Luận văn Chất lượng hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên

018 đạt 98,5%; tỷ lệ tham gia bảo hiểm toàn dân đạt 95% [44]. Công tác quản lý Nhà nước về dân tộc, tôn giáo được quan tâm đúng mức: các chế độ chính sách về dân tộc miền núi được thực hiện kịp thời, đúng 45 quy định; các chương trình, dự án đầu tư phát triển kinh tế - xã hội miền núi, vùng đồng bào dân tộc thiểu số đã đem lại hiệu quả rõ rệt, tạo điều kiện cho nhân dân trong vùng dự án ổn định sản xuất và cuộc sống. Công tác cải cách hành chính được quan tâm; thanh tra, kiểm tra công vụ được tăng cường; thực hiện nghiêm kỷ cương, kỷ luật hành chính trong hoạt động của các ngành, đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; trục liên thông văn bản hoạt động ổn định (tỷ lệ văn bản gửi, nhận 100%), 100% THHC mức độ 2 và 55 dịch vụ công mức độ 3 được tích hợp lên cổng dịch công trực tuyến của tỉnh, duy trì và nâng cao chất lượng hoạt động Website của UBND huyện và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008. Nhìn chung, tình hình kinh tế-xã hội của huyện trong những năm qua tiếp tục phát triển theo chiều hướng tích cực và tương đối toàn diện. Trong sản xuất nông nghiệp, diện tích, năng suất nhiều loại cây trồng chính vượt kế hoạch đề ra; giá mía nguyên liệu có tăng và ổn định nhiều niên vụ nên đa số nông dân trồng mía trên địa bàn huyện thu nhập khá; thu ngân sách hàng năm đều đạt và vượt kế hoạch; cơ sở hạ tầng được tiếp tục đầu tư xây dựng; lĩnh vực văn hóa, xã hội có nhiều chuyển biến; đời sống nhân dân được cải thiện, bộ mặt nông thôn ngày càng đổi mới; an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội được ổn định và giữ vững; cải cách hành chính bước đầu thu được những kết quả tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại, hạn chế nhất định như: cơ sở hạ tầng tuy được tăng cường đầu tư nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu; tỷ lệ lao động nông nghiệp chiếm trên 80%, sản xuất còn phụ thuộc nhiều vào thiên nhiên; mức sống của một bộ phận nhân dân còn khó khăn, nhất là vùng đồng bào dân tộc thiểu số; đội ngũ cán bộ cơ sở còn bất cập. Thu ngân sách trên địa bàn tỷ lệ thấp so với tổng cân đối của ngân sách nhà nước cấp trên. 46 Tăng trưởng kinh tế khá nhưng chưa thực sự bền vững và đồng đều giữa các vùng; việc thực hiện chuyển đổi cơ cấu kinh tế nông nghiệp và nông thôn còn chậm. Nguyên nhân là là một huyện miền núi, xuất phát điểm nền kinh tế thấp, nên kinh tế những năm qua tuy phát triển khá nhưng chưa bền vững, chưa đồng đều giữa các vùng. Đồng thời do ảnh hưởng bời cuộc khủng hoảng tài chính, suy thoái về kinh tế, giá cả thị trường biến động; khả năng phân tích, dự báo, nắm bắt tình hình chưa sâu sát dẫn tới nhiều chủ trương, chính sách, giải pháp đề ra chưa phù hợp, chưa kịp thời. Là một huyện miền núi có nhiều ưu thế về điều kiện tự nhiên, tiềm năng kinh tế - xã hội, Sơn Hòa có tầm quan trọng đặc biệt trong chiến lược phát triển kinh tế, xã hội và đảm bảo an ninh- quốc phòng của tỉnh Phú Yên nói riêng và cả nước nói chung. Vì vậy, việc nghiên cứu để cơ quan hành chính Nhà nước nói chung, Văn phòng HĐND và UBND huyện nói riêng có một cơ cấu tổ chức hợp lý, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả là hết sức quan cần thiết nhằm góp phần đưa huyện Sơn Hòa phát triển nhanh và bền vững trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, hội nhập quốc tế hiện nay. 2.1.2. Khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên 2.1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện Sơn Hòa, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh Phú Yên. Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa là cơ quan tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về: Hoạt động của HĐND, UBND huyện; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch 47 UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND và UBND huyện. Tham mưu cho UBND huyện về công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo (Ban Tiếp công dân); duy trì hoạt động Website của UBND huyện và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND huyện, một số cơ quan chuyên môn và UBND các xã, thị trấn; thực hiện có hiệu quả Cổng dịch vụ công và trục liên thông văn bản điện tử với Văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn. Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức. Trong hệ thống cơ quan Nhà nước, Văn phòng HĐND và UBND huyện có mối quan hệ ngang cấp với các phòng chuyên môn khác thuộc UBND huyện, đồng thời có mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài thông qua hệ thống văn bản giao dịch của cơ quan và các hoạt động thông tin khác. Với vị trí này, Văn phòng được coi là “cầu nối” giữa Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện với các cơ quan chức năng trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của HĐND, UBND huyện; điều hòa, giữ mối quan hệ phối hợp với các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND và các cơ quan, đơn vị bên ngoài. Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan có vị trí quan trọng, không thể thiếu trong tổ chức bộ máy chính quyền địa phương, thiếu Văn phòng bộ máy chính quyền địa phương khó có thể tổ chức, điều hành công việc bình thường. Văn phòng còn là kho thông tin; là nơi giao tiếp chủ yếu với bên ngoài; xử lý, giải quyết công việc hàng ngày của Thường trực HĐND, 48 lãnh đạo UBND; nơi diều hòa phối hợp hoạt động của các phòng ban, ngành của huyện. Văn phòng với ưu thế là cơ quan giúp việc, thường xuyên tiếp xúc, gần gũi với Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND và được Chủ tịch UBND ủy quyền thực hiện một số công việc thuộc thẩm quyền của UBND huyện trong quản lý nhằm kịp thời đáp ứng yêu cầu trong công tác chỉ đạo, điều hành. Vì vậy, ngoài nguyên tắc tập trung dân chủ, Văn phòng HĐND và UBND huyện còn hoạt động theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ được HĐND,UBND huyện giao. 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa được thể hiện qua sơ đồ sau Văn phòng HĐND và UBND huyện hoạt động theo chế độ thủ trưởng, gồm có Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các chuyên viên và nhân viên. Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn Phòng Bộ phận Một cửa Bộ phận Kế toán Bộ phận Tổng hợp Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Bộ phận Quản trị - Tài vụ 49 Bảng 2.1. Trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng HĐND và UBND huyện qua từng năm Năm Trình độ 2014 2015 2016 2017 2018 SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) Cao học 01 5,9 Đại học, CĐ 13 76,5 13 76,5 13 72,2 13 72,2 11 64,7 Trung Cấp 1 5,9 1 5,9 2 11,8 2 11,8 2 11,8 Bằng nghề 3 17,6 3 17,6 3 16 3 16 3 17,6 Tổng Cộng 17 100 17 100 18 100 18 100 17 100 Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa Lãnh đạo Văn phòng bao gồm Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng. Theo các thời điểm khác nhau, số lượng Phó Chánh văn phòng có sự biến động từ 01 đến 02 người (từ năm 2014 đến năm 2017 có 02 người, năm 2018 có 01 người) [42]. Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa được giao:18 biên chế (kể cả hợp đồng 68). Lãnh đạo Văn phòng có 03 đồng chí; 03 chuyên viên tổng hợp; 01 tiếp công dân, 01 công nghệ thông tin; 01 bộ phận “một cửa”; 01 kế toán; 02 Văn thư – Lưu trữ; 01 Phục vụ, lễ tân; 03 lái xe, 02 bảo vệ [43]. Đội ngũ cán bộ, công chức ngày càng kiện toàn về số lượng và chất lượng; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị từng bước nâng cao để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác. Hầu hết cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đã nêu cao tinh thần trách nhiệm, luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có tinh thần đoàn kết cao, chấp hành tốt kỷ luật, kỷ cương, nội quy, quy chế của cơ quan đề ra. 50 2.2. Phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, tỉnh Phú Yên Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa được trình bày trong mục này là kết quả tổng hợp từ các báo cáo hàng năm do Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa ban hành, kết hợp với kết quả điều tra khảo sát của tác gia luận văn thông qua sử dụng bảng hỏi đối với cán bộ, công chức, lao động hợp đồng tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa và một số cơ quan chuyên môn khác thuộc HĐND và UBND huyện Sơn Hòa về hoạt động của Văn phòng. 