Luận án Văn thư - Lưu trữ và quản trị văn phòng

ơn vị bảo quản trong phông đã được sắp xếp đúng theo trật của bộ thẻ thì công tác hệ thống hoá cũng hoàn thành. Phương pháp hệ thống hoá bằng thẻ có ưu điểm là không đòi hỏi phải có nhiều diện tích khi phân nhóm các đơn vị bảo quản, không làm hư hỏng tài liệu, tiết kiệm được thời gian và ít ảnh hưởng đến việc sử dụng tài liệu trong quá trình hệ thống hoá. Do vậy, nhiều được áp dụng khi hệ thống hoá những phông lưu trữ có khối lượng tài liệu lớn và nội dung phức tạp. Khi áp dụng phương pháp hệ thống hoá trực tiếp thì các đơn vị bảo quản trong phông trước hết được phân thành các nhóm cơ bản rồi từ các nhóm cơ bản đó tiếp tục phân thành các nhóm lớn cho đến nhóm nhỏ nhất theo phương án phân loại, sau đó sắp xếp trật tự các đơn vị bảo quản trong các nhóm nhỏ nhất. Phương pháp hệ thống hoá này thường mất nhiều thời gian, không gian sử dụng để hệ thống hoá cũng phải tương đối rộng. Mặt khác, có thể gây trở ngại ít nhiều cho việc sử dụng tài liệu trong thời gian hệ thống hoá. Bởi vậy so với phương pháp hệ thống hoá bằng thẻ thì phương pháp hệ thống hoá trực tiếp có những hạn chế nhất định. 2. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân a. Đặc điểm. Cũng giống như phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, khi phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân đều phải tiến hành các công việc như nghiên cứu lịch sử người hình thành phông và lịch sử phông, xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá tài liệu. Tuy nhiên, do phông lưu trữ cá nhân thường bao gồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau, như tài liệu về tiểu sử, thư từ trao đổi, bản thảo chép tay, tài liệu về hoạt động chính trị, xã hội, khoa học, sáng tác văn học, tranh ảnh, tài liệu của người khác nói về người hình thành phông khi người đó còn sống và sau khi đã qua đời..., nên không thể chọn một đặc trưng chung để phân tài liệu trong phông thành các nhóm cơ bản, mà cùng một lúc có thể vận dụng nhiều đặc trưng khác nhau để phân nhóm, như các đặc trưng sự vật, chuyên đề, tác giả, tài liệu, thời gian, ngành hoạt động. Mặt khác, công tác xây dựng một phông lưu trữ cá nhân cũng khác với công tác xây dựng một bảo tàng hay một nhà lưu niệm về người đó. Người ta có thể để nguyên thư viện của cá nhân trong một nhà lưu niệm hay một viện bảo tàng danh nhân, nhưng không bao giờ lại đưa tất cả sách của thư viện cá nhân vào phông lưu trữ cá nhân, mà chỉ đưa vào những sách và tài liệu có liên quan hoặc mang bút tích của người hình thành phông. b. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân Như trên đã nêu, do tính đa dạng của tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân, nên việc phân chia các nhóm cơ bản của phương án phải dựa theo các đặc trưng của tài liệu trong phông. Mặt khác, còn lệ thuộc vào ý nghĩa và mức độ hoàn chỉnh của phông lưu trữ đó. Đối với những phông lưu trữ cá nhân mà tài liệu không hoàn chỉnh, thì không cần thiết phải xây dựng một phương án phân loại chi tiết. Thứ tự trước sau của các nhóm tài liệu cơ bản trong phông lưu trữ cá nhân thường phụ thuộc vào tính chất hoạt động của người hình thành phông, thành phần, nội dung tài liệu trong phông. Thứ tự sắp xếp đó nhằm làm nổi bật những hoạt động chủ yếu của người hình thành phông. Nếu người hình thành phông là một nhà khoa học thì các nhóm cơ bản được sắp xếp theo thứ tự sau: 1- Tài liệu về tiểu sử 2- Các công trình nghiên cứu khoa học và tài liệu liên quan 3- Tài liệu về hoạt động xã hội 4- Thư từ trao đổi 5- Những bài viết liên quan đến người hình thành phông. 