi ích hàng năm của HTTT (Pt) = Lợi ích tránh rủi ro (PR) + Lợi ích tận dụng cơ hội (CR) 52 Pt = PR + CR Trong đó: PR =   n i AiPiR 1 i CR =   n i BiQiS 1 i (Nguồn: trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh,2000, Tr39) Nhưng ngoài lợi ích hữu hình ra hệ thống thông tin còn có cả những lợi ích vô hình (hay lợi ích gián tiếp – Pg) mà không thể đo, đếm được bằng tiền, ví dụ nâng cao trình độ ý thức cho nhân viên, nâng cao uy tín của tổ chức... Theo phương pháp đánh giá của các chuyên gia thì lợi ích gián tiếp (lợi ích vô hình) năm thứ i được tính bằng công thức: Pgi = a * Pti * m Trong đó: a: tỷ lệ % của Pgi đối với Pti (0,3<=a<=0,5) m: hệ số chất lượng của HTTT theo sự đánh giá của các chuyên gia m=1: nếu >90% số chuyên gia đánh giá cao hệ thống thông tin m=0,5: nếu từ 50% - 90% số chuyên gia đánh giá tốt HTTT m=0: nếu < 50% số chuyên gia cho rằng hệ thống thông tin tốt (Nguồn: trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh,2000, Tr40) Như vậy giả sử ta gọi cả lợi ích trực tiếp (lợi ích hữu hình) và lợi ích gián tiếp (lợi ích vô hình) của hệ thống là thu nhập (TN) của hệ thống thông tin thì tổng thu nhập (TTN) của hệ thống thông tin sau n năm sử dụng sẽ là: TN = Pt + Pg TTN =    n i in i RTN 1 )1(* Trong đó: TTN: Tổng thu nhập của hệ thống thông tin TNi : Thu nhập của HTTT năm thứ i n: Số năm sử dụng hệ thống thông tin R: Tỷ lệ lãi suất Ai: Thiệt hại của rủi ro thứ i Pi: Xác suất xẩy ra rủi ro thứ i Ri: Tỷ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có HTTT thứ i Bi: Lợi ích tận dụng cơ hội thứ i Qi: Xác suất xẩy ra cơ hội thứ i Si: Tỷ lệ tận dụng cơ hội i nhờ có HTTT 53 (Nguồn: trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh,2000, Tr40) 2.9. Chi phí cho hệ thống thông tin Có những chi phí hữu hình và chi phí vô hình, những chi phí không thể đo đếm được bằng tiền. Chi phí hữu hình cũng như chi phí vô hình lại được phân thành hai loại: Chi phí cố định (CPCĐ) và chi phí biến động (CPBĐ). Chi phí cố định là những chi phí phát sinh một lần, ban đầu khi đầu tư xây dựng hệ thống thông tin. Chi phí cố định bao gồm: o Chi cho phát triển hệ thống (chi phí phân tích thiết kế hệ thống) Cpttk o Chi cho xây dựng, thực hiện hệ thống Cxd o Chi cho mua sắm phần cứng, phần mềm Cms o Chi cho đào tạo người sử dụng Cdt o Chi cho cài đặt, lắp ráp Ccđ o Chi cho cho các trang thiết bị phục vụ Ctbpv o Các chi phí cố định khác Ccđk CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cms + Cđt + Ccđ + Ctbpv + Ccđk Chi phí cố định là chi phí được thực hiện một lần vào năm đầu tiền trong giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin. Chi phí biến động là những chi phí gắn liền với quá trình cải tiến, sử dụng và bảo trì hệ thống, đó là những chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và đột xuất trong thời kỳ khai thác hệ thống. Đây là chi phí theo thời gian do đó thường được tính theo từng kỳ (thường theo từng năm) bao gồm: o Chi thù lao nhân lực (tiền lương) Ctl o Chi thông tin đầu vào, văn phòng phẩm Cđv o Chi tiền điện, tiền truyền thông Cđtt o Chi bảo trì, sửa chữa Cbtsc o Các chi phí biến động khác Cbđk Chi phí biến động năm thứ i là tống các chi phí trên năm thứ i: CPBĐi = Ctli + Cđvi + Cđtti + Cbtsci + Cbđki Tổng chi phí (TCP) cho HTTT là: 54 TCP = CPCĐ*(1+R)n +    n 1i i)-(nR)(1* iCPBD Trong đó: (Nguồn: trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh,2000, Tr41) 2.10. Các chỉ tiêu xác định hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý Chỉ tiêu 1. Xác định hiệu quả bằng phương pháp so sánh giữa tổng thu nhập và tổng chi phí của hệ thống trước và sau khi ứng dụng tin học Tổng thu nhập (TTN) =    n i in i RTN 1 )1(* Tổng chi phí (TCP) = CPCĐ*(1+R)n +    n 1i i)-(nR)(1* iCPBD Một MIS có hiệu quả kinh tế nghĩa là tổng thu nhập phải lớn hơn tổng chi phí (TTN > TCP). Chỉ tiêu 2. Xác định hiệu quả kinh tế của hệ thống bằng phương pháp tính NPVcủa dự án (Net Present Value - NPV) NPV là số chênh lệch giữa giá trị của các luồng tiền kỳ vọng trong tương lai với giá trị hiện tại của vốn đầu tư được quy về thời điểm hiện tại với lãi suất cố định mỗi chu kỳ. NPV được tính theo công thức sau. (Nguồn: Hàn Viết Thuận,2000, Tr239) Trong đó PV là tổng đầu tư ban đầu cho dự án PV = PV1 + PV2 + PV3 + PV4 + PV5 + PV6 o PV1: Đầu tư nghiên cứu khảo sát việc ứng dụng tin học - PV TCP: Tổng chi phí cho HTTT CPCĐ: Chi ban đầu CPBĐi: Chi phí biến động năm thứ i của HTTT n: Số năm sử dụng hệ thống thông tin R: Tỷ lệ lãi suất 55 o PV2: Đầu tư mua săm thiết bị công nghệ (phần cứng) o PV3: Đầu tư xây dựng phần mềm o PV4: Chi phí chuyển đổi, cài đặt o PV5: Chi phí bảo hành hệ thống o PV6:Chi phí đào tạo sử dụng Valuei là giá trị kỳ vọng năm thứ i, Rate là tỷ lệ chiết khấu năm thứ i. Nếu dự án nào có NPV lớn hơn thì dự án đó có hiệu quả kinh tế lớn hơn. Chỉ tiêu 3. Xác định hiệu quả bằng phương pháp tính tỷ lệ hoàn vốn nội bộ (tỷ lệ nội hoàn) IRR. Tỷ lệ hoàn vốn nội bộ hay tỉ lệ nội hoàn là mức lãi suất chiết khấu mà tại đó dự án hòa vốn hay tại đó thì giá trị hiện tại ròng của dự án (NPV) bằng không (dự án hòa vốn). Tỷ lệ nội hoàn được tính bằng hàm: IRR(values,guess) Dự án nào có IRR cao hơn thì có hiệu quả kinh tế cao hơn. Chỉ tiêu 4. Xác định hiệu quả kinh tế của hệ thống bằng phương pháp tính tỷ số doanh lợi (Profittability Index - PI) PI = 1 + NPV/PV Trong đó PV là tổng chi phí Ứng dụng tin học trong doanh nghiệp có thể coi như một dự án phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp. Việc xác định hiệu quả là rất cần thiết để dự án mang lại hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý. 2.11. Cơ sở lý luận về các nhân tổ tác động đến mức độ ứng dụng tin học tại doanh nghiệp Câu hỏi nghiên cứu đặt ra là: Những nhân tố nào ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng tin học tại doanh nghiệp nhỏ và vừa? Mức độ ứng dụng tin học thể hiện: Thứ nhất, là việc khai thác các chức năng, tiện ích của máy tính và mạng máy tính trong quản lý hoạt động sản xuất và quản trị kinh doanh. Thứ hai, là số lượng các phần mềm đã được triển khai sử dụng tại DNNVV. Ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng có thể có nhiều yếu tố: 56 o Nhận thức về lợi ích đem lại của việc ứng dụng tin học có tác động thuận chiều tới mức độ ứng dụng (Margi Levy and Philip Powell, 2004). Nếu nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá cao về những lợi ích đem lại của ứng dụng tin học trong quản lý sẽ tạo ra động lực cao thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học và ngược lại nếu những lợi ích đem lại của việc ứng dụng tin học được đánh giá thấp thì cũng sẽ tạo ra một lực cản đối với quá trình ứng dụng tin học tại doanh nghiệp nhỏ và vừa o Nhận biết về rủi ro: những quan điểm, đánh giá của nhà quản lý về những rủi ro mà doanh nghiệp sẽ gặp phải khi ứng dụng tin học (Michael Morrell, 2002; Margi Levy and Philip Powell, 2004). Tác động của yếu tố này đến mức độ ứng dụng tin học tại doanh nghiệp là ngược chiều nhưng cũng có thể là thuận chiều. Là ngược chiều nếu chúng ta lý luận rằng càng nhận thức được nhiều những rủi ro thì nhà quản lý càng e dè trong việc đẩy mạnh đầu tư tăng cường ứng dụng tin học. Tuy nhiên tác động là thuận chiều nếu chúng ta lý luận rằng khi có nhiều hơn các bộ phận chức năng, các phân hệ nghiệp vụ trong doanh nghiệp được ứng dụng tin học thì sẽ càng làm phát sinh nhiều nguy cơ và những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt, nếu ít hoặc là không có ứng dụng tin học tại doanh nghiệp thì sẽ có rất ít hay là không có rủi ro nào cả. Kết quả cuộc điều tra về thực trạng ứng dụng tin học tại doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ giúp chúng ta khẳng định xem quan điểm nào là phù hợp. o Những khó khăn khi triển khai ứng dụng tin học tại doanh nghiệp sẽ có tác động ngược chiều đến mức độ ứng dụng tin học tại doanh nghiệp đó (Amanda Freeman and Liam Doyle, 2010; Margi Levy and Philip Powell, 2004). Nếu những khó khăn gặp phải là ít sẽ tạo ra sự thuận lợi cho quá trình ứng dụng tin học tại doanh nghiệp và ngược lại, nếu những khó khăn gặp phải mà nhiều thì sẽ tạo thành lực cản của quá trình ứng dụng tin học. Những yếu tố kiểm soát mức độ ứng dụng tin học tại DNNVV là những yếu tố tồn tại đương nhiên, ví dụ như khu vực địa lý của doanh nghiệp, năm thành lập, loại hình kinh doanh hay quy mô doanh nghiệp. Chúng ta không thể tác động làm thay đổi các yếu tố này với mục đích để nâng cao mức độ ứng dụng tin học tại doanh nghiệp tuy nhiên sự có mặt của các yếu tố này sẽ có thể tác động đến các yếu tố nguyên nhân: nhận thức về lợi ích, nhận thức về rủi ro và những khó khăn khi triển khai. Mô hình nghiên cứu về các nhân tố tác động đến mức độ ứng dụng tin học tại doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ được trình bày chi tiết và thực hiện kiểm định ở cuối chương 3, mục 3.4. 57 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC NHÂN TỔ TÁC ĐỘNG ĐẾN MỨC ĐỘ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM Ở chương này, trên cơ sở một cuộc điều tra bằng bảng hỏi được thực hiện với 215 doanh nghiệp nhỏ và vừa trong cả nước, tác giả trình bày thực trạng ứng dụng tin học trong quản lý doanh nghiệp hiện nay. Việc phân tích, đánh giá được tiến hành trước hết cho tổng thể các doanh nghiệp điều tra. Sau đó đi sâu vào hai nhóm là nhóm doanh nghiệp sản xuất và nhóm doanh nghiệp dịch vụ và theo khu vực địa lý. Tác giả cũng tiến hành phân tích mô hình và đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ ứng dụng tin học trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiên nay. 3.1. Khái quát về cuộc điều tra Cuộc điều tra (mẫu phiếu điều tra được trình bày ở phụ lục) hướng tới việc thu thập thông tin và lấy ý kiến về các vấn đề liên quan đến thực trạng phát triển ứng dụng tin học trong quản lý tại DNNVV; thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng tin học trong quản lý; lợi ích và nguy cơ phải đối mặt khi thực hiện tin học hóa công tác quản lý doanh nghiệp; kiến nghị của doanh nghiệp đối với các chính sách của nhà nước để từ đó khuyến khích và thúc đẩy hơn nữa quá trình ứng dụng tin học trong quản lý tại các DNNVV ở Việt Nam. Đối tượng điều tra là DNNVV hoạt động trong lĩnh vực tin học, điện tử viễn thông, xây dựng, thương mại, dịch vụ và lĩnh vực khác. Địa bàn phân bổ có đại diện ở cả miền Bắc, miền Trung và miền Nam. Quy mô: tổng số phiếu phát ra là 300, tổng số phiếu thu về là 215. Hình 3-1 Phân bổ DNNVV trả lời phiếu điều tra 58 (Nguồn: tác giả) Hình 3-2 Phân bổ DNNVV điều tra theo tỉnh (Nguồn: tác giả) Hình 3-3 Phân bổ DNNVV theo lĩnh vực kinh doanh (Nguồn: tác giả) Chiếm đại đa số DNNVV trả lời phiếu điều tra tập trung ở miền Bắc (MB) chiếm 74.43%; miền Nam (MN) chiếm 21% và miền Trung (MT) chỉ chiếm 4.57%. Xét về tỉnh thành cụ thể thì miền Bắc có 2 đại diện với số doanh nghiệp điều tra lớn 59 nhất là Hà Nội (37.67%) và Quảng Ninh (25.58%); miền Nam thì chủ yếu là ở Đồng Tháp (11.6%) và Tp Hồ Chí Minh (6.98%). Về lĩnh vực kinh doanh, các doanh nghiệp tham gia điều tra chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tin học chỉ chiếm phần nhỏ nên dù mức độ ứng dụng tin học có cao cũng không làm ảnh hưởng đến kết quả chung của điều tra tổng thể. Để có được sự đánh giá thống kê mang tính đặc trưng, chúng tôi đã phân nhóm theo ngành và khu vực dựa trên nguyên tắc sau: - Phân nhóm doanh nghiệp theo ngành bao gồm doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất và doanh nghiệp