Luận án Quản lý đội ngũ giảng viên khối ngành công nghệ kỹ thuật tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh trong bối cảnh hiện nay

cao đẳng là từ 380 đến 450 giờ chuẩn. Về nhiệm vụ, giảng viên cao đẳng thực hiện các nhiệm vụ sau: (i) Công tác giảng dạy (Chuẩn bị giảng dạy: Soạn giáo án, lập đề cương bài giảng, chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị phục vụ cho việc giảng dạy mô-đun, môn học được phân công giảng dạy; Giảng dạy mô-đun, môn học được phân công theo kế hoạch và quy định của chương trình; Đánh giá kết quả học tập của học viên, học sinh, sinh viên gồm: Soạn đề kiểm tra, coi kiểm tra, đánh giá kiểm tra định kỳ); (ii) Coi thi, kiểm tra, đánh giá kết thúc mô-đun, môn học; chấm thi tuyển sinh; chấm thi tốt nghiệp; hướng dẫn, đánh giá chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp; đánh giá kết quả nghiên cứu của học viên, học sinh, sinh viên; (iii) Hoàn thiện các biểu mẫu, sổ sách quản lý lớp học được bố trí, phân công giảng dạy theo quy định; (iv) Hướng dẫn sinh viên làm chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp (nếu có); hướng dẫn thực tập, thực tập kết hợp với lao động sản xuất; luyện thi cho học viên, học sinh, sinh viên giỏi tham gia kỳ thi các cấp; (v) Biên soạn giáo trình, tài liệu giảng dạy; góp ý kiến xây dựng chương trình, nội dung mô-đun, môn học được phân công giảng dạy; (vi) Tham gia thiết kế, xây dựng phòng học chuyên môn; thiết kế, cải tiến, tự làm đồ dùng, trang thiết bị giáo dục nghề nghiệp; (vii) Tổ chức các hoạt động giáo dục và rèn luyện học viên, học sinh, sinh viên; (viii) Học tập, bồi dưỡng chuẩn hóa, bồi dưỡng nâng cao; thực tập tại doanh nghiệp hoặc cơ quan chuyên môn; dự giờ, trao đổi kinh nghiệm giảng dạy; (ix) Tham gia bồi dưỡng cho nhà giáo theo yêu cầu phát triển chuyên môn, nghiệp vụ của trường, khoa, bộ môn; (x) Nghiên cứu khoa học; hướng dẫn học viên, học sinh, sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học; ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật hoặc sáng kiến, cải tiến kỹ thuật vào giảng dạy và thực tiễn sản xuất; (xi) Tham gia sinh hoạt chuyên môn, nghiệp vụ, tham gia công 137 tác quản lý đào tạo; (xii) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng [0012]. Bên cạnh đó khi xây dựng bảng mô tả vị trí việc làm dựa vào khung năng lực nghề nghiệp của GV khối ngành CNKT tại các trường cao đẳng cũng cần tham khảo Luật Giáo dục nghề nghiệp; Điều lệ trường cao đẳng; Quy định về tuyển dụng, sử dụng, bồi dưỡng đối với nhà giáo giáo dục nghề nghiệp (Thông tư số 06/2017/TT-BLĐTBXH) [0011]; Quy định chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ của nhà giáo giáo dục nghề nghiệp (Thông tư số 08/2017/TT-BLĐTBXH) [0013] và khung năng lực nghề nghiệp đã được đề xuất ở Chương 1. Xuất phát từ những cơ sở phân tích như trên, tác giả đề xuất bảng mô tả vị trí việc làm dựa vào khung năng lực nghề nghiệp của GV khối ngành CNKT tại các trường cao đẳng như sau: Bảng 3.1. Bảng mô tả vị trí việc làm dựa vào khung năng lực nghề nghiệp của GV khối ngành CNKT tại trường cao đẳng Nhiệm vụ Tiêu chí Nội dung cụ thể 1. Chấp hành, giữ gìn phẩm chất nghề nghiệp Phẩm chất chính trị Nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước Thường xuyên học tập nâng cao trình độ lý luận chính trị Có ý thức tổ chức kỷ luật cao Gương mẫu thực hiện nghĩa vụ công dân, tích cực tham gia các hoạt động chính trị - xã hội do nhà trường và địa phương nơi cư trú phát động Đạo đức nghề nghiệp Yêu nghề, tâm huyết với nghề; có ý thức giữ gìn phẩm chất, danh dự, uy tín, lương tâm nhà giáo; yêu thương, tôn trọng người học; công bằng trong giảng dạy, khách quan trong đánh giá sinh viên; thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, lãng phí, bệnh thành tích Tận tụy với công việc; nghiêm chỉnh