6- Tài liệu tạo hình .............. Nếu là một nhà văn, thì sau nhóm tài liệu về tiểu sử sẽ là nhóm tài liệu về sáng tác (tiểu thuyết, kịch bản, kịch ngắn, bút ký...), tiếp đó là nhóm sổ sách ghi chép, rồi đến nhóm thư từ trao đổi... Nếu người hình thành phông là một nhà hoạt động xã hội, thì tiếp sau nhóm tài liệu tiểu sử là nhóm tài liệu hoạt động xã hội, sau đó mới đến các nhóm khác như thư từ trao đổi, các bài viết, báo cáo liên quan... Tài liệu về tiểu sử gồm có giấy khai sinh, chứng minh thư, giấy tờ xác nhận trình độ văn hoá và nghiệp vụ, văn bản quyết định bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển công tác, thẻ tham gia các tổ chức xã hội (thẻ đảng, thẻ công đoàn...) hồ sơ lý lịch cá nhân v.v... Những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của người hình thành phông ở các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp... trên các cương vị khác nhau, như giấy tờ trao đổi, các bài nói chuyện, bản thảo các văn bản do người đó soạn được sắp xếp vào loại tài liệu hoạt động xã hội. Trong nhóm tài liệu về sáng tác, gồm có bản thảo các tác phẩm văn học, nghệ thuật, các công trình nghiên cứu khoa học... Nhìn chung, mỗi người hình thành phông đều có những hoạt động sôi nổi. Vì vậy, cần dựa vào đặc điểm của tài liệu trong phông và quá trình hoạt động của người hình thành phông để xây dựng phương án phân loại thích hợp cho từng phông cụ thể. Sau khi đã xác định được các nhóm tài liệu cơ bản của phương án phân loại, lại sựa vào các đặc trưng của tài liệu trong từng nhóm đó để phân thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ. Tài liệu trong các nhóm cơ bản có thể phân nhóm và sắp xếp theo trình tự sau đây: Tài liệu về tiểu sử: Đối với nhóm tài liệu này có thể thia thành các nhóm theo thứ tự: Tài liệu về ngày sinh, chứng minh thư, tài liệu về quan hệ gia đình, tài liệu về trình độ văn hoá và chuyên môn, các giấy tờ, quyết định về công tác... Tài liệu về hoạt động xã hội: tài liệu về hoạt động xã hội của người hình thành phông được xếp theo từng loại công tác. Ví dụ: trong phông lưu trữ của nhà hoạt động xã hội đã tham gia nhiều lĩnh vực công tác có thể phân nhóm và sắp xếp như sau: - tài liệu về hoạt động ở Uỷ ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam - Tài liệu về hoạt động ở Hội nghị Việt - Xô - Tài liệu về hoạt động ở Uỷ ban Khoa học xã hội Nếu tài liệu về hoạt động xã hội không nhiều lắm thì có thể xếp vào nhóm tài liệu về tiểu sử. Tài liệu về sáng tác. Tài liệu về sáng tác của các nhà khoa học thường được sắp xếp theo chuyên đề. Trong phạm vi từng chuyên đề, thì sắp xếp theo thứ tự thời gian viết ra các tác phẩm đó. Những tài liệu phản ánh các giai đoạn khác nhau của quá trình hình thành bản thảo cuối cùng của một tác phẩm đều được sắp xếp theo tác phẩm. Ngoài ra, có thể sắp xếp các bản thảo theo các thể tài tác phẩm, như sách chuyên khảo, các bài báo, các tài liệu công bố... Đối với các nhà văn thì các bản thảo thường được phân loại theo thể tài văn học, như thơ, tiểu thuyết phê bình, tiểu luận... Cần căn cứ vào ý nghĩa của mỗi nhóm đối với người hình thành phông để quy định thứ tự sắp xếp các nhóm. Chẳng hạn, nếu là một nhà viết tiểu thuyết thì nhóm được sắp xếp trước tiên là tiểu thuyết, sau đó là các loại khác như kịch bản, tiểu luận, thơ. Nhưng nếu là nàh phê bình văn học thì nhóm tài liệu về phê bình văn học phải được xếp lên trước. Trong phạm vi mỗi nhóm, tài liệu có thể sắp xếp theo trình tự thời gian. Trong phông lưu trữ của các nhà hoạ sĩ, nghệ sĩ nhiếp ảnh thì tài liệu sáng tác ch là tài liệu tạo hình. Nhóm tài liệu này có thể phân thành các nhóm nhỏ theo tài liệu sáng tác như chân dung, tranh phong cảnh, tranh minh hoạ, tranh hài hước... Tài liệu trong mỗi nhóm có thể sắp xếp theo trình tự thời gian. 3. Phân loại tài liệu phông lưu trữ liên hợp Trong phông lưu trữ liên hợp, đơn vị phân loại vẫn là phông lưu trữ: có nghĩa là mặc dù liên kết các phông lại với nhau, nhưng tài liệu vẫn được tổ chức theo phông, đảm bảo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ. Do vậy, khi phân loại tài liệu phông lưu trữ liên hợp, phải lần lượt phân loại tài liệu của từng phông. Việc chọn phương án phân loại của từng phông lưu trữ tuỳ thuộc vào đặc điểm của đơn vị hình thành phông, thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu trong phông đó. Nếu các phông của phông lưu trữ liên hợp thuộc cùng một dạng, thì có thể chọn đặc trưng phân loại thống nhất để làm căn cứ phân loại tài liệu cho tất cả các phông. Nhưng nếu khác nhau, thì mỗi phông sẽ áp dụng một phương án phân loại riêng. Trật tự sắp xếp các phông trong phông lưu trữ liên hợp tuỳ thuộc vào đặc điểm của các đơn vị hình thành phông, vào những đặc trưng được chọn làm căn cứ để lập phông lưu trữ liên hợp đó, vào mối quan hệ và sự lệ thuộc lẫn nhau giữa các đơn vị hình thành phông (theo ý nghĩa của đơn vị hình thành phông, theo thời gian thành lập và hoạt động, theo vần chữ cái...). Sau khi tài liệu trong phông lưu trữ liên hợp dã được hệ thống hoá, công việc tiếp theo là dánh so sánh ký hiệu, đơn vị bảo quản, làm mục lục thống kê và sắp xếp tài liệu lên giá. 4. Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ Các sưu tập tài liệu lưu trữ thường được phân loại theo đặc trưng đề mục hoặc vấn đề. Các đề mục của phương án phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ được xây dựng căn cứ vào nội dung của các su tập và theo yêu cầu nghiên cứu, sử dụng chúng. Ví dụ, sưu tập những tài liệu về phong trào Xô-viết Nghệ Tĩnh năm 1930 - 1931 có thể được phân loại như sau: 1- Tài liệu về vấn đề chính quyền 2- Tài liệu về tự vệ đỏ 3- Tài liệu về liên minh công nông 4- Tài liệu về ruộng đất 5- Tài liệu về hoạt động ủng hộ phong trào Xô-viết Nghệ Tĩnh của các địa phương trong nước. Trong phạm vi mỗi nhóm trên, có thể phân thành các nhóm nhỏ hơn theo từng vấn đề cụ thể. Trong nhóm tài liệu về chính quyền, có thể phân thành các nhóm nhỏ hơn: a) Vấn đề giành chính quyền bằng bạo lực. b) Hoạt động của chính quyền Xô-viết. c) Tài liệu có liên quan đến việc chỉ đạo của chính quyền Xô-viết các địa phương. Phương án phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ là cơ sở để phân nhóm và sắp xếp tài liệu trong từng sưu tập và cũng là cơ sở để thu thập thêm những tài liệu khác có liên quan, làm cho sưu tập đó ngày càng hoàn chỉnh hơn. V. kết hợp công tác phân loại với các nghiệp vụ lưu trữ khác để chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ (như lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu...) để tổ chức khoa học tài liệu của một phông lưu trữ. Công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu được tiến hành đối với những phông lưu trữ chưa được lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị hợp lý hoặc còn trong tình trạng lộn xộn. Đây là một công tác rất cần thiết và quan trọng đối với các phòng, kho lưu trữ nước ta hiện nay. Vì nhìn chung, tài liệu từ văn thư nộp vào lưu trữ cơ quan phần lớn chưa được lập hồ sơ hoặc lập chưa đạt yêu cầu của lưu trữ. Công tác này vừa mang tính chất khoa học, lại vừa đòi hỏi phải có kỹ thuật (như đóng hồ sơ, trình bày bìa hồ sơ) nên được gọi là chỉnh lý khoa học kỹ thuật. Tuỳ theo tình hình tài liệu của từng phông lưu trữ mà xác định nội dung và các bước tiến hành chỉnhlý. Trong thực tế, thường chia làm hai loại phông lưu trữ để chỉnh lý: Phông lưu trữ đã được lập hồ sơ ở văn thư và phông lưu trữ tài liệu còn rời lẻ, chưa được lập hồ sơ. Đối với phông lưu trữ đã được lập hồ sơ ở văn thư thì công tác chỉnh lý bao gồm những công việc chủ yếu sau đây: - Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Xác định giới hạn phông lưu trữ - Xây dựng phương án phân loại - Kiểm tra, điều chỉnh những hồ sơ chưa hợp lý, xác định giá trị chưa chính xác, phát hiện tài liệu còn thiếu để bổ sung. - Hoàn chỉnh công tác biên mục - Hệ thống hoá tài liệu theo phương án phân loại - Lập mục lục hồ sơ - Đưa hồ sơ vào các cặp, hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá. Khi chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu những phông lưu trữ chưa lập hồ sơ, cần tiến hành những việc chủ yếu sau đây: - Nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Xác định giới hạn phông lưu trữ. - Lập hồ sơ - Xây dựng phương án phân loại - Hệ thống hoá tài liệu theo phương án phân loại - Lập mục lục hồ sơ - Đưa tài liệu vào cặp, hộp và sắp xếp lên giá. Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu trong trường hợp này thì lập hồ sơ là nội dung quan trọng và mất nhiều thời gian nhất. Công tác lập hồ sơ ở đây về nội dung và phương pháp cũng giống như lập hồ sơ ở văn thư, nhưng đòi hỏi đảm bảo chất lượng, khâu biên mục phải được làm hoàn chỉnh đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Công tác xác định giá trị tài liệu được kết hợp chặt chẽ trong quá trình này. Cần nhấn mạnh rằng, trong chỉnh lý những phông tài liệu còn rời lẻ, không thể xây dựng phương án phân loại tài liệu của phông đó trước khi lập hồ sơ. Bởi vì hồ sơ (đơn vị bảo quản) là đơn vị phân loại nhỏ nhất của phông lưu trữ, là tế bào cấu thành các nhóm tài liệu của phương án. Cho nên, một phương án phân loại tài liệu chi tiết và chính xác chỉ có thể được xây dựng trên cơ sở tài liệu trong phông lưu trữ đó đã được lập thành hồ sơ. Khi chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu một phông lưu trữ cụ thể, lập mục lục hồ sơ là một cong việc không thể thiếu nhằm thống kê tài liệu và cố định trật tự tài liệu đã sắp xếp. Đồng thời lập mục lục hồ sơ cũng tức là xây dựng công cụ tra tìm cơ bản tài liệu trong phông. Thông thường, để công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật đạt kết quả tốt, trước khi tiến hành, cần xây dựng kế hoạch chỉnh lý. Trong bản kế hoạch này, phải trình bày rõ mục đích, yêu cầu chỉnh lý, nội dung, phương pháp, biện pháp, bố trí nhân lực và thời gian tiến hành các mặt công tác (như lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương pháp phân loại, hệ thống hoá tài liệu...). Đối với những phông có khối lượng tài liệu lớn và phức tạp, có thể làm các bản hướng dẫn riêng về lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu còn thiếu. Kế hoạch chỉnh lý, cần đưa ra trao đổi, thảo luận và quán triệt trong các cán bộ tham gia chỉnh lý tài liệu của phông đó. Trong chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu, việc nắm vững lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có ý nghĩa rất lớn. Chỉ trên cơ sở nắm hiểu đầy đủ và chính xác lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, mới có thể phân phông, xây dựng phương án phân loại, xác định giá trị và lập hồ sơ tài liệu trong phông được chính xác. Tóm lại, trong chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu các phông lưu trữ, phân loại tài liệu có vai trò rất quan trọng. Mặt khác, trong công tác lưu trữ của nước ta hiện nay, khi việc lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu chưa được làm tốt ở khâu văn thư, thì ở các phòng, kho lưu trữ, công tác phân loại tài liệu