Luận án Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk

ác chủ đầu tƣ cần quan tâm: Điều tra, khảo sát tình hình, kinh nghiệm triển khai trong và ngoài nƣớc để học tập, rút kinh nghiệm. Tuy nhiên, không vì thế mà không triển khai các hệ thống thông tin trọng điểm, chƣa ở đâu triển khai, có thể lựa chọn cách làm nhƣ bài học số ba nêu trên. Nghiên cứu, đề xuất và trình ngƣời có thẩm quyền ban hành các cơ chế, chính sách liên quan để đảm bảo tính khả thi trong quá trình xây dựng, triển khai và tính hiệu quả khi đƣa hệ thống thông tin vào khai thác, sử dụng. Đề xuất cơ chế, chính sách này phải thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ của dự án. Năm là, đối với dự án đầu tƣ, tập trung làm rõ bối cảnh hình thành, tính cấp thiết, mục tiêu của dự án; yêu cầu kỹ thuật, thiết kế sơ bộ và đánh giá tác động của hệ thống thông tin để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong và sau dự án đầu tƣ. Đồng thời, dựa trên các chỉ tiêu đƣợc đề xuất trong phần đánh giá tác động để định kỳ, thƣờng xuyên theo dõi, giám sát và kiểm soát chất lƣợng của hệ thống thông tin trong suốt quá trình xây dựng, triển khai đảm bảo tuân thủ các quy định về kiểm soát chất lƣợng, kiểm thử chất lƣợng. Sáu là, các dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT nói chung có đặc điểm gồm nhiều bên (đơn vị) cùng tham gia, có chi phí ban đầu rất lớn, nhƣng khó thu đƣợc lợi ích trực tiếp nên độ rủi ro cao và tập trung vào nhóm yếu tố công nghệ, cơ chế chính sách liên quan đến nghiệp vụ, tổ chức và nguồn nhân lực. Trong đó, nhóm yếu tố tổ chức và nguồn nhân lực đƣợc xem là có mức độ ảnh hƣởng đặc biệt quan trọng. Do đó, trong dự án đầu tƣ phải quan tâm đến các giải pháp truyền thông và đào tạo. 36 Để việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản thực sự mang lại hiệu quả nhƣ kỳ vọng, bên cạnh việc đầu tƣ máy móc, phần mềm quản lý, tỉnh Đắk Lắk cần chú trọng đào tạo, bồi dƣỡng kỹ năng, nghiệp vụ CNTT cho CB,CC,VC. TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 Chƣơng 1 đã trình bày tổng quan về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trong đó nêu ra các khái nhiệm có liên quan đến ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nhƣ văn bản, văn bản quản lý, công nghệ thông tin, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN... Tiếp theo, Chƣơng 1 cung cấp các nội dung về quản lý văn bản cũng nhƣ sự cần thiết ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN, các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN. Phần cuối Chƣơng I trình bày kinh nghiệm trong quản lý văn bản của một số tỉnh thành tại Việt Nam. 37 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 2.1 Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội tỉnh Đắk Lắk 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên của tỉnh Đắk Lắk Đắk Lắk là một tỉnh nằm ở khu vực Tây Nguyên, có vị trí chiến lƣợc quan trọng về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh. Phía Bắc giáp tỉnh Gia Lai; phía Nam giáp tỉnh Lâm Đồng; phía Đông giáp tỉnh Phú Yên và Khánh Hòa; phía Tây Nam giáp tỉnh Đắk Nông. Diện tích tự nhiên là 13.125 km2, có đƣờng biên giới dài 73km giáp với tỉnh Mondunkiri (Vƣơng quốc Campuchia), trong đó có 34 km đƣờng biên giới trên đất liền và 39 km đƣờng biên giới chạy theo sông suối, đi qua địa giới hành chính của 4 xã thuộc 2 huyện biên giới là Ea Súp và Buôn Đôn. Dân số hơn 1,8 triệu ngƣời, gồm 47 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 33% (dân tộc thiểu số tại chỗ chiếm khoảng 22%). Là tỉnh có những bản sắc văn hóa rất đặc biệt, độc đáo, phong phú và đa dạng. Đặc biệt, văn hóa cồng chiêng đã đƣợc UNESCO công nhận là di sản văn hóa của nhân loại (cùng cồng chiêng các tỉnh Tây Nguyên). 