chấp hành điều lệ, quy chế, quy định của ngành, của trường Nghiêm túc thực hiện phê bình và tự phê bình Lối sống, tác phong Sống có lý tưởng, mục đích; thực hành cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh Có lối sống lành mạnh, văn minh; xây dựng gia đình văn hoá; biết quan tâm đến những người xung quanh; thực hiện nếp sống văn hóa nơi công cộng Có tác phong, thái độ làm việc khoa học, nghiêm túc; có thái độ đúng mực với đồng nghiệp và sinh viên 138 Nhiệm vụ Tiêu chí Nội dung cụ thể 2. Đảm bảo các yêu cầu về năng lực chuyên môn Trình độ chuyên môn Đối với giảng viên dạy lý thuyết Có bằng tốt nghiệp ĐH chuyên ngành hoặc ĐHSP chuyên ngành trở lên, phù hợp với ngành, nghề giảng dạy. Nắm vững kiến thức ngành, nghề được phân công giảng dạy, có kiến thức về ngành, nghề liên quan Hiểu biết về thực tiễn nghề nghiệp và những tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ mới của ngành, nghề được phân công giảng dạy Đối với giảng viên dạy thực hành Có một trong các chứng chỉ KNN phù hợp sau: Chứng chỉ KNNQG bậc 3 hoặc chứng nhận bậc thợ 5/7, 4/6 trở lên hoặc bằng tốt nghiệp CĐN hoặc chứng chỉ kỹ năng thực hành nghề trình độ CĐN hoặc tương đương Thực hiện thành thạo các kỹ năng của ngành, nghề được phân công giảng dạy; nắm vững kỹ thuật an toàn, vệ sinh lao động của ngành, nghề được phân công giảng dạy Tổ chức thành thạo các hoạt động lao động sản xuất, dịch vụ ngành, nghề được phân công giảng dạy. Đối với giảng viên dạy tích hợp Có bằng tốt nghiệp ĐH chuyên ngành hoặc ĐHSP chuyên ngành trở lên, phù hợp với ngành, nghề giảng dạy và có một trong các CCKNN sau: Chứng chỉ KNNQG Bậc 3 hoặc chứng nhận bậc thợ 5/7, 4/6 trở lên hoặc bằng tốt nghiệp CĐN hoặc chứng chỉ kỹ năng thực hành nghề trình độ CĐN hoặc tương đương Nắm vững kiến thức ngành, nghề được phân công giảng dạy; có kiến thức về ngành, nghề liên quan Hiểu biết về thực tiễn nghề nghiệp, tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ mới và kỹ thuật an toàn, vệ sinh lao động của ngành, nghề được phân công giảng dạy; thực hiện thành thạo các kỹ năng của ngành, nghề được phân công giảng dạy Tổ chức thành thạo các hoạt động lao động sản xuất, dịch vụ ngành, nghề được phân công giảng dạy Trình độ ngoại ngữ Có trình độ ngoại ngữ Bậc 2 (A2) theo quy định tại TT số 01/2014/TTBGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ GDĐT ban hành Đọc và hiểu tài liệu chuyên ngành phục vụ công tác giảng dạy; mô tả được một số công việc cơ bản của ngành, nghề được phân công giảng dạy 139 Nhiệm vụ Tiêu chí Nội dung cụ thể Trình độ tin học Có trình độ tin học đạt chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ TT&TT hoặc tương đương trở lên Sử dụng thành thạo phần mềm dạy học chuyên ngành để thiết kế bài giảng, tài liệu giảng dạy. 3. Đảm bảo các yêu cầu về năng lực nghiệp vụ sư phạm Trình độ nghiệp vụ sư phạm Có chứng chỉ sư phạm dạy nghề dạy trình độ CĐN hoặc chứng chỉ bồi dưỡng NVSP cho GV đại học, cao đẳng hoặc bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành sư phạm hoặc tương đương Chuẩn bị hoạt động giảng dạy Lập được kế hoạch giảng dạy môn học, mô-đun được phân công trên cơ sở chương trình, kế hoạch đào tạo của cả khoá học. Soạn được giáo án theo quy định Lựa chọn được phương pháp dạy học phù hợp cho các bài học của chương trình môn học, mô-đun được phân công giảng dạy Chuẩn bị đầy đủ các phương tiện dạy học, thiết bị, nguyên, nhiên, vật liệu thực hành cần thiết Tự làm các thiết bị dạy học đơn giản để phục vụ giảng dạy; chủ trì tham gia thiết kế và bố trí trang thiết bị dạy học của phòng học chuyên môn phù hợp với chương trình của ngành, nghề dạy Thực hiện hoạt động giảng dạy Tổ chức dạy học phù hợp với ngành, nghề đào tạo và với từng đối tượng sinh viên; thực hiện đầy đủ kế hoạch giảng dạy, đúng chương trình, nội