thường được thực hiện thông qua biện pháp chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu. Các Giám đốc qua các thời kỳ: 1. Đ/c Trần Tống 2. Đ/c Lê Hải An 3. Đ/c Võ Quang Trinh 4. Đ/c Lê Xuân Tùng 5. Đ/c Lê Quang Vinh 6. Đ/c Thái Văn Lan 7. Đ/c Đỗ Nguyên Phương 8. Đ/c Trần Ngọc Hiên 9. Đ/c Nguyễn Văn Sáu 10. Đ/c Tô Huy Rứa 11. Đ/c Lê Hữu Nghĩa 12. Đ/c Vũ Đình Hoè 13. Đ/c Nguyễn Đăng Thành 14. Đ/c Trương Thị Thông Các đồng chí lãnh đạo Viện Nghiên cứu chủ nghĩa Mác - Lênin 1. Đ/c Nguyễn Vịnh - Viện trưởng 2. Đ/c Hồng Long 3. Đ/c Nguyễn Thành Lê 4. Đ/c Nguyễn Văn Phùng 5. Đ/c Bùi Đức Kế Viện Nghiên cứu chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh 1. Đ/c Đặng Xuân Kỳ 2. Đ/c Trần Nhâm 3. Đ/c Vũ Hữu Ngoạn 4. Đ/c Đào Duy Quát Các đồng chí Giám đốc các trường trước sáp nhập vào Học viện 1. Đ/c Phan Thượng Hiền - Trường K 1979 2. Đ/c Vũ Tấn - Trường Nguyễn ái Quốc đặc biệt 3. Đ/c Hồ Sĩ Tương - Trường Nguyễn ái Quốc X Phần I Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn thư - quản trị văn phòng và công tác lưu trữ I. Công tác văn thư - quản trị văn phòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh I.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Căn cứ vào điều lệ Đảng, căn cứ quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ương khoá VIII; nhằm đáp ứng yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học lý luận chính trị trong giai đoạn mới. Bộ Chính trị quyết định chức năng, nhiệm vụ của Học viện như sau: Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng và Chính phủ, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Chính trị, là Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý cao cấp, chủ chốt, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể chính trị - xã hội, là Trung tâm quốc gia nghiên cứu khoa học lý luận Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, nghiên cứu về khoa học chính trị, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo cán bộ, đồng thời góp phần vào phát triển lý luận, tổng kết thực tiễn, cung cấp cơ sở khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: a) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt trung cao cấp của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể chính trị - xã hội về chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, về khoa học chính trị và lãnh đạo chính trị. b) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ khoa học lý luận chính trị có trình độ đại học, sau đại học (thạc sĩ, tiến sĩ, phó giáo sư, giáo sư), nhằm cung cấp cán bộ nghiên cứu chủ chốt cho các cơ quan lãnh đạo và các viện nghiên cứu khoa học xã hội; đội ngũ giảng viên lý luận chính trị cho các trường đại học, cao đẳng, các trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các trường bồi dưỡng cán bộ quản lý của các bộ, ngành và đoàn thể. c) Đào tạo và bồi dưỡng ở bậc đại học, bậc sau đại học những cán bộ chủ chốt trên lĩnh vực báo chí, xuất bản, tuyên truyền. d) Bồi dưỡng chuyên ngành cho cán bộ chủ chốt làm công tác tư tưởng, tổ chức, kiểm tra, dân vận, văn phòng, đối ngoại của Đảng. đ) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ lý luận cho một số nước bạn, Đảng bạn. n) Có quan hệ ngoại giao đối tác kinh tế chính trị nước ngoài, tìm hiểu tham quan thực tế kinh nghiệm phát triển kinh tế nước ngoài đem về Việt Nam xây dựng kinh tế đi lên, kinh tế gia đình, kinh tế xã hội cho cả nước. Nghiên cứu lý luận Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm đường lối của Đảng; lịch sử, lý luận và thực tiễn phong trào cách mạng Việt Nam; nghiên cứu phong trào cách mạng thế giới và các quan hệ quốc tế; nghiên cứu chính trị học nói chung. 