2.1.2 Đặc điểm về kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Đắk Lắk 2.1.2.1 Về kinh tế Những năm qua có nhiều chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc ƣu tiên tập trung phát triển vùng Tây Nguyên trong đó có tỉnh Đắk Lắk nên tình hình KT-XH của tỉnh phát triển khá, đời sống ngƣời dân đƣợc cải thiện hơn nhiều so với trƣớc. Trình độ và năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức các cấp ngày càng đƣợc nâng cao, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới và phát triển của địa phƣơng trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc hiện nay. Theo tổng hợp của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Đắk Lắk là một trong các địa phƣơng có sự cải thiện đáng kể về chỉ số năng lực 38 cạnh tranh (PCI). Chỉ số PCI của tỉnh năm 2011 chỉ đƣợc 53,46 điểm, giảm 20 bậc so với năm 2010 và đứng thứ 58/63 tỉnh thành. Tuy nhiên, những năm sau đó chỉ số này liên tục tăng lên và đến năm 2015 đƣợc 59 điểm, đứng thứ 23/63 tỉnh thành trên cả nƣớc, đứng thứ hai trong vùng Tây Nguyên sau Lâm Đồng. Với vị trí này, Đắk Lắk đƣợc xếp vào nhóm các địa phƣơng có chỉ số PCI khá của cả nƣớc. Báo cáo PCI năm 2015 cho thấy nhiều tín hiệu lạc quan về môi trƣờng kinh doanh, niềm tin của doanh nghiệp về triển vọng kinh doanh trong hai năm tới đã đƣợc phục hồi trong 5 năm trở lại đây. Trong giai đoạn 2011 - 2015, tốc độ tăng trƣởng kinh tế của tỉnh Đắk Lắk đạt 14,1%/năm. Cơ cấu kinh tế (theo giá hiện hành) tiếp tục chuyển dịch tiến bộ, giảm dần tỷ trọng khu vực nông nghiệp, tăng dần tỷ trọng khu vực phi nông nghiệp. “Năm 2015, ƣớc tỷ trọng nông, lâm nghiệp và thuỷ sản chiếm 40,8%, công nghiệp - xây dựng chiếm 15,4%, dịch vụ chiếm 43,8%”. Cơ cấu hàng xuất khẩu đã qua chế biến còn chiếm tỷ lệ thấp trong tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu. Nhìn chung, tăng trƣởng và chuyển dịch cơ cấu kinh tế chậm so với giai đoạn trƣớc. Nền kinh tế vẫn còn phụ thuộc nhiều vào sản xuất nông nghiệp trong khi phƣơng thức sản xuất còn khá giản đơn. Công nghiệp - xây dựng vẫn duy trì đƣợc tốc độ tăng trƣởng cao và lớn dần về quy mô, cơ cấu trong nội bộ ngành công nghiệp - xây dựng giữ ổn định. Giá trị sản xuất ngành công nghiệp năm 201 ƣớc đạt 5.043 tỷ đồng, tăng 1,3 lần so với năm 2010. Giá trị sản xuất ngành xây dựng năm 2015 ƣớc đạt 2.697 tỷ đồng, tăng bình quân 6,6 % năm. Đảng bộ tỉnh Đắk Lắk có 22 đảng bộ trực thuộc, trong đó 15 đảng bộ huyện, thị xã, thành phố; 02 đảng bộ khối; 04 đảng bộ lực lƣợng vũ trang và 01 Đảng bộ cơ sở Trƣờng Đại học Tây Nguyên; tổng số đảng viên toàn tỉnh là hơn 64.000 đảng viên. Toàn tỉnh có 184 xã, phƣờng, thị trấn (152 xã, 20 phƣờng, 12 thị trấn), với 2.466 thôn, buôn, tổ dân phố (1.536 thôn, 610 buôn, 320 tổ dân phố). Trên địa bàn tỉnh có 4 tôn giáo lớn (Thiên chúa giáo, Phật giáo, Tin lành và Cao đài) với số lƣợng tín đồ chiếm khoảng 25% dân số toàn tỉnh. 39 2.1.2.2 Về xã hội Dân số trung bình đến hết năm 2016 khoảng 1,856 triệu ngƣời; tốc độ tăng dân số tự nhiên 1,17%, tỷ suất sinh hàng năm giảm bình quân đƣợc 0,6%. Có khoảng 1.076 ngàn lao động, chiếm 58% dân số của tỉnh, tăng khoảng 133,6 ngàn lao động so với năm 2010. Chất lƣợng Giáo dục và Đào tạo đƣợc nâng cao toàn diện. Tỉnh đã