dung. Thực hiện các giờ dạy lý thuyết, thực hành, tích hợp theo quy định Vận dụng, kết hợp các phương pháp dạy học để phát huy tính tích cực, sáng tạo, phát triển năng lực tự học của sinh viên Sử dụng thành thạo các phương tiện, thiết bị dạy học để nâng cao hiệu quả giảng dạy, đảm bảo chất lượng GDNN Tổ chức quản lý lớp học và xử lý các tình huống sư phạm tốt Kích thích sự hứng thú học tập và lòng yêu nghề của sinh viên thông qua hoạt động giảng dạy Xây dựng chương trình, biên soạn giáo trình, tài liệu giảng dạy Nắm được căn cứ, nguyên tắc, yêu cầu và quy trình xây dựng chương trình đào tạo Chủ trì hoặc tham gia biên soạn, cập nhật chương trình, giáo trình, tài liệu đào tạo trình độ CĐ; chương trình bồi dưỡng nghề nghiệp Xây dựng kế hoạch, thực hiện các hoạt động giáo dục Xây dựng được kế hoạch GD sinh viên thông qua giảng dạy và qua các hoạt động khác Thực hiện việc giáo dục đạo đức nghề nghiệp, thái độ nghề nghiệp thông qua việc giảng dạy môn học, mô-đun 140 Nhiệm vụ Tiêu chí Nội dung cụ thể theo kế hoạch đã xây dựng Đánh giá kết quả các mặt rèn luyện đạo đức của sinh viên theo quy định một cách chính xác, công bằng và có tác dụng giáo dục 4. Đảm bảo các yêu cầu về năng lực quản lý học vụ Kiểm tra, đánh giá kết quả học tập sinh viên Lựa chọn và thiết kế các công cụ kiểm tra, đánh giá kết quả học tập của sinh viên phù hợp với môn học, mô-đun được phân công giảng dạy Thực hiện kiểm tra, đánh giá toàn diện, chính xác, mang tính giáo dục và đúng quy định; sử dụng kết quả kiểm tra, đánh giá để điều chỉnh dạy và học Quản lý hồ sơ dạy học Thực hiện đầy đủ các quy định về sử dụng biểu mẫu, sổ sách, hồ sơ dạy học Bảo quản, lưu trữ, sử dụng hồ sơ dạy học theo quy định Quản lý sinh viên, xây dựng môi trường giáo dục, học tập Quản lý được các thông tin liên quan đến sinh viên và sử dụng hiệu quả các thông tin vào giáo dục, dạy học, quản lý sinh viên Xây dựng môi trường giáo dục, học tập lành mạnh, dân chủ, kỹ cương, hợp tác, sáng tạo và hiệu quả Quản lý CSVC, thiết bị, vật tư dạy nghề Xây dựng kế hoạch thực hiện quản lý CSVC, TBĐT (duy trì kiểm kê, phân phối, sắp xếp, bảo quản, sữa chữa, vệ sinh công nghiệp) Quản lý hoạt động tư vấn nghề nghiệp, giải quyết việc làm Quản lý hoạt động tư vấn phát triển nghiệp nghề và giới thiệu việc làm cho sinh viên 5. Đảm bảo các yêu cầu về năng lực tham gia các hoạt động chính trị - xã hội Hoạt động chính trị - xã hội Phối hợp với gia đình sinh viên và cộng đồng động viên, hỗ trợ, giám sát việc học tập, rèn luyện của sinh viên; góp phần huy động các nguồn lực xã hội xây dựng, phát triển nhà trường Tham gia các hoạt động chính trị-xã hội nơi công tác và nơi cư trú; sẵn sàng tham gia nghĩa vụ quân sự, xây dựng quan hệ giữa nhà trường với DN nhằm phát triển nhà trường, cộng đồng và phong trào học nghề lập nghiệp Đảm bảo sức khỏe để thực hiện hoạt động đào tạo nghề nghiệp Có đủ sức khỏe để đảm bảo các yêu cầu của hoạt động ĐTNN; tham gia hội thi thể dục, thể thao, văn hóa, văn nghệ các cấp Kỹ năng mềm tạo thêm hiệu quả, các giá trị giáo dục tích cực Có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm; quản lý và giải quyết các vấn đề phát sinh; làm việc có tư duy đổi mới, sáng tạo và hiệu quả 141 Nhiệm vụ Tiêu chí Nội dung cụ thể 6. Đảm bảo các yêu cầu về phát triển năng lực nghề nghiệp, nghiên cứu khoa học- chuyển giao công nghệ và quan hệ doanh nghiệp Học tập, bồi dưỡng nâng cao Thường xuyên dự giờ, trao đổi kinh nghiệm giảng dạy, giáo dục với đồng nghiệp; bồi dưỡng đồng nghiệp theo yêu cầu phát triển của đơn vị Tham gia hội giảng các cấp; tham gia các khoá đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức, kỹ năng nghề đáp ứng yêu cầu của GDNN Thường xuyên tự học tập, bồi dưỡng, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp Phát triển năng lực nghề nghiệp cho sinh viên Hướng dẫn sinh viên thực tập kết hợp với các hoạt động thực tiễn nghề nghiệp Tham gia bồi dưỡng nâng cao, luyện tay nghề cho sinh viên giỏi các cấp Nghiên cứu khoa học - chuyển giao công nghệ Có kiến thức, kỹ năng cơ bản về nghiên cứu khoa học và công nghệ Chủ trì hoặc tham gia đề tài NCKH từ cấp cơ sở trở lên; tham hoạt động dịch vụ kỹ thuật - công nghệ trong và ngoài trường Quan hệ doanh nghiệp Tìm kiếm, xây dựng, phát triển các mối quan hệ, hợp tác với doanh nghiệp trong hoạt động đào tạo Tham gia thực tập thực tế tại doanh nghiệp Bước 2: Chỉ đạo các trưởng Khoa/Bộ môn chuyên ngành CNKT tiến hành rà soát nhân sự trên cơ sở mô tả vị trí việc làm dựa vào khung năng lực nghề nghiệp. Kiểm tra công tác phân công chuyên môn, phân công giảng dạy và thực hiện các nhiệm vụ khác đối với giảng viên đã phù hợp hay chưa? Nếu chưa hợp lý cần đề xuất những biện pháp thay đổi, chấn chỉnh kịp thời. Các trưởng Khoa/Bộ môn cần tăng cường thực hiện chức năng giám sát, quản lý ĐNGV để nắm chắc tình hình nhân sự của đơn vị. Bước 3. Tổ chức phân công, sắp xếp lại công việc cho ĐNGV khối ngành CNKT. Sau khi có kết quả rà soát và căn cứ đề xuất của các trưởng Khoa/Bộ môn chuyên ngành CNKT, Hiệu trưởng chỉ đạo Phòng Tổ chức - nhân sự phối hợp các Khoa/Bộ môn thực hiện việc phân công, sắp xếp lại công việc cho ĐNGV khối ngành CNKT sao phù hợp với chuyên môn, đảm bảo theo quy định. Bố trí chế độ làm việc của giảng viên theo chế độ tập sự, giảng viên, giảng viên chính, giảng viên kiêm nhiệm, giảng viên dạy lý thuyết, giảng viên dạy thực hành hay giảng viên dạy tích hợp. Đối với những môn học, module trong chương trình đào tạo chưa có GV giảng dạy đúng chuyên môn cần có phương án tuyển dụng mới hay thỉnh giảng hay cử đi đào tạo bồi dưỡng đối với những GV hiện có để có thể đáp ứng yêu cầu giảng dạy. 142 Bước 4: Phòng Tổ chức nhân sự rà soát lại các tiêu chí, quy trình tuyển dụng, tổ chức thi tuyển dụng, cử đi đào tạo bồi dưỡng, quản lý hồ sơ, theo dõi quá trình công tác, nâng lương, bổ nhiệm, luân chuyển, thực hiện các chế độ chính sách, v.v đối với giảng viên để sự tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành các quy định cụ thể về chế độ thỉnh giảng phù hợp để có thể thu hút được những giảng viên giỏi của các trường khác tham gia giảng dạy. Phòng Thanh tra pháp chế hoặc Phòng Đảm bảo chất lượng hoặc Phòng Quản lý Đào tạo được giao nhiệm vụ giám sát hoạt động giảng dạy của giảng viên và báo cáo thường xuyên cho Hiệu trưởng về chất lượng giảng dạy. Phòng Tài chính - Kế toán tham mưu cho Hiệu trưởng về cơ chế tài chính đủ hấp dẫn có thể mời được những giảng viên có chất lượng về giảng dạy các học phần còn thiếu giảng viên. Các Khoa, Bộ môn chuyên ngành CNKT chủ động lên phương án mời những giảng viên giỏi chuyên môn, có kinh nghiệm giảng dạy các học phần trong chương trình đào tạo còn thiếu giảng viên. Bên cạnh đó, các Khoa, Bộ môn cử giảng viên đi học hoặc bồi dưỡng những giảng viên có chuyên ngành gần với các học phần còn thiếu giảng viên. Nếu trường hợp các học phần đó là những môn chuyên ngành cốt lõi cần phải tuyển giảng viên thì Khoa, Bộ môn cần đề xuất với Nhà trường để tuyển dụng bổ sung giảng viên. 3.3.3.4. Điều kiện thực hiện giải pháp Các Phòng, Khoa, Bộ môn và giảng viên cần phải hiểu về vai trò, tầm quan trọng của việc tuyển dụng, sử dụng giảng viên đảm bảo chất lượng, theo đúng chuẩn nghề nghiệp của giảng viên cao đẳng, đặt lợi ích của người học lên hàng đầu. Các Phòng, Khoa, Bộ môn cần phối hợp chặt chẽ trong công tác sử dụng giảng viên và tham mưu kịp thời cho Hiệu trưởng để giải quyết được sự thiếu hụt của đội ngũ giảng viên. Hiệu trưởng chỉ đạo quyết liệt phòng Tổ chức - Nhân sự, các Khoa, Bộ môn trong việc giám sát sắp xếp công việc cho giảng viên theo mô tả vị trí