3) Chủ trì phối hợp với Học viện Hành chính quốc gia nghiên cứu, hướng dẫn chương trình, nội dung, phương pháp giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học cho các trường chính trị của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. 4) Chủ trì phối hợp với Ban Tư tưởng - Văn hoá Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương, Bộ Giáo dục và Đào tạo và với hội đồng lý luận Trung ương, chỉ đạo tổ chức biên soạn giáo trình, đổi mới nội dung chương trình học tập về các bộ môn khoa học Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh trong hệ thống các trường đại học, cao đẳng. 5) Hướng dẫn nghiên cứu và biên soạn lịch sử Đảng ở các địa phương và các bộ, ban, ngành Trung ương. 6) Mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học với các nước, các Đảng Cộng sản và phong trào cách mạng, các đảng cánh tả trên thế giới. 7) Tổ chức nghiên cứu tổng kết và thông tin những vấn đề lý luận, thực tiễn trong nước và quốc tế, những kết quả nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Tổ chức bộ máy gồm có 33 đơn vị, có 4 Phân viện Hà Nội, Phân viện Báo chí và Tuyên truyền, Phân viện Thành phố Hồ Chí Minh, Phân viện Đà Nẵng, riêng Trung tâm Họcv iện đặt ở Hà Nội gồm có những đơn vị sau: Viện Xây dựng Đảng Viện Lịch sử Đảng Viện Chủ nghĩa xã hội khoa học Viện Kinh điển Mác xít Viện Khoa học chính trị Viện Quan hệ quốc tế Viện Thông tin khoa học Viện Tư tưởng Hồ Chí Minh Khoa Triết học Khoa Kinh tế chính trị Khoa Kinh tế phát triển Khoa Quản lý kinh tế Khoa Nhà nước - Pháp luật Khoa Văn hoá xã hội chủ nghĩa Khoa tâm lý xã hội Trung tâm Nghiên cứu quyền con người Trung tâm nghiên cứu tín ngưỡng và tôn giáo Bộ môn Ngoại ngữ Bộ môn Xã hội học Bộ môn tin học Tạp chí Thông tin lý luận Tạp chí Nghiên cứu lý luận Vụ Tổ chức - Cán bộ Vụ Quản lý khoa học Vụ Quản lý đào tạo Vụ Quản lý đào tạo sau đại học Vụ các trường chính trị tỉnh Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Kế hoạch tài vụ Cục quản trị Ban Thanh tra giáo dục Văn phòng Học viện Văn phòng Đảng - Đoàn I.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Học viện 1.2. Văn phòng là nơi thường xuyên nhận được các thông tin đa chiều từ cấp dưới gửi lên, từ cấp trên gửi xuống và từ các cơ quan khác gửi đến văn phòng là nơi xử lý các thông tin và cũng là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quan này với cơ quan khác. Văn phòng có hai chức năng chính là chức năng hậu cần và chức năng tham mưu, tổng hợp, quản lý hành chính. Đây là một chức năng cực kỳ quan trọng của văn phòng vì văn phòng là nơi xử lý các thông tin nên ta phải tổng hợp tốt tất cả các thông tin đó để tìm ra những thông tin thật nhất, đúng nhất. Giúp cho cấp trên xử lý các chính sách đó đạt hiệu quả tốt. Lưu trữ tài liệu để giúp cho việc xử lý thông tin một cách chính xác. 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Tổng hợp và xử lý tin hàng ngày về tình hình thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng, 6 tháng, 1 năm của Trung tâm Học viện, lên kế hoạch công tác tuần cho Giám đốc, ra các nội dung thông báo họp Giám đốc thường kỳ, tổ chức các cuộc họp cho Giám đốc và toàn Học viện. Văn phòng làm nhiệm vụ thu thập tổng hợp báo cáo của các đơn vị để báo cáo lên cấp trên. Bên cạnh đó còn làm về công tác theo dõi thi đua khen thưởng hàng năm. Văn phòng làm nhiệm vụ thu thập thông tin kịp thời, chính xác giúp cho thủ trưởng thẩm định các đề án của cấp dưới trình lên, đề xuất những giải pháp giúp cho thủ trưởng cơ quan lựa chọn quyết định phối hợp với các đơn vị trong toàn Học viện phổ biến hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, công tác soạn thảo văn bản và lập hồ sơ hiện hành tổ chức công tác văn phòng theo đúng nguyên tắc, quy định của Nhà nước. Chịu trách nhiệm trực tiếp phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan chuẩn bị nội dung chương trình cho các cuộc họp thường kỳ, bất thường của Giám đốc hoặc các cuộc họp chuyên đề, Hội thảo của các đơn vị. Xây dựng đội ngũ chuyên viên có đủ năng lực và phẩm chất làm công tác chuyên môn mà mình được đảm nhận, điều hành tốt đội ngũ cán bộ công chức, viên chức và nhân viên làm phục vụ trong khối văn phòng. quản lý công tác văn thư - lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của Nhà nước. Văn phòng là một đơn vị trực thuộc Giám đốc, chữ ký của chánh văn phòng được phép đóng dấu, văn phòng còn làm đăng ký và khắc dấu và chữ ký của người cán bộ có thẩm quyền ký. Chánh văn phòng Học viện được thừa lệnh của Giám đốc Học viện ký các văn bản như: Thông báo, công văn, lịch làm việc, giấy mời Hội nghị, giấy giới thiệu cử cán bộ đi công tác trong và ngoài tỉnh, sao lục các văn bản của Chính phủ, Ban Chấp hành Trung ương... Văn phòng còn làm nhiệm vụ tổ chức công tác văn thư quản lý những văn bản cơ quan và những văn bản bên ngoài (công văn đi, đến) giúp cho thủ trưởng cơ quan theo dõi giải quyết các văn bản kịp thời, chậm trễ làm ảnh hưởng đến quyền lợi của cán bộ công. Ngoài ra còn làm công tác lưu trữ hiện hành của cơ quan và giúp cho thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản soạn theo do Học viện gửi đi. (Sơ đồ 1a Tổ chức bộ máy của Học viện, 1b văn phòng). I.3. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của văn phòng cơ quan - Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan; văn phòng cơ quan được bố trí theo kiểu văn phòng kiểu cũ, tách từng phòng riêng bố trí khép kín chia thành những căn phòng nhỏ cửa khép kín, hiệu quả của văn phòng bố trí theo kiểu cũ tốn kém diện tích, hạn chế cho người quản trị văn phòng không theo dõi và kiểm soát được cán bộ nhân viên, không tạo điều kiện gần gũi giữa thủ trưởng và cán bộ. Nhưng thuận tiện cho việc khi có công việc về nhân sự thì không gây ảnh hưởng sang các phòng bên cạnh và không gây ảnh hưởng đến công việc khác. - Văn phòng đã được đặt ở nơi cổng chính ra vào thuận tiện, dễ tìm, gần đường giao thông đi lại, rất thuận tiện cho việc giao dịch khi tổ chức các cuộc hội họp có chỗ để các phương tiện như xe đạp, xe máy và xe ô tô, văn phòng được đặt gần nơi bảo vệ của cơ quan đảm bảo an toàn và bảo mật tài liệu. (Sơ đồ 2a nơi làm việc của Học viện và Văn phòng Học viện). Tổ chức lao động trong văn phòng gồm có cán bộ lãnh đạo 1. 01 Chánh văn phòng 2. 02 Phó văn phòng 3. 01 Trưởng phòng thi đua pháp chế 4. 01 Trưởng phòng Hành chính 5. 01 Phó phòng hành chính Trong phòng thi đua Pháp chế có - Bộ phận văn phòng - Tổ đánh máy - Tổ tiếp khách - Tổ truyền thống Trong phòng hành chính có: Tổ văn thư, Tổ trực máy. - Sắp xếp chỗ ngồi và phòng làm việc được sắp xếp như sau: Tầng 1 nhà A2, Chánh văn phòng được xếp 1 phòng riêng bên cạnh phòng chuyên viên và nhân viên làm công tác tổng hợp văn thư trực điện thoại, phòng tiếp khách số I. Đối diện đồng chí Chánh văn phòng với đ/c là phòng đánh máy vi tính bên cạnh phòng khách là phòng của đ/c Phó văn phòng. Tầng 2 nhà A2 bố trí 01 phó văn phòng, phòng thi đua pháp chế, phòng truyền thống, trong phòng truyền thống có 02 phòng trưng bày truyền thống quá trình hoạt động của Hồ Chủ Tịch. Đối diện với tầng 1 nhà A2 là nhà A1, phòng đầu tiên tầng I là phòng văn thư, tiếp theo đó là phòng của trưởng phó phòng hành chính. Đối diện phòng trưởng phó phòng là phòng trực máy fax, điện thoại, in ấn, đánh máy tà