giữ vững kết quả phổ cập trung học cơ sở, coi trọng giáo dục nhân cách, đạo đức, lối sống cho học sinh, sinh viên, chú trọng giáo dục trong khu vực đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa. Công tác chăm lo đời sống, thực hiện các chính sách xã hội đƣợc quan tâm thƣờng xuyên và đạt nhiều kết quả mới. Đời sống kinh tế, văn hóa xã hội của nhân dân đƣợc nâng lên rõ nét, tỷ lệ hộ nghèo giảm đạt đƣợc kế hoạch đề ra, đến cuối năm 2016 tỷ lệ hộ nghèo toàn tỉnh còn 7,02 - 7,52%. Nhìn chung tình hình văn hóa - xã hội tỉnh luôn giữ đƣợc ổn định và có nhiều chuyển biến tích cực. Để đạt đƣợc những kết quả đó, ban lãnh đạo tỉnh đã luôn có những cố gắng trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý ngân sách nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân tại địa phƣơng. Bên cạnh những thuận lợi, tỉnh Đắk Lắk vẫn còn nhiều khó khăn, tình hình an ninh chính trị trên địa bàn vẫn còn phức tạp. Đời sống của một bộ phận nhân dân của tỉnh còn nhiều khó khăn, tỷ lệ giàu nghèo còn cao, trình độ dân trí không đồng đều, việc chỉ đạo phát triển kinh tế hiệu quả chƣa cao. Từ sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, Đảng và nhà nƣớc luôn quan tâm đến việc đầu tƣ xây dựng, phát triển mọi mặt cho Tây Nguyên nói chung, Đắk Lắk nói riêng. Vì vậy, kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của tỉnh đã đạt đạt đƣợc những thành tựu quan trọng. Đến nay, sau 30 năm đổi mới, kinh tế - xã hội Đắk Lắk đã có bƣớc phát triển khá, bƣớc đầu phát huy có hiệu quả tiềm năng, lợi thế, mở rộng sản xuất hàng hóa, tạo đƣợc tốc độ tăng trƣởng kinh tế khá cao. Hiện nay, nền kinh tế của tỉnh, với nhiều sản phẩm nông sản chủ yếu phục vụ xuất khẩu 40 nhƣ cà phê, cao su, hồ tiêu, điều, ca cao, mật ong... Giá trị tổng sản phẩm trên địa bàn bình quân đạt 8%/năm; thu nhập bình quân đầu ngƣời đạt 34,9 triệu đồng; công nghiệp - xây dựng tiếp tục phát triển, hạ tầng kinh tế - xã hội từng bƣớc đƣợc cải thiện, tốc độ tăng trƣởng bình quân 10,6%/năm. Văn hóa - xã hội, khoa học - công nghệ có bƣớc tiến mới; an sinh xã hội cơ bản đƣợc bảo đảm; tỷ lệ hộ nghèo đến cuối năm 2015 còn 7,5% (giảm 14,29% so với năm 2010). Quốc phòng, an ninh đƣợc bảo đảm; hệ thống chính trị ngày càng đƣợc củng cố, kiện toàn. 2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan HCNN ở tỉnh, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của Chính phủ và các Nghị quyết của HĐND tỉnh. Pháp luật quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnh trong quản lý HCNN và trong mối quan hệ với HĐND dƣới sự quản lý tập trung, thống nhất của Chính phủ, theo hệ thống hành chính 4 cấp Tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk bao gồm: Văn phòng UBND tỉnh; Sở Nội vụ; Sở Tƣ pháp; Sở Kế hoạch và Đầu tƣ; Sở Tài chính; Sở Công Thƣơng; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Giao thông vận tải; Sở Xây dựng; Sở Tài nguyên và Môi trƣờng; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Lao động, Thƣơng binh và Xã hội; Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch; Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Y tế; Thanh tra tỉnh; Sở Ngoại vụ; Ban Dân tộc. 2.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 2.