thuộc ngành dịch vụ. - Phân nhóm doanh nghiệp theo khu vực: o Khu vực 1: Bao gồm các doanh nghiệp ở Hà Nội, thủ đô và là nơi tập trung nhiều nhất trong tổng số doanh nghiệp được phát phiếu điều tra. o Khu vực 2: Bao gồm các doanh nghiệp ở Quảng Ninh, là trung tâm kinh tế mới có tốc độ phát triển cao, cũng là nơi tập trung số lượng khá lớn doanh nghiệp được chọn để điều tra, chỉ đứng sau Hà Nội. o Khu vực 3: Các doanh nghiệp ở TP Hồ Chí Minh, Vũng Tàu và Đồng Tháp là ba địa bàn được tác giả chọn làm đối tượng điều tra đại diện cho khu vực phía Nam. - Thống kê doanh nghiệp theo ngành và theo khu vực. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Khu vực 1 Khu vực 2 Khu vực 3 Hình 3-4 Thống kê số lượng doanh nghiệp theo khu vực (Nguồn: tác giả) 60 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 Doanh nghiệp sản xuất Doanh nghiệp dịch vụ Hình 3-5 Thông kê số lượng doanh nghiệp theo ngành (Nguồn: tác giả) 3.2. Tính cấp thiết của việc tin học hóa quản lý Một quy luật kinh doanh đã được thực tế chứng minh đó là, các doanh nghiệp phải biết ứng dụng tin học trong quản lý như một giải pháp và xu thế tất yếu. Câu hỏi có nên hay không ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã chẳng còn được đặt ra nữa mà vấn đề cần quan tâm hiện nay đó là ứng dụng CNTT trong quản lý như thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất. Có đến 68.93% doanh nghiệp được hỏi đồng ý với lý do này. Hình 3-6 Lý do ứng dụng tin học (Nguồn: tác giả) 61 Số liệu khảo sát cho thấy 53.18% doanh nghiệp ủng hộ lý do: “Tiết kiệm chi phí về nhân lực”. Việc ứng dụng tin học trong quản lý sẽ giúp giải phóng và tiết kiệm rất nhiều chi phí về nhân lực. Nếu trong hệ thống thông tin thủ công trước kia, con người phải thực hiện tất cả các khâu trong quá trình cập nhật, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin thì nay với hệ thống thông tin tin học hóa, máy tính điện tử có thể trợ giúp và làm thay con người ở rất nhiều các khâu công việc .Yêu cầu về nhân lực trong hệ thống thông tin tin học hóa giảm đi rất nhiều so với hệ thống thông tin thủ công trước đây. Lý do số lượng dữ liệu quá nhiều không thể xử lý thủ công được 52.87% số doanh nghiệp điều tra ủng hộ. Khối lượng dữ liệu phát sinh từ các giao dịch và hoạt động của doanh nghiệp không ngừng tăng lên nhanh chóng. Hơn nữa, trước áp lực của cạnh tranh và sự đòi hỏi phải nâng cao chất lượng điều hành quản lý, các nhà quản lý doanh nghiệp ngày càng yêu cầu nhiều hơn về số lượng cũng như chất lượng thông tin được cung cấp. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp không chỉ phải đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng lên về số lượng thông tin cung cấp mà tốc độ đáp ứng yêu cầu trong việc truy xuất và tổng hợp thông tin cũng phải tăng lên tương ứng. Đáp ứng nhu cầu của sự phát triển, mở rộng trong tương lai có số doanh nghiệp ủng hộ là 44.83%. Theo xu thế chung của sự phát triển, hội nhập của nền kinh tế đất nước, các doanh nghiệp mở rộng phạm vi cũng như lĩnh vực kinh doanh vượt ra khỏi biên giới quốc gia, vươn tới các nước trong khu vực và trên thế giới 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Số lượng dữ liệu nhiều DĐáp ứng yêu cầu của nhà QL Xu thế phát triển của ứng dụng CNTT trong QL tiết kiệm chi phí nhân lực Nhận được sự hỗ trợ từ nhà nước Đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai Khu vực 1 Khu vực 2 Khu vực 3 Hình 3-7 Thống kê lý do chính của việc ứng dụng trong quản lý- phân theo khu vực (Nguồn: tác giả) 62 Theo Hình 3-7, số lượng các doanh nghiệp ở Quảng Ninh đánh giá về lý do ứng dụng tin học trong quản lý cao hơn hẳn các doanh nghiệp ở Hà Nội và một số tỉnh miền Nam ở 3 lý do: đầu tiên về số lượng dữ liệu nhiều, hai là đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý và cuối cùng là theo xu thế p