việc làm dựa vào khung năng lực nghề nghiệp. Đảm bảo các yêu cầu về cơ sở vật chất, tài chính và các điều kiện khác cho việc tuyển dụng, sử dụng đội ngũ giảng viên trường cao đẳng. 3.3.4. Tổ chức xây dựng hệ thống đánh giá và trả lương cho giảng viên khối ngành Công nghệ kỹ thuật theo KPIs 3.3.4.1. Mục tiêu của giải pháp Giảng viên nói chung và giảng viên khối ngành CNKT nói riêng nỗ lực 143 phấn đấu phát triển chuyên môn phụ thuộc vào hệ thống đánh giá và mức độ lương được hưởng theo năng lực. Muốn vậy, các trường cao đẳng phải xây dựng đánh giá đảm bảo sự công bằng giữa các giảng viên nói chung, giảng viên khối ngành CNKT nói riêng. Quản trị nhân sự theo KPI là một phương pháp quản trị bằng cách lượng hóa hiệu quả làm việc của một nhân viên theo một khoảng thời gian. Nắm rõ cách xây dựng KPI cho nhân viên sẽ giúp hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt. KPIs theo Tiếng Anh là viết tắt của Key Performance Indicators có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPIs ở mức độ (level) cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPIs ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ. Việc sử dụng KPIs cho các hoạt động quản trị có thể hỗ trợ Nhà trường nói chung và các nhân viên, giảng viên nói riêng ở các vấn đề như sau: Đối với Nhà trường: Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên, giảng viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp. KPI giúp Nhà trường nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc, đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn của Nhà trường có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng. Đối với giảng viên, nhân viên: sẽ hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra; tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu; phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời. 3.3.4.2. Nội dung của giải pháp Xây dựng hệ thống đánh giá năng lực thực hiện (KPIs) là một công cụ quản lý đáp ứng mô hình quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives - MBO). Trên cơ sở đó, lương và thưởng của giảng viên, nhân viên và lãnh đạo được trả theo hiệu suất làm việc. Giải pháp này bao gồm các nội dung sau: Tổ chức tập huấn, hội thảo để lãnh đạo Nhà trường, lãnh đạo các Phòng/Khoa/ Trung tâm/Bộ môn, giảng viên, nhân viên hiểu rõ lợi ích và cách triển khai hệ thống đánh giá năng lực thực hiện (KPIs) của Nhà trường. Bên cạnh đó, các thành viên của Nhà trường cũng hiểu rõ được các khó khăn và rào cản khi thực hiện 144 hệ thống này. Triển khai xây dựng hệ thống đánh giá năng lực thực hiện (KPIs) cho các đơn vị trong Nhà trường và cách trả lương, thưởng theo KPIs. Áp dụng và duy trì hệ thống đánh giá năng lực thực hiện (KPIs) trong Nhà trường. 3.3.4.3. Cách thức thực hiện giải pháp Mỗi trường cao đẳng có thể có những cách thức riêng để triển khai hệ thống đánh giá năng lực thực hiện (KPIs) của giảng viên, nhân viên. Tuy nhiên có thể thực hiện theo các bước sau: Bước 1. Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng phải hiểu rõ về lợi ích của hệ thống KPIs trong quản lý nhân sự. Bước 2. Hiệu trưởng tổ chức hội thảo, tập huấn về Hệ thống KPIs để lãnh đạo các Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn và giảng viên, nhân viên hiểu rõ lợi ích của hệ thống. Hiệu trưởng giao cho bộ phận quản lý nhân sự như Phòng Tổ chức - Nhân sự (hoặc Tổ chức - Hành chính tùy theo cơ cấu tổ chức từng trường) mời các chuyên gia ở các trường đã áp dụng hệ thống này để tập huấn. Bước 3. Hiệu trưởng xây dựng bộ máy xây dựng KPIs Có 2 phương pháp chính: - Phương pháp 1: Các đơn vị chức năng Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho đơn vị của mình; trong đó bộ phận quản lý nhân sự (Phòng Tổ chức - Nhân sự) đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc. Theo phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng Phòng/Khoa/ Trung tâm/Bộ môn - người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong đơn vị do mình phụ trách. Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới. Ưu điểm của phương pháp này là các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Nhược điểm của phương pháp này là nếu Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Do đó nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của bộ phận quản lý nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao. - Phương pháp 2: Bộ phận quản lý nhân sự (Phòng Tổ chức - nhân sự hoặc 145 Phòng Tổ chức - Hành chính) và đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho các Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn. Khác với phương pháp 1, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của các Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của đơn vị chức năng. Bước 4: Bộ máy xây dựng KPIs xác định các chỉ số KPIs Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của các Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn của Nhà trường. Sau khi đã thống nhất được các chỉ số KPIs với phần mục tiêu của các đơn vị trong Nhà trường, bước tiếp theo cần ứng dụng tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc: S - Specific: Mục tiêu cụ thể M - Measurable: Mục tiêu đo lường được A - Attainable: Mục tiêu có thể đạt được R - Relevant: Mục tiêu thực tế T - Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị Nhà trường. Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể (Specific) thì CB-GV-NV không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn. Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện công việc sẽ không có ý nghĩa. Các chỉ số KPIs nếu không thể đạt được (Achievable) hay không thực tế (Realistic) thì mục tiêu xây dựng quá xa vời, giảng viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, gây mệt mỏi, chán nản và thiếu động lực làm việc. Các chỉ số KPIs nếu không có hạn định cụ thể (Time-bound) sẽ khiến CB- GV-NV không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm. Ngoài ra cũng cần lưu ý là các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình, hoạt động cụ thể của CB-GV-VN và KPIs chung của mỗi Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn. 146 Bước 5: Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành KPI. Sau khi bộ máy xây dựng KPIs đã xác định được các chỉ số KPIs cho các Phòng/Khoa/Trung tâm/Bộ môn và từng vị trí công việc trong Nhà trường, Hiệu trưởng tổ chức nghiệm thu hệ thống này. Bởi các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau: Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung. Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung. Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít. Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳn hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20% Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C. Bước 6: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng Hiệu trưởng tổ chức các cuộc họp giữa lãnh đạo Nhà trường với các đơn vị liên quan để xây dựng cơ chế lương thưởng phù hợp. Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo của trường cao đẳng hoặc của trưởng đơn vị, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên, giảng viên tự thống nhất với nhau. Bước 7: Áp dụng, điều chỉnh và tối ưu KPI Sau khi bước nghiệm thu đạt kết quả tốt, Hiệu trưởng chỉ đạo áp dụng hệ thống KPIs trong việc quản trị cả nhân sự và hiệu suất cho từng vị trí việc làm. KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm. Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá sẽ được khách quan và toàn diện hơn bằng cách kết hợp ý kiến của lãnh đạo, CB-GV-NV và cả HSSV. 147 3.3.4.4. Điều kiện thực hiện giải p