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo UBND tỉnh và lãnh đạo Sở Năm 2014, UBND tỉnh chỉ đạo các Sở, ban, ngành, UBND các huyện (có trang bị phần mềm) tăng cƣờng sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong công việc, góp phần giảm đáng kể về giấy tờ, tiết kiệm chi hành chính và nâng cao hiệu quả xử lý công việc trên hệ thống mạng nội bộ cơ quan. Sở Thông tin 41 và Truyền thông (cơ quan chuyên môn triển khai phần mềm) đã hợp tác với Viễn thông Đắk Lắk để nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm quản lý văn bản điều hành theo tiêu chuẩn quy định, đảm bảo các điều kiện để triển khai sử dụng chung cho toàn tỉnh. Thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 1819/QĐ-TTg này 26/10/2015 của Thủ tƣớng Chính phủ Phê duyệt Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2016 – 2020, Nghị quyết số 181/2015/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân tỉnh Khóa VIII, Kỳ họp lần thứ 11 thông qua ngày 03/12/2015 về ứng dụng và phát triển CNTT tỉnh Đắk Lắk giai đoạn 2016 – 2020. Xây dựng, trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1881/QĐ-UBND ngày 30/6/2016 về việc phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng CNTT xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk giai đoạn 2016-2020, Quyết định số 1429/QĐ- UBND ngày 23/5/2016 về việc phê duyệt Kế hoạch xây dựng Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk và Công văn 8567/UBND-KGVX ngày 25/10/2016 về việc tăng cƣờng ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính. Ngày 08/11/2017 UBND tỉnh có Công văn số 8884/UBND-KGVX chỉ đạo việc chính thức gửi, nhận văn bản điện tử 4 cấp chính quyền qua hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành. Thực hiện Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/8/2017 của UBND tỉnh, trong năm 2018 các cơ quan đơn vị đã thực hiện tốt việc gửi, nhận văn bản điện tử. Hàng năm, UBND tỉnh và cơ quan HCNN đều ban hành Kế hoạch ứng dụng CNTT cụ thể cho từng đơn vị, trong đó việc ứng dụng CNTT trong hoạt động nội bộ cơ quan, cũng nhƣ việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đƣợc đặt lên hàng đầu. 2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn đƣợc Lãnh đạo tỉnh quan tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tổ chức phổ biến, tuyên truyền sâu rộng nội dung các chính sách về ứng dụng CNTT đến từng CB,CC,VC của các cơ quan, đơn vị, địa 42 phƣơng và các tầng lớp nhân dân. Nêu cao vai trò, vị trí của công nghệ thông tin trong tiến trình phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Việc tuyên truyền, phổ biến ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nƣớc, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng nhƣ tuân thủ các quy định hiện hành. Đồng thời, chú trọng đến việc tổ chức các khóa bồi dƣỡng về CNTT cho CB,CC,VC trong các cơ quan HCNN của tỉnh nhƣ: Tổ chức giới thiệu và hƣớng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Hƣớng dẫn kỹ năng sử dụng máy tính; Tổ chức các hội nghị, hội thảo nâng cao nhận thức cho CB,CC,VC về ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành, kiểm tra, đánh giá. 2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại các cơ quan chuyên môn TT Tên cơ quan Hạ tầng kỹ thuật CNTT 1. Trang bị máy tính (bao gồm máy tính để bàn, xách tay, máy tính bảng) 2. Kết nối mạng Internet 3. Cài phần mềm diệt và phòng chống Virus 4. Mạng cục bộ (LAN - Local Area Network) 5.Phòng máy chủ/Máy chủ Tổng số máy tính tại các cơ quan Tỷ lệ máy tính/ CBC CVC Tổng máy tính có kết nối Internet băng thông rộng xDSL Tỷ lệ máy tính có kết nối internet băng thông rộng Tổng số máy tính được cài đặt Tỷ lệ máy tính được cài đặt Tổng số đơn vị có mạng LAN Tỷ lệ đơn vị có mạng LAN Máy chủ Phòn g máy chủ 1 Sở NN và PTNT 259 100% 259 100% 259 100% 19 100% 1 0 2 Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch 229 69% 226 99% 183 80% 10 100% 1 0 3 Sở Tài nguyên và Môi trƣờng 586 90% 586 100% 293 50% 7 100% 0 1 43 4 Sở Y tế 52 100% 52 100% 52 100% 6 100% 0 1 5 Ban Dân tộc 22 100% 22 100% 22 100% 1 100% 0 0 6 Thanh tra tỉnh 43 100% 43 100% 43 100% 1 100% 1 0 7 Sở Công thƣơng 128 90% 128 100% 128 100% 3 100% 0 0 8 Sở Khoa học và Công nghệ 89 100% 89 100% 70 79% 5 100% 0 1 9 Sở Tƣ pháp 112 100% 112 100% 112 100% 12 100% 0 1 10 Sở Lao động - Thƣơng binh và Xã hội 151 50% 151 100% 151 100% 151 100% 1 0 11 Sở Xây dựng 101 100% 95 94% 95 94% 2 100% 0 1 12 Sở Nội vụ 92 100% 85 92% 92 100% 9 100% 1 0 13 Sở Tài chính 74 100% 74 100% 74 100% 1 100% 0 1 14 Sở Kế hoạch và Đầu tƣ 67 100% 67 100% 63 100% 2 100% 0 1 15 Sở Giáo dục và Đào tạo 70 100% 54 100% 74 100% 1 100% 1 0 16 Sở Giao thông Vận tải 67 100% 67 100% 67 100% 1 100% 1 0 17 Sở Ngoại vụ 30 100% 30 100% 23 77% 2 100% 0 0 18 Sở Thông tin và Truyền thông 66 100% 66 100% 66 100% 2 100% 0 1 19 VP UBND tỉnh 86 100% 86 100% 86 100% 1 100% 1 0 (Nguồn Sở Thông tin và Truyền thông-2018) Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ máy tính/CB,CC,VC, tỷ máy tính kết nối nội bộ và kết nối internet chiếm tỷ lệ cao thể hiện nhƣ sau: Số lƣợng máy tính 2324 máy/2568 CB,CC,VC đạt 90,5% cao so với tỷ lệ trung bình toàn quốc so với tỷ lệ trung bình toàn quốc máy tính/CB,CC,VC trong các CQNN là 31%, tỷ lệ số máy có 44 kết nối nội bộ đạt tỷ lệ cao là 100% và tỷ lệ máy tính có kết nối Interner băng thông rộng là 98,6% so với tỷ lệ trung bình toàn quốc máy tính kết nối Internet băng rộng trong các CQNN là 73,5%. Xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành là nguồn lực cơ bản khi nói đến các giai đoạn ứng dụng CNTT trong các cơ quan, tổ chức. Việc chuẩn hóa dữ liệu là vấn đề lớn, là nguyên nhân chính làm giảm các chi phí giao dịch khi sử dụng lại các thông tin qua hệ thống này. Đây cũng chính là điểm mạnh của ứng dụng CNTT, giúp cho nhiều đối tƣợng, nhiều hoạt động đƣợc triển khai trên cùng một hạ tầng nền, tránh chồng chéo, mâu thuẫn, tăng thêm sự minh bạch và tin tƣởng lẫn nhau trong hệ thống cán bộ chính phủ. Việc chuẩn hoá dữ liệu không dựa vào tiêu chí nội bộ của từng cơ quan, mà phải dựa vào chuẩn đã đƣợc nhất trí giữa các cơ quan và cơ quan sở hữu dự liệu buộc phải tuân theo để các chuẩn hoá dữ liệu này để dữ liệu trở thành tài nguyên chung cho nhiều cơ quan khác cùng sử dụng. 2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn bản Để việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đƣợc hiệu quả không chỉ ở cơ sở vật chất mà yếu tố đội ngũ nhân sự rất quan trọng. Bởi lẽ, dù cơ quan trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà ngƣời sử dụng chính không biết sử dụng, quản lý thì sẽ dẫn tới công việc trì trệ, lãng phí nguồn tài nguyên. Nhận thức đƣợc vấn đề này, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đã tuyển dụng và sử dụng các công chức, viên chức văn thƣ có kinh nghiêm lâu năm về chuyên môn nghiệp vụ về văn thƣ – lƣu trữ. Cho nên, các công chức, viên chức văn thƣ giải quyết nhanh chóng công việc đƣợc giao và hoàn thành công việc dựa trên kiến thức của mình. 45 Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn bản của các cơ quan chuyên môn STT Tên cơ quan Nguồn nhân lực Phạm vi đánh giá ƢD CNTT Tổng số đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng số cán bộ, công chức, viên chức Tổng số CB,CC,VV bố trí làm công tác văn thư 1 Sở Nông nghiệp và PTNT 19 257 10 2 Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch 9 331 7 3 Sở Tài nguyên và Môi trƣờng 6 651 4 4 Sở Y tế 6 52 4 5 Ban Dân tộc 5 22 3 6 Thanh tra tỉnh 1 43 1 7 Sở Công thƣơng 3 142 5 8 Sở Khoa học và Công nghệ 4 60 5 9 Sở Tƣ pháp 6 95 6 10 Sở Lao động - Thƣơng binh và Xã hội 6 304 5 11 Sở Xây dựng 1 101 3 12 Sở Nội vụ 9 92 5 13 Sở Tài chính 1 65 3 14 Sở Kế hoạch và Đầu tƣ 2 63 4 15 Sở Giáo dục và Đào tạo 1 54 1 16 Sở Giao Thông vận tải 1 57 1 17 Sở Ngoại vụ 2 30 2 18 Sở Thông tin và Truyền thông 2 66 3 19 Văn phòng UBND tỉnh 1 83 5 (Nguồn Chi cục Văn thư – Lưu trữ, 2017) Đối với công tác quản lý văn bản, không chỉ có công chức, viên chức làm công tác văn thƣ mà các CB,CC,VC của các cơ quan HCNN thuộc UBND tỉnh cũng phải tham gia vào công tác quản lý văn bản này nên đều phải có trình độ chuyên môn và chứng chỉ tin học văn phòng, sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo và 46 đƣợc bồi dƣỡng đào tạo sử dụng chƣơng trình hỗ trợ công tác văn thƣ. Từ năm 2014 đến nay, thực hiện nhiệm vụ do Sở Thông tin và Truyền thông và UBND tỉnh giao, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh đã tổ chức đào tạo kỹ năng tin học cho cán bộ, công chức, viên chức của các Sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh cho gần 600 lƣợt học viên với tổng số 32 lớp theo các nội dung đào tạo nhƣ tin học văn phòng, quản trị mạng, kỹ năng làm việc trong môi trƣờng mạng, an ninh mạng, ...và thƣờng xuyên tổ chức các lớp bồi dƣỡng, đào tạo, tập huấn cho lãnh đạo, chuyên viên về hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành. Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh cũng thƣờng xuyên chú ý đến hoạt động công tác văn thƣ nhƣ mở các lớp tập huấn và trao đổi kinh nghiệm giữa các đơn vị, các Sở, ban, ngành khác nhau nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên. 2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản trong môi trường mạng 2.2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng Lƣu đồ mô tả quy trình xử lý văn bản đến nhƣ sau: 47 - Các tổ chức bên ngoài gửi văn bản đến theo đƣờng công văn giấy hoặc theo đƣờng công văn điện tử. - Văn thƣ tiếp nhận văn bản bản theo đƣờng công văn giấy gồm các thao tác: + Kiểm tra hình thức văn bản; + Scan văn bản giấy thành tập tin văn bản điện tử; + Vào sổ điện tử các thông tin của văn bản; - Văn thƣ tiếp nhận văn bản điện tử theo đƣờng mạng gồm các thao tác: 48 + Truy cập để nhận tập tin văn bản điện tử; + Kiểm tra hình thức văn bản; + Vào số điện tử các thông tin của văn bản; - Tùy loại văn bản và tùy theo quy trình thực tế của cơ quan mà văn thƣ chuyển đến cho Chánh Văn Phòng, các Phó Chánh Văn Phòng cho ý kiến chỉ đạo xử lý. - Chánh Văn Phòng (Phó Chánh Văn Phòng) đề xuất ngƣời chỉ đạo phục vụ, phòng ban thực hiện và các ý kiến xử lý để trình duyệt cho lãnh đạo cơ quan. - Lãnh đạo cơ quan sau khi nhận sẽ duyệt các đề xuất xử lý trên sẽ bổ sung hoặc thay đổi chỉ đạo xử lý để chuyển cho phòng ban hoặc các trung tâm. - Tại các phòng ban thực hiện: Lãnh đạo phòng ban sẽ tiếp nhận văn bản, sẽ trực tiếp xử lý hoặc chuyển cho các chuyên viên thuộc phòng. - Tại các trung tâm: Giám đốc trung tâm/ Văn thƣ trung tâm (đƣờng công văn giấy gửi cho trung tâm) sẽ tiếp nhận văn bản, sẽ trực tiếp xữ lý hoặc tổ chức chỉ đạo xử lý và phân phối văn bản tới các bộ phận trong trung tâm. Lãnh đạo các bộ phận của trung tâm: sẽ tiếp nhận văn bản, sẽ trực tiếp