2.2.1. Công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND huyện về các văn bản chỉ đạo, điều hành; Tổng hợp theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ được giao đối với ngành, lĩnh vực được phân công; tổng hợp báo cáo đánh giá tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tuần, tháng, quý, năm và chương trình công tác tháng, quý năm của UBND huyện; Thẩm định về thể thức, nội dung các hồ sơ, văn bản do các phòng, ban, đơn vị trình UBND huyện và kịp thời đề xuất phương án giải quyết; phối hợp với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp, làm việc của HĐND, UBND huyện. Dự các cuộc họp của HĐND và UBND huyện theo lĩnh vực được phân công; dự thảo trình Lãnh đạo Văn phòng ban hành thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện sau khi cuộc họp kết thúc và theo dõi, thường xuyên cập nhật tình hình kết quả thực hiện; Theo dõi tình hình chấp hành Quy chế làm việc và chế độ thông tin báo cáo của các phòng, ban, ngành và UBND các xã, thị trấn để làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành công việc và làm căn cứ thi đua bình xét hàng năm; Tham mưu, phục vụ cho Thường trực HĐND huyện, các Ban HĐND huyện trong công tác tổ chức hoạt động của HĐND và một số hoạt động của Tổ đại biểu HĐND tỉnh trên địa bàn huyện; Theo dõi và tổng 51 hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri tại các Hội nghị tiếp xúc cử tri với Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND tỉnh và huyện. Đồng thời, Văn phòng cũng thực hiện tốt công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước; quản lý tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại Văn phòng HĐND và UBND huyện. Đồng thời, phối hợp với các phòng ban, ngành chức năng vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại UBND huyện. Nhìn chung, công tác tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND huyện đã thực hiện đảm bảo kịp thời trong hoạt động cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của lãnh đạo HĐND và UBND, Chủ tịch UBND huyện. Kịp thời tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện nhiệm vụ của HĐND, UBND huyện góp phần triển khai kịp thời các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và giải quyết tốt nhu cầu của nhân dân trên địa bàn huyện. Tuy nhiên quá trình thực hiện nhiệm vụ này vẫn còn một số tồn tại như: - Chưa có văn bản quy định phạm vi, trách nhiệm của Văn phòng và các cơ quan chuyên môn trong tham mưu ban hành văn bản, dẫn đến tình trạng chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm. - Do không đủ thời gian để thẩm định tất cả những văn bản do cơ quan chuyên môn trình, vì vậy đôi lúc chuyên viên ở Bộ phận Nghiên cứu tổng hợp chỉ giữ vai trò như một người trung chuyển văn bản từ cơ quan chuyên môn đến lãnh đạo mà chưa thực hiện nhiệm vụ thẩm định về mặt thể thức, thủ tục hồ sơ của văn bản, hồ sơ. Điều này dẫn đến chất lượng văn bản tham mưu đôi khi không đảm bảo; một số văn bản ban hành thiếu thủ tục, hồ sơ, không đảm bảo về mặt thể thức theo quy định của Pháp luật. - Văn bản do các phòng ban chuyên môn tham mưu đôi lúc chưa đảm bảo chất lượng như: Văn bản chưa đánh giá đầy đủ những khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn chế hoặc không đề xuất giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng 52 mắc, tồn tại, hạn chế; văn bản đôi khi có nội dung trái quy định của Pháp luật Qua khảo sát thực tế thì nhìn chung, công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa về cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc. Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng được nâng cao về chất lượng, khẳng định được tính hiệu quả. Trong những năm qua, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện ban hành các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, thực hiện tốt việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản, ý kiến chỉ đạo điều hành của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND. Tuy nhiên do khối lượng công việc nhiều, một số đồng chí chuyên viên tổng hợp chưa được đào tạo đúng chuyên ngành, trình độ lý luận chính trị chưa đáp ứng được yêu cầu tổng hợp. Mặt khác sự phối hợp của các phòng, ban trong việc cung cấp thông tin, báo cáo nhiều lúc, nhiều nơi chưa đảm bảo, do đó trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND và UBND huyện đối lúc còn chưa thực sự sâu sát với thực tế, chưa chủ động, kịp thời. Bảng 2.2. Kết quả khảo sát đánh giá công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa Năm Chính xác, nhạy bén, linh hoạt Đạt yêu cầu Còn thụ động, chưa sâu sát 2018 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 87 60 42 29,66 15 10,34 Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, tháng 9/2019. Kết quả cho thấy, đa số các ý kiến (60%) cho rằng công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa đảm bảo Chính 53 xác, nhạy bén, linh hoạt, chỉ có khoảng 10% cho rằng "Còn thụ động, chưa sâu sát". 2.2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Chương trình, kế hoạch công tác là cơ sở để Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện chủ động chỉ đạo, điều hành công việc, xác định các công việc trọng tâm theo từng thời điểm nhằm đạt được yêu cầu, mục tiêu của tổ chức. Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa thực hiện các công việc, các khâu cụ thể như: Thu thập thông tin, số liệu, dữ liệu liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến nội dung chương trình, kế hoạch công tác cần xây dựng kế hoạch. Từ đó đưa ra các đánh giá, dự báo, nhận định sơ bộ đối với hoạt động, công tác cần xây dựng kế hoạch. Tiếp theo, tiến hành thu thập, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan để hình thành những nội dung chính của kế hoạch; xác định mục tiêu cụ thể trong từng vấn đề, từng nội dung công tác, gắn với các giải pháp, công cụ, phương tiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó. Dự thảo chương trình, kế hoạch công tác do Văn phòng HĐND và UBND trình để lãnh đạo HĐND, UBND huyện xem xét, thông qua. Đối với kế hoạch hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ban hành. Theo các báo cáo tổng hợp, trong đó có đề cập đến chất lượng xây dựng kế hoạch công tác của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa trong giai đoạn 2014 – 2018, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra. Việc xây dựng các kế hoạch, hoạt động công tác của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Lãnh đạo UBND và của Văn phòng đã căn cứ vào những quy trình có tính khoa học nhất định và bám sát thực tế công tác quản lý, điều hành trên địa bàn huyện. 54 - Đối với HĐND và Thường trực HĐND Văn phòng tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của HĐND, điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND, bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND trong hoạt động đối ngoại. Trong năm 2018, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tham mưu HĐND, Thường trực HĐND, các Ban HĐND ban hành: 19 kế hoạch; 04 Chương trình giám sát; 52 lịch công tác tuần [43]. - Đối với UBND và Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND Văn phòng HĐND và UBND huyện tổng hợp, dự kiến Chương trình công tác năm của UBND gửi các cơ quan liên quan tham gia ý kiến và trình lãnh đạo UBND quyết định. Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý trình Chủ tịch UBND quyết định. Đối với chương trình công tác tháng, tùy theo lĩnh vực chuyên môn, chuyên viên phụ trách từng lĩnh vực xây dựng chương trình trình lãnh đạo Văn phòng tổng hợp rồi trình lãnh đạo UBND huyện quyết định. Đối với chương trình công tác tuần, căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của UBND huyện, giao ban vào chiều thứ 6 hàng tuần, Bộ phận tổng hợp xây dựng chương trình công tác tuần trình lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện quyết định. Trong năm 2018, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tham mưu UBND, lãnh đạo UBND huyện ban hành 29 kế hoạch và 23 chương trình công tác; 52 lịch công tác. Các chương trình công tác đều được gửi cho các cơ 55 quan có liên quan biết và thực hiện. Trong trường hợp thay đổi, Văn phòng sẽ thông báo kịp thời tới các cơ quan, đơn vị biết. Việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tác phục vụ cho hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện đã đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đề ra, ngày càng được hoàn thiện và đánh giá cao. Bảng 2.3. Kết quả khảo sát đánh giá tính khoa học, hợp lý trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa Năm Tính khoa học, hợp lý Cao Khá cao Trung bình 2018 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 91 62,8 45 31 09 6,2 Nguồn: Khảo sát của tác giả, tháng 9/2019. Khi được hỏi, các ý kiến đa số tán thành Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo tính khoa học, hợp lý ở mức độ cao (62,8%). 31% cho rằng khá cao và 6,2% cho rằng trung bình. Tuy nhiên, một số chương trình, kế hoạch của HĐND và UBND huyện còn chưa đáp ứng được yêu cầu. Do quá trình tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin, tính kịp thời và xử lý tình huống chưa được sát với tình hình thực tế. Chương trình, kế hoạch công tác không cân đối thời gian, khối lượng công việc, nguồn lực thực hiện nên hiệu quả chưa cao và đúng tiến độ đề ra. 2.2.3. Theo dõi, đôn đốc thực hiện các quyết định, chỉ thị, ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND huyện Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, chính sách, kế hoạch, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện là một trong những hoạt động nhằm đảm bảo cho các chính sách, kế hoạch, 56 các ý kiến chỉ đạo được thực hiện nghiêm túc; đảm bảo đúng tiến độ; kịp thời phát hiện những bất hợp lý của chính sách, kế hoạch, ý kiến chỉ đạo đã ban hành để điều chính, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế. Công tác theo dõi, đôn đốc thực hiện quyết định, chỉ thị chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND huyện do Lãnh đạo Văn phòng và đội ngũ chuyên viên ở bộ phận nghiên cứu tổng hợp thực hiện. Thực tế cho thấy việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện kế hoạch, chỉ thị, ý kiến của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện trong thời gian qua mới chỉ đáp ứng được phần nhỏ yêu cầu của công việc, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: - Các phòng, ban, ngành, UBND các xã, thị trấn chưa chủ động trong việc báo cáo theo định kỳ, báo cáo những khó khăn, vướng mắc phát sinh, đề xuất giải pháp khắc phục, mà chỉ thực hiện báo cáo khi Thường trực HĐND, UBND yêu cầu. - Bộ phận nghiên cứu tổng hợp với khối lượng công việc quá nhiều nên công tác này được thực hiện chưa được chặc chẽ, thường xuyên, liên tục, chỉ thực hiện khi có yêu cầu của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện đối với những công việc cụ thể. 2.2.4. Công tác tổ chức các kỳ họp, hội nghị, cuộc họp Theo kết quả tổng hợp từ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Hành chính – Quản trị thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa, trong giai đoạn 2014 – 2018, trung bình mỗi năm Văn phòng phục vụ 395 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND huyện. Như vậy, tính trung bình cho 240 ngày làm việc/năm, mỗi ngày Văn phòng HĐND và UBND huyện tổ chức, phục vụ cho 1,6 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND [43]. Những con số này vừa phản ánh thực trạng hội họp quá nhiều trong các cơ quan Nhà nước nói chung và cơ quan Nhà nước huyện Sơn Hòa nói riêng; đồng thời củng phần nào thể hiện những yêu cầu rất cao đối với công tác phục vụ hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND huyện. 