xử lý hoặc chuyển cho các chuyên viên thuộc bộ phận. 2.2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đi trong môi trường mạng Lƣu đồ mô tả quy trình xử lý văn bản đi nhƣ sau: 49 - Dựa trên văn bản đến để xử lý, chuyên viên lập hồ sơ xử lý văn bản điện tử. Có hai loại công việc xử lý văn bản sau: + Soạn dự thảo văn bản đi liên quan tới văn bản đến tƣơng ứng. + Soạn dự thảo văn bản đi do chuyên viên đăng kí với lãnh đạo phòng/bộ phân hoặc do đƣợc giao việc. 50 - Quy trình văn bản đi có hai đƣờng đi cơ bản tùy thuộc có phải là văn bản quy phạm pháp luật hay không: + Đối với các văn bản đi có liên quan tới pháp lý cần qua phòng pháp chế làm công tác pháp chế hoặc phối hợp với phòng pháp chế. + Đối với các văn bản đi không có liên quan tới pháp lý trình trực tiếp lên lãnh đạo chỉ đạo để duyệt về chuyên môn (có thể là giám đốc hoặc phó giám đốc). - Chuyên viên báo cáo hoặc soạn dự thảo văn bản đi, ghi ý kiến xử lý trình lên trƣởng phòng/phó bộ phận (lãnh đạo ở đấy có thể là trƣởng hoặc phó). (1) Tại trƣởng/phó phòng ban: xem và duyệt nội dung báo cáo; trƣờng hợp không duyệt ghi ý kiến chỉ đạo và gửi trả lại chuyên viên làm lại; trƣờng hợp duyệt. + Đối với các văn bản pháp lý: thì gửi phòng pháp chế sửa về mặt pháp lý. + Đối với các văn bản không liên quan đến pháp lý: trình duyệt lên lãnh đạo duyệt chuyên môn. (2) Tại trƣởng/phó bộ phận: xem và duyệt nội dung báo cáo, trƣờng hợp không duyệt ghi ý kiến chỉ đạo và gửi trả lại chuyên viên làm lại; trƣờng hợp duyệt thì trình giám đốc/phó giám đốc trung tâm kí duyệt ban hành. - Giám đốc/phó giám đốc trung tâm: xem và kí duyệt nội dung, chuyển Văn thƣ trung tâm phát hành văn bản đi nếu văn bản không cần phê duyệt trên Sở và nếu cần phê duyệt của Sở thì chuyển lãnh đạo Sở xem duyệt nội dung hoặc gửi trả lại bộ phận nếu không duyệt. - Văn thƣ trung tâm: nhận dự thảo văn bản đi đã đƣợc Giám đốc/phó giám đốc trung tâm duyệt, vô sổ văn bản đi và phân phối đến các bộ phận trung tâm. - Phòng pháp chế sửa nội dung pháp lý cho các dự thảo văn bản đi, gửi trả lại phòng ban và trung tâm hoặc trình lãnh đạo Sở. - Lãnh đạo Sở kí duyệt gửi Văn Thƣ Sở pháp hành văn bản đi và phân phối cho các đơn vị. 2.2.4.3. Lập hồ sơ trong môi trường mạng Việc lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan HCNN đƣợc thực hiện theo Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ 51 cơ quan. Điều này cũng đƣợc cụ thể hóa trong Quy chế công tác văn thƣ của cơ quan HCNN gồm các công việc cụ thể sau: - Xây dựng danh mục hồ sơ. Hàng năm, mỗi đơn vị phải xây dựng Danh mục hồ sơ vào tháng 12 để thực hiện cho năm sau. Mỗi CB,CC,VC dự kiến hồ sơ mình phải lập vào cuối năm (trên cơ sở nhiệm vụ đƣợc giao và kinh nghiệm bản thân) để đơn vị tập hợp thành Danh mục hồ sơ của đơn vị. - Mở hồ sơ; - Thu thập văn bản vào hồ sơ; - Kết thúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu đối với hồ sơ đƣợc lập: - Hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; - Văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; - Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tƣơng đối đồng đều. CB,CC,VC khi chuyển công tác khác, thôi việc, nghỉ hƣởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc ngƣời kế nhiệm, không đƣợc giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác. Trƣớc đây, mọi hồ sơ đều đƣợc lƣu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậm chí là trong cặp đựng tài liệu.Vì thế các loại hồ sơ này rất dễ hƣ hỏng, mục nát. Hiện nay, ngoài các c