57 Thông thường, để đảm bảo hiệu quả cho việc tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của HĐND, UBND, quá trình tổ chức được chia thành 3 giai đoạn, bao gồm: Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND huyện thực hiện các công việc cụ thể như: Đăng ký địa điểm tổ chức họp, hội nghị; Xây dựng chương trình cuộc họp, hội nghị, trong đó đề cập một số nội dung chủ yếu như mục đích, tính chất, nội dung họp, thành phần tham gia, chủ trì, thời gian, địa điểm, trình tự dự kiến của cuộc họp, hội nghị; Soạn thảo giấy mời, hoặc công văn triệu tập thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, kèm theo các tài liệu, văn bản, yêu cầu hoặc các gợi ý, đề xuất liên quan đến nội dung họp, hội nghị. Thứ hai, trong khi tiến hành các cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND thực hiện các công việc chủ yếu bao gồm: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu; Tham gia điều hành cuộc họp, thường là trong phần nghi thức, khánh tiết và dẫn chương trình; Thực hiện ghi biên bản cuộc họp, hội nghị, và tùy thuộc vào nội dung, tính chất cuộc họp, hội nghị, Văn phòng tiến hành ghi âm, ghi hình. Thứ ba, sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị. Đây là giai đoạn mà Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa tiến hành hoàn thiện các văn kiện họp, hội nghị; thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan; lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị; thu thập hóa đơn, chứng từ để thanh toán chi phí cho cuộc hội, hội nghị. 58 Sales 0 98 38 9 Rất cao Khá cao Trung bình Biểu đồ 2.1. Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa Nguồn: Khảo sát của tác giả, tháng 9/2019. Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức có 98 người được hỏi (68% ý kiến) cho rằng, chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 38 người (26%) ý kiến đánh giá ở mức khá cao và 9 người (6% ý kiến) đánh giá ở mức trung bình. Đây là sự đánh giá tốt cho chất lượng hoạt động của Văn phòng trong công tác tổ chức hội họp. 2.2.5. Công tác tiếp công dân UBND huyện Sơn Hòa tổ chức tiếp công dân thường xuyên vào tất cả các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6; tiếp định kỳ vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng, không kể các ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ tết [41]. Ban Tiếp công dân thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa gồm: 01 Trưởng ban do Phó Chánh Văn phòng kiêm nhiệm, 01 chuyên viên Văn phòng, 01 chuyên viên của Phòng Tài nguyên và Môi trường, 01 cán bộ Thanh tra huyện [43]. Ban Tiếp công dân có con dấu riêng, có quy chế hoạt động riêng theo quyết định của Chủ tịch UBND huyện. Ban tiếp công dân có 59 nhiệm vụ: Tiếp nhận, phân loại đơn thư, chuyển đơn thư đến cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định của Pháp luật, theo dõi việc xử lý đơn thư; chuẩn bị nội dung để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tiếp công dân theo quy định. Trong thời gian quan, Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa đã phối hợp với các phòng ban chuyên môn tham mưu UBND huyện thực hiện tương đối tốt công tác tiếp nhận, xử lý đơn thư (đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh của công dân chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực đất đai, bồi thường giải phóng mặt bằng, việc thực hiện các chính sách an sinh xã hội); đồng thời tăng cường đối thoại với nhân dân để kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướn mắc ngay từ cơ sở, từ điểm ban đầu phát sinh tranh chấp, xem xét áp dụng đúng các quy định của pháp luật, giải quyết tranh chấp thấu tình, đạt lý. Bảng 2.4. Kết quả khảo sát đánh giá công tác tiếp công dân của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Hòa Năm Đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật Rất cao Khá cao